Pianificazione delle modalità di engagement

L’analisi materialità richiede di comprendere i temi rilevanti per gli stakeholder interni ed esterni. Tramite un’analisi preliminare dei documenti interni all’azienda (es. analisi dei rischi, e sistema di gestione) ed esterni (es. GRI G4 del settore minerario/metallurgico, SDGs, Global Compact Principles), sono state individuate le tematiche di maggiore rilevanza per il settore da sottoporre agli stakeholder per la prioritizzazione ed una possibile integrazione.

Gli stakeholder interni, mappati tramite l’analisi dei documenti interni dell’azienda caso di studio, saranno consultati per comprendere quali delle tematiche evidenziate dall’analisi sono maggiormente rilevanti. I loro pareri saranno raccolti tramite un questionario distribuito dai vertici aziendali.

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obiettivi, nello specifico comprendere gli argomenti materiali, e aggiornare le richieste. Nel questionario verranno quindi individuate oltre alle tematiche di maggiore importanza anche la percezione dell’azienda da parte dell’attore.

In base ai risultati dell’analisi derivante dallo strumento excel, sia di prioritizzazione degli attori che dei requisiti, sono stati individuati gli step generali per l’engagement.

Dall’analisi delle aspettative e richieste degli stakeholder è risultato che le informazioni ambientali a vari livelli di dettaglio sono quelle maggiormente richieste, così come azioni di prevenzione e riduzione degli impatti ambientali e sociali. Una prima azione da intraprendere da parte dell’azienda è creare materiali informativi coerenti e omogenei con vari livelli di dettaglio. Inoltre, per rispondere alle richieste relative alla riduzione e prevenzione degli impatti socio ambientali negativi dovranno essere esposti anche i piani di investimento e proposte per l’area, già definite dall’azienda. Le informazioni rilasciate dovranno inoltre permettere agli stakeholder di comprendere i ruoli e responsabilità nel polo industriale, al fine di definire le aree in cui l’azienda è chiamata e può intervenire. L’obiettivo della diffusione delle informazioni è migliorare sia la conoscenza degli attori coinvolti sia la loro attitudine verso l’azienda specifica.

I materiali informativi, specifici per ogni categoria e richiesta, potranno essere distribuiti a coloro che rientrano nell’area di monitoraggio, che inoltre saranno aggiornati sui risultati raggiunti. Le informazioni sull’azienda potranno essere condivise anche con gli attori ad alto potere e basso interesse che richiedono un soddisfacimento delle aspettative, per gli attori con ogni tipologia di attitudine. Con gli attori di maggiore criticità e potere, le informazioni potranno essere esposte anche tramite incontri delle categorie e focus group specifici. Definire incontri separati è una modalità iniziale per evitare la predominanza di un gruppo rispetto ad un altro e cogliere l’attitudine e le richieste specifiche. Ad esempio, sarà importante creare un engagement prioritario con le associazioni e organizzazioni con un’attitudine negativa per comprendere le loro istanze ed evitare che predominino in un incontro aperto alle comunità. Quindi un engagement primario è volto alla diffusione delle informazioni relative all’azienda secondo le necessità delle categorie degli stakeholder. Il contatto iniziale per la diffusione del questionario e delle informazioni garantisce la presenza di un canale comunicativo per ulteriori commenti o domande da parte dello stakeholder, nonché di future azioni dell’azienda. L’apertura di tale canale di feedback e monitoraggio permettere un aggiornamento delle richieste e delle posizioni dei singoli stakeholder.

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A seguito di questo primo engagement con l’azienda potranno essere sviluppate altre modalità di coinvolgimento per rispondere alle richieste aggiornate, di collaborazione per rispondere a problematiche o determinare progetti specifici, ed empowerment con gli attori di principale interesse per la creazione di governance aziendale estesa. In queste fasi di coinvolgimento è necessario comprendere e definire i sistemi di comunicazione specifici che permettano uno scambio di informazioni efficienti e a lungo termine, e di creare fiducia tra le parti, al fine di poter mantenere un monitoraggio continuo e revisionare i processi. La fase di monitoraggio e revisione (4) potrà essere applicata in tutte le fasi del processo di engagement per una definizione condivisa ed efficace degli indicatori relativi allo stesso.

Indicatori di monitoraggio possono essere, ad esempio, il numero di stakeholder partecipanti sul numero invitato, in numero di meeting svolti, un sistema per riportare le problematiche che potrà esser utilizzato anche per aggiornare le richieste nel registro.

Il tool risulta utile per visualizzare il cambiamento dell’attitudine degli stakeholder nel tempo, e quindi può essere anch’esso considerato come indicatore di performance in termini di efficienza dell’engagement.

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Conclusioni

Dall’analisi teorica è emerso che il tema dell’inclusione delle aspettative degli stakeholder all’interno dell’azienda è un tema centrale da diversi decenni. La considerazione di attori esterni all’azienda (stakeholder engagement) ha acquisito particolare rilevanza per vari motivi: la maggiore consapevolezza delle relazioni tra ambiente e società (in quanto sistema globale e complesso), le pressioni dal basso della società civile e delle organizzazioni non governative per richiedere un’accountability dell’azienda, i nuovi accordi internazionali in campo ambientale e di sostenibilità, e i benefici stessi che lo stakeholder engagement porta alle imprese.

Come descritto nel capitolo teorico, ad un processo di coinvolgimento degli stakeholder possono essere legati vari vantaggi come la gestione del rischio, l’acquisizione di consenso e legittimazione, la comprensione di nuove opportunità strategiche, innovazione del business e realizzazione di nuovi processi decisionali sinergici.

L’importanza dell’inclusione degli stakeholder è recepita anche a livello normativo. Il D. Lgs. 152/2006 tutela la partecipazione pubblica all’interno delle decisioni relative alle autorizzazioni in campo ambientale. Mentre il D. Lgs. 254/2016 richiede che le informazioni rilevanti per gli stakeholder e per l’azienda, non solo finanziarie ma anche ambientali, sociali e di governance, siano riportate in documenti di rendicontazione obbligatori per alcune tipologie aziendali. Le linee guida internazionali utilizzate dalle aziende italiane (GRI) per la realizzazione di tale documento, richiedono che l’analisi di materialità sia condotta considerando gli stakeholder interni ed esterni all’impresa. Inoltre, standard internazionali come Accountability SES tracciano le linee guida per la strutturazione di un processo di engagement di qualità. L’evoluzione della normativa e la consolidazione dell’utilizzo di standard internazionali evidenziano l’importanza crescente dell’inclusione e considerazione degli stakeholder e dei loro interessi.

Il project work si è concentrato sulla realizzazione di uno strumento per il registro e la prioritizzazione degli stakeholder al fine dell’engagement per un’azienda del settore metallurgico. Lo strumento è stato sviluppato seguendo gli standard internazionali in materia e per rispondere alle esigenze dell’azienda, oltre che per la futura redazione di un report di sostenibilità interno.

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di dettaglio relative ai vari stakeholder. La compilazione dei dati relativi al rapporto con l’azienda ne permette anche una prioritizzazione primaria (risultate dall’analisi dell’influenza e rilevanza) e una visualizzazione grafica in relazione agli altri attori e alla categoria di appartenenza, mostrandone l’attitudine verso l’azienda. La consapevolezza delle attività aziendali da parte di uno stakeholder consente di comprendere il grado di dettaglio delle informazioni richieste per una comunicazione mirata. Nel registro è possibile riportare le richieste dei singoli stakeholder relative alle categorie di sostenibilità (ambientale, sociale, economico e di governance) e la tipologia di richiesta, consentendo un’analisi degli attori con richieste simili. Lo strumento permette quindi sia di definire le modalità di engagement generali in base all’impatto, all’interesse e l’influenza dello stakeholder, che di mantenere un alto livello di dettaglio per risposte puntuali e specifiche. Al fine della redazione del report di sostenibilità nonché della analisi di materialità, lo strumento consente anche di comprendere quali siano le tematiche più considerate dagli stakeholder e come definire un primo engagement.

Dall’analisi preliminare è emerso che le categorie di stakeholder hanno comportamenti simili, anche se al loro interno specifici stakeholder possono presentare una diversa disposizione per influenza e rilevanza (es. comunità limitrofe), e richiedere informazioni specifiche (es. associazioni ed enti e istituzioni). Le informazioni maggiormente richieste riguardano la conformità alla normativa ambientale ed una trasparenza delle informazioni, legate al forte impatto ambientale che può derivare dalle attività metallurgiche. Molti stakeholder bilanciano la preoccupazione per gli impatti ambientali con il forte valore aggiunto occupazionale che l‘azienda rappresenta per l’area, presentano quindi un’attitudine neutrale. Coloro che presentano un’attitudine fortemente negativa riportano tale opinione per l’area e non verso l’azienda specifica. Tramite una comunicazione mirata, gli sforzi aziendali per il risanamento ambientale e la volontà di rendere i propri processi più sostenibili possono permettere una transizione verso un’attitudine positiva e una consapevolezza maggiore delle parti interessate. Inoltre, il coinvolgimento di attori di maggiore interesse può aiutare a definire politiche o progetti aziendali mirati che siano rilevanti per gli attori coinvolti aumentando l’impatto positivo dell’azienda nel lungo periodo.

In conclusione, lo strumento dinamico permette di individuare ed analizzare gli stakeholder, strutturare l’engagement con le varie parti ed effettuare un monitoraggio dei risultati (tramite la modifica dell’attitudine) delle attività di engagement. Considerare le modalità di engagement per la redazione di un report di sostenibilità annuale permette di integrare il coinvolgimento degli stakeholder all’interno delle pratiche aziendali, ed in prospettiva di usare il report come

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strumento di comunicazione esterna per informare gli stakeholder sulle performance aziendali. Infatti, individuando i temi materiali per le parti, possono essere ridotti gli sforzi comunicativi, sintetizzandoli per tutti gli stakeholder all’interno del report di sostenibilità. In quest’ottica, il processo di stakeholder engagement permetterebbe di ridurre i rischi operativi aziendali tramite un monitoraggio continuo delle parti, oltre che aumentare la legittimazione dell’azienda tramite una politica di trasparenza e comunicazione.

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