Il regolamento finanziario dell'UE stabilisce che i partecipanti alle sovvenzioni e agli appalti dell'UE devono disporre di una sufficiente capacità finanziaria per realizzare il loro progetto o offerta.
Le condizioni per effettuare una valutazione della capacità finanziaria dipendono dal tipo di procedura (sovvenzione o appalto), dal programma di finanziamento, dal partecipante e dall'importo della sovvenzione (ad esempio per Orizzonte 2020 si applicano norme particolari a motivo del ruolo del Fondo di garanzia; non occorre alcuna valutazione della capacità finanziaria per organismi pubblici, organizzazioni degli Stati membri, organizzazioni internazionali, persone beneficiarie di sostegno all'istruzione, persone maggiormente bisognose e beneficiarie di sostegno diretto; non è richiesta alcuna valutazione per le sovvenzioni di valore modesto).
Inoltre, la capacità finanziaria può essere valutata ad hoc se vi sono motivi giustificati per dubitare della stessa, come ad esempio:
indicazione di capacità finanziaria debole o insufficiente proveniente da altre fonti;
coinvolgimento in casi di gravi errori amministrativi o frode;
procedure giuridiche o procedimenti giudiziari in corso per gravi errori amministrativi o frode;
titolo di sequestro o ordine di recupero emesso da un organismo dell'UE per un importo non saldato il cui pagamento è dovuto da molto tempo;
risultanze fattuali di revisioni condotte dall'UE negli ultimi due anni, che mettono in dubbio la capacità finanziaria.
La capacità finanziaria è valutata sulla base di indicatori finanziari. Tali indicatori sono
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adattati alle esigenze specifiche di ciascun programma di finanziamento/appalto.
La valutazione della capacità finanziaria è solitamente effettuata durante la preparazione della sovvenzione o la valutazione dell'offerta (ma può avvenire anche durante l'attuazione, ad esempio se si aggiunge un nuovo beneficiario). Se è necessario valutare la capacità finanziaria del partecipante, questi sarà contattato dal Servizio centrale di convalida.
Il ruolo del Servizio centrale di convalida consiste nel predisporre la valutazione della capacità finanziaria (ad esempio nel raccogliere e analizzare i documenti finanziari). La decisione finale sulla capacità finanziaria sarà adottata in un secondo momento (e per ciascuna domanda/sovvenzione/contratto separatamente) dal servizio incaricato.
2. Documenti da presentare 2.1 Requisiti e principi generali
La valutazione finanziaria si basa sui documenti presentati dal partecipante tramite il sistema di scambio elettronico del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti (ad esempio caricamento nel registro dei partecipanti).
Di norma i documenti finanziari devono essere forniti nelle lingue originali, secondo quanto imposto dalla legislazione nel paese di registrazione del partecipante.
Per i documenti nelle lingue dell'UE, ai partecipanti potrebbe essere richiesto di trasmettere una traduzione di cortesia (non ufficiale) in inglese al fine di agevolare la valutazione.
Per i documenti in lingue non UE, una traduzione di cortesia in inglese è sempre obbligatoria e deve essere fornita immediatamente insieme ai documenti originali. In caso di dubbi potrebbe essere richiesta una traduzione certificata o asseverata in inglese.
Se i partecipanti dispongono dei documenti originali in una lingua dell'UE che non è la lingua ufficiale del loro paese, possono comunque presentarli così come sono (non c'è nessun bisogno di traduzione nella lingua ufficiale del paese). Alcuni esempi di tali documenti sono: relazioni annuali di gestione corredate di data e firmate, in inglese, per una società quotata sulla borsa valori o che ha azionisti internazionali ovvero ai fini del consolidamento con un gruppo straniero; estratti corredati di data e firmati di registri nazionali che utilizzano la lingua inglese, ecc.
Il partecipante assume la piena responsabilità del contenuto dei documenti e dell'esattezza della traduzione. Se rilascia false dichiarazioni (o manipola la traduzione intenzionalmente), l'UE ha la facoltà di:
revocare o rettificare la valutazione finanziaria;
cessare le sovvenzioni e i contratti in corso (e recuperare qualsiasi importo indebito);
infliggere sanzioni pecuniarie o amministrative, inclusa l'esclusione da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, ecc.);
informare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
2.2 Elenco dei documenti
Ai partecipanti sarà chiesto di presentare i documenti seguenti:
Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 1. conto profitti e perdite corredato di data e firmato dalla direzione del soggetto, in cui siano indicati chiaramente gli importi del fatturato dalla vendita di beni e servizi, i proventi di gestione, il personale, gli ammortamenti, il risultato di gestione e gli interessi passivi. Se tali informazioni non sono indicate nel conto profitti e perdite o nelle note esplicative, devono essere fornite sotto forma di autocertificazione firmata dalla direzione;
2. stato patrimoniale corredato di data e firmato dalla direzione, in cui siano indicate chiaramente la natura e la scadenza (superiore o inferiore a un anno) dei crediti e delle altre attività correnti, delle sovvenzioni, degli accantonamenti e dei debiti. Se tali informazioni non sono indicate nello stato patrimoniale o nelle note esplicative, devono essere fornite sotto forma di autocertificazione firmata dalla direzione;
3. note esplicative e/o allegati che costituiscono parte integrante dei suddetti rendiconti finanziari (se disponibili).
I documenti approvati dalla direzione devono specificare chiaramente la data di approvazione, così come il nome e la posizione delle persone che rilasciano l'approvazione. Se tali informazioni non sono chiaramente indicate, il Servizio centrale di convalida richiederà ulteriori elementi di prova che dimostrino che i documenti finanziari sono approvati dalla direzione.
I documenti corredati di firma elettronica saranno accettati se vi sono prove sufficienti che la firma elettronica appartiene a un rappresentante della direzione;
4. relazione di revisione esterna o autocertificazione.
I partecipanti che richiedono un contributo dell'UE superiore a 750 000 EUR per una sovvenzione per azioni o a 100 000 EUR per una sovvenzione di funzionamento devono fornire:
una relazione di revisione emessa da un revisore esterno approvato o certificato se:
o tale relazione è disponibile; o
o è richiesta una revisione legale a norma del diritto nazionale o dell'UE;
oppure
un'autocertificazione firmata dal rappresentante legale del soggetto che certifichi la validità dei conti. Non occorre alcuna autocertificazione per i soggetti che partecipano a procedure di gara, per le persone fisiche o per i soggetti che non hanno chiuso i conti.
La relazione di revisione deve includere:
il mandato e l'ambito di applicazione della revisione, chiaramente specificati;
le responsabilità della direzione e del revisore;
il modo in cui è stata condotta la revisione;
il parere del revisore, inclusa una ragionevole garanzia che il bilancio d'esercizio è privo di inesattezze rilevanti.
Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 L'autocertificazione deve essere accompagnata da documenti giuridici attestanti l'identità del rappresentante legale e la sua autorizzazione a firmare in nome del partecipante.
Tali documenti (relazione di revisione o autocertificazione) devono essere forniti insieme al resto dei documenti richiesti (conto profitti e perdite, stato patrimoniale, ecc.).
I documenti forniti devono riferirsi agli ultimi due esercizi chiusi. L'esercizio più recente deve essere stato chiuso negli ultimi 18 mesi.
Sono ammesse eccezioni per:
start-up che non hanno chiuso i conti annuali e che forniscono dati prospettici (piano aziendale) per un solo anno;
soggetti di recente creazione che hanno chiuso i conti annuali per un solo anno. Tali soggetti saranno valutati sulla base dei documenti per il solo esercizio chiuso.
Sarà accettato un unico documento finanziario contenente dati comparativi dei conti annuali per i due esercizi oggetto di valutazione. Lo stesso vale per una relazione di revisione esterna riferita ai due esercizi.
Se parte (o la totalità) dei documenti per gli esercizi in questione è già stata fornita (ossia caricata nel registro dei partecipanti), il partecipante non sarà tenuto a presentarli nuovamente.
Casi specifici
Controllate senza un bilancio d'esercizio proprio
Le controllate che non redigono un bilancio d'esercizio proprio possono fornire i conti consolidati e la relazione di revisione o l'autocertificazione della società controllante o del gruppo a cui appartengono, purché siano soddisfatte le condizioni cumulative seguenti:
i) il soggetto è esonerato dalle revisioni legali a norma del diritto nazionale; e ii) sono disponibili solo i rendiconti consolidati della società controllante o del gruppo a cui il soggetto appartiene; e
iii) la società controllante assume la responsabilità congiunta per tutti i debiti del soggetto.
In tali casi, i partecipanti saranno tenuti a fornire documenti supplementari per dimostrare tali condizioni.
Società controllanti
Le società controllanti che sono esonerate dalla pubblicazione del bilancio d'esercizio individuale (ossia non consolidato) a norma del diritto nazionale saranno tenute a fornire una sintesi semplificata, corredata di data e firmata dalla direzione, del loro conto profitti e perdite e del loro stato patrimoniale non consolidato.
Tali conti semplificati devono rispettare gli obblighi minimi di segnalazione definiti nella normativa nazionale in materia di contabilità o negli allegati III, IV, V e VI della
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Se le informazioni finanziarie fornite non sono sufficientemente chiare, il Servizio centrale di convalida può contattare i partecipanti per ulteriori chiarimenti.
Soggetti
di recente costituzioneI soggetti di recente costituzione che non hanno ancora chiuso i conti devono fornire i dati finanziari stimati (ossia un piano aziendale o un documento analogo comprendente le proiezioni finanziarie sull'attivo circolante e sulle attività non correnti, sul capitale proprio, sul passivo circolante e sulle passività non correnti, sui proventi e sugli oneri di gestione e finanziari).
I dati finanziari devono corrispondere agli obblighi minimi di segnalazione definiti nella normativa nazionale in materia di contabilità o negli allegati III, IV, V e VI della direttiva 2013/34/UE (per lo stato patrimoniale sono sufficienti informazioni aggregate limitate ai titoli preceduti da lettere e da numeri romani).
Persone fisiche
Le persone fisiche sono tenute a fornire:
la dichiarazione dei redditi;
una dichiarazione patrimoniale firmata, comprendente:
o patrimonio "fisso" [ad esempio beni immobili, depositi a medio o lungo termine (più di un anno), opzioni su azioni che non possono essere esercitate prima di un anno];
o patrimonio "circolante" [ad esempio disponibilità liquide, risparmi, depositi a breve termine (massimo un anno), opzioni su azioni che possono essere esercitate entro un anno];
una dichiarazione firmata dei debiti, che deve contenere tutte le passività (con date e cifre), ripartite in debiti a breve termine (massimo un anno) e a medio o lungo termine (più di un anno). Soggetti che applicano la contabilità di cassa
Se il bilancio d'esercizio non contiene un conto profitti e perdite e uno stato patrimoniale ma soltanto un prospetto dei flussi di cassa, è necessario fornire i documenti seguenti:
estratti conto bancari contenenti informazioni sulle disponibilità liquide, sui risparmi e sui debiti bancari a breve e lungo termine;
dichiarazione firmata delle passività (debiti a breve e lungo termine e altri debiti non bancari);
dichiarazione firmata delle attività (immobilizzazioni, crediti a breve e lungo termine).
6 Direttiva 2013/34/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 giugno 2013, relativa ai bilanci d'esercizio, ai bilanci consolidati e alle relative relazioni di talune tipologie di imprese, recante modifica della direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e abrogazione delle direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE del Consiglio (GU L 182 del 29.6.2013, pag. 19).
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Le dichiarazioni devono essere firmate dalla direzione del soggetto.
Possono essere accettate dichiarazioni sull'onore sia per le persone fisiche che per i soggetti che applicano la contabilità di cassa. Tuttavia, il Servizio centrale di convalida può richiedere prove supplementari se necessita di ulteriori chiarimenti.
Soggetti coperti da un garante
I soggetti che sono coperti da una garanzia finanziaria completa di un altro soggetto giuridico (garante) possono presentare i dati finanziari del garante, a condizione che si tratti di una garanzia completa (che significa che il garante ha assunto la responsabilità congiunta completa per tutti i debiti). Le garanzie ad hoc (che coprono, ad esempio, solo la partecipazione a progetti dell'UE) non possono essere accettate.
I partecipanti che intendono far valutare la capacità finanziaria del loro garante devono prima contattare il servizio incaricato della domanda di approvazione della garanzia. In caso di approvazione, il servizio incaricato chiederà al Servizio centrale di convalida di procedere alla valutazione del garante.
2.3 Informazioni incomplete o contraddittorie
Il Servizio centrale di convalida può utilizzare informazioni pubblicamente disponibili per chiarire domande riguardanti i dati o le informazioni fornite.
Ai partecipanti può essere richiesto di fornire spiegazioni o informazioni mancanti, entro un ragionevole lasso di tempo, se:
le risultanze non coincidono con le loro dichiarazioni;
i documenti presentati sono obsoleti;
le informazioni fornite sono illeggibili, incomplete, scorrette o poco chiare.
Se i documenti o i chiarimenti non sono forniti in tempo utile, il Servizio centrale di convalida ha il diritto di negare la valutazione (o di perfezionarla sulla base delle informazioni e dei documenti presentati).
Se i documenti finanziari non contengono informazioni concernenti la natura e la scadenza dell'attivo circolante, degli accantonamenti e delle passività, e tali informazioni non sono fornite, la valutazione finanziaria sarà completata adottando la massima prudenza, ad esempio assumendo che la scadenza dell'attivo circolante sia dopo un anno e che quella degli accantonamenti e delle passività sia entro un anno.
3. Durata della validità e rinnovo
La valutazione finanziaria è valida per 18 mesi dalla data di chiusura dell'esercizio più recente oggetto di valutazione. Se durante tale esercizio lo stesso partecipante presenta domanda per un'altra sovvenzione o appalto, i documenti finanziari non saranno richiesti una seconda volta.
Tuttavia, se vi sono motivi giustificati per dubitare della capacità finanziaria, è possibile che venga effettuata una nuova valutazione anche prima che decorrano i 18 mesi.
4. Modifica della valutazione
In caso di disaccordo con la valutazione, il partecipante può contattare il Servizio centrale di convalida trasmettendo giustificazioni supplementari per mezzo di un
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chiaramente contrassegnato come riferito alla valutazione finanziaria.
Il Servizio centrale di convalida effettuerà una nuova valutazione sulla base dei documenti supplementari.
5. Verifiche ex post effettuate dall'UE — irregolarità e/o false dichiarazioni L'UE si riserva il diritto di eseguire in qualunque momento controlli, verifiche, revisioni o indagini.
Qualora emerga che i partecipanti hanno reso false dichiarazioni, il loro status sarà modificato.
Se nel frattempo i partecipanti hanno già ricevuto finanziamenti o concluso contratti con l'UE, la loro partecipazione può essere cessata e gli importi indebiti pagati saranno recuperati.
In caso di irregolarità o false dichiarazioni, i partecipanti possono anche essere sanzionati ed esclusi da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.; cfr. articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE). Inoltre, può essere informato l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).