Palermo 09/01/2018
UFFICIO ORGANIZZATIVO DI RIFERIMENTO Responsabili del Procedimento Amministrativo (RPA) PERSONALE – ACQUISTI – PTOF
Sigg.re Rosa Giudice Sabrina Oliva Carmela Vella SEDE OGGETTO: Disposizione di servizio AS 2017/2018
Essendo individuati i seguenti Uffici Organizzativi di Riferimento (UOR), anche ai fini dell’applicazione del Manuale di gestione del Protocollo Informatico:
Ufficio Organizzativi di Riferimento (UOR) Responsabili del Procedimento Amministrativo (RPA)
Affari Generali
Responsabile del servizio archivistico
Chimera Valenti
Personale/PTOF/Acquisti Oliva
Vella Giudice
Didattica-Alunni Caltagirone
Di Trapani Indicazione di carattere generale dell’U.O.R.:
Le SSLL sono intercambiabili e si occuperanno della sostituzioni in caso di assenza di uno degli addetti
Le SSLL verificano la presenza sul sito dei moduli di competenza aggiornati per tutti gli utenti, interni ed esterni
Le SSLL applicheranno la normativa sulla gestione del protocollo informatico, la conservazione dei documenti digitali, le pubblicazioni all’albo digitale e sull’area apposita del sito web sulla TRASPARENZA AMMINISTRATIVA, sulle materie di cui al presente ordine di servizio
Le SSLL sono incaricate all’utilizzo, ai fini della presente disposizione di servizio, dei dati personali che verranno forniti per permettere l’ adempimento a obblighi di legge, regolamentari e/o contrattuali, e verranno trattati conformemente a quanto stabilito dal D.Lgs.196/2003. I trattamenti dei dati saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto delle misure di sicurezza.
Si elencano di seguito, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli adempimenti da svolgere ai sensi della normativa vigente. Eventuali novità, dovute a decentramento amministrativo o a novità normative, dovranno essere prese in carico, d’intesa e con il supporto del DSGA.
Si ringrazia per la collaborazione.
Sig.ra GIUDICE ROSA
P.O.F. – P.T.O.F. (gestione amministrativa)
Eventuale attività istruttoria richiesta dal Dirigente Scolastico relativa alla stipula di convenzioni, protocolli d’intesa, reti, consorzi, relative delibere e tenuta degli stessi;
Modello F24EP: codici e compilazione sia per versamenti mensili IVA che per ritenute per compensi al personale pagati dalla cassa della scuola;
Gestione incarichi personale interno ed esterno (verifica autorizzazioni): bandi di reperimento, nomine, contratti d’opera, collaborazioni occasionali e tenuta relativo registro;
verifica normativa di riferimento;
Compensi cd. premialità docenti;
Rendicontazioni bonus docenti;
Anagrafe delle prestazioni (PERlaPA) Informazione e consulenza ai dipendenti e rispetto della normativa vigente sulle trasmissioni telematiche relative; adempimenti e rispetto scadenzario, Autorizzazione all’esercizio di libera professione e disciplina incompatibilità;
Predisposizione compensi accessori a tutto il personale anche in merito alla chiusura dei progetti POF (fondo di istituto, ore eccedenti e gruppo sportivo, incarichi specifici e funzioni strumentali al POF, formazione e aggiornamento del personale, compensi per progetti POF, compresi quelli finanziati da enti e istituzioni);
Verifica registri delle firme delle attività progettuali della scuola in cui è impegnato il personale interno con CTI e CTD ed il personale esterno ai fini del pagamento delle spettanze e riscontro con incarico, verifica relazioni finali, rispondenza con le schede POF1 iniziali di concerto con l’addetto al POF/PTOF;
Gestione separata INPS in caso di superamento del limite di € 5.000,00 e verifiche correlate;
Informazione successiva alle RSU in collaborazione con il Dirigente Scolastico (tabelle relative ai pagamenti di ogni singolo dipendente, lordo dipendente): predisposizione e consegna.
Utilizzo Piattaforma SIDI, NoiPA, ENTRATEL, INPS, INAIL
Dichiarazione 770 e IRAP entro i termini perentori previsti (circa rispettivamente luglio e settembre di ogni anno per l’anno precedente) con procedura argo web e trasmissione telematica nella procedura ENTRATEL
Utilizzo chiave e password per controllo e autenticazione files ENTRATEL
Adempimenti connessi alla gestione negoziale e finanziaria dell’ALTERNANZA SCUOLA LAVORO su indicazione del Dirigente Scolastico ed il suo Staff, del DSGA e di eventuali Tutor.
Formazione del personale docente e ATA, collaborazione con FS, Ds e DSGA
Tenuta schede POF1 in collaborazione con il DSGA, dalla loro origine con la compilazione da parte del docente responsabile alla loro approvazione ed eventuale inserimento nel Programma Annuale, agli acquisti relativi allo svolgimento del progetto (ad esclusione dei progetti con specifico finanziamento)
Acquisti e Impegni di spesa: verifica della capienza nell’aggregato di spesa, del titolo giuridico del creditore (riscontro presenza di richiesta di docenti o non docenti, richiesta preventivo, ordini, materiale fornito e fattura, CIG, richiesta DURC e DURC regolare, Equitalia servizi regolare, riscontro adempimenti facile consumo e inventario);
Adempimenti connessi all’ exAVCP e generazione CIG, smart CIG ed eventuale CUP;
Normativa DURC, modulistica tracciabilità flussi finanziari e rapporti con i fornitori;
Supporto all’Attività negoziale del Dirigente Scolastico e supporto al DSGA per la relativa attività istruttoria, in particolare per pratica assicurazione e per Viaggi di istruzione e visite guidate: acquisizione beni e servizi, contratti di prestazione d’opera occasionali, incarichi al personale interno, contratti di forniture lavori, beni e servizi, regolarità forniture
Gestione istanze di acquisto e relative richiesta preventivi ed offerte, verbali, prospetti comparativi, graduatorie, decreti di aggiudicazione provvisoria e definitiva e pubblicazioni secondo norma;
Apposizione timbro “facile consumo” e “regolarità fornitura”nelle fatture
Adempimenti relativi alla fatturazioni elettronica, piattaforma certificazione crediti (PCC) del MEF, piattaforma SIDI e tenuta relativo registro
Adempimenti collegati all’Indice tempestività dei pagamenti;
Acquisti facile consumo di ordinario utilizzo
Collaborazione con gli assistenti tecnici nelle forniture relative ai laboratori e per la tenuta del materiale di facile consumo/magazzini;
D.L. 35/2013: adempimenti per il pagamento dei debiti della Pubblica Amministrazione;
AVVISI POST-INFORMATIVI
Corretto utilizzo Codice appalti pubblici, adempimenti ANAC (ex AVCP) e applicazione Regolamento attività negoziali dell’istituto (appendici F, G e H)
Predisposizione dal 1 settembre 2016 e tenuta Elenco fornitori con effetto dal 01/01/2017;
Tenuta elenchi fornitori e rapporti con gli stessi
Verifica requisiti fornitori ai sensi del nuovo Codice Appalti Pubblici
Impegni di spesa: verifica convenzioni attive in Consip ed eventuali buoni d’ordine fuori Consip (si suggerisce di effettuare ordini telematici direttamente sul MEPA – MERCATO ELETTRONICO PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI sul sito www.acquistinretepa.it cod. ut. ...passw. ...).
Tenuta registri contratti
SIGG.RE SABRINA OLIVA E CARMELA VELLA
Utilizzo ARGO SOFTWARE e piattaforma SIDI per la propria specifica competenza
Utilizzo software Argo “presenze” e adempimenti legati alla rilevazione della presenza di tutto il personale; gestione giornaliera e periodica timbrature in collaborazione con l’Ufficio AAGG (Sig. Chimera).
Stipula contratti a TD, caricamento telematico (SIDI) e relativi emolumenti (NoiPA)
Gestione assunzioni – formalizzazione rapporto di lavoro a tempo determinato, personale
“potenziamento”, annuale e fino al termine delle attività didattiche personale docente e ATA individuato dall’UST;
Gestione e ausilio al Dirigente Scolastico per adempimenti relativi alla cd. “Chiamata diretta”;
Convocazione personale supplente e servizio di consulenza allo stesso;
Gestione assunzioni – formalizzazione rapporto di lavoro supplenze brevi e saltuarie personale docente e ATA individuato dal DS,
Convocazione dalla piattaforma SIDI di n. 10/20 aspiranti aventi titolo (verificare che non ci siano decreti di depennamento) per ciascuna supplenza da graduatoria di istituto e compilazione lettera ivi inserita;
Trasmissione convocazione al SIDI;
Individuazione avente titolo, compilazione modulistica cartacea e protocollazione seduta stante;
Compilazione contratto al SIDI entro il giorno successivo e convalida del Dirigente Scolastico
Trasmissione contratto al SIDI e stampa contratto con firme (già protocollato il giorno dell’individuazione)
Trasmissione UNILAV sul sito www.cosicilia.it/co/ per inizio supplenza;
Trasmissione UNILAV sul sito www.cosicilia.it/co/ in caso di interruzione di supplenza (licenziamento, dimissioni, decesso, altro);
Decreti ed eventuali pagamenti ferie non godute ai sensi della normativa vigente in materia
Elaborazione dello stipendio supplenze brevi entro 5 giorni lavorativi dalla conclusione stessa o comunque entro le scadenze stabilite dal MIUR anche per emissioni speciali.
Utilizzo NoiPA per la trasmissione degli stessi
Controllo tra stipendi elaborati e stipendi pagati in NoiPa
Eventuali trasmissioni oneri e rilevazioni e conteggi relativi agli stipendi di supplenti annuali e brevi e salutari
Tredicesima mensilità, eventuale vacanza contrattuale
Tenuta registro INPDAP/INPS;
Eventuali adempimenti INPS: dichiarazioni, UNIEMENS, altro.
Ausilio alle procedure preliminari relative alle Commissioni Esami di Stato: compilazione mod. ES0 (composizione commissari interni in collaborazione con lo staff del DS), verifica e convalida al SIDI che il personale non individuato come interno abbia presentato domanda (ES1), trasmissione all’UST dell’elenco dei commissari, compresi gli esonerati, come da circolare annuale sugli esami.
Procedure relative alle Commissioni Esami di Stato: nomine, sostituzioni, gestione commissioni ed eventuali sostituzioni, insediamento;
Procedure relative alle Commissioni Esami di Stato: rilevazione al SIDI per piano di riparto esami di stato, predisposizione pagamenti, rilevazione oneri, cedolino unico e piattaforma NoiPA;
Mobilità: trasferimenti, passaggi, assegnazioni provvisorie e utilizzazioni del personale;
comandi e distacchi; richiesta/trasmissione fascicoli, relativi adempimenti anche telematici (caricamento SIDI) In caso di trasferimento trasmissione UNILAV sul sito www.cosicilia.it/co/
Graduatorie interne di tutto il personale, graduatorie soprannumerari, graduatorie sostituzione DSGA; Precedenze;
Stato giuridico dei docenti di religione cattolica (IRC) e di sostegno ed eventuale contratto al SIDI;
Graduatorie MAD (messe a disposizione) per classe di concorso o profilo in caso di personale ATA
Progetto POLIS su SIDI identificazione utente;
Consulenza a tutto il personale per registrazione NoiPa e gestione profilo in piattaforma
Supporto all’utenza interna ed esterna per procedure Istanze on-line
Relazioni con il M.E.F. (ed uffici territoriali), INPS exINPDAP, l’INPS direz. Palermo, INAIL, MIUR, l’USR e ex UST;
Emissione certificati di servizio uso privato e acquisizioni d’ufficio e tenuta relativo registro
Creazione e tenuta fascicoli personale elettronici e digitali;
Decreti alla RTS per assenze con riduzione o sospensione dello stipendio
Gestione assunzioni – formalizzazione rapporto di lavoro a tempo indeterminato;
Stato giuridico del Personale Dirigente, Docente e A.T.A. con contratto a tempo indeterminato (assunzione in servizio, periodo di prova, documenti di rito, certificati di servizio, trasferimenti); Aggiornamento stato personale e registro matricola, Ricostruzione della carriera e decreti relativi;
Organico di potenziamento e relativi adempimenti ai sensi della L. 107/2015;
ASSUNZIONE IN SERVIZIO: compilazione modulistica, lettera alla RTS (Ragioneria Territoriale dello Stato) di assunzione in servizio, lettera alla scuola di provenienza di assunzione in servizio e di richiesta fascicolo personale, dichiarazione dei servizi se mancante, trasmissione UNILAV sul sito www.cosicilia.it/co/ di inizio (a seguito di cessazione trasmissione UNILAV di cessazione)
NEOIMMISSIONI IN RUOLO: trasmissione UNILAV sul sito www.cosicilia.it/co/ di inizio, periodo di prova, iscrizioni formazione, periodo di formazione, documentazione di rito, altro
Quiescenza: verifica del diritto (età anagrafica), normativa di riferimento e adempimenti come da disposizioni ministeriali con relativi allegati, verifica ex allegato 11 – dichiarazione compensi accessori dal 2006 e assenze con riduzione della retribuzione-); predisposizione documentazione e inoltro agli uffici competenti;
Cessazione dal servizio per decadenza, dimissioni, dispensa, licenziamento, decesso, collocamento a riposo.
Consulenza registrazione INPS ex Inpdap; normativa contributi, prestiti, mutui.
Adempimenti TFS e TFR (a seconda dei casi);
Inquadramento economico del personale a TI; Gestione computi, riscatti, ricongiunzioni e relative trasmissioni all’ex-Inpdap su domanda del dipendente;
Esoneri e semiesoneri e comunicazione agli uffici competenti;
Part-time: su richiesta del dipendente ai sensi della normativa indicando le caratteristiche (orizzontale, verticale….) e contratto da trasmettere agli uffici competenti;
Deduzioni e detrazioni di imposta e modelli relativi; Assegni per il nucleo familiare
Infortuni sul lavoro/Malattie professionali e relative denunce ed adempimenti SIDI, INAIL, assicurazione e PS;
Assenze del personale a TD e a TI e relative schede individuali e registro: decreti di assenza, ferie, FFSS, permessi, aspettative, congedi parentali, allattamento, malattie, scioperi, permessi sindacali, assenze ingiustificate, riduzioni, sospensioni cautelari; recuperi compensativi. Adempimenti sulla comunicazione telematica delle assenze
Puntuale adempimento del DL 112/2008 art. 71 assenze del personale delle amministrazioni pubbliche con particolare riferimento alla fattispecie della malattia e permesso retribuito;
Verifica diritto all’assenza, presenza della documentazione giustificativa della stessa conforme alla normativa vigente, con rapporto al DS ed al DSGA in caso di irregolarità.
Visite medico fiscali e medico collegiali a discrezione del Dirigente; Visite specialistiche e gravi patologie: normativa e adempimenti
Richiesta al personale dei dati per l’aggiornamento di cui al punto precedente (domicilio, IBAN, detrazioni, altro se variati)
Pratiche prestiti, mutui ex Inpdap, piccoli prestiti e cessioni del quinto.
Supporto alla gestione dei tirocini su indicazione del Dirigente e del suo staff.
Supporto al DS per la puntuale applicazione della L. 190/2013: prevenzione e repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione; Monitoraggio procedimenti disciplinari
Adempimenti relativi al “cedolino unico”: autorizzazioni al caricamento fino al limite prestabilito, creazione liste, trasmissioni e-mail e/o cedolini ai beneficiari, calcolo e trasmissione per approvazione primo livello ed eventualmente approvazione “livello DSGA” con utilizzo password di riferimento
Indennità e compensi accessori al personale (di direzione al titolare DSGA ed al sostituto, IDEI, sportelli didattici, recupero, distribuzione MOF);
Adempimenti Agenzia delle Entrate relativi alla Certificazione Unica sia al personale T.D.
che a T.I. entro il 10 gennaio di ogni anno;
Consegna certificazioni per tutti i compensi a conclusione delle attività retribuite e comunque non oltre il mese di gennaio dell’anno successivo;
Caricamento dei compensi accessori pagati dalla cassa della scuola su “Compensi accessori fuori sistema” della piattaforma NoiPA (SIDI);
Tenuta schede individuali fiscali e rilascio copie;
Trasmissione oneri (ore eccedenti, gruppi sportivi, funzioni strumentali al POF ed incarichi specifici, sostituzione DSGA, altro) in collaborazione con il DSGA
Eventuali adempimenti legati al Fondo regionale, onnicomprensività di trattamento ai Dirigenti Scolastici;
IL DIRETTORE SS.GG.AA.
Dott.ssa Olga Ardini
