Dopo la convalida, al partecipante sarà richiesto di nominare un rappresentante nominato del soggetto giuridico (LEAR) e di acconsentire all'utilizzo del sistema di scambio elettronico del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.
La nomina del LEAR è obbligatoria per tutti i partecipanti convalidati. Senza il LEAR non è possibile ottenere la sovvenzione o l'appalto.
Ruolo del LEAR
Il LEAR è la persona ufficialmente nominata dal partecipante per occuparsi dei dati fondamentali contenuti nel registro dei partecipanti sul portale dedicato ai finanziamenti e agli appalti (dati giuridici e finanziari, determinati diritti di accesso al sistema di scambio elettronico, ecc.).
Il LEAR dispone di un accesso qualificato al sistema di scambio elettronico e deve garantire che le informazioni giuridiche del partecipante siano aggiornate. Deve comunicare immediatamente qualsiasi variazione nei dati giuridici o nello status/categoria giuridica e fornire i documenti giustificativi e le informazioni richieste.
Inoltre, il LEAR deve inserire e aggiornare i nomi:
dei rappresentanti legali e firmatari dell'organizzazione. Tali persone hanno la capacità di assumere impegni per l'organizzazione mediante la firma di
Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 convenzioni di sovvenzione e contratti e l'autorizzazione delle relative modifiche;
delle persone autorizzate a firmare le dichiarazioni di spesa in nome dell'organizzazione.
Per una descrizione dettagliata dei diritti e delle responsabilità del LEAR cfr. la lettera di nomina e i ruoli e compiti dei LEAR.
Posizione del LEAR
Il LEAR è una funzione amministrativa che può essere ricoperta dal rappresentante legale del partecipante (ossia una persona debitamente autorizzata ad agire in nome dell'organizzazione e ad assumere impegni nei confronti di terzi) o da un'altra persona di riferimento nominata dal rappresentante legale.
Il LEAR deve essere una persona impiegata in seno all'organizzazione (più comunemente nei servizi amministrativi centrali del soggetto) al fine di garantire la massima stabilità nel ruolo di LEAR e la continuità necessaria per assicurare la piena funzionalità del sistema di scambio elettronico.
Nel caso di partecipanti che sono persone fisiche, il partecipante assume automaticamente anche il ruolo di LEAR; non è consentita l'attribuzione a una persona diversa.
Ciascun partecipante può nominare un solo LEAR.
Il partecipante si assume la piena responsabilità della scelta della persona nominata.
Tempi di nomina del LEAR
Il processo di nomina del LEAR può svolgersi in parallelo alla convalida del soggetto giuridico, ma può essere perfezionato solo dopo che il partecipante è stato convalidato.
La nomina del LEAR non rappresenta una condizione per la presentazione di un'offerta o proposta, ma deve essere completata prima della firma della convenzione di sovvenzione o del contratto.
2. Elenco dei documenti
Per la convalida del LEAR è necessario caricare la versione scannerizzata dei documenti seguenti nel registro dei partecipanti:
1. la lettera di nomina del LEAR (inclusi i ruoli e doveri dei LEAR; generata come un unico documento; compilata, corredata di data e firmata dal rappresentante legale e dal LEAR);
2. la dichiarazione di consenso ai termini e condizioni del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti (compilata, corredata di data e firmata dal rappresentante legale);
3. copie di un documento attestante l'identità ufficiale e valido (carta di identità, passaporto, con foto e firma):
del rappresentante legale e
del rappresentante nominato (LEAR);
4. documenti attestanti che il rappresentante legale o i rappresentanti legali che nominano il LEAR sono autorizzati in tal senso e che:
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indicano chiaramente il ruolo e la funzione di rappresentante legale in seno all'organizzazione;
identificano e nominano la persona (con indicazione dei dati personali) per tale ruolo.
Gli originali della lettera di nomina del LEAR e della dichiarazione di consenso devono essere conservati nei locali per essere messi a disposizione per controlli, verifiche, revisioni o indagini richieste dall'UE in qualsiasi momento.
Al ricevimento dei documenti sopra elencati e in seguito alla convalida del partecipante, la nomina del LEAR sarà perfezionata nel registro dei partecipanti.
Per una descrizione dettagliata del processo di nomina del LEAR, cfr. il manuale online e i termini e condizioni del portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti.
Documento attestante l'identità
I "documenti di identità" sono quelli emessi dalle autorità nazionali e riconosciuti dal diritto nazionale come un documento valido attestante l'identità. I documenti di identità NON possono essere sostituiti da altri mezzi di prova. L'UE non può rinunciare in nessun caso a questo requisito.
Esempi di documenti di identità normalmente accettati sono le carte di identità e i passaporti. Anche la patente di guida è accettata a condizione che sia considerata un documento attestante l'identità a norma del diritto nazionale.
I documenti di identità devono essere validi al momento della nomina del LEAR (non scaduti).
È necessario fornire una copia integrale del documento.
I documenti di identità in cui alcune parti o elementi (inclusa la foto) sono stati cancellati/eliminati/coperti con un pennarello nero non possono essere accettati.
Casi specifici
Le carte di servizio e i badge rilasciati dal partecipante, anche se si tratta di un organismo pubblico, non possono sostituire i documenti di identità e non possono essere accettati come mezzi di prova dell'identità.
Non possono essere accettate neppure le stampe dal chip elettronico identificativo.
Firme
I documenti relativi al LEAR possono essere firmati solo dalle persone che sono rappresentanti legali del partecipante (una persona soltanto).
I nomi del rappresentante legale e del LEAR che figurano nei documenti relativi al LEAR devono corrispondere a quelli indicati nei loro documenti di identità ufficiali. I documenti relativi al LEAR firmati con acronimi, soprannomi, ecc. che non corrispondono ai nomi indicati nei documenti di identità non saranno accettati.
Casi specifici
Quando è richiesta la firma congiunta di più di una persona per assumere impegni giuridici in nome del soggetto (come stabilito dalla legge, dall'atto costitutivo, dallo statuto, dalle norme interne, ecc.), ciò deve essere garantito per mezzo di un processo interno (ad esempio cartaceo) che assicuri che la singola firma sui
Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 interni. L'osservanza di tali requisiti interni ricade sotto la piena responsabilità del partecipante.
Documenti che comprovano i poteri del rappresentante legale
Il partecipante è tenuto a fornire i documenti giustificativi necessari per identificare:
il ruolo e la funzione di rappresentante legale in seno all'organizzazione;
il nome e la nomina della persona specifica (con indicazione dei dati personali) per tale ruolo.
Tali elementi di prova possono essere reperibili in un unico documento (qualora la nomina ufficiale specifichi anche i poteri e i compiti ad essa associati) o possono richiedere due documenti distinti: la nomina ufficiale e il documento dell'organizzazione (come l'atto costitutivo, lo statuto, ecc.) in cui sono identificati i poteri e i compiti associati al ruolo.
I documenti attestanti la nomina sono quelli normalmente richiesti o accettati a norma del diritto nazionale. Essi possono variare a seconda del paese, dello status e della forma giuridica:
legge/decreto/atto ufficiale/gazzetta ufficiale nel caso di organismi pubblici;
copia del trattato nel caso di organizzazioni internazionali;
delibera di assemblea, documenti ufficiali del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, estratti del registro delle imprese nel caso di organismi privati.
Una dichiarazione sull'onore può essere accettata solo in casi eccezionali e debitamente giustificati laddove non esista nessuno dei documenti che precedono.
Per quanto riguarda la lingua di tali documenti e le responsabilità del partecipante in materia di traduzioni, cfr. la sezione I.2.1.
Casi specifici
I partecipanti che sono persone fisiche non hanno l'obbligo di dimostrare di aver ricevuto i necessari poteri, ma devono comunque inviare i documenti giustificativi di cui sopra. Tutti i documenti saranno firmati solo dalla persona fisica. È necessario includere una copia dei documenti di identità della persona fisica.
I sostituti, generalmente autorizzati ad agire in qualità di rappresentanti legali nel caso di assenza temporanea o di impossibilità dei rappresentanti legali, sono accettati come rappresentanti legali purché sia fornita una dichiarazione sull'onore firmata che indica il motivo dell'assenza temporanea o dell'impossibilità.
Nel caso di ministeri, i ministri sono di norma considerati automaticamente rappresentanti legali e non occorre fornire i documenti giuridici attestanti la loro autorizzazione.
Oltre al ruolo di ministro, anche i ruoli e funzioni seguenti sono considerati automaticamente rappresentanti legali senza bisogno di ulteriori verifiche:
viceministro;
segretario di Stato/generale e rispettivi vicesegretari;
direttori di alcuni settori/dipartimenti/direzioni orizzontali specifici, in particolare "giuridici", "finanziari", "relazioni europee o internazionali".
Portale dell'UE dedicato ai finanziamenti e agli appalti: Norme per la convalida del soggetto giuridico, la nomina del LEAR e la valutazione della capacità finanziaria: V3.0 – 24.08.2020 Se il ministero non fornisce l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale del ministero).
Salvo ove diversamente stabilito dalle norme applicabili (legge/decreto/atto che disciplina l'organizzazione del ministero), si riterrà che gli altri ruoli di
"direttore"/"capo dipartimento"/"capo unità", ecc. abbiano compiti e poteri limitati (in relazione solo alle politiche della direzione/dipartimento/unità) e che, pertanto, NON siano autorizzati a rappresentare e ad assumere impegni per il ministero nel suo complesso.
Nel caso dei ministri, il documento di identità può essere sostituito in via eccezionale da un badge o da una carta di servizio (rilasciati dal ministero). Tale eccezione si applica solo alla persona del "ministro" e non può essere estesa ad altri rappresentanti (quali segretari di Stato, viceministri o direttori/capi dipartimento);
questi non sono esonerati dall'obbligo di fornire un documento di identità.
Nel caso di altri organi statali/governativi a livello centrale/regionale/locale, sia i normali rappresentanti legali (ad esempio il direttore, il presidente, il sindaco, ecc.) sia i loro "vice" saranno riconosciuti automaticamente come rappresentanti legali senza bisogno di verificare i termini specifici delle norme in materia di supplenza e senza chiedere alcuna dichiarazione sull'onore.
Se non è fornito l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale).
Nel caso di università e altri istituti di istruzione superiore (ad esempio college, istituti, ecc.), i seguenti ruoli e funzioni sono riconosciuti automaticamente come rappresentanti legali senza bisogno di ulteriori verifiche:
rettore e vicerettore;
presidente e vicepresidente;
cancelliere e vicecancelliere.
Nel caso di facoltà dotate di propria personalità giuridica (e quindi convalidate in maniera indipendente), anche il preside e il vicepreside possono agire automaticamente come rappresentanti legali.
Se l'università/istituto di istruzione superiore/facoltà non fornisce l'atto di nomina ufficiale, gli elementi di prova possono essere ottenuti anche da altre fonti appropriate (ad esempio dall'organigramma pubblicato sul sito web ufficiale dell'università o della facoltà).
Le persone incaricate della "gestione giornaliera" NON possono essere riconosciute come rappresentanti legali poiché non sono autorizzate ad assumere impegni e a rappresentare al di fuori dell'attività ordinaria.
Si ritiene comunemente che la "gestione giornaliera" ("gestion journalière") comprenda quegli atti che, a motivo della loro minore importanza o dell'esigenza di una pronta soluzione, non giustificano l'intervento degli organi di gestione. Essa consiste nelle attività ordinarie e nell'attuazione delle decisioni e della linea di condotta tracciata dall'organo di gestione.
Analogamente, le persone autorizzate ad assumere impegni per il partecipante entro determinati limiti (inclusi i limiti finanziari) non possono essere accettate come rappresentanti legali ai fini della nomina del LEAR o della dichiarazione di consenso, in
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3. Sostituzione del LEAR
Per la sostituzione di un LEAR già convalidato sono richiesti gli stessi documenti e si seguirà la stessa procedura. Non esiste alcuna procedura alternativa specificamente concepita per la sostituzione dei LEAR.
4. Verifiche ex post effettuate dall'UE — irregolarità e/o false dichiarazioni L'UE si riserva il diritto di eseguire in qualunque momento controlli, verifiche, revisioni o indagini.
Qualora emerga che i partecipanti non hanno rispettato l'obbligo di tenere i documenti originali o hanno commesso altre irregolarità, saranno adottate misure appropriate.
Se nel frattempo i partecipanti hanno già ricevuto finanziamenti o concluso contratti con l'UE, la loro partecipazione alle sovvenzioni o ai contratti in corso può essere cessata e gli importi indebitamente pagati saranno recuperati.
Inoltre, in caso di irregolarità o false dichiarazioni, i partecipanti possono anche essere sanzionati ed esclusi da futuri finanziamenti dell'UE (sovvenzioni/appalti, premi, accordi di contributo, ecc.; cfr. articoli da 135 a 145 del regolamento finanziario dell'UE). Inoltre, può essere informato l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).
III. NORME IN MATERIA DI VALUTAZIONE DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA