Fermo restando gli obiettivi che devono essere perseguiti, le verifiche sono svolte con diverse modalità:
a) a priori
b) in campo / in fase di attuazione c) a posteriori
3.1 Verifica a priori - la verifica a priori è indirizzata a valutare l’aderenza e la coerenza dei documenti di programmazione e pianificazione in rapporto agli obiettivi e alle disposizioni comunitarie, nazionali, regionali, (dipartimentali), nonché le procedure documentate predisposte, adottate e attuate nel rispetto dei principi stabiliti dall’art. 8.1 del Reg. (CE) n. 882/04.
In questa sede sarà possibile valutare le modalità di programmazione e pianificazione dei controlli in ambito locale (di ATS o di distretto) e in particolare:
La distribuzione dei controlli nell’ambito dell’arco temporale preso in esame;
L’estensione della rete dei controlli in rapporto alle attività presenti a livello territoriale;
La frequenza dei controlli nel rispetto del principio secondo la quale la loro pressione deve essere funzionale al rischio;
La distribuzione dei carichi di lavoro;
Le giustificazioni a supporto di eventuali scostamenti rispetto a quanto contenuto negli indirizzi comunitari, nazionali, regionali (o dipartimentali).
3.2 Verifica in campo / in fase di attuazione – la verifica in campo consiste nella “valutazione sul campo, in tempo reale e sulla base di criteri predefiniti, dell’efficacia e dell’appropriatezza dei controlli ufficiali. Tale attività può essere inquadrata come una “attività di supervisione” che a sua volta può essere considerata come un particolare aspetto delle attività di formazione/addestramento /affiancamento che serve ad “affinare” le capacità tecniche degli operatori mediante la
“socializzazione” delle migliori conoscenze disponibili nei servizi, attraverso un confronto diretto e sul campo tra operatori. Da un punto di vista operativo è una attività congiunta tra uno o più operatori che svolgono le attività di controllo ufficiale, in qualità di supervisionati, ed un operatore, con specifico profilo professionale e formazione che svolge il ruolo di supervisore”1.
Nel corso della supervisione, potranno essere valutate:
Le modalità di controllo attuate (con particolare riguardo alla piena comprensione e alla corretta interpretazione e applicazione delle procedure previste nelle situazioni “di campo”), incluse le modalità di impiego dell’eventuale strumentazione (per es. termometri, pH-metri, torce, coltelli etc.);
La completezza dei controlli condotti, in particolare per quanto riguarda le modalità di raccolta delle evidenze;
L’efficacia dei controlli anche mediante comparazione tra quanto riscontrato dal supervisore o da altre Autorità competenti, l’analisi dei dati storici riferiti allo stabilimento e quanto rilevato nel corso dell’intervento dall’operatore addetto al controllo ufficiale;
L’appropriatezza e l’incisività delle azioni adottate successivamente al riscontro di NC (che devono essere proporzionali, effettive ed efficaci) e le modalità della loro gestione (per es.
tempi e modalità di verifica della risoluzione delle NC/attuazione delle pertinenti AC da parte dell’OSA);
L’atteggiamento nei confronti dell’OSA, delle altre autorità competenti e degli altri soggetti coinvolti nell’attività di controllo ufficiale (coerenza, terzietà, trasparenza, riservatezza, capacità di coordinamento e di ascolto, disponibilità a fornire spiegazioni, laddove richieste, e istruzioni circa le modalità di applicazione della norma e/o dei requisiti).
1 Linee guida per il funzionamento e il miglioramento dell’attività di controllo ufficiale da parte del Ministero della Salute, delle Regioni e Provincie Autonome e delle AASSLL in materia di sicurezza degli alimenti e sanità pubblica veterinaria,
Le modalità di redazione dei verbali di controllo e degli altri atti connessi all’attività di controllo ufficiale possono essere oggetto di esame nell’ambito sia della verifica in campo, sia della verifica a posteriori.
3.3 Verifica a posteriori - L’accordo Stato Regioni in materia di Linee guida per il funzionamento e il miglioramento dell’attività di controllo ufficiale definisce che la verifica a posteriori consiste nella
“valutazione, sulla base di criteri predefiniti, delle relazioni elaborate ai sensi dell’articolo 9 del Reg (CE) 882/2004 stesso (ad es. verifica periodica di una percentuale significativa dei verbali di ispezione, check list, ecc., elaborati dal personale preposto all’esecuzione dei controlli ufficiali)”.
Nel caso in cui si proceda a un campionamento dei documenti da esaminare, il loro numero, il periodo di riferimento e l’estensione delle attività sottoposte a controllo devono essere comunque tali da permettere l’espressione di un giudizio fondato. In particolare nel caso in cui l’esame di alcuni documenti dovesse portare a rilevare delle possibili non conformità o aree di miglioramento, la valutazione dovrebbe essere estesa ad un numero maggiore di documenti, al fine di mettere in grado il valutatore di accertare la situazione effettiva senza correre il rischio di emettere un giudizio
affrettato.
L’esame della documentazione prodotta nel corso o in seguito all’attività di controllo ufficiale permette di verificare:
Le modalità di raccolta e di documentazione delle evidenze:
o chiarezza e completezza della descrizione delle evidenze, inclusa la loro
contestualizzazione (dove, come quando, chi, ecc.) così da supportare l’espressione del giudizio di conformità e/o di indirizzare la ricerca delle cause delle NC osservate;
o eventuale documentazione prodotta e/o acquisita a supporto delle evidenze descritte nel rapporto del controllo ufficiale;
o descrizione della strumentazione impiegata nell’esecuzione dei controlli ufficiali e, se del caso, sua identificazione, inclusi, nel caso degli strumenti di misura, gli estremi della loro calibrazione/taratura e l’ambito di applicabilità della misura.
La coerenza tra evidenze e risultanze anche in rapporto ai criteri in base ai quali è stato condotto il controllo ufficiale:
o chiara indicazione dei criteri di riferimento o loro adeguata descrizione così che sia comunque possibile risalire alle norme sulla cui base sono stati espressi i giudizi di conformità;
o fondatezza delle risultanze sia in rapporto alle evidenze, sia ai criteri;
o chiara espressione del giudizio di conformità o non conformità.
La coerenza delle conclusioni dell’attività di controllo in rapporto agli obiettivi e alle risultanze:
o conclusioni coerenti con le evidenze e le risultanze registrate e in rapporto con gli obiettivi del controllo;
o chiara espressione del giudizio di conformità o non conformità finale
o coerenza tra le conclusioni riportate nel verbale del controllo ufficiale e le azioni condotte successivamente e/o giustificazione mancata adozione dei provvedimenti.
Sempre in sede di verifica a posteriori è possibile, se del caso, valutare
le modalità di gestione delle attività successive ai controlli ufficiali, in particolare le modalità e la tempistica per la verifica della completezza ed efficacia delle azioni correttive adottate degli OSA a seguito del rilievo di una NC in sede di controllo ufficiale;
l’esito delle eventuali azioni di opposizioni ai provvedimenti adottati dall’Autorità competente (il rigetto, da parte dell’Autorità preposta, dei provvedimenti adottati successivamente ai controlli ufficiali dovrebbe portare a una rivalutazione delle modalità di esecuzione e di documentazione degli stessi). Lo vedi nell’audit, non nei verbali