Guida all’uso del software di gestione ordini e preventivi
Introduzione
Il presente documento illustra come utilizzare il software di gestione ordini e preventivi fornito dalla STS Elettronica s.r.l. a tutti gli installatori partner IPS come strumento per la preparazione di preventivi per i propri clienti e di ordini da inviare alla STS Stessa, in sostituzione del modulo cartaceo.
Installazione
Il software può essere installato sul proprio PC, anche più di uno, utilizzando il link Installazione Software Preventivi presente nella pagina personale dedicata all’installatore sul sito
www.stselettronica.cc. Comparirà la pagina seguente: cliccare sul tasto Installa per procedere.
Login
Dopo aver installato il software utilizzare l’icona creata sul desktop per eseguirlo. Compare la schermata di login di accesso dove è necessario inserire il proprio nome utente e password (quelli ricevuti con la mail di conferma dell’iscrizione al Team IPS).
Schermata principale (Home)
Ad accesso effettuato compare la schermata principale del software. Come sfondo la pagina personale, sulla destra i comandi per eseguire le operazioni.
Comandi Utente
HOME: permette di ritornare alla schermata principale in qualunque momento
GESTIONE CLIENTI: apre l’elenco dei clienti e consente di creare, modificare ed eliminare le anagrafiche clienti, da utilizzate nella compilazione del preventivo
PROFILO: apre la finestra di dialogo con i propri dati che possono essere modificati. Tali dati sono utilizzati nella compilazione del preventivo ESCI: consente di disconnettere l’utente e chiudere il software
Comandi Preventivi
In questa sezione sono presenti i comandi di gestione dei preventivi.
NUOVO: apre un nuovo preventivo
ELENCO: apre l’elenco dei preventivi consentendo la creazione, modifica, duplicazione ed eliminazione
Nuovo preventivo
Per la creazione di un nuovo preventivo procedere come nel seguente esempio:
• Inserire il codice parziale del prodotto STAR64 premere il tasto INVIO
• Selezionare il prodotto STAR64VV dall’elenco che compare e confermare con il tasto OK
Tutti i dati vengono aggiunti nella riga del preventivo.
• Scegliere il tipo di visualizzazione fra Breve Completa o Capitolato e se visualizzare o meno la foto del prodotto.
• Procedere con tutti gli altri prodotti che si desidera aggiungere al preventivo
• Impostare lo sconto cliente per tutti i prodotti utilizzando il tasto Imposta sconto… oppure digitare direttamente lo sconto relativo ad ogni singolo prodotto. Il totale viene aggiornato automaticamente, con la dicitura Totale listino oppure Totale netto.
• Al temine salvare il preventivo con il tasto Salva. Se necessario stamparlo mediante il tasto Stampa
• È possibile inserire o eliminare una riga, utilizzando il tasto destro del mouse.
Elenco Preventivi
Presenta l’elenco di tutti i preventivi salvati. Le righe colorate di verde indicano che il preventivo è stato accettato dal cliente, mentre le altre sono in attesa di accettazione.
Lo stato di accettazione del documento deve essere modificato manualmente utilizzando il tasto presente nella finestra di modifica del preventivo
che cambia in
e la riga corrispondente nell’elenco dei preventivi assume la colorazione verde.
Utilizzando il filtro data e numero preventivo è possibile visualizzare solo i preventivi che soddisfano i criteri desiderati.
Comandi Ordini
In questa sezione sono presenti i comandi di gestione degli ordini per l’acquisto del materiale.
NUOVO: apre un nuovo ordine
ELENCO: apre l’elenco degli ordini consentendo la creazione, modifica, duplicazione, eliminazione e richiesta supporto collaudo.
Nuovo Ordine
Creare un nuovo ordine a partire da un preventivo salvato utilizzando il tasto Crea Ordine presente nella finestra Elenco Preventivi, oppure procedere con la creazione da zero.
Per la creazione di un nuovo ordine procedere come nel seguente esempio:
• Inserire il codice parziale del prodotto STAR64 premere il tasto INVIO
• Selezionare il prodotto STAR64VV dall’elenco che compare e confermare con il tasto OK
tutti i dati vengono aggiunti nella riga dell’ordine
• Procedere con tutti gli altri prodotti che si desidera aggiungere all’ordine
• Lo sconto riservato all’installatore viene inserito in automatico in base alla famiglia del prodotto.
Il totale viene aggiornato automaticamente.
• Al temine salvare l’ordine con il tasto Salva. Se necessario stamparlo mediante il tasto Stampa
• Se si vuole inviare subito l’ordine a STS utilizzare il tasto Invia Ordine, altrimenti è possibile farlo in un secondo tempo utilizzando lo stesso tasto posto in basso nella finestra Elenco Ordini, oppure riaprendo l’ordine con il tasto Modifica.
• È possibile inserire o eliminare una riga, utilizzando il tasto destro del mouse.
Elenco Ordini
Presenta l’elenco di tutti gli ordini salvati. Le righe colorate di verde indicano che l’ordine è stato inviato a STS Elettronica, mentre gli altri sono in attesa di invio.
Utilizzando il filtro data è possibile visualizzare solo gli ordi ni che soddisfano i criteri desiderati.
Lo stato di invio del documento viene modificato in automatico utilizzando il tasto Invia Ordine presente nella finestra di modifica dell’ordine. Altrimenti è possibile farlo in un secondo tempo utilizzando lo stesso tasto posto in basso nella finestra Elenco Ordini, oppure riaprendo l’ordine con il tasto Modifica
La riga corrispondente nell’elenco degli ordini assume la colorazione verde.
Se si desidera richiedere il supporto al collaudo dell’impianto è possibile farlo direttamente dall’elenco degli ordini (solo per quelli già inviati), selezionando l’ordine per il quale si intende richiedere il supporto e premendo quindi il tasto Richiesta Supporto Collaudo.
Viene visualizzata la schermata per la compilazione del modulo di richiesta, che sarà inviato via mail al centro assistenza STS Elettronica.
Si ricorda che STS Elettronica fornisce solo il supporto tecnico mentre la responsabilità del collaudo è sempre a carico della ditta installatrice.
Per la compilazione del modulo procedere nel seguente modo:
• Selezionare il tipo di impianto fra ANTINTRUSIONE – ANTINCENDIO/GAS – TVCC
• IMPIANTO DA COLLAUDARE: breve descrizione dell’impianto da collaudare. Viene proposto il nome che è stato assegnato all’ordine.
• LUOGO DEL COLLAUDO: indicare il luogo in cui è installato l’impianto da collaudare. È un dato utile all’assistenza STS per la pianificazione dell’intervento.
• ELENCO DEL MATERIALEINSTALLATO: inserire l’elenco del materiale installato,
specificando la quantità per ogni singolo prodotto. Viene proposto l’elenco del materiale presente nell’ordine, a cui si possono aggiungere altri prodotti o eliminare quelli presenti e modificare le quantità. Come per la compilazione di un ordine o un preventivo è possibile inserire un codice prodotto, anche parziale, e premere INVIO per selezionarlo dall’elenco che compare e confermarlo con il tasto OK. Inoltre è possibile inserire una nuova riga o eliminare quella selezionata, utilizzando il tasto destro del mouse.
• PRESA VISIONE E ACCETTAZIONE DELLE CONDIZIONI: dopo aver preso visione delle sezioni: L’installatore dichiara di e Note spuntare la casella per poter procedere con la richiesta.
• Al termine premere il tasto INVIA per procedere con la richiesta di supporto al collaudo, che verrà inviata via mail al centro assistenza. La STS Elettronica vi contatterà il più presto possibile per concordare la data dell'intervento. Una copia verrà inviata anche alla casella d posta
dell’installatore che ha compilato il modulo.
