Programmazione  per  obiettivi:  efficienza  e  qualità  della  spesa

Gli  obiettivi  strategici  definiti  nel  triennio  2014-­‐2016  e  perseguiti  anche  per  il  triennio  2015-­‐2017  si   sintetizzano  nei  seguenti  punti:  

1.   programmazione  per  obiettivi;   2.   dematerializzazione;  

3.   valorizzazione  ed  empowerment  del  ricercatore  (o  tecnologo);   4.   verso  l’internazionalizzazione  dell’Ente;  

5.   la  valorizzazione  della  ricerca.    

2.1. Programmazione  per  obiettivi:  efficienza  e  qualità  della  spesa  

Il   primo   obiettivo   strategico,   dal   quale   discende   la   formulazione   di   quelli   successivi,   è   quello   di   arrivare   a   strutturare   le   attività   dell’Ente   per   macro-­‐obiettivi   strategici,   declinati   successivamente   attraverso  un  processo  di  concertazione  tra  vertici,  amministrazione  e  rete  scientifica.  

Il   processo   attraverso   il   quale   sono   stati   definiti   gli   obiettivi   summenzionati   ha   coinvolto   tutti   gli   attori,   a   seconda   del   livello,   strategico   o   operativo,   coinvolti   nella   loro   attuazione   e   monitoraggio.   L’implementazione  di  questa  modalità  non  può  prescindere  dall’integrazione  dei  sistemi  di  gestione,   sia  contabile  sia  scientifica  a  disposizione  della  rete  e  della  amministrazione.  

Innovazione  organizzativa  e  adeguamento  degli  strumenti  di  gestione  

L’introduzione  della  correlazione  fra  identificazione  degli  obiettivi  e  definizione  dei  Piani  di  Gestione   delle  strutture  permette  di  stabilire  una  corretta  corrispondenza  tra  risorse  e  attività,  realizzando  così   il   piano   di   gestione   per   obiettivi   che   permetterà   di   applicare   modelli   di   controllo   di   gestione   anche   attraverso  l’introduzione  della  contabilità  analitica.  

A   livello   organizzativo   l’amministrazione   ha   integrato   le   strutture   del   Bilancio   e   della   Ragioneria   nell’Ufficio  Programmazione  Finanziaria  e  Controllo,  permettendo  una  gestione  coerente  di  attività  e   risorse.  

Inoltre,  l’amministrazione  ha  attivato  strutture  di  monitoraggio  e  controllo  (Controllo  di  Gestione  e   Internal  Audit)  al  fine  di  garantire  regolarità  amministrativa  ed  efficienza  di  gestione.  

Le   innovazioni   organizzative   vanno   di   pari   passo   con   le   revisioni   dei   sistemi   informativi   per   la   gestione  delle  attività  e  la  gestione  economico-­‐finanziaria.  

Il  primo  intervento,  realizzato  nel  2014,  in  relazione  alla  compilazione  del  Piano  di  Gestione  da  parte   delle  strutture  dell’Ente,  è  stata  l’attivazione  della  funzionalità  “Finanziamenti  esterni”  attraverso  la   quale  Istituti,  Dipartimenti  e  strutture  dell’amministrazione  hanno  potuto  inserire  dati  relativi  alla   progettualità   esterna   nell’ambito   di   attività   nazionali   ed   internazionali.   La   nuova   funzionalità   permette  di  inserire  dati  anagrafici  delle  attività  e  collegarli  alle  relative  linee  contabili  del  sistema   di  gestione.  Durante  il  2015  si  prevede  la  attivazione  di  un  modulo  che  permetterà  la  gestione  del   piano  finanziario  dei  progetti,  anche  questo  integrato  con  il  sistema  contabile  del  CNR  (SIGLA).    

L’applicazione  alle  attività  di  ricerca  

Anche  per  quanto  riguarda  la  rete  scientifica  il  processo  programmatico  va  verso  una  integrazione  fra   obiettivi,  attività  di  ricerca  e  risorse  disponibili.  I  nuovi  regolamenti  a  questo  riguardo  prevedono  una   riforma  della  filiera  programmatica,  introducendo  una  struttura  per  programmi  articolati  in  progetti,   eliminando  il  livello  gestionale  della  commessa.    

Il   CNR   inoltre   effettuerà   una   revisione   del   processo   di   programmazione,   generando   un   “piano   di   gestione  per  obiettivi”,  finalizzato  a  un  controllo  di  gestione  delle  risorse  dell’Ente.  

La  prima  sfida  da  affrontare  sarà  la  gestione  del  transitorio,  per  il  quale  si  prevede  di  coinvolgere  la   rete  scientifica  e  l’amministrazione  al  fine  di  rendere  organico  e  coerente  il  cambiamento.  

Una  programmazione  per  obiettivi  ha  il  vantaggio  di  poter  monitorare  lo  stato  di  avanzamento  delle   attività  di  ricerca  sia  dal  punto  di  vista  scientifico,  anche  attraverso  la  raccolta  sistematica  dei  dati   relativi   agli   output   di   ricerca,   sia   dal   punto   di   vista   gestionale,   permettendo   un   monitoraggio   periodico  delle  risorse  economico-­‐finanziarie  e  dell’allocazione  delle  risorse  umane.    

Finora  il  processo  di  programmazione  ha  avuto  un  unico  momento  di  definizione.  Successivamente   un  continuo  dialogo  offline  tra  rete  e  amministrazione  ha  permesso  di  stabilire  in  corso  di  esercizio   necessità,   criticità   e   opportunità   delle   strutture   CNR.   Sistematizzare   e   strutturare   questo   dialogo,   unitamente   a   un   monitoraggio   continuo   e   ad   un’efficiente   sistema   di   valutazione,   rappresenta   un   importante  passo  per  l’ottimizzazione  delle  risorse  e  lo  snellimento  del  processo  gestionale.  Questo   obiettivo  si  ricollega  fortemente  al  processo  di  dematerializzazione  e  di  innovazione  ponendo  l’uso   degli  strumenti  informatici  in  una  posizione  prioritaria  al  fine  di  snellire  le  pratiche  amministrative   e  fornire  un  servizio  efficiente  a  disposizione  di  tutti  gli  attori  coinvolti.  

La  razionalizzazione  delle  risorse  

Questi  interventi  sono  stati  attuati  ricorrendo  a  una  complessa  riduzione  delle  spese  e,  soprattutto  a   un   ripensamento   sull’utilizzo   delle   risorse   destinate   al   sostentamento   delle   sedi,   per   una   loro   ottimizzazione  futura  in  ottica  di  investimenti  mirati.    

• contenimento   delle   locazioni   –   l’operazione   di   riduzione   delle   locazioni   proseguirà   attraverso   l’uso   di   diverse   opportunità   quali   la   revisione   dei   contratti   in   essere,   la   valorizzazione   delle   proprietà  in  essere,  la  sostituzione  di  locazioni  con  nuove  proprietà,  la  razionalizzazione  delle  sedi   conseguente  al  riassetto  in  corso  delle  articolazioni  della  rete  scientifica;    

• iniziative   di   natura   edilizia   –   progetti   volti   a   rendere   disponibili   nuove   sedi,   di   più   moderna   concezione   dal   punto   di   vista   dei   consumi   e   delle   manutenzioni,   con   conseguenti   possibili   risparmi  a  regime;    

• accentramento   forniture   energetiche   e   riduzione   del   consumo   energetico   –   l’obiettivo   di   accentrare   la   spesa   energetica   si   ritiene   possa   essere   portato   a   regime   entro   il   2015;   nel   corso   dell’anno   si   opererà   per   allineare   tutte   le   strutture   ed   acquisire   la   fornitura   per   la   gestione   centralizzata;    

• revisione  dei  servizi  di  facility  management  –  si  opererà,  di  concerto  con  Consip  per  individuare   uno   schema   di   approvvigionamento   ad   hoc   di   servizi   di   facility   management,   finalizzato   a   un’eventuale  coinvolgimento  di  soggetti  privati  nel  finanziamento  di  manutenzioni  straordinarie  e   migliorie  immobiliari,  da  realizzarsi  secondo  le  diffuse  logiche  di  partnership  pubblico-­‐privato,  in   cambio  di  tempi  contrattuali  più  lunghi.    

Nel   corso   del   2015,   oltre   all’energia,   il   processo   di   razionalizzazione   e   centralizzazione   della   spesa   interesserà  ulteriori  settori  del  facility  management,  in  particolare  la  pulizia,  la  vigilanza/guardiania  e   la   manutenzione   ordinaria.   Con   la   centralizzazione   dei   contratti   di   servizio,   accompagnata   da   meccanismi  di  incentivazione  all’efficiente  utilizzo  delle  risorse  (e/o  di  disincentivazione  di  un  utilizzo   non  efficiente),  l’Ente  si  prefigge  una  migliore  definizione  di  standard  di  servizio,  costi  più  omogenei  e   un  migliore  controllo  di  gestione.  Così  facendo,  potrebbero  vedersi  ridotti  anche  i  costi  amministrativi,   con  elevato  beneficio  per  le  strutture  amministrative  della  rete  scientifica.    

Lo  sforzo  di  migliorare  l’asset  knowledgement,  che  fonda  la  gestione  del  patrimonio  immobiliare  sulla   piena  conoscenza  dello  stesso  in  tutti  i  suoi  aspetti,  non  è  per  niente  banale  vista  la  complessità  del   patrimonio   dell’Ente   dal   punto   di   vista   sia   delle   destinazioni   d’uso   delle   strutture   (uffici,   laboratori,   ecc.)  sia  della  loro  distribuzione  territoriale.    

Tali  azioni  saranno  svolte  in  primis  a  garanzia  della  funzionalità  scientifica  delle  strutture  di  ricerca,  le   quali  potranno  beneficiare  positivamente  di  risparmi  diretti  e  indiretti,  ma  anche  per  la  creazione  di   un  sistema  condiviso  e  integrato,  a  livello  nazionale,  delle  diverse  sedi  e  infrastrutture,  indispensabile   per  garantire  competitività  della  ricerca  nel  panorama  nazionale,  europeo  e  internazionale.    

Nuovo  Statuto  e  nuovi  Regolamenti  

Dalla   sua   approvazione   nel   2011   il   vigente   Statuto   è   stato   oggetto   di   revisione   in   conseguenza   alla   definizione   e   approvazione   dei   nuovi   Regolamenti.   Tale   revisione,   è   stata   effettuata   nell’ottica   di  

completare   l’allineamento   del   CNR   in   termini   di   attuazione   dell’ultimo   riordino   degli   Enti   di   ricerca.   Nel   chiarire   anche   il   rapporto   gerarchico   tra   Statuto   e   Regolamento   di   Organizzazione   e   Funzionamento   (ROF),   l’intento   è   stato   quello   di   tendere   alla   semplificazione   organizzativa   e   al   maggior  coinvolgimento  possibile  della  rete  scientifica  nei  diversi  livelli  di  governo  dell’Ente.  

Tra   gli   elementi   innovativi   introdotti   vi   è,   ad   esempio,   l’introduzione   di   una   rappresentanza   del   personale  negli  Organi  decisionali,  l’introduzione  degli  uffici  non  dirigenziali  e  la  semplificazione  della   struttura  organizzativa,  in  coerenza  con  la  riorganizzazione  approvata  nel  2014  e  dei  principi  vigenti   in  termini  di  pubblica  amministrazione.    

Ulteriore   elemento   organizzativo-­‐gestionale   da   sottolineare   è   la   ridefinizione   della   struttura   e   funzionamento  delle  Aree  di  Ricerca,  elemento  territoriale  e  gestionale  fondamentale  per  molti  Istituti   CNR.  Le  Aree  verranno  assimilate  a  centri  di  competenza  con  personale  e  bilancio  propri.  Le  Aree  di   Ricerca  in  questo  modo  avranno  una  governance  ben  definita,  evitando  così  di  incorrere  nelle  attuali   incongruenze  gestionali  per  gli  Istituti  che  insistono  nelle  Aree.  

Altri   elementi   introdotti   riguardano   la   governance   dei   Dipartimenti,   la   semplificazione   della   filiera   programmatica  delle  attività,  la  revisione  della  articolazione  territoriale  degli  Istituti.  

Il   nuovo   Statuto   e   il   nuovo   ROF   sono   entrati   in   vigore   nel   giugno   2015,   ed   è   in   corso   la   revisione   e   approvazione  dei  Regolamenti  di  Contabilità  e  Finanza  e  del  Personale,  che  si  prevede  entreranno  in   vigore  nei  prossimi  mesi.