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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti

Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della

capacità finanziaria

Versione 3.0 24 agosto 2020

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020

CRONOLOGIA DELLE MODIFICHE

Version e

Data di pubblicazion

e Modifica

1.0 06.02.2018  Versione iniziale

2.0 06.11.2018  Aggiunta l'autocertificazione sulla validità dei conti.

 Modifiche alle spiegazioni per le ONG e lo status di organizzazione di ricerca.

 Nuove regole per la nomina del LEAR (il requisito deve essere impiegato dal partecipante).

 Regime linguistico per i documenti giustificativi finanziari.

 Aggiornamento del nuovo regolamento finanziario e del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.

3.0 24.08.2020  Aggiornamento degli orientamenti nel riquadro "Nota importante".

 Aggiornamento della nuova politica in materia di tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni dell'Unione europea.

 Chiarimenti sul concetto di "società estere" e "organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico".

 Aggiornamento delle ammende e sanzioni in caso di irregolarità o false dichiarazioni.

 Ampliamento del concetto di "servizi di Stato" che fanno parte dell'amministrazione dello Stato.

 Nuove norme in conformità della raccomandazione sulle PMI (ad esempio la "norma dei due anni").

 Adozione di una definizione aziendale unica di

"organizzazione internazionale".

 Chiarimento del ruolo del LEAR per le persone fisiche.

 Chiarimento delle norme in materia di soggetti coperti da un garante e documenti finanziari per le persone fisiche.

NOTA IMPORTANTE

Il presente documento definisce le norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la preparazione della valutazione della capacità finanziaria nel contesto delle domande di sovvenzione, degli appalti e dei premi dell'UE gestiti attraverso il portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.

Tali attività saranno svolte dal Servizio centrale di convalida dell'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca per tutti gli organismi e le istituzioni dell'UE che utilizzano il portale e che sono responsabili del registro dei partecipanti.

Aiuto

Per qualsiasi richiesta di aiuto si prega di contattare l'helpdesk RES Participant Validation.

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INDICE

I. INTRODUZIONE ... 4

II. NORME SULLA CONVALIDA DEL SOGGETTO GIURIDICO ... 4

1. Criteri e condizioni ... 4

1.1 Soggetto giuridico e dati giuridici ... 4

1.2 Status giuridici speciali ... 6

2. Documenti da presentare ... 10

2.1 Requisiti e principi generali ... 10

2.2 Elenco dei documenti ... 10

2.3 Informazioni incomplete o contraddittorie ... 12

3. Convalida e data effettiva ... 12

4. Modifica delle convalide ... 13

4.1 Aggiornamenti delle convalide ... 13

4.2 Rettifiche della convalida iniziale ... 13

5. Verifiche ex post effettuate dall'UE — irregolarità e/o false dichiarazioni ... 14

II. NORME IN MATERIA DI NOMINA DEL LEAR ... 14

1. Nomina del LEAR: requisiti e principi generali ... 14

2. Elenco dei documenti ... 15

3. Sostituzione del LEAR ... 19

III. NORME IN MATERIA DI VALUTAZIONE DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA ... 19

1. Valutazione della capacità finanziaria: Criteri e condizioni ... 19

2. Documenti da presentare ... 20

2.1 Requisiti e principi generali ... 20

2.2 Elenco dei documenti ... 20

2.3 Informazioni incomplete o contraddittorie ... 24

3. Durata della validità e rinnovo ... 24

4. Modifica della valutazione ... 24

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I. INTRODUZIONE

Il regolamento finanziario dell'UE (2018/1046)¹ stabilisce che tutti i destinatari di fondi dell'UE ("partecipanti") devono essere convalidati e devono disporre di una sufficiente capacità finanziaria e operativa per realizzare l'azione.

Mentre la capacità operativa è verificata nell'ambito della procedura di valutazione da parte del comitato di valutazione, la convalida del soggetto giuridico e la verifica della capacità finanziaria sono eseguite in un momento successivo dal Servizio centrale di convalida.

I partecipanti saranno contattati con la richiesta di presentare le informazioni e i documenti giustificativi necessari.

Tutti i dati e i documenti saranno trattati in maniera riservata.

I dati personali saranno inoltre trattati in conformità al regolamento (UE) 2018/1725² al fine di garantire il rispetto dei principi di trasparenza, proporzionalità, imparzialità e legalità.

II. NORME SULLA CONVALIDA DEL SOGGETTO GIURIDICO

La convalida del soggetto giuridico comprende due azioni distinte: a) la verifica che il partecipante esiste come soggetto giuridico e che i dati giuridici del partecipante sono corretti (forma giuridica, indirizzo, ecc.) e b) la verifica di determinati status giuridici speciali che sono utilizzati per i programmi di finanziamento dell'UE.

1. Criteri e condizioni

1.1 Soggetto giuridico e dati giuridici

Un "soggetto giuridico" è qualsiasi persona fisica o giuridica costituita e riconosciuta come tale a norma del diritto nazionale o internazionale. Deve avere personalità giuridica e, agendo in nome proprio, essere in grado di esercitare diritti ed essere soggetto a obblighi.

Personalità giuridica significa, in pratica, che il soggetto è autorizzato ad agire per conto proprio e in nome proprio, senza l'intervento di alcuna organizzazione controllante (o altra organizzazione).

Casi specifici

 Le persone fisiche sono considerate automaticamente soggetti giuridici. Tuttavia, il Servizio centrale di convalida può negare in via eccezionale la convalida per le persone che non sono giuridicamente in grado di concludere contratti con l'UE (ad esempio minorenni), se tale circostanza è valutata caso per caso e risulta giustificata.

 Le filiali non sono considerate soggetti giuridici in quanto non sono dotate di una personalità giuridica indipendente distinta da quella della società controllante. Il fatto

1 Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1).

2 Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 che siano iscritte nei registri ufficiali nazionali non è sufficiente. Sarà dunque la società controllante a essere considerata quale soggetto giuridico. Lo stesso vale per le filiali istituite in un paese diverso.

 Lo stesso vale per le società estere (società iscritte nel registro ufficiale con uno status speciale, ad esempio "société de droit étranger"). Queste non saranno considerate come soggetto giuridico, ma la loro società controllante sì (quella registrata nel paese di costituzione).

 I soggetti istituiti in seno a un'organizzazione controllante o facenti capo ad essa (come dipartimenti/centri/uffici) e non dotati di propria personalità giuridica (pur essendo dotati di autonomia in materia di amministrazione o di bilancio, partita IVA/codice fiscale/numero di registrazione) non possono essere considerati soggetti giuridici e si ritiene che appartengano all'organizzazione controllante.

Eccezione: soggetti privi di personalità giuridica

In via eccezionale, taluni "soggetti privi di personalità giuridica" possono essere tuttavia ammissibili alle sovvenzioni dell'UE se soddisfano le condizioni di cui all'articolo 197, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario dell'UE:

 i loro rappresentanti hanno la capacità di assumere impegni giuridici in nome del soggetto e

 il soggetto offre garanzie per la tutela degli interessi finanziari dell'UE come se fosse una persona giuridica, in particolare capacità finanziarie e operative equivalenti.

Questa eccezione è destinata principalmente ai soggetti privati, vale a dire associazioni o stabili organizzazioni analoghe, ecc., con strutture comuni (segretariato, consiglio di amministrazione, assemblea, ecc.) aventi attività proprie, ma a cui manca solo la personalità giuridica formale.

Per quanto riguarda la prima condizione, il soggetto deve fornire la prova (mediante documenti legali) della capacità dei suoi rappresentanti di assumere impegni giuridici per suo conto. Occorre considerare che quando, al contrario, gli obblighi sono assunti per conto del rappresentante stesso (o dei proprietari del soggetto), tale condizione non è soddisfatta.

Per quanto riguarda la seconda condizione, il soggetto è tenuto a dimostrare gli elementi seguenti:

 l'esistenza di un patrimonio/attivi/capitale separato e diverso da quello dei suoi membri o proprietari;

 l'esistenza di norme che garantiscano che i creditori possono contare su tale patrimonio/attivi/capitale e che, in caso di liquidazione o insolvenza, saranno rimborsati anticipatamente (prima della ripartizione del patrimonio/attivi/capitale tra i proprietari o i membri).

Entrambe le condizioni devono essere soddisfatte e dimostrate per mezzo di documenti giustificativi.

Questa eccezione si applica soltanto per la partecipazione alle sovvenzioni dell'UE; i soggetti privi di personalità giuridica NON possono partecipare agli appalti dell'UE.

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 Altre eccezioni

In via eccezionale anche i soggetti seguenti possono essere considerati soggetti giuridici, pur non essendo dotati di personalità giuridica indipendente:

 ministeri, servizi esecutivi che fanno parte della pubblica amministrazione di uno Stato (centrale o federato) e che sono direttamente collegati al governo e ad altri servizi che fanno parte dell'amministrazione legislativa e giudiziaria, secondo l'organizzazione dello Stato pubblicata ufficialmente;

 agenzie specializzate istituite da organizzazioni internazionali, comprese (ma non unicamente) quelle indicate nell'articolo 156, paragrafo 2, del regolamento finanziario dell'UE;

 il Centro comune di ricerca (JRC) dell'Unione europea.

Dipartimenti/direzioni/unità/uffici istituiti in seno a un ministero sono considerati parte integrante dello stesso ministero e non possono essere ritenuti soggetti giuridici indipendenti, salvo che la loro personalità giuridica indipendente sia riconosciuta a norma del diritto nazionale.

1.2 Status giuridici speciali

Inoltre, la convalida riguarda gli status giuridici speciali seguenti che sono utilizzati in alcuni programmi di finanziamento dell'UE:

 organismo pubblico o privato;

 organizzazione senza scopo di lucro;

 piccola e media impresa (PMI);

 organizzazione internazionale;

 organismo di ricerca;

 istituto di istruzione secondaria o superiore.

Un soggetto giuridico può essere inquadrato in più di uno di questi status giuridici (ossia senza scopo di lucro, organismo pubblico, organismo di ricerca, organizzazione internazionale, ecc.).

La rilevanza pratica di questi status (e cosa succede quando lo status cambia) è definita a livello dei diversi programmi di finanziamento (e talvolta anche a livello di invito).

Organismo privato

"Organismo privato" indica qualsiasi soggetto giuridico di diritto privato che è dotato di personalità giuridica distinta da quella dei suoi fondatori/proprietari/membri e che può esercitare diritti ed essere soggetto a obblighi.

Casi specifici

I lavoratori autonomi (persone che svolgono un'attività in maniera indipendente e con i propri mezzi, a titolo esemplificativo: artigiani, liberi professionisti, professioni industriali e commerciali) sono considerati "persone fisiche" e non "organismi privati";

l'attività o la professione che essi svolgono non è dotata di una personalità giuridica indipendente diversa da quella della persona.

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 Organismo pubblico

"Organismo pubblico" indica qualsiasi soggetto giuridico definito tale dal diritto nazionale o da un'organizzazione internazionale.

"Costituito come organismo pubblico in base al diritto nazionale" significa:

 stabilito come organismo pubblico nell'atto costitutivo ovvero riconosciuto come organismo pubblico dal diritto nazionale; e

 regolato dal diritto nazionale.

Entrambe le condizioni devono essere soddisfatte.

Criteri quali:

 l'attribuzione o l'attività nell'interesse generale (attribuzione di servizio pubblico);

 il fatto che le azioni siano possedute da un organismo pubblico (anche se la proprietà pubblica arriva fino al 100 % del capitale sociale);

 il finanziamento pubblico;

 la supervisione e il controllo dello Stato,

NON costituiscono elementi di prova sufficienti per qualificare un soggetto come organismo pubblico se le condizioni di cui sopra non sono soddisfatte.

Gli organismi pubblici possono agire ed essere soggetti al diritto privato per alcune o per la maggior parte delle loro attività a condizione che, per quanto riguarda la loro esistenza e il loro funzionamento, siano soggetti al diritto pubblico.

Casi specifici

 Organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico³ — Un soggetto giuridico di diritto privato o di forma giuridica privata NON è considerato un organismo pubblico anche se è posseduto dallo Stato o da altri organismi pubblici e/o è investito di attribuzioni di servizio pubblico.

Organizzazione senza scopo di lucro

"Organizzazione senza scopo di lucro" indica un soggetto giuridico che in virtù della sua forma giuridica non persegue alcuno scopo di lucro o che ha l'obbligo giuridico o di legge di non distribuire gli utili ai suoi azionisti o membri.

Gli utili devono essere reinvestiti nella stessa attività del soggetto (oppure in attività di ricerca).

Le decisioni di (non) distribuire gli utili prese dal consiglio di amministrazione, da associati, portatori di interessi, membri o rappresentanti e/o le prassi adottate dal soggetto per non distribuire gli utili e/o l'assenza di utili realizzati non costituiscono una prova sufficiente della mancanza di scopo di lucro. L'obbligo deve essere stabilito per legge e/o inserito nell'atto costitutivo, nello statuto, ecc.

È altrettanto irrilevante che i proprietari o i fondatori del soggetto non perseguano (o perseguano) uno scopo di lucro e che gli utili siano destinati a soggetti senza (o con)

3 Articolo 62, paragrafo 1, lettera c), punto vi), del regolamento finanziario dell'UE.

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scopo di lucro.

Casi specifici

Gli organismi pubblici sono considerati automaticamente organizzazioni senza scopo di lucro.

 La classificazione come "ONG" non è pertinente per lo status di organizzazione senza scopo di lucro, in quanto nella maggior parte dei paesi le ONG non sono una forma giuridica riconosciuta. Per contro, lo status di organizzazione senza scopo di lucro è un prerequisito per l'autocertificazione come ONG (cfr. sotto "Altre categorie").

Piccola e media impresa (PMI)

"Piccola e media impresa (PMI)" indica una microimpresa, una piccola impresa o una media impresa come definita nella raccomandazione 2003/361/CE, ossia:

 che, a prescindere dalla forma giuridica rivestita, esercita un'attività economica (tra cui, in particolare, le entità che esercitano un'attività artigianale o altre attività a titolo individuale o familiare, le società di persone o le associazioni che esercitino un'attività economica) e

 soglie: che occupa meno di 250 persone (espresse in "unità lavorative-anno"

come definite nell'articolo 5 della raccomandazione) e il cui fatturato annuo non supera i 50 milioni di EUR oppure il cui totale di bilancio annuo non supera i 43 milioni di EUR.

Si considera che un soggetto giuridico sia impegnato in un'"attività economica" dal momento in cui dimostra di svolgere un commercio o un'attività sul mercato dietro compenso o per interesse pecuniario. Pertanto, in generale, qualsiasi attività che consiste nell'offerta (diretta o indiretta) di beni o servizi su un dato mercato costituisce un'attività economica.

Le seguenti NON sono considerate attività economiche:

 attività che non implicano (direttamente o indirettamente) una qualche forma di compensazione monetaria; ovvero

 attività per le quali non vi è un mercato definito/diretto (o indiretto); ovvero

 attività per le quali il reddito generato non è distinto dal reddito personale dei membri o degli azionisti del soggetto.

Norma dei due anni — In conformità all'articolo 4, paragrafo 2, della raccomandazione 2003/361/CE, lo status di PMI dipende dalle soglie per due esercizi consecutivi. Il meccanismo funziona in entrambe le direzioni: per ottenere lo status di PMI, gli effettivi e il fatturato devono rimanere al di sotto delle soglie per due esercizi consecutivi; viceversa, lo status verrà meno se tali valori supereranno le soglie per due esercizi consecutivi.

Poiché l'autovalutazione delle PMI considera le informazioni soltanto per un esercizio (l'ultimo), il suo risultato potrebbe essere falsato. I partecipanti che l'anno prima risultavano al di sotto della soglia devono contattare il Servizio centrale di convalida al fine di richiedere una convalida formale. Tale convalida terrà quindi conto dei due esercizi.

I partecipanti il cui status di PMI cambia dopo la registrazione devono aggiornare i loro dati nel registro dei partecipanti. Ciò è importante non solo per le verifiche dell'ammissibilità nelle domande di sovvenzione, ma anche per fini statistici.

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 La norma dei due anni non si applicherà però alle modifiche dovute a una fusione o acquisizione. In tal caso, lo status di PMI viene immediatamente meno a partire dalla data della transazione⁴.

Casi specifici



Anche le imprese di recente costituzione (le cosiddette start-up) che non hanno chiuso i conti su base annua o le società che non esercitano attività economica (ma che prevedono di entrare presto nel mercato) possono qualificarsi come PMI purché siano in grado di fornire una "stima in buona fede" (sotto forma di piano aziendale) riferita al periodo necessario al soggetto per generare fatturato.



Alle imprese che non generano fatturato e la cui attività implica un lungo tempo di immissione sul mercato è consentito dimostrare di essere impegnate in un'attività economica presentando gli investimenti effettuati e il probabile rendimento atteso.

Organizzazione internazionale

"Organizzazione internazionale" indica un'organizzazione intergovernativa (diversa dall'UE) dotata di personalità giuridica a norma del diritto pubblico internazionale (incluse le agenzie specializzate istituite da questa organizzazione internazionale).

Organismo di ricerca

"Organismo di ricerca" indica un soggetto giuridico istituito come organizzazione senza scopo di lucro e che ha tra i propri obiettivi principali lo svolgimento di attività di ricerca o di sviluppo tecnologico.

Gli organismi di ricerca sono soggetti giuridici che soddisfano le condizioni cumulative seguenti:

 sono istituiti sotto forma di organizzazioni senza scopo di lucro come descritto in precedenza;

 hanno tra i propri obiettivi principali lo svolgimento di attività di ricerca o di sviluppo tecnologico.

Le seguenti NON sono considerate attività di ricerca:

 sostegno e finanziamento di attività di ricerca svolte da altri soggetti;

 diffusione di conoscenze;

 promozione, gestione o coordinamento di attività di ricerca.

Istituto di istruzione secondaria o superiore

"Istituto di istruzione secondaria o superiore" indica un soggetto giuridico che è riconosciuto come tale dal proprio sistema di istruzione nazionale e che è in grado di rilasciare diplomi riconosciuti dallo Stato.

Può essere un organismo pubblico o privato.

L'accreditamento nazionale come istituto di istruzione secondaria o superiore non è sufficiente per considerare il soggetto un organismo pubblico. Lo status di organismo pubblico può essere riconosciuto solo se sono soddisfatte le condizioni pertinenti (cfr.

4 Cfr. considerando 9 della raccomandazione 2003/361/CE e la Guida dell'utente alla definizione di PMI (pag. 14).

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 sopra).

Altre categorie

I soggetti hanno la possibilità di autocertificare alcune categorie supplementari, come

"ONG", "organizzazione della società civile", ecc.

Tali categorie NON sono convalidate sulla base di documenti giustificativi. Si tratta di semplici autocertificazioni.

Per quanto riguarda la categoria delle ONG, si accettano solo le autocertificazioni di soggetti privati che sono stati convalidati come "organizzazioni senza scopo di lucro".

2. Documenti da presentare 2.1 Requisiti e principi generali

Il processo di convalida di un soggetto giuridico si basa sull'obbligo di presentazione di documenti giustificativi ufficiali e giuridici. I documenti sono considerati ufficiali quando sono rilasciati da autorità nazionali ufficiali. I documenti giustificativi NON possono essere sostituiti da autocertificazioni o da dichiarazioni solenni o sotto giuramento rese dinanzi ad autorità giudiziarie o amministrative, notai o funzionari pubblici.

Di norma, tutti i documenti devono essere presentati (come versioni scannerizzate) tramite il sistema di scambio elettronico del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti (ad esempio caricamento nel registro dei partecipanti).

I documenti sono accettati in tutte le lingue ufficiali dell'UE. Ai partecipanti potrebbe però essere richiesto di presentare una traduzione di cortesia (non ufficiale) in inglese al fine di agevolare il processo di convalida.

Documenti in altre lingue possono essere accettati soltanto se accompagnati da una traduzione di cortesia in inglese. In caso di dubbi potrebbe essere richiesta una traduzione certificata/asseverata/ufficiale in inglese.

Le traduzioni di cortesia devono essere sempre accompagnate dalle copie dei documenti ufficiali originali.

Il partecipante assume la piena responsabilità del contenuto dei documenti e dell'esattezza della traduzione. Se rilascia false dichiarazioni (o manipola la traduzione intenzionalmente), l'UE ha la facoltà di:

 revocare e rettificare lo status convalidato;

 cessare le sovvenzioni e i contratti in corso (e recuperare qualsiasi importo indebito);

 infliggere sanzioni pecuniarie o amministrative, inclusa l'esclusione da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.;

cfr. articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE); informare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

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2.2 Elenco dei documenti

Ai partecipanti sarà chiesto di presentare i documenti seguenti:

1. modulo identificativo firmato per il soggetto giuridico⁵:

 modulo per persone fisiche: in inglese;

 modulo per soggetti giuridici privati: in inglese;

 modulo per soggetti giuridici pubblici: in inglese;

2. documento IVA ufficiale o, se il soggetto non è registrato ai fini IVA, la prova dell'esenzione dall'IVA, non anteriore ai sei mesi.

Se il partecipante richiede anche uno status giuridico speciale, devono essere presentati i documenti supplementari seguenti:

Status Documenti da presentare

Organismo privato (incluse PMI)

Estratto di registrazione (non antecedente ai sei mesi).

Organismo pubblico Copia dell'atto, legge, decreto o decisione che ha istituito il soggetto come organismo pubblico (o, se inesistente, di qualunque altro documento giuridico ufficiale che ne dimostra l'istituzione).

Organizzazione senza scopo di lucro Copia di un documento ufficiale che attesti che il soggetto ha l'obbligo giuridico o di legge di non distribuire gli utili agli azionisti o a singoli membri.

 Il certificato di esenzione fiscale può costituire solo un'indicazione dello status di organizzazione senza scopo di lucro e deve essere valutato insieme ad altri elementi.

Organismo di ricerca Copia di un documento ufficiale che attesti che uno degli obiettivi principali del soggetto è lo svolgimento di attività di ricerca o di sviluppo tecnologico.

Istituto di istruzione secondaria o superiore

Copia di un documento ufficiale che attesti che il soggetto è riconosciuto come "istituto di istruzione secondaria o superiore"

dal sistema di istruzione nazionale e che è autorizzato a rilasciare diplomi riconosciuti dallo Stato.

Piccola e media impresa (PMI) (in aggiunta ai documenti per gli organismi privati)

I documenti seguenti devono essere presentati per il partecipante e per i soggetti collegati e associati:

3. stato patrimoniale;

4. conto profitti e perdite;

5. effettivi di personale espressi in unità lavorative-anno;

tutti inerenti all'ultimo esercizio chiuso.

 Per le imprese di recente costituzione (ad esempio le start-up) che non hanno ancora chiuso i conti: un'autocertificazione, inclusa una stima in buona fede (sotto forma di piano aziendale) per l'intero periodo (esercizi) necessario affinché il soggetto generi fatturato.

 Per le imprese che non generano fatturato e la cui attività

5 Disponibile all'indirizzo https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/how-eu-funding-works/information- contractors-and-beneficiaries/forms-contracts_it

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implica un lungo tempo di immissione sul mercato:

6. stato patrimoniale, conto profitti e perdite ed effettivi di personale espressi in unità lavorative-anno inerenti all'ultimo esercizio chiuso;

7. un'autocertificazione, inclusa una stima in buona fede (sotto forma di piano aziendale) per l'intero periodo (esercizi) necessario a generare fatturato, inclusa una dichiarazione degli investimenti effettuati e del probabile rendimento atteso (per dimostrare che, nonostante la mancanza di fatturato, l'impresa è impegnata in un'attività economica).

Le dichiarazioni solenni o sotto giuramento dinanzi a un'autorità giudiziaria o amministrativa, un notaio o un funzionario pubblico non costituiscono una prova accettabile dello status di PMI.

Organizzazione internazionale Copia del trattato internazionale pertinente che istituisce l'organizzazione a norma del diritto pubblico internazionale.

Persona fisica Copia (leggibile) di una carta di identità o di un passaporto valido.

Soggetti privi di personalità giuridica - Copia di un documento ufficiale che attesti che i rappresentanti del soggetto hanno la capacità di assumere impegni giuridici in suo nome.

- Copia di un documento ufficiale che attesti che il soggetto ha la stessa capacità finanziaria e operativa di un soggetto giuridico, ossia:

 un documento che mostri il patrimonio/attivi/capitale separato e diverso da quello dei membri o proprietari del soggetto; e

 una copia delle norme che stabiliscono che i creditori possono contare su tale patrimonio/attivi/capitale e che, in caso di liquidazione o insolvenza, saranno rimborsati prima che il patrimonio/attivi/capitale sia diviso tra i proprietari o i membri.

Altre categorie quali "ONG", "organizzazione della società civile", ecc. (cfr. sopra) NON sono convalidate; non occorrono pertanto documenti giustificativi.

2.3 Informazioni incomplete o contraddittorie

Il Servizio centrale di convalida può utilizzare informazioni pubblicamente disponibili per chiarire domande riguardanti i dati o le informazioni fornite.

Ai partecipanti può essere richiesto di fornire spiegazioni o informazioni mancanti, entro un ragionevole lasso di tempo, se:

 le risultanze non coincidono con le loro dichiarazioni;

 i documenti presentati sono obsoleti (ad esempio documento IVA o estratto di registrazione antecedente ai sei mesi);

 le informazioni fornite sono illeggibili, incomplete, scorrette o poco chiare.

Se i documenti o i chiarimenti non sono forniti in tempo utile, il Servizio centrale di convalida ha il diritto di negare la convalida (o di perfezionarla sulla base delle informazioni e dei documenti presentati).

3. Convalida e data effettiva

Sulla base delle informazioni e dei documenti presentati, il partecipante sarà

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 convalidato contestualmente alla data di entrata in vigore dell'atto che ne definisce la creazione o costituzione (salvo che i termini dell'atto stabiliscano una data diversa).

Tale data sarà, in ordine di precedenza:

(1) la data di ingresso nell'elenco ufficiale nazionale (ad esempio, registro delle imprese);

(2) la data di pubblicazione nella gazzetta ufficiale nazionale;

(3) la data di deposito legale dell'atto presso il tribunale;

(4) la data in cui le parti hanno firmato.

Nel caso in cui non vi sia uno statuto o atto costitutivo, si riterrà che il partecipante esista a partire da una data stabilita per default.

La data effettiva per lo status speciale di PMI sarà la data di chiusura dei conti nell'esercizio su cui si basa la valutazione ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, dell'allegato della raccomandazione 2003/361/CE. Per le imprese di recente costituzione i cui conti non sono ancora stati chiusi, la data effettiva è quella di creazione.

La data effettiva di altri status giuridici speciali è la data in cui lo status specifico entra in vigore. Tale data può coincidere con la data effettiva di esistenza (o può essere diversa se lo status specifico è stato acquisito in un secondo momento).

4. Modifica delle convalide

Le richieste di modifica di una convalida saranno accettate solo se presentate dal LEAR del partecipante (cfr. sotto). Se non è stato ancora nominato alcun LEAR, occorre prima concludere il processo di nomina e quindi presentare la richiesta di modifica.

4.1 Aggiornamenti delle convalide

La convalida sarà aggiornata in caso di variazione nella situazione giuridica del partecipante (identità/forma giuridica, nome, indirizzo, status, ecc.).

Tali variazioni devono essere comunicate dal LEAR e accompagnate dai documenti giustificativi pertinenti.

La "data effettiva della variazione" sarà la data in cui entra in vigore l'atto che sancisce la variazione (salvo che i termini dell'atto stabiliscano una data diversa).

Per le PMI, la data effettiva è la data di chiusura dell'esercizio su cui si basa la variazione dello status.

Le conseguenze pratiche di tali variazioni dipendono da ciascun programma di finanziamento.

4.2 Rettifiche della convalida iniziale

Se emerge che è scorretta (a seguito di una revisione, una verifica ex post, un'indagine o con altri mezzi), la convalida sarà rettificata. La modifica sarà registrata con effetto retroattivo alla data effettiva della convalida iniziale.

Se l'errore è attribuibile al Servizio centrale di convalida e la sua rettifica comporta svantaggi per il partecipante, si potrà rinunciare in via straordinaria all'effetto

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 retroattivo, sempre che ciò sia debitamente giustificato e in linea con i principi di sana gestione finanziaria e di proporzionalità.

Se l'errore è imputabile al partecipante (intenzionale o non intenzionale), la sua partecipazione alle sovvenzioni o ai contratti in corso può essere cessata e gli importi indebiti recuperati. Il partecipante può anche essere sanzionato ed escluso da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.; cfr.

articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE).

Inoltre, può essere informato l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

5. Verifiche ex post effettuate dall'UE — irregolarità e/o false dichiarazioni L'UE si riserva il diritto di eseguire in qualunque momento controlli, verifiche, revisioni o indagini.

Se il Servizio centrale di convalida scopre che un partecipante non ha rispettato i criteri per i soggetti giuridici o per uno status giuridico speciale e che ha rilasciato false dichiarazioni, la modifica della convalida sarà registrata con effetto retroattivo alla data effettiva della convalida.

Se nel frattempo il partecipante ha già ricevuto finanziamenti o concluso contratti con l'UE, la sua partecipazione può essere cessata e gli importi indebiti pagati saranno recuperati.

In caso di irregolarità o false dichiarazioni, i partecipanti possono anche essere sanzionati ed esclusi da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.; cfr. articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE).

Inoltre, può essere informato l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

II. NORME IN MATERIA DI NOMINA DEL LEAR 1. Nomina del LEAR: requisiti e principi generali

Dopo la convalida, al partecipante sarà richiesto di nominare un rappresentante nominato del soggetto giuridico (LEAR) e di acconsentire all'utilizzo del sistema di scambio elettronico del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.

La nomina del LEAR è obbligatoria per tutti i partecipanti convalidati. Senza il LEAR non è possibile ottenere la sovvenzione o l'appalto.

Ruolo del LEAR

Il LEAR è la persona ufficialmente nominata dal partecipante per occuparsi dei dati fondamentali contenuti nel registro dei partecipanti sul portale dedicato ai finanziamenti e agli appalti (dati giuridici e finanziari, determinati diritti di accesso al sistema di scambio elettronico, ecc.).

Il LEAR dispone di un accesso qualificato al sistema di scambio elettronico e deve garantire che le informazioni giuridiche del partecipante siano aggiornate. Deve comunicare immediatamente qualsiasi variazione nei dati giuridici o nello status/categoria giuridica e fornire i documenti giustificativi e le informazioni richieste.

Inoltre, il LEAR deve inserire e aggiornare i nomi:

 dei rappresentanti legali e firmatari dell'organizzazione. Tali persone hanno la capacità di assumere impegni per l'organizzazione mediante la firma di

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 convenzioni di sovvenzione e contratti e l'autorizzazione delle relative modifiche;

 delle persone autorizzate a firmare le dichiarazioni di spesa in nome dell'organizzazione.

Per una descrizione dettagliata dei diritti e delle responsabilità del LEAR cfr. la lettera di nomina e i ruoli e compiti dei LEAR.

Posizione del LEAR

Il LEAR è una funzione amministrativa che può essere ricoperta dal rappresentante legale del partecipante (ossia una persona debitamente autorizzata ad agire in nome dell'organizzazione e ad assumere impegni nei confronti di terzi) o da un'altra persona di riferimento nominata dal rappresentante legale.

Il LEAR deve essere una persona impiegata in seno all'organizzazione (più comunemente nei servizi amministrativi centrali del soggetto) al fine di garantire la massima stabilità nel ruolo di LEAR e la continuità necessaria per assicurare la piena funzionalità del sistema di scambio elettronico.

Nel caso di partecipanti che sono persone fisiche, il partecipante assume automaticamente anche il ruolo di LEAR; non è consentita l'attribuzione a una persona diversa.

Ciascun partecipante può nominare un solo LEAR.

Il partecipante si assume la piena responsabilità della scelta della persona nominata.

Tempi di nomina del LEAR

Il processo di nomina del LEAR può svolgersi in parallelo alla convalida del soggetto giuridico, ma può essere perfezionato solo dopo che il partecipante è stato convalidato.

La nomina del LEAR non rappresenta una condizione per la presentazione di un'offerta o proposta, ma deve essere completata prima della firma della convenzione di sovvenzione o del contratto.

2. Elenco dei documenti

Per la convalida del LEAR è necessario caricare la versione scannerizzata dei documenti seguenti nel registro dei partecipanti:

1. la lettera di nomina del LEAR (inclusi i ruoli e doveri dei LEAR; generata come un unico documento; compilata, corredata di data e firmata dal rappresentante legale e dal LEAR);

2. la dichiarazione di consenso ai termini e condizioni del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti (compilata, corredata di data e firmata dal rappresentante legale);

3. copie di un documento attestante l'identità ufficiale e valido (carta di identità, passaporto, con foto e firma):

 del rappresentante legale e

 del rappresentante nominato (LEAR);

4. documenti attestanti che il rappresentante legale o i rappresentanti legali che nominano il LEAR sono autorizzati in tal senso e che:

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 indicano chiaramente il ruolo e la funzione di rappresentante legale in seno all'organizzazione;

 identificano e nominano la persona (con indicazione dei dati personali) per tale ruolo.

Gli originali della lettera di nomina del LEAR e della dichiarazione di consenso devono essere conservati nei locali per essere messi a disposizione per controlli, verifiche, revisioni o indagini richieste dall'UE in qualsiasi momento.

Al ricevimento dei documenti sopra elencati e in seguito alla convalida del partecipante, la nomina del LEAR sarà perfezionata nel registro dei partecipanti.

Per una descrizione dettagliata del processo di nomina del LEAR, cfr. il manuale online e i termini e condizioni del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.

Documento attestante l'identità

I "documenti di identità" sono quelli emessi dalle autorità nazionali e riconosciuti dal diritto nazionale come un documento valido attestante l'identità. I documenti di identità NON possono essere sostituiti da altri mezzi di prova. L'UE non può rinunciare in nessun caso a questo requisito.

Esempi di documenti di identità normalmente accettati sono le carte di identità e i passaporti. Anche la patente di guida è accettata a condizione che sia considerata un documento attestante l'identità a norma del diritto nazionale.

I documenti di identità devono essere validi al momento della nomina del LEAR (non scaduti).

È necessario fornire una copia integrale del documento.

I documenti di identità in cui alcune parti o elementi (inclusa la foto) sono stati cancellati/eliminati/coperti con un pennarello nero non possono essere accettati.

Casi specifici

 Le carte di servizio e i badge rilasciati dal partecipante, anche se si tratta di un organismo pubblico, non possono sostituire i documenti di identità e non possono essere accettati come mezzi di prova dell'identità.

 Non possono essere accettate neppure le stampe dal chip elettronico identificativo.

Firme

I documenti relativi al LEAR possono essere firmati solo dalle persone che sono rappresentanti legali del partecipante (una persona soltanto).

I nomi del rappresentante legale e del LEAR che figurano nei documenti relativi al LEAR devono corrispondere a quelli indicati nei loro documenti di identità ufficiali. I documenti relativi al LEAR firmati con acronimi, soprannomi, ecc. che non corrispondono ai nomi indicati nei documenti di identità non saranno accettati.

Casi specifici

 Quando è richiesta la firma congiunta di più di una persona per assumere impegni giuridici in nome del soggetto (come stabilito dalla legge, dall'atto costitutivo, dallo statuto, dalle norme interne, ecc.), ciò deve essere garantito per mezzo di un processo interno (ad esempio cartaceo) che assicuri che la singola firma sui

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 interni. L'osservanza di tali requisiti interni ricade sotto la piena responsabilità del partecipante.

Documenti che comprovano i poteri del rappresentante legale

Il partecipante è tenuto a fornire i documenti giustificativi necessari per identificare:

 il ruolo e la funzione di rappresentante legale in seno all'organizzazione;

 il nome e la nomina della persona specifica (con indicazione dei dati personali) per tale ruolo.

Tali elementi di prova possono essere reperibili in un unico documento (qualora la nomina ufficiale specifichi anche i poteri e i compiti ad essa associati) o possono richiedere due documenti distinti: la nomina ufficiale e il documento dell'organizzazione (come l'atto costitutivo, lo statuto, ecc.) in cui sono identificati i poteri e i compiti associati al ruolo.

I documenti attestanti la nomina sono quelli normalmente richiesti o accettati a norma del diritto nazionale. Essi possono variare a seconda del paese, dello status e della forma giuridica:

 legge/decreto/atto ufficiale/gazzetta ufficiale nel caso di organismi pubblici;

 copia del trattato nel caso di organizzazioni internazionali;

 delibera di assemblea, documenti ufficiali del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, estratti del registro delle imprese nel caso di organismi privati.

Una dichiarazione sull'onore può essere accettata solo in casi eccezionali e debitamente giustificati laddove non esista nessuno dei documenti che precedono.

Per quanto riguarda la lingua di tali documenti e le responsabilità del partecipante in materia di traduzioni, cfr. la sezione I.2.1.

Casi specifici

 I partecipanti che sono persone fisiche non hanno l'obbligo di dimostrare di aver ricevuto i necessari poteri, ma devono comunque inviare i documenti giustificativi di cui sopra. Tutti i documenti saranno firmati solo dalla persona fisica. È necessario includere una copia dei documenti di identità della persona fisica.

I sostituti, generalmente autorizzati ad agire in qualità di rappresentanti legali nel caso di assenza temporanea o di impossibilità dei rappresentanti legali, sono accettati come rappresentanti legali purché sia fornita una dichiarazione sull'onore firmata che indica il motivo dell'assenza temporanea o dell'impossibilità.

 Nel caso di ministeri, i ministri sono di norma considerati automaticamente rappresentanti legali e non occorre fornire i documenti giuridici attestanti la loro autorizzazione.

Oltre al ruolo di ministro, anche i ruoli e funzioni seguenti sono considerati automaticamente rappresentanti legali senza bisogno di ulteriori verifiche:

 viceministro;

 segretario di Stato/generale e rispettivi vicesegretari;

 direttori di alcuni settori/dipartimenti/direzioni orizzontali specifici, in particolare "giuridici", "finanziari", "relazioni europee o internazionali".

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 Se il ministero non fornisce l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale del ministero).

Salvo ove diversamente stabilito dalle norme applicabili (legge/decreto/atto che disciplina l'organizzazione del ministero), si riterrà che gli altri ruoli di

"direttore"/"capo dipartimento"/"capo unità", ecc. abbiano compiti e poteri limitati (in relazione solo alle politiche della direzione/dipartimento/unità) e che, pertanto, NON siano autorizzati a rappresentare e ad assumere impegni per il ministero nel suo complesso.

Nel caso dei ministri, il documento di identità può essere sostituito in via eccezionale da un badge o da una carta di servizio (rilasciati dal ministero). Tale eccezione si applica solo alla persona del "ministro" e non può essere estesa ad altri rappresentanti (quali segretari di Stato, viceministri o direttori/capi dipartimento);

questi non sono esonerati dall'obbligo di fornire un documento di identità.

 Nel caso di altri organi statali/governativi a livello centrale/regionale/locale, sia i normali rappresentanti legali (ad esempio il direttore, il presidente, il sindaco, ecc.) sia i loro "vice" saranno riconosciuti automaticamente come rappresentanti legali senza bisogno di verificare i termini specifici delle norme in materia di supplenza e senza chiedere alcuna dichiarazione sull'onore.

Se non è fornito l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale).

 Nel caso di università e altri istituti di istruzione superiore (ad esempio college, istituti, ecc.), i seguenti ruoli e funzioni sono riconosciuti automaticamente come rappresentanti legali senza bisogno di ulteriori verifiche:

 rettore e vicerettore;

 presidente e vicepresidente;

 cancelliere e vicecancelliere.

Nel caso di facoltà dotate di propria personalità giuridica (e quindi convalidate in maniera indipendente), anche il preside e il vicepreside possono agire automaticamente come rappresentanti legali.

Se l'università/istituto di istruzione superiore/facoltà non fornisce l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti anche da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale dell'università o della facoltà).

 Le persone incaricate della "gestione giornaliera" NON possono essere riconosciute come rappresentanti legali poiché non sono autorizzate ad assumere impegni e a rappresentare al di fuori dell'attività ordinaria.

Si ritiene comunemente che la "gestione giornaliera" ("gestion journalière") comprenda quegli atti che, a motivo della loro minore importanza o dell'esigenza di una pronta soluzione, non giustificano l'intervento degli organi di gestione. Essa consiste nelle attività ordinarie e nell'attuazione delle decisioni e della linea di condotta tracciata dall'organo di gestione.

 Analogamente, le persone autorizzate ad assumere impegni per il partecipante entro determinati limiti (inclusi i limiti finanziari) non possono essere accettate come rappresentanti legali ai fini della nomina del LEAR o della dichiarazione di consenso, in

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3. Sostituzione del LEAR

Per la sostituzione di un LEAR già convalidato sono richiesti gli stessi documenti e si seguirà la stessa procedura. Non esiste alcuna procedura alternativa specificamente concepita per la sostituzione dei LEAR.

4. Verifiche ex post effettuate dall'UE — irregolarità e/o false dichiarazioni L'UE si riserva il diritto di eseguire in qualunque momento controlli, verifiche, revisioni o indagini.

Qualora emerga che i partecipanti non hanno rispettato l'obbligo di tenere i documenti originali o hanno commesso altre irregolarità, saranno adottate misure appropriate.

Se nel frattempo i partecipanti hanno già ricevuto finanziamenti o concluso contratti con l'UE, la loro partecipazione alle sovvenzioni o ai contratti in corso può essere cessata e gli importi indebitamente pagati saranno recuperati.

Inoltre, in caso di irregolarità o false dichiarazioni, i partecipanti possono anche essere sanzionati ed esclusi da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.; cfr. articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE). Inoltre, può essere informato l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

III. NORME IN MATERIA DI VALUTAZIONE DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA 1. Valutazione della capacità finanziaria: Criteri e condizioni

Il regolamento finanziario dell'UE stabilisce che i partecipanti alle sovvenzioni e agli appalti dell'UE devono disporre di una sufficiente capacità finanziaria per realizzare il loro progetto o offerta.

Le condizioni per effettuare una valutazione della capacità finanziaria dipendono dal tipo di procedura (sovvenzione o appalto), dal programma di finanziamento, dal partecipante e dall'importo della sovvenzione (ad esempio per Orizzonte 2020 si applicano norme particolari a motivo del ruolo del Fondo di garanzia; non occorre alcuna valutazione della capacità finanziaria per organismi pubblici, organizzazioni degli Stati membri, organizzazioni internazionali, persone beneficiarie di sostegno all'istruzione, persone maggiormente bisognose e beneficiarie di sostegno diretto; non è richiesta alcuna valutazione per le sovvenzioni di valore modesto).

Inoltre, la capacità finanziaria può essere valutata ad hoc se vi sono motivi giustificati per dubitare della stessa, come ad esempio:

 indicazione di capacità finanziaria debole o insufficiente proveniente da altre fonti;

 coinvolgimento in casi di gravi errori amministrativi o frode;

 procedure giuridiche o procedimenti giudiziari in corso per gravi errori amministrativi o frode;

 titolo di sequestro o ordine di recupero emesso da un organismo dell'UE per un importo non saldato il cui pagamento è dovuto da molto tempo;

 risultanze fattuali di revisioni condotte dall'UE negli ultimi due anni, che mettono in dubbio la capacità finanziaria.

La capacità finanziaria è valutata sulla base di indicatori finanziari. Tali indicatori sono

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adattati alle esigenze specifiche di ciascun programma di finanziamento/appalto.

La valutazione della capacità finanziaria è solitamente effettuata durante la preparazione della sovvenzione o la valutazione dell'offerta (ma può avvenire anche durante l'attuazione, ad esempio se si aggiunge un nuovo beneficiario). Se è necessario valutare la capacità finanziaria del partecipante, questi sarà contattato dal Servizio centrale di convalida.

Il ruolo del Servizio centrale di convalida consiste nel predisporre la valutazione della capacità finanziaria (ad esempio nel raccogliere e analizzare i documenti finanziari). La decisione finale sulla capacità finanziaria sarà adottata in un secondo momento (e per ciascuna domanda/sovvenzione/contratto separatamente) dal servizio incaricato.

2. Documenti da presentare 2.1 Requisiti e principi generali

La valutazione finanziaria si basa sui documenti presentati dal partecipante tramite il sistema di scambio elettronico del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti (ad esempio caricamento nel registro dei partecipanti).

Di norma i documenti finanziari devono essere forniti nelle lingue originali, secondo quanto imposto dalla legislazione nel paese di registrazione del partecipante.

Per i documenti nelle lingue dell'UE, ai partecipanti potrebbe essere richiesto di trasmettere una traduzione di cortesia (non ufficiale) in inglese al fine di agevolare la valutazione.

Per i documenti in lingue non UE, una traduzione di cortesia in inglese è sempre obbligatoria e deve essere fornita immediatamente insieme ai documenti originali. In caso di dubbi potrebbe essere richiesta una traduzione certificata o asseverata in inglese.

Se i partecipanti dispongono dei documenti originali in una lingua dell'UE che non è la lingua ufficiale del loro paese, possono comunque presentarli così come sono (non c'è nessun bisogno di traduzione nella lingua ufficiale del paese). Alcuni esempi di tali documenti sono: relazioni annuali di gestione corredate di data e firmate, in inglese, per una società quotata sulla borsa valori o che ha azionisti internazionali ovvero ai fini del consolidamento con un gruppo straniero; estratti corredati di data e firmati di registri nazionali che utilizzano la lingua inglese, ecc.

Il partecipante assume la piena responsabilità del contenuto dei documenti e dell'esattezza della traduzione. Se rilascia false dichiarazioni (o manipola la traduzione intenzionalmente), l'UE ha la facoltà di:

 revocare o rettificare la valutazione finanziaria;

 cessare le sovvenzioni e i contratti in corso (e recuperare qualsiasi importo indebito);

 infliggere sanzioni pecuniarie o amministrative, inclusa l'esclusione da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, ecc.);

 informare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

2.2 Elenco dei documenti

Ai partecipanti sarà chiesto di presentare i documenti seguenti:

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 1. conto profitti e perdite corredato di data e firmato dalla direzione del soggetto, in cui siano indicati chiaramente gli importi del fatturato dalla vendita di beni e servizi, i proventi di gestione, il personale, gli ammortamenti, il risultato di gestione e gli interessi passivi. Se tali informazioni non sono indicate nel conto profitti e perdite o nelle note esplicative, devono essere fornite sotto forma di autocertificazione firmata dalla direzione;

2. stato patrimoniale corredato di data e firmato dalla direzione, in cui siano indicate chiaramente la natura e la scadenza (superiore o inferiore a un anno) dei crediti e delle altre attività correnti, delle sovvenzioni, degli accantonamenti e dei debiti. Se tali informazioni non sono indicate nello stato patrimoniale o nelle note esplicative, devono essere fornite sotto forma di autocertificazione firmata dalla direzione;

3. note esplicative e/o allegati che costituiscono parte integrante dei suddetti rendiconti finanziari (se disponibili).

I documenti approvati dalla direzione devono specificare chiaramente la data di approvazione, così come il nome e la posizione delle persone che rilasciano l'approvazione. Se tali informazioni non sono chiaramente indicate, il Servizio centrale di convalida richiederà ulteriori elementi di prova che dimostrino che i documenti finanziari sono approvati dalla direzione.

I documenti corredati di firma elettronica saranno accettati se vi sono prove sufficienti che la firma elettronica appartiene a un rappresentante della direzione;

4. relazione di revisione esterna o autocertificazione.

I partecipanti che richiedono un contributo dell'UE superiore a 750 000 EUR per una sovvenzione per azioni o a 100 000 EUR per una sovvenzione di funzionamento devono fornire:

 una relazione di revisione emessa da un revisore esterno approvato o certificato se:

o tale relazione è disponibile; o

o è richiesta una revisione legale a norma del diritto nazionale o dell'UE;

oppure

 un'autocertificazione firmata dal rappresentante legale del soggetto che certifichi la validità dei conti. Non occorre alcuna autocertificazione per i soggetti che partecipano a procedure di gara, per le persone fisiche o per i soggetti che non hanno chiuso i conti.

La relazione di revisione deve includere:

 il mandato e l'ambito di applicazione della revisione, chiaramente specificati;

 le responsabilità della direzione e del revisore;

 il modo in cui è stata condotta la revisione;

 il parere del revisore, inclusa una ragionevole garanzia che il bilancio d'esercizio è privo di inesattezze rilevanti.

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 L'autocertificazione deve essere accompagnata da documenti giuridici attestanti l'identità del rappresentante legale e la sua autorizzazione a firmare in nome del partecipante.

Tali documenti (relazione di revisione o autocertificazione) devono essere forniti insieme al resto dei documenti richiesti (conto profitti e perdite, stato patrimoniale, ecc.).

I documenti forniti devono riferirsi agli ultimi due esercizi chiusi. L'esercizio più recente deve essere stato chiuso negli ultimi 18 mesi.

Sono ammesse eccezioni per:

 start-up che non hanno chiuso i conti annuali e che forniscono dati prospettici (piano aziendale) per un solo anno;

 soggetti di recente creazione che hanno chiuso i conti annuali per un solo anno. Tali soggetti saranno valutati sulla base dei documenti per il solo esercizio chiuso.

Sarà accettato un unico documento finanziario contenente dati comparativi dei conti annuali per i due esercizi oggetto di valutazione. Lo stesso vale per una relazione di revisione esterna riferita ai due esercizi.

Se parte (o la totalità) dei documenti per gli esercizi in questione è già stata fornita (ossia caricata nel registro dei partecipanti), il partecipante non sarà tenuto a presentarli nuovamente.

Casi specifici

 Controllate senza un bilancio d'esercizio proprio

Le controllate che non redigono un bilancio d'esercizio proprio possono fornire i conti consolidati e la relazione di revisione o l'autocertificazione della società controllante o del gruppo a cui appartengono, purché siano soddisfatte le condizioni cumulative seguenti:

i) il soggetto è esonerato dalle revisioni legali a norma del diritto nazionale; e ii) sono disponibili solo i rendiconti consolidati della società controllante o del gruppo a cui il soggetto appartiene; e

iii) la società controllante assume la responsabilità congiunta per tutti i debiti del soggetto.

In tali casi, i partecipanti saranno tenuti a fornire documenti supplementari per dimostrare tali condizioni.

 Società controllanti

Le società controllanti che sono esonerate dalla pubblicazione del bilancio d'esercizio individuale (ossia non consolidato) a norma del diritto nazionale saranno tenute a fornire una sintesi semplificata, corredata di data e firmata dalla direzione, del loro conto profitti e perdite e del loro stato patrimoniale non consolidato.

Tali conti semplificati devono rispettare gli obblighi minimi di segnalazione definiti nella normativa nazionale in materia di contabilità o negli allegati III, IV, V e VI della

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Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 direttiva 2013/34/UE⁶ (per lo stato patrimoniale sono sufficienti informazioni aggregate limitate ai titoli preceduti da lettere e da numeri romani).

Se le informazioni finanziarie fornite non sono sufficientemente chiare, il Servizio centrale di convalida può contattare i partecipanti per ulteriori chiarimenti.



Soggetti

di recente costituzione

I soggetti di recente costituzione che non hanno ancora chiuso i conti devono fornire i dati finanziari stimati (ossia un piano aziendale o un documento analogo comprendente le proiezioni finanziarie sull'attivo circolante e sulle attività non correnti, sul capitale proprio, sul passivo circolante e sulle passività non correnti, sui proventi e sugli oneri di gestione e finanziari).

I dati finanziari devono corrispondere agli obblighi minimi di segnalazione definiti nella normativa nazionale in materia di contabilità o negli allegati III, IV, V e VI della direttiva 2013/34/UE (per lo stato patrimoniale sono sufficienti informazioni aggregate limitate ai titoli preceduti da lettere e da numeri romani).

 Persone fisiche

Le persone fisiche sono tenute a fornire:

 la dichiarazione dei redditi;

 una dichiarazione patrimoniale firmata, comprendente:

o patrimonio "fisso" [ad esempio beni immobili, depositi a medio o lungo termine (più di un anno), opzioni su azioni che non possono essere esercitate prima di un anno];

o patrimonio "circolante" [ad esempio disponibilità liquide, risparmi, depositi a breve termine (massimo un anno), opzioni su azioni che possono essere esercitate entro un anno];



una dichiarazione firmata dei debiti, che deve contenere tutte le passività (con date e cifre), ripartite in debiti a breve termine (massimo un anno) e a medio o lungo termine (più di un anno).

 Soggetti che applicano la contabilità di cassa

Se il bilancio d'esercizio non contiene un conto profitti e perdite e uno stato patrimoniale ma soltanto un prospetto dei flussi di cassa, è necessario fornire i documenti seguenti:

 estratti conto bancari contenenti informazioni sulle disponibilità liquide, sui risparmi e sui debiti bancari a breve e lungo termine;

 dichiarazione firmata delle passività (debiti a breve e lungo termine e altri debiti non bancari);

 dichiarazione firmata delle attività (immobilizzazioni, crediti a breve e lungo termine).

6 Direttiva 2013/34/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 giugno 2013, relativa ai bilanci d'esercizio, ai bilanci consolidati e alle relative relazioni di talune tipologie di imprese, recante modifica della direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e abrogazione delle direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE del Consiglio (GU L 182 del 29.6.2013, pag. 19).