Modello raccolta dati processo per qualità

Il modello è costituito da nove tabelle e una pagina riassuntiva di tutte le parti interessate alle informazioni contenute e che avranno successivamente la possibilità di accedere per consultazione e/o rettifiche.

La prima pagina comprende dunque i dati aziendali relativi a:

● Intervistato

● Esaminatore

● Approvatore

● Soggetti informati

● Responsabile del processo

I dati aziendali inseriti sono oltre al nome e cognome, il settore di riferimento aziendale (es. produzione o qualità), la mansione ricoperta, e il numero interno qualora fossero necessari ulteriori chiarimenti.21

In cima al documento sono inoltre presenti le date di compilazione, di approvazione, di verifica e di un’eventuale rettifica alla quale seguirà la generazione di un nuovo documento aggiornato.

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in allegato 3 è riportata la copia della raccolta dati del reparto CIM. 21

Manca l’indirizzo e-mail in quanto questo è recuperabile ricercandolo nella rubrica di outlook usando come chiave il numero telefonico interno corrispondente.

Le tabelle sono state ordinate all’interno del documento in modo da pilotare l’intervista e limitare le discrepanze dovute a dimenticanze o elementi dati per scontati da parte del soggetto intervistato relative al processo nella quale è coinvolto.

In fondo ad ogni tabella sono inserite delle note che lasciano una traccia sulle modalità di compilazione del documento senza l’ausilio di procedure.

In merito al soggetto intervistato inoltre è importante sottolineare quando meticolosa deve essere la sua scelta al fine da evitare il prolungarsi dell’intervista e ridurre al minimo il numero di incontri necessari per completare esaustivamente il documento di raccolta dati.

Le nove tabelle in ordine sono di seguito riportate:

1. Input processo: Usata per individuare gli elementi di input del processo. Nella

tabella viene fatta distinzione tra input materiali (es. MP o HW) e input immateriali definiti come informazioni (es. Documenti).

Viene richiesto il nome del fornitore inteso come soggetto fisico o ente (interno o esterno) che genera, o mette a disposizione l’input.

Per meglio inquadrare l’input all’interno del processo vengono inoltre richiesti i requisiti necessari affinché l’input sia idoneo all’uso (es. correttezza delle informazioni, standard aziendali, o requisiti fisico/chimici dei materiali) e l’uso che se ne farà all’interno del processo.

2. Fasi processo: è la tabella chiave del documento; in essa sono inseriti

cronologicamente in sequenza tutte le attività e i sotto-processi svolti all’interno del processo. Per supportare la compilazione dei flow-chart di processo è richiesto inoltre di specificare i documenti in ingresso e uscita ad ogni attività o sotto-processo inserito.

3. Output processo: segue la tabella dove sono inseriti gli output del processo. A

seguito indicati il/i soggetti alla quale sarà presentato l’output (es. PF ai clienti che ne hanno fatto richiesta attraverso l’ordine al reparto commerciale), e i requisiti necessari al fine di mantenere in conformità l’output generato per il cliente che in questo caso è l’utilizzatore finale che può essere sia interno che esterno al reparto e allo stabilimento.

4. Parti interessate (interne/esterne): generalmente denominati stakeholders sono

i portatori di interesse del processo. Non sono necessariamente coinvolti nelle sue attività ma portano in qualche modo un contributo che il responsabile di processo deve tenere in considerazione. Spesso sono soggetti esterni che

vengono semplicemente informati su parti del processo o sugli input o output (es. enti di certificazione, sindacati); in un processo operativo possono essere gli stessi clienti che in fase di audit avanzano richieste sulle attività svolte all’interno del processo.

Questa è una tabella di profonda importanza in quanto spesso gli intervistati non sono a conoscenza della totalità delle parti interessate o queste stesse influenzano subdolamente il processo attraverso pressioni non direttamente riconducibili al processo preso a riferimento (es. le associazioni ambientaliste fanno pressioni sull’alta direzione per la riduzione delle emissioni della fonderia che subisce le ripercussioni della volontà delle associazioni stesse senza di fatto entrarne in contatto). È determinante quindi l’abilità e il background dell’intervistatore per individuare e classificare correttamente i dati da inserire in questa tabella. Durante lo svolgimento delle prime interviste difatti queste sono state svolte con l’assistenza e direzione del responsabile della qualità (o di chi in quel momento ne faceva le veci).

La tabella comprende oltre al nome (inteso come soggetto individuale o ente), le azioni che svolge per influenzare il processo e le informazioni che il responsabile o chi per lui è portato a fornire direttamente o indirettamente. 5. Risorse impiegate (interne/esterne): la quinta tabella del modello riporta tutte

le risorse interne o esterne richieste dal processo per poter svolgere la sua funzione. Queste sono divise come risorse materiali o risorse umane. È richiesto di specificare dunque la provenienza, se interna o esterna all’azienda (es. outsourcing di alcune lavorazioni su una MP prima d’essere trattata internamente) e le mansioni svolte all’interno del processo (gli usi nel caso delle risorse materiali).

6. KPI (analisi e misurazioni): di fondamentale importanza per la corretta compilazione della risk matrix sugli obiettivi aziendali al fine di determinare correttamente i potenziali rischi del non raggiungimento degli obiettivi è l’individuazione dei KPI (key performance indicator) relativi al processo. Una realtà spesso riscontrata all’interno dello stabilimento è stata la non conoscenza da parte degli stessi responsabili di processo dei KPI di processo. Paradossale pensando che loro stessi di fatto dovrebbero essere valutati su questi. L’assenza totale di un apparato di controllo della qualità si manifesta e concretizza proprio in questa fase delle interviste. La tabella dunque richiede di specificare il

soggetto o team strategico (solitamente l’alta direzione) che ha definito il KPI per quel determinato processo e i requisiti da mantenere per la corretta interpretazione in fase di compilazione della risk matrix (es. ciclicità temporale di lettura dell’indicatore). È inoltre essenziale trovare riscontri documentati dei KPI indicati dall’intervistato, in quanto questi spesso tendono a trovare una loro definizione dell’indicatore e fornirne di conseguenza alcuni assolutamente non adatti alle valutazioni per la quale sono stati individuati.

7. Metodi e procedure: Si trovano solitamente nel database aziendale nella cartella di riferimento al reparto all’interno la cartella qualità, questa cartella indica tutte le procedure scritte e seguite all’interno del processo. Durante lo svolgimento delle interviste si è notato in alcuni reparti come la corsa alla realizzazione di procedure che tutelassero lo stabilimento in fase di audit di seconda e terza parte abbia colpito pesantemente sulla burocrazia interna, generando molta documentazione che di fatto scarsamente viene seguita come di dovere. Le procedure formalizzate sono di fatto sovraccariche di attività di controllo, talvolta non eseguite o eseguite con scarsa considerazione dei risultati e poco propensi ad attuare possibili azioni correttive. È proprio in questa fase che la cultura della qualità si scontra con la memoria e cultura storica dello stabilimento; e con difficoltà la prima riesce a prevalere sulla seconda.

8. Processi collegati: I processi aziendali hanno per loro natura delle connessioni con altri processi interni. Essi interagiscono tra loro mantenendo internamente gli obiettivi di generazione degli output. Spesso di fatto l’output di un processo corrisponde all’input di un altro o a supporto diventa essenziale per l’ottenimento di un output in conformità alle richieste. La gestione delle interazioni tra i processi dunque risulta essere fondamentale per il funzionamento ottimale di tutti i processi aziendali in quanto essendo tutti estremamente connessi, una problematica interna ad un processo può genere NC a catena anche catastrofiche.

Nella tabella nel modello sono inseriti tutti i processi collegati al processo di riferimento, specificando il settore, il tipo di relazione (es. di tipo produttivo, di consulenza o supervisione) e quanto questi influiscano su di esso, portando ad esempio un blocco delle attività nel caso in cui un altro processo ne abbia titolo

(es. il processo di laminazione che blocca quello della fonderia per dei problemi a delle macchine).

9. Documenti: L’ultima tabella contiene i documenti (cartacei e informatizzati) che vengono scambiati e/o elaborati all’interno del processo al fine di generare un valore aggiunto per la realizzazione dell’output. Oltre ad indicare il titolo del documento, nella tabella vi è la voce relativa alla funzione che questo svolge all’interno del processo e uno spazio relativo alle note qualora ad esempio il titolo di un documento sia composta da acronimi o di difficile interpretazione in fase di verifica del modello. Questa tabella è molto importante per comprendere se all’interno del processo siano generati documenti ridondanti, inutili o insufficienti per lo svolgimento delle attività; questo al fine di valutare un possibile aggiornamento delle procedure che spingano alla realizzazione o eliminazione di ulteriore documentazione.