Modalità operative

L’inizio del processo è identificato nella richiesta d’acquisto. I fornitori dell’input sono il personale dell’azienda che richiede l’acquisto.

La fine del processo è la consegna del bene e il pagamento della fattura al fornitore del bene. I clienti dell’output sono il personale dell’azienda che ha richiesto il bene.

Il punto di riferimento per il controllo e il miglioramento del processo di approvvigionamento è la soddisfazione dei clienti sia interni che esterni.

La soddisfazione per la Direzione Aziendale si ha nel momento in cui si acquista il bene al prezzo più basso di mercato, a parità di requisiti tecnici; per il fornitore nel momento in cui il pagamento della fattura avviene entro i termini contrattuali previsti

e per il cliente interno nel momento in cui riceve il bene nel più breve tempo possibile e conforme alle caratteristiche tecniche e di unicità.

Il processo si attiva nel momento in cui viene individuato un fabbisogno.

La richiesta d’acquisto è l’inizio del processo di approvvigionamento, che come abbiamo già detto in precedenza termina con la consegna del bene al richiedente e con il pagamento della fattura al fornitore del bene.

L’U.O. gestione approvvigionamenti garantisce il collegamento dell’azienda con ESTAR, definendo i fabbisogni annuali e pluriennali dell’azienda assicurando la completa e corretta gestione dei contratti.

Ogni anno l’U.O. gestione approvvigionamenti predispone per i conti economici gestiti anche in qualità di responsabile del budget trasversale, i dati per la redazione di un programma contrattuale e monitora almeno trimestralmente lo stesso programma contrattuale supportando il responsabile del procedimento per la fase di esecuzione del contratto e il direttore dell’esecuzione contrattuale nel compito di coordinamento, direzione e controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto stipulato dalla centrale di committenza.

Nella presa incarico della richiesta, l’U.O richiedente compila il modulo : “Richiesta dispositivi medici non presenti nei contratti” compilandola in tutte le sue parti,

indicando i fabbisogni annui, le caratteristiche tecniche del bene richiesto ed inviate alla U.O. Farmaceutica

Caratteristiche del modulo: Il modulo si compone di due parti; la prima sezione và

completata necessariamente per ogni sezione, la seconda sezione (Dichiarazione di Responsabilità) è da completare esclusivamente se viene richiesto un prodotto unico e specifico. Per la richiesta del prodotto specifico è necessaria la sottoscrizione che il bene individuato possiede requisiti tecnici e di efficacia clinica tale da renderlo unico da parte del Direttore dell’U.O.

In parallelo possiamo vedere che : in caso di acquisto di farmaci non contrattualizzati, è previsto il modulo: “Richiesta farmaci non presenti in magazzino”, il quale viene

compilato direttamente dal Farmacista Dirigente con l’indicazione del dosaggio, principio attivo e forma farmaceutica.

Successivamente il Dirigente Farmacista verifica l’appropriatezza del prodotto

(dispositivo medico, diagnostico, farmaco)richiesto, accertandosi che tale prodotto non è esistente all’interno del magazzino di Area Vasta, individuando l’impegno

economico derivante dai fabbisogni annuali presentati inoltrando tutto tramite email, pec o altro mezzo individuato all’U.O.gestione approvvigionamenti.

È compito dell’U.O. gestione approvvigionamenti a sottoporre la Dichiarazione di Responsabilità al Direttore Sanitario, che valuta la coerenza logica delle scelte organizzative adottate a sostegno dell’unicità; vale a dire valutare attentamente l’appropriatezza tecnica ed economica, comparare le proposte di acquisto con le disponibilità finanziarie e con le effettive necessità dei centri di costo interessati e il potere di decidere di procedere all’acquisto del bene richiesto nel rispetto del principio di efficienza, efficacia ed economicità, nel rispetto degli obiettivi aziendali. Ogni proposta di acquisto deve essere comparata e valutata mediante:

 Un’analisi sull’effettiva necessità tecnica, dove il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti, si occuperà di eventuali informazioni aggiuntive

dopodichè provvede a protocollare la richiesta e trasmettere il suo tramite pec o altro mezzo in accordo con Estar, al Dipartimento di Acquisizione di Beni e Servizi.

 Una verifica sulla copertura economica all’interno del budget

 Una verifica se la proposta rientra nella programmazione aziendale e se a sua volta è coerente con gli obiettivi aziendali.

Tenendo conto del costo totale.

Il concetto di costo totale è qualcosa di diverso rispetto alla solita logica, si tiene conto esclusivamente del valore economico della semplice transazione del bene, si pone come obiettivo quello di valorizzare tutti i costi associati all’acquisizione, al possesso, all’uso e alla manutenzione del bene utilizzato e tiene conto di tutti i costi

che si verificano durante l’intero ciclo di vita del bene stesso. Pertanto il costo totale di approvvigionamento è dato da: costo di acquisto (prezzo contrattuale, oneri

legislativi e fiscali, condizioni di pagamento, condizioni di reso sul prodotto, clausole di revisione del prezzo, imballaggi, trasporto, assicurazioni, controllo del livello delle scorte, costi amministrativi di emissione degli ordini, costi diretti alla funzione) + costi di ricevimento ( accettazione, controllo qualità, costi amministrativi di ricevimento degli ordini) + costi di non qualità ( qualità del fornitore, costi

amministrativi dei prodotti resi per non conformità, prove e analisi di laboratorio, danneggiamenti del trasporto, campioni errati e/o non corrispondenti, costi di non servizio, consegne parziali con evasione parziali degli ordini, consegne con

quantitativi in eccesso, anticipi e ritardi sulle consegne programmate, solleciti) + costi di immagazzinamento e costi di prelievo (ricevimento della merce, controllo e registrazione, movimentazione, stoccaggio, identificazione della merce, spazio disponibile, distribuzione e consegne) + costi di mantenimento delle scorte (immobilizzo di capitale, obsolescenza, deterioramento, spazio occupato,

assicurazioni, costi amministrativi, costi di Know-how tecnologici, costi di rischio fornitore).

Pertanto il costo totale di approvvigionamento mi consente di avere una visione più ampia sulla sua determinazione, non focalizzandomi solo sul prezzo di acquisto.

Una volta predisposto il programma di fornitura, Estar o altra Centrale di Committenza si occuperà dell’individuazione del contraente, comunicando l’esito della procedura di gara o fornisce proprio nulla –osta all’adesione al contratto all’U.o. gestione

approvvigionamenti.

Nella comunicazione di Estar sono noti tutti i dati contrattuali necessari all’emissione dell’ordine, nonché il dettaglio dell’offerta economica.

Ricevuto l’ordine, il fornitore è in grado di pianificare la propria consegna in base ai prodotti che devono essere forniti, al loro quantitativo e al termine contenuto

nell’ordine. Le consegne devono essere effettuate presso il Magazzino generale

indicato nell’ordine, qualora non è possibile fare una consegna totale si può anche una consegna in acconto. Il documento di trasporto della merce deve obbligatoriamente riportare il numero dell’ordine comprovante la regolare emissione, in caso di mancata segnalazione di tal numero il Magazzino respingerà la merce senza alcuno addebito per l’Azienda. Ricevimento della merce,la merce deve essere consegnata presso il magazzino dell’Azienda entro i termini definiti nell’ordine di consegna, consentendo agli operatori di magazzino l’esecuzione dei controlli di propria competenza. I

controlli sono di tipo qualitativo e quantitativo. I prodotti nel momento in cui giungono in magazzino sono sottoposti al controllo numerico e di qualità, respingendo i prodotti non conformi. Qualora in seguito alla consegna, si riscontrano difetti e/o imperfezioni occulti o eventuali vizi non visibili al momento della consegna, il fornitore deve provvedere alla sostituzione del bene ed eventuali rimborsi di spese sostenuti per le analisi

A seguito di questi controlli qualitativi e quantitativi positivi, i prodotti vengono caricati in contabilità rendendolo disponibili ad essere prelevati. I prodotti vengono imputati in posizione specifiche del magazzino.

Tutti i dati necessari all’emissione degli ordine, al perfezionamento del contratto e alla corretta formulazione degli adempimenti normativi vengono registrati dal personale U.O. gestione approvvigionamenti nel foglio di lavoro condiviso.

A questo punto possono verificarsi due fattispecie:

 Estar emette l’ordinativo di pagamento a fronte di una procedura in economia; ovvero sotto ai 40 mila Euro. Laddove il personale dell’U.O. gestione

approvvigionamenti una volta acquisito lo SMART CIG con le credenziali del RES di riferimento, inserisce il CIG ed eventuale nuovo fornitore nella

procedura informatica citrix ed invia il provvedimento Estar al Farmacista Dirigente. Infine il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti

provvederà ad emettere l’ordine in collaborazione con il Farmacista Dirigente.  Estar comunica una nuova procedura di gara, l’U.O. gestione

DEC, il quale si interfaccia con il RES aziendale e con il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti per la corretta apertura del contratto informatico.

Il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti una volta acquisito lo SMART CIG con le credenziali del RES di riferimento, inserisce il CIG ed eventuale nuovo fornitore nella procedura informatica citrix ed invia il provvedimento Estar al Farmacista Dirigente. Infine il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti provvederà ad emettere l’ordine in collaborazione con il Farmacista Dirigente Generato il contratto valido, il personale dell’U.O. gestione approvvigionamenti emette l’ordine di pagamento. L’ordine di pagamento deve contenere tutte le credenziali del referente per permettere al fornitore di provvedere all’emissione corretta dei documenti contabili (d.d.t e fatture elettroniche).

Qual è l’iter interno che si segue per il pagamento delle fatture dei fornitori?

Per rispondere a questo interrogativo possiamo servirci di una seconda procedura che è quella del : “Pagamento dei fornitori”

I fornitori in ossequio alla consegna del bene in magazzino , emettono la fattura di pagamento. Inoltrano un file contenente la fattura elettronica in formato “xml” all’U.O. gestione economica finanziaria.

Successivamente, un operatore Gef si adopera al controllo delle fatture, ovvero:

 La fattura è di competenza dell’azienda committente?  La fattura corrisponde ai prodotti ordinati?

 I prodotti fatturati hanno il prezzo concordato?

In caso di esito positivo la fattura è liquidata e quindi può essere pagata al fornitore, qualora risultano delle irregolarità provvede ad una notifica di rifiuto motivata, in caso contrario prosegue con la registrazione della fattura in contabilità economica web associando l’ordine di acquisto o la bolla di magazzino. Una volta che l’ordine d’acquisto si associa alla fattura si può procedere alla liquidazione delle fatture, generando in automatico l'autorizzazione al pagamento.

Prima di emettere l’ordinativo di pagamento e quindi al pagamento delle fatture abbiamo delle verifiche intermedie da fare, ovvero:

 L’operatore dell’ U.O. Gef verifica l’ inadempienze previdenziali del fornitore al termine del quale ottiene un documento unico di regolarità previdenziale che in caso di mancata inadempienza previdenziale possiamo optare o con la

sostituzione del fornitore o adempiamo per conto del fornitore.

 Verifica cig e c/c bancario, ottenendo un brogliaccio ordinativo di pagamento  Verifica Equitalia per i pagamenti superiori ai 10.000 Euro

Una volta fatte tutte queste verifiche si procede al pagamento delle fatture.

Il pagamento della fattura al fornitore mi indica la fine del processo.

Azione Soggetti e responsabilità Output

Avvio richiesta per dispositivi medici e diagnostici

U.O. richiedente Modulo “richiesta dispositivi medici non presenti nei contratti” Avvio richiesta dei farmaci Farmacista dirigente Modulo “richiesta farmaci

non presenti in magazzino” Dichiarazione responsabilità U.O. Gestione

approvvigionamenti

Valutare le coerenze logiche delle scelte organizzative adottate a sostegno dell’unicità

Inoltro richiesta U.O. Gestione

approvvigionamenti

Autorizza a procedere alla richiesta di

acquisizione(accertata l’esistenza dei fonti di finanziamento) Autorizzazione all’acquisto e

garanzia di copertura economica

Struttura richiedente, Responsabile

macrostruttura

Contratto aperto di gara

Inoltro della richiesta ad Estar U.O.gestione approvvigionamenti RES,

Direttore amministrativo ESTAR

Procedura di acquisizione

Monitoraggio dello stato di avanzamento della richiesta d’acquisto

Estar Creazione file

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