Gli Organi di governo, le Funzioni di staff o le Direzioni di business, nonchè i Consulenti ed i Collaboratori che, nello svolgimento della propria attività, si trovino a dover gestire rapporti con esponenti della Pubblica Amministrazione, provvedono a comunicare all’Organismo di Vigilanza con periodicità definita da quest’ultimo le seguenti informazioni minime:
con riferimento alla gestione dei rapporti con le Autorità di Vigilanza devono riportare le informazioni circa:- situazioni particolarmente rilevanti che abbiano dato origine a rilievi/richieste di riscontri da parte delle Autorità, relativamente a comunicazioni effettuate dalla SOCIETÀ;
- situazioni particolarmente rilevanti, relativamente alle visite ispettive/controlli delle Autorità in corso;
con riferimento ad ogni altra tipologia di rapporti con rappresentanti della Pubblica Amministrazione:- criticità emerse nel corso del processo, ad esempio, adempimenti non andati a buon fine e relativo motivo, rilievi effettuati nel corso di visite ispettive e relative sanzioni comminate alla SOCIETÀ, richieste illecite subite dal personale da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione ecc.;
- omaggi e liberalità di cui abbiano beneficiato soggetti pubblici o incaricati di pubblico servizio;
ogni nuova attività a rischio e/o ogni variazione alle attività a rischio esistenti di propria competenza;
ogni deroga, violazione o sospetto di violazione di propria conoscenza rispetto alle modalità esecutive e/o comportamentali disciplinate dalla presente PARTE SPECIALE, dalle norme di legge in materia nonché dalle Procedure, dai Manuali di processo (ove presenti), dalle Disposizioni operative, dal Codice di Condotta.PARTE SPECIALE II
I R
EATIS
OCIETARI1 FUNZIONE DELLA PARTE SPECIALE II
La presente PARTE SPECIALE ha l’obiettivo di illustrare i criteri e di regolamentare ruoli, responsabilità e norme comportamentali cui i DESTINATARI, nonchè quanti agiscano in nome e per conto della Società, come definiti nella Parte Generale, devono attenersi nella gestione delle attività a rischio connesse con le fattispecie di reato previste dall’art. 25-ter, nel rispetto dei principi di massima trasparenza, tempestività e collaborazione nonché tracciabilità delle attività.
Nello specifico la presente PARTE SPECIALE ha lo scopo di:
a) definire le procedure che i Dipendenti, gli Esponenti Aziendali/Soggetti Apicali, gli Agenti, i Consulenti, ed i Collaboratori di SOPAF devono osservare al fine di applicare correttamente le prescrizioni del MODELLO;
b) supportare l’Organismo di Vigilanza e i responsabili delle altre funzioni aziendali ad esercitare le attività di controllo, monitoraggio e verifica.
2 LE FATTISPECIE DEI REATI SOCIETARI (ART.25-TER DEL D.LGS.231/2001).ESEMPLIFICAZIONI DI
CONDOTTE CRIMINOSE RILEVANTI IN RELAZIONE ALLA REALTÀ LAVORATIVA DI SOPAF
La presente PARTE SPECIALE si riferisce alle fattispecie di reato realizzabili previste dall’art. 25-ter del D.Lgs. 231/2001. A seguire sono riportate le tipologie di reati potenzialmente rilevanti ed esempi di condotte criminose.
1. False comunicazioni sociali: prevista dall’art. 2621 del c.c. e costituite dalla condotta degli amministratori, dei direttori generali, dei dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, dei sindaci e dei liquidatori i quali, con l’intenzione di ingannare i soci o il pubblico e al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico, espongono fatti materiali non rispondenti al vero ancorché oggetto di valutazioni ovvero omettono informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della SOCIETÀ in modo idoneo ad indurre in errore i destinatari sulla predetta situazione. La punibilità è estesa anche al caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla società per conto di terzi.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando sono prodotte false comunicazioni previste dalla legge.
Si sottolinea che le comunicazioni rilevanti sono solamente quelle a favore dei soci o del pubblico.
Il perimetro di punibilità del reato è circoscritto all’ipotesi secondo la quale una valutazione è falsa quando valica i limiti della ragionevolezza. Non risulta quindi punibile una valutazione che non altera in modo sensibile la rappresentazione della situazione economica, patrimoniale o finanziaria della SOCIETÀ e sempre che esse non determinino una variazione del risultato economico di esercizio al lordo delle imposte, non superiore al 5% o una variazione del patrimonio netto non superiore al 1%.
Va altresì segnalato che il reato è punibile allorquando la falsità è idonea ad indurre in errore i Destinatari in merito alla situazione della SOCIETÀ.
2. False comunicazioni sociali in danno della società, dei soci o creditori: previste dall’art. 2622 c.c. e costituite dalla condotta degli amministratori, dei direttori generali, dei dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, dei sindaci e dei liquidatori, i quali, con l’intenzione di ingannare i soci o il pubblico ed al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico, esponendo fatti materiali non rispondenti al vero ancorché oggetto di valutazioni, ovvero omettendo informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della SOCIETÀ, in modo idoneo ad indurre in errore i Destinatari sulla predetta situazione e anche ponendo in essere azioni in concorso alla realizzazione delle attività di cui sopra che configurano la fattispecie di reato in oggetto, cagionano un danno patrimoniale alla società, ai soci o ai creditori.
La punibilità è estesa anche al caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla società per conto di terzi.
Contesto
Come nel caso precedente, tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando sono prodotte false comunicazioni sociali. Sono punite le condotte che causano un danno patrimoniale a soci o creditori o alla società. Ovviamente in caso di danno alla società non si configurerebbero le fattispecie rilevanti ai sensi del DECRETO 231, che prevede come presupposto il vantaggio dell’ente.
Si sottolinea altresì che le fattispecie di reato previste dagli artt. 2621 e 2622 c.c. possono comportare la costituzione di riserve occulte attraverso la sottovalutazione di poste attive e la sopravvalutazione delle poste passive.
3. Falso in prospetto13: reato previsto dall’art. 173 bis TUF si configura nel momento in cui, allo scopo di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, nei prospetti richiesti per l’offerta al pubblico di prodotti finanziari o l'ammissione alla quotazione nei mercati regolamentati, ovvero nei documenti da pubblicare in occasione delle offerte pubbliche di acquisto o di scambio, con l'intenzione di ingannare i destinatari del prospetto, espone false informazioni od occulta dati o notizie in modo idoneo a indurre in errore i suddetti destinatari.
Contesto
Poiché SOPAF è una holding finanziaria che ricerca opportunità di investimento tramite acquisto e vendita di quote di partecipazioni, sia pure marginalmente, tale fattispecie potrebbe configurarsi in capo alla società nel caso di operazioni significative relative alle partecipazioni stesse.
13Il reato di falso in prospetto è stato abrogato dall’art. 34 della L. 262/2005, pertanto non sembrerebbero essere più applicabili le sanzioni previste dal D.Lgs. 231/01. Tuttavia, poiché la fattispecie criminosa è stata riproposta in termini analoghi dall’art. 173-ter del D.Lgs. 58/1998 si ritiene opportuno, in via prudenziale, mantenerne la previsione nella mappatura delle attività a rischio, tra i reati cui il D.Lgs. 231/01 ricollega alla responsabilità dell’Ente
4.. Falsità nelle relazioni e nelle comunicazioni della società di revisione: previsto dall’art. 2624 del c.c. e costituito dalla condotta dei responsabili della revisione i quali, al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, nelle relazioni o in altre comunicazioni, con la consapevolezza della falsità e l’intenzione di ingannare i Destinatari delle comunicazioni, attestano il falso od occultano informazioni concernenti la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società sottoposta a revisione, in modo idoneo ad indurre in errore i Destinatari delle comunicazioni sulla predetta situazione.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF ogniqualvolta si tende a colludere con i responsabili della revisione, promettendo una qualsivoglia utilità, al fine di attestare il falso od occultare informazioni concernenti la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della stessa SOCIETÀ, sottoposta a revisione, in modo da indurre in errore i DESTINATARI delle comunicazioni sulla predetta situazione e generare un qualsivoglia profitto per la SOCIETÀ.
5.. Impedito controllo: previsto dall’art. 2625 c.c. e costituito dalla condotta degli amministratori i quali, occultando documenti o con altri idonei artifici, impediscono o comunque ostacolano lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alle società di revisione.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF ogniqualvolta si tende ad impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo da parte della società di revisione, del collegio sindacale o di altri organi sociali occultando/distruggendo documenti o attraverso altri artifici.
6.. Indebita restituzione dei conferimenti: previsto dall’art. 2626 c.c. e costituita dalla condotta di amministratori i quali, fuori dei casi di legittima riduzione del capitale sociale, restituiscono, anche simulatamente, i conferimenti ai soci o li liberano dall’obbligo di eseguirli riducendo l’integrità ed effettività del capitale sociale a garanzia dei diritti dei creditori e dei terzi.
L’esplicito riferimento della norma ai soli amministratori esclude la punibilità, ai sensi dell’art.
2626, dei soci beneficiari o liberati dall’obbligo di conferimento.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando la SOCIETÀ, attraverso una controllata di cui detiene la maggioranza dei voti in assemblea, delibera nell’interesse di SOPAF la restituzione, più o meno palese, dei conferimenti dovuti.
7. Illegale ripartizione di utili e riserve: previsto dall’articolo 2627 c.c. e costituito dalla condotta degli amministratori, i quali ripartiscono utili, o acconti sugli utili, che non sono stati effettivamente conseguiti, o che sono destinati per legge a riserva.
La fattispecie potrebbe verificarsi inoltre attraverso la ripartizione di riserve, anche non costituite con utili, che non possono per legge essere distribuite.
La fattispecie di reato si estingue qualora gli utili siano restituiti, o le riserve ricostituite, prima del termine per l’approvazione del bilancio.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando la SOCIETÀ proceda nel proprio interesse alla ripartizione di utili non conseguiti o di riserve non distribuibili per legge.
8. Illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della società controllante: previsto dall’articolo 2628 c.c. e costituito dalla condotta degli amministratori mediante l’acquisto o la sottoscrizione, fuori dai casi consentiti dalla legge, di azioni o quote sociali proprie o della società controllante in modo tale da procurare una lesione all’integrità del capitale sociale e delle riserve non distribuibili per legge.
Tuttavia, la ricostituzione del capitale sociale o delle riserve prima del termine previsto per l’approvazione del bilancio, relativo all’esercizio nel corso del quale è stata posta in essere la condotta, estingue il reato.
I casi ed i limiti per l’acquisto di azioni proprie da parte della società, cui si riferisce l’art. 2628, sono stabiliti dal Codice Civile e dalla legislazione sugli emittenti (sul punto, si rinvia inoltre alla regolamentazione in materia di insider trading).
Il Codice Civile disciplina altresì i limiti temporali e contenutistici per l’acquisto di azioni proprie da parte dei Consiglieri a ciò delegati.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando sono realizzate operazioni di acquisto o sottoscrizione di azioni o quote sociali proprie e della società controllante da parte di amministratori e nell’interesse della SOCIETÀ stessa in modo tale da procurare una lesione all’integrità del capitale sociale e delle riserve non distribuibili per legge.
9. Operazioni in pregiudizio dei creditori: previste dall’art. 2629 c.c. e costituite dalla condotta degli amministratori i quali, in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, effettuano riduzioni del capitale sociale o fusioni con altra società o scissioni, cagionando danno ai creditori.
Tale condotta potrebbe configurarsi in capo a SOPAF ogniqualvolta sono poste in essere operazioni straordinarie. Va comunque evidenziato che, essendo la SOCIETÀ sottoposta a vigilanza, le suddette operazioni sono soggette ad attento monitoraggio da parte delle autorità di vigilanza.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare allorquando la SOCIETÀ pone in essere operazioni straordinarie al fine di limitare i diritti dei creditori.
10. Formazione fittizia del capitale: prevista dall’art. 2632 c.c. e costituita dalla condotta degli amministratori e dei soci conferenti i quali, anche in parte, formano o aumentano in modo fittizio il capitale sociale mediante attribuzioni di azioni o quote in misura complessivamente superiore all’ammontare del capitale sociale, sottoscrizione reciproca di azioni o quote, sopravvalutazione rilevante dei conferimenti di beni in natura o di crediti ovvero del patrimonio della società nel caso di trasformazione.
Tale condotta potrebbe configurarsi in capo a SOPAF come riportato negli esempi al punto precedente.
11.. Indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori: prevista dall’art. 2633 c.c. e costituita dalla condotta dei liquidatori i quali, ripartendo i beni sociali tra i soci prima del pagamento dei creditori sociali o dell’accantonamento delle somme necessario a soddisfarli, cagionano danno ai creditori.
Contesto
Tale condotta potrebbe configurarsi in capo a SOPAF in presenza di operazioni di riorganizzazione del GRUPPO, ove si decidesse di procedere alla liquidazione di una società controllata, non rispettando le tutele previste dalla legge a favore dei creditori sociali ma ponendo in essere atti simulati e/o operazioni patrimoniali e finanziarie nel proprio interesse.
12. Illecita influenza sull’assemblea: prevista dall’art. 2636 c.c. e costituita dalla condotta di chi, con atti simulati o fraudolenti, determina la maggioranza in assemblea, allo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando ponesse in essere azioni mirate a simulare una maggioranza in assemblea al fine di deliberare decisioni nel proprio interesse.
13. Aggiotaggio: previsto dall’art. 2637 c.c. e costituito dalla condotta di chi diffonde notizie false, ovvero pone in essere operazioni simulate o altri artifici concretamente idonei a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari non quotati o per i quali non è stata presentata una richiesta di ammissione alle negoziazioni in un mercato regolamentato, ovvero a incidere in modo significativo sull’affidamento che il pubblico ripone nella stabilità patrimoniale di banche o di gruppi bancari.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando sono poste in atto condotte manipolative nell’ambito dell’attività di negoziazione di titoli non quotati. Tale fattispecie potrebbe altresì configurarsi allorquando la SOCIETÀ diffondesse notizie false o fuorvianti idonee ad alterare i prezzi dei titoli non quotati.
14.. Ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza: previsto dall’art.
2638 c.c. e costituito dalla condotta degli amministratori, dei direttori generali, dei dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, dei sindaci e dei liquidatori di società o enti e degli altri soggetti sottoposti per legge alle autorità pubbliche di vigilanza, o tenuti a obblighi nei loro confronti, i quali nelle comunicazioni alle predette autorità previste in base alla legge, al fine di ostacolare l’esercizio delle funzioni di vigilanza, espongono fatti materiali non rispondenti al vero, ancorché oggetto di valutazioni, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria dei sottoposti alla vigilanza ovvero, allo stesso fine, occultano con altri mezzi fraudolenti, in tutto o in parte, fatti che avrebbero dovuto comunicare, concernenti la situazione medesima, anche nel caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla società per conto di terzi, ovvero dal fatto commesso dagli amministratori, dai direttori generali, dai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, dai sindaci e dai liquidatori di società o enti e dagli altri soggetti sottoposti per legge alle autorità pubbliche di vigilanza o tenuti a obblighi nei loro confronti, i quali, in qualsiasi forma, anche omettendo le comunicazioni dovute alle predette autorità, consapevolmente ne ostacolano le funzioni.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando inviasse comunicazioni false o fuorvianti oppure occultasse comunicazioni dovute all’Autorità di Vigilanza (es.
Consob, Banca d’Italia).
15.. Omessa comunicazione del conflitto di interessi: prevista dall’art. 2629-bis c.c. e costituita dalla violazione dell’art. 2391 comma 1° c.c. realizzata dagli amministratori o dal componente del consiglio di gestione di una società con titoli ammessi alla negoziazione in mercati regolamentati, in Italia o in altro Stato dell’Unione Europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante (ex art. 116 TUF) ovvero di un soggetto sottoposto a vigilanza ai sensi del TUB o del TUF o della Legge n. 576 del 1982 o del D.Lgs. n. 124 del 1993.
Contesto
Tale fattispecie si potrebbe configurare in capo a SOPAF allorquando un amministratore non comunicasse la situazione di conflitto di interessi la quale può determinare un beneficio anche per la SOCIETÀ. Va comunque sottolineato che solitamente questa fattispecie si verifica nell’interesse dell’amministratore e non nell’interesse della SOCIETÀ, limitando conseguentemente le fattispecie di rischio connesse al DECRETO 231.
3 ATTIVITÀ SENSIBILI NELL’AMBITO DEI REATI SOCIETARI
Le principali attività sensibili nell’ambito dei reati societari, rilevate in SOPAF sono le seguenti:
a) formazione del bilancio;
b) archiviazione e gestione della documentazione necessaria allo svolgimento delle attività di revisione o controllo attribuite per legge ai soci, ad altri organi sociali o alle società di revisione, attribuite per legge;
c) adempimenti obbligatori verso le autorità pubbliche di vigilanza lacunosi o non tempestivi tali da ostacolare l’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza;
d) negoziazione di strumenti finanziari non quotati;
e) partecipazione nell’assemblea delle partecipate;
f) operazioni straordinarie;
g) acquisto o sottoscrizione, fuori dai casi consentiti dalla legge, di azioni o quote sociali proprie o della società controllante;
h) rilevazione partite intercompany;
i) accesso ai sistemi contabili on-line e gestione e aggiornamento profilature utenti.
4 REGOLE PER LA PREVENZIONE DEI RISCHI DI COMMISSIONE DEI REATI SOCIETARI IN
RELAZIONE ALLA REALTÀ LAVORATIVA DI SOPAF
4.1 REGOLE GENERALI
4.1.1 IL SISTEMA IN LINEA GENERALE
Le leggi vigenti, il Codice di Condotta, i valori e le politiche della SOCIETÀ, nonché le regole contenute nel presente MODELLO devono essere le linee guida per qualsiasi operatività posta in essere: ancor più stringente dovrà essere il comportamento qualora si ravvisi la presenza di operazioni sensibili ai sensi del DECRETO 231.
L’organizzazione della SOCIETÀ deve fondarsi su linee di riporto funzionale e gerarchico ben definite, basate sulla separatezza dei ruoli e sulla definizione delle responsabilità, nonché sui poteri di rappresentanza e di delega.
La comunicazione all’interno della SOCIETÀ, tra i vari Organi di Governo, Funzioni in staff e Direzioni di Business, deve avvenire secondo una condivisa formalizzazione e chiarezza espositiva.
La struttura della SOCIETÀ e la sua organizzazione devono essere descritte da precisi organigrammi, circolari e comunicazioni interne, nonché procedure operative, chiaramente individuabili e riconoscibili all’interno della SOCIETÀ.
Dovrà essere prevista una chiara e formale delimitazione dei ruoli, con una completa descrizione dei compiti di ciascuna funzione, dei relativi poteri, nonché delle linee di riporto funzionale e gerarchico.
Le procedure interne devono prevedere per ogni processo la chiara definizione dei ruoli degli attori coinvolti e la separatezza tra questi ultimi, nel rispetto di regole che distinguano chi attua, chi conclude le azioni, e chi controlla l’elaborato.
Per ogni fase dei processi dovrà essere possibile ricostruire i passaggi, dovrà quindi essere presente una tracciabilità sostanziale (cartacea o informatica) e formale (autorizzazioni e verifiche);
da qui l’importanza di una formalizzazione comune e condivisa.
Ai fini della prevenzione dei rischi di commissione dei reati societari, tutti i DESTINATARI, i Consulenti ed i Collaboratori sono tenuti a rispettare:
a) il Codice di Condotta, che definisce i principi generali ai quali tutti i DESTINATARI, nonchè i Consulenti ed i Collaboratori devono attenersi nello svolgimento delle attività. All’interno di tale documento sono definiti i principi ispiratori e le regole di comportamento con riferimento, tra gli altri, alla gestione delle informazioni riservate/privilegiate, alle registrazioni contabili ed ai rapporti con i sindaci, gli azionisti e le società di revisione;
b) le procedure aziendali;
c) le norme relative alla gestione contabile e amministrativa di SOPAF.
4.1.2 IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE
Con riferimento al sistema di deleghe e procure si rimanda a quanto già riportato con riferimento alla PARTE SPECIALE I.
4.1.3 PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
Di seguito sono elencati alcuni dei principi di carattere generale da considerarsi applicabili sia ai Dipendenti sia agli Organi Sociali di SOPAF, nonchè a quanti agiscano in nome e per conto della Società.
E’ fatto divieto di porre in essere comportamenti, collaborare o darne causa alla realizzazione, che possano rientrare nelle fattispecie di reato considerate ai fini dell’articolo 25-ter del D.Lgs.
231/2001.
Sono altresì proibite le violazioni ai principi ed alle procedure aziendali previste nella presente PARTE SPECIALE.
Nell’ambito dei citati comportamenti è fatto divieto (coerentemente a quanto previsto anche nel
Nell’ambito dei citati comportamenti è fatto divieto (coerentemente a quanto previsto anche nel