Presidi per rischio reato-presupposto di autoriciclaggio

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c) elementi descrittivi, in forma libera, sull’operatività oggetto della comunicazione e sui motivi del sospetto;

d) eventuali documenti allegati.

Ai sensi di quanto disposto dagli artt. 6 e 7 delle Istituzioni della UIF, la comunicazione contiene dati strutturati concernenti le operazioni, i rapporti, i soggetti ai quali si riferisce l’attività amministrativa, i legami tra le operazioni e i rapporti, i legami tra le operazioni/i rapporti e i soggetti, i legami tra i soggetti.

La comunicazione contiene inoltre il riferimento ad almeno un’operazione e al soggetto cui questa è riferita e può contenere il riferimento a più operazioni che appaiano tra loro funzionalmente o economicamente collegate. È consentito altresì riportate operazioni ritenute non sospette qualora necessarie per la comprensione dell’operatività descritta o del sospetto manifestato.

Gli elementi descrittivi dell’operatività si riferiscono necessariamente a soggetti e a operazioni presenti fra gli elementi informativi in forma strutturata poco sopra descritti.

Nella descrizione occorre fare riferimento al contesto economico finanziario, illustrando in modo esauriente e dettagliato i motivi del sospetto, ossia le ragioni che hanno indotto la Società a sospettare l’operazione come collegata a riciclaggio o finanziamento del terrorismo e a effettuare la comunicazione. In particolare, deve risultare chiaramente il processo logico seguito nella valutazione delle anomalie rilevate nell’operatività oggetto della comunicazione.

Le informazioni, esposte in forma sintetica, devono risultare necessarie o utili alla comprensione dei collegamenti fra operazioni, rapporti e soggetti coinvolti, ed essere finalizzate a consentire, ove possibile, di ricostruire il percorso dei flussi finanziari individuati come sospetti, dall’origine all’impiego degli stessi.

Occorrerà indicare se la comunicazione riguarda un numero limitato di operazioni ovvero attiene all’operatività complessiva posta in essere dal soggetto nell’arco temporale esaminato.

I documenti necessari ai fini della descrizione dell’operatività sospetta possono essere allegati alla comunicazione in formato elettronico.

I documenti rilevanti relativi alla comunicazione trasmessa devono essere conservati a cura del

“soggetto gestore” per corrispondere alle richieste della UIF o degli organi investigativi.

28.2.3. Presidi per rischio reato-presupposto di autoriciclaggio

Con particolare riferimento alle attività con valenza diretta ai fini tributari la Società pone in essere una serie di misure idonee ad assicurare che:

 non si emettano fatture o rilascino altri documenti per operazioni inesistenti al fine di consentire a terzi di commettere un'evasione fiscale;

 si custodiscano in modo corretto e ordinato le scritture contabili e gli altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione ai fini fiscali, approntando misure di sicurezza fisiche e/o informatiche che impediscano eventuali atti di distruzione e/o occultamento.

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Nella predisposizione delle dichiarazioni annuali relative alle imposte sui redditi e sul valore aggiunto, la Società fa in modo che:

 non siano indicati elementi passivi fittizi avvalendosi di fatture o altri documenti aventi rilievo probatorio analogo alle fatture, per operazioni inesistenti;

 non siano indicati elementi attivi per un ammontare inferiore a quello effettivo o elementi passivi fittizi (es. costi fittiziamente sostenuti e/o ricavi indicati in misura inferiore a quella reale) facendo leva su una falsa rappresentazione nelle scritture contabili obbligatorie e avvalendosi di mezzi idonei ad ostacolarne l'accertamento;

 non sia indicata una base imponibile in misura inferiore a quella effettiva attraverso l'esposizione di elementi attivi per un ammontare inferiore a quello reale o di elementi passivi fittizi;

 non vengano fatti decorrere inutilmente i termini previsti dalla normativa applicabile per la presentazione delle medesime così come per il successivo versamento delle imposte da esse risultanti.

Per la mitigazione dei rischi relativi ai reati in esame devono essere applicati i protocolli previsti nelle parti speciali del documento “Protocolli gestionali”, in particolare per le “aree strumentali”.

Inoltre, nell’ambito del ciclo passivo dovranno essere svolte e formalizzate le seguenti verifiche amministrativo-contabili:

 verifica della documentazione dei fornitori per l’inserimento o aggiornamento anagrafica fornitori;

 verifica dell'eventuale mancato ricevimento della fattura ed espletamento degli adempimenti necessari;

 verifica del corretto trattamento IVA della fattura passiva;

 verifica dei tempi di registrazione;

 verifica sui costi relativi ad operazioni esenti/fuori campo IVA;

 verifica della contabilizzazione del costo nel corretto conto contabile;

 verifica della corretta esecuzione degli adempimenti fiscali per acquisti intracomunitari.

Nel caso di fornitore non rientrante nell'elenco dei Paesi white - list, dovrà essere verifica la documentazione ex art. 110, co. 11 TUIR.

Inoltre, nell’ambito del ciclo attivo dovranno essere svolte e formalizzate verifiche periodiche di tipo amministrativo-contabile (inserimento e aggiornamento anagrafica clienti, inserimento aliquote IVA corrette, corretto momento di emissione della fattura, contabilizzazione del ricavo nel corretto conto contabile).

53. I CONTROLLI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

L’Organismo di Vigilanza effettua periodicamente controlli a campione sulle attività connesse ai

«processi sensibili» diretti a verificare la corretta esplicazione delle stesse in relazione alle regole di cui al presente Modello.

A tal fine, all’Organismo viene garantito libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante così come previsto nella Parte Generale del Modello 231.

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Inoltre, l’Organismo di Vigilanza può attivarsi con specifici controlli a seguito delle segnalazioni ricevute, secondo quanto riportato nella Parte Generale del Modello 231.

In particolare è compito dell’Organismo di Vigilanza:

i)

verificare l’emanazione e l’aggiornamento da parte dell’Azienda di istruzioni standardizzate relative a:

 una compilazione omogenea e coerente della documentazione inerente le operazioni a rischio seguite dai Responsabili Interni;

 gli atteggiamenti da assumere nell’ambito delle attività a rischio e, in particolare, nei rapporti con fornitori e finanziatori;

 i limiti entro i quali non è necessaria la predisposizione della documentazione inerente le operazioni a rischio seguite dai Responsabili Interni.

j)

verificare periodicamente il sistema di deleghe in vigore, raccomandando delle modifiche nel caso in cui il potere di gestione e/o la qualifica non corrisponda ai poteri di rappresentanza conferiti al responsabile interno od ai sub responsabili;

k)

verificare il rispetto e la corretta applicazione delle prescrizioni previste nei processi sensibili da parte di tutti i soggetti aziendali;

l)

verificare periodicamente, con il supporto delle altre funzioni competenti, la validità delle procedure finalizzate:

 all’osservanza da parte dei Destinatari delle disposizioni del Decreto;

 alla possibilità di ASCIT SpA di effettuare efficaci azioni di controllo nei confronti dei Destinatari del Modello al fine di verificare il rispetto delle prescrizioni in esso contenute;

 all’attuazione di meccanismi sanzionatori qualora si accertino violazioni delle prescrizioni;

m)

indicare al management le opportune integrazioni ai sistemi gestionali delle risorse finanziarie, già presenti in ASCIT SpA, con l’introduzione di alcuni accorgimenti suscettibili di rilevare l’esistenza di eventuali flussi finanziari atipici e connotati da maggiori margini di discrezionalità rispetto a quanto ordinariamente previsto.

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ASCIT S.p.A.

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Modello di organizzazione e controllo ex D. Lgs. 231/2001

PARTE SPECIALE

h) Delitti contro l’industria e il commercio

Ex art. 25 bis.1 D.Lgs. 231/2001

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Sommario

1. Introduzione ...167 2. I reati contro l’industria e il commercio ...167 3. Le Attivita’ a rischio ...169 4. Principi generali di comportamento ...170 5. Principi procedurali specifici ...171 6. Controlli dell’Organismo di Vigilanza ...172

54. INTRODUZIONE

Obiettivo della presente parte speciale è di fare in modo che tutti i Destinatari, nella misura in cui sono coinvolti nello svolgimento di attività nelle aree a rischio, si attengano a regole di condotta conformi a quanto prescritto, dalla parte speciale stessa, al fine di prevenire ed impedire il verificarsi di reati in esame.

La presente parte speciale ha la funzione di:

a) fornire i principi generali e procedurali specifici cui i Destinatari, in relazione al tipo di rapporto in essere con la Società, sono tenuti ad attenersi per una corretta applicazione del modello b) fornire all'OdV e ai responsabili delle altre funzioni aziendali, chiamati a cooperare con lo

stesso, gli strumenti operativi per esercitare le attività di controllo, monitoraggio e verifica previste.

Nel documento Modello 231 Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 (pagine 163-167)