La procedura per la proposta di intestazioni di soggetto

Per quanto riguarda la procedura relativa alla presentazione delle proposte è reperibile sul sito web di SACO una modulistica molto articolata e dettagliata: sia per la formulazione di nuove intestazioni di soggetto che per la proposta di aggiornamento di voci già esistenti sono stati predisposti moduli che possono essere compilati ed inviati direttamente on line ed altri moduli da inoltrare per email o via fax. A titolo esemplificativo si riporta di seguito il modulo per l’invio on line delle proposte di nuove intestazioni di soggetto. Completa la modulistica dedicata alla presentazione delle nuove proposte la sezione relativa al sistema di classificazione LCC: in questo caso il modulo disponibile on line in formato PDF, una volta compilato, deve essere inviato unicamente via fax alla LC.

Figura n. 6: Modulo per la compilazione di nuove intestazioni di soggetto da inviare on line192

189_{Esiste anche un campo 675, non ripetibile, in cui si registrano le fonti informative a cui si è fatto ricorso ma nelle}

quali non è stata reperita nessun indicazione utile a supporto dell’intestazione semantica proposta.

190_{Guidelines for formulating LC Subject Heading proposals: <http://www.loc.gov/catdir/pcc/sacohelp.html >, LC Subject} heading change guidelines <http://www.loc.gov/catdir/pcc/sacochghelp.html>.

191_{Annotated Subject Authority Proposal Form for Geographics <http://www.loc.gov/catdir/pcc/saco/sacogeoex.html>;}

Annotated Subject Authority Proposal Form for Biological Organisms: <http://www.loc.gov/catdir/pcc/saco/bioorgex.html>.

Il procedimento di controllo ed accettazione della proposta di una intestazione è piuttosto articolato e viene eseguito in maniera molto accurata.

Lo staff per la Cooperative Cataloging della Library of Congress opera un primo controllo sulle proposte di intestazioni semantiche elaborate dalle biblioteche affiliate per determinare la loro validità e per valutare che il livello di authority research effettuato sia sufficiente. Questo staff, che si incontra settimanalmente per discutere le proposte arrivate, notifica alle biblioteche interessate eventuali problemi, elementi mancanti e nel caso fornisce suggerimenti.

A questo punto le proposte di intestazioni che hanno superato questo primo controllo possono considerarsi pre-approvate e il team per la Cooperative Cataloging le invia, in forma stampata, allo staff specializzato del Cataloging Policy and Support Office (CPSO) della Library of Congress per la supervisione editoriale.

Questo staff sottopone le intestazioni semantiche ad ulteriore revisione:

• per scongiurare il rischio che possano verificarsi duplicazioni di intestazioni accettate già esistenti

• per accertare che i rinvii “vedi” non siano già presenti in altre registrazioni come intestazioni autorizzate

• per controllare che i termini BT e RT proposti siano validi.

Il CPSO immette le proposte di intestazioni nella base dati della Library of Congress e completa i record d’autorità inserendo i campi obbligatori e creando le relazioni gerarchiche per quei record che ne sono privi. Quindi interviene anche su altri record che necessitano di modifiche in seguito all’inserimento delle nuove intestazioni e aggiunge alcuni campi per raggruppare le intestazioni che sono tra loro relazionate sulla lista settimanale. Infine prepara la lista delle proposte di intestazioni per la loro diffusione sulla pagina Web di SACO.

Successivamente interviene lo Specialista nella politica di catalogazione (Cataloging Policy Specialist) che compie un ulteriore controllo sulla lista settimanale delle proposte di intestazioni per verificare se queste rispettino la politica prevista per la loro formulazione e se contengano il supporto documentario adeguato attraverso la citazione delle fonti autorevoli di riferimento. Inoltre lo Specialista raccoglie i commenti dei catalogatori della Library of Congress e garantisce che venga rispettata la struttura generale delle LCSH.

Ogni mercoledì mattina si tiene un meeting editoriale in cui le proposte esaminate vengono discusse: le proposte che necessitano di ulteriore revisione vengono inviate alle sedi opportune e viene compilato un sommario delle decisioni assunte, distribuito elettronicamente sulla mailing list di SACO ed inserito nella lista settimanale delle proposte approvate.

Le intestazioni di soggetto approvate vengono distribuite settimanalmente via FTP o su nastro magnetico come authority record dalla Cataloging Distribution Service (CDS) alle utilities bibliografiche e agli altri abbonati ed entrano a far parte delle Library of Congress Subject Headings (LCSH), pubblicate a stampa annualmente ed anche accessibili on line sul Cataloger's Desktop.

Anche le proposte relative a nuove notazioni che hanno superato il vaglio diventano parte del sistema di classificazione della LCC.

I catalogatori possono consultare on line settimanalmente sia la lista delle proposte relative alle intestazioni non approvate che la lista di proposte che sono state accolte. Per le intestazioni di soggetto di voci LCSH approvate è disponibile, sempre on line, un nutrito archivio che rende conto del “pregresso” a partire dal 1997.

figura n. 7: Iter di accettazione di una proposta di authority record semantico193

Nel 2003 il procedimento di controllo ed accettazione della proposta di una intestazione di soggetto richiedeva un minimo di 4-6 settimane. La Library of Congress sta lavorando per diminuire questo arco temporale.

193_{Fonte: Saco: an introduction. Presentazione realizzata da John N. Mitchell in occasione del MLA Meeting tenutosi a}

Washington, D.C. nel febbraio 2004. Disponibile on line: <http://www.loc.gov/catdir/pcc/saco/SACO- MLA_2004.pps>.

Se la proposta di un’intestazione di soggetto non viene accolta la biblioteca interessata ne riceve notifica e la proposta può essere riformulata e inoltrata nuovamente.

Anche se a partire dalla fine degli anni novanta è stata messa a punto la modulistica on line appena descritta, attraverso cui i catalogatori partecipanti a SACO possono sottoporre le loro proposte in maniera assistita e molto rapida, gran parte del lavoro successivo resta manuale. La necessità di ridigitare è stata minimizzata ma esiste sempre l’obbligo di effettuare la revisione locale e il controllo editoriale sull’intestazione di soggetto che, come è facile intuire, richiede non poco tempo. “Uno studio indipendente della LC ha concluso che ciò che gioca un ruolo nel ritardo nell’elaborazione delle intestazioni di soggetto tramite SACO è una combinazione di presentazione di proposte, loro integrazione nel database e procedimento di revisione editoriale del soggetto. Di certo il requisito del controllo editoriale continuerà e dovrà continuare a esserci; suggerisco che per svilupparsi il programma SACO abbisogni, di concerto con i servizi bibliografici, di un meccanismo per l’accettazione delle proposte parallelo a quello del programma NACO e del trasferimento delle name authorities attuato sul master file LC via FTP. In precedenza, nel corso di questa settimana, un mio collega ha relazionato intorno al grande successo del programma NACO. Questo successo può essere attribuito alla cooperazione creatasi tra i servizi bibliografici e LC per assicurare un meccanismo di contribuzione/distribuzione per l’elaborazione di name authorities in modo tempestivo ed efficace.”194