Modalità di autorizzazione delle Attività Manutentive Ordinarie

Le attività ordinarie diventano esecutive alla data di attivazione del servizio, secondo le tempistiche previste nel presente Capitolato, nel rispetto delle modalità di cui oltre.

Processo operativo per gli interventi di Manutenzione Ordinaria Correttiva o a Guasto

Gli interventi e le attività di Manutenzione Ordinaria Correttiva o a guasto su tutti gli impianti oggetto di

Appalto possono essere eseguiti successivamente alla richiesta dell’Amministrazione o su segnalazione del Fornitore Aggiudicatario, in funzione del livello di priorità assegnato in fase di richiesta di intervento.

Tali attività / interventi seguono il processo di seguito descritto, declinandosi poi in maniera diversa a seconda se l’intervento sia sopra o sotto franchigia.

Una volta evasa la richiesta e preso in carico l’intervento, sarà compito del Fornitore Aggiudicatario:

• eseguire il sopralluogo nel rispetto dei livelli di priorità assegnati;

• eseguire la eventuale messa in sicurezza e/o l’eventuale intervento tampone;

• individuare il livello di Programmabilità dell’intervento, secondo la seguente tabella, il tempo stimato per l’inizio della esecuzione delle attività e quant’altro necessario per intervenire:

PROGRAMMABILITÀ

INTERVENTO TEMPI DI INIZIO ESECUZIONE

Indifferibile

Da eseguire contestualmente al sopralluogo, con soluzioni anche provvisorie atte a risolvere l’anomalia riscontrata, per poi procedere alla programmazione dell’intervento risolutivo.

Gli interventi devono essere effettuati in un arco temporale tra i 6 e i 15 giorni solari e consecutivi dalla data di effettuazione del sopralluogo

Programmabile a lungo termine

Gli interventi devono essere effettuati in un arco temporale di oltre 15 giorni solari e consecutivi dalla data di effettuazione del sopralluogo

• eseguire l’intervento in base alla programmabilità assegnata.

Il processo autorizzativo delle attività ordinarie riparative differisce a seconda che il valore economico di tali attività sia entro o oltre Franchigia.

Le attività riparative possono essere classificate in due tipi:

• Attività ordinarie riparative che NON prevedono la corresponsione di un corrispettivo a misura (manutenzione ordinaria a guasto entro Franchigia): Rientrano in tale casistica le attività riparative nel caso in cui il valore economico dell’attività da effettuarsi sia al di sotto della Franchigia. In tale

caso il processo autorizzativo è estremamente semplificato in quanto il Fornitore Aggiudicatario stesso potrà dare corso all’attività informando l’Amministrazione Regionale ma senza dover attendere alcuna autorizzazione;

• Attività ordinarie riparative che prevedono la corresponsione di un corrispettivo a misura (manutenzione ordinaria a guasto oltre Franchigia): Rientrano in tale casistica le attività riparative effettuate nel caso in cui il valore economico dell’attività da effettuarsi sia superiore a quello della Franchigia. Il Fornitore Aggiudicatario comunica all’Amministrazione Regionale un preventivo di spesa rispetto alle attività oggetto della richiesta/segnalazione attraverso l’apposita funzionalità del Sistema Informativo (o tramite altri canali comunicati dall’Amministrazione). Oltre al preventivo di spesa, il Fornitore Aggiudicatario dovrà indicare le cause del guasto o del disservizio, il tipo di manodopera, in ore, necessaria per l'intervento, le componenti da sostituire e l’entità delle possibili conseguenze e ripercussioni che il guasto potrà avere sul funzionamento generale dell’impianto.

Di seguito si riportano i valori delle Franchigie per ogni servizio reso:

SERVIZIO Importo della

Franchigia

Manutenzione Impianti Termici 300€

Manutenzione Impianti Elettrici 200€

Manutenzione Impianti Idrico-Sanitari 200€

Manutenzione Impianti Elevatori 500€

Manutenzione Impianti Antincendio 200€

Manutenzione Impianti di Antintrusione e Videosorveglianza 150€

Piccola Manutenzione Edile 150€

5.4.1.1 Processo per gli interventi di Manutenzione Correttiva sotto Franchigia

Una volta evasa la richiesta e preso in carico l’intervento, sarà compito del Fornitore Aggiudicatario:

• eseguire il sopralluogo nel rispetto dei livelli di priorità come definiti nel paragrafo precedente e riscontrare il livello di priorità assegnato;

• eseguire l’eventuale messa in sicurezza e/o l’eventuale intervento di contenimento (il quale è obbligatorio nelle richieste con livello di priorità “Emergenza” oltre che per gli interventi classificati come Indifferibili);

• individuare il livello di Programmabilità e tipologia dell’intervento come definito nel paragrafo precedente;

• comunicare, qualora venga valutata una spesa superiore alla Franchigia, la sospensione dell’intervento al fine di elaborare preventivo;

• eseguire l’intervento in base alla programmabilità assegnata.

Successivamente alla conclusione dell’intervento, il Fornitore Aggiudicatario deve procedere alla consuntivazione tecnica dell’intervento, dando evidenza delle seguenti informazioni nella “Scheda Intervento”:

• riferimenti alla segnalazione/chiamata;

• livello di priorità del sopralluogo dell’intervento;

• data e ora del sopralluogo;

• programmabilità dell’intervento;

• descrizione sintetica dell’intervento;

• data e ora di inizio e di fine intervento;

• eventuali note tecniche e/o operative riscontrate durante l’intervento;

• firma dell’operatore che ha eseguito l’intervento.

La scheda, compilata in ogni sua parte, dovrà quindi essere consegnata all’Amministrazione Regionale, la quale la sottoporrà ad un incaricato per la verifica dell’esecuzione a regola d’arte dell’intervento.

5.4.1.2 Processo per gli interventi di Manutenzione Correttiva sopra Franchigia

Il processo per l’avvio degli interventi di Manutenzione Correttiva sopra Franchigia è analogo a quello per l’attivazione degli interventi di manutenzione straordinaria, che prevedono un corrispettivo a misura, di seguito descritto.

La preventivazione dovrà avvenire a misura utilizzando eventuali prezzi predefiniti per i servizi e i listini al netto del ribasso offerto in sede di gara.

Il preventivo dovrà contenere i tempi di inizio e di completamento dell’attività ed una stima dettagliata delle risorse necessarie all’effettuazione delle attività (materiali, attrezzature, manodopera), la pianificazione/programmazione, la definizione del costo complessivo ed il riferimento alla

richiesta/segnalazione che l’ha generato. L’Amministrazione potrà richiedere al Fornitore l’adeguamento alle modalità operative e ai format utilizzati internamente.

L’attivazione formale degli interventi avverrà a seguito dell’approvazione del preventivo da parte dell’Amministrazione Regionale, con valenza di autorizzazione all’esecuzione.

Si precisa che nel caso di interventi caratterizzati da una programmabilità “indifferibile”, il Fornitore Aggiudicatario dovrà effettuare il contenimento/messa in sicurezza contestualmente al sopralluogo.

Qualora non sia possibile terminare l’intervento (per qualsiasi livello di priorità e relativa programmabilità) dovrà comunque essere garantita la messa in sicurezza dell’area sulla quale insiste il guasto.

Alla conclusione dell’intervento, il Fornitore Aggiudicatario dovrà effettuarne la consuntivazione tecnica ed economica tramite la compilazione di una “Scheda di attestazione dell’intervento” e la stessa dovrà essere registrata nel Sistema Informativo del Committente.

La scheda compilata in ogni sua parte viene firmata dal Responsabile del Servizio come attestazione dell’esecuzione a regola d’arte dell’attività. La scheda dovrà essere accompagnata dalle necessarie certificazioni e dichiarazioni e quant’altro necessario per attestare la regolare esecuzione dell’intervento.

Si precisa che durante tutta la fase della gestione dell’intervento, anche nel caso di modifica della tipologia dell’attività richiesta (per esempio passaggio da attività entro Franchigia ad attività oltre Franchigia) il codice identificativo della richiesta non dovrà essere modificato. Dovrà quindi essere possibile risalire all’evoluzione storica della richiesta tramite il codice identificativo individuato durante la presa in carico della chiamata.