Pianificazione delle risorse

Nella maggior parte dei casi, non solo le risorse sono limitate, ma sono condivise con altri progetti. Quando si è in presenza di risorse limitate, il legame fra tempi e risorse diviene fondamentale; le date schedulate debbono infatti essere valutate sia in relazione al raggiungimento delle milestone di progetto, sia in termini del “come” e del “quando” utilizzare le risorse con disponibilità limitata. In numerosi casi il tempo stesso rappresenta una risorsa scarsa del

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progetto. La schedulazione risulta quindi strettamente collegata alla pianificazione delle risorse nel piano operativo di progetto: come programmare le risorse richieste dalle attività, come definire e stimare la relativa disponibilità ed, infine, come bilanciare e ottimizzare l‟impiego di risorse disponibili. Quando in un progetto si definiscono, si selezionano e si programmano le risorse coinvolte si fa riferimento alle tipologie più disparate: come ad esempio risorse umane, risorse materiali, informative. Il primo passo consiste nella stima e nella previsione dell‟impiego delle risorse e, talvolta, anche nella loro identificazione puntuale.

Chi effettua e/o fornisce tale stima traduce lo scopo dell‟attività in unità misurabili: si avranno ore-uomo per le varie tipologie di servizi tecnici e professionali, ore-macchina, ore di elaborazione dei dati, ore di ingegneria, tonnellate per unità di tempo e così via.

L‟unità di misura scelta per la definizione del carico delle risorse varierà a seconda del task, del progetto e della flessibilità della risorsa. Integrare tempi e risorse non è immediato.

Se si volessero individuare gli estremi della relazione che esiste fra impiego dell‟unità “tempo” e impiego dell‟unità “risorsa”, si potrebbe fare riferimento alle seguenti situazioni:

 Situazione time-limited: il progetto deve essere completato entro una

determinata scadenza: il tempo di fine progetto non può essere allungato. In questo caso ogni sovrassegnazione di risorsa deve essere soddisfatta, incrementando la disponibilità ogni volta che viene richiesto. La variabile critica è dunque data dal tempo. Situazioni time-

limited si verificano quando al progetto sono imputabili elevate penali

in caso di ritardo, quando si deve rispettare la stagionalità del mercato, quando il progetto fa parte di un altro progetto più ampio nel quale le date di integrazione fra i due sono obbligate;

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 Situazione resource-limited il progetto deve essere terminato al più

presto possibile nel rispetto dei vincoli imposti dalle risorse, che non possono essere rimossi. La variabile critica è questa volta rappresentata dalla risorsa. Questa situazione si può verificare quando esistono apparecchiature in un numero ridotto, quando le norme di sicurezza possono governare il numero di presenze in un‟area definita, quando vi sono ritardi nelle informazioni in merito a disegni e specifiche.

Le situazioni intermedie fra quelle sopra descritte rappresentano, nella sostanza, il trade-off fra tempo e risorse, e le loro coordinate sono date dalle risorse associate ai tempi di completamento delle attività. È ovvio che i due estremi citati non esauriscono le scelte di assegnazione; a queste bisogna in seguito associare anche i costi relativi.

A seconda del numero di persone dedicate all‟attività, il tempo di completamento dell‟attività può variare con il medesimo impegno di risorsa in termini di ore- uomo; le attività per le quali si verifica questa situazione vengono definite

resource-driven. Se invece si manifestasse una situazione in cui il tempo

impiegato per svolgere l‟attività è fisso a causa di tempi tecnici inderogabili a prescindere dal numero di risorse, l‟impiego della risorsa è determinato dai tempi.

L‟incidenza delle risorse, vale a dire il numero di risorse attribuite all‟attività, non ha alcun effetto in termini di riduzione dei tempi di completamento e determina, invece, un incremento di costo. Le attività per le quali si verifica la situazione suddetta vengono definite time-driven.

Si può inoltre affermare che, se prima si definiscono tempi e costi, e in seconda battuta le risorse, queste ultime risultano di fatto già vincolate, in quanto nel processo di stima ci si limita a prevedere quante risorse sono necessarie per svolgere l‟attività nei tempi e nei costi concordati. Tuttavia, se le risorse non sono di fatto limitate, la stima potrebbe essere influenzata dal fatto che, ad esempio, non esista la disponibilità fisica per poter impiegare tutte le risorse stimate

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necessarie o che non sia materialmente possibile svolgere il lavoro perché le norme di sicurezza non consentono sovraccarichi di risorsa, o che l‟effettiva produttività delle risorse non sia proporzionale alle risorse impiegate, ma dipenda dall‟esistenza di un controllo impossibile da esercitare su un numero elevato di risorse.

Una volta stimata la quantità di risorsa necessaria per svolgere le singole attività nei tempi richiesti, si valuta qual è l‟impiego totale della risorsa considerata per unità-tempo all‟interno del progetto. Il cosiddetto “carico risorsa” è la quantità di risorsa che la schedulazione richiede in un definito intervallo di tempo. L‟impiego totale di ogni risorsa è funzione del tempo e, come tale, può essere calcolato facendo riferimento alle tecniche reticolari.

Per valutare l‟intensità di utilizzo di ogni risorsa per unità di tempo dopo aver sviluppato un‟analisi CPM, cioè una schedulazione dei tempi e degli scorrimenti del progetto, l‟informazione relativa alle risorse viene associata a ogni singola attività e il timing della risorsa è direttamente collegato alle ipotesi inserite in merito ai tempi schedulati dell‟attività.

Le specifiche richieste per l‟inserimento delle informazioni relative alle risorse possono essere così sintetizzate; per ogni descrizione di attività si definiscono:

 Descrizione della risorsa: rappresenta l‟identificazione della risorsa;

 Intensità massima di utilizzo sul progetto: rappresenta la modalità di

impiego della risorsa sull‟unità di tempo definita nel calendario standard di progetto.

 Impiego sull‟attività: rappresenta la quantità di risorsa impiegata

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 Durata della risorsa: indica quanto tempo la risorsa è impiegata

sull‟attività; quest‟ultima può essere ovviamente minore o uguale alla durata complessiva dell‟attività, ma non può mai risultare maggiore.

 Lead time: misura la differenza fra la data schedulata di inizio attività e la

data di inizio di impiego della risorsa.