Alla data del 28.02.2014 il Comune di Capriolo recede dalla convenzione di Segreteria convenzionata con i Comuni di Monticelli Brusati ed Offlaga. Viene incaricato il Segretario comunale a scavalco dott. Siciliano Domenico dal 01.03.2014 al 30.06.2014. Dal 01.07.2014 al 31.07.2014 viene incaricato il Segretario comunale a scavalco dott. Scacciaferro Calcedonio, in attesa del perfezionamento formale di apposita convenzione di segreteria con il Comune di bagnolo Mella..
L’Ufficio di Segreteria comunale svolge attività di assistenza e supporto giuridico-funzionale agli organi istituzionali dell'Ente: Consiglio Comunale, Giunta Comunale Sindaco ed Assessori.
Detiene l’archivio delle deliberazioni e dei verbali delle adunanze degli organi collegiali del Comune assicurandone la regolare tenuta.
Cura la trasmissione agli uffici delle deliberazioni e delle decisioni di detti organi. Provvede, nelle forme e con le modalità prescritte, alla raccolta ed archiviazione delle determinazioni dei Responsabili d’area ed alla pubblicazione degli elenchi delle medesime.
Provvede alla tenuta, mediante apposito programma software, dei registri delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta Comunale, alla tenuta del registro Generale delle Determinazioni.
Provvede alla pubblicazione all'Albo on-line, delle deliberazioni adottate dalla Giunta e Consiglio comunale.
Cura i servizi connessi ai diritti degli Amministratori comunali nell'esercizio delle loro funzioni.
Svolge attività di supporto in relazione alle competenze attribuite al Segretario Generale.
Svolge l'attività di segreteria del Sindaco che si concretizza in una serie di atti, appuntamenti e comunicazioni attinenti sia all'amministrazione vera e propria sia alle pubbliche relazioni con i cittadini, che spesso assumono la forma di proposta indirizzata agli uffici competenti per materia e propedeutici alla formazione di veri e propri provvedimenti.
Organizza in occasione delle feste nazionali, quali XXV Aprile e IV Novembre, le consuete celebrazioni.
Provvede agli acquisti di materiale ed attrezzature necessari per lo svolgimento delle mansioni attribuite agli uffici comunali.
Cura l'affidamento di incarichi professionali per l'assistenza legale al fine di garantire l’Ente nelle controversie che si verificano.
E', inoltre possibile rivolgersi all'Ufficio Segreteria Comunale per esercitare il diritto di accesso agli atti, consegnando un fac-simile di richiesta, ove è necessario indicare i dati del richiedente, l'atto o il documento che si intende visionare o estrarne copia ed è inoltre necessario indicare i motivi e l'interesse per la visione dell’atto.
E’ stata completata l’attività di gestione informatica dei documenti, sistema che permette di ridurre la massa cartacea che circola tra i vari uffici ed inoltre si sta provvedendo ad inserire nel nuovo programma di gestione delibere e determinazioni tutti gli atti (delibere di Giunta, delibere di Consiglio comunale e determinazioni) scansionati, al fine di avere una completa e facile visione degli stessi (al momento sono stati inseriti gli anni 2008 e parte del 2009).
E’ attivo dal 1 gennaio 2011 l’albo pretorio on line, ai sensi dell’art. 32 della Legge n. 69/2009, tale sistema ha consentito di diffondere maggiormente i risultati dell’attività comunale, poiché gli atti di maggiore rilievo sono pubblicati sul sito del Comune di Capriolo e quindi sono senz’altro più accessibili del vecchio Albo pretorio cartaceo.
Vengono altresì esposti gli atti destinati ai cittadini che, per assenza o irreperibilità, non sono stati loro consegnati nonché le pubblicazioni di bandi di concorso e mobilità di cui altri Enti Locali ed Istituzionali ne richiedono la massima diffusione.
Ad integrazione di una maggiore diffusione delle principali attività comunali ed attività socio ricreative di interesse pubblico, è gestito ed aggiornato costantemente un tabellone luminoso posto nella piazza comunale.
Cura l'affidamento di incarichi professionali per l'assistenza al fine di garantire il funzionamento del sistema informatico dell'Ente, di fatto dipende dalla Segreteria Generale anche il servizio CED. Il servizio di assistenza informatica è gestito dal 01/01/2014 al 31/12/2015, da una ditta esterna e si occupa del mantenimento delle dotazioni informatiche, dell’acquisto delle stesse e della gestione delle stampanti in dotazione ai vari uffici comunali.
Ha inoltre garantito l’affidamento del servizio triennale (07/05/2012-07/05/2014) del servizio di Remote Backup e Disaster Recovery del sistema informatico comunale, al fine di adempiere agli obblighi normativi del Codice dell’Amministrazione Digitale D.L. 07/05/2005, modificato dal D.Lgs. 30/12/2010 n° 235 e dal D.L. 13/08/2011 n° 138, che prevede l’obbligo di dotarsi di un Piano di continuità operativa e di Disaster Recovery, in modo da permettere all’Ente di ripristinare le funzionalità di tutti gli uffici nei tempi più brevi, in caso di gravi problemi al sistema informatico.
Per gli adempimenti previsti dalle normative inerenti la privacy, la gestione e la sicurezza dei dati dell’Ente, è stato conferito anche per l’anno 2014 incarico a ditta specializzata.
L’Ufficio messo comunale provvede alla notificazione degli atti in arrivo da altre pubbliche amministrazioni od interne ovvero mette in atto un meccanismo processuale atto alla comunicazione solenne ed integrale di un atto scritto, attività mediante la quale una manifestazione di volontà di natura extra-processuale è portata a conoscenza del destinatario.
Presso tale ufficio vengono inoltre tenuti in deposito, nei tempi stabiliti dalla legge, atti giudiziari, depositi Equitalia e notifiche alla casa comunale a seguito di assenza o irreperibilità del destinatario, onde consentire agli stessi la presa visione ed il ritiro degli atti in oggetto.
Per quanto riguarda l’aggiornamento per la riqualificazione professionale, i dipendenti partecipano a convegni ed a corsi di aggiornamento, previa autorizzazione del proprio Responsabile d’Area o del Segretario comunale.
Nel caso in cui la partecipazione è onerosa il Responsabile d’Area impegna preventivamente la spesa sullo specifico capitolo di bilancio.
Di norma si parteciperà a convegni e corsi effettuati in Provincia di Brescia o in Regione Lombardia, al fine di contenere le spese di trasferta ed evitare pernottamenti.
Il dipendente che partecipa al convegno od al corso deve restituire l'attestato di frequenza all'ufficio personale.