Le tecniche di mappatura a confronto

Le tecniche sopra esposte possono essere confrontate tra loro. Per il confronto sono utilizzate cinque dimensioni: la struttura gerarchica delle mappe, il processo di formazione di una mappa e la verifica della bozza, la composizione del team di mappatura, il contenuto delle mappe ed, infine, l’attenzione alla misurazione della performance del processo.

Il System Flowcharting (SF) e l’IDEF0 permettono di analizzare la struttura

gerarchica delle mappe. Il SF consente di individuare differenti livelli di

dettaglio che vanno dalle mappe d’insieme, che forniscono una visione ampia del processo, alle mappe di programma, che indagano sulla procedura di dettaglio della singola attività. L’IDEF0 presenta un’organizzazione gerarchica delle proprie rappresentazioni, consentendo di scomporre il macroprocesso nelle sue attività costituenti.

La seconda dimensione di confronto riguarda il processo di formazione delle

mappe. La caratteristica comune a tutti i metodi è la modalità di correzione delle

mappe, tutte le tecniche infatti procedono con una prima stesura di una bozza e con la verifica della bozza del flusso. Ciò che invece differisce tra un metodo e un altro riguarda chi svolge tale verifica, in quanto il tipo di persona adatto per

32

questa revisione può ricoprire ruoli diversi: nell’IDEF0, ad esempio, sono consigliati gli operatori del processo, mentre nel SSM si preferisce un senior manager che abbia ricoperto diverse posizioni aziendali e che possa fornire una visione ampia del processo.

Altro metro di paragone consiste nell’analisi della composizione del team di

mappatura. Se si cerca un livello di dettaglio maggiore, il team sarà formata da

un numero maggiore di persone esterne all’organizzazione o al processo analizzato. Questo perché chi non conosce il processo ha necessità di capire nel dettaglio il suo funzionamento e non darà nulla per scontato, a differenza dei membri interni che potrebbero ben individuare la visione d’insieme del processo e i suoi collegamenti nel sistema azienda e con l’ambiente esterno, ma daranno per scontati molti dettagli. Le competenze dei membri del team variano molto a seconda della tecnica utilizzata. Se, ad esempio, ad essere utilizzato è il sistema SPARKS, accanto hai progettisti del processo diventa necessario affiancare specialisti in grado di sfruttare le potenzialità del simulatore. Nella metodologia IDEF0 vi è una precisa identificazione degli attori coinvolti, questi sono divisi in autore, colui che ha la responsabilità della stesura della mappa, e librarian, colui che custodisce tutti i documenti e le diverse versioni delle mappe con le indicazioni delle correzioni evidenziate durante la revisione. Nel caso del System Flowcharting la creazione della mappa è affidata ad un junior analyst che dovrà raccogliere le informazioni dagli operatori di processo. Infine, per il SSM, non sono fornite indicazioni dettagliate per la composizione del team in quanto molto spesso questo si rifà allo stesso team che lavora al BPR.

Per quanto concerne, il contenuto delle mappe, questa dimensione si riferisce al tipo di simboli utilizzati per la costruzione. Tali simboli devono essere in grado di influenzare direttamente la capacità della mappa di comunicare; sarebbe inutile utilizzare un metodo che utilizzi dei simboli incomprensibili all’utilizzatore finale della mappa. Quando è previsto che una mappa sia letta da più persone con background diversi, si dovrà cercare di utilizzare simboli comprensibili alla maggior parte dei lettori che abbiano un elevato contenuto grafico, di più immediata comprensione. Ogni tecnica di quelle esaminate ha dei

33 simboli propri, anche se molti di questi si ritrovano in più metodologie. La sostanziale differenza si ha tra gli strumenti che utilizzano in prevalenza icone grafiche e quelli che, invece, utilizzano simboli geometrici. Tra i primi vi rientrano il SSM e il sistema SPARKS, che fanno largo uso di icone per illustrare il flusso di processo, alle quali sono affiancate descrizioni per chiarirne il senso. Il SF e il CF basano, invece, i propri flussi su simboli geometrici che definiscono il tipo di operazioni da effettuare, il tipo di documenti e di archivi, il contenuto dei controlli, la tipologia del flusso, ecc. L’IDEF0, invece, rappresenta un caso diverso in quanto utilizza solo due simboli: i rettangoli e le frecce.

Ancora con riguardo al contenuto delle mappe, è importante evidenziare come le diverse metodologie abbiano degli orientamenti diversi. Ad esempio, il SSM ha un orientamento orizzontale, dove gli attori sono inseriti nei titoli delle righe. Il SF e il CF, invece hanno un orientamento verticale, infatti i diversi attori coinvolti sono indicati nell’intestazione delle colonne.

L’ultima dimensione di analisi riguarda l’attenzione delle varie tecniche alla

misurazione della performance di processo. Con la costruzione delle mappe di

un processo è possibile definire i confini della misurazione ed individuare le attività sulle quali rilevare i dati necessari per la misurazione delle prestazioni. Alcune tecniche, più di altre, prevedono la possibilità di costruire indicatori della performance. Il SSM prevede, tra le fasi di costruzione della mappa, un momento dove vengono calcolati espressamente il ciclo ed il tempo dell’intero processo analizzato utilizzando i dati riferiti alle singole attività. Come già detto l’IDEF0 consente di individuare esplicitamente gli input, gli output, i mezzi e le risorse relative ad ogni attività e ad ogni processo; questo è un ottimo aiuto all’utilizzo dell’ABC. Il CF e il SF individuano gli elementi di ogni attività, vale a dire input e gli output, queste informazioni possono essere utilizzate per l’individuazione di indicatori e per la costruzione di un sistema di rilevazione che definisca i punti di misurazione e gli oggetti da misurare per la determinazione della performance del processo.

34

Sono state esposte le principali tecniche con le caratteristiche peculiari ed un confronto tra esse basato su diverse dimensioni d’analisi. Ovviamente tutti gli strumenti discussi muovono specificità e gradi di complessità diversi a seconda della realtà aziendale che li usa.

Per le PMI, caratterizzate da una gestione informale, con regole non scritte, dove tutti si occupano di tutto, il process mapping diventa l’occasione per introdurre un approccio gestionale più strutturato, con una maggiore divisione del lavoro, ma soprattutto una maggiore divisione e chiarezza dei ruoli e di conseguenza delle responsabilità e autorità.

Molte PMI si sono avvicinate ad un approccio per processi anche in occasione dell’implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità conforme alla UNI EN ISO 9001:2008, la quale, tra gli otto principi che guidano l’implementazione di un SGQ, presuppone un approccio gestionale basato sui processi.

35