Le operazioni fondamentali di cui il Project Manager, deve garantire la corretta esecuzione sono:
Negoziazione precontrattuale: non è sempre presente, è del tutto
assente nelle opere pubbliche, il cui capitolato è stabilito per legge e le cui condizioni non possono pertanto essere negoziate; allo stesso modo si comportano talora i grandi committenti, che tendono a proporre capitolati predefiniti, in cui tuttavia esiste sempre qualche possibilità di negoziazione. La negoziazione precontrattuale è
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compito del Project Manager, e deve avere lo scopo di definire tutte e clausole, stabilendone anche i criteri di corretta interpretazione e tentando di chiarire in anticipo ogni possibile dubbio. Una volta stipulato il contratto, è bene che nella sua stesura definitiva sia scritto che essa regola tutti i rapporti fra le parti e che tutti i documenti precedenti non hanno più valore alcuno, al fine di evitare continui richiami a documenti precontrattuali che renderebbero difficoltosa la corretta gestione del contratto. In fase di negoziazione, talora già all’atto della prima presentazione dell’offerta, l’appaltatore deve prestare una fideiussione di norma variabile dallo 0,50% al 3% dell’importo contrattuale, il cui scopo è garantire che l’appaltatore non si ritiri qualora risulti aggiudicatario del contratto, vanificando così la procedura di gara o di selezione; questa garanzia viene restituita in caso di mancata aggiudicazione o, in caso di aggiudicazione, all’atto della prestazione della garanzia di buona esecuzione
Atti necessari perché il contratto entri in forza: una volta firmato il
contratto, è necessario che gli atti necessari perché il contratto entri in forza sono specificati dal contratto stesso e che possono essere da parte dell’appaltatore la prestazione delle garanzie contrattualmente richieste; da parte del committente è normalmente richiesta come condizione di validità del contratto la consegna del sito, mentre talora sono citate condizioni finanziarie, come l’apertura delle lettere di credito.
Consegna del sito: è l’atto formale con cui il committente dà la
disponibilità del sito di lavoro, dopo aver provveduto a ottenere le licenze di sua competenza; l’appaltatore deve verificare la rispondenza del sito al contratto, con particolare attenzione nel caso di cambiamento di sito. All’atto della consegna del sito è opportuno
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verificare anche l’esistenza e la regolarità delle autorizzazioni e delle procedure di sicurezza; la consegna del sito è un’operazione contrattuale fondamentale, che deve essere eseguita a cura del Project Manager.
Approvazione del Progetto: approvazione da parte del committente; è
importante che il contratto specifichi i tempi di presentazione e di approvazione.
Stati di avanzamento periodici e dati quantitativi di controllo di
progetto: il contratto deve prevedere, tramite un’allegata specifica, quali siano le richieste della committente per poter eseguire il controllo di progetto e la determinazione dell’avanzamento periodico.
Registrazione dell’andamento dei lavori: l’andamento dei lavori deve
essere registrato nel maggior dettaglio possibile con una serie di documenti condivisi fra committente e appaltatore. In passato si usavano il giornale dei lavori o i verbali delle riunioni periodiche di avanzamento; oggi esistono soluzioni informatizzate che danno lo stesso risultato, con la possibilità di recuperare facilmente le informazioni. Il contratto dovrebbe prevedere la forma che devono assumere i vari documenti e chi sia autorizzato a firmarli. Una particolare attenzione merita la corrispondenza contrattuale a tutti i livelli, è compito del Project Manager garantire che ogni responsabile di area, funzione o settore curi la corrispondenza di sua competenza.
Richieste di importi aggiuntivi per varianti o danni: devono seguire la
procedura contrattualmente prevista.
Consegna preliminare: alla fine dei lavori, il manufatto completato
viene consegnato al committente che può utilizzarlo, restando a carico dell’appaltatore l’obbligo di garanzia; qualora il manufatto sia
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completato al punto da poter essere utilizzato, ma manchino alcune finiture di dettaglio, vale il concetto di sostanziale completamento che si applica anche in caso di occupazione da parte del committente.
Consegna definitiva: alla fine del periodo di garanzia, l’appaltatore
consegna tutti i disegni ed è libero da qualsiasi responsabilità, fatta salva la responsabilità decennale per le strutture e il danno ambientale.
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CAPITOLO IV
PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE
Un sistema di programmazione e controllo di progetto deve essere operante in qualsivoglia tipo di organizzazione di progetto, sia che si abbia solo general contractor sia che ci si trovi con una struttura contrattuale più complessa.
Il committente ha interesse a definire e a rendere operativo un sistema di controllo di progetto unificato, utilizzato da tutte le parti che cooperano al progetto, e i cui criteri operativi e metodologie siano stabiliti dalle specifiche contrattuali e costituiscano pertanto obbligo contrattuale e non facoltà. Ciò che può essere fatto direttamente, tramite un managing contractor, o delegando l‟intera attività all‟eventuale general contractor.
Anche la pianificazione e la programmazione sono un processo iterativo che parte da una pianificazione e da un programma di massima in fase strategica per evolversi verso maggiori livelli di dettaglio.
4.1. REGIME STOCASTICO E REGIME DETERMINISTICO
La distinzione tra Regime Stocastico e Regime Deterministico è fondamentale in pianificazione e programmazione, in particolare la pianificazione è tipica del regime stocastico mentre la programmazione è tipica del regime
CAPITOLO IV PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE
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deterministico. Infatti in un progetto si può distinguere una fase di ideazione del progetto, che comprende la progettazione del processo e la progettazione di massima o, meglio, la progettazione generale, che nel caso civile si identifica con la progettazione architettonica, e una fase deterministica in cui si redige un progetto esecutivo.