Una volta stabilito il volume di attività, è il momento di affrontare le problematiche interne relative all’area produttiva. Il primo problema da risolvere è relativo al livello di scorte da mantenere, sia di materie, che di semilavorati che di prodotti finiti. Questo perché ci sono alcune esigenze gestionali, che solo una oculata politica di magazzino può assolvere, tra cui la tempestività con cui l’azienda intende servire il mercato, l’economico ed efficiente utilizzo della struttura produttiva, la capacità di sopportare i costi legati all’immagazzinamento delle scorte, stoccaggio negli spazi adibiti, senza contare gli aspetti non prettamente monetari quali l’obsolescenza incombente, la ciclicità della domanda, tempi e modalità di immagazzinamento.
Detto questo, il budget dei costi parte dal programma di produzione, basato sul programma delle vendite e delle scorte da mantenere. Pertanto la quantità da produrre deriva dalla formula:
ESISTENZE INIZIALI+ VENDITE-
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La costituzione poi passa attraverso un iter decisionale, che prende avvio, una volta determinata la quantità, dalla verifica della fattibilità tecnica del programma di produzione, cioè è necessario valutare se la quantità destinata alla vendita e la quantità destinata a scorta, possa essere realizzata internamente saturando al massimo la capacità produttiva esistente, oppure non sia fattibile. Nel primo caso, una volta constata la fattibilità unitamente allo sfruttamento totale della struttura, si procederà alla stesura del budget dei costi, mentre nel secondo caso sarà valutata la decisione di ampliamento della struttura esistente, con tutte le conseguenze che può comportare (procedendo quindi ad un budget degli investimenti), la riesamina al ribasso degli obiettivi di vendita e scorte, oppure il ricorso all’esternalizzazione. Lo schema seguente sintetizza quanto detto.
Budget dell’area commerciale Budget delle scorte
Una volta ottenuto l’equilibrio relativo al programma di produzione, è necessario impostare il budget dei costi, per il quale è possibile procedere in relazione ai fattori produttivi e ai centri coinvolti, oppure scegliendo un certo livello di dettaglio da tenere nell’analisi (budget della manodopera, delle materie, dei servizi interni, ammortamenti…). Per la compilazione, si tende a distinguere tra i costi diretti e i costi indiretti. Per i primi può risultare utile l’elaborazione di una distinta base e di un ciclo di
lavorazione, mediante i quali il prodotto e il processo di produzione vengano scomposti nelle
Programma di produzione (distinta base e ciclo di lavorazione) Fattibile internamente Non fattibile internamente o sotto-utilizzo della struttura Saturazione della struttura Sovra-utilizzo della struttura Investimento per potenziare la struttura Budget dei costi di
produzione Ridimensionamento
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rispettive parti componenti, facilitando la determinazione dei costi specifici. E’ qui che entrano in gioco i costi standard, come obiettivi di efficienza da raggiungere e mantenere, a patto ovviamente che le fasi del processo produttivo siano state il più possibile standardizzate, formalizzate ed affidate ad un manager responsabile. Ed è qui che entrano in gioco pure i concetti di costi impegnati, ottenibili ed ideali operata nella parte II, poiché a seconda delle condizioni operative interne ed esterne, la distinzione tra questi costi vincola le azioni del responsabile, da cui poi ne discenderà la sua valutazione.
Il calcolo del costo viene effettuato individuando prima lo standard fisico unitario di fattore produttivo che si intende utilizzare, e poi va valorizzato in termini monetari. Tale grandezza a sua volta moltiplicata per il volume di attività da realizzare, permette di passare dallo standard unitario a quello complessivo. Questo passaggio ovviamente può essere effettuato per i costi diretti, tipicamente manodopera e materie. Infatti per la manodopera il calcolo da eseguire risulta:
h/stnd x €/h x Q = Costo MOD Dove:
h/stnd = tempo standard di MOD per prodotto/servizio €/h = costo orario standard MOD
Q = volume di attività
Mentre per le materie il calcolo risulta:
q-stnd x €/q x Q = Costo della materia prima Dove:
q/stnd = quantità unitaria standard di materia necessaria €/q = costo unitario standard della materia
Q = volume di attività
Per i costi indiretti invece non è possibile stabilire un vero e proprio standard, pertanto, o vengano artificialmente parametrati al livello di produzione presumibilmente ottenibile, oppure, per quelli che non è in nessun modo possibile cogliere un collegamento con il volume di produzione, dovranno essere prese in considerazioni altri fattori, come le oscillazioni dei prezzi di certi fattori, la modifica della capacità produttiva e delle politiche gestionali, in relazione ai periodi precedenti. L’obiettivo quindi sarà cercare di migliorare o mantenere certe situazioni e condizioni raggiunte. In altri termini, dove non è possibile elaborare uno standard univoco, dovranno essere prese in considerazione le condizioni in cui l’impresa operava negli esercizi precedenti e cercare di replicare o migliorare certe situazioni che hanno permesso di operare in un certo modo, al fine di ottenere una sempre maggior efficiente gestione. Questo è un metodo applicabile da quelle imprese che producono a processo continuo, che presentano cioè una certa ripetitività nel ciclo di produzione, un alto livello di automazione ed un basso apporto di lavoro umano.
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Infine si rammenta che l’applicazione dei costi standard, rende molto più agevole l’articolazione del budget per centri di responsabilità, o prodotti, a seconda delle esigenze informative dell’impresa.
4.1) ALTRI DOCUMENTI DI PROGRAMMAZIONE: DISTINTA BASE E CICLO DI LAVORAZIONE
La distinta base è un documento che racchiude tutte le componenti che costituiscono un prodotto o un semilavorato, inclusa la valorizzazione delle quantità da utilizzare (avvalendosi dei metodi FIFO, LIFO o costo medio ponderato), gli scarti o perdite di efficienza che inevitabilmente si hanno a causa della impostazione del processo produttivo.
Grazie ai moderni software gestionali, essa è pure in grado di mostrare le interdipendenze tra le componenti, al fine di ottenere certe informazioni, come:
Eventuale riduzione del numero delle componenti, se ad esempio non aggiungano un valore apprezzato dal consumatore
Capire l’importanza che ogni componente ha, e quindi valutare quali siano le conseguenze derivanti dalla mancanza di una di esse
Simulare l’aumento del costo di un componente e vedere la conseguenza sul costo del prodotto.
In sostanza, la distinta base rappresenta un documento molto versatile e di estrema importanza per ogni area aziendale; infatti svolge importanti funzioni di supporto:
1. Alla programmazione della produzione e approvvigionamento, poiché consente di individuare il fabbisogno di materiali e componenti a partire dal programma di produzione
2. Supporto alla contabilità analitica ed al processo di budgeting; in particolare
a. Alla definizione del costo primo, poiché i costi dei componenti elencati in distinta base, rappresentano i costi diretti di prodotto.
b. Alla preventivazione di un prezzo di vendita, a partire dai costi delle componenti (soprattutto le aziende che lavorano su commessa)
c. Definizione del costo standard (specie nelle aziende a produzione continua). Con la distinta base unitamente ad ipotetiche condizioni operative interne ed esterne, si può individuare un costo auspicabile, che diventa un obiettivo di efficienza a cui tendere, nonché nella fase di analisi dello scostamento tra tale costo e quello effettivamente sostenuto.
Infine è necessario aggiornarla continuamente, sia nelle quantità dei componenti che nei loro costi, per evitare che i prezzi di vendita elaborati rimangano fissi, con il rischio, visto il regime di costi di produzione crescenti, di incorrere in perdite.
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Il ciclo di lavorazione invece è un documento di programmazione della produzione, che fornisce i dati relativi alla capacità produttiva delle risorse disponibili (macchinari, impianti, manodopera), nonché i tempi di svolgimento delle singole operazioni di produzione.