CAPITOLO 3: L’ANALISI DEL CASO WONDERSYS S.R.L
3.2 La progettazione del modello contabile
Il processo di progettazione della contabilità analitica consiste in un insieme di attività attraverso le quali è possibile definire i requisiti che il sistema contabile deve avere, requisiti che vengono stabiliti a seguito di un processo di analisi volto a cogliere i fabbisogni informativi aziendali. È proprio in base a tali fabbisogni che, in sede di progettazione, dovranno essere effettuate scelte principalmente relative a63:
▪ il metodo di calcolo dei costi;
▪ gli oggetti rispetto ai quali rilevare le informazioni analitiche; ▪ la forma di svolgimento della contabilità analitica;
▪ gli strumenti di comunicazione da utilizzare.
Da questo ne deriva che, poiché ogni situazione richiede soluzioni che rispondano nel modo migliore alle varie esigenze aziendali, vi saranno configurazioni di contabilità analitica diverse da impresa a impresa.
Nello specifico caso di Wondersys, la progettazione del sistema contabile è avvenuta per mezzo del costruttivismo pragmatico il quale, basandosi su un concetto di realtà caratterizzato dall'integrazione di fatti, logica, valori e comunicazione, ha permesso di avvicinare gradualmente il management ad una visione dell’azienda fino a quel momento lontana e quasi completamente sconosciuta, vuoi per la propria formazione universitaria o per quella professionale. Tale avvicinamento, reso possibile dal coinvolgimento dell’amministratore unico durante tutta la fase di progettazione del sistema, ha infatti permesso a quest’ultimo di unire la propria visione ingegneristica dell’organizzazione ad una più aziendalista, vale a dire la mia visione della realtà.
Sulle orme quindi di tale paradigma, a seguito dell’identificazione del topos dell’amministratore, la progettazione dello strumento è avvenuta secondo il seguente schema:
- definizione degli obiettivi del sistema contabile; - individuazione dei fatti contabili;
- determinazione delle possibilità contabili e conseguente scelta tra queste; - indicazione delle modalità di comunicazione delle informazioni.
63 Bubbio A. (a cura di) (1989), Contabilità analitica per l’attività di direzione, Edizioni Unicopli, Milano, pag. 99.
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Tale realizzazione è stata possibile grazie alla costante attenzione e integrazione della visione della realtà dell’amministratore, destinatario del sistema contabile, al mio topos in modo tale da ottenere uno strumento che fosse da lui apprezzato e pertanto utilizzato perché percepito come una nuova prospettiva sull’azienda e non come uno strumento lontano dalla propria realtà.
3.2.1 Il topos del management
La visione che l’amministratore ha della propria realtà aziendale e dello strumento di
management accounting che vorrebbe implementare all’interno della propria organizzazione
emerge dalle conversazioni effettuate con l’ingegnere durante il mio periodo di permanenza all’interno dell’azienda.
Egli necessita di un sistema di contabilità che gli permetta di monitorare in tempo reale l’entità dei valori di costo e di ricavo dell’organizzazione, sia a livello aziendale che per singola linea di prodotto/servizio offerto e, in quest’ultimo caso, di analizzarne anche la redditività. Questo bisogno nasce sia a causa della difficoltà nell’avere un quadro preciso dell’evoluzione del bilancio, sia dal fatto che la propria attività lavorativa si svolge prevalentemente all’estero e, pertanto, non essendo spesso presente fisicamente in azienda, non riesce a tenere sotto controllo l’andamento di quest’ultima come vorrebbe. In questo momento, infatti, è possibile avere un riscontro dell’operato solo al momento della chiusura dell’esercizio quando, perciò, sarebbe troppo tardi apportare azioni correttive per evitare una perdita di bilancio. L’implementazione di un sistema contabile sembrerebbe perciò utile ad evitare quanto appena detto e ad avere informazioni più tempestive sullo stato dei fatti. Più precisamente, ciò che dovrà emergere sarà un conto economico analitico per linee di prodotto che vada, successivamente, a confluire in un conto economico mensile; infatti, il conto economico aziendale relativo ad un singolo mese può essere visto come la somma dei valori di ogni singola linea di prodotto per quello stesso mese. Lo scopo ultimo è quindi quello di avere un sistema contabile che possa collegarsi il più possibile al conto economico contenuto all’interno del bilancio civilistico.
Tuttavia, nel lungo termine l’obiettivo è quello di passare ad un sistema di contabilità per commessa che permetta non solo di analizzarne la redditività, ma anche di fornire un supporto per una definizione preventiva dei prezzi in modo tale che siano adeguati alle risorse consumate e al margine che si desidera ottenere.
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In questo momento, però, si è deciso di optare per qualcosa di meno specifico e più facile da gestire, vuoi per prendere prima dimestichezza con le modalità di utilizzo, i tempi e i termini della contabilità, vuoi a causa della mancanza di tempo e di personale con competenze economiche da dedicare a questo scopo. È proprio a causa di tale mancanza - l’organico si compone quasi esclusivamente di soggetti con competenze ingegneristiche - che l’amministratore richiede un sistema che sia facilmente utilizzabile anche da chi non è esperto in materia; in questo modo si permetterebbe una gestione dello stesso in autonomia, evitando quindi di ricorrere a risorse esterne (lo studio commerciale che affianca l’azienda) per il mantenimento del sistema o per la richiesta di report sulla gestione. Infatti, chi dovrebbe occuparsi della raccolta, inserimento ed elaborazione dei dati per la contabilità è il personale che attualmente svolge la funzione di segreteria e marketing. Pertanto, creare un sistema molto preciso ed efficace ma troppo complesso da gestire rischierebbe di portare all’implementazione di uno strumento che di fatto non verrebbe utilizzato.
Inoltre, è stato richiesto che la sua struttura possa essere facilmente modificata nel momento in cui vi sia il bisogno di aumentare o ridurre il livello di dettaglio delle informazioni, sia relativamente alle voci di costo e ricavo, sia per quanto riguarda le linee di prodotto/servizio offerto.
Infine, emerge la necessità di uno strumento che sia in grado di comunicare le informazioni elaborate in modo chiaro, semplice e tempestivo.
Lealtà, integrità, dedizione, fiducia e collaborazione sono invece i valori che emergono parlando con l’amministratore e che è possibile riscontrare anche all’interno dell’azienda. Osservando i componenti dell’organico durante il loro lavoro è infatti evidente come ognuno di loro operi spinto dalla passione per la propria professione, in un’ottica di soddisfazione del cliente e nell’interesse aziendale, non esitando a dare la propria disponibilità per aiutare i colleghi al fine di raggiungere questi obiettivi. Questi, inoltre, sono consapevoli di quanto sia indispensabile la cooperazione e un dialogo continuo e aperto - sia internamente tra colleghi che esternamente con il cliente - per rendere il cliente stesso soddisfatto e, perché no, anche fedele.
Grazie a questi principi che l’amministratore è riuscito a trasmettere a tutti i suoi collaboratori si è venuto a creare un clima aziendale sano, sereno e collaborativo, dove il lavoro è vissuto non come un obbligo o una costrizione, ma come una vera e propria passione.
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3.2.2 Obiettivi e valori del sistema contabile
Gli obiettivi che un sistema contabile deve raggiungere dipendono dalle esigenze che il management intende soddisfare con l’introduzione di questo. Dall’analisi del topos dell’amministratore, ciò che ne deriva è la volontà di implementare uno strumento che consenta un’analisi dei costi e dei ricavi:
1. a livello di linea di prodotto64; il modello dovrà essere in grado di distinguere i costi
speciali da quelli comuni al fine di misurare la redditività delle singole linee attraverso risultati come il margine di contribuzione lordo e/o netto. Tali risultati devono poter essere calcolati mensilmente;
2. a livello aziendale; il sistema dovrà monitorare gli elementi di costo e di ricavo con lo stesso livello di dettaglio utilizzato per le linee di prodotto, sempre con una periodicità mensile, allo scopo di monitorare l’entità e l’andamento delle varie voci di costo nel corso dell’anno.
Pertanto, per impostare un modello contabile rispondente alle esigenze dell’amministratore è necessario che questo sia:
▪ personalizzabile, ovvero strutturato in modo tale da adattarsi alla realtà aziendale e alle esigenze informative del management, mostrando risultati precisi e analitici sui due diversi livelli, quello aziendale e la linea di prodotto;
▪ semplice, relativamente all’inserimento dei dati e all’esposizione dei risultati derivanti dall’elaborazione di questi;
▪ rapido, intendendo con questo termine la velocità con la quale sono resi disponibili i risultati di periodo; infatti, più il tempo passa e maggiore è il rischio di parlare di fatti ormai lontani e quasi dimenticati.
Individuare i valori e gli obiettivi dello strumento contabile è il primo passo che è doveroso fare per poi procedere nel percorso di sviluppo dello stesso strumento. Infatti, saranno proprio i valori a plasmare e indirizzare tutte le scelte contabili che verranno effettuate nel
64 Quando si parla di linee di prodotto si fa riferimento indistintamente alle linee di prodotti e/o di servizi offerti dell’azienda.
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prosieguo del lavoro, sia per la determinazione dei fatti e la scelta delle possibilità sia per la definizione delle modalità di comunicazione delle informazioni.
3.2.3 Definizione dei fatti contabili e rilevazione dei dati
L’obiettivo più generico che si intende raggiungere attraverso lo sviluppo e la realizzazione del sistema contabile è sicuramente quello di giungere alla definizione di un conto economico analitico. Quali sono allora i fatti che, a questo scopo, devono essere sottoposti al processo di contabilizzazione?
Per prima cosa è necessario tenere presente che è solo attraverso il riconoscimento dei fatti che gli individui iniziano a costruire la realtà in cui operano, ma soprattutto che ognuno di loro può vedere un significato diverso di fronte ad uno stesso fatto poiché il significato stesso è determinato da fattori soggettivi come l’istruzione, l’esperienza passata, i valori personali, etc. Pertanto, poiché ho provveduto personalmente alla definizione dei fatti all’interno dell’azienda, quelli che verranno individuati sono il frutto del mio topos, quello di una persona che, data la propria formazione universitaria, è abituata a ragionare in termini economici e aziendalistici. Di conseguenza, qualsiasi altra persona che contemporaneamente a me avesse svolto questa stessa attività all’interno dell’azienda, sarebbe arrivata a conclusioni diverse, ma non per questo errate.
Tuttavia, l’individuazione di questi fatti è avvenuta avendo cura di integrare anche il punto di vista dell’amministratore, in modo tale da rispettare obiettivi ed esigenze comunicative di quest’ultimo ed evitare così la realizzazione di uno strumento che rimanesse inutilizzato perché in contrasto con la propria visione.
A questo scopo, in seguito all’analisi dei documenti65 aziendali, i fatti che ho provveduto ad
individuare sono quelli riportati in Tabella 3.1 dove, per ognuno di questi, ho inoltre proceduto alla loro classificazione, distinguendoli tra quelli riferibili soltanto alla linea di prodotto o all’azienda e quelli che, invece, sono riferibili ad entrambe. Classificare i fatti significa pertanto andare a distinguere tra quelli che si manifestano a seguito della realizzazione di un prodotto/servizio appartenente ad una determinata linea e quelli che, invece, si manifestano a livello aziendale, indipendentemente quindi dalla realizzazione del prodotto stesso.
65 I documenti che ho potuto consultare e analizzare, sia relativi all’anno precedente che a quello in corso, sono il bilancio di esercizio, le fatture attive e fatture passive, le buste paga dei dipendenti, l’estratto conto dei c/c e delle carte di credito collegate e gli F24.
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Fatti contabili
Classificazione
Rimanenze finali di materie e merci Azienda
Interessi attivi bancari Azienda
Sopravvenienze attive Azienda
Abbuoni e arrotondamenti attivi Azienda
Contributi regione Toscana Azienda
Abbuoni attivi Azienda
Ricavi di vendita Linea di prodotto
Rimanenze iniziali di materie e merci Azienda
Acquisto materie prime Linea di prodotto
Acquisto materiali di consumo Linea di prodotto; azienda
SIM Wonderfleet Linea di prodotto
Installazione hardware Wonderfleet Linea di prodotto
Spedizioni Linea di prodotto; azienda
Soluzioni Cloud Linea di prodotto; azienda
Spese trasferte Linea di prodotto; azienda
Postali e bolli Linea di prodotto; azienda
Acquisto hardware Linea di prodotto; azienda
Corsi aggiornamento Linea di prodotto; azienda
Spese promozionali Linea di prodotto; azienda
Assistenza tecnica e riparazioni Linea di prodotto; azienda
Spese varie Linea di prodotto; azienda
Retribuzioni lorde Linea di prodotto; azienda
Rimborso trasferta Linea di prodotto; azienda
Rivalutazione TFR Linea di prodotto; azienda
Contributi INPS Linea di prodotto; azienda
Altri contributi Linea di prodotto; azienda
Quota TFR Linea di prodotto; azienda
INAIL Linea di prodotto; azienda
Compensi a terzi Linea di prodotto
Prestazioni di terzi Linea di prodotto; azienda
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Visite mediche Azienda
Spese bancarie Azienda
Utenze Azienda
Canoni di locazione Azienda
Spese telefoniche Azienda
Pulizia locali Azienda
Commercialista Azienda
Assicurazioni Azienda
Quote associative Azienda
Vidimazione libri sociali Azienda
Diritti camera di commercio Azienda
Ammortamento mobili Azienda
Ammortamento macchine ufficio Azienda
Ammortamento elaboratori Azienda
Ammortamento attrezzatura diversa Azienda
Ammortamento cellulari Azienda
Ammortamento licenze Azienda
IRAP Azienda
IRES Azienda
Prima di proseguire è però necessario precisare che quelli appena individuati non sono veri e propri fatti gestionali, bensì rilevazioni contabili che, in quanto tali, possono essere effettuate solo a seguito della manifestazione di un fatto. Tuttavia, l’abitudine di guardare la realtà con gli occhi di un’aziendalista mi ha permesso di far coincidere i fatti con le rilevazioni contabili nonostante la loro netta separazione poiché, in un processo logico- aziendale, le rilevazioni sono la conseguenza della manifestazione di un fatto gestionale.
Come è possibile notare, i fatti individuati sono molti e dettagliati e la terminologia utilizzata per la loro definizione è semplice ed auto esplicativa. Questa scelta è stata guidata dagli obiettivi precedentemente definiti secondo i quali si richiede uno strumento di facile interpretazione e che sia capace di mostrare l’evoluzione del bilancio, avendo così uno strumento che sia il più possibile collegabile al conto economico; in questo modo
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l’amministratore potrà procedere ad una veloce comprensione dei fatti contabili e ad una più agevole analisi dell’andamento della gestione.
La teoria del costruttivismo pragmatico, però, richiede anche che vi sia la presenza di prove per poter affermare che un determinato fenomeno sia veramente un dato di fatto. A questo fine andiamo ad indicare, per ognuno di questi, i documenti attraverso i quali è possibile dimostrarne l’esistenza:
▪ i ricavi di vendita, comprensivi anche dei rimborsi spese fatturati al cliente, trovano espressione all’interno delle fatture attive;
▪ le voci di ricavo relative agli abbuoni e arrotondamenti attivi, le sopravvenienze attive e i contributi della regione Toscana sono rilevati da documenti forniti dallo studio commerciale;
▪ i costi del personale interno, comprendenti le retribuzioni lorde, il rimborso trasferta, la rivalutazione del TFR, i contributi INPS e gli altri contributi, la quota TFR e il premio INAIL, emergono, ad eccezione di quest’ultimo che è evidenziato nell’F24 del mese di febbraio66, dalla busta paga e dai bilancini contabili mensili dei dipendenti che vengono forniti dallo studio commerciale;
▪ i costi per personale esterno, che includono i compensi a terzi, le prestazioni di terzi e la voce ‘commercialista’, vengono rilevati attraverso le notule dei professionisti;
▪ i costi per l’acquisto di beni e servizi, comprendenti la maggior parte dei fatti elencati, trovano espressione nelle fatture passive. All’interno di questo raggruppamento di costi si trovano voci che vanno dall’acquisto delle materie prime alle soluzioni Cloud, dai costi per l’acquisto degli hardware ai costi per la cancelleria, così come i costi relativi alle assicurazioni, le spese telefoniche, la pulizia dei locali, le utenze (energia elettrica, acqua e metano), etc.;
66 Il premio di autoliquidazione INAIL potrebbe risultare non solo dall’F24 del mese di febbraio, ma anche da quello dei mesi successivi se l’azienda decidesse di provvedere alla rateizzazione di tale importo. Infatti, questo può essere pagato in quattro rate trimestrali, ognuna pari al 25% del premio annuale, con scadenza al 16 febbraio, 16 maggio, 20 agosto e 16 novembre.
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▪ i costi per i canoni di locazione sono rilevati dalle ricevute di pagamento;
▪ le spese di trasferta che non rientrano all’interno della voce ‘rimborso trasferta’ del bilancino contabile e relative principalmente alle spese per carburante, aerei, hotel e ristoranti emergono da biglietti, ricevute e fatture passive;
▪ gli interessi attivi e le spese bancarie sono rilevati dagli estratti conto del conto corrente e delle carte di credito a queste collegate;
▪ i costi delle risorse tecniche, ovvero le quote di ammortamento relative ai mobili e alla strumentazione utilizzata per la produzione, vengono forniti dallo studio commerciale e si ipotizzano, ad inizio anno, uguali a quelli dell’anno precedente;
▪ la quota delle imposte sul reddito di cui fanno parte l’IRES e l’IRAP, così come i costi relativi alla vidimazione dei libri sociali e ai diritti della camera di commercio, vengono rilevati dagli F24 dei vari mesi in cui emergono tali costi;
▪ le rimanenze finali, poi rimanenze iniziali dell’esercizio successivo, invece, vengono rilevate dall’inventario effettuato ogni anno al 31/12.
Successivamente, tutti i documenti appena menzionati saranno utilizzati per inserire all’interno del sistema contabile i dati di input che, a seguito di elaborazione, permetteranno di fornire le informazioni contabili necessarie al management.
In questo modo uno dei compiti di fondamentale importanza per la preparazione del modello contabile è stato svolto, ovvero definire e concordare i fatti sui quali andrà sviluppata la contabilità, siano questi fisici o soggettivi. Inoltre, è stato possibile individuare le fonti idonee dalle quali prelevare i dati delle future voci di conto economico che, come è possibile notare, sono forniti per la maggior parte dalla contabilità generale (fatturazione attiva e passiva).
3.2.4 Individuazione e scelta delle possibilità
L’ulteriore passaggio da compiere nel processo di progettazione del modello contabile è quello di definire le possibilità di azione derivanti dai fatti individuati e, successivamente, scegliere tra queste quelle che risultano idonee al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
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Nel nostro caso, a seguito dell’individuazione dei fatti oggetto di rilevazione contabile, le possibilità che possono essere identificate, valutate e tra le quali sarà necessario scegliere riguardano:
▪ la lingua;
▪ l’oggetto di costo;
▪ lo scopo della determinazione dei costi; ▪ la metodologia di calcolo dei costi; ▪ il periodo di riferimento del calcolo;
▪ il sistema di rilevazione della contabilità analitica; ▪ l’intervallo di riferimento delle rilevazioni contabili; ▪ la tipologia di dati da rilevare.
La lingua
Se è vero che individuare e scegliere la lingua da utilizzare per la denominazione dei fatti contabili e la diffusione delle informazioni sono tra le attività più semplici che vi possano essere, è anche vero che le alternative che si presentano e la conseguente scelta tra queste non sono così ovvie per un’azienda come Wondersys.
Infatti, nonostante questa sia situata in Italia, uno dei quattro soci è austriaco e parla quindi il tedesco. Tuttavia, ad eccezione dell’amministratore che usa quotidianamente questa lingua, la restante parte della compagine sociale e il personale che dovrà occuparsi del sistema contabile non la padroneggiano in modo tale da permettergli un’agevole gestione del sistema e una facile comprensione delle informazioni da questo derivanti e, quindi, l’idea di adottarla svanisce immediatamente.
La soluzione potrebbe allora esserci fornita dall’inglese dato che, visti i frequenti contatti con fornitori e clienti esteri, ogni socio conosce perfettamente questa lingua. Il motivo che però ci frena dal farne utilizzo è dovuto al fatto che anche il socio austriaco ha una buona conoscenza dell’italiano e perciò, per un più agevole mantenimento del sistema, la scelta finale è stata proprio quella di ricorrere a alla nostra lingua nella predisposizione del modello contabile.
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L’oggetto di costo
Gli oggetti di costo, ovvero quelle aggregazioni di costi e ricavi che si intendono analizzare a vari scopi, sono molti e diversi e possono essere studiati singolarmente, in combinazione fra loro o a gruppi.Tali oggetti di analisi possono riguardare:
- prodotti, servizi o commesse; - linee di prodotto/servizio;
- fasi del processo di produzione o l’intero processo; - combinazioni di prodotti/mercati/tecnologie; - zone di vendita;
- centri di responsabilità, etc.
Nel nostro caso giungere ad una decisione è fin troppo facile poiché è l’amministratore stesso ad aver richiesto una contabilità che permetta di analizzare la redditività delle singole linee di prodotto e servizio fornito; pertanto, il nostro oggetto di calcolo sarà proprio la linea di prodotto, la cui definizione risulterà fondamentale per giungere alla distinzione tra costi speciali e costi comuni.
Ma quanti e quali sono i prodotti realizzati da Wondersys che possono costituire linee di prodotto indipendenti? Dalla presentazione dell’azienda si può facilmente intuire che ve ne