CAPITOLO 3: L’ANALISI DEL CASO WONDERSYS S.R.L
3.3 La realizzazione del modello contabile: struttura e funzionamento
Se la mia visione aziendalista della realtà è stata utile per portare all’interno dell’organizzazione un nuovo modo di vedere le cose e per sviluppare il sistema contabile a livello teorico, al fine della realizzazione vera e propria dello strumento sono risultate invece fondamentali le conoscenze e le competenze sia ingegneristiche che informatiche del personale aziendale. Infatti, solo grazie all’unione di due realtà così diverse, vale a dire quella economica e quella ingegneristica, si è potuto sviluppare e implementare un sistema contabile che fosse in linea con le necessità del management.
Allo scopo di dimostrare che anche l’ultimo degli obiettivi posti dall’amministratore delegato è stato raggiunto, ovvero quello di disporre di uno strumento facilmente utilizzabile dal personale interno, mostreremo la struttura e il funzionamento di quest’ultimo.
Brevemente, sono stati predisposti 4 spreadsheet: 1. “Elenco fatture”;
2. “Costi aziendali”;
3. “Retribuzioni dipendenti”; 4. “Report”.
I primi tre fogli di calcolo sono collegati, attraverso specifiche formule, all’ultimo di questi in modo tale che, una volta inseriti i dati, i 21 fogli costituenti il file “Report” possano compilarsi automaticamente.
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3.3.1 Elenco fatture
Lo spreadsheet “Elenco fatture”, come facilmente intuibile dalla sua denominazione, è il file creato per la rilevazione dei dati relativi alle fatture attive e passive79. Al suo interno vi sono
25 fogli così raggruppabili:
▪ 12 fogli relativi alle fatture attive
L’inserimento delle fatture attive all’interno del sistema contabile avviene attraverso il riempimento del foglio riportato in Figura 3.5 e avente validità mensile.
Attraverso l’attivazione di uno script80 appositamente sviluppato, le fatture vengono
elencate all’interno della prima tabella, permettendo così il riempimento automatico di tutte le celle. L’eccezione è fatta per le colonne “% OdC n”81 che, invece, devono
essere compilate manualmente; l’utente, infatti, ha il solo compito di inserire i valori percentuali82 con i quali intende attribuire il fatturato alle varie linee di prodotto poiché, all’interno di ogni documento, vi potrebbe essere un fatturato relativo alla vendita di prodotti e/o servizi diversi.
Il valore dell’imponibile visualizzato nelle colonne “OdC n” viene poi utilizzato per l’elaborazione della tabella sottostante che sta ad indicare, per ogni linea di prodotto, quale sia l’imponibile, l’IVA e il totale ad essa attribuito. Solamente i dati relativi
79 Si utilizza il termine fatture passive per indicare genericamente tutti quei documenti contenenti costi che necessitano di rilevazione, includendo quindi scontrini, ricevute o altra documentazione idonea a evidenziare un acquisto, ad esempio il biglietto di un volo aereo.
80 Uno script è un programma o una sequenza di istruzioni che viene interpretata o portata a termine da un altro programma.
81OdC è l’abbreviazione utilizzata per “Oggetto di Costo” (nel nostro caso le linee di prodotto), mentre n sta ad indicare il numero attribuito alle stesse linee di prodotto.
82 La percentuale con cui il fatturato viene attribuito a più linee di prodotto è calcolata attraverso il rapporto tra ‘imponibile da fattura attribuibile alla linea’ e ‘totale imponibile da fattura’.
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all’imponibile sono poi a loro volta utilizzati per l’elaborazione dei fogli contenuti nel file “Report”;
▪ 12 fogli relativi alle fatture passive
Così come le fatture attive, anche quelle passive entrano in contabilità attraverso il completamento di un foglio a validità mensile (Figura 3.6) per lo più uguale a quello precedente.
Infatti, ad eccezione di quelle relative alla “% OdC n” e alla “Classificazione costi”, tutte le colonne si compilano automaticamente attraverso l’avvio dello script. Il foglio, pertanto, si differenzia da quello delle fatture attive soltanto per l’introduzione della colonna “Classificazione costi” utilizzata, appunto, per permettere all’utente di indicare la tipologia di costo sostenuto dall’azienda e attribuirlo quindi alla voce di conto economico più idonea.
L’importo attribuito ad ogni linea, insieme alla classificazione del costo, viene poi utilizzata per l’elaborazione dello spreadsheet “Report”;
▪ 1 foglio relativo all’IVA, sia questa passiva o attiva
Questo foglio (Figura 3.7) permette all’azienda di conoscere l’entità del debito o del credito IVA che questa ha nei confronti dello Stato.
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La tabella “Versamento IVA trimestrale”, oltre ad evidenziare automaticamente la posizione dell’azienda nei confronti dell’Erario, permette di calcolare l’importo che, in caso di debito83, deve essere versato al momento della scadenza, importo calcolato
al lordo degli interessi dovuti per la scelta di effettuare il pagamento trimestralmente. Inoltre, grazie alla colonna “Versamento effettuato” all’interno della stessa tabella, è possibile inserire l’importo effettivamente versato alla data di scadenza in modo tale da avere un confronto con il valore calcolato internamente che, in quanto tale, potrebbe essere impreciso. Lo scopo del nostro calcolo, infatti, non è quello di avere un dato preciso al cento per cento, ma quello di prevedere il fabbisogno di liquidità necessario alla copertura del debito.
Infine, vi è la tabella “Compensazione IVA” che, finalizzata al controllo di questa nel caso in cui l’azienda chiudesse l’esercizio con un credito nei confronti dello Stato, ha bisogno di essere compilata solamente nella colonna “Importo” dove, pertanto, deve essere inserita l’entità del credito di cui l’azienda usufruisce e/o i pagamenti IVA effettuati, entrambi rilevabili dagli F24 ed evidenziati con i rispettivi codici tributo.
3.3.2 Costi aziendali
Lo spreadsheet “Costi aziendali” è stato realizzato principalmente per tutti quei costi aziendali che, oltre ad essere comuni a tutte le linee di prodotto e volutamente non imputati
83 L’azienda si trova in una situazione di debito nei confronti dello Stato se l’IVA incassata dai clienti è maggiore di quella pagata ai fornitori; viceversa, si ha la formazione di un credito.
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a queste, possono essere ripartiti indistintamente su tutti i mesi al fine di non far gravare l’entità del costo solo sul mese in cui si verifica; questi, infatti, sono costi che l’azienda sostiene per l’intero esercizio.
Questo file si compone di tre fogli denominati: 1. F24
All’interno di questo foglio vi è una tabella (Figura 3.8) per mezzo della quale vengono inseriti, nell’ultima colonna (“Totale”), costi aziendali quali il premio INAIL, la tassa di vidimazione dei libri sociali, i diritti della camera di commercio, l’IRES e l’IRAP, tutti dati rilevabili dagli F24. In questo modo l’utente, inserendo un solo dato per ogni voce, vedrà l’importo ripartito in modo uguale su ogni mese, importo che, successivamente, verrà utilizzato per l’elaborazione dei fogli contenuti nel file “Report”.
Relativamente ai costi di “vidimazione dei libri sociali” e per i “diritti della camera di commercio” si è deciso di procedere con una ripartizione uguale per ogni mese poiché, essendo costi annuali, anche se sostenuti in uno specifico mese sono di competenza dell’intero esercizio.
Una spiegazione diversa da quella precedente deve essere fornita per il premio INAIL, l’IRES e l’IRAP. La scelta di distribuirli in modo identico su tutti i mesi, anche se non propriamente corretta, deriva infatti dalla necessità dell’amministratore di avere un sistema che, anche se non proprio accurato, sia in grado di fornire informazioni tempestive. Infatti, procedere ad esempio mensilmente alla ripartizione del premio INAIL per ogni dipendente su ogni linea di prodotto in base alle ore lavorate sarebbe un’attività dispendiosa, sia in termini economici che di tempo necessario, in relazione anche all’entità dell’importo che, vista l’appartenenza dell’azienda al settore terziario, risulta essere ridotto. Pertanto, per semplicità e velocità nell’elaborazione dei dati, si è deciso di procedere ad un’identica ripartizione mensile di ognuna di queste voci di costo.
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2. Ammortamenti
Questo secondo foglio è stato realizzato per andare ad inserire in contabilità i valori annuali delle quote di ammortamento delle immobilizzazioni (Figura 3.9).
La compilazione della tabella è piuttosto semplice poiché, una volta inserita la quota di ammortamento annuale nella colonna “Totale”, questa viene automaticamente ripartita in modo uguale sui dodici mesi e immediatamente calcolati anche i totali mensili che vengono utilizzati per l’elaborazione del file “Report”. Infatti, all’interno di ogni conto economico non vi è una voce distinta per ogni tipologia di ammortamento, ma un'unica voce “Ammortamenti” che li racchiude tutti visto che, il dettaglio, è disponibile all’interno di questo foglio.
3. Spese bancarie
L’ultimo foglio che è stato predisposto è quello contenente la tabella (Figura 3.10) dedicata alle spese bancarie che, a differenza degli altri elementi di costo di questo
spreadsheet, non vengono ripartite in modo uguale su ogni mese, ma rilevate
mensilmente grazie all’estratto conto dei conti correnti e delle carte di credito a questi collegati.
Anche in questo caso il totale di colonna (importo mensile) viene utilizzato per l’elaborazione dei report.
Figura 3.9 Costi aziendali – Ammortamenti
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3.3.3 Retribuzioni dipendenti
Lo spreadsheet “Retribuzioni dipendenti” è il file dedicato interamente ai costi del personale dipendente e si compone di tanti fogli quanti sono i mesi, tutti aventi la struttura riportata in Figura 3.11.
L’utente, una volta inseriti i dati nella tabella “Costo dei dipendenti”, i quali possono essere rilevati dalle buste paga e dai report mensili forniti dallo studio commerciale, dovrà solo completare le colonne “Ripartizione” relative alle percentuali di riparto delle tabelle
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seguenti, poiché le altre colonne si compilano automaticamente dopo l’inserimento dei valori nella prima tabella.
Relativamente alle percentuali da inserire nella tabella “Retribuzioni”, queste si trovano già calcolate all’interno dei rapportini che quotidianamente ogni dipendente deve riempire (Figura 3.12). Come si può vedere, infatti, l’ultima riga evidenzia la percentuale di ore lavorate su ogni linea di prodotto in rapporto al monte ore lavorate per il periodo di riferimento e, quindi, possono semplicemente essere riportate all’interno della tabella.
Attraverso le ultime tre colonne poi, quelle relative alle trasferte, è possibile andare a calcolare ed inserire le percentuali in tutte le tabelle denominate “Rimborso trasferta”. Infine, tornando allo spreadsheet delle “Retribuzioni dipendenti”, la tabella finale, oltre a mostrare i costi totali mensili suddivisi per voce di costo e per linea di prodotto, viene utilizzata per elaborare il file “Report”.
3.3.4 Report
L’ultimo dei quattro spreadsheet predisposti, ma non sicuramente per ordine di importanza, è quello dedicato ai report di andamento economico aziendale e per linea di prodotto che, grazie all’aiuto fornitomi dal personale aziendale, vengono predisposti automaticamente ed automaticamente aggiornati ogni qualvolta l’utente inserisca nuovi dati o ne modifichi di
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vecchi. In questo modo quindi, oltre ad avere uno strumento di facile utilizzazione, è possibile rendere velocemente e continuamente disponibili i risultati elaborati.
All’interno di questo file, così come ideato in fase di progettazione, vi sono pertanto: ▪ 12 report mensili per linea di prodotto
I report mensili (Figura 3.2), finalizzati al controllo del risultato del periodo con attenzione al contributo apportato alla generazione di questo da ogni linea, vengono automaticamente elaborati dal foglio di calcolo non appena i dati di input sono inseriti all’interno dei tre spreadsheet precedentemente analizzati (“Elenco fatture”, “Costi aziendali”, “Retribuzioni dipendenti”). Tutto ciò è possibile attraverso l’utilizzo di particolari formule che, inserite all’interno delle celle, permettono di recuperare dai vari fogli di calcolo tutti i dati necessari al completamento del report. Nella Figura 3.13, per una maggiore chiarezza, sono evidenziati i dati che vengono prelevati da ogni spreadsheet per la realizzazione di questi report.
▪ 8 report annuali per linea di prodotto
I report per linea di prodotto, destinati all’analisi dell’andamento di quest’ultima durante l’intero esercizio, vengono creati servendosi della rielaborazione dei report mensili; infatti, i valori contenuti in ogni singola colonna di questi ultimi, relativi
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perciò alle linee di prodotto, vengono ripresi e collocati all’interno del report della rispettiva linea di prodotto. Prendiamo, ad esempio, il report della linea “Sviluppo software”: la prima colonna, relativa quindi al mese di gennaio, riporterà gli stessi valori della colonna “Sviluppo software” all’interno del report mensile di gennaio. Questa operazione viene effettuata automaticamente per ogni report di ogni linea di prodotto, fino ad avere un risultato come quello riportato in Figura 3.3;
▪ un report annuale aziendale
Il report annuale aziendale (Figura 3.4), volto alla determinazione del risultato di esercizio e all’analisi dell’andamento delle varie voci di conto economico durante il periodo, si origina automaticamente, così come quello precedente, dai report mensili per linea di prodotto. L’ultima colonna di questi ultimi infatti, denominata “Totale”, sta ad indicare l’importo complessivo mensile di ogni voce di conto economico e pertanto viene ripresa per essere collocata all’interno del report annuale aziendale. In pratica, la colonna “Gennaio” del report annuale riporterà gli stessi valori della colonna “Totale” del report di gennaio.
A differenza degli altri prospetti, però, in questo caso vi sono dei dati che necessitano dell’immissione da parte dell’utente poiché forniti dallo studio commerciale solo al momento della chiusura del bilancio di esercizio; tra questi rientrano, ad esempio, gli abbuoni attivi, i contributi della regione Toscana e le sopravvenienze attive.
In conclusione, tutti questi report, realizzati per soddisfare le esigenze dell’amministratore, sono in grado di fornire informazioni:
▪ finite, nel senso che non devono essere ulteriormente elaborate per i fini informativi necessari;
▪ rilevanti, ovvero utili in relazione all’obiettivo per il quale sono state richieste; ▪ chiare, ossia facilmente comprensibili, sia a livello grafico che terminologico. A
questo scopo è stato pertanto necessario utilizzare un linguaggio semplice che ne permettesse un’agevole comprensione anche a utenti non esperti in materia; diversamente, infatti, la comunicazione avrebbe perso la propria efficacia e il sistema contabile sarebbe diventato uno strumento superfluo.
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3.4 Integrazione contabile
Lo sviluppo dello strumento di management accounting richiesto dall’amministratore è avvenuto seguendo l’approccio del costruttivismo pragmatico. Tuttavia, affinché il sistema contabile risulti valido e funzionante nella pratica, è necessario che le quattro dimensioni sopra analizzate siano adeguatamente integrate.
È grazie alla comunicazione che tale integrazione è stata possibile e ne sono la prova i report predisposti nel paragrafo 3.2.5. Infatti, attraverso le varie tipologie di questi, è possibile analizzare la redditività delle linee di prodotto, ma anche monitorare l’andamento di costi, ricavi e risultati di periodo (obiettivi del sistema) grazie ad un particolare schema di conto economico definito a partire dai fatti contabili individuati.
Inoltre, attraverso il modello di comunicazione scelto si è riusciti ad integrare le possibilità selezionate: le voci di conto economico sono riportate in lingua italiana, gli oggetti di costo per 20 report sui 21 che sono stati predisposti sono le linee di prodotto (denominate come precedentemente definite) e la metodologia di calcolo dei costi è il direct costing semplice che, data la sua struttura, permette di misurare risultati economici particolari (scopo della misurazione dei costi). Non solo, i dati inseriti per l’aggiornamento del sistema, siano questi economici o finanziari, sono rilevati mensilmente a consuntivo attraverso un sistema di contabilità extra contabile che, come mostrato in tutto il paragrafo 3.3, è stato sviluppato internamente grazie all’utilizzo dei fogli di calcolo di Google.
Infine, questi report soddisfano anche le esigenze comunicative dato che, come affermato dall’amministratore stesso in sede di approvazione dello strumento, riescono a comunicare in modo chiaro e intuitivo le informazioni elaborate.
Grazie poi all’esperienza, alla disponibilità a collaborare e alle competenze informatiche dello staff di Wondersys è stato possibile realizzare concretamente uno strumento contabile facilmente utilizzabile dal personale interno poiché semplice nella fase di inserimento dei dati e quindi anche nel suo mantenimento.
L’utilizzo di questo approccio, pertanto, ha permesso di sviluppare e implementare all’interno dell’azienda una soluzione contabile in linea con la visione e le aspettative del management, soluzione che probabilmente non sarebbe stata raggiunta nel caso in cui fossero stati utilizzati paradigmi diversi.
Se, ad esempio, prendiamo in considerazione l’approccio tradizionale del realismo scientifico che affronta adeguatamente soltanto la dimensione delle possibilità, lo strumento che ne sarebbe derivato avrebbe sicuramente assunto caratteristiche diverse. Infatti,
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sostenendo che i valori sono identici per tutti gli individui, avrei dovuto ipotizzare che i miei obiettivi e quelli dell’amministratore fossero gli stessi e questo mi avrebbe portato a stilare una lista di fatti meno dettagliata e con un lessico più tecnico, come anche a predisporre dei report completamente diversi per il monitoraggio delle voci di costo, ricorrendo magari a istogrammi o grafici a torta che, fatto 100 il totale dei ricavi di vendita, indicassero l’incidenza percentuale di ogni voce.
A livello strutturale sicuramente anche questa soluzione sarebbe stata corretta, ma sicuramente non accettata e condivisa dal management poiché non sarebbe stata in grado di tenere conto del punto di vista dell’amministratore, non riuscendo così ad integrare i suoi valori, i suoi obiettivi e le sue esigenze comunicative. Pertanto, il rischio sarebbe stato quello di realizzare uno strumento che poi, nella pratica, non sarebbe stato utilizzato perché lontano dalla visione del management.
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Conclusioni
Con il presente lavoro si giunge a dimostrare l’importanza del costruttivismo pragmatico per il management accounting. Facendo utilizzo di questo approccio, infatti, è stato possibile implementare all’interno dell’azienda considerata un sistema di contabilità analitica in grado di soddisfare le esigenze e le aspettative del management, soluzione che probabilmente non sarebbe stata raggiunta se si fosse fatto utilizzo di altri paradigmi quali, ad esempio, il costruttivismo sociale o l’approccio tradizionale del realismo scientifico. Come dimostrato, infatti, questi tendono a considerare un numero di dimensioni della realtà che è inferiore rispetto a quanto richiesto dal paradigma del costruttivismo pragmatico e, pertanto, se l’attore decidesse di utilizzarli come base per la realizzazione di uno strumento contabile, rischierebbe che questo non avesse successo all’interno dell’organizzazione.
Dal punto di vista del costruttivismo pragmatico, infatti, la contabilità direzionale fornisce risultati validi nella pratica solo se incorpora tutti e quattro gli aspetti del mondo della vita umana, vale a dire fatti, possibilità valori e comunicazione. Dunque, per lo sviluppo del modello contabile di Wondersys per mezzo di questo approccio, sono stati innanzitutto definiti i valori e gli obiettivi che il sistema contabile doveva raggiungere estrapolandoli dalla visione della realtà fornita dall’amministratore, e poi, sulla base di questi, sono stati identificati i fatti contabili che, in quanto tali, costituiscono i confini all’interno del quale lo strumento si sviluppa. Successivamente, attraverso il ragionamento e la logica, si è giunti al riconoscimento delle possibilità e, guidati dai valori e dagli obiettivi, alla loro selezione. Infine, ponendo l’attenzione alle esigenze comunicative del management, si è andati a scegliere la modalità di comunicazione più idonea e tale da consentire l’integrazione delle altre dimensioni. Quest’ultima, infatti, è la condizione necessaria affinché il sistema contabile risulti valido e funzionante nella pratica.
Pertanto, grazie all’integrazione del topos dell’ingegnere, delle quattro dimensioni della realtà e al supporto tecnico fornitomi da tutto lo staff di Wondersys durante la fase realizzativa del modello, è stato possibile introdurre in azienda uno strumento contabile che soddisfacesse le esigenze del management, uno strumento che fosse accettato e apprezzato. In questo modo si è arginato il rischio di creare uno strumento che, nella pratica, rimanesse inutilizzato perché lontano dalla visione e dalle aspettative dell’amministratore, implementando una soluzione che risulta invece essere condivisa, sia perché fortemente
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voluta, sia perché creata grazie al coinvolgimento dell’ingegnere e alla collaborazione dei dipendenti; questo fa sì che ognuno di loro cooperi al meglio e nelle proprie possibilità per il mantenimento dello strumento.
Tuttavia, nel lungo termine, l’obiettivo del management è quello di introdurre un sistema di contabilità per commessa che, date le caratteristiche aziendali, sembrerebbe essere la soluzione che più si addice a questa realtà, un’azienda di servizi che opera appunto per commessa. La definizione dei prezzi di vendita prima e la valutazione della redditività del progetto poi sono i motivi che, fin da ora, fanno nascere nel management il desiderio di introdurre uno strumento di maggiore dettaglio per l’organizzazione.
In conclusione, possiamo dire che anche se c’è ancora molto da fare per avere un controllo di gestione che sia ben strutturato, aver introdotto un primo strumento di contabilità