L'implementazione di un sistema informativo in una PMI: il caso "Fondazione Il Sole Onlus"

UNIVERSITÁ DI PISA

DIPARTIMENTO DI ECONOMIA E MANAGEMENT

CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN STRATEGIA

MANAGEMENT E CONTROLLO

L’implementazione di un sistema informativo

in una PMI: il caso “Fondazione Il Sole Onlus”

RELATORE

Prof. Alessandro Capodaglio

CANDIDATA

Chiara Battisti

3

INDICE

INTRODUZIONE………6

CAPITOLO I – IL SISTEMA INFORMATIVO

AZIENDALE

1.1 –

DEFINIZIONE DI SISTEMA INFORMATIVO………..8

1.2 –

DAI DATI ALLE INFORMAZIONI………..16

1.3 –

CARATTERISTICHE DEI SISTEMI INFORMATIVI………….21

1.4 –

I LIVELLI DI AUTOMAZIONE………25

CAPITOLO II – I SISTEMI ERP

2.1 –

CHE COS’E UN ERP………..30

2.2 –

EVOLUZIONE DEI SISTEMI ERP………...37

2.3 –

IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA ERP……….41

2.4

– IMPLEMENTAZIONE NELLE PMI………..49

2.5 -

COSTI E BENEFICI DI UN SISTEMA ERP………..55

CAPITOLO III – I FCS E IMPATTI ORGANIZZATIVI

NELLE PMI

3.1 –

I FATTORI CRITICI DI SUCCESSO

NELL’IMPLEMENTAZIONE DEI SISTEMI ERP………...60

4

3.2 -

IMPATTI ORGANIZZATIVI DEI NUOVI SISTEMI

INFORMATIVI NELLE PMI……….69

3.3 –

IL MERCATO DEI SISTEMI ERP……….74

CAPITOLO IV – IL CASO FONDAZIONE IL SOLE

ONLUS

4.1 –

LA STORIA……….82

4.2 –

I SERVIZI………86

4.3 –

IMPLEMENTAZIONE SOFTWARE SPRING SISTEMI……….93

4.4 –

VANTAGGI E SVANTAGGI DI SPRING SISTEMI…………..101

CONCLUSIONI………...106

6

INTRODUZIONE

In un ambiente caratterizzato dalla globalizzazione dei mercati, dalla competitività sempre più marcata, dalla crisi economica, da incertezza e complessità sempre crescenti, e dal ruolo centrale assunto sempre più dal cliente, le aziende sono state costrette a cogliere le nuove sfide innovative,puntando su strategie che permettono di riflettere e di mostrare le capacità di adattamento ad un nuovo ambiente, di gestire tempestivamente i cambiamenti e di sfruttare le opportunità che si presentano. Quindi la velocità decisionale e la comunicazione delle informazioni diventano il focus su cui le aziende devono concentrarsi, tutto ruota attorno ai dati e alle informazioni. Perciò diventa fondamentale dotarsi di un sistema informativo che sia in grado di supportare il processo decisionale, e che consenta una maggiore sincronia tra tutte le diverse funzioni, processi dell’impresa e delle attività che costituiscono la catena del valore. L’integrazione tra sistema informativo e tecnologia ha permesso di arrivare ai sistemi ERP, nonostante le potenzialità di questi strumenti le imprese, soprattutto quelle di piccole e medie dimensioni, non riescono a comprendere fino in fondo gli impatti organizzativi, finanziari e gestionali di questi sistemi, per cui gli imprenditori hanno difficoltà nello sfruttare in maniera adeguata questa tipologia di investimento. Si denota la mancanza vera e propria di una “cultura aziendale” che genera un inadeguato utilizzo dei sistemi informativi (S.I) presenti, solitamente caratterizzati da tecnologie obsolete e inadeguati a supportare i processi decisionali. La carenza di sistemi informativi all’interno delle PMI, è dovuta anche agli ingenti costi che questi software hanno. In un primo momento infatti le software house si sono concentrate prevalentemente su aziende di grandi dimensioni, e solamente una volta saturata la domanda, si sono spostati verso realtà minori, realizzando pacchetti applicativi meno onerosi e adatti alla dimensione ridotta. Questi sistemi permettono di raccogliere una grande quantità di dati, di elaborarli e soprattutto di renderli disponibili in qualunque momento, a chiunque ne abbia bisogno. Le potenzialità dei sistemi informativi sono quindi elevatissime, ed è importante che tutte le figure professionali in seno alle aziende lo comprendano, poichè senza la completa collaborazione da parte di tutti è difatti impossibile conseguire risultati soddisfacenti. Poiché gli investimenti informatici sono onerosi e se non implementati correttamente possono rivelarsi poco redditizi, è importante che il management valuti bene ogni aspetto, affinché gli investimenti siano completamente valorizzati.

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 Teoria sui sistemi informativi

 Elaborazione dai dati alle informazioni  Le caratteristiche dei sistemi ERP

 Il caso pratico: “Fondazione Il Sole Onlus”

Inizialmente viene fatta un’esposizione teorica riguardo i sistemi informativi, il processo che porta dai dati alle informazioni, le caratteristiche dei sistemi informativi, analizzando l’evoluzione storica che li ha interessati fino ad arrivare ai sistemi ERP. Inoltre viene esposto il processo di implementazione di tali sistemi, vengono evidenziati i costi e i benefici che presentano, gli impatti organizzativi che hanno all’interno di una piccola e media impresa, e viene redatto un elenco di quelli che sono i fattori critici di successo per una corretta adozione. Un aspetto su cui si pone particolare attenzione è la distinzione tra sistema informativo e sistema informatico. Viene infatti spiegato che all’interno del sistema informativo troviamo il sistema informatico, che rappresenta, appunto, il sottoinsieme del sistema informativo basato sulla tecnologia informatica. Nell’ultimo capitolo viene affrontato un caso pratico, riguardante la Fondazione Il Sole Onlus, in cui per la prima volta è stato implementato un sistema informativo affinché possa essere svolto un accurato controllo di gestione. Nonostante si tratti di un ente no profit, le esigenze interne e il suo funzionamento sono assimilabili a quelli di un azienda, dove si rivela necessario poter monitorare costantemente l’andamento dei costi, analizzare gli investimenti effettuati, e poter controllare le varie operazioni. Si può constatare, quindi, come anche nelle organizzazioni del terzo settore, l’introduzione di un sistema ERP permette di gestire l’ampio spettro rappresentato dalle informazioni, generando un valore aggiunto per l’azienda che riesce ad implementarlo e ad utilizzarlo al meglio.

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CAPITOLO I

1.1

DEFINIZIONE DI SISTEMA INFORMATIVO

Un aspetto essenziale al fine del corretto funzionamento del sistema azienda è avere un flusso continuo di informazioni che attraversano l’organizzazione in modo da poter prendere le giuste decisioni e al contempo informare gli stakeholders e tutti i portatori di interessi in generale come clienti, fornitori, banche, amministrazione finanziaria statale. Si definisce sistema informativo “un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno1” oppure “l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono, in origine, i fenomeni aziendali e ambientali: procedimenti finalizzati a soddisfare, con efficacia ed efficienza, le esigenze conoscitive interne ed esterne d’azienda2_{” ed infine “il}

complesso delle procedure per la realizzazione e trasmissione dei flussi informativi3”. Da queste tre definizioni emergono quali sono gli elementi che compongono un sistema informativo, ovvero: - dati - procedure - mezzi tecnici - principi generali - risorse umane

I dati raccolti, organizzati e strutturati nei data-base sono l’elemento base del sistema informativo, la materia prima grezza con cui si producono le informazioni. Le procedure sono l’insieme delle modalità operative che gli individui devono seguire per inserire, modificare, trasformare e controllare i dati e per ottenere le informazioni4. I mezzi tecnici sono gli strumenti, hardware e software, che permettono di gestire le informazioni e di trasferirle sia all’interno sia all’esterno dell’azienda. Per principi generali si intendono i valori, e le idee di fondo che caratterizzano il sistema e ne determinano il comportamento. Si tratta della concezione che l’azienda ha del proprio sistema, cioè della cultura che in

1 _{P.F. Camussone, Il sistema informativo aziendale, Etaslibri} 2 _{L. Marchi, I sistemi informativi aziendali, Giuffè Editore}

3 _{A. Amaduzzi, Il sistema informativo aziendale nei suoi caratteri fondamentali, in Rivista italiana di}

ragioneria e economia aziendale, num 1, 1972

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azienda si è sviluppata con riferimento al sistema informativo.5 Infine le risorse umane sono le persone che si occupano e utilizzano il sistema informativo.

Troppo spesso il termine sistema informativo viene usato come sinonimo di sistema informatico. In realtà il sistema informatico è un sottosistema di quello informativo in quanto quest’ultimo può sussistere anche senza i supporti forniti dall’informatica, utilizzando solo documenti cartacei. Ma la mole di dati utilizzata dalle aziende per restare competitivi sul mercato tramite, ad esempio, indagini e interviste, per prendere le giuste decisioni a livello direzionale, e il continuo avanzare della tecnologia richiede l’utilizzo degli strumenti messi a disposizione dall’informatica. Ed è proprio questa evoluzione tecnologica che può favorire l’innovazione anche nelle piccole e medie imprese grazie a costi sempre più contenuti, che si accompagnano a prestazioni sempre maggiori, e alla disponibilità di interfacce sempre più semplici. Deve farsi strada la consapevolezza che un’azienda che voglia avere successo non può prescindere da un organizzazione standardizzata e integrata dei propri processi e delle proprie attività. Parlare di questi supporti informatici significa allora parlare di sistemi informativi integrati che necessitano, al momento della loro introduzione, di una adeguata revisione organizzativa in cui siano definiti ruoli, funzioni, relazioni tra queste e strumentazioni di supporto6.

Figura 1, Il sistema azienda

Le informazioni prodotte dal sistema informativo con l’ausilio dei supporti informatici sono rivolte sia a soggetti interni sia a soggetti esterni. Nei confronti di questi ultimi le

5 _{P.F. Camussone, Il sistema informativo aziendale, Etaslibri}

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informazioni sono vincolate da disposizioni legislative (come il bilancio di esercizio, le dichiarazioni sui redditi e il registro dei beni ammortizzabili) o da rapporti contrattuali (legati ad esempio a rapporti di debito, di credito e alle altre relazioni con l’ambiente). Si tratta di semplici documenti, facilmente elaborabili, periodici, che devono però fornire una rappresentazione accurata della realtà e possono essere prodotti in un intervallo di tempo sufficientemente ampio rispetto ai fenomeni presi in considerazione. I diversi livelli organizzativi, di cui si compone l’azienda, necessitano di informazioni differenziate, con caratteristiche mutevoli, che variano nel passaggio dal controllo operativo a quello strategico. Uno dei modelli più conosciuti in letteratura è la Piramide di Anthony, che identifica tre livelli decisionali a cui corrispondono necessità informative differenti. Partendo dall’alto vediamo (Fig. 2):

Figura 2, La piramide di Anthony

-Pianificazione strategica: è il processo di decisione sugli obiettivi di medio-lungo termine, sui loro cambiamenti, sulle risorse da acquisire e usare per il loro raggiungimento. A questo livello le informazioni servono per definire le linee guida generali dell’azienda e gli obiettivi che questa deve perseguire. Nello svolgimento di queste attività decisionali e strategiche, l’alta direzione è di solito affiancata da organi di staff che la assistono.

-Controllo direzionale: è il processo mediante il quale i dirigenti si assicurano che le risorse siano ottenute e usate efficientemente per il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. Tra queste attività rientrano la formulazione dei budget, il controllo di gestione, le decisioni sui progetti in corso, le scelte sugli investimenti correnti. Queste

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attività devono tenere conto delle scelte strategiche operate a livello di pianificazione, e quindi si devono inserire nel contesto delle politiche e degli obiettivi fissati in precedenza. Questi compiti hanno carattere più ripetitivo e sistematico rispetto alle attività di pianificazione dell’alta direzione.

-Controllo operativo: si tratta di attività ripetitive, riguardanti il quotidiano operare dell’azienda. Si possono, in molti casi, stabilire delle regole, o addirittura delle procedure di comportamento cui gli esecutori devono attenersi in presenza delle circostanze più prevedibili. Il margine discrezionale è ridotto e si tratta di informazioni ripetitive, dettagliate, accurate e con un basso intervallo temporale tra il verificarsi del fenomeno e la sua rilevazione.

I criteri che ispirano le prime due classi di attività sono piuttosto differenti: nel controllo direzionale essi sono ripetitivi, totali, sistematici, orientati verso l’interno dell’azienda, mentre la pianificazione strategica è diretta verso l’esterno, è irregolare e difficilmente strutturabile, pur essendo logica e razionale7_{. Inoltre quest’ultima si basa sulle}

informazioni esterne, cioè su quei dati che vengono raccolti fuori dai confini aziendali come ad esempio le analisi di mercato, le valutazioni dei costi e della disponibilità di risorse da acquisire e le notizie sulle innovazioni, quindi si tratta di informazioni attendibili ma approssimate che non sempre saranno omogenee tra loro in quanto ricavate con metodi diversi. Invece il controllo direzionale utilizza informazioni interne, dati omogenei e congruenti tra loro, dati sintetici e arrotondati.

È bene sottolineare che nelle realtà aziendali è difficile individuare e definire con chiarezza e precisione quali siano le attività che rientrano in un determinato livello piuttosto che in un altro. Anche gli stessi livelli hanno confini poco marcati in quanto i processi decisionali sono sempre più diffusi all’interno di tutta l’organizzazione per permettere risposte tempestive ai problemi che quotidianamente si presentano. In ogni caso tale modello risulta utile per tenere conto delle diverse esigenze informative richieste dai tre livelli, altrimenti si rischia che i sistemisti costruiscano supporti informativi non corrispondenti alle necessità dei fruitori. Come sostiene Camussone, l’alta direzione non vuole conoscere un gran numero di dettagli; essa è più interessata a macrofenomeni e linee di tendenza e non vuole essere distratta da informazioni di scarsa rilevanza. È invece sensibile a segnali anche deboli, ma preoccupanti, che possono provenire sia dall’interno dell’impresa, sia soprattutto dall’ambiente, quindi le esigenze informative su dati interni

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non sono prevedibili né ripetitive. Per il controllo direzionale invece il compito del sistema è quello di segnalare con la dovuta evidenza le anomalie e gli scostamenti rispetto ai programmi previsti. Infine a livello operativo si deve tener conto di esigenze che possono condurre alla costruzione di un sistema che segua o addirittura svolga in tempo reale le attività di routine, senza escludere la possibilità che determinate attività vengano del tutto automatizzate. Un ulteriore modello per definire le caratteristiche delle informazioni per l’interno è quello di Simon che distingue tra decisioni programmate e decisioni non programmate. Per i problemi che si presentano di frequente e con una certa routine, è utile predisporre procedure standard per affrontarli, in modo da non doverli trattare ogni volta ex novo. Queste sono le decisioni programmate. Le decisioni sono non programmate nella misura in cui esse sono nuove, non strutturate ed occasionali, e per le quali non è possibile predisporre un processo decisionale univoco. A livello operativo dove i compiti da svolgere sono ripetitivi avremo decisioni strutturate ossia ogni volta che si presenta un determinato problema la soluzione sarà sempre la stessa, con possibilità anche di automatizzare tali decisioni; nella pianificazione strategica ci saranno sempre compiti diversi quindi si dovranno prendere decisioni via via differenti, siamo in presenza quindi di decisioni non strutturate. Per il controllo direzionale si parla invece di decisioni semi-strutturate ossia decisioni dove il giudizio manageriale da solo non basta e si integra con i dati. In conclusione possiamo affermare che passando dal livello operativo a quello strategico8_:

-diminuisce il livello di precisione delle informazioni richieste -diminuisce il livello di dettaglio

-l’orizzonte temporale si espande nel futuro: da informazioni a carattere essenzialmente storico si passa a informazioni a carattere essenzialmente prospettico

-aumenta l’incertezza circa la frequenza di richiesta delle informazioni -l’origine dei dati da essenzialmente interna diventa esterna

-diminuisce la frequenza di uso delle informazioni

-da informazioni largamente formalizzate si passa ad informazioni a carattere essenzialmente informale

-aumenta la gamma di dati da considerare nel processo decisionale

-da informazioni prevalentemente quantitative si passa a informazioni qualitative.

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Come abbiamo detto precedentemente il sistema informatico fa parte del sistema informativo, ma a sua volta il sistema informativo fa parte di un più grande sistema rappresentato dall’azienda. È quindi importante comprendere la relazione che lega il sistema informativo con l’organizzazione aziendale, in particolare nell’ambito delle piccole e medie imprese. Nella realtà delle PMI i sistemi informativi spesso vengono impiegati in modo disorganico, a strati, in quanto queste fanno ricorso a soluzioni applicative che nel tempo si sono sovrapposte le une alle altre, stratificate, per rispondere alle peculiari necessità operative di una funzione, un’area, un ufficio se non addirittura di un singolo utente. Inoltre è ben possibile che i vari sistemi via via installati, oltre ad essere del tutto scollegati tra loro e sembrare dei mondi totalmente separati, abbiano prodotto dei dati che ancora non sono stati convertiti in informazioni. In queste aziende è l’imprenditore che prende tutte le decisioni basandosi sula sua intuizione e sulla sua esperienza. I dipendenti spesso rivedono e correggono i dati con regolarità quasi quotidiana ma questo significa avere dati inattendibili, per cui gli imprenditori perdono fiducia nel sistema e tornano ad affidarsi al solo intuito. Adottare quindi un processo decisionale basato sui dati operativi rappresenta un cambiamento culturale profondo e problematico, per cui occorre ridefinire i processi di lavoro, depurare i dati e definire delle regole pratiche per poter guidare le persone nelle loro attività9_{. Tra le motivazioni che}

possono condurre le aziende alla percezione della necessità di revisione/cambiamento del proprio sistema informativo, è possibile evidenziare10_:

I) la variazione delle condizioni di mercato o del modello di business, tali da non supportare più adeguatamente la crescita/variazione del modello di gestione della vendita e, più in generale, delle risorse;

II) la provata obsolescenza tecnologica di taluni sistemi informativi attuali, tale da: -non rispondere più alle esigenze informative e, quindi, decisionali, a vari livelli, presentando dati non integri, difformi e di difficile acquisizione od esposizione;

-il palesarsi di un’assenza/latenza di procedure informatiche strutturate ed aderenti al processo organizzativo da servire, oppure un eccesso di attività manuali e ripetute; -il manifestarsi di difformità nella rappresentazione/esposizione degli stessi dati tra funzioni aziendali diverse

9 _{M. Bazzerla, La costruzione di un sistema informativo per le le PMI tra Big Data e utilizzo dei dati}

aziendali, in Controllo di gestione, num 5/2016

10 _{B. Stefanutti, Scegliere e gestire un progetto ERP, anche a misura di PMI, in Controllo di gestione 2007,}

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III) la presenza di processi aziendali non integrati nel sistema, ovvero si assiste ad un eccesso di comunicazioni informali extra-sistema che si basano spesso su una raccolta dati spontanea da parte da parte dell’utente, dati sui quali viene spesso attivata un post- elaborazione che dà spazio a colori, forme e, più in generale a dialetti di rappresentazione del dato non condivisi, in quanto locali;

IV) la volontà di fondare all’interno dell’azienda una competenza tecnologica, in quanto la si ritiene un fattore strategico per l’azienda;

V) la mancanza di un supporto all’analisi di profittabilità delle produzioni/servizi aziendali, ovvero la conoscenza dei margini di guadagno/perdita di ciascuna linea di prodotto/servizio, con conseguente difficoltà nel definire la corretta formulazione dei prezzi di vendita;

VI) la difficoltà a rappresentare e gestire piani di produzione precisi e controllabili per rispettare le consegne cliente.

Queste le più comuni percezioni della necessità di cambiamento del Sistema Informativo Aziendale e della necessità di integrazione di strumenti di controllo di gestione nel SIA stesso. Alla luce di tutte queste considerazioni emerge che l’implementazione di un sistema informativo non è un progetto da sottovalutare, anzi è necessario coinvolgere tutta l’organizzazione al fine di non vanificare tale investimento. Tra i fattori che incidono sulla riuscita o meno di questo progetto è bene segnalare: oggetto instabile, scarso coinvolgimento, progetto interno e scelta degli individui giusti11_{. Il primo fattore fa}

riferimento al fatto che in una realtà in continua evoluzione è possibile che gli obiettivi dati al sistema debbano essere modificati anche più volte nel corso del medesimo progetto. Questi continui cambiamenti e il ripensare i risultati, a cui il sistema deve arrivare, portano a un rallentamento dell’intero progetto e spesso alla riorganizzazione di intere aree che fino a quel momento potevano considerarsi coperte. Il tutto aggravato da continui incrementi di costi, inevitabili sforamenti di budget che possono portare anche alla chiusura anticipata del progetto. Lo scarso coinvolgimento fa riferimento a quelle aziende che nella fase iniziale del progetto di creazione del sistema informativo o durante una sua possibile riorganizzazione, non coinvolgono gli utilizzatori finali del progetto. In questo modo le scelte di configurazione e di impostazione del sistema vengono prese dall’alto, basandosi solamente sulla conoscenza che il top management ha del sistema

11 _{O. Verrini, Implementazione dei sistemi informativi nelle PMI, in Controllo di gestione 2014, fascicolo}

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informativo presente. Ma spesso questa conoscenza è più teorica che pratica, e soprattutto il top management tende ad idealizzare l’azienda correndo il rischio di creare un sistema poco aderente alla realtà aziendale, e di ampliare la sfiducia degli utilizzatori che non sentendosi coinvolti avranno reazioni negative nei confronti del nuovo sistema. La creazione di un nuovo sistema informativo è per l’azienda un progetto interno, e spesso accade che questo venga trascurato a favore dell’operatività. Ma un atteggiamento di questo tipo dilata i tempi, incrementa i costi, e induce gli utilizzatori a ritenere lo stesso non prioritario o poco importante rispetto alle attività quotidiane. Il ragionamento che si instaura è che se la direzione rimanda gli impegni legati al progetto del sistema informativo anche gli stessi utilizzatori possono disattendere alcune scadenze per far fronte alle urgenze quotidiane che si presentano. Un buon punto di partenza allora potrebbe essere proprio quello di coinvolgere l’imprenditore, facendogli capire l’importanza di rispettare i tempi fissati per il progetto facendo leva soprattutto sull’aspetto dei costi, ma anche trasmettendogli l’importanza di avere un’informazione puntuale e affidabile con la quale prendere delle decisioni il più oggettive possibili. Un importante aspetto da non sottovalutare è la scelta degli individui, in quanto è necessario coinvolgere nel progetto figure diverse dagli informatici, oppure affiancare a questi soggetti che siano profondi conoscitori dell’azienda, delle sue procedure e delle sue consuetudini, perché l’adozione o il cambiamento di un sistema informativo corrisponde anche a cambiamenti nell’organizzazione.

Possiamo quindi concludere che nell’implementazione di un sistema informativo sono prevalentemente gli aspetti organizzativo-decisionali che determinano la buona riuscita o meno e, si scopre ancora oggi, che questi aspetti vengono spesso tralasciati o considerati secondari rispetto alle potenzialità software e tecniche del sistema informativo che si sta progettando.

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1.2

DAI DATI ALLE INFORMAZIONI

Appurato che il sistema informativo parte dai dati per produrre informazioni, che si tramutano quindi in conoscenza (Figura 3), è bene chiarire la differenza che sussiste tra questi due termini, prima di procedere con l’analisi delle varie fasi che compongono il processo decisionale. Il dato è una rappresentazione originaria e non interpretata di un fenomeno.

Figura 3, Il processo decisionale

In azienda si può distinguere tra dati elementari, che costituiscono la rappresentazione più oggettiva dei fenomeni che interessano l’azienda, e dati sintetici, ottenuti come elaborazione e aggregazione di dati elementari12. I dati sono la materia prima del processo di costruzione delle informazioni e sono costituiti da gruppi di simboli (lettere, numeri, caratteri speciali) che rappresentano realtà fisiche o concettuali. L’informazione è l’insieme di uno o più dati memorizzati, classificati, organizzati, messi in relazione o interpretati nell’ambito di un contesto in modo da avere un significato13. Le fasi che compongono il processo di produzione delle informazioni sono cinque: la raccolta dei dati, la classificazione dei dati, l’elaborazione dei dati, la comunicazione dei dati ed infine l’interpretazione dei dati.

I Fase: Raccolta dei dati

Prima di procedere con la raccolta vera e propria dei dati, è necessario andare a selezionare e scegliere quali sono i fenomeni e gli aspetti da osservare, in base alle finalità conoscitive da soddisfare ed agli strumenti disponibili di trattamento e comunicazione dei dati. In questa fase preliminare è bene valutare con attenzione i fenomeni da osservare, in quanto un numero troppo elevato di aspetti comporta un incremento dei costi e un appesantimento dell’intero processo decisionale. Terminata questa fase preliminare

12 _{P. F. Camussone, Il sistema informativo aziendale, Etaslibri, pag 125} 13 _{P. F. Camussone, Il sistema informativo aziendale, Etaslibri, pag 23}

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comincia la fase vera e propria di raccolta dei dati. La raccolta dei dati riguarda gli aspetti interni dell’azienda, partendo da quelli tecnico-produttivi, economico-aziendali, gestionali, e operativi, delle varie aree funzionali (dati grezzi interni), sia i dati relativi all’ambiente economico e sociale (dati grezzi esterni), che possono già essere disponibili sul mercato oppure devono essere ricavati tramite indagini e statistiche di mercato. L’attenzione all’ambiente esterno è da sempre un elemento fondamentale per i sistemi informativi delle aziende, in quanto consente di cogliere le opportunità offerte dal mercato, e di monitorare l’ambiente competitivo. I dati, a prescindere dalla loro natura interna o esterna, possono essere quantificati in 3 modi:

-in numeri

-in quantità fisiche (lunghezza, peso, volume…) -in termini monetari

In azienda ci sarà una predominanza di quantificazioni dell’ultimo tipo, e allora in questi casi, è necessario parlare di valutazione del dato. Questa valutazione potrà essere: - reale, se la quantità di moneta è oggettiva, perché derivante da uno scambio già avvenuto - una stima, se la quantità è determinata in modo soggettivo, ma sarà successivamente suscettibile di verifica

- congettura, se la quantità di moneta è determinata in modo soggettivo ma nemmeno successivamente sarà possibile verificare la correttezza del dato.

Infine prima di passare alla seconda fase, è necessario procedere con la selezione dei dati, anche se la selezione può essere fatta durante tutta la fase di raccolta dei dati e di quantificazione. In questo caso, è possibile escludere le unità che presentano uno o più degli aspetti di osservazione con intensità inferiore a dai limiti prefissati oppure che hanno una predeterminata collocazione spaziale e temporale, o in alternativa è possibile rilevare un campione di osservazione rappresentativo dell’intera realtà indagata. Se, invece la selezione viene fatta al termine della raccolta dei dati, allora ha un ruolo di verifica e controllo sulla validità e sull’utilità dei dati in relazione al loro contenuto informativo. Possono così essere eliminati dal sistema i dati contenti un errore superiore a quello massimo tollerabile e i dati non più utili in termini di anzianità e pertinenza rispetto ai processi decisionali.

II Fase: Classificazione dei dati

La classificazione come definita da Marchi è “l’operazione di ripartizione in due o più sottogruppi del raggruppamento iniziale dei dati sulla base di una o più dimensioni, cioè

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rispetto alle modalità di uno o più caratteri qualitativi e quantitativi”14. Quindi, una volta raccolti i dati, essi vengono inseriti in classi omogenee. I due metodi principali per classificare i dati sono:

-prendere in esame i dati e, di volta in volta, si stabilisce la classe di appartenenza che quindi sarà definita mediante enumerazione dei suoi membri (CLASSIFICAZIONE DENOTATIVA O ESTENSIVA)

-definire prima quali sono le caratteristiche che i dati devono avere per entrare in una certa classe, quindi prima si stabiliscono le classi e poi si esaminano i dati (CLASSIFICAZIONE CONNOTATIVA O INTENSIVA).

Le classi devono essere “esaurienti” e “mutualmente escludentesi” cioè devono contenere tutti i dati raccolti e uno stesso dato non può essere presente contemporaneamente in più classi.

III Fase: Elaborazione dei dati

I dati raccolti e classificati fino a questo momento, possono contenere informazioni aggiuntive, che esulano dall’attività aziendale. Per questo si rende necessario elaborare, filtrare, selezionare, ed integrare tali dati, sulla base di idonei modelli rappresentativi della realtà in esame. Due problemi da affrontare sono15:

- la definizione di un modello che più corrisponda alla realtà da sottoporre a elaborazione; esso riguarda i contenuti e le relazioni necessarie per spiegare il fenomeno indagato; - la scelta dei metodi e degli strumenti per l’elaborazione vera e propria, dove il metodo definisce le modalità di trattamento dei dati e deve essere aderente al modello della realtà da sottoporre ad elaborazione, mentre dal lato degli strumenti, l’elaborazione può essere manuale o automatica. Il progresso tecnologico rende sempre più conveniente il ricorso alle elaborazioni informatiche.

IV Fase: Comunicazione dei dati

Lo scopo finale dell’elaborazione dei dati è la loro diffusione per un loro potenziale utilizzo. La comunicazione può essere effettuata direttamente tra le persone, o in alternativa tramite dispositivi digitali, con possibilità di una loro archiviazione in database. Per una corretta e efficace comunicazione, risulta rilevante il modo in cui i dati vengono rappresentati. Le tre tipologie di problematiche più frequenti che si possono presentare nella fase della comunicazione sono:

14 _{L. Marchi, I sistemi informativi aziendali, pag 27 e ss} 15 _{U. Bertini, Sistema d’azienda, 1977, pag 108}

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-problema tecnico che concerne l’accuratezza con cui i messaggi possono essere trasmessi per mezzo dei simboli;

-problema semantico che attiene alla precisione con cui i simboli trasmessi rendono il significato desiderato;

-problema pragmatico riguarda l’efficacia con cui il significato percepito influenza i comportamenti di chi riceve il messaggio nel modo e nella direzione desiderati16.

Per facilitare la trasmissione dei dati e non appesantire in maniera eccessiva il canale di comunicazione utilizzato, è necessario codificarli e quindi trasformare i dati di partenza in altri dati che permettono di aumentare la tempestività e l’efficienza della comunicazione. Un codice, definito come l’insieme di numeri, lettere, simboli o caratteri alfanumerici, deve avere delle caratteristiche ben definite. Deve essere anzitutto preciso, ossia deve esserci una corrispondenza biunivoca tra gli elementi che lo compongono e i dati rappresentati, deve essere espandibile, cioè deve poter permettere l’inserimento di dati aggiuntivi. Inoltre i codici devono essere concisi, cioè utilizzare il minimo numero possibile di caratteri, ed essere significativi, cioè fornire indicazioni concrete sui dati rappresentati. Infine deve essere di facile apprendimento mnemonico. I codici, come spiega ampliamente il Marchi, possono essere suddivisi in:

-numerici, se sono composti esclusivamente da numeri; -alfabetici: se sono composti esclusivamente da lettere;

-alfanumerici: se sono composti da un mix di numeri e lettere.

I codici a struttura costante, dove il numero e la sequenza dei caratteri è costante, possono essere suddivisi in:

-codici progressivi: quando associa dei numeri progressivi ai dati che via via si presentano per la codificazione (ad esempio il primo cliente avrà codice 01, il secondo 02…); - codici a blocchi: quando si definiscono dei blocchi e all’interno di ognuno i codici restano progressivi;

-codici sfaccettati: quando i singoli caratteri si riferiscono a un aspetto particolare del dato.

V Fase: Interpretazione dei dati

Il processo decisionale termina con l’interpretazione dei dati, momento in cui viene privilegiata l’analisi critica dei dati, nelle loro relazioni reciproche e nella loro capacità segnaletica, in rapporto alla possibilità di utilizzare efficacemente i dati stessi. Afferma

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Onida17 “il numero male interpretato è una conoscenza errata; e il numero senza interpretazione, di solito, non è conoscenza”. Quest’ultima fase è rilevante non solo per l’elaborazione quantitativa, ma anche nei processi di comunicazione interpersonale. L’interpretazione dei dati dipende dalla capacità individuale del singolo soggetto, di percepire il significato dei dati e dei simboli utilizzati nel messaggio. In azienda si hanno canali di comunicazione formale, gerarchici, come direttive, istruzioni e informazioni varie, e canali di comunicazione informale che assicurano una maggiore flessibilità del sistema e che, con l’aggiunta del contatto personale, consente di avere risposte dirette, confronti immediati con meno spazio per l’interpretazione. Inoltre quest’ultima fase può essere utilizzata per accertare la correttezza e la veridicità dei dati finali (interpretazione revisionale).

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1.3

CARATTERISTICHE DEI SISTEMI INFORMATIVI

I flussi informativi, affinché possano permettere al sistema informativo che li produce di realizzare le sue funzioni, devono possedere alcuni fondamentali requisiti18. I requisiti di efficacia di un sistema informativo sono la selettività, la tempestività, la flessibilità, l’affidabilità, la verificabilità, l’accettabilità, la coerenza, l’integrazione.

 SELETTIVITÁ

Una delle principali caratteristiche che tutti i sistemi informativi dovrebbero avere è la selettività. Essa attiene alla capacità del sistema di saper fornire dati concretamente utilizzabili, rilevanti, significativi e non una massa informe di informazioni. All’ utente non deve arrivare qualsiasi tipo di informazione, ma solo quelle che sono per lui effettivamente necessarie. Però più si aumenta la selettività del sistema, per ridurre la possibilità di ottenere dati irrilevanti, più aumenta il rischio di non fornire i dati rilevanti. La selettività non deve contrastare con la completezza delle informazioni. Il sistema informativo, infatti, deve contenere e rappresentare l’intera realtà organizzativa, anche se le varie funzioni aziendali richiedono informazioni diverse tra loro, specifiche per ogni attività svolta. Per avere, allora, il massimo valore del sistema è bene ricorrere a diverse tecniche, come la creazione di report su richiesta, la presentazione dei dati ai più appropriati livelli di sintesi-analisi, utilizzo del principio di eccezione che consiste nel segnalare solo i dati eccedenti determinati valori prefissati.

 TEMPESTIVITÁ

Questa caratteristica si riferisce alla rapidità con cui un fenomeno viene rappresentato nel patrimonio dei dati, rispetto al momento in cui si è verificato. La tempestività può essere vista sotto tre aspetti principali:

-la periodicità, ossia il periodo di tempo che intercorre tra due informazioni successive dello stesso tipo;

-l’intervallo temporale coperto dall’informazione;

-il tempo di elaborazione, cioè il tempo impiegato per produrre l’informazione richiesta, che va dall’acquisizione dei dati alla comunicazione dell’informazione. Il tempo di elaborazione dipende dal tempo di aggiornamento degli archivi e dal tempo di accesso ai dati ivi memorizzati. Il primo è inteso come tempo che

18 _{F. Fontana, Il sistema informativo aziendale: analisi dei requisiti, in Rivista italiana di ragioneria e di}

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intercorre tra il verificarsi di un evento e la memorizzazione da parte del sistema delle relative informazioni, in modo da avere una rappresentazione più recente della realtà. I flussi informativi devono, quindi, pervenire ai centri decisionali prima che il fenomeno da gestire degradi, permettendo al decisore di attuare gli interventi in tempi brevi, e avendo cosi informazioni sempre aggiornate. I controlli in tempo reale su fenomeni con alta stabilità risultano antieconomici e appesantiscono la struttura organizzativa ed i processi decisionali. Al contrario, nei fenomeni a dinamica rapida i dati che li descrivono perdono rapidamente di valore col passare del tempo, quindi è sempre il dato più tempestivo quello che ha più interesse per l’azienda. Il tempo di accesso ai dati fa riferimento all’intervallo temporale che intercorre tra quando viene fatta la richiesta delle informazioni e il momento in cui le informazioni richieste vengono acquisite dall’utente decisore.  FLESSIBILITÁ

La flessibilità di un sistema è definibile come la sua capacità ad adattarsi, il più rapidamente possibile, al cambiamento del contesto di riferimento, al mutare delle esigenze informative, e all’evolversi delle tecnologie. Un sistema caratterizzato dal rigido rispetto di procedure prefissate per la raccolta, trattamento e comunicazione dei dati, è un sistema poco flessibile, che non permette l’adattamento a nuove esigenze aziendali. Bisogna però anche considerare che, dal lato degli utilizzatori del sistema, adattarsi continuamente ai cambiamenti è difficoltoso, e che il mutare dei sistemi può comportare difficoltà in termini di comparabilità tra dati e risultati. Quindi è bene auspicare al giusto grado di flessibilità, che permetta di rendere efficace il sistema informativo.

 AFFIDABILITÁ

L’affidabilità riguarda la corrispondenza tra le informazioni sui fenomeni ed i fenomeni reali, dunque si parla dell’accuratezza dei dati forniti. L’affidabilità dei flussi informativi può dipendere dalla precisione dei sistemi di rilevazione delle informazioni di base destinate ad essere elaborate, dall’affidabilità dei sistemi di comunicazione, dall’organizzazione del lavoro che produce le informazioni destinate ad essere elaborate, e infine dall’affidabilità dell’hardware e del software, il quale può dipendere dagli autocontrolli del calcolatore e dai controlli

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procedurali previsti dall’impostazione dei programmi19_{. Per valutare l’affidabilità}

delle informazioni, dobbiamo distinguere tra informazioni soggettive e oggettive. Infatti mentre per queste ultime il processo di verifica è molto semplice, diverso è il caso per i dati soggettivi, basati su stime e congetture. Verificare l’accuratezza dei dati soggettivi significa analizzare la correttezza delle ipotesi su cui si fondano tali stime e congetture. Tra le caratteristiche della tempestività e dell’affidabilità c’è un trade-off che va adeguatamente indirizzato in fase di progettazione del sistema informativo, e monitorato con assiduità nella successiva fase di implementazione e anche una volta che il sistema sia stato messo a regime.  VERIFICABILITÁ

Il sistema informativo deve essere verificabile in rapporto all’accuratezza dei dati, all’affidabilità delle procedure informative e del software utilizzato. Gli utenti devono controllare continuamente come i dati vengono acquisiti, trattati e gestiti. La verificabilità avviene tramite la traccia revisionale lasciata dalla documentazione e tramite l’esistenza di procedure scritte seguite nelle rilevazioni.  ACCETTABILITÁ

Ai fini del corretto funzionamento del sistema informativo è necessario che questo sia accettato dagli utenti e da tutte le persone coinvolte nel processo decisionale, altrimenti si rischia la presenza di comportamenti ostruzionistici, resistenza passiva. La mancata accettazione del sistema potrebbe dipendere dalla resistenza al cambiamento, l’uomo fa spesso fatica a cambiare le routine ormai consolidate, dalla scarsa dimestichezza con la tecnologia, ma questo non riguarda i giovani che usano continuamente internet, dalla sensazione di un aggravio della propria mansione, e infine dalla mancata comprensione dei vantaggi derivanti da un suo corretto utilizzo. Quindi più in generale potremmo dire che gli utilizzatori finali non vedono il sistema informativo come uno strumento in più a disposizione, ma come una complicazione che porta via tempo senza apportare nessun beneficio immediato.

 COERENZA

I flussi informativi che alimentano le diverse aree decisionali devono essere coerenti, non devono cioè presentare informazioni contraddittorie. L’incoerenza

19 _{F. Fontana, Il sistema informativo aziendale: analisi dei requisiti, in Rivista italiana di ragioneria e di}

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delle informazioni contenute in diversi flussi informativi può derivare dall’esistenza di molteplici fonti di rilevazione sul medesimo oggetto, o dall’esistenza di banche dati non integrate20_.

 INTEGRAZIONE

“Il concetto di integrazione delle informazioni è insito nel concetto stesso di sistema informativo ed equivale a quello di disponibilità, in ogni posizione decisionale riscontrabile nel quadro di un organizzazione aziendale, di informazioni complementari provenienti dai differenti sottosistemi nei quali si sviluppa un sistema informativo sufficientemente complesso”, così scriveva Cavalieri. La realizzazione di un sistema informativo integrato o totale costituisce un obiettivo a cui tende la progettazione del sistema. Il grado di integrazione del sistema informativo dipende dall’organizzazione del data base, dai criteri di raccolta delle informazioni e dalla capacità di elaborazione. Per poter integrare le informazioni del sistema a supporto dei processi è necessario utilizzare principi e procedure uniformi sia dal punto di vista spaziale che temporale in modo da riuscire a soddisfare le diverse esigenze informative con un'unica immissione e codificazione dei dati.

Un sistema informativo è efficiente quando si ottiene uno stesso risultato con il minor impiego possibile di input, ossia quando si ottiene la stessa informazione impiegando il minor numero possibile di dati. Minori sono i dati e le operazioni necessarie per produrre informazioni affidabili e maggiore sarà l’efficienza del sistema.

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1.4

I LIVELLI DI AUTOMAZIONE

L’avanzare dell’informatica e le sue continue innovazioni hanno permesso di automatizzare i processi aziendali e tutte le procedure utilizzate per gestirli. L’automazione delle procedure aziendali è un processo evolutivo iniziato negli anni 60, direttamente legato all’evolversi dei mercati, alla globalizzazione, alle tecnologie produttive. L’avanzare della tecnologia, a livello hardware, software e data-base, ha determinato grossi cambiamenti negli aspetti tecnici di raccolta, trattamento e comunicazione delle informazioni aziendali. Possiamo individuare, dal punto di vista temporale, tre macro fasi che interessano questo processo di trasformazione tecnologica. Un primo periodo riguarda gli anni 60, contraddistinti da un ambiente in espansione, scarsa competizione, basso costo dei fattori produttivi, tecnologie disponibili e diffuse. Il sistema informativo che troviamo in questa fase è un sistema elementare, limitato alle operazioni di base, con rilevazioni che avvengono successivamente all’avvenimento e caratterizzato da scarsi controlli effettuati dai responsabili amministrativi. Si tratta di fatto di un sistema con procedure simili alla tenuta manuale della contabilità generale. Gli anni ‘70 e ‘80 sono caratterizzati da un ambiente esterno sempre più competitivo e, all’interno delle aziende, si acquisisce sempre più consapevolezza sull’importanza delle competenze manageriali. Emerge la necessità di strumenti che forniscano maggiori informazioni sui costi di produzione, sui rapporti con i fornitori e con i clienti. Dal punto di vista tecnologico si assiste all’introduzione del personal computer. Dagli anni ‘80 in poi si ha un maggiore sfruttamento delle tecnologie informatiche con l’affermarsi dell’Information and Communication Technology. È importante rilevare il cambiamento dell’ottica con cui vengono gestiti i sistemi contabili: da un’ottica “ex post”, che registra gli avvenimenti dopo che questi ultimi si sono verificati, ad un ottica concomitante o, meglio ancora, “ex ante” cioè prima che questi si verifichino, per fungere da supporto alle decisioni aziendali. Ma l’applicazione di questa nuova ottica comporta ingenti investimenti in tecnologie informatiche, per adeguare strutture e processi al nuovo modo di operare, ed altrettanto notevoli investimenti dal lato delle competenze manageriali, tese a valorizzare gli strumenti disponibili e renderli indissolubilmente collegati ai processi aziendali in essere ed in divenire. Tutte le procedure aziendali vengono rivisitate ed il supporto informatico diventa l’elemento centrale delle procedure stesse, necessario sia per le operazioni sia

21 _{Tratto da “Gestione informatica dei dati aziendali”, cap 3, L. Marchi e D. Mancini, Terza Edizione; “I}

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come collante organizzativo che garantisce il corretto fluire delle informazioni all’interno dell’azienda. Inoltre, se nei sistemi tradizionali era consuetudine accumulare documenti per un inserimento o un utilizzo successivo, i nuovi paradigmi impongono un costante allineamento tra le procedure informatiche e la vita aziendale. In maniera speculare all’evoluzione delle tecnologie di gestione dell’informazione e ai profondi cambiamenti nei sistemi organizzativi e gestionali, è possibile individuare quattro livelli di automazione, che dunque corrispondono alle fasi di sviluppo dei sistemi informativi aziendali:

1) elaborazione automatica dei dati di basso livello nell’area amministrativo-contabile 2) elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni commerciale e di produzione

3) elaborazione automatica dei dati diffusa e integrata nelle diverse aree di gestione corrente

4) elaborazione automatica dei dati sia interni che esterni a supporto dei processi decisionali e di controllo strategico.

Per ciascun livello di automazione, l’integrazione si realizza non solo con modalità differenziate, ma coinvolge anche aree informative diverse con successive innovazioni nell’utilizzo degli strumenti informatici.

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L’automazione dei sistemi informativi aziendali nelle PMI inizia negli anni settanta con l’introduzione dei Mini Computer e a livello amministrativo-contabile riguarda l’immissione automatica dei dati relativi alle transazioni finanziarie con l’esterno e definiti su base documentale, come fatture di acquisto e contabili bancarie di addebito-accredito, e l’emissione automatica di altri documenti, come fatture di vendita e fogli paga, e di rilevazioni contabili come ad esempio la contabilità generale, contabilità iva, contabilità clienti, contabilità fornitori. Con la gestione automatica di primo livello si ha una riduzione dei costi e un aumento dell’accuratezza con cui i dati possono essere resi disponibili. Tali procedure sono state le prime ad accogliere le opportunità offerte dall'informatica a seguito della facilità con cui è possibile automatizzarle, dato il carattere semplice e ripetitivo del loro svolgimento. Non mancano però i problemi che possono accompagnarsi a questa evoluzione tecnico-organizzativa. Ad esempio possono sorgere problemi con la perdita dell’evidenza del dato contabile da parte dell’imprenditore e degli altri soggetti decisionali non abituati all’uso del computer (problema tipico del passato ma ad oggi meno frequente), oppure quando l’uso del computer modifica le procedure di rilevazione ed i meccanismi di controllo sull’accuratezza dei dati immessi nel sistema. Ma quest’ultimo problema è limitato in quanto l’elaborazione automatica nell’area amministrativa-contabile non comporta in genere modifiche sostanziali nelle procedure di rilevazione e controllo. In questo livello di automazione, le nuove procedure non sostituiscono quelle manuali, ma si affiancano ad esse. Nel secondo livello di automazione l’elaborazione automatica si estende alle procedure operative e decisionali, in particolare per quanto attiene alla gestione degli ordini da clienti, la gestione del magazzino, la distinta base di produzione e la contabilità industriale. Si hanno informazioni sui processi distributivi e produttivi più precisi e immediati. Nel passaggio dal primo al secondo livello di automazione si assiste a una modifica sostanziale nella filosofia informativa aziendale, in quanto mentre i dati relativi alla contabilità generale e fatturazione (primo livello) non vengono gestiti direttamente dall’imprenditore, la gestione degli ordini, del magazzino e della produzione coinvolge l’imprenditore in prima persona, permettendogli di cogliere la globalità dei fenomeni e le interrelazioni tra sistema informativo e sistema gestionale a livello operativo. Così facendo, viene coinvolto nella estrinsecazione e formalizzazione di un insieme di regole di condotta e di procedure altamente personalizzate. Le sue regole di condotta, spesso intuitive e difficilmente formalizzabili, ed il suo patrimonio di dati sui prodotti e sui clienti, il suo archivio insomma, vengono in tal modo codificati e diffusi all’interno dell’azienda, si ha

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di fatto una delega del trattamento dei dati e del loro controllo. In questa fase le procedure sono a se stanti, e cioè non comunicano le une con le altre, rendendo necessari reinserimenti da parte del personale, con ovvio dispendio di energie e grandi possibilità di errori. Questo comporta un livello di efficienza del sistema informativo relativamente basso, cosi come un livello di analisi eccessivo in corrispondenza di ciascuna procedura. Inoltre il volume dei dati immessi manualmente non deve essere tale da pregiudicare le tempestività con cui le informazioni devono essere disponibili (essendo questa una condizione imprescindibile di un sistema informativo efficace) e i controlli sull'accuratezza dei dati immessi e del software utilizzato per l'elaborazione automatica degli stessi devono essere adeguati a garantire l'accuratezza dei dati e, conseguentemente, l'affidabilità delle informazioni (due caratteristiche che determinano l'efficacia del sistema), altrimenti si lede l’efficacia del sistema informativo. Per quanto attiene al controllo, si assiste a una prima introduzione di sistemi di contabilità analitica e/o di budget. Nel passaggio dal secondo al terzo livello di automazione si può realizzare una riduzione dei costi ed un aumento dell’efficacia del processo informativo, solo tramite: -una completa integrazione delle procedure ad un appropriato livello di selettività/analiticità delle informazioni

-una completa e efficace mappatura dei vari processi gestionali

-ed evitando quelle costose e pericolose duplicazioni di inserimento rese necessarie dalla separazione dei processi stessi.

Questo sviluppo comporta anche il coinvolgimento completo degli utenti ed una nuova filosofia di gestione aziendale basata sulla delega, con un’ampia formalizzazione delle procedure e un forte orientamento al controllo direzionale. Il terzo livello di automazione coinvolge tutte le aree di gestione corrente anche ai fini di controllo direzionale. Modificare la filosofia di gestione costituisce uno step antecedente alla doverosa razionalizzazione dei flussi informativi e integrazione del sistema dei dati negli archivi informatici; ciò implica che spesso le aziende, soprattutto quelle di minori dimensioni, siano restie ad implementare il terzo livello di automazione, il quale, invece, consentirebbe di disporre tempestivamente di una consistente quantità di dati sui processi gestionali interni. Inoltre, idonei sistemi di integrazione e controllo delle procedure garantiscono l'accuratezza dei dati forniti dal sistema. Infine il quarto e ultimo livello di automazione vede una completa integrazione dei processi sia interni che esterni, e una diffusione selettiva delle informazioni a supporto dei processi decisionali e di controllo. I sistemi informatici riescono a supportare la corrente attività di gestione, di

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amministrazione e di controllo dell’azienda. I cambiamenti a cui si assiste nel passaggio dal terzo al quarto livello riguardano la natura delle informazioni, la destinazione delle informazioni e il ruolo della tecnologia. Per quanto riguarda il primo aspetto, si passa dall’utilizzo di dati essenzialmente interni all’utilizzo di dati prevalentemente esterni. Mentre al terzo livello l’integrazione coinvolge i processi di diffusione della conoscenza e il controllo-guida sugli obiettivi da raggiungere, il quarto livello riguarda i processi di generazione della conoscenza ed il supporto decisionale nella formulazione degli obiettivi. La tecnologia dell’Informazione e della Comunicazione passa da strumento di supporto ai sistemi decisionali e di controllo di gestione, a strumento di competizione per migliorare l’efficienza dei processi interni, rafforzare relazioni esterne e creare un vantaggio competitivo.

Tuttavia è bene precisare che non si può raggiungere tale livello se prima non si realizza un integrazione informativa nell’area amministrativo-contabile e nell’area della gestione operativa, e se il sistema informativo non è indirizzato a supporto dei processi direzionali e di controllo gestionale. Inoltre lo sviluppo dei sistemi di elaborazione automatica dei dati ha anche dei rischi insiti in sé, come ad esempio, una eccessiva delega decisionale ai tecnici informatici determinata dalla errata convinzione che i problemi della elaborazione automatica dei dati richiedano conoscenze tecniche specifiche; oppure una eccessiva trasparenza del sistema, essendo i dati aziendali, anche quelli più riservati, leggibili e verificabili grazie alla loro chiara organizzazione e rappresentazione, ma questo può costituire un problema soprattutto nei rapporti con i concorrenti; infine si può generare un irrigidimento del sistema, dovuto alla necessità di prevedere e codificare i vari aspetti della gestione da automatizzare e dalla difficoltà di individuare preliminarmente tutte le possibili eccezioni. Da questa trattazione emerge quindi, come le aziende, nel corso del tempo, abbiano sviluppato strumenti e procedure di automazione differenti e specifiche per ogni funzione, tanto da creare diversi sottosistemi informativi privi però di collegamenti. Ma per avere una gestione efficace ed efficiente dell’azienda non si può prescindere da un sistema informativo che integra e lega tutti i processi aziendali, in modo da permettere alle varie funzioni di dialogare tra loro senza creare una duplicazione dei dati e degli archivi. In questo tipo di sistemi, dunque, la gestione viene organizzata per cicli o per processi, in quanto vengono coperti trasversalmente i fabbisogni di gestione e il trattamento delle informazioni di tutte le principali funzioni aziendali. Tutto ciò ha portato all’affermarsi di nuovi sistemi informativi integrati, conosciuti anche come Enterprise Resources Planning.

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CAPITOLO II

2.1

CHE COS’E UN ERP

I sistemi informativi tradizionali, come spiegato nel precedente capitolo, sono il frutto di aggregazioni successive di sistemi, concepiti per funzioni diverse e in momenti differenti; potrebbero essere assimilati a singoli parti del sistema informativo, concepite con logiche differenti e realizzati con diversi linguaggi, e che potrebbero richiedere un diverso sistema operativo, e addirittura una diversa architettura hardware. In altre parole singole funzioni e unità organizzative hanno implementato, nel loro contesto di riferimento, sistemi hardware e software di varia natura alimentando così l’eterogeneità e a volte l’impossibilità di comunicazione tra i vari sistemi a livello inter funzionale o inter divisionale. Per superare tali problemi di incompatibilità molte aziende hanno avviato dei progetti di allineamento o interfacciamento tra i diversi sistemi informativi, già a partire dagli anni ‘60 con sistemi di automatizzazione dei processi di gestione del magazzino, fino agli anni ‘90 in cui sono apparsi i primi sistemi informativi integrati, anche detti Enterprise Resources Planning22. Con i sistemi ERP abbiamo una integrazione del sistema informativo aziendale sin dal suo concepimento, cioè il sistema informativo nasce già integrato sia sotto il profilo logico-organizzativo, sia sotto il profilo software che hardware. È pianificata fin dall’origine l’integrazione di tutte le funzioni aziendali in un sistema unitario, senza duplicazione di archivi e senza l’attività di reinserimento dati23_.

Andiamo adesso ad indagare nel dettaglio cosa sono i sistemi ERP. In letteratura si sono succedute nel tempo varie definizioni. Davenport24 afferma che i sistemi ERP sono pacchetti software commerciali che permettono l’integrazione di tutti i flussi informativi generati dalle varie funzioni aziendali, quali produzione, vendite, contabilità, risorse umane, gestione magazzini e così via. Rosemann lo definisce come una “applicazione software standard e customizzabile che include soluzioni integrate di business per i processi chiave e le principali attività di carattere amministrativo di un'azienda.” Gable25, invece, lo definisce come un pacchetto software completo che punta ad integrare la totalità dei processi e delle funzioni aziendali allo scopo di presentare una funzione complessiva del business attraverso un’unica architettura informativa ed informatica.

22 _{L. Caporarello, S. Basaglia, I sistemi ERP, Egea, pag 21}

23 _{G. Tardivo, I sistemi ERP nel processo di generazione del valore, Giappichelli, pag 33}

24 _{T. H. Davenport, Putting the enterprise into the enterprise system, Harvard Business Review, 1998} 25 _{G. Gable, “Large package software: a neglected technology” all’interno del “journal of global}

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Watson e Schneider26 pongono l’attenzione sulle aree applicative evidenziando come aree quali produzione, risorse umane, amministrazione, vendite, marketing possano ottenere benefici da una gestione dell’informazione eseguita da un’unica banca dati ed un solo ambiente di sviluppo. Marco De Marco ritiene che il termine ERP stia ad indicare un insieme di applicazioni software per la gestione aziendale caratterizzata da un elevato livello di integrazione. Infine può essere visto come un sistema informativo integrato con un’unica base di dati, che ha come obiettivo quello di coordinare e gestire tutte le attività aziendali, rendendo l’informazione disponibile a tutti i livelli dell’organizzazione27_.

Riassumendo le definizioni date sopra, potremmo affermare che i sistemi ERP rappresentano delle soluzioni applicative standard- parametrizzabili, personalizzabili e basate su una solida infrastruttura tecnologica- in grado di mettere in relazione i processi aziendali con i dati e, quindi, di integrare le diverse funzioni o unità organizzative. Con parametrizzazione, sinonimo di customizzazione, si intende il processo di adattamento del sistema alle specifiche esigenze aziendali, e quindi quanti più sono i parametri che si considerano, tanto più completo sarà il supporto alla gestione, mentre con personalizzazione si intende la modifica delle procedure software che compongono il sistema ERP, intervenendo con la realizzazione di specifici programmi. Ciò che differenzia i sistemi ERP tra loro è il livello di parametrizzazione, e in base a questo criterio si possono individuare:

-sistemi generici: basati su un elevato numero di processi aziendali in grado di soddisfare le esigenze dei vari settori economici; questi tipi di sistemi devono essere configurati prima del loro utilizzo

-sistemi preconfigurati: si tratta di sistemi generici ai quali è stato applicato un primo livello di customizzazione che può essere in termini di settore economico oppure in termini di dimensione aziendale

-sistemi installati: si tratta del sistema ERP, generico o preconfigurato, una volta che è stato implementato secondo le esigenze di una specifica azienda28.

Uno dei principali motivi per i quali le aziende dovrebbero implementare un sistema ERP è, dunque, proprio quello di migliorare l’integrazione delle funzioni aziendali e la correttezza dei dati trattati. Le singole attività non sono più a se stanti e scollegate

26 _{E. E. Watson, H. Schneider, “Using ERP Systems in Education”, 1999}

27 _{O. Verrini, Il sistema gestionale ERP: uno scrigno informativo per i dati chiave dell’azienda, in Controllo}

di gestione, fascicolo 4 del 2008

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dall’azienda, ma interagiscono con le altre funzioni, creando una collaborazione e un collegamento finalizzato al raggiungimento dell’obiettivo comune. Inoltre questa interdipendenza che si crea tra gli attori, li porta a prendere maggiore consapevolezza del proprio operato e, di conseguenza, ad essere più responsabili. L’integrazione delle funzioni evita che un dato venga reinserito più volte, in quanto la presenza di un'unica base di dati rende disponibile l’informazione a qualsiasi livello organizzativo e in qualunque momento, riducendo gli errori di imputazione e le probabilità di inserire un dato non corretto. Se ogni funzione è responsabile della immissione di certi dati e non può caricare o modificare dati di competenza di un’altra funzione, l’identificazione di un eventuale errore nella fase di immissione avviene in modo immediato, senza particolari sforzi di indagine. In questo modo si potrà instaurare un clima rivolto verso un continuo miglioramento, spingendo tutti gli utenti del sistema alla ricerca del modo migliore di gestire i flussi documentali a cui l’utente partecipa o di cui è responsabile. In un sistema informativo tradizionale rintracciare l’errore diventa problematico, in quanto bisogna indagare in tutte le funzioni che hanno trattato quel dato, senza essere sicuri di raggiungere il risultato. Un altro motivo che può portare all’installazione di un nuovo gestionale è l’inadeguatezza del sistema informativo precedentemente installato, dovuta alla rappresentazione degli stessi dati in maniera difforme tra diverse funzioni. Se gli utenti hanno dovuto lavorare con soluzioni informatiche non adeguate, non in grado cioè di soddisfare le loro esigenze informative, l’approccio verso altre soluzioni sarà negativo. Per evitare queste conseguenze, sarà necessario svolgere un’attenta attività di formazione per gli utenti, in modo da renderli consapevoli dei vantaggi ottenibili dal nuovo software gestionale e delle potenzialità percorribili. Un aspetto importante in questa fase è quello di circoscrivere ed evidenziare correttamente quali sono gli aspetti e le procedure che rendono il sistema informatizzato esistente inadatto, questo per comprendere fin da subito quali sono le mancanze che l’ERP dovrà integrare e quali sono le procedure operative da rivedere e correggere29. Per quanto riguarda l’architettura di un sistema ERP, è articolata su 3 livelli:

1) Livello del client, la macchina utilizzata dall’utente

2) L’application server, il livello della macchina che gestisce le procedure 3) Il database server, il livello del sistema che gestisce gli archivi.

29 _{O. Verrini, Il sistema gestionale ERP: uno scrigno informativo per i dati chiave dell’azienda, in Controllo}

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Figura 5, Architettura sistema ERP

Si tratta della tecnologia Client-Server, decentralizzata.

Questa figura illustra il percorso che si innesta, nel momento in cui l’utente fa una richiesta di informazioni. Innanzitutto la procedura viene caricata sui dispositivi Client (quali ad esempio i computer), che provvede ad effettuare i primi controlli di merito sui dati inseriti, che vengono passati all’Application Server. L’Application server invia la richiesta dei record interessati dalla procedura al sistema che gestisce gli archivi (Database Management System), il quale ricerca i dati richiesti negli archivi e li restituisce all’Application Server. L’Application Server elabora i dati ricevuti e li invia al Client, che provvederà alla visualizzazione dei risultati.

Andiamo adesso ad indagare quali sono le caratteristiche che rendono un sistema ERP necessario ai fini del corretto funzionamento dell’azienda. Ad un livello generale i sistemi ERP rientrano nella categorie delle applicazioni software, in particolare di quelle aziendali. Ad uno più specifico, essi sono costituiti da moduli applicativi integrati. Ciò vuol dire che, pur essendo moduli software distinti, essi sono in grado di comunicare tra loro come se fossero un’unica applicazione. La logica alla base di tutto è il concetto di processo. I sistemi ERP sono cross-industry, ossia intendono rispondere alle esigenze dei diversi settori economici, ciascuno con le proprie caratteristiche. Per questa ragione non è possibile descrivere e valutare un sistema Erp basandosi semplicemente sull’elenco delle funzionalità offerte. Inoltre, essi sono cross-country, ossia intendono rispondere a

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specifiche esigenze normative, finanziarie dei vari contesti nazionali. Un esempio può essere costituito dalle valute monetarie, dalla redazione del piano dei conti30_{. Altri}

elementi che contraddistinguono i sistemi ERP, sono: 1) INTEGRAZIONE-APPROCCIO PER PROCESSI

Perché l’integrazione possa avvenire, è necessario che il sistema azienda sia rappresentato seguendo la logica per processi piuttosto che quella funzionale; quindi il sistema deve consentire la gestione dei processi aziendali integrando le varie funzioni che partecipano a questi processi. L’integrazione riguarda principalmente il flusso informativo e la facilità di circolazione dell’informazione, permettendo l’inserimento dei dati un’unica volta, nel momento in cui il fenomeno che si sta misurando si manifesta. L’integrazione avviene, anche se con intensità minore, a livello di funzioni aziendali, le quali, dovendo seguire alcune operazioni imposte dal gestionale ERP, devono armonizzare i propri rapporti e le relative comunicazioni, vocali e documentali.

2) DATABASE UNICO

L’unicità della base di dati permette di avere un unico contenitore, in cui vengono raccolte tutte le informazioni provenienti dalle diverse parti dell’azienda, sia dall’interno che dall’esterno. Questo significa che i dati di input vengono inseriti un’unica volta riducendo al minimo gli errori di imputazione e che non devono essere attivate procedure di allineamento tra i diversi database presenti in azienda. L’unicità del database è l’elemento chiave alla radice delle caratteristiche d’integrazione dei pacchetti ERP, in quanto le diverse applicazioni fanno tutte riferimento a questo unico database, che sarà destinato a gestire tutti gli archivi e tutte le procedure aziendali. Ciò consente di aggiornare simultaneamente e in tempo reale le informazioni in tutte le aree aziendali interessate da un determinato evento di gestione, riducendo il numero di immissioni manuali di dati nel sistema e, di conseguenza, anche il rischio di errori di inserimento dei dati stessi.

3) ELABORAZIONE ON LINE/ REAL TIME

È necessario che tutti gli utenti siano connessi direttamente al sistema mentre lavorano e che tutte le operazioni avvengano in tempo reale, in modo tale da modificare immediatamente i contenuti in tutti gli archivi interessati senza ricorrere a successive operazioni di rettifica. Così facendo il loro contenuto è