Le regole ed i divieti riportati nel precedente capitolo si tramutano in principi operativi che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività di qualsiasi Organo di governo, Funzione di staff e Direzione di business che fa capo a SOPAF
Tutti i DESTINATARI del presente MODELLO, nonchè quanti agiscano in nome e per conto della Società sono tenuti, nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, a rispettare le seguenti regole di comportamento:
i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima trasparenza, collaborazione, disponibilità e nel pieno rispetto del suo ruolo istituzionale e delle previsioni di legge esistenti in materia, dei principi generali e delle regole di comportamento richiamate nel Codice di Condotta nonché del presente capitolo della PARTE SPECIALE, dando puntuale e sollecita esecuzione alle sue prescrizioni ed agli adempimenti richiesti;
i rapporti con la Pubblica Amministrazione, in accordo con quanto previsto dal Codice di Condotta, devono essere gestiti esclusivamente da soggetti debitamente abilitati in base al sistema di poteri in essere;
nei casi in cui dovessero verificarsi eventi straordinari ossia criticità non risolvibili nell’ambito della ordinaria gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il personale deve immediatamente segnalare la situazione al proprio diretto superiore per le azioni del caso;
il personale non può dare seguito e deve immediatamente segnalare per le azioni del caso al proprio responsabile qualunque tentativo di estorsione o concussione da parte di un funzionario della Pubblica Amministrazione di cui dovesse essere destinatario o semplicemente a conoscenza;
si sconsiglia di gestire i rapporti con i rappresentanti della Pubblica Amministrazione in assenza di un altro soggetto. Tale comportamento, infatti, potrebbe elevare i rischi di commissione dei reati precedentemente elencati;
in presenza di visite ispettive da parte di pubblici ufficiali o di incaricati di pubblico servizio la gestione da parte dei DESTINATARI della presente PARTE SPECIALE di tali contatti deve avvenire alla presenza di almeno due soggetti;
le informazioni che possono essere raccolte durante lo svolgimento della propria attività, qualunque sia il ruolo ricoperto, dovranno sempre intendersi come “riservate e confidenziali”.Tali informazioni non dovranno quindi essere comunicate a terzi (inclusi quindi soggetti legati direttamente o indirettamente alla Pubblica Amministrazione) al fine di concedere una qualsiasi potenziale forma di beneficio;
l’assunzione di personale o collaboratori dovrà seguire regole di valutazione della professionalità e la retribuzione complessiva sarà in linea con quanto già presente verso figure di analoga funzione e responsabilità, evitando di privilegiare soggetti i quali, direttamente o indirettamente, potrebbero svolgere attività legate alla Pubblica Amministrazione;
qualora Sopaf dovesse intraprendere una attività di intermediazione in valori mobiliari in favore di terzi, tale l’attività di intermediazione dovrà essere svolta, al fine di assicurare la massima trasparenza nell’operatività, ove possibile, in contropartita diretta con il mercato o attraverso intermediari qualificati. Tutte le operazioni di negoziazione che dovessero avvenire in contropartita diretta tra SOPAF ed il suo eventuale cliente (privato o istituzionale) dovranno essere comunicate all’Organismo di Vigilanza. Non dovranno essere effettuate operazioni di negoziazione con l’obiettivo di generare una perdita nei confronti di SOPAF con l’intento di trasferire risorse a favore di terzi;
visti i processi deliberativi per le spese correnti o investimenti in beni durevoli, la scelta dei fornitori deve basarsi su più preventivi di spesa prodotti da diverse controparti, confrontabili tra loro per tipologia di prodotti/servizi offerti, valutando il miglior rapporto esistente tra qualità e prezzo. Le regole per la scelta del fornitore devono rispettare quanto previsto dal Codice di Condotta e dalla procedura “Acquisti di beni e servizi” al fine di prevenire il rischio che la scelta del fornitore avvenga sulla base di condizionamenti o nella speranza di ottenere vantaggi attraverso la selezione di fornitori “vicini” a soggetti legati alla Pubblica Amministrazione, con il rischio di commettere i reati di concussione o corruzione;
in occasione di festività, ricorrenze particolari o momenti promozionali, secondo gli usi e le consuetudini locali, sono ammesse regalie ed omaggistica se di modesto importo;
ai fini della presente PARTE SPECIALE, si intendono per omaggi principalmente:- somme di denaro;
- servizi di ospitalità, viaggi, biglietti e/o pass;
- gadget, omaggistica di valore non meramente simbolico (sono esclusi, pertanto, agende, strenne natalizie, pubblicazioni e libri ecc.),
consegnati/offerti da SOPAF a terzi, ivi inclusi i rapporti con i rappresentanti delle società target o con i fornitori.
In quanto rappresentanti di SOPAF, i Destinatari, i collaboratori ed i consulenti, in accordo con quanto previsto dal Codice di Condotta, non devono cercare di influenzare il giudizio di alcun dipendente o rappresentante della Pubblica Amministrazione, o soggetto ad esso collegato, promettendo o elargendo denaro, doni o prestiti, né con altri incentivi illegali;
qualora Sopaf dovesse intraprendere una attività di intermediazione in valori mobiliari in favore di terzi, in caso di operatività con investitori legati alla Pubblica Amministrazione, le condizioni ad essi applicate devono essere coerenti con le condizioni previste per investitori aventi medesime caratteristiche o patrimonio.Ciò significa che, secondo il patrimonio conferito dall’investitore, anche se legato alla Pubblica Amministrazione, sarà possibile concedere condizioni di favore, ove tali condizioni dovessero risultare coerenti con quelle concesse ad altri investitori del medesimo standing. Ai fini di una corretta informativa e tracciabilità, i responsabili della concessione di tali condizioni dovranno produrre, con una frequenza e cadenza temporale concordata con l’Organismo di Vigilanza, l’elenco delle condizioni di favore relazionando la situazione che ha portato a tale decisione ed i termini di paragone presenti;
qualora SOPAF ricorresse a sovvenzioni o finanziamenti da parte della Pubblica Amministrazione per l’organizzazione di corsi di formazione o aggiornamento dedicati ai dipendenti di SOPAF, che potrebbero potenzialmente configurare il rischio di commissione di reati di truffa, indebita percezione di erogazioni in danno dello Stato e malversazione; gli addetti incaricati della predisposizione della documentazione a supporto della partecipazione al bando devono assicurare la correttezza e completezza delle informazioni riportate nella documentazione allegata, al fine di evitare di fornire informazioni non veritiere o fuorvianti; i responsabili della gestione e dell’utilizzo delle risorse ottenute dovranno assicurare che tali risorse vengano utilizzate nel rispetto della destinazione ad esse attribuita;
le comunicazioni ed i versamenti effettuati agli enti a carattere di assicurazione obbligatoria su base contributiva, quali ad esempio Fondo Interbancario Tutela dei Depositi, oppure Fondo Nazionale di Garanzia, devono essere veritieri e corretti, in quanto l’omissione o l’alterazione dei dati comporterebbe un tentativo di truffa ai danni della Pubblica Amministrazione.
Le comunicazioni ed i versamenti effettuati agli enti previdenziali ed assistenziali (ad esempio:INPS, INAIL, assistenza integrativa personale) devono essere veritieri e corretti, in quanto l’omissione o l’alterazione dei dati comporterebbe un tentativo di truffa ai danni della Pubblica Amministrazione. I soggetti incaricati della predisposizione delle informazioni e del successivo invio delle stesse sono tenuti ad assicurare la quadratura dei dati ottenuti con le fonti che le alimentano, assicurandosi che tali fonti riportino tutte le informazioni necessarie o ottenendo l’assicurazione di tale correttezza dai soggetti responsabili della produzione delle informazioni necessarie;
in occasione di operazioni di Tesoreria verso Enti, ovvero di incassi effettuati agli sportelli di imposte, tasse e contributi a vario titolo, le operazioni dovranno essere svolte secondo le procedure stabilite internamente, utilizzando le causali corrette ed attribuendo valuta e commissioni coma da accordi commerciali presi. Operando in forza di un mandato di riscossione si configura la fattispecie di reato di truffa verso la Pubblica Amministrazione qualora questi fondi fossero distratti dalla destinazione dichiarata.Tutti i DESTINATARI del presente MODELLO nonchè quanti agiscano in nome e per conto della Società sono tenuti, nella gestione degli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione, a rispettare le seguenti regole di comportamento:
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione e la predisposizione della relativa documentazione devono essere effettuati nel rispetto delle previsioni di legge esistenti in materia e dei principi generali e delle regole di comportamento richiamate nel Codice di Condotta nonché del presente capitolo della PARTE SPECIALE;
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione, in accordo con i principi generali e le regole di comportamento contenute nel Codice di Condotta, devono essere effettuati con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto di interesse. I documenti devono essere elaborati in modo puntuale ed in un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo;
tutta la documentazione deve essere verificata e sottoscritta da parte del responsabile competente;
i rapporti con Autorità ed Istituzioni Pubbliche, in accordo con quanto previsto dal Codice di Condotta, sono riservati esclusivamente alle funzioni a ciò delegate, nel rispetto dell’assetto gerarchico e organizzativo della SOCIETÀ;
ciascun Organo di governo, Funzione di staff e Direzione di business che fa capo a SOPAF è responsabile dell’archiviazione e della conservazione di tutta la documentazione prodotta nell’ambito della (propria) attività disciplinata nella presente norma comportamentale, ivi inclusa quella trasmessa alla Pubblica Amministrazione in via telematica o elettronica. Tra questa, a mero titolo esemplificativo:- tutta la documentazione prodotta nell’ambito del processo erogativo a fronte di progetti propri e di terzi, ivi inclusi i contratti/lettere di incarico con i consulenti e/o i commissari e simili coinvolti nel processo stesso;
- licenze, autorizzazioni e simili connesse all’attività di SOPAF o ottenute ad altri fini nonché gli accordi con le controparti contrattuali soggetti pubblici/incaricati di pubblico servizio;
- atti, verbali, bilanci, moduli, dichiarazioni et similia relativi alla gestione degli affari legali, fiscali e societari oppure alla gestione amministrativa, previdenziale ed assistenziale del personale;
- verbali relativi a visite ispettive, procedure istruttorie e simili;
- comunicazioni e segnalazioni relative agli adempimenti obbligatori verso le Autorità di Vigilanza e di Controllo cui la SOCIETÀ è tenuta in forza di legge;
- atti del contenzioso in materia civile, penale, amministrativa, tributaria, ecc.;