Ristorazione Per Oncologia Degenza

L’organizzazione del servizio di ristorazione per oncologia degenza verrà mantenuto alle h. 11.30 circa.

Un operatore incaricato, membro dello staff della cucina, si occuperà dell’invio delle valigette necessarie a soddisfare la domanda di tale reparto.

Sarà necessario individuare un confezionamento idoneo per il trasporto di alimenti.

l carico dovrà essere diviso nelle valigette necessarie, compatibilmente con il vincolo di un carico massimo di 10 kg per ognuna.

Per le modalità di invio l’operatore si atterrà alle specifiche riportate nel manuale operativo.

10.3 Radiologia

Il turno 3R sarà riorganizzato nel seguente modo:

• Da camera mortuaria( livello 0) a terapie intensive (livello 2 di piastra)

Il servizio verrà svolto da un impiegato della camera mortuaria che si appoggerà alla stazione del centro stampa per gli invii.

• Da day surgery( livello 3 di piastra) a uffici delle torri(livello 5) Gli addetti all’invio saranno individuati tra gli impiegati del Day Surgery.

• Dai reparti delle torri (livello 2,3,4 e 5) ai rispettivi uffici(livello 5)

Ad occuparsi delle procedure di invio sarà un dipendente dell’azienda ospedaliera, nelle torri identificato nella figura di operatore sanitario.

• Dagli uffici (Livello 5 delle torri) a radioterapia(Piastra livello 1) e verso pre-operatorie (Torre 2 livello 1)

Gli incaricati dell’invio saranno impiegati degli uffici.

Tutti questi servizi dovranno essere svolti dalle h. 9:00 alle 10:00.

Il carico dovrà essere diviso nelle valigette necessarie, compatibilmente con il vincolo di un carico massimo di 10 kg per ognuna.

Per le modalità di invio l’operatore si atterrà alle specifiche riportate nel manuale operativo. Per quanto concerne invece la gestione del turno 1R, degli invii del casellario di referti agli ambulatori e ai reparti di torre verranno probabilmente mantenuti in manuale destinando un operatore esterno a coprire tale incarico, poiché le spedizioni coprono una miriade di destinatari differenti con un carico pressoché nullo, costringendo ad assegnare un operatore all’invio.

Tenuto conto di un tempo minimo tra una spedizione e la successiva di 4 minuti non sarà possibile inviare più di 15 valigette all’ora.

Si consideri una doppia fascia di spedizione dalle 9:00-11:00 e dalle 15:00-17:00 con i destinatari così ripartiti:

Tab.41: calendario di distribuzione casellario

con la possibilità di variare la distribuzione in base all’ orario d’arrivo dei referti.

Verrà analizzata un alternativa anche senza il casellario in quanto vi è una prospettiva di convertire il servizio del casellario da cartaceo a informatico risolvendo definitivamente il problema.

10.4 Sterilizzazione

Il servizio di sterilizzazione, tenendo conto che il picco di utilizzo delle valigette è per il ciclo del pulito nella fascia oraria dalle 7:00 alle 8:00 del mattino, non può essere anticipato poiché non sarebbe presente il personale ospedaliero per il ritiro.

L’invio di 32 valigette in una sola ora dalla medesima stazione oltre a creare problemi per l’elevatissima richiesta di valigette risulta pressoché ingestibile dal punto di vista delle tempistiche di carico e spedizione della valigetta.

Considerando un tempo tra una spedizione e l’altra di minimo tre minuti si rende necessario prolungare la fascia dedicata a questi invii fino a due ore così da dare più agio agli addetti al servizio. La nuova fascia dedicata per l’invio dei materiali sterili sarà dalle 7:00 alle 9:00. Le valigette inviate dai vari ambulatori con il materiale sporco contano poche unità perciò si è convenuto di lasciare anche per questo servizio la possibilità di invio nell’orario attuale del turno: dalle 10:30 alle 16:00.

Da sottolineare anche in questo caso la necessità di imballaggio sterile estraibile, in modo da evitare di contaminare i ferri sterilizzati se posizionati nelle navette utilizzate per il trasporto di altri materiali e viceversa di contaminare la valigetta inserendovi i ferri sporchi.

TORRE 1 TORRE 2 TORRE 3 TORRE 4 TORRE 5 TORRE 6 TORRE 7 PIASTRA

9:00 - 10:00 X X X X X

10:00 - 11:00 X X X

15:00 - 16:00 X X X

10.5 Farmacia

La fascia oraria di lavoro per il servizio farmacia rimarrà identica a quella attuale: dalle 7:00 alle 17:00.

Gli impiegati della farmacia si occuperanno di imballare adeguatamente il trasportato rispettando le seguenti specifiche:

1. carico massimo di 10 kg

2. dimensioni massime dell’imballaggio: 15 cm x 45 cm x 35 cm *

3. mantenere gli stessi accorgimenti di temperatura e protezione per i farmaci o soluzioni farmaceutiche critiche.

Per le modalità di invio l’operatore esterno si atterrà alle specifiche riportate nel manuale operativo.

10.5.1 Premessa

I materiali trasportati dalla farmacia si differenziano principalmente in tre tipologie di farmaci:

• Chemioterapici e parenterali, caratterizzati da un’elevata urgenza di invio

• File F ( tutti quei farmaci sovvenzionati dalla regione che vengono somministrati a utenti non ricoverati o in degenza presso lo stesso ospedale) e farmacia delle dimissioni, devono essere inviati alla farmacia esterna rispettando una cadenza di 7 minuti

• Farmaci urgenti , che a dispetto del nome non hanno immediata necessità di invio e sono destinati ai reparti di piastra e di torre

Dalla descrizione precedente appare evidente che l’intero servizio della farmacia è fortemente vincolato nelle tempistiche dalla necessità di inviare una valigetta ogni 7 minuti verso la farmacia delle dimissioni. Se si decidesse di mantenere tale intervallo tra ogni invio ed il successivo ( farmaci urgenti e chemioterapici esclusi) risulta necessaria la figura di un incaricato che rimanga presso la stazione per l’intera durata del servizio e che si occupi esclusivamente del carico e dell’invio dei carrelli. È dunque necessaria una seconda figura che si occupi del trasporto dei farmaci dalla farmacia interna alla stazione. Questo può essere un operatore esterno, un dipendente della farmacia incaricato oppure il primo dipendente della farmacia che riesce a liberarsi. È inoltre fondamentale l’utilizzo di un timer che segnali all’incaricato del trasporto dalla farmacia interna alla stazione lo scadere dei 7 minuti.

Un ulteriore vincolo è posto dalla seguente tabella che stima il tempo necessario richiesto dalle procedure di invio, che limita il tempo tra un invio ed il successivo a circa un minuto e mezzo.

Tab.42: stima tempo min tra una spedizione e la successiva per la stazione di farmacia

Tempo di arrivo (sec) tempo di carico (sec) tempo linea libera (sec) Tot (sec)

Da tenere presente che il tempo di carico potrebbe essere stimato di 60 sec per degli operatori specializzati all’invio, ma potrebbe essere aumentato a più del doppio se a eseguire le operazioni fosse un dipendente ospedaliero.

il tempo di arrivo alla stazione è stimato pari a 40 secondi in quanto allocando le valigette per ogni ora di servizio saranno sempre garantite 5 valigette disponibili allo scambio di accesso alla stazione pronte per l’invio.

10.5.2 Procedura

Innanzitutto, l’incaricato provvede a prelevare dal magazzino, o dalla farmacia interna, i farmaci richiesti (già imballati nella dovuta maniera) e li trasporta alla stazione dedicata. Qui un operatore si occupa di prenotare, caricare ed inviare le valigette. A seconda della tipologia del trasportato il servizio è svolto nel seguente modo:

• File F e farmacia dimissioni: Al suono del timer l’incaricato della farmacia si reca alla postazione di raccolta , ubicata presso la farmacia interna, e controlla se sono presenti dei farmaci da inviare. Se ci sono dei farmaci l’incaricato preleva la cesta e la trasporta in stazione, altrimenti torna alla sua postazione/mansione secondaria. Una volta giunto in stazione consegna la/e cesta/e all’operatore esterno incaricato dell’invio , dopodiché fa ritorno alla farmacia interna. L’addetto alla stazione, che riconosce la tipologia di farmaco dalla cesta in cui è trasportata, deve occuparsi immediatamente dell’invio del materiale. Nella situazione ordinaria è sempre presente in stazione una valigetta pronta ad essere caricata. Se così non fosse, o perché l’operatore è impegnato in un altro invio o perché non vi sono carrelli in stazione , l’operatore deve apprestarsi a terminare l’invio in corso ed/o ordinare il carrello successivo. A questo punto l’operatore, che ha già effettuato il login e prenotato la valigetta, ne rimuove il coperchio, vi ripone il contenuto della cesta e richiude il coperchio, assicurandosi che questo sia adeguatamente sigillato (condizione indispensabile per completare la fase di invio). In questa fase l’operatore deve selezionare sul monitor della propria postazione la stazione di invio e quella di destinazione , inserendo un codice identificativo univoco (ad esempio per la farmacia:P.12.0) . Infine provvede a segnalare l’eventuale priorità dell’ordine. Compilate tutte le voci richieste, l’operatore preme il pulsante ”invia carrello” per l’evacuazione della navetta.

• Farmaco urgente : Ogniqualvolta arriva in farmacia la richiesta di un farmaco per i reparti, i dipendenti della stessa provvedono a preparar e il farmaco richiesto e ad imballarlo adeguatamente. L’incaricato della farmacia trasporta il lotto alla stazione dedicata e lo deposita su un banco appositamente allestito. Qui , l’operatore smista i farmaci raggruppandoli per similarità di destinazione, per procedere poi al loro invio solo quando hanno raggiunto una massa critica sufficiente a giustificare la spedizione di una valigetta , o

periodo di tempo che intercorre tra due invii successivi verso la farmacia delle dimissioni, prima preme il pulsante per la prenotazione del carrello , poi preleva i farmaci smistati dall’apposito scomparto. Dunque, rimuove il coperchio, vi ripone i suddetti farmaci e richiude la valigetta, prestando particolare attenzione che il coperchio sia sigillato nel modo corretto. Inserisce sul monitor la stazione di invio e quella di destinazione, digitando il codice identificativo di queste ultime, e se necessario, la priorità dell’ordine. Infine pigia il bottone “invia carrello” che provvede ad evacuare la navetta dalla stazione.

• Chemioterapici e parenterali : Quando questa tipologia di materiale arriva alla farmacia interna è compito dell’incaricato trasportarla il prima possibile alla stazione dedicata, facendo attenzione che sia stata imballata adeguatamente nel rispetto dei vincoli termici, di peso e di volume . Qui, data l’elevata urgenza con cui questi farmaci devono essere consegnati, l’operatore deve dargli massima priorità provvedendo immediatamente al loro invio. Qualora quest’ultimo fosse già impegnato in una spedizione , si occuperà del suddetto farmaco appena terminata tale procedura, se invece non stesse eseguendo nessun invio dovrà occuparsi immediatamente di questa spedizione, lasciando tutte le altre ad un secondo momento .Quindi l’operatore pigia il pulsante per la prenotazione del carrello. Quando il carrello è pronto, ne rimuove il coperchio e vi inserisce il farmaco adeguatamente imballato all’interno di un contenitore termico. Successivamente, richiude il coperchio della valigetta e si assicura che sia sigillato nella giusta maniera. Terminate le operazioni manuali segnala sul monitor la stazione di invio e quella di destinazione, di cui può eventualmente specificare il reparto. Infine l’operatore assegna tramite il monitor della propria postazione la priorità all’ordine e preme il pulsante “invia carrello” . Il carrello lascia la stazione e l’operatore è pronto ad eseguire un nuovo invio.

NB*: la fase di login della valigetta non è discussa nel presente manuale in quanto è svolta a monte delle attività descritte. Prima di accedere al programma l’operatore di stazione deve infatti autenticarsi tramite una pagina di login inserendo codice utente e password. Questa operazione viene compiuta ad ogni inizio di turno.

10.5.3 Alternative Contemplate Per La Definizione Dei Ruoli

Nei seguenti paragrafi vengono sottoposte all’attenzione alcune alternative con i relativi pro e contro per l’identificazione della figura ( interna o esterna all’azienda ospedaliera) per il trasporto dei farmaci dalla farmacia interna alla stazione e per lo smistamento e la spedizione degli stessi.

L’ultima proposta contiene al contrario delle prime una soluzione radicale.

A) I dipendenti trasportano i farmaci alla stazione, un operatore esterno si