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PARTE SECONDA
2.1 La mappatura dei processi della Società della Salute
Nell’ottica di una gestione dell’organizzazione orientata alla soddisfazione della domanda, intesa come soddisfazione dei bisogni di salute oggettivi e soggettivi, nel campo sanitario e sociale, lo studio e la ricerca proposta nella tesi si pone l’obiettivo di strutturare l’organizzazione secondo una rete di processi. Lo scopo è creare un sistema di gestione in grado di interiorizzare quali sono i bisogni della cittadinanza e del suo territorio di riferimento e di formalizzare le modalità con cui si soddisfano tali esigenze con un’organizzazione orientata “ai clienti” e al miglioramento continuo.
Per raggiungere tali scopi, insieme con quello prioritario di passare dalle prestazioni offerte ai bisogni di salute del territorio, per un’organizzazione complessa qual è il Consorzio pubblico Società della Salute, è stato necessario scomporre il problema e ricomporlo in un’ottica di processi e macroprocessi. I processi come insieme di attività omogenee orientati alla realizzazione di output specifici, tangibili ed intangibili, e i macroprocessi come raggruppamenti dei processi, dunque ad un livello superiore, che possono considerarsi omogenei o similare sia dal punto di vista delle tematiche che degli output generali e di come questi si relazionano con gli altri macroprocessi.
Partendo da questi obiettivi di base, si è reso necessario analizzare in dettaglio le modalità di funzionamento della società, in modo da poterne definire sia i processi che il raggruppamento in macroprocessi.
In un’ottica di standardizzazione degli approcci e di robustezza dell’organizzazione, attraverso l’utilizzo di standard di riferimento, si è tenuta come riferimento la normativa ISO 9000 vision 2000, come modello della struttura per macroprocessi.
Per quanto riguarda la progettazione dei singoli processi si è reso necessario analizzare in dettaglio il funzionamento dell’organizzazione e quindi ottenere dei processi specifici, per i quali la norma può essere vista soltanto come un riferimento generico che, appunto, deve essere calata nelle specificità e peculiarità della singola organizzazione. Per quanto riguarda invece la progettazione dei macroprocessi, livello a cui risultano meno influenti le particolarità della singola organizzazione, si è cercato il più possibile di progettare una struttura similare a quella proposta dalla norma, pur tenendo in considerazione:
• La specificità che il campo di applicazione della tesi è nel settore dei servizi di pubblica utilità, poco esplorato e con un approccio di sistema recente;
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• La specificità data dal fatto che la Società della Salute svolge a due livelli distinti il processo che porta dall’individuazione dei bisogni alla progettazione della risposta, facendolo sia a livello di territorio di riferimento che a livello di singolo cittadino con percorsi individualizzati.
2.2 La Società della Salute come Processo
La società della Salute riprogettata per processi, come descritto nel dettaglio nelle parti successive, può essere pensata come un unico processo, con ulteriori scomposizioni ad un livello1 ed un livello2 di dettagliato.
Questo processo ha il compito di trasformare esigenze in ingresso (input) in elementi in uscita (output), aggiungendovi valore attraverso il lavoro interno, subordinato al rispetto dei vincoli generali dati alla società e potendo contare sulle risorse disponibili o attivabili per il buon funzionamento della stessa.
Di seguito si presenta la rappresentazione della Società della Salute come processo di livello0.
2.3 I Macroprocessi della Società della Salute
Sotto al livello generale della Società della Salute, che appare rappresentata come processo nella figura della pagina precedente, il livello1 è stato progettato come composto da 6 macroprocessi.
Nella progettazione di tali macroprocessi si è cercato il migliore compromesso tra la specificità delle attività della Società della Salute e la coerenza con il riferimento dato dal modello ISO9000 vision 2000.
I macroprocessi progettati sono:
• Direzione (I)
• Sistema di Gestione per la Qualità (II)
• Programmazione (III)
• Gestione delle Risorse (IV)
• Erogazione dei Servizi (V)
• Monitoraggio, Informazione e Valutazione (VI)
Il Macroprocesso di Direzione (I) ha il compito di ascoltare e comprendere quelli che sono i bisogni di salute del territorio e le esigenze di tutte le parti interessate utilizzando dati di sintesi e di valutazioni; allo stesso tempo svolge la funzione di antenna esterna ed interna per tutto ciò che riguarda le necessità di miglioramento e di innovazione. Per quanto riguarda le responsabilità, e dunque gli output, ha la funzione di produrre le linee guida e le politiche di governo generale dell’organizzazione per soddisfare i bisogni. Altro compito importante del Macroprocesso è quello di effettuare il riesame totale della Qualità che permette di introdurre modifiche per il miglioramento fin dal livello più alto dell’organizzazione. Dunque il macroprocesso in oggetto, prendendo a riferimento lo strumento PDCA applicato all’organizzazione nel suo complesso, presenta sia la fase di pianificazione (Plan) che la fase di proposta e riavvio della pianificazione a seguito dei risultati conseguiti (Act). Per ciò che riguarda in particolare la corrispondenza con lo schema della ISO 9000, il macroprocesso è riferibile e inquadrabile come contenuti al capitolo 5.
Il Macroprocesso Sistema di Gestione per la Qualità (II) ha il compito prioritario di definire le modalità di funzionamento e di controllo dell’organizzazione nel suo complesso. Seguendo l’ottica della vision 2000, si è progettato un Macroprocesso che svolge una funzione essenziale per l’organizzazione, che va oltre l’impostazione classica che vedeva la struttura organizzativa, le procedure e le risorse scollegate tra loro. Il macroprocesso in oggetto è
25 progettato tenendo come riferimento la definizione di Sistema di Gestione per la Qualità della ISO 9001:2000 capitolo 4, ovvero un sistema di gestione che si basa su una rete di Processi focalizzata sui “clienti” e vada a definire contestualmente la struttura organizzativa e la struttura di risorse più adatte ai Processi.
Ciò significa definire le modalità di esecuzione dei singoli processi, i legami tra i processi attraverso le mappe, le risorse umane allocate tramite le matrici, le necessità informative per i vari processi. Nell’ottica di progettare un sistema di gestione e per la qualità documentato e regolamentato si è affidato al macroprocesso anche il compito di definire i regolamenti interni all’organizzazione, le modalità di comunicazione interna e le modalità di trattamento della documentazione.
Il Macroprocesso di Programmazione (III) , processo tipico della Società della Salute, si occupa della programmazione a vari livelli di dettaglio. La programmazione, componendosi di varie fasi che prevedono dei feedback dal basso verso l’alto prima di arrivare al programma definitivo, è inquadrabile per alcuni aspetti all’interno del capitolo 5 della ISO 9000 e per altri all’interno del capitolo 7 sempre della ISO.
Il Macroprocesso di Programmazione è quello che effettivamente traduce i bisogni dei cittadini e del territorio di riferimento, in azione e servizi orientati al loro soddisfacimento. Il risultato principale del macroprocesso è il Piano Integrato di Salute (PIS), composto da più elementi prodotti su più fasi della programmazione. Il legame con il Capitolo 5 è visibile nelle fasi a monte e più alte della programmazione in cui si stabilisco gli obiettivi generali di Salute, mentre il legame con il capitolo 7 riguarda la parte più progettuale dei servizi. La parte più operativa del PIS è costituita dai Programmi Attuativi e dai Piani di Gestione che rappresentano nel concreto i percorsi e i servizi da realizzare con i relativi obiettivi di gestione e controllo.
Il Macroprocesso di Gestione delle Risorse (IV) è riferibile al capitolo 6 della norma ISO9000 vision 2000 ed ha lo scopo di mettere a disposizione di tutti i processi le risorse necessarie. L’obiettivo è da un lato quello di dotarsi delle risorse corrette e necessarie per i processi dell’organizzazione e, dall’altro di eseguire tutte le azioni che permettono di mantenere le risorse acquisite al loro migliore livello.
In particolare al macroprocesso è stato affidato il compito di pianificare e gestire operativamente le risorse umane, le strutture, le infrastrutture, le tecnologie, gli approvvigionamenti e le risorse finanziarie.
Una particolarità inserita all’interno della presente progettazione riguarda due caratteri distintivi della Società della Salute e si riferiscono all’accreditamento istituzionale, con il
quale soggetti pubblici e privati possono erogare prestazioni e servizi, e la stipula degli accordi e delle convenzioni che generano nuove risorse e nuovi impegni per la Società stessa.
Il macroprocesso da una parte ha il compito di reperire e gestire le risorse definite nella fase di programmazione e dall’altra di agire a livello operativo anche nella risoluzione dei problemi all’interno della propria autorità fungendo da tramite tra la programmazione e l’erogazione.
Il Macroprocesso di Erogazione (V) è quello all’interno del quale “transitano”
effettivamente i cittadini che usufruiscono dei servizi. Nella specificità della Società della Salute tale macroprocesso si compone delle fasi che costituiscono i cosiddetti “percorsi assistenziali integrati” che rappresentano globalmente il servizio, essendo costituiti dall’individuazione del singolo bisogno e dalla progettazione ed erogazione dei servizi destinati a soddisfarlo; per tali caratteristiche il macroprocesso è assimilabile al capitolo 7 della norma ISO9000 vision 2000.
All’interno del macroprocesso possono essere individuati logicamente due livelli: quello del cittadino che usufruisce del servizio e che si rapporta alla Società della Salute, ed il livello del front-office che è l’interfaccia visibile della Società della salute. Tale interfaccia, permette, in un verso di fare entrare le informazioni relative ai cittadini utili ai processi di direzione, programmazione e gestione delle risorse, e, dall’altro, di implementare realmente come servizio offerto quanto progettato e programmato. In accordo con quanto definito dalla norma ISO9000:2000 in tema di servizi, i processi interni all’organizzazione sono visti dai cittadini
“filtrati” dal livello di front end.
Con l’obiettivo di creare un sistema di valutazione della qualità dei servizi da includere poi all’interno del riesame totale della Qualità, si è progettato un flusso di informazioni relativa alla soddisfazione dei cittadini relativamente alle attività del macroprocesso di erogazione.
Il Macroprocesso di Monitoraggio Informazione e Valutazione (VI), inquadrabile all’interno del capitolo 8 della norma ISO9000:2000, svolge tre compiti principali.
Il primo compito è quello di monitorare lo stato di salute del territorio allo scopo sia di determinare i bisogni, ma anche di valutare l’efficacia dei programmi attuativi della Società della Salute in relazione agli obiettivi.
Il secondo compito è quello di raccogliere i dati grezzi relativi ai bisogni di salute ed alle modalità interne di funzionamento e di trattarli al fine di creare report ed aggregazioni di dati utili ai vari processi. Si è progettato di inserire in questo processo tale compito sia perché funge da supporto ai processi di valutazione, sia per una specificità della Società della Salute che individua da Statuto al suo interno un unico sistema di Monitoraggio Informazione e Valutazione ( MIV) per tali scopi.
27 Altro compito fondamentale, in un ottica di ciclo PDCA, del quale il macroprocesso ricopre il compito di “Check”, è quello di effettuare le valutazioni confrontando i risultati con gli obiettivi e creando dei documenti di valutazione nelle vari aree. Queste innescano un nuovo ciclo PDCA entrando nel macroprocesso di direzione. Altro anello di collegamento col processo di direzione è la Relazione sullo Stato di Salute Territoriale che viene qua redatta utilizzando l’esito della valutazione e dei dati aggregati.
Per realizzare un sistema di controllo orientato all’efficacia ed all’efficienza che completi l’approccio per processi progettato per l’organizzazione, si è ideato all’interno di tale macroprocesso un processo di cruscotto gestionale che permetta di affiancare le tradizionali valutazioni di ciclo con un controllo in tempo reale, o comunque non di ciclo, degli indicatori di processo. In questo modo si potrà intervenire sui processi prima del verificarsi di un disservizio e o di problemi interni.
Prima di passare ad una trattazione analitica dei singoli macroprocessi e dei singoli processi, si presenta in questa sede una breve descrizione delle modalità di funzionamento dell’organizzazione e dei macroflussi di attività che si possono rintracciare all’interno.
Partendo dalla conoscenza dei bisogni dei cittadini e dalle “determinanti” di salute del territorio della Zona Pisana, il macroprocesso di direzione produce delle politiche e delle linee guida che sono un vincolo di indirizzo per l’attività nel suo complesso. Muovendosi all’interno delle linee guida e delle politiche di cui sopra, il macroprocesso di programmazione ed il macroprocesso di gestione delle risorse si occupano di tradurre i bisogni della cittadinanza e del territorio in un Piano Integrato di Salute che tenda al loro soddisfacimento grazie a processi partecipati e che mette effettivamente a disposizione le risorse che si sono individuate come necessarie.
Il risultato di questi processi interni all’organizzazione si rende visibile ai cittadini attraverso il macroprocesso di erogazione dove effettivamente il cittadino usufruisce del servizio; ne sarà tanto più soddisfatto quanto più a tutti i livelli si sia stati in grado di capire le esigenze e di tradurle in risposte corrette. Dal processo di erogazione possono attivarsi verso l’alto tre flussi: uno legato alle singole esigenze ed alle problematiche che si possono presentare in fase di erogazione ed alle quali è necessario fare fronte all’interno dei processi di erogazione e gestione, un altro , frutto delle valutazioni della qualità del servizio, verso i processi di valutazione, ed infine un terzo riguardante i dati sulle erogazioni e sui bisogni dei cittadini in grado di riattivare i processi di direzione e di programmazione.
I dati provenienti dall’erogazione e dall’andamento dei processi in generale, rintracciabili all’interno del macroprocesso di valutazione come valutazioni settoriali, saranno utili a
riattivare un ciclo completo di direzione per il miglioramento continuo della società in conformità al ciclo PDCA.
Risorse allocate
Risorse aggiuntive esterne
Cittadino orientato, informato, servito
Cittadino non soddisfatto Indicazioni per cruscotto
Agenzia PVC Osservatorio epidemiologico
Sindaci richiedenti
Carta per la cittadinanza Comunicazione istituzionale esterna Statuto
Leggi Ambito territoriale
SGQ documentato Mappe
Modalità esecuzione processi Piano comunicazione interna Piano gestione documentazione
Info insoddisfazione
Richiesta risorse esterne Richiesta monitoraggio
Dati su erogazione
Livelli essenziali Risorse comunicative
Accordi Innovazioni
Esigenze Riesame Politiche
Questionari compilati LivEss
Relazione Stato di Salute Territoriale
Soggetti aderenti al patto
Soggetti Esterni
Carta Della Cittadinaza PIS
Nec su Ris e Accordi Nec Accordate Ris
Disp Risorse
BILANCI Cont Analitica
Nec Riprog.
Organigramma
Necessità sulle risorse
Impegno Risorse Nuove Adesioni
Ob.su prest Processi
Regolamenti
Progetti in
Compartecipazione Patto Stabilità
Sindacati Sindaci
Revisori
Concertazione Istituzionale DATI
Elaborati e Trattati DATI
Storici Su Risorse
Indicatori dei Servizi
Reg.Tratt.
Dati&Infor.
Budget Monitoraggi
Struttura HW
Nucleo Val Dirigenza Dati da
monitoraggi specifici
Osservatorio Epidemiologico Esigenze Riesame
Mod.
Partecipazione
Piano Com istituzionale
Budget Emergenze
Valutazioni Disponibilità oper.
Risorse Info Attivaz.Proc.
Indicatori Controllo Cruscotto
Prog Attuativi
Obb Gest Serv Obb di Sistema Obb Gov Servv.
Info su emergenze
Budget Allocati
Sogg Accr E Non
Dati su Disp Risorse
PIS PIS
Politiche
2.3.1 Macroprocesso I - I Processi di Direzione
Il macroprocesso in oggetto, inquadrato all’interno del capitolo 5 della norma ISO9000 vision 2000, detiene la responsabilità della direzione della Società della salute. E’ il processo più generale di pianificazione complessiva della società, il primo passo del sistema PDCA applicato alla società nel suo complesso. Si tratta di un macroprocesso che ha lo scopo di dirigere il sistema complessivo di risposta alle esigenze dei cittadini, attraverso, in particolare, gli impegni della direzione, le politiche per la qualità e le politiche generali della società, di riesaminare l’organizzazione, di verificare il raggiungimento degli obiettivi attraverso un riesame complessivo della qualità, di individuare le forme e i contenuti della comunicazione istituzionale della Società.
Riprogettando l’organizzazione per processi, si è scelto di aggregare il processo di riesame della qualità all’interno delle responsabilità della direzione in quanto momento finale dell’attività di valutazione (macroprocesso VI) e che ha la possibilità di riattivare al più alto livello indicazioni per il miglioramento complessivo. La scelta è quella di chiudere il ciclo PDCA all’interno della responsabilità della direzione. Uno dei processi ad hoc, progettati come responsabilità della direzione, è quello della comunicazione istituzionale, diverso dalla comunicazione interna affidata al Macroprocesso II (si veda descrizione), in quanto è responsabilità della direzione scegliere sia le forme che i contenuti della comunicazione verso l’esterno, frutto delle politiche o delle scelte della Società della Salute, in materia di prevenzione o erogazioni di prestazioni, di diffusione delle informazioni sullo stato di salute o in tema di qualità complessiva di vita dei cittadini dell’area pisana.
I processi progettati sono in sintesi:
• Processo di definizione delle politiche I.1
• Processo di definizione e revisione Patto I.2
• Processo di definizione Livelli Essenziali I.3
• Processo di Valutazioni Nuove Adesioni I.4
• Processo di definizione Strategie e Comunicazione istituzionale I.5
• Processo di Gestione delle Innovazioni I.6
• Processi di Riesame Totale della Qualità I.7
Più nel dettaglio si descrivono i processi progettati, le interrelazioni esistenti tra loro e le connessioni principali con gli altri macroprocessi.
31 L’attenzione della direzione focalizzata sul cliente si manifesta nell’analisi della relazione sullo stato di salute territoriale e dalle valutazioni (macroprocesso VI) che congiuntamente danno le informazioni su quelli che sono i bisogni di salute della cittadinanza e i dati su come si sta rispondendo a tali bisogni. La direzione è impegnata anche in un ruolo di “Antenna”, su quali possono essere le innovazioni che provengono sia dall’esterno che dall’interno, come per quanto attiene le richieste d’adesione alla Società della Salute di soggetti istituzionali o di soggetti esterni al Patto per la Cittadinanza. In particolare il processo di gestione delle innovazioni può decidere di introdurre cambiamenti all’interno dei vari processi, mentre il processo di riesame totale della qualità ha l’autorità di apportare modifiche e azioni correttive o di mettere in luce necessità sia per processi direzionali che per quelli operativi. La traduzione in politiche, comprese quelle per la qualità, come responsabilità della direzione, frutto delle informazioni di ritorno dai processi interni al macroprocesso o esterne ad esso, sono affidate al processo di definizione delle Politiche. Le scelte politiche operate ricadranno come vincoli sia per gli altri macroprocessi che per alcuni degli altri processi direzionali.
Particolare importanza ha il processo di definizione dei livelli essenziali, come momento più alto dell’attenzione focalizzata sul cliente, dove considerando le linee guida, le analisi sullo Stato di Salute territoriale e le risorse, si definiscono i livelli essenziali. Questi costituiscono, nel campo sanitario e sociale, un vincolo per la corretta programmazione degli interventi e dei servizi focalizzati sul cliente. E’ compito della direzione gestire le implicazioni derivanti da nuove adesioni accordate, in termini di nuovi bisogni, di ampliamento dell’ambito territoriale, di nuovo statuto e nuove risorse attivabili. In particolare le nuove adesioni al patto e alla società devono essere considerate dal processo di Redazione e Revisione del Patto, che fornisce gli strumenti e le modalità di partecipazione, come reale allargamento della Società della Salute all’esterno; il processo è alla base dei processi partecipati. La definizione degli indirizzi più importanti e degli atti fondamentali (relazione SST, PIS, Relazione sulla Qualità), la necessità di ampliamento della società come le difficoltà legate ad emergenze, di responsabilità dell’alta dirigenza, sono comunicate all’esterno attraverso il processo di comunicazione istituzionale, che per gli aspetti, ad esempio della prevenzione, assumerà un ruolo molto importante.
I vincoli per il macroprocesso e per i singoli processi, non prodotti internamente, ma provenienti esternamente o da altri macroprocessi in sintesi sono:
• lo Statuto della Società della Salute, le politiche di Area Vasta fissate dal Piano Sanitario Regionale, il PSR, le legislazioni in campo socio sanitario (legge 328/00 e legge 229/99),
le leggi in campo economico finanziario, la legislazione nazionale in materia socio- sanitaria, il Piano sanitario nazionale, le leggi sul lavoro per il processo I.1;
• lo Statuto Società della Salute, valori etici e morali condivisi per il processo I.2;
• LivEs del PSN e del PSR, art 22 legge nazionale 328/00 per il processo I.3;
• per il processo I.4 il Patto per la Cittadinanza, il regolamento sull’agenzia di Programmazione Valutazione e Controllo;
• le leggi sulla Privacy, le leggi nel campo dell’informazione per il processo I.5;
• lo Statuto della Società della Salute, i valori etici per il processo I.6;
• il piano di comunicazione interna, le modalità di esecuzione dei processi, il piano di gestione dei documenti, il budget allocato per i singoli processi per tutti i processi del macroprocesso.
Le risorse che vengono utilizzate nel macroprocesso e che provengono o dall’esterno o da altri macroprocessi sono in sintesi:
• L’Agenzia di programmazione Valutazione e Controllo, i Sindaci dei Comuni richiedenti adesione e l’Osservatorio Epidemiologico che sono risorse per il Processo I.4.
• Le risorse umane, le strutture ed infrastrutture, le tecnologie ed i macchinari allocati ai tutti i processi del macroprocesso e provenienti dal Macroprocesso IV.
• L’Ufficio stampa, il Comitato di redazione, le Risorse Linguistiche, la comunicazione degli Enti Locali e gli strumenti di comunicazione attivabili, ad uso del Processo I.5.
• I regolamenti e la mappe ed i flussi descriventi l’organizzazione per processi, provenienti dal macroprocesso II e destinati al processo I.7.
Di seguito è riportata la mappa dei processi che compongono il macroprocesso in questione progettata e rappresentata secondo la metodologia IDEF0. Come si potrà notare tale mappa contiene un livello di dettaglio ben superiore alla descrizione di cui sopra in quanto contiene tutti i legami che si sono progettati sia tra processi interni al macroprocesso sia verso i processi appartenenti agli altri macroprocessi. Proprio per la consapevolezza di introdurre nella mappa molti più elementi di quelli descritti nella precedente descrizione, segue alla mappa un’analisi particolareggiata di ognuno dei processi che compongono il macroprocesso con una descrizione dettagliata dei singoli input, output, vincoli e risorse con le relative motivazioni.
Necessità verifica patto
Innovazione forme partecipazione
Strumenti della partecipazione III-VI Modalità della partecipazione II
Carta per la cittadinanza
Soggetti aderenti al patto III-V Dati disponibilità RU IV
Dati disponibilità finanziarie IV
Dati disponibilità strutture, Infrastrutture e tecnologie IV
Livelli essenziali III
Richiesta adesione al Patto Richiesta adesione Comune
Info allargamento nuova adesione Richieste rifiutate
+ info
Richieste adesione rifutate Nuovi bisogni di salute
Nuovo Statuto Nuovo ambito territoriale
Nuove risorse IV
Necessità modifica regolamenti II Necessità ridefinizione processi II Necessità ridimensionamento obiettivi III
Relazione Generale Qualità III Necessità ridefinizione obiettivi di salute III Necessità ridefinizione Com.Ist. Esigenze sul personale IV
Esigenze str/infr/tecnologie IV
Dati aggregati str/inf/tec VI Dati aggregati RU VI
Dati contabili VI
Valutazione salute territoriale VI Valutazione qualità processi VI Valutazione qualità dirigenti VI Valutazione qualità dei servizi VI Dati ascolto interno innovazioni VI
Idee e innovazioni esterne Proposta progetto esterna
Innovazione forme di partecipazione II Innovazione processi II Innovazione comunicazione interna II Innovazione str/inf/tec IV
Innovazione RU IV
Dati su emergenze V Relazione SST V Obiettivi di salute III Info sistema comunicazione locale
Piano comunicazione verso l’esterno II Informazioni sulla carta e sui servizi
Informazioni SST Informazioni qualità e innovazioni
Info promozione salute Info punti di accesso Finestre comunicative
Info OdS
Politica spesa IV e II
Politica str/inf/tec IV-II Indirizzi generali OdS III
Politica Qualità II-III
Risorse finanziare allocate IV Strutture-infrastrutture-tecnologie allocate IV
Risorse umane allocate IV
Mappa processi-matrici II Regolamenti II
Agenzia PVC Osservatorio
epidemiologico Sindaco
Comitato redazione
Risorse linguistiche Ufficio
stampa Comunicazione
Enti locali
Strumenti Attivabili comunicazione Politiche
Area
vasta PSR-PSN
Leggi 328/00 229/99 Legislazione
sanitaria Statuto
SdS Valori
etici
LivEs PSN LivEs
PSR Articolo 22 LN 328/00 Regolamento
Agenzia
PVC II Leggi
informazione Leggi
privacy Piano
Comunicaz Interna
II Modalità
Esecuzione Processi
II Budget Allocati
III
Piano gestione Documentaz
II
Innovazione comunicazione istituzionale PSN
Leggi Sul lavoro
Leggi Econ Fin
Politiche per L’accreditamento – II e IV
Linee Guida comunicaz Isti-II Politiche per
Ampliamento
Linee Guida per la Partecipaz-II Nec Ridef Politiche
Accordi - IV
Indicazioni di controllo processi VI
Nuova Adesione
SdS
Nuova adesione patto
Valori indicatori di processo VI Indicazioni stato avanzamento processo VI Politica personale IV-II
Politiche di Approvv-II Proposta nuove
politiche
Linee guida partecipazione Politiche
ampliamento Rel SST
Politiche per definizione
LIVES
2.3.1.1 - Processo Definizione delle Politiche (I.1)
Il Processo è quello associato alle scelte generali di alto livello all’interno della Società della Salute. Si tratta del processo all’interno del quale vengono definite le linee guida, gli indirizzi e politiche rispetto alle varie aree dell’organizzazione.
Gli output di questo processo sono la definizione di tutte le politiche della Società delle Salute e delle principali linee guida, anche come impegno stesso della Direzione della Società; si tratta dunque di tracciare gli indirizzi generali per le varie aree ed attività della gestione necessarie a regolamentare il funzionamento delle varie strutture e dei vari processi.
Nello specifico gli output del processo e le loro finalità possono essere:
Gli Indirizzi generali per gli obiettivi di salute che costituiscono un vincolo per il Processo di Programmazione Strategica (III.1) in quanto tracciano le linee guida che si dovranno tenere presenti nella definizione degli obiettivi di salute, costituendo questi l’output principale del processo di programmazione strategica.
La Politica per la Qualità che costituisce:
• un vincolo per il Processo di Definizione delle Modalità Esecutive e di Controllo dei Processi e di Gestione e Controllo dei Documenti (II.1), in quanto definisce che per i vari processi siano definiti input,output,vincoli e risorse e gli indicatori affinché gli stessi siano valutabili,
• un vincolo per il Processo di Definizione dei piani di Gestione(III.4) in quanto determina che siano definiti indicatori ed obiettivi sui singoli servizi indispensabili per la valutazione della qualità
• un vincolo per il Processo di Riesame Totale della Qualità (I.7) perché definisce dei parametri affinché il processo di riesame possa effettuarsi e considerarsi efficace, tale processo dunque, più di altri, è sottoposta al regime della politica per la qualità
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3) in quanto definisce le caratteristiche che i regolamenti devono avere affinché risultino efficaci
Le Linee guida per la partecipazione che costituiscono un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3) in quanto sono utili per la stesura del regolamento dedicato alla partecipazione, e costituiscono un vincolo per il Processo di Redazione e revisione del Patto (I.2) in quanto questo deve tenere presente al suo interno le modalità partecipative che sono alla base del patto stesso.
35 Gli Indirizzi per la definizione dei Livelli Essenziali, che costituiscono un input per il Processo di Definizione dei Livelli Essenziali (I.3) in quanto forniscono gli incipit dai quali definire nello specifico i livelli essenziali da aggiungere internamente a quelli stabiliti dai Piani Sanitari Nazionale e Regionale.
La Politica per l’accreditamento, traccia le linee guida che si vogliono applicare a livello locale, oltre a quelle fissate da leggi nazionali e regionali, per i requisiti da considerare in fase di accreditamento; questo sia per i servizi, che per le competenze, che per le strutture. Tale politica costituisce:
• un vincolo per il Processo di Accreditamento Istituzionale (IV.1) in quanto questo dovrà svolgersi tenendo presente quelle che sono le politiche generali relative al suo ambito di funzionamento;
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3) in quanto questo processo avrà il compito di tradurre la politica in prescrizioni più di dettaglio, redigendo regolamenti che tengano in considerazione le tematiche dell’accreditamento e la loro normazione.
Le Politiche e indirizzi per l’ampliamento che costituiscono:
• un input per il Processo di Definizione delle Strategie di Comunicazione Istituzionale (I.5) in quanto si potrà utilizzare questa comunicazione per favorire e sensibilizzare una comunità ad aderire al progetto di Società della Salute, qualora ad esempio la comunità sia confinante o condivida alcuni bisogni o risorse con la Società della Salute.
• un vincolo per il Processo di Valutazione Nuove Adesioni (I.4) in quanto traccia le linee guida entro le quali muoversi e definisce alcuni dei criteri valutativi, di carattere più generale e meno tecnico, per la valutazione dell’eventuale adesione.
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3), in quanto tale processo si occuperà di tradurre la politica in regolamenti più di dettaglio atti a normare le attività del settore.
La Politica sul personale che costituisce:
• un vincolo per il Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3) poiché definisce degli indirizzi per esempio sulle tipologie preferenziali di personale, sulla flessibilità, sulla tutela e la sicurezza, etc.
• un vincolo sul Processo di Stipula Accordi (IV.2) in quanto all’interno di tale processo sarà necessario prendere in considerazione le priorità e gli elementi sopraccitati di politica sul personale
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3)in quanto necessaria alla redazione del regolamento relativo all’organizzazione ed al personale.
Le Linee guida e politiche Sulle Strutture, Infrastrutture e Tecnologie che costituiscono:
• un vincolo sul Processo di Stipula Accordi (IV.2) in quanto all’interno di tale processo sarà necessario prendere in considerazione gli indirizzi sull’impatto ambientale e sociale delle strutture che saranno proposte negli accordi
• un vincolo sul Processo di Gestione Strutture, Infrastrutture e Tecnologie (IV.4) in quanto definisce indirizzi sulla preferibilità di determinate strutture e macchinari rispetto ad altre e le indicazioni di gestione delle stesse di carattere generale.
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3) che si occuperà di tradurre la politica generale in regolamenti che tengano presente più in dettaglio la gestione di tali risorse.
La Politica di spesa e investimento che costituisce:
• un vincolo per il Processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5) in quanto costituisce il principale indirizzo sul come utilizzare ed investire le fonti di finanziamento e, dunque, deve sempre essere tenuta presenta all’interno di tale processo per attuare a livello operativo delle decisioni ed azioni coerenti con quelle che sono le scelte di livello generale.
• un vincolo per il Processo di Definizione dei Piani di Gestione (III.4) in quanto nell’allocazione delle risorse economiche e finanziarie è necessario considerare la compatibilità con le linee guida della politica .
• un input per il Processo di Redazione e Modifica dei Regolamenti Interni (II.3) che si occupa di tradurre in regolamenti più di dettaglio gli indirizzi relativi all’utilizzo e reperimento delle fonti di finanziamento.
Le Linee guida sulla comunicazione istituzionale che definiscono le indicazioni di carattere generale su come si deve sviluppare la comunicazione della Società della Salute verso l’esterno e che costituiscono:
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• Un vincolo per il Processo di Definizione delle Strategie di Comunicazione Istituzionale (I..5) in quanto tale processo si svolge compatibilmente con le linee guida.
• Un vincolo per il Processo di Progettazione e Gestione della Comunicazione Interna (II.2) in quanto anche la comunicazione interna deve essere progettata tenendo presente le modalità con cui si vuole condurre la comunicazione esterna in modo da essere funzionale alla conduzione delle comunicazione esterna.
I valori degli indicatori dei processi che costituiscono un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto tale processo è dedito all’analisi di tali indicatori ed all’attivazioni di eventuali azioni correttive o segnalazioni di problemi
Lo stato di avanzamento del processo che costituisce un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto questo processo ha il compito di controllare gli avanzamenti degli altri e gestire le interrelazioni reciproche
Costituiscono degli input per il processo:
• Il documento sullo “stato di salute del territorio”, prodotto dal Processo di Redazione della Relazione di Stato di Salute Territoriale (VI.8), che a questo livello fornisce le informazioni di sintesi utili alla definizione o ridefinizione delle politiche per la salute partendo dallo stato di salute territoriale.
• Le indicazioni provenienti dal Processo di Riesame Totale della Qualità (I.7) per la parte che riguarda: l’andamento della Società della Salute, gli obiettivi e gli indicatori prettamente interni, gli indicatori che danno dati sensibili sullo stato di salute, anche in questo caso, territoriale. Questi ultimi forniscono indicazioni sulla necessità di apportare cambiamenti di carattere strutturale che posso essere immessi nella società soltanto attraverso una ridefinizione delle politiche e con un nuovo ciclo di largo respiro.
• La necessità di ridefinire gli indirizzi per la definizione degli obiettivi di salute che può provenire dal Processo di Riesame Totale della Qualità (I.7) qualora si giunga alla conclusione, nel processo di riesame, che gli obiettivi non sono coerenti con quelli che sono i bisogni di salute o che se ne sia constatata l’impossibilità di raggiungimento.
• Nuovi bisogni di salute come output del Processo di Valutazione di Nuove Adesioni (I.4) e frutto più specifico dell’accoglimento di un nuovo soggetto che può apportare nuove risorse ma anche rappresentare un input per ampliare o modificare gli obiettivi di salute.
• Le innovazioni sulle politiche, come indicazioni e necessità provenienti dal Processo di Gestione delle Innovazioni (I.6), frutto di raccolta di dati sia interni che esterni alla Società della Salute.
• La Relazione sulla Qualità, proveniente dal Processo di Riesame Totale della Qualità (I.7), che potrà essere un documento di carattere generale, ma fondamentale per riavviare il ciclo della Società, e per attuare scelte volte al miglioramento continuo.
• Le eventuali indicazioni di controllo dal processo di Cruscotto Gestionale, proveniente dal Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7), come allarmi sull’andamento del processo rispetto agli indicatori del processo stesso.
Costituiscono dei vincoli per il processo:
• Lo Statuto della Società della Salute considerato il documento di livello più alto della Società stessa e che definisce l’essenza della Società ed i principi di funzionamento ai quali le politiche devono esser coerenti.
• Il Piano Sanitario Regionale per quanto riguarda le parti cogenti ed in particolare per quanto riguarda l’organizzazione dell’Area Vasta Nord-Ovest della quale si dovrà tenere presente nell’impostare le linee guida per i livelli essenziali e per le prestazioni specialistiche da offrire per le quali si deve verificare la possibilità di duplicazione a livello regionale.
• Le politiche di area vasta, in particolare le politiche dell’Area Vasta Nord-Ovest che dovranno essere tenuta in considerazione per definire le politiche della Società non in conflitto con queste.
• Il Piano Sanitario Nazionale per quanto riguarda gli indirizzi e soprattutto per quanto riguarda le parti cogenti alle quali la Società della salute deve attenersi.
• Legislazione Nazionale sulle politiche socio-sanitarie per quanto riguarda le attività ed i servizi specifici della Società della Salute, insieme alle leggi di regolamentazione dei migranti, importante come vincolo per impostare molte delle politiche sociosanitarie.
• La Legislazione sul lavoro alla quale ci si dovrà attenere per quanto riguarda il personale.
• La Legislazione in campo economico finanziario che costituisce un vincolo cogente.
• Le due fondamentali leggi nazionali nel campo del Sanitario ( Legge 328/00 ) e nel sociale ( Legge 229/99 ).
• Le modalità di esecuzione e controllo dei processi, vincolo dato dal Processo di Definizione delle Modalità di Esecuzione e Controllo dei Processi e di Gestione e Controllo della Documentazione (II.1), che indica come il processo deve svolgersi e come deve essere controllato.
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• Il budget allocato al processo dal Processo di Definizione dei Piani di Gestione (III.4), che definisce le risorse economiche e non che possono essere utilizzate per la conduzione del processo.
• Il piano di comunicazione interna, vincolo posto dal processo di Progettazione e Controllo della Comunicazione (II.2), che definisce le modalità con le quali il processo deve comunicare direttamente con gli altri processi.
• Il Piano di gestione della documentazione, vincolo posto dal Processo di Definizione delle Modalità Esecutive e di Controllo dei Processi e di Gesiotne e Controllo della Documentazione(II.1), che conterrà le indicazioni su come trattare la documentazione prodotta, eventualmente modificata, utilizzata dal prodotto stesso e le altre indicazioni contenute nel capitolo 4 della ISO 9001:2000. Tale Piano costituirà anche un vincolo sulla conservazione e sull’archiviazione degli stessi documenti.
Le risorse che vengono utilizzate per lo svolgimento del processo sono:
• Le Risorse Umane allocate per il funzionamento del processo dal Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3).
• Le strutture, le infrastrutture e le Tecnologie per il funzionamento del Processo allocate dal Processo di Gestione delle Strutture Infrastrutture e Tecnologie (IV.4).
• Le Risorse Finanziarie allocate dal Processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5) per il funzionamento di questo processo.
41 2.3.1.2 - Processo di Definizione e Revisione Patto (I.2)
Lo Statuto della Società della salute indica che la Società della Salute, per ampliare la sua struttura e il suo livello di partecipazione oltre i “soci”naturali, si pone l’obiettivo, attraverso la creazione del Patto e la sottoscrizione della Carta per la Cittadinanza di rendere la Società della Salute stessa un luogo allargato di partecipazione.
Tale partecipazione dovrà estendersi alla cittadinanza attiva, alle organizzazioni del terzo settore, produttori di servizi e non, ai medici di medicina generale, ai medici specialistici di base, alle associazioni di volontariato, alle cooperative sociali .
Questo processo serve per definire e per modificare la Carta per la cittadinanza che è alla base del patto definendo quelle che solo le regole alla base della partecipazione.
Gli output del processo risultano essere:
• La Carta per la Cittadinanza, che costituisce un output generale per la Società della Salute, nella quale si stabiliscono le modalità e gli strumenti della partecipazione e che quindi potrà essere consultata da tutti quei soggetti per i quali vale il diritto di partecipazione per conoscere le modalità col le quali possono esercitare tale diritto.
• Le modalità per la partecipazione. che costituiscono un input per il Processo di Modifica e Redazione dei Regolamenti interni (II.3) che le utilizzerà allo scopo di redigere il regolamento di partecipazione e di consultazione. Gli strumenti per la partecipazione, in particolare la Consulta della Cittadinanza attiva ed il Comitato di partecipazione che costituiscono delle risorse per tutti i processi partecipati e, in particolare per i processi:
Programmazione Strategica (III.1), Dimensionamento degli Obiettivi (III.2), Programmazione Attuativa (III.3), Progettazione e Gestione dei Servizi (III.5), Redazione Relazione Stato Salute Territoriale (VI.8), Valutazione della Salute Territoriale (VI.3), Valutazione della Qualità dei Servizi (VI.4), Redazione della Carta per la Cittadinanza (III.6).
• I soggetti aderenti al Patto, come lista di soggetti (documento da tenere aggiornato e da revisionare periodicamente ), che parteciperanno ai processi di programmazione e di valutazione. In particolare sono una risorsa per tutti i seguenti processi: Programmazione Strategica (III.1), Dimensionamento degli Obiettivi (III.2), Programmazione Attuativa (III.3), Progettazione e Gestione dei Servizi (III.5), Redazione Relazione Stato Salute
Territoriale (VI.8), Valutazione della Salute Territoriale (VI.3), Valutazione della Qualità dei Servizi (VI.4), Redazione della Carta per la Cittadinanza (III.6)
• Lo stato di avanzamento del processo, che costituisce un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto questo processo ha il compito di controllare gli avanzamenti degli altri e gestire le interrelazioni reciproche
• I valori degli indicatori di processo che costituiscono un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto tale processo è dedito all’analisi di tali indicatori ed all’attivazioni di eventuali azioni correttive o segnalazioni di problemi.
Sono degli input per il processo:
• Le nuove adesioni al Patto, provenienti dal Processo di Valutazione delle Nuove Adesioni (I.4) e che potranno riguardare istituzioni e soggetti del privato sociale e della cittadinanza attiva. Tali adesioni potrebbero portare a questo processo la necessità di variare le modalità e gli strumenti di partecipazione adattandoli alle nuove condizioni.
• Le nuove adesioni alla Società della Salute, che possono essere rappresentate dai Comuni e che provengono del Processo di Valutazione delle Nuove Adesioni (I.4) e che, variando l’ambito territoriale dei riferimento possono comportare la necessità di modifica anche delle modalità e degli strumenti della partecipazione adattandoli ai nuovi livelli di complessità .
• Le necessità di innovazione nella forme di partecipazione e nella consultazione che possono provenire dal Processo di Gestione delle Innovazioni (I.6) come indicazioni innovative per il miglioramento.
• Le indicazioni provenienti dal Processo di Riesame Totale della Qualità (I.7), in termini di necessità ed esigenza di verifica del Patto o della Carta di Cittadinanza per tutto ciò che riguarda le modalità di svolgimento della partecipazione che non soddisfano i requisiti.
• Le eventuali indicazioni di controllo dal Processo di Cruscotto Gestionale, provenienti dal processo di cruscotto gestionale (VI.7), come allarmi sull’andamento del processo rispetto agli indicatori del processo stesso.
Costituiscono dei vincoli per il processo:
• I valori etici alla base per la partecipazione alla Società della Salute, per discriminare tra i soggetti che utilizzano la partecipazione come strumento corretto per il miglioramento della programmazione e della valutazione e quelli che potrebbero utilizzarla per scopo
43 personali e non etici e, quindi, inserire all’interno delle modalità e degli strumenti di partecipazione degli appositi interventi per evitare il verificarsi di questa seconda opportunità.
• Lo Statuto della Società della salute che, come documento di massimo livello della società, definisce la partecipazione e le sue modalità come un imperativo per la società stessa.
• Modalità di esecuzione e controllo dei processi, vincolo dato dal Processo di Definizione delle Modalità di Esecuzione e Controllo dei Processi e di Gestione e Controllo della Documentazione (II.1), che indica come il processo deve svolgersi e come deve essere controllato.
• Il budget allocato al processo dal Processo di Definizione dei Piani di Gestione (III.4), che definisce le risorse economiche e non che possono essere utilizzate per la conduzione del processo.
• Il piano di comunicazione interna, vincolo posto dal processo di Progettazione e Controllo della Comunicazione (II.2), che definisce le modalità con le quali il processo deve comunicare direttamente con gli altri processi.
• Il Piano di gestione della documentazione, vincolo posto dal Processo di Definizione delle Modalità Esecutive e di Controllo dei Processi e Gestione e Controllo Documenti (II.1), che contiene le indicazioni su come trattare la documentazione prodotta, eventualmente modificata, utilizzata dal prodotto stesso e le altre indicazioni contenute nel capitolo 4 della ISO 9001:2000. Tale piano costituirà anche un vincolo sulla conservazione e sull’archiviazione degli stessi documenti.
• Le Linee Guida sulla Partecipazione, provenienti dal Processo di Definizione della Politiche (I.1 ).
Costituiscono delle risorse per lo svolgimento del processo:
• Le Risorse Umane allocate per il funzionamento del processo dal Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3)
• Le strutture, le infrastrutture e le Tecnologie per il funzionamento del Processo allocate dal Processo di Gestione delle Strutture Infrastrutture e Tecnologie (IV.4).
• Le Risorse Finanziarie allocate dal Processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5) per il funzionamento di questo pro
45 2.3.1.3 - Processo di Definizione dei Livelli Essenziali (I.3)
Tale processo genera i livelli essenziali. Per livelli essenziali si intendono i settori e il grado di intervento socio sanitario minimi garantiti.
La legislazione nazionale e regionale attraverso i rispettivi Piani Sanitari Nazionali (PSN) e Regionale (PSR) definiscono già dei livelli minimi cogenti che la Società della Salute deve garantire per le materie demandate dalla USL5.
Compito della Società della Salute è quello di poter definire e in questo caso aggiungere ulteriori livelli essenziali, in particolare nel sociale perché non previsti dal PSN, ma anche nel sanitario. La finalità del processo è quella di confrontare gli indirizzi generali (politici) frutto di analisi di bisogni di salute insieme ai dati sulle disponibilità di risorse a livello aggregato in modo da arriva ad una proposta di Livelli essenziali che sia realizzabile con un certo margine di sicurezza e che possano diventare vincoli cogenti per la programmazione.
Gli output di tale processo sono:
• I livelli essenziali garantiti dalla Società della Salute e che costituiscono vincolo per i processi di programmazione e di erogazione in quanto definiscono i livelli minimi che la Società della Salute deve offrire in campo sanitario, sociale e sociosanitario. In particolare rappresentano un vincolo per il Processo di Programmazione Strategica (III.1 , un vincolo per il Processo di Progettazione e Gestione dei Servizi (III.5) e rappresentano un input per il Processo di Redazione della Carta della Cittadinanza (III.6).
• Lo stato di avanzamento del processo, che costituisce un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto questo processo ha il compito di controllare gli avanzamenti degli altri e gestire le interrelazioni reciproche.
• I valori degli indicatori di processo che costituiscono un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto tale processo è dedito all’analisi di tali indicatori ed all’attivazioni di eventuali azioni correttive o segnalazioni di problemi.
Gli input per il processo sono:
• Gli indirizzi generali per la definizione dei livelli essenziali che provengono dal Processo di Definizione delle Politiche (I.1) e che definiscono in maniera sintetica le indicazioni che in questo processo vengono dettagliate.
• I dati finanziari aggregati, output del Processo di Gestione delle Risorse Finanziare (IV.5), che servono per conoscere in linea di massima le disponibilità su cui si può contare per
definire quei livelli essenziali il cui rispetto sarà cogente in fase di effettiva erogazione dei servizi.
• I dati aggregati sulla disponibilità di strutture, infrastrutture e tecnologie provenienti dal Processo di Gestione delle Strutture, Infrastrutture e Tecnologie (IV.4), che servono come base necessaria per fissare livelli essenziali che poi siano effettivamente raggiungibili.
• I dati aggregati sulla disponibilità di Risorse Umane, provenienti dal Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3), necessari per avere un quadro d’insieme sulle risorse umane che possono essere attivate in modo da fissare livelli essenziali cogenti che siano poi effettivamente offribili.
• Le eventuali indicazioni di controllo Cruscotto Gestionale, provenienti dal Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7), come allarmi sull’andamento del processo rispetto agli indicatori del processo stesso.
I vincoli da tenere presenti per lo svolgimento del processo sono:
• I Livelli Essenziali definiti dal Piano Sanitario Nazionale in ambito sanitario che devono essere rispettati dai servizi della Società della salute.
• I livelli essenziali definiti dal piano Sanitario Regionale in ambito sanitario che integrano quelli definiti dal Piano Sanitario Nazionale e che devono essere rispettati dai servizi della Società della Salute.
• Legge 328/00 art 22 che individua alcune categorie di intervento come primo tentativo di definire dei livelli essenziali anche nel settore dei servizi sociali.
• Modalità di esecuzione e controllo dei processi, vincolo dato dal Processo di Definizione delle Modalità di Esecuzione e Controllo dei Processi e di gestione e Controllo della Documentazione (II.1), che indica come il processo deve svolgersi e come deve essere controllato.
• Il budget allocato al processo dal Processo di Definizione dei Piani di Gestione (III.4), che definisce le risorse economiche e non che possono essere utilizzate per la conduzione del processo.
• Il piano di comunicazione interna, vincolo posto dal Processo di Progettazione e controllo della Comunicazione (II.2), che definisce le modalità con le quali il processo deve comunicare direttamente con gli altri processi.
• Il Piano di gestione della documentazione, vincolo posto dal Processo di Definizione delle Modalità Esecutive e di Controllo dei Processi e Gestione e Controllo Documenti (II.1), che conterrà le indicazioni su come trattare la documentazione prodotta, eventualmente modificata, utilizzata dal prodotto stesso e le altre indicazioni contenute nel capitolo 4
47 della ISO 9001:2000. Tale piano costituirà anche un vincolo sulla conservazione e sull’archiviazione degli stessi documenti
Le risorse che vengono utilizzate per lo svolgimento del processo sono:
- Le Risorse Umane allocate per il funzionamento del processo dal Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3)
- Le strutture, le infrastrutture e le Tecnologie per il funzionamento del processo allocate dal Processo di Gestione delle Strutture Infrastrutture e Tecnologie (IV.4).
- Le Risorse Finanziarie allocate dal Processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5) per il funzionamento di questo processo.
2.3.1.4 - Processo di Valutazione di Nuove Adesioni (I.4)
Il processo, prettamente di carattere dirigenziale, ha il compito di valutare la richiesta di adesione alla Società della Salute di istituzioni pubbliche quali i comuni confinanti con quelli già previsti e costituenti la configurazione attuale della Società della Salute.
Ha inoltre il compito di valutare ed accettare o meno la richiesta di Adesione al Patto per la Cittadinanza dei soggetti quali i cittadini, gli operatori sociali e sanitari, le istituzioni, gli enti e le organizzazioni del settore no-profit che, apportando ciascuna la propria identità organizzativa e culturale, condividano una logica di corresponsabilità nella costruzione del
“sistema salute” connotato dalla centralità della funzione pubblica.
Nuove adesioni dal punto di vista dei comuni comporteranno una modifica dello statuto e la presa in carico per la Società della Salute di nuovi bisogni di Salute, di nuove Risorse e l’allargamento dell’ambito territoriale. La necessità di allargare l’ambito territoriale d’azione della Società della Salute può venire anche dall’interno stesso della Società in quanto, come politica complessiva, ci si può accorgere che alcuni ambiti territoriali possono essere omogenei a quelli gia trattati e serviti dalla Società della Salute o in quanto detentori di Determinanti di Salute che coinvolgono in pieno e influiscono notevolmente sull’ambito territoriale già esistente.
Le attività che si svolgeranno all’interno del processo sono atte alla valutazione delle richieste in termini di diversi fattori che entrano come input e sono vagliati dal processo.
Gli output del processo sono:
• Nuove adesioni alla Società della Salute, input per il Processo di Definizione e Revisione Patto (I.2) in quanto il patto costituisce le forma dei rapporti reciprochi tra i soggetti che costituiscono la Società e, quindi, un cambiamento di soggetti può necessitare una modifica al Patto
• Nuovi Bisogni di Salute, che rappresenteranno un input generale per la Società della Salute e andranno ad aggiungersi, nella definizione delle linee guida per gli obiettivi di salute, al Processo di Definizione delle Politiche (I.1).
• Nuove risorse, saranno risorse aggiuntive generali per la società della salute ed andranno come dato (input) ai Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3), Processo di Gestione delle Strutture, Infrastrutture e Tecnologie (IV.4) e Processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5).
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• Nuovo Ambito Territoriale, vincolo generale per la Società della Salute in quanto cambia il suo ambito di azione e di attenzione e dunque sarà necessario rimodulare politiche ed interventi in considerazione dell’ampliamento deciso.
• Nuove adesioni al Patto, come input per il Processo di Definizione e Revisione Patto (I.2), per l’ampliamento dei soggetti che potranno partecipare alla Società della Salute all’interno degli strumenti del Patto.
• Nuovo Statuto, come conseguenza di nuove adesione istituzionali, verrà modificato all’interno di questo processo e diventerà nuovo vincolo generale per la Società della Salute.
• Informazioni su allargamento e/o nuova adesione al patto, input per il Processo di Definizione delle Strategie di Comunicazione Istituzionale (I.5), in quanto evento importante da rendere pubblico anche rispetto alle implicazioni che ciò potrebbe comportare in termini di nuove politiche, nuovi interventi e soluzioni di particolari casi di determinanti di Salute.
• Richiesta rifiutata, sia al Patto che alla Società della Salute, che costituisce un output generale ed inoltre costituisce un input per il Processo di Definizione delle Strategie di Comunicazione Istituzionale (I.5) dove saranno trovati gli strumenti e le giuste modalità per comunicare le motivazioni rispetto ad un rifiuto di adesione alla Società della Salute o al Patto
• Lo stato di avanzamento del processo, che costituisce un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto questo processo ha il compito di controllare gli avanzamenti degli altri e gestire le interrelazioni reciproche
• I valori degli indicatori di processo che costituiscono un input per il Processo di Cruscotto Gestionale (VI.7) in quanto tale processo è dedito all’analisi di tali indicatori ed all’attivazioni di eventuali azioni correttive o segnalazioni di problemi
Gli input del processo sono:
• Richiesta Adesione nuovo Comune, corredata di bisogni di salute territoriale, principali determinanti e stato di salute del territorio, delle risorse che lo stesso potrà attivare in termini di strutture e infrastrutture e di personale e conoscenze.
• Richiesta di Adesione Al Patto per la Cittadinanza, proveniente da cittadini, operatori sociali e sanitari, istituzioni, enti ed organizzazioni del settore no-profit.
• Le eventuali indicazioni di controllo dal di Cruscotto Gestionale, proveniente dal Processo di Cruscotto Gestionale(VI.7) come allarmi sull’andamento del processo rispetto agli indicatori del processo stesso.
Costituiscono dei vincoli per il processo:
• Il Patto per la Cittadinanza, output del Processo di Definizione e Revisione Patto (I.2) che potrà si essere modificato con l’ingresso di nuovi soggetti ma che rimane punto di riferimento in quanto insieme di principi condivisi per i soggetti che già vi partecipano.
• Politiche di Indirizzo per l’ampliamento output del Processo di Definizione delle Politiche (I.1).
• Modalità di esecuzione e controllo dei processi, vincolo dato dal Processo di Definizione delle Modalità di Esecuzione e Controllo dei Processi e di gestione e Controllo della Documentazione (II.1), che indica come il processo deve svolgersi e come deve essere controllato.
• Il budget allocato al processo dal Processo di Definizione dei Piani di Gestione (III.4), che definisce le risorse economiche e non che possono essere utilizzate per la conduzione del processo.
• Il piano di comunicazione interna, vincolo posto dal Processo di Progettazione e controllo della Comunicazione (II.2), che definisce le modalità con le quali il processo deve comunicare direttamente con gli altri processi.
• Il Piano di gestione della documentazione, vincolo posto dal Processo di Definizione delle Modalità Esecutive e di Controllo dei Processi e Gestione e Controllo Documenti (II.1), che conterrà le indicazioni su come trattare la documentazione prodotta, eventualmente modificata, utilizzata dal prodotto stesso e le altre indicazioni contenute nel capitolo 4 della ISO 9001:2000. Tale piano costituirà anche un vincolo sulla conservazione e sull’archiviazione degli stessi documenti.
• Il regolamento di funzionamento dell’Agenzia di Programmazione, Valutazione e Controllo proveniente dal Processo di Redazione e Modifica dei regolamenti ( II.3 ).
Le Risorse per il processo sono:
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• Le Risorse Umane allocate per il funzionamento del processo dal Processo di Gestione delle Risorse Umane (IV.3)
• Le strutture, le infrastrutture e le Tecnologie per il funzionamento del processo allocate dal Processo di Gestione delle Strutture Infrastrutture e Tecnologie (IV.4).
• Le Risorse Finanziarie allocate dal processo di Gestione delle Risorse Finanziarie (IV.5) per il funzionamento di questo processo.
• Il sindaco del Comune che richiede l’adesione alla Società della salute che ha la responsabilità di condurre e motivare la richiesta in quanto poi entrerà nella Giunta direttiva della Società.
• L’osservatorio epidemiologico, che costituisce una risorsa specifica del processo in quanto condurrà delle analisi mirate sulla popolazione sul territorio dei comuni richiedenti adesione per valutare l’impatto di un loro eventuale ingresso in termini di nuovi bisogni di salute apportati.
• L’Agenzia di Programmazione Valutazione e Controllo alla quale è effettivamente attribuita la responsabilità della valutazione tecnica delle richieste di adesione.
53 2.3.1.5 - Processo di definizione Strategie e Comunicazione Istituzionale (I.5)
Tale processo si occupa di definire quelle che sono le strategie della Società in ambito di comunicazione verso l’esterno; si tratta di definire le modalità comunicative ed i contenuti di massima che devono essere veicolate attraverso le modalità. L’obiettivo della comunicazione può essere sia quello di informare i cittadini dell’operato della Società, sia quello di coinvolgere l’opinione pubblica sulle tematiche di interesse sociale e sanitario allo scopo di sensibilizzazione e di prevenzione e, infine, può essere quello di fare conoscere la Società, ed il suo operato, a cittadini ed istituzioni limitrofe all’ambito territoriale in una prospettiva di possibile ampliamento.
Gli output del processo risultano essere:
• Il Piano di comunicazione aziendale verso l’esterno che definisce da una parte le modalità che si devono seguire nella comunicazione verso l’esterno e dall’altro gli indirizzi sulle tematiche che devono essere introdotte all’interno di tale comunicazione.
Internamente tale piano costituisce un input per il Processo di Progettazione e Controllo della Comunicazione Interna (II.2) in quanto questa dovrà tenere conto anche di quella esterna per esserne funzionale e, viceversa, dovrà inglobare internamente i risultati e gli input provenienti dalla comunicazione con l’esterno.
• Le informazioni relative alla Carta ed ai servizi che permettano da un lato di rendere consapevoli i cittadini e le organizzazioni di quelli che sono gli strumenti di partecipazione attiva disponibili e, dall’altra di quelli che sono i servizi messi a disposizione dalla Società in ambito sociale e sanitario, corredati dalle istruzioni per un utilizzo consapevole ed efficiente dei servizi stessi.
• Le informazioni sullo stato di salute territoriale che descrivono quella che è la situazione dei bisogni di salute all’interno dell’ambito territoriale di riferimento e che possono servire ad organizzazioni esterne ed alla cittadinanza stessa.
• Le informazioni sulla “Qualità” raggiunta dalla Società della Salute e sulle innovazioni che vengono divulgate verso l’esterno come indicatori dei risultati ottenuti, allo scopo di reperire finanziamenti da una parte e di creare un senso di fiducia nella cittadinanza.
• Le informazioni per la promozione della salute che comprendono tutte quelle attività informative, ad esempio cartellonistica, interventi, conferenze, che sono attuate dalla Società per sensibilizzare la cittadinanza rispetto a certe problematiche e per diffondere nel territorio una cultura della salute che in maniera indiretta porti ad una minore insorgenza di bisogni di salute.
