Per scrivere la procedura, ho preso spunto dall’istruzione di lavoro, molto generica, che era stata utilizzata finora dal magazzino. A partire da questa, insieme al Responsabile di
Magazzino, abbiamo passato in rassegna tutti i punti dell’istruzione di lavoro, per valutare cosa fosse cambiato nel tempo: abbiamo riscontrato pratiche che non venivano più utilizzate e parecchie attività che invece vengono effettivamente svolte non erano presenti. Una volta recepite tutte queste informazioni, ho iniziato la stesura della procedura strutturata, con il supporto del Responsabile di Qualità. La parte che ha richiesto maggiore impegno è stata quella che riguarda il controllo in ingresso dei particolari meccanici prodotti su disegno Elsel, per il quale mancava un metodo preciso. Ho consultato per cui siti internet e forum per avere informazioni su quale tipo di controllo utilizzassero aziende simili alla nostra; tra quelli visti, il più adatto al nostro caso mi è sembrato il controllo a campione secondo la UNI ISO 2859. Il passo successivo è stato leggere la norma e recuperare materiale su Internet per trovare il modo migliore per applicare questo tipo di controllo. Ho steso per cui una prima bozza e l’ho presentata al Responsabile di Qualità e al Responsabile di Magazzino. Il tipo di controllo è stato approvato e sono stati sistemati i dettagli. L’esito di tutto ciò è la procedura che viene riportata nei paragrafi sottostanti.
3.1 Scopo
Scopo della presente procedura è quello di:
• stabilire le modalità per una corretta movimentazione, immagazzinamento e spedizione dei materiali;
• stabilire le modalità da seguire nell’esecuzione delle ispezioni e dei controlli cui devono essere sottoposti i materiali all’atto del loro ricevimento;
• stabilire le modalità da seguire nella gestione dei materiali di proprietà del Cliente.
3.2 Generalità 3.2.1 Applicabilità
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La presente procedura deve essere applicata in tutti i casi in cui vengono gestiti i materiali acquistati dalla Società e i materiali forniti dal Cliente, siano essi in conto lavorazione, riparazione o prestito d’uso.
3.2.2 Documentazione applicabile
• Norma UNI EN ISO 9001 - punto 8.5.1 • Norma AS EN 9100 – punto 8.5.1 • Norma UNI EN ISO 14001 - punto 8.1 • Norma AQAP 2110 - punto 7.5.5 • Norma OHSAS 18001 - punto 4.4.6
• Manuale della Qualità, Ambiente e Sicurezza - sezione MQ-8.5 • Norma UNI ISO 2859/1
3.2.3 Termini e definizioni
ADR – Accord Dangereuses Route CQ – Controllo Qualità
DDT – Documento di Trasporto EPA – Electrostatic-Protected Area FOD – Foreign Object Debris/Damage
GI – Gestione Integrata (Qualità, Ambiente e Sicurezza) ISPM – International Standard Phytosanitary Measure LQA – Livello di Qualità Accettabile
MAG – Magazzino
NA – Numero di accettazione NR – Numero di rifiuto
PCF – Piano Controllo Fornitura PRD – Produzione
RC – Responsabile Commessa RDQ – Richiesta di Deroga
RGI – Responsabile Gestione Integrata RNC – Rapporto di Non Conformità SDS – Scheda Dati Sicurezza TDR – Test Data Report
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Parte contraffatta: una copia, imitazione, sostituzione o parte modificata (ad esempio materiale, componente, componente) non autorizzata, che è consapevolmente
rappresentata come una parte originale specifica di un produttore originale o autorizzato.
3.3 Responsabilità
3.3.1 Responsabilità del Magazzino
Il Magazzino è responsabile di tutte le attività inerenti la ricezione ed il maneggio del materiale, in particolare è responsabile di:
• effettuare i controlli in ricezione su tutti i materiali che accedono al Magazzino, attraverso quanto riportato nella Check List Controlli in Ingresso, siano essi acquistati dall’Azienda o di proprietà del Cliente, secondo quanto indicato nei successivi paragrafi;
• mettere in atto controlli per la prevenzione di parti contraffatte e/o sospette:
- verificare che la confezione della parte non abbia evidenze di danni, manomissioni, ecc. e che sulla stessa sia indicata la fonte di provenienza;
- verificare che la parte ricevuta sia corrispondente all’ordine come quantità, Part Number, Serial Number, ecc;
- controllare che le identificazioni della parte siano complete e non siano state alterate (es. alterazioni delle identificazioni sulle targhette, marcature o vibroincisioni in posti diversi da quelli previsti, ecc.);
- controllare che i limiti di vita, quelli di immagazzinamento, ecc., non risultino scaduti o siano di prossima scadenza;
- controllare che la parte non presenti anomalie evidenti in termini di alterazioni superficiali, mancanza delle previste protezioni superficiali, segni o incisioni, vernici applicate su quelle originali, presenza di corrosione, colore superficiale inusuale, ecc.;
- controllare che la parte non presenti evidenze di riparazioni aventi lo scopo di nascondere difetti.
• immagazzinare, a controllo effettuato, il materiale in aree riservate e distinte;
• eseguire la procedura di registrazione ingresso materiali “entrata merci (da ordine)” nel caso di materiali acquistati;
• eseguire la procedura di registrazione ingresso materiali “entrata merci” da transazioni di magazzino, nel caso di arrivo in Magazzino di materiali di proprietà del Cliente;
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• applicare la PQ-28 (Sostanze pericolose) in caso di ricezione di prodotti e sostanze soggetti alla normativa in corso di validità;
• archiviare i documenti di ingresso (Certificati di Conformità o simili, in originale o in copia, schede dati di sicurezza, ecc.) pervenuti con i materiali e renderli disponibili alle funzioni aziendali che ne facessero richiesta;
• avviare eventuali non conformità o resi al fornitore secondo quanto descritto nei paragrafi successivi;
• archiviare, anche su supporto informatico, i documenti relativi alle non conformità dei fornitori;
• registrare su apposito strumento informatico, i resi dal Cliente, conto lavoro o conto riparazione.
3.3.2 Responsabilità del Controllo Qualità
Il Controllo Qualità, in collaborazione con il Responsabile di commessa è responsabile di: • Coadiuvare le funzioni interessate ai collaudi in ricezione, in particolar modo ai collaudi
funzionali;
• Seguire le Non Conformità originate dal Magazzino e collaborare alla loro gestione e superamento
• collaborare con il Cliente e/o Responsabile Governativo alla verifica che i materiali forniti in esecuzione del subcontratto siano conformi ai requisiti;
3.4 Descrizione
3.4.1 Materiale in ingresso
Il materiale in ingresso nel Magazzino della Società deve essere posto sotto a sorveglianza sin dallo scarico dal veicolo di trasporto, affinché sia maneggiato con le cautele del caso in modo da prevenire danneggiamenti per urti ed errate manipolazioni (salvaguardando ad esempio i componenti sensibili alle cariche elettrostatiche, a quelli sensibili all’umidità o che presentino componenti pericolose).
Nella movimentazione devono essere utilizzate idonee attrezzature in relazione al peso e alla natura dei componenti da movimentare.
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3.4.2 Controllo del materiale in ingresso
Tutto il materiale arrivato al Magazzino deve essere controllato da un addetto al Magazzino, che ne verifica l'integrità fisica e la rispondenza quantitativa. A tal fine, l’addetto che effettua il controllo si accerta della corrispondenza tra quanto ordinato e quanto riportato sul
Documento di trasporto e verifica esteriormente l’imballo, in modo da accertarsi che non presenti danneggiamenti.
Il materiale in ingresso al Magazzino di Elsel è riconducibile alle seguenti tipologie: • materiale acquistato da Elsel per le proprie lavorazioni;
• materiale di proprietà del Cliente;
• materiale relativo all’attività di “trading”, destinato ad essere consegnato al Cliente. All’arrivo del prodotto, o all’eventuale ritiro presso il fornitore, la funzione ricevente, firma il documento di trasporto (DDT), come previsto per Legge, ma appone anche la dicitura “DA VERIFICARE” (o altra scritta analoga).
Appena possibile l’addetto al Magazzino, con l’ausilio di apposita Check-list (al fine di seguire i controlli da effettuare), provvede al controllo visivo e documentale del prodotto, secondo anche quanto indicato nell’ordine di acquisto:
1. mediante una verifica di congruità tra ordine e materiale ricevuto; 2. mediante la verifica dell’integrità dell’imballo
3. mediante un controllo sullo stato “fisico” del materiale ricevuto;
4. mediante un controllo specifico teso a verificare l’assenza di oggetti estranei (i cosiddetti FOD, Foreign Object Debris/Damage);
5. mediante verifica della documentazione di accompagnamento (tipicamente documenti di trasporto, certificati di conformità e schede dati sicurezza – SDS);
L’addetto al Magazzino effettua i controlli suddetti utilizzando la “Check List Controlli in Ingresso” (documento finalizzato ad elencare le attività/controlli che l’addetto al Magazzino deve eseguire). Se non sussistono problemi, sulla copia del DDT rimasta all’azienda, viene apposta la targhetta identificativa del materiale arrivato (o timbro nel caso di più codici presenti). In caso contrario, l’addetto al Magazzino provvede a registrare l’anomalia
riscontrata su una Check List che allega al DDT (e che viene compilata solo in questo caso) e colloca la merce nell’area di ‘’Materiale in Attesa’’. L’addetto al Magazzino avvisa l’ufficio Acquisti o contatta direttamente il fornitore al fine di provvedere a gestire concordemente la problematica emersa.
42 In particolare:
in caso di assenza del Certificato di Conformità e/o della Scheda di Sicurezza, come da richiesta nelle condizioni di ordine, l’addetto al Magazzino, avvisato l’Ufficio Acquisti, si attiva tempestivamente con il fornitore, attraverso email o contatto telefonico, al fine di richiedere ed ottenere il Certificato di Conformità e/o la Scheda di Sicurezza, entro e non oltre 7 giorni. L’addetto al Magazzino non completa quindi la procedura di accettazione del materiale e lo colloca in zona ben separata e distinta rispetto alla merce accettata e
conforme, risultando quindi non ancora utilizzabile. Il mancato arrivo del Certificato di Conformità e/o della Scheda di Sicurezza determinerà la non accettazione definitiva di quanto fornito. (PQ-28 “Sostanze pericolose”).
Si precisa quanto segue: nella sua attività Elsel acquista una grande varietà di beni e servizi. Acquista componenti elettronici, meccanici e chimici, acquista lavorazioni finalizzate alla fornitura di un bene (componente a disegno del cliente), servizi vari.
È quindi rilevante analizzare i beni acquistati in relazione alla loro natura intrinseca e alla tipologia di fornitori coinvolti.
In particolare in caso di assenza del Certificato di Conformità e/o della Scheda di Sicurezza, come da richiesta nelle condizioni di ordine, l’addetto al Magazzino, avvisato l’Ufficio
Acquisti, si attiva tempestivamente con il fornitore, per quanto riguarda le seguenti tipologie di acquisto:
• Componenti industriali specializzati:
i materiali più complessi, apparati, strumenti, realizzazioni destinate ad una cerchia ristretta di utilizzatori e costruiti da aziende specializzate spesso “di nicchia”
richiedono maggiore attenzione. Spesso gli oggetti comprati sono realizzati su commessa e comunque non sono così universalmente distribuiti come i componenti assimilabili a “consumer” e corrispondentemente i costruttori sono entità meno commercialmente note (anche se questo non vuol dire meno affidabili). Da questi costruttori, che a volte sono anche i diretti fornitori, è più facile, e sicuramente più sensato, ottenere un COC relativo (riferibile) alla fornitura. Per questi componenti la richiesta del COC deve essere esplicita già in fase di richiesta di offerta e la fornitura del documento deve essere considerata parte integrante dell’acquisto.
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i materiali costruiti secondo specifiche militari e destinati a tale mercato devono di norma essere accompagnati dal COC. Per questi componenti il documento è un accessorio “connaturato” e un fornitore affidabile deve poterlo reperire. • Componenti costruiti a specifica del cliente:
nel caso di materiali costruiti appositamente su specifica cliente la documentazione richiesta può essere più complessa del semplice COC. In questo caso deve essere analizzata la Specifica (che deve essere ufficialmente trasmessa al fornitore) e devono essere rispettate le prescrizioni che vi sono contenute. Gli ordini ai fornitori in questo caso devono essere curati particolarmente e riportare tutti i riferimenti prescritti.
Nota: accordi con il Cliente. Può accadere che i certificati vengano forniti soltanto a titolo oneroso o sia comunque impossibile reperirli. In questi casi il Cliente può legittimamente richiedere la non fornitura di questi Certificati e accettare comunque il prodotto.
Possibilmente questi accordi vanno presi direttamente in sede di offerta/ordine, deve esserne conservata traccia nel fascicolo, difficilmente troveranno una corrispondenza in ordine. Queste eccezioni devono essere chiaramente comunicate al magazzino.
In caso di acquisto di beni, quali ad esempio attrezzature, macchinari ecc., il prodotto deve essere accompagnato anche da libretto d’uso e manutenzione e dichiarazione di conformità. Anche in questo caso, qualora si ravvisasse la mancanza del libretto d’uso e manutenzione e/o della dichiarazione di conformità, l’addetto al Magazzino, avvisato l’Ufficio Acquisti, si attiva tempestivamente con il fornitore, attraverso email, al fine di richiedere ed ottenere il libretto d’uso e manutenzione e/o la dichiarazione di conformità, entro e non oltre 7 giorni. L’addetto al Magazzino non completa quindi la procedura di accettazione del materiale, che è collocato in zona ben separata e distinta rispetto alla merce accettata e conforme,
risultando quindi non ancora utilizzabile. Il mancato arrivo della documentazione suddetta determinerà la non accettazione definitiva di quanto fornito.
Qualora il materiale in ingresso necessiti di collaudi, MAG 04, una volta espletati i controlli come da “Check List Controlli in Ingresso”, completa la registrazione di entrata merce sul sistema gestionale, ma non rilascia il benestare per il successivo utilizzo del materiale: compila l’intestazione del modulo di controllo in ingresso e posiziona la merce in un’area di Magazzino ben distinta ed identificata, e su di essa è apposto un cartellino giallo
identificativo del fatto che la merce deve essere sottoposta a controlli/collaudi supplementari secondo quanto indicato nell’ordine di acquisto.
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L’addetto al Magazzino si attiva quindi con la funzione responsabile del controllo/collaudo (all’occorrenza Controllo Qualità, Responsabile di commessa e Produzione o persona incaricata dall’azienda), affinchè sia informata e si attivi per la verifica. Si veda a questo proposito i paragrafi successivi. Nel caso in cui sull’ordine di acquisto non sia espressamente indicato il MAG.04, l’addetto al Magazzino effettua il solo controllo documentale.
Terminati i controlli l’incaricato comunica al Magazzino l’esito del controllo:
1) se l’esito è positivo, il Magazzino provvede a trasferire a sistema il materiale da MAG.04 a MAG.02 rendendolo disponibile per la produzione e posizionandolo nell’apposita area commesse;
2) se l’esito è negativo, il magazzino provvede a trasferire a sistema il materiale da MAG.04 a MAG.scarti.
I materiali degli imballaggi dei materiali ricevuti devono, per quanto possibile, essere riutilizzati per altre movimentazioni e/o spedizioni. I materiali da smaltire saranno trattati secondo la procedura PQ-26 - Gestione dei Rifiuti.
3.4.3 Controllo particolari meccanici in accettazione
Per tutti i particolari meccanici che arrivano a Magazzino da fornitore, si prevedono due tipologie di controllo:
1. Controllo ‘’DOCUMENTALE’’: l’addetto al Magazzino verifica l’integrità fisica
dell’imballo, si accerta della corrispondenza tra quanto ordinato e quanto riportato sul DDT e verifica la presenza di tutta la documentazione necessaria, seguendo i passi riportati nell’apposita check list;
2. Controllo ‘’DIMENSIONALE A CAMPIONE’’: l’incaricato esegue, come meglio
specificato nel seguito, una serie di misure, con l’ausilio della macchina CMM, atte a stabilire l’accettabilità del pezzo.
E’ necessario distinguere a monte quali materiali necessitano di un controllo
‘’DIMENSIONALE A CAMPIONE’’ e quali un controllo ‘’DOCUMENTALE’’; questa distinzione viene fatta scegliendo su SAP, nell’anagrafica del codice (in dati magazzino), il magazzino di destinazione per ciascun codice, appropriato per il tipo di controllo che richiede:
• Magazzino ≠ 04 → controllo ‘’DOCUMENTALE
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Per cui l’ufficio acquisti, quando emette gli ordini, su SAP ha già il magazzino di destinazione definito, impostato alla creazione del codice, e deve solo compilare il campo
‘’DESTINAZIONE’’: cliccando sulla lente, il sistema in automatico compilerà il campo con ‘’controllo dimensionale a campione’’ se il magazzino definito per quel codice è lo 04; in tutti gli altri casi lo compilerà con ‘’controllo documentale’’.
Ogni volta che a Magazzino arriva del materiale che ha come destinazione il Magazzino 04, l’addetto di Magazzino esegue tutte le attività previste per il controllo ‘’DOCUMENTALE’’ e, in aggiunta, prepara il Modulo di controllo in ingresso particolari meccanici, che sarà poi fornito all’addetto al controllo. Nel modulo deve essere scritto:
• il nome del fornitore
• il numero di pezzi che devono essere controllati • il numero di accettazione NA
• il numero di rifiuto NR
Per compilare correttamente il ‘’Modulo di controllo in ingresso particolari meccanici’’ l’addetto al Magazzino deve utilizzare il Prospetto 1- ‘’Lettere codice per la numerosità del campione’’ della UNI ISO 2859/1, a lui fornito. E’ necessario definire il Livello di collaudo: qualora non venga esplicitamente stabilito altrimenti, è usato il livello di collaudo II. Nel
prospetto 1, incrociando il livello di collaudo scelto e la numerosità del lotto da controllare, si individua la Lettera codice per la numerosità del campione. A questo punto, di default, l’addetto al Magazzino prende il Prospetto II-A - ‘’Piani di campionamento semplice per il
collaudo ordinario’’ e va a incrociare la lettera codice per la numerosità del campione, precedentemente individuata, con il LQA assegnato al fornitore in questione (si rimanda al
paragrafo 1.1 per la determinazione del LQA): seguendo quanto indicato dal Prospetto II-A, l’addetto al Magazzino determina e scrive nel ‘’modulo di controllo in ingresso particolari meccanici’’ la numerosità del campione da controllare, il numero di accettazione e il numero di rifiuto.
Il modulo di controllo in ingresso particolari meccanici, così compilato, viene allegato
dall’addetto al Magazzino al lotto da controllare; il tutto viene posizionato nell’apposita area destinata al controllo in ingresso.
A questo punto l’addetto esegue il controllo del campione indicato e compila il relativo modulo; terminato il controllo, scrive nel campo ‘’altre note’’ il numero di pezzi non conformi individuati: i pezzi che non hanno superato l’ispezione devono essere contrassegnati da adesivo rosso. L’addetto confronta il numero di pezzi non conformi
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presenti nel campione con NA e NR indicati nel modulo e mette una croce sull’apposita casella in esito controllo 1:
• SUPERATO: se il numero di pezzi non conformi è minore o uguale a NA
• NON SUPERATO: se il numero di pezzi non conformi è maggiore o uguale a NR
Se superato, il materiale diventa disponibile per l’uso in produzione; se non superato, il lotto viene messo nell’apposita zona a Magazzino del materiale non conforme; in caso di pallet, date le grosse dimensioni e l’impossibilità di posizionarlo negli scaffali dell’area del materiale non conforme, viene applicato su di esso un apposito adesivo rosso. La persona incaricata, solitamente il Responsabile di commessa, coadiuvato dalla Qualità, deve prendere il lotto dalla zona del materiale non conforme, analizzare i pezzi non conformi e classificare i difetti riscontrati. A seconda dei difetti contenuti nel lotto, deciderà se:
• fare il reso al fornitore, aprendo o meno RNC
• scartare il materiale per rottamazione: se il fornitore decide di non accettare il reso perché preferisce produrre di nuovo il materiale e non rilavorarlo. Anche in questo caso può essere aperta o meno RNC
• accettarlo in deroga; in questo caso si possono avere 2 situazioni:
- se il difetto riscontrato può essere classificato come non conformità minore e se il Responsabile di commessa, coadiuvato dal CQ Elsel, ritiene di poter utilizzare il pezzo senza alcuna ripercussione sul risultato finale, allora si annota la decisione sul Modulo di Controllo e il pezzo può essere utilizzato in produzione;
- se il difetto riscontrato può essere classificato come non conformità maggiore o se comunque si ritiene di dover coinvolgere il Cliente, allora si apre una RDQ verso il Cliente e una RNC verso il Fornitore; il pezzo in questione non può essere utilizzato in produzione fino ad accettazione da parte del Cliente della RDQ.
La decisione deve essere comunicata smarcando l’apposita casella sul modulo di controllo in ingresso in esito controllo 2; a questo punto il modulo di controllo in ingresso particolari meccanici è completo e l’addetto al Magazzino lo archivia nell’apposito registro, dove i moduli sono raggruppati per mese e suddivisi a seconda dell’esito del controllo:
• superato
47 • reso
• scarto per rottamazione
Nel caso in cui il lotto non venga accettato, l’Ufficio Acquisti contatta il fornitore per
informarlo e per sapere come deve essere gestita l’anomalia di fornitura; a sua volta l’Ufficio Acquisti informerà poi l’addetto di Magazzino che provvederà a gestire l’anomalia, come indicato dal fornitore.
Se un lotto viene reso al fornitore, nel momento in cui rientra in azienda e viene sottoposto nuovamente al controllo in ingresso, è necessario un controllo maggiore, per cui si applica il controllo rinforzato seguendo il Prospetto II-B – ‘’Piani di campionamento semplice per il collaudo rinforzato’’.
Se seguendo le regole del campionamento, risulta che il lotto è da rendere al fornitore o da scartare, ma c’è un’urgenza e non ci si può permettere di fermare la produzione, il lotto viene controllato al 100%, su indicazione del Responsabile di Produzione; in questo modo si accettano e si mandano in produzione i pezzi conformi, quelli non conformi vengono resi o scartati, secondo quanto concordato col fornitore. Se si fa una simile concessione ed un lotto ‘’respinto’’ è accettato per una qualsiasi ragione particolare, il lotto stesso deve essere messo in conto come ‘’lotto reso da accettazione’’ nella tabella ‘’Indicatori performance fornitori’’
Per gli ordini d’acquisto dei materiali che necessitano un controllo ‘’DIMENSIONALE A