L'operatività dei flussi informativi

Estremamente complesso risulta, nella pratica, lo sviluppo del tema del disegno e dell'implementazione di un flusso di informazioni verso l'OdV che si configuri come un canale di trasmissione sistematica di dati e informazioni e che lo metta nella condizione di svolgere a pieno quel ruolo di prevenzione cui è istituzionalmente votato, non limitandosi a intervenire unicamente in caso di condotte potenzialmente a rischio.

Proprio nella fase di costruzione ed implementazione dei flussi è necessaria una stretta collaborazione tra i Responsabili delle varie Funzioni aziendali e coloro che provvedono, in concreto, alla realizzazione dei flussi stessi. I flussi sono dunque il risultato di questa cooperazione: i Responsabili delle Direzioni informano, infatti, in fase di redazione dei report informativi, circa le attività sensibili che potrebbero essere svolte nell'ambito della propria Funzione: i flussi prendono forma anche e soprattutto da queste informazioni.

I Responsabili delle varie aree sono dunque coinvolti fin dal principio, già nella fase di progettazione, e sono inoltre resi partecipi, informati circa l'importanza della stessa. E' solo in tal modo che i flussi acquisiscono quella vitalità indispensabile, non solo per la buona riuscita degli scambi informativi, ma anche, e soprattutto, per l'efficacia del Modello di cui costituiscono l'anima.

I flussi informativi, come pure le restanti parti del Modello, possono essere utili nell'ottica della prevenzione solo se dinamici, ovvero in grado di adeguarsi ai cambiamenti, siano essi organizzativi o societari. Appare ovvio come, in caso contrario, possa risultare notevolmente diminuita la portata, a livello informativo e di efficacia, del sistema di reporting medesimo.

Ci possiamo poi chiedere come possano essere operativamente utilizzate queste informazioni. Destinatario dell'attività di reporting è, come più volte ricordato, l'Organismo di Vigilanza che risulta quindi anche esserne fruitore primario. E' proprio

sulla base dei flussi informativi pervenuti che l'OdV prende decisioni in merito alla necessità, o meno, di approfondire talune segnalazioni con audit specifici.

Tutte le schede relative ai flussi informativi ex D. Lgs. 231 vengono analizzate dall'OdV per le opportune valutazioni e lo stesso, in sede di riunione, esaminando le evidenze ricevute, può decidere in merito all'opportunità di intervento.

Oggetto di valutazione possono essere, ad esempio, le segnalazioni operate, nell'ambito dei flussi specifici, dal Responsabile Risorse Umane, così come viste in precedenza, oppure possiamo ipotizzare quelle che potrebbero essere le evidenze riscontrate dalla Direzione Vendite Corporate. Possiamo immaginare, ad esempio, la partecipazione a due gare d'appalto (SCHEDA DI EVIDNZA – VC.T.1 – Gare d'appalto indette dalla PA cui si è partecipato/sta partecipando) indette da due diversi Enti pubblici, l'Ente A e l'Ente B, con importo, in caso di gara conclusa, pari ad X nel primo caso ed Y nel secondo. Supponiamo poi che le due gare abbiamo raggiunto fasi diverse di realizzazione: aggiudicazione definitiva e stipula nel primo caso, presentazione dell'offerta nel secondo.

Il Responsabile Internal Auditing di CDC POINT SpA, in sede di riunione, porta a conoscenza gli altri membri dell'OdV della capogruppo circa l'analisi dei flussi informativi dallo stesso effettuata, evidenziando o meno situazioni di criticità tali da far supporre ipotesi di reato ex. D. Lgs 231/01. Si esamineranno in tal modo tutte le segnalazioni dei Responsabili di Funzione e si prenderanno in debita considerazione anche i cambiamenti organizzativi o societari eventualmente intervenuti.

Ad esempio, durante la riunione del 31 gennaio 2011, l'ODV ha preso formalmente atto del fatto che, a seguito della riorganizzazione societaria, a partire dal 01/01/2011 le società Interfree srl e Micronica spa, facenti parte del Gruppo CDC, sono state incorporate nella capogruppo. La riorganizzazione assume rilievo in quanto, in conseguenza della stessa, decadono dalla medesima data gli Organismi di Vigilanza ex D.Lgs. 231/01 delle due società. Inoltre, sempre a partire dal 01/01/2011, entra nel perimetro di consolidamento della capogruppo la società Essedì Shop srl. La nomina di un OdV, data la natura e l'organizzazione della società, può essere, così come per la società Computer Discount Srl a carattere monocratico, identificabile, ad esempio, con il Responsabile Internal Auditing di CDC.

Oggetto delle riunioni dell'OdV può essere anche la verifica dei flussi informativi relativi alle attestazioni di bilancio di esercizio e consolidato, che tutti i Responsabili di Funzione (per il bilancio di esercizio) e i referenti (per il bilancio consolidato) consegnano al Dirigente Preposto ai documenti contabili e societari.

In merito alle due tipologie di flusso si possono riscontrare o meno situazioni di criticità tali da supporre ipotesi di reato ex. D.Lgs 231/01. In caso di evidenza l'Organismo di Vigilanza deciderà come procedere.

7 Considerazioni conclusive a cura del Responsabile Internal Auditing

In merito al percorso di adeguamento del Modello, alla sua efficacia, nonché in merito all'importanza assunta dai flussi informativi nell'ambito dell'operatività del Modello medesimo, le considerazioni finali del Responsabile Internal Auditing enfatizzano le difficoltà e le opportunità connesse alla corretta implementazione di un Modello di organizzazione, gestione e controllo.

L'entrata in vigore della norma in oggetto ha sicuramente consentito di colmare il gap legislativo che, fino a pochi anni fa, non permetteva di riconoscere le persone giuridiche come capaci di commettere reati. Da un lato si introduce quindi la responsabilità amministrativa delle imprese, dall'altro si fornisce loro la possibilità di esimersi da tale responsabilità tramite la creazione, ma soprattutto la corretta e tempestiva implementazione, di un Modello di Organizzazione gestione e controllo. Proprio la necessità di una “efficace attuazione” rende particolarmente difficoltoso il percorso di costruzione, prima, e adeguamento, poi, del Modello Organizzativo.

“A quasi dieci dall'entrata in vigore del Decreto, le evoluzioni e gli aggiornamenti

subiti dallo stesso hanno reso necessari un impegno ed uno sforzo, sia economico che strutturale, notevoli al fine di riuscire a mantenere alta l'efficacia del Modello stesso.”

L'evoluzione che la normativa in oggetto ha subito nel corso degli ultimi anni, soprattutto in termini di incremento delle fattispecie di reato considerate, ha infatti notevolmente ampliato il raggio d'azione del Modello. Se a ciò aggiungiamo il fatto che il Legislatore, ampliando il numero dei soggetti responsabilizzati di controlli di varia natura all'interno dell'impresa, ha indirettamente frazionato le responsabilità e generato una certa proliferazione di modelli di valutazione e gestione, possiamo

comprendere come “per le aziende sia sempre meno facile individuare il campo

d'azione per ottemperare agli adempimenti legislativi.”

Inoltre fine ultimo dell'attuazione del Modello deve essere non solo quello di prevenire la commissione dei reati, ma anche, e soprattutto, quello di produrre innovazione, grazie alla revisione dell'intera struttura aziendale, con prioritaria ricaduta in termini di miglioramento dei sistemi organizzativi e di governance in generale. “Questo si

scontra, però, con una serie di problemi: non è semplice far comprendere a tutti i destinatari del Modello che quanto in esso scritto non è materia e competenza esclusiva della Direzione, dell'Organismo di Vigilanza e della Funzione Internal Auditing ed inoltre che lo stesso non ostacola l'operatività quotidiana, ma, anzi, la facilita.”

Occorre poi ricordare che il percorso di adeguamento del Modello comporta un cospicuo impegno del braccio operativo allo stesso preposto, ovvero la Funzione Internal Auditing.

Notevoli sono dunque le difficoltà che si celano dietro l'adesione agli adempimenti previsti dal D.Lgs. 231/01, ma notevoli sono anche i benefici che dalla stessa si possono ricavare: “se il Modello è correttamente implementato in tutte le sue

componenti, con particolare riferimento ai flussi informativi, risulta essere estremamente utile in termini, ad esempio, di miglioramenti dell'operatività, garantendo un reperimento di informazioni che, altrimenti, non risulterebbe così semplice e compattato.”

I flussi informativi sono appunto un elemento fondamentale che necessita, però, di essere ben strutturato in fase di progettazione così da essere d'ausilio all'Organismo di Vigilanza e da permettere allo stesso di valutare l'opportunità di ulteriori interventi. Sul piano pratico, tuttavia, la corretta implementazione di un sistema di reporting verso l'Organismo di Vigilanza si scontra con la percezione che dei flussi hanno coloro che dovrebbero compilarli: “non vengono infatti percepiti come un' attivatà essenziale,

non essendo funzionali al core business. Capita così che lo sforzo per andare a recuperare le informazioni sia maggiore di quanto preventivato.”

L'attuazione puntuale del Modello è dunque facilitata laddove la sensibilità dei vari Responsabili di Funzione, in tal senso, sia maggiore e laddove essi comprendano i

potenziali vantaggi ricavabili.

Concludendo: può dunque il Modello aiutare, in concreto, nella prevenzione dei reati e, soprattutto, nella gestione dell'organizzazione?

Indubbiamente, anche se molti passi devono ancora essere fatti in tal senso, soprattutto in termini di sensibilizzazione verso una cultura “globale” dell'etica che coinvolga non solo chi opera in azienda e quando vi opera, ma ciascuno di noi.

BIBLIOGRAFIA

● Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità

amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300” pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19

giugno 2001.

● Legge 28 dicembre 2005, n. 262 “Disposizioni per la tutela del risparmio e la

disciplina dei mercati finanziari” pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 301 del

28 dicembre 2005 – Supplemento ordinario n. 208.

● Raccomandazione N.R. (88) 18 del Comitato dei Ministri del Consiglio d'Europa-20 ottobre 1988.

● Relazione Ministeriale al Decreto Legislativo 231/01 in Guida al diritto, n.26 del 2001.

● ALLEGRINI M., SILVESTRI A., Dirigente Preposto e controlli interni: i

risultati di una ricerca empirica, in REVISIONE CONTABILE n. 82/2008

● ASSOCIAZIONE ITALIANA INTERNAL AUDITORS e

PRICEWATWERHOUSECOOPERS, La gestione del rischio aziendale, ERM -Enterprise Risk Management: un modello di riferimento e alcune tecniche applicative. Il Sole 24 Ore, Milano.

● ASSOCIAZIONE ITALIANA INTERNAL AUDITORS, Position Paper D.Lgs.

231/01, Responsabilità amministrativa delle società: modelli organizzativi, di

prevenzione e controllo, Milano, 2001.

e Guide Interpretative per la Pratica Professionale dell'Internal Auditing, 2005.

● ASSONIME, Circolare n. 43, 2009

● BORSA ITALIANA SpA, Comitato per la Corporate Governance, Codice di

Autodisciplina, marzo 2006.

● CONFINDUSTRIA, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di

Organizzazione, gestione e controllo, 31 marzo 2008.

● CONSIGLIO NAZIONALE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEI

RAGIONIERI, Principi di revisione, scheda mobile, IPSOA.

● CONSIGLIO NAZIONLE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEGLI ESPERTI CONTABILI, Linee guida sul Modello Organizzativo ex D.Lgs.

231/01 per le imprese industriali, Documento n.1, 17 giugno 2009.

● CONSIGLIO NAZIONLE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEGLI ESPERTI CONTABILI, Modelli di organizzazione ex D.Lgs. 231/01, Documento n.2, 17 giugno 2009.

● CONSIGLIO NAZIONLE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEGLI ESPERTI CONTABILI, Osservazioni in merito alla realizzazione di un

Modello di organizzazione, gestione e controllo, Documento n.3, 17 giugno

2009.

● COSO REPORT – Il sistema di controllo interno (Progetto Corporate

Governance per l'Italia), Il Sole 24 Ore, 3 edizione, 2008.

● D'ONZA G., Il sistema di controllo interno nella prospettiva di Risk

● FORTUNATO, IN DAVIES, La prevenzione degli illeciti societari, Milano, 2002.

● MARCHI L., Revisione aziendale e sistemi di controllo interno, Milano, GIUFFRE', 2008.

● MIOLO VITALI P., Il sistema delle dimensioni aziendali, GIAPPICHELLI, 1997.

● ORDINE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI ED ESPERTI CONTABILI,

Principi di Corporate Governance.

● PESENATO A., Modello di organizzazione, gestione e controllo ex

D.Lgs.231/01, IPSOA, 2010.

● PRICEWATERHOUSECOOPERS, Controllo legale dei conti e revisione

contabile, Il Sole 24ORE, 2000.

● PROVITI Indipendent Risk Consulting, Responsabilità amministrativa degli

Enti ex D.Lgs.231/01: la composizione dell'Organismo di Vigilanza nelle società e nei Gruppi.N.21 – Ottobre 2008.

● RORDOF R., Il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili

societari, in LE SOCIETA' n. 4/2008.

● VENEZIANI P.,CADOPPI A., GARUTI G., Enti e responsabilità da reato, UTET, 2010.

Ringraziamenti

Redigere una pagina di ringraziamenti potrebbe sembrare, ai più, dopo aver scritto un'intera tesi, qualcosa di semplice ed immediato: niente di più sbagliato. Seduta sul divano, occupata negli ultimi sviluppi della tesi, ancora non mi rendo conto di essere arrivata alla fine di un percorso che, negli ultimi cinque anni, ha coinvolto tutta me stessa. Ripercorrendo gli episodi, i momenti che mi hanno portato fin qui, non posso fare a meno di pensare, terrorizzata dall'idea di poter dimenticare qualcuno, a quanti, durante questo cammino, mi hanno fatto da ala, dato forza e sostenuto.

Doverosi e sentiti ringraziamenti vanno al Professor Allegrini, per la cortesia, la disponibilità avute nei miei riguardi; al mio responsabile, Francesco Leotta, per i consigli ricevuti ed il tempo dedicatomi.

Il pensiero va poi, ovviamente, ai miei genitori, senza i quali tutto questo non sarebbe stato possibile; a mio fratello, al quale vorrei ricordare che, nonostante tutte le litigate e le incomprensioni, voglio un gran bene; a zio Ale e a Claudia per la disponibilità infinita e l'affetto di cui mi hanno sempre dato prova; a zia Donatella per il supporto e i buoni consigli, a lei e a Peter per le volte in cui, nel corso dei primi anni universitari, mi hanno accolto ed ospitato; a zio Massimo, perché c'è sempre stato in tanti momenti difficili, per il bene che tutti i giorni mi dimostra e l'appoggio che è capace di offrirmi; a nonna Elis per tutto il tempo che mi ha dedicato; a nonna Minnie, che è maestra di vita, per gli insegnamenti ricevuti; ai miei cuginetti Caterina e Christopher, per le piccole attenzioni che sono capaci di riservarmi; ad Elisabetta per il supporto fornito in questo ultimo anno, per la gentilezza ed il riguardo avuti.

Anche se non sono più con noi, poiché li porto sempre nel cuore, poiché so che mi proteggono, che sarebbero orgogliosi di me, ringrazio i miei nonni, Dulio e Marino, per la bontà che hanno dimostrato e l'affetto estremo che hanno riservato a me e a mio fratello.

Grazie a Luca perché forse non gli ho mai detto grazie abbastanza per aver sempre creduto in me, più di quanto abbia fatto io stessa, per avermi sempre spronato, incoraggiato, sostenuto, per i momenti passati insieme e per il bene che ha saputo e sa volermi e dimostrarmi.

Ringrazio Ludovica per ogni singola, piccola, grande cosa che ha fatto per me, per tutte le lacrime asciugate e le risate condivise, ma soprattutto per essermi sempre stata

vicina in tutti questi anni, per avermi supportato, per essere stata sempre onesta, sincera e leale; ringrazio Ida per il bene che mi vuole e le dico: “Sei l'unica che mi fa arrabbiare, ma ti voglio un gran bene anche io!”; Camilla, per le serate terminate in macchina a condividere piccoli e grandi drammi e per mille altre cose; Claudia, per la freschezza, la spontaneità con cui affronta tutto, ed anche lei, come le altre, per esserci sempre stata; grazie a Nicoletta, per tutto quello che di bello abbiamo vissuto insieme durante questi anni universitari, per tutto quello che ci siamo dette e scambiate, accocolate sul divano di sala; a Lucia, per la gioia travolgente e contagiosa che mette in quello che fa, per la forza che dimostra, per la spalla che offre sempre come supporto.

Seguono, per ordine in questa pagina, ma non assolutamente per importanza assunta, Beatrice, Francesca, Ylenia, delle quali ho una stima immensa e cui voglio un bene infinito. Le ringrazio per essermi sempre state accanto nei momenti belli ed in quelli che lo sono stati meno, per avermi fornito un supporto indispensabile e a loro voglio dire che sono davvero importanti per me e che hanno un posto speciale nel mio cuore. Ringrazio Andrea, perché siamo cresciuti insieme, perché in tanti momenti difficili è stato l'unico punto di riferimento, lo ringrazio per questo e per mille altre cose; ringrazio Simone perché siamo legati dalla nascita ed è come se fosse un fratello; Stefano per l'affetto, le parole di conforto, i buoni consigli che ha saputo offrirmi; Daniele (il Tremendo) che è sempre pronto per una risata e per questo mi ha rallegrato in tanti momenti bui; Tommaso che ha una pazienza infinita ed è sempre pronto ad ascoltare; i fratelli Zecchini (Simone e Daniele), Davide, Marco e Samuel... insomma, ringrazio tutti i “bimbi” per il bene che mi hanno voluto e sanno volermi.

Come dimenticare “la Giovanna”?! Le dico grazie per tutte le ore passate ad ascoltare e a consolare, per tutti i momenti piacevoli che abbiamo condiviso in questi anni; ringrazio Giulia, Federica, Chiara, Isabella, Valentina, Alice, Francesca, Stefano, e tutti coloro che ho incontrato nel corso di questa esperienza universitaria, per gli aiuti scambiati, perché hanno saputo rendere tante ore di lezione più leggere e piacevoli, per l'amicizia di cui mi hanno dato prova.

Un grazie tutto speciale va a Valeria che in questi anni ha dimostrato una disponibilità infinita, la ringrazio per tutto quello che ha sempre fatto e che continua a fare per me; a Pina, che è sempre pronta ad offrire un aiuto; ad Alessio, per quel pizzico di follia

travolgente che lo caratterizza; ai miei compagni e alle mie compagne delle Scuole Superiori, perché i rapporti di amicizia che abbiamo instaurato continuano a durare anche oggi.

Ringrazio anche gli ultimi arrivati, Gino e Igor, che in questi mesi mi hanno sopportato che hanno sempre saputo rispondere con gentilezza a tutte le mie richieste d'aiuto. Ringrazio, infine, tutte le altre persone che, nel corso di questi anni, e soprattutto

durante gli ultimi mesi, mi sono state vicine offrendomi un supporto, e che non nomino per ovvi motivi di spazio, ma cui va un “grazie di cuore”.