Il processo d’innovazione nella Pubblica Amministrazione (PA) ha di recente subito una significativa razionalizzazione ed un valido impulso con l’introduzione, in ambito normativo, del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs 7 marzo 2005, n.82 e successive modificazioni ed integrazioni).
Il Codice, nell’intenzione del legislatore, ha lo scopo di assi-curare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale all’interno della pubblica amministrazione. Nell’insieme degli strumenti e dei servizi individuati dai pro-motori della norma, un particolare ruolo è assunto dalla Posta Elettronica sia come una efficace risposta al contenimento dei costi della comunicazione interna all’amministrazione pubbli-ca, sia quale efficace strumento per la promozione e lo sviluppo delle relazioni tra PA e cittadini.
Le sollecitazioni all’innovazione, derivanti dall’applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale hanno raggiunto, nel corso del 2006 anche il CASPUR nella sua consolidata veste di interlocutore di riferimento per lo sviluppo – nell’area dei sistemi informativi - di progetti per la Pubblica Amministrazio-ne (Camera dei Deputati, Presidenza del Consiglio dei Ministri e numerose altre amministrazioni centrali dello Stato). Per quanto detto, ma anche per continuare nell’ampliamento della propria offerta di servizi tecnologici all’avanguardia, il Consorzio ha avviato la progettazione e lo sviluppo di un’archi-tettura flessibile di posta elettronica particolarmente adatta alle esigenze della PA.
In particolare il progetto si è posto l’obiettivo di individuare una soluzione in grado di assicurare, contemporaneamente, l’affidabilità e la riservatezza delle comunicazioni, l’ottem-peranza alle disposizioni in materia di Privacy (i cosiddetti
requisiti minimi di sicurezza quali, ad esempio, la durata e la complessità delle password utente) nonchè la scalabilità da 100 a oltre 1.000.000 caselle.
Il progetto ha inoltre beneficiato di un significativo valore aggiunto che, oltre all’ambito tecnologico, ha riguardato impor-tanti snodi di carattere organizzativo e gestionale.
Infatti, si è osservato come all’aumentare delle dimensioni di
un’Amministrazione (e di conseguenza al crescere delle caselle e-mail su un ipotetico sistema ad essa destinato), la complessi-tà gestionale cresce in maniera esponenziale, specialmente in relazione alle attività di creazione/cancellazione caselle e di help-desk utente.
Per dare una risposta efficace al problema sopra individuato - specialmente in termini di sostenibilità economica degli oneri di gestione - il progetto ha previsto che il servizio di posta si avvalesse sin dall’inizio di un’applicazione tale da consentire la definizione e l’implementazione di una modalità distribuita di approvvigionamento e manutenzione delle caselle. Successiva-mente alla definizione degli obiettivi appena descritti, sia pur brevemente, il progetto è stato immediatamente avviato alla fase di analisi.
I risultati di questa nuova fase hanno indicato che le soluzioni disponibili commercialmente, pur rispondendo ai requisiti di scalabilità e sicurezza, si dimostravano assolutamente carenti in termini di strumenti di gestione distribuita del servizio. Per rispondere alle esigenze espresse e, nel contempo, qualifi-care la propria offerta di soluzioni di posta elettronica ad alto volume, il CASPUR ha sviluppato autonomamente le compo-Dott. Leonardo Valcamonici@. Responsabile gruppo Servizi ed Applicazioni di Rete. CASPUR
APE, una web application per la gestione
distribuita di un servizio di posta elettronica
delocalizzato e ad alto volume
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nenti applicative necessarie ad implementare un modello di gestione distribuita delle caselle che seguisse principi genera-lizzabili e svincolati dalle specifiche esigenze di una determina-ta Amministrazione.
Nel contesto descritto in precedenza è così nata l’applicazione denominata APE (Amministrazione della Posta Elettronica), che presenta come principale elemento caratterizzante quello di realizzare una soluzione gestionale, operante in ambiente web, capace di raccogliere le richieste di attivazione di account da parte degli utenti nelle varie sedi di un’Amministrazione e di consentire ai responsabili dei singoli uffici di crearli e manu-tenerli autonomamente.
Inoltre, l’architettura applicativa prescelta, così come pure la grande versatilità delle tecnologie e degli standard adottati per lo sviluppo di APE, gli assicurano la piena integrazione con i sistemi informativi già esistenti.
Infatti, l’impiego dei Web Service1 rendono APE una vera e pro-pria infrastruttura applicativa suscettibile di fornire alle altre applicazioni web dati ed informazioni sulle utenze insieme a servizi primari quali, ad esempio, l’autenticazione e l’autoriz-zazione centralizzata degli utenti.
Dal punto di vista dell’architettura di servizio, attualmente in APE sono previsti tre diversi livelli di autorizzazione (o ruoli):
Utente, Amministratore Locale, Amministratore Generale, ma, se necessario, è sempre possibile definirne di nuovi.
Per quanto riguarda i tre ruoli già definiti, l’Utente ha accesso solo ai propri dati ed è responsabile della loro correttezza, anche nel tempo; l’Amministratore Locale, invece, ha pieno accesso ai dati di tutti gli utenti che afferiscono alla struttura periferica di cui è responsabile e può utilizzare un sottoinsie-me delle funzionalità evolute di gestione dei profili2; l’
Ammini-stratore Generale, infine, ha pieno accesso ai dati di tutti gli utenti del sistema indipendentemente dalla struttura locale di servizio: può attivare utenze speciali (ad esempio le caselle di posta “di ufficio”, ovvero quelle non associate a persone fisiche) e può eseguire tutte le operazioni evolute di inserimen-to, modifica e gestione dei profili e delle “entità” (cioè le varie strutture dell’organizzazione su cui sono distribuiti gli utenti). In termini funzionali, il sistema APE prevede due portali web distinti - APE Utenti ed APE Amministratori - verso i quali la comunicazione è mantenuta riservata grazie all’utilizzo di certificati digitali e di protocolli di rete sicuri (SSL/TLS). Il primo dei due portali, denominato APE Utenti, costituisce il punto di accesso all’applicazione per gli utenti che richiedono una nuova casella e-mail o che desiderano modificare i para-metri associati alla propria utenza e/o al relativo profilo. In dettaglio, tramite APE Utenti, un Utente può richiedere l’atti-vazione del proprio account e la creazione di una nuova casella di posta elettronica; verificare lo stato della sua richiesta di attivazione; cambiare - se già utente del sistema - la password di accesso alla sua utenza di posta elettronica; modificare i dati relativi al proprio profilo.
Il secondo portale, APE Amministratori, è invece destinato agli utenti che hanno il ruolo di amministratori per l’intera organizzazione o per una determinata sede (od un determinato ufficio). Tramite APE Amministratori è possibile svolgere le funzioni di attivazione delle caselle e di modifica e gestione dei profili relativamente agli utenti facenti parte del proprio ambito di amministrazione. Nello specifico, tramite APE Am-ministratori, gli utenti abilitati sono in grado di effettuare la gestione delle richieste di attivazione utenza, del profilo degli utenti; delle richieste di cambio “entità” e, inoltre, del database delle “entità”. Infine gli utenti abilitati possono visualizzare le informazioni sulle operazioni effettuate dagli utenti e rendere disponibile e manutenere la documentazione di supporto pub-blicandola in APE Utenti.
Oltre alle funzionalità descritte, l’implementazione di APE Am-ministratori consente ad un Amministratore Generale di poter agire sul processo di sincronizzazione dei dati di APE con i sistemi di riferimento per la pubblicazione delle informazioni nella cosiddetta Rubrica PA (www.cnipa.gov.it).
Il sistema massivo di posta elettronica è tutt’oggi impiegato con successo all’interno dei sistemi informativi di una Pubblica Amministrazione Centrale complessa che conta circa 280 sedi periferiche ed un bacino d’utenza di oltre 24.000 unità. Gli specifici benefici derivati all’Amministrazione citata ed oggetti-vamente riscontrati nell’uso di APE sono stati notevoli. In primo luogo, nei 12 mesi intercorsi dalla messa in produzio-ne ad oggi, il sistema ha visto crescere il numero di caselle in esercizio dalle 3.000 iniziali alle 24.000 attuali senza che a tale crescita, corrispondesse una proporzionale crescita degli oneri di gestione e di supporto utente. Questo è stato possibile proprio grazie al modello organizzativo offerto da APE il quale prevede la partecipazione di più soggetti alla conduzione del servizio. Un secondo beneficio, non di minore valore, è la presenza di un’architettura di posta solida ed integrata con i sistemi informativi che ha assicurato, ad esempio, la completa elimi-nazione della distribuzione cartacea dei cedolini degli stipendi, aderendo (prima Amministrazione pubblica a farlo) al progetto
e-cedolino3 del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Nel corso del presente anno, APE ha suscitato l’interesse di un’altra Amministrazione dello Stato e di un grande Ateneo, dimostrando la validità del modello organizzativo e gestionale per la posta elettronica implementato in APE e la flessibilità con la quale è possibile rappresentare - e personalizzare - la struttura dell’organizzazione che lo adotta.
L’esperienza fin qui maturata relativamente alla posta elettro-nica ad alto volume, unitamente al positivo riscontro ottenuto nella sua adozione nella PA, inducono il CASPUR a proseguire nel percorso di innovazione avviato con APE continuando nel cammino di costante miglioramento di APE e della infrastrut-tura di servizio offerta.
1 Un Web Service è un componente software progettato per assicurare l’interoperabilità in rete tra diversi applicativi. Caratteristica fondamentale di un
Web Service è quella di offrire un’interfaccia software descritta in un formato automaticamente elaborabile, alla quale richiedere, tramite l’invio di “mes-saggi”, l’esecuzione di specifiche operazioni.
Solitamente tali messaggi sono formattati secondo lo standard XML, inclusi in una “busta” SOAP e trasportati dal protocollo del web, ovvero lo HTTP.
2 Per “profilo” utente s’intende l’insieme delle informazioni che sono utili a caratterizzare l’utente di un’applicazione (ad es. nome, cognome, ufficio di
ap-partenenza, tipo di rapporto di lavoro, ecc.). In base a tali informazioni l’amministratore potrà assegnare ad utenti, o gruppi di utenti, particolari privilegi nell’utilizzo delle funzionalità dell’applicazione stessa.
3 Il progetto prevede la completa dematerializzazione del cedolino dello stipendio per il pubblico impiego, con significativi benefici sia in termini
di risparmio sui costi di stampa e distribuzione e sia in termini di aumento di efficienza. Per approfondimenti consultare http://www.mef.gov.it/dag/ l’INNOVAZIONE/Tecnologie/Progetti/e-Cedolino/il_servizio_e-cedolino/default.asp
