SAP experience Day Pronti per la fattura elettronica? 12 June 2018

(1)

SAP eXperience Day

Pronti per la fattura elettronica?

12 June 2018

(2)

Agenda

9.30 Registrazione e welcome coffe

9.00 Registrazione e welcome coffee

9.45 E-Billing Regulation

Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore legale, Responsabile delle attività di ricerca tecnico-normativa dell'Osservatorio "Fatturazione elettronica & ecommerce B2B" Politecnico Milano 11.00 Le soluzioni SAP per l’E-billing SAP Italia

12.30 Sessione interattiva 13.30 Networking lunch

9:30 Welcome Speech Carla Masperi, COO SAP Italia

(3)

Umberto Zanini

Dottore Commercialista e Revisore legale

Chartered Accountant in England and Wales

Responsabile delle attività di ricerca tecnico-normativa dell'Osservatorio

"Fatturazione elettronica & ecommerce B2B" del Politecnico di Milano

L’obbligo di fatturazione elettronica B2B/B2C

tramite SdI

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1 Legge 27 dicembre 2017 n.205

2 Provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018

3 Funzionamento del SdI, canali di trasmissione e formato

4 Impatto nelle aziende lato ciclo attivo e ciclo passivo 5 La fattura elettronica Europea

Agenda

(5)

5

INTERNAL

Contrastare l’evasione Iva

Avviare un percorso di semplificazione amministrativa e fiscale

Rendere maggiormente attraente il sistema Italia (e.g. DESI) Spingere le imprese verso una maggiore digitalizzazione dei processi

Perché un obbligo di fatturazione elettronica?

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Decisione di esecuzione (UE) 2018/593 del Consiglio del 16 aprile 2018 che

autorizza la Repubblica italiana a introdurre una misura speciale di deroga agli articoli 218 e 232 della direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune Iva

• La deroga si applica dal 1° luglio 2018 al 31 dicembre 2021

• Qualora ritenesse necessaria la proroga della deroga,

congiuntamente alla domanda di proroga l'Italia dovrà presentare alla Commissione una relazione in grado di evidenziare che le

misure nazionali adottate sono risultate efficaci ai fini della lotta alla frode e all'evasione dell'IVA e della semplificazione della

riscossione delle imposte

(7)

7

INTERNAL

Source: Center for Social and Economic Research,2017

(8)

Composizione del gap IVA anno 2014*

Evasione con consenso

Omessa certificazione e dichiarazione di ricavi

previo accordo tra il fornitore e l’acquirente 15 Mld

Evasione senza consenso

Omessa dichiarazione di ricavi regolarmente certificati in cui non esiste accordo tra le parti (e.g.

omessa registrazione delle fatture di vendita)

17 Mld

Truffe e frodi Truffe e frodi di vario genere

Omesso

versamento Omesso versamento dell’IVA dichiarata 8 Mld

Totale 40 Mld

(9)

9

INTERNAL

Legge 27 dicembre 2017 n.205

(10)

Legge 27 dicembre 2017 n.205

• L’obbligo riguarda la cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato

• Le fatture elettroniche devono essere emesse esclusivamente tramite il SdI

• Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari, ferme restando le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio

• Sono esonerati i soggetti passivi che rientrano nel "regime di vantaggio" (art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98) e quelli che applicano il regime forfettario (art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190)

• Comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute (i.e. spesometro) con riguardo alle operazioni

di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel

territorio dello Stato (salvo quelle con bolletta doganale o emissione/ricezione di fattura elettronica)

(11)

11

INTERNAL

Legge 27 dicembre 2017 n.205

• In caso di emissione di fattura utilizzando modalità diverse dal SdI, la fattura si intende non emessa e si applicano le sanzioni previste dall'articolo 6 del decreto legislativo 471/97

• Il cessionario e il committente, per non incorrere nella sanzione di cui all'articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 471/97, devono adempiere agli obblighi

documentali ivi previsti mediante il Sistema di Interscambio

• Gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014, si

intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema

di Interscambio e memorizzati dall'Agenzia delle Entrate

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Legge 27 dicembre 2017 n.205

• L’obbligo di fatturazione elettronica B2B/B2C tramite SdI si applica alle fatture emesse a partire dal 1º gennaio 2019, e dalla medesima data l'articolo 21 del decreto-legge 31 maggio 2010, n. 78 è abrogato

• L’obbligo di fatturazione elettronica viene anticipato al 1º luglio 2018 per:

a) cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;

b) prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture

stipulato con una PA, rilevando che per filiera delle imprese si intende l'insieme

dei soggetti, destinatari della normativa di cui all'articolo 3 della legge 13 agosto

2010, n. 136

(13)

13

INTERNAL

Legge 27 dicembre 2017 n.205

• Il termine di decadenza IVA e IIDD sono ridotti di due anni se viene garantita la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi ad operazioni di

ammontare superiore ad euro 500

• Agli esercenti arti e professioni ed alle imprese ammesse al regime di contabilità semplificata, l'Agenzia delle entrate mette a disposizione:

a) gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell'IVA;

b) una bozza di dichiarazione annuale dell'IVA e di dichiarazione dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati;

c) le bozze dei modelli F24 di versamento recanti gli ammontari delle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso.

• Se i suddetti soggetti si avvalgono degli elementi messi a disposizione

dall'Agenzia delle entrate, viene meno l'obbligo di tenuta dei registri IVA acquisti

e vendite

(14)

Funzionamento del SdI, canali

di trasmissione e formato

(15)

15

INTERNAL

• Formato XML conforme alle “Specifiche tecniche”

• Il file XML può essere firmato elettronicamente oppure non firmato

• Le firme digitali gestite sono:

• CAdES ---> .xml.p7m

• XAdES ---> .xml

• Sigillo elettronico Agenzia Entrate XAdES (servizio Web ed APP)

• La fattura elettronica XML può contenere allegati

• Il file della fattura elettronica può essere :

• -un file per singola fattura

• -un file contenente un lotto di fatture

Formato delle fatture e firme elettroniche

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

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Il servizio di trasmissione tramite SdI

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

• Servizio di registrazione tramite il quale il cessionario/committente (o intermediario art.3 c.3 DPR 322/98) può indicare al SdI il canale (WS, FTP, PEC) e l’indirizzo telematico

preferito per la ricezione dei file ( indirizzo PEC o Codice destinatario)

• In caso di registrazione al SdI, le fatture elettroniche sono sempre recapitate all’indirizzo telematico registrato, diversamente la veicolazione della fattura al destinatario verrà eseguita :

1. tramite il canale WS/FTP se compilato il campo <CodiceDestinatario>

2. tramite PEC se compilato il campo <PECDestinatario>

• La trasmissione al SdI della fattura elettronica può essere eseguita tramite i canali PEC (30 MB), Web Service (5MB), FTP (150 MB), procedura WEB servizio «Fatture e

corrispettivi» (5 MB), APP (iOS ed Android)

• La ricezione dal SdI della fattura elettronica può essere eseguita tramite i canali PEC, Web Service, FTP

• Per la regolarizzazione operazioni art.6 c.8 del D.Lgs 471/97: si dovrà trasmettere

(17)

17

INTERNAL

Il servizio di trasmissione tramite SdI

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

• Consumatore finale: inserimento del solo codice convenzionale “0000000“ nel caso in cui non siano stati compilati i campi <IdFiscaleIVA> e sia compilato solo il campo <CodiceFiscale> del cessionario/committente, ed il SdI metterà a disposizione l’originale della fattura elettronica nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate, mentre il

cedente/prestatore dovrà consegnare una copia informatica o analogica della fattura

• Regime di vantaggio, forfettario e produttori agricoli: inserimento del solo codice convenzionale “0000000“ed il SdI metterà a disposizione l’originale della fattura elettronica nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate ed il

cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura)

• Mancata comunicazione del codice destinatario o indirizzo PEC: inserimento del solo codice convenzionale “ 0000000“ed il SdI metterà a disposizione l’originale della fattura elettronica nell’area riservata del sito dell’Ag.

Entrate, ed il cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura)

• Mancato recapito per canale non attivo (e.g. PEC piena o FTP/WS non attivo): la fattura elettronica è depositata nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate, e tale informazione viene comunicata al trasmittente, dopodichè il

cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l’originale della fattura

elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o

cartacea della fattura)

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Indirizzamento SdI

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

1°_Inoltro al codice destinatario/indirizzo PEC registrato al SdI

2°_Inoltro al codice destinatario indicato in fattura se il canale è attivo

3°_Inoltro all’indirizzo PEC in fattura se codice destinatario è <0000000>

4°_Messa a disposizione se codice destinatario <0000000> ed indirizzo PEC

non presen te

(19)

19

INTERNAL

Data di emissione e di ricezione delle fatture

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

• La fattura elettronica scartata dal SdI si considera NON EMESSA

• La DATA DI EMISSIONE della fattura elettronica è la data riportata nel campo <Data> della sezione <DatiGenerali> del file della fattura

elettronica

• La DATA DI RICEZIONE della fattura elettronica è:

 la data attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione

 in caso di messa a disposizione nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate a consumatori

finali, regime di vantaggio e forfettario, produttori agricoli, la data di ricezione è la “data di messa a disposizione“

 in caso di messa a disposizione nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate per impossibilità alla consegna, la data di ricezione è la “data di presa visione“, ed il SdI comunica al

cessionario/committente la suddetta data

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Servizi messi a disposizione dall’Ag. Entrate

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

• Software installabile su PC per la predisposizione delle fatture elettroniche

• Procedura web (accessibile tramite SPID, Fisconline/Entratel e CNS) ed APP

(iOS ed Android, accessibile tramite Fisconline/Entratel ) per la predisposizione e trasmissione delle fatture elettroniche al SdI

• Servizio web di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo

“indirizzo telematico” ed APP (iOS e Android) in grado anche di leggere il QRCode, nonché un’applicazione “stand alone” installabile su PC

• Servizio di registrazione mediante il quale il cessionario/committente (oppure

intermediario art.3 c.3 DPR 322/98) può indicare al SdI il canale ( PEC/WS/FTP) e

“l’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file (indirizzo PEC o cod. dest.)

(21)

21

INTERNAL

• Servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture

elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate, con i file delle fatture

elettroniche che saranno disponibili sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI

• Servizio gratuito di conservazione digitale delle fatture elettroniche:

previa adesione all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito dell’Ag. Entrate , i cedenti/prestatori ed i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia, possono fruire del servizio gratuito di conservazione digitale delle fatture elettroniche trasmesse tramite il SdI secondo le norme di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3

dicembre 2013

Servizi messi a disposizione dall’Ag. Entrate

Il provvedimento Direttore Ag. Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

(22)

(23)

23

INTERNAL

(24)

Codice o PEC del destinatario

Cedente/Prestatore

Cessionario/Committente

La fattura elettronica B2B

(25)

25

INTERNAL

Fornitore SdI Cliente

4-Controlli del SdI

1-Produzione fattura XML

2-Apposizione di FD e RT

3-Trasmissione fattura al SdI 5-Trasmissione fattura al cliente

7-Conservazione digitale 6-Ricevuta di consegna

7-Conservazione

digitale

(26)

Impatto nelle aziende lato

ciclo attivo e ciclo passivo

(27)

27

INTERNAL

Alcuni impatti sulle imprese

Ciclo attivo di fatturazione

• Acquisire dai clienti l’indirizzo PEC oppure il <CodiceDestinatario>

• Aggiornare le anagrafiche (P. Iva) + scegliere il canale di trasmissione SDI

• Dotarsi di un sistema di fatturazione elettronica (house/outsourcing)

• Valutare l’opportunità di allegare il PDF della fattura al file XML

• Dotarsi di un sistema di conservazione digitale (house/outsourcing/Sogei)

Ciclo passivo di fatturazione

• Valutare se registrarsi al SdI inserendo canale e codice destinatario

• Scegliere il canale di ricezione dal SDI (PEC, WS, FTP)

• Prevedere un sistema di acquisizione dati (contabilizzazione automatica)

• Adottare un nuovo sistema di protocollazione Iva (art. 25 DPR 633/72)

• Dotarsi di un sistema di conservazione digitale (house/outsourcing/Sogei)

(28)

La fattura elettronica Europea

(29)

29

INTERNAL

Obbligo di fattura elettronica B2G in Europa

2014

Austria, 1 gennaio 2014

ebInterface, PEPPOL (UBL)

www.erb.gv.at

Danimarca, 1 febbraio 2005

OIOUBL (UBL)

Italia, 6 giugno 2014 FatturaPA (XML) www.fatturapa.gov.it

Francia, 2017

Invoice UBL V2 – UN CEFACT CII

Chorus Pro

Slovenia, 1 gennaio 2015

E-SLOG XML (XML) www.ujp.gov.si Svezia, 1 luglio 2008

Svefaktura (UBL) www.sfti.se

2005

Spagna, 15 gennaio 2015

Facturae (XML) PGEFe

Belgio, 1 gennaio 2017

PEPPOL UBL 2.1 Mercurius

Olanda, 1 gennaio 2017

PEPPOL UBL Digipoort

Norvegia, 2011 PEPPOL (UBL)

2011 2017

2008

(30)

Decisione di esecuzione (UE) 2017/1870 della Commissione del 16 ottobre 2017

Articolo 1

” Con la presente decisione sono pubblicati il riferimento alla norma europea sulla fatturazione elettronica

«EN 16931-1:2017, Fatturazione elettronica — Parte 1: Modello semantico di dati degli elementi essenziali di una fattura elettronica» e l'elenco delle sintassi con riferimento «CEN/TS 16931-2:2017, Fatturazione elettronica — Parte 2: Elenco delle sintassi conformi alla norma EN 16931-1», come indicato nell'allegato della presente decisione.”

ALLEGATO

ELENCO DELLE SINTASSI

” L'elenco delle sintassi di cui all'articolo 3, paragrafo 2, della direttiva 2014/55/UE è fornito dal CEN nella clausola 7 della norma CEN/TS 16931-2:2017, pubblicata il 28 giugno 2017. Le due sintassi sono le

seguenti:

1. Il messaggio Cross Industry Invoice XML dell'UN/CEFACT come specificato negli schemi XML 16B (SCRDM — CII)

2. 2. I messaggi di fattura e nota di credito UBL definiti nella norma ISO/IEC 19845: 2015.”

1

2

(31)

31

INTERNAL

UBL definito nella norma ISO/IEC 19845:2015

http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/UBL-2.1.html

(32)

eInvoicing eArchiving

eSupply Chain Finance Blockchain & DLT

Umberto Zanini

Dottore Commercialista e Revisore Legale Chartered Accountant in England and Wale

www.umbertozanini.it

umzanini @tin.it

(33)

SAP Solutions for E-Billing

Silvia Populin

12 June 2018

(34)

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

Create value with SAP within the E2E Business Process

• Accounts Payable (A/P or “Ciclo Passivo”):

B2B Buyer receives an invoice (Supplier/Vendor Invoice)

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

• Accounts Receivable (A/R or “Ciclo Attivo”):

B2B Supplier sends an invoice (Buyer/Customer Invoice)

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

(35)

35

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

“Ciclo Attivo ”

• Generate, send, update, and monitor eDocuments based on source documents

• Invoices are received by the buyer, reviewed and approved (workflow management)

• If the buyer finds a

discrepancy, he can then dispute or reject the invoice (exception handling)

Post-Check

A/R Process

Supplier

_paXML

Buyer

paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” ^• All invoices are validated

against the buyer’s invoicing rules

• Only after they are accepted, they are sent to the buyer

Pre-Check

• Receive,

acknowledge/accept/reject, and monitor eDocuments

Transform, Transmit & Monitor

Create value with SAP within the E2E Business Process

(36)

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(37)

SAP Solutions for E-Billing SAP eDocument Solution

Michela Palmiero, Roberto Urban

12 June 2018

(38)

eDocument Compliance – international background

(39)

39

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

SAP eDocument

SAP Vendor Invoice Management

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(40)

Sap eDocument Solution has been developed by Globalization Services

▪ to comply with local regulations mandating the use of electronic documents to be sent to business partners and/or legal authorities

Facilitates realization of different local requirements

▪ by leveraging their similarities

▪ ensuring high standards

▪ consistent user experience and lower operational cost

SAP eDocument Solution

(41)

41 Solution Landscape

Authority Sap Cloud Platform Integration

SAP ECC o S/4HANA

• Country format mapping

• Business Monitor

• Communication

• Authentication/Digital signature

• Validation

• Approval/Registration

Integration flow Document – Type 2

Document – Type 1 Country A

Country B

SAP ERP, option for e-document processing SAP Cloud Platform Integration

(42)

Suite

Recipient

Communication Platform

Legal Reports

SAP Cloud Platform Integration 3 ^rd Party

SAP ERP, option for e-document processing

Solution Architecture

SD Del GI SD Bill FI IS-U Real Estate MM returned

invoice

Chile Peru Italy Germany Netherlands Belgium Turkey

DTE Peruvian

UBL FatturaPA xRechnung EU-UBL UBL TR

SII SUNAT Business

Partner

Business

Partner TRA

SDI

(43)

SAP eDocument Solution

Scenario Overview

(44)

SAP ERP, option for e-document processing provides configurable, pre- packaged content and process orchestration capabilities for

compliance with e-document regulations in multiple countries

Supported Features:

• Create electronic documents in legally required XML, UBL format.

• Orchestrate the communication with the authorities as well as other document receivers

• Configure and customize country-specific fields (XML tags and attachement)

• Monitor communication, trace source documents and handle exceptions directly in SAP ERP and SAP S/4HANA

Suite Legal

Reports

SAP ERP, option for e-document processing

SD Del GI SD Bill FI IS-U Real Estate MM returned

invoice

Chile Peru Italy Germany Netherlands Belgium Turkey

(45)

45 ▪ NS NOTIFICA DI SCARTO

▪ MC MANCATA CONSEGNA (impossibilità di recapito)

▪ RC RICEVUTA DI CONSEGNA

▪ MT NOTIFICA DEI METADATA

Notification SDI B2B

(46)

eDocument Cockpit

(47)

48 eDocument Cockpit

Central monitor for all scenarios

Only authorized processes are

displayed

(48)

eDocument Cockpit

(49)

50 eDocument Cockpit

Document List with Status,

date, source key, source

document, type, etc…

(50)

eDocument Cockpit

(51)

52 eDocument Cockpit

Submit / Resubmit

PDF generation (XML-based)

E-mail communication with customer

Export file

(52)

eDocument Cockpit

(53)

54 eDocument Cockpit

- Display eDocument history Application Log - Send to customer

- Accept/Reject

- Cancel/Delete

(54)

eDocument Cockpit

(55)

56 eDocument Cockpit

Navigate to interface monitor Analyze communication

channel

(56)

Solution Landscape

Authority Sap Cloud Platform Integration

SAP ECC o S/4HANA

• Country format mapping

• Business Monitor

• Communication

• Authentication/Digital signature

• Validation

• Approval/Registration

Integration flow Document – Type 2

Document – Type 1 Country A

Country B

SAP ERP, option for e-document processing SAP Cloud Platform Integration

(57)

58 SAP Cloud Platform Integration allows to exchange data in real time,

integrating processes and data among cloud, third parties and on-premise applications

Supported Features:

• Access to a catalog of predefined integration scenarios (iFlows)  api.sap.com

• Simple definition of new integration scenarios using visual tools. Multiple communication protocols available out of the box

• Secure, scalable and reliable service, managed and provided by SAP in its data

centers all over the world

(58)

SAP Cloud Platform Integration Integration flow

How SAP Cloud Platform Integration Works

SAP sends the XML to SAP CI

SAP SCI send HASH to Aruba XML Doc

Aruba send back signed HASH

XML Doc + signed HASH

SDI

HASH

Generation

(59)

60 SAP Cloud Platform Integration

(60)

SAP Cloud Platform Integration

(61)

SAP eDocument Solution

Scenario Details

(62)

Three Corner Model – Sender and Receiver are Connected through a Central Instance

Sender

Sender Service

Receiver

Receiver Service

SdI

(63)

64 eDocument for Italy – Customer Invoice (Outgoing)

UBL XML

Notification Get Notification Post SD/FI

Document 1

Create eDocument

Submit eDocument

2 3

Sdl Receiver

Service Provider Receiver SAP Cloud Platform Integration

Data Reception Validations Duplicate Check

XML Completion Digital Signature *

Store Notification**

Return Notifications Get Invoice Notification and

Update eDoc

*

Invoice 4

5 SAP ERP

Process Process

Send Notification

Send to Receiver Process

7 8 9

6 • *Digital signature with local third party

• **invoice and notification are held in a

data store until picked up, the recipient

delete the entries from the data store after

successful receipt

(64)

eDocument for Italy – Vendor Invoice (Incoming)

Notification Get Notification

Sdl Sender Service

Provider Sender

SAP Cloud Platform Integration

Validations Store Data

Process Invoice Request Send Acknowledgement

Return Notifications Get Invoice Notification

*

3 SAP ERP

Process

Process Acknowledgement

Send to SdI

Submit eDoc

2 1 6

Process

Get Invoices Get Invoice

FatturaPA Create eDocument

Delete Confirmation Delete Request

Process Notification Delete Invoice Confirm Deletion Accept / Reject Notification

(request credit note to the customer)

* Delete Invoice in Cloud 5

Process Notification:only accept. Rejections not allowed: request

credit note to

customer trough

email. Only for B2B

4

(65)

66 eDocument for Italy – Archiving (conservazione digitale)

Service Provider SAP ERP

Archive Select finalized Invoices + notifications *

FatturaPA & Notifications

Send to Service provider defined in Customer BAdI

• Optional step in the incoming and outgoing processes. A BAdI will be called in this process step.

The step can be planned as background job. This happen in the backend

• Conservazione sostitutiva can be delegated to SDI

(66)

One solution

End-to-end approach

Unified User Experience Reduced set of tools

One Globalization network for all countries

Maintenance of the solution

Solution integrated with backend SAP ECC/

S/4 HANA

No data inconsistency

High efficiency, reduced errors TCO reduction (Total Cost of Ownership)

Supported all over the world

SAP e-Document Solution: WHY?

(67)

68 Licence (una-tantum) + Maintenance

(recurring)

Cloud Service (recurring)

Project (una-tantum )

Number of invoices issued and received in

1 year

Flat price, digital signature service

included

SAP eDocument Solution components

SAP ERP, option for e- document processing

SAP Cloud Platform

Integration

(68)

General Availability of Outgoing and Incoming flow and SCPI (RTC): 01.09.2018 General availability Incoming Automation (Q1 2019):

Enable the inbound Invoice processing to post in accounts payable standard documents:

• Invoice Receipt (IR)

• Goods Receipt (GR)

• With MIRO, MIGO, FB70 transactions

Solution is ready to be implemented (B2G since 2014), 01.09.2018 we will deliver updates for B2B

Roadmap

(69)

70 Learning about the solution

Installing the solution

Customizing the solution

Using the solution

Learning eDocuments before using it

▪ eDocument Product Page

▪ Videos in the eDocument playlist in YouTube

in particular : https://www.youtube.com/watch?v=741m5Kvn4jE&t=1s

▪ Success stories: Owen Illinois

New Requirements

▪ Early Customer Engagement JAM page (global). Access authorization needed. Use the link Request access to Early Customer Engagement page in the product page.

▪ SAP eDocument for Italy - Early Customer Engagement send an email to : gsjam@sap.com

▪ Infosessions from local product managers Early Customer Engagement – Events

(70)

Learning about the solution

Installing the solution (cont.)

Customizing the solution

▪ Troubleshooting Guide in the SAP eDocument product page including

▪ Installation Guide for SAP eDocument (framework) – attached to SAP Note 2134248

▪ SAP Notes for country-specific features. Check the eDocument Overview note for a country or process, SAP Note 2001016

▪ Set up Guides in SAP Cloud Platform Integration 1. Access the SAP Cloud Platform Integration 2. Choose Integration.

3. Choose All.

4. Choose your integration package

Using the solution

Learning eDocuments before using it

(71)

SAP Solutions for E-Billing SAP Ariba

Fabio Ferraro, Giovanni Giacchetti

12 June 2018

(72)

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(73)

74 While only flow (and for Account Receivable) is affected by the new Regulatory requirements, your Account Payable still needs to manage also without increasing complexity.

Future Scenario – Increasing Complexity in <CLIENT> Account Payable

Your Clients Your Suppliers

Procurement Invoices

Sales Invoices

1 2

Your Company

1 2

3

4

5 3 4 5

paXML

paper

pdf

csv, xml

(74)

The Opportunity – How to get benefits out of this required change

New Regulation will imply a digitalization of the CAPTURE task in Account Payable, but only the adoption of a Smart Invoicing solution could support a full enablement of benefits.

Account Payable Task Effort Split (%) How to automate Effort reduction (%)

CAPTURE

get data into the system (from

paper, pdf, other) 14%

• Automate input through connection to Business Network

• Eliminate manual data input or check (e.g. as OCR) from team

100%

PROCESS

reconcile invoice with PO, GR or

check No-PO Invoice 57%

• Embed Business Rules in the Business Network to prevent missing data

• Automate registration in case of complete match

80%

QUERIES

solve issue from suppliers /

business side 29% • Give full visibility to supplier in the portal and

avoid queries 90%

Today

25-30 min per invoice

Tomorrow

4-5 min per invoice

85% max reduction

(75)

76 SAP Ariba, with its Commerce Automation Component, is able to cover this new Regulatory Requirements and ensure full compliance to Buyer and Seller organizations.

The Solution – SAP Ariba Commerce Automation

SUPPLIERS | SELL TO SETTLE

Ariba Network

PROCUREMENT

SUPPLY CHAIN FINANCIAL SUPPLY CHAIN

SUPPLIER MANAGEMENT STRATEGIC SOURCING

BUYERS | SOURCE TO SETTLE

SAP CLOUD PLATFORM

CUSTOMER VALUE SERVICES

Note: SAP Ariba Procurement Analytics included in all solutions

SAP Ariba Supplier Lifecycle

& Performance

SAP Ariba Supplier Risk Management

SAP Ariba Sourcing

SAP Ariba Contract Management

SAP Ariba Supply Chain

Collaboration SAP Ariba Buying

SAP Ariba Commerce Automation

SAP Ariba Spend Analysis

Indirect access to SAP ERP

Catalog Enablement

Supplier Enablement

End User/

Supplier Support

Sourcing Support Desk

eAuction Support SAP Ariba Payables

SAP Ariba Invoice

Management

(76)

The Solution – Holistic Approach to Smart Invoicing

▪ 37 Pre-Defined Country Rules – an holistic solution for your Company

▪ Over 87 Business Rules:

– 41 Generic Invoice Rules – 17 PO Rules

– 15 Blanket PO Rules – 14 Tax Rules

– 10 Order Confirmation and Ship Notice Rules

▪ Dramatically Reduces Invoice Exceptions up to 98%

▪ Modern many-to-many for all trading partners

▪ Flexible supplier onboarding

(77)

78 The Solution – YOU and Suppliers have options

1 Supplier to submit its invoices to SDI

Ariba Network to collect and integrate in YOUR processes

Your Suppliers YOU

FULL COMPLIANCE WITH NEW LAW

SUPPLIER TO SDI WITH THEIR SOLUTION

NO ONBOARDING – QUICK TO IMPLEMENT

SCALABLE TO FULL MODEL IN PHASE 2

BASIC SCENARIO – ENABLING THE CHANNEL

(78)

The Solution – YOU and Suppliers have options

2 Ariba Network as main

supplier gateway to communicate with YOU

FULL COMPLIANCE WITH NEW LAW

SUPPLIER TO SDI WITH ARIBA NETWORK

OVERALL SUPPLIER PORTAL CAPABILITY

SCALABLE TO NEW PROCESSES

FULL SCENARIO – ENABLING THE FILTER

Your Suppliers YOU

(79)

82 Benefits – Enabling an overall Account Payable Digital Transformation

Reduce number of Invoice exceptions, free-up resources in AP and optimize Supplier Cash Flow

• Invoice Business Rules

• Filter before SDI

Automate Invoice Posting and Registration on ERP

• Native integration with SAP ERP / VIM

• Trigger auto-registration

Improve Supplier Visibility on the overall Order Management process

• Extension to Full Order-to-Pay process

• Full out-of-the-box portal functionalities

Reduce effort needed to manage Supplier Onboarding and Help Desk

• Supplier Enablement managed by SAP

• Supplier Help Desk managed by SAP

(80)

Benefits – Simple calculation of Benefits for Account Payable

~ 100 k

~ 50-70%

Vendor Invoices per year

(Example of Manufacturing client with 2B€

turnover)

~ 12-20 €

~ 0,6-1,4 M€

Cost to manage each invoice, considering a 20% exceptions (1)

Touchless invoice target achievable (2)

Achievable saving with the

introduction of SAP Ariba

Commerce Automation

(81)

84 Cost – High level SAP Ariba Commerce Automation Subscription

KEY

CHARACTERISTICS

• Based on Volumes of Documents

• Specific Pricing for Small / Medium size Companies

• Flexibility in Usage / Volume Ramp-up

Project (una-tantum )

SAP Ariba Commerce Automation

Subscription

(82)

SAP Solutions for E-Billing SAP Invoice Management

Silvia Populin

12 June 2018

(83)

86

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

SAP eDocument

SAP Vendor Invoice Management

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(84)

Postcheck: SAP Invoice Management

Comment

Validate data Post invoices

Exception

Handling Approve

Automated reconciliation and posting

Pay

Archive audit trail Trigger workflows

Verify and Complete

Return to vendor

< />

XML

Payment Invoice

Completion Invoice

Verification Collaboration

& Monitoring

Transform, Transmit & Monitor

Insight & Control

Post-Check

(SAP Invoice Management)

Pre-Check, Transform, Transmit & Monitor

(85)

88 SAP Vendor Invoice Management workplace

(86)

Users are guided to the right actions at the right time

(87)

90 Exceptions are resolved with minimal clicks

(88)

SAP Services for E-Billing

eDocument Service Package

Andrea Pagliari

12 June 2018

(89)

92

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

SAP eDocument

SAP Vendor Invoice Management

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(90)

SAP eDocument Solution

DBS Service Package Overview

ID Service Focus Area SAP Team

WP1 Empowerment Workshop

Empowering workshop focusing on eDocument solution

• Technical Expert

• Solution Expert

WP2 Empowerment Workshop and Technical

Implementation Service

Implementing technical solution on customer ERP landscape, enablement of

connectivity using SCP

• Technical Expert

• Solution Expert

• Integration/AIF Expert

• ABAP Developer WP3 Full

implementation Service (includes WP1 and WP2)

Implementing solution on customer ERP

landscape, enablement of connectivity using SCP, support after go- live

• Technical Expert

• Solution Expert

• Integration/AIF Expert

• ABAP Developer

• Project Manager

WP4 Enablement and Training

Enablement and Training • Trainer WP3 - SAP eDocument Solution –

Full implementation Service with go-live support

WP2 - SAP eDocument Solution – Technical

Implementation Service on ERP and SCP

WP1 - Empowerment Workshop

WP4 –

Enablement

and training

A comprehensive set of composable packaged services

(91)

94 WP3 - SAP eDocument Solution – Full implementation

SAP Digital Business Services

Implementing SAP Integration for E-Invoicing

Preparation

WP2 - Technical Implementation

TIMELINE Go Live

Contract signature

WP1 - Empowerment

Workshop

WP4 – Enablement

and training

W0 W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9

(92)

▪ Kickoff mail in which customer is informed of the prerequisites that must be fullfilled. A tentative Project plan is proposed.

▪ One or more remote sessions to

– Clarify any doubt customer may have about delivered documentation (prerequisites) – Schedule the activities for each booked work package

Preparation to deploy the solution

A phase common to all the workpackages, after the customer has signed the contract

Activities

Deliverables

▪ Workpackages activities scheduled

▪ Prerequisites verified

▪ Customer’s specific acrivities scheduled

(93)

96 ▪ Two-day onsite workshop to

WP1- Empowerment Workshop

Empowering the Customer about the eDocument prerequisites and related activities

Activities

Timeline Deliverables

▪ Explanation of the model of the SAP solution.

▪ Identification of the different types of information required by the Authority.

▪ Review of main data exchange flows. with referral to:

– Differences between B2B and B2C;

– Invoices issued, receipts, credit and debit notes, cancellations;

▪ Review the most important points to consider in the analysis with referral to:

– Data mapping; Master data enrichment;

Customizing settings

▪ 1 week

▪ Explain AIF components installation steps

▪ Explain configuration steps in SAP Cloud Platform

▪ Documentation shared during the workshop

▪ eDocument Configuration Steps Template

(94)

▪ WP1, including the collection of the customer relevant information to perform the activities required by the WP

▪ Install and configure SAP Application Integration Framework on DEV System

▪ Install eDocument on DEV System

▪ Install and configure SAP HANA Cloud Platform, Integration Services to process message sent from ERP DEV System

▪ Solution Test on DEV System

WP2 – Technical Implementation Service

Ensuring smooth project implementation and quick resolution of critical issues throughout the project lifecycle from technical point of view

Activities

Timeline Deliverables

▪ AIF Installed and configured on DEV System

▪ eDocument installed on DEV System

▪ SAP HANA Cloud Platform, Integration Services installed and configured for usage linked to ERP DEV system

▪ Unit test solution

▪ 4 weeks (including WP1 duration)

(95)

98 ▪ WP1, including the collection of the customer relevant information to perform the activities required by the WP

▪ Activitites listed in WP2

▪ Configuration of the SAP E-Document solution based on the form delivered to the client upon completion of the SAP- WP1 package

▪ Running test battery to verify the correct operation of the SAP- E-Document solution

▪ Post go-live support

▪ Release configuration to customer

▪ Customer support in the 5 business days consecutive to the go-live date

WP3- Full Implementation Service

Ensuring smooth project implementation and quick resolution of critical issues throughout the project lifecycle until the go live

Activities

Timeline Deliverables

▪ eDocument Tables configured for Customer Invoice

▪ eDocument Tables configured for Vendor Invoice

▪ Unit tests executed

▪ Integration tests executed

▪ Configuration Mapping Template document

▪ 9 weeks (including WP1 and WP2 duration)

(96)

WP4 – Enablement and Training

Learning how to configure and use eDocument and SAP AIF for Account Receivable

Content

Target ^▪ Functional and technical specialists

▪ The course provides an overview of the electronic invoice process B2B and B2C, with a focus on the capabilities and the possible scenario for SAP S/4HANA and SAP ERP.

▪ Content:

▪ First day: Technical Overview

▪ Solution Landscape

▪ eDocument Framework

▪ Introduction to SAP AIF

▪ AIF General Functionality

▪ System Requirement

▪ Scenarios, Technical Note and Customizing

Second day: Functional Overview

▪ Italian Regulation

▪ B2B and B2C scenarios

▪ eDocument and AIF for Account Receivable

▪ System Overview for Account Receivable process

▪ Digital Services Provider and Sogei SDI system

(97)

100 How to start

(98)

Time….is on our side?

WP3 - SAP eDocument Solution – Full implementation

WP2 - Technical Implementation

WP1 - Empowerment Workshop

WP4 –Enablement and training

Today

July the 1st

September the 1st November the 1st

Webinar, Commercials

….definetely YES, but the clock is ticking!

(99)

SAP Services for E-Billing SAP Ariba Service Package

Fabio Nardella

12 June 2018

(100)

SAP Ariba Services Objectives

▪ Establishing a robust process model that can be easily deployed and taken throughout the organization and the regions

▪ Ensuring the efficient use of the functionalities of the platform to maximize coverage of business requirements

▪ Help Customers to align their processes to the Best Practices

Design and Configure

▪ Advising the Customer’s team on the appropriate architecture and helping to make decisions

▪ Giving the best technical and functional support to design, implement and test the integrations

▪ Eexplain and train the Customers on the integration packages available

Support on the Integrations

▪ Involving Customer’s team in the execution of key tasks to help them to improve the ownership on the solution

▪ Make sure that the is self-sufficient to manage the future evolution of solutions and the further roll outs

Maximizing the

Knowledge

Transfer

(101)

104 Project Phases

PREPARE

Project Kick Off

Customer Team Enablement

Process Design Build Test G ^O L ^IVE

EXPLORE REALIZE DEPLOY

Execute Q-Gate

✓ ✓ ^Execute _Q-Gate ✓ ^Execute _Q-Gate

Execute Q-Gate

✓

 First Hands-On

 Solution Training

 Project Preparation

 Kick off Meeting

 Solution process design

 Integration Design

 Configuration

 Integration Development

 Integration Test

 Full End 2 End Test

 UAT

 Customer Go Live

 Hyper Care

 Transition to Support

▪ Solution training at the beginning of the project with the focus on out-of-the-box features and functions aiming to enable better decision-making during the design phase

▪ Design and Implementation approach based on prototype, to anticipate the interaction with the system and speed up the adoption

▪ Best Practice driven approach

(102)

A/R Process

paXML paXML

A/P Process

A/R Process

Supplier Buyer

paXML paXML

A/P Process

“Ciclo Passi vo ” “Ciclo Attivo ”

Post-Check Pre-Check

Transform, Transmit & Monitor

SAP Create value with SAP within the E2E Business Process

Legenda

SAP Ariba

Transform, Transmit & Monitor

Transform,

Transmit & Monitor

(103)

106 SAP Ariba Delivery Model

Global Shared Services

Ca ta logue e n ab le m e n t Sup p lie r En ab le m e n t

P2P E n ab le m e n t …

Onsite Services Customer

Fu n ct ion al Le ad Te ch n ic al A rch it e ct Ch an ge M gm t / Ed u ca ti on

Program Management Field Consulting

• Described in custom SOW

• Full-time onsite program management, functional design/architecting, business process re-engineering according to best practices, change management and Knowledge Transfer

• Fees based on the scope

Recurring Remote Shared services

• Described in Subscription Services Documentation

• Organized by solution

• Focused on specific activities such as unlimited supplier & catalog enablement, hosting, upgrades and technical support for the duration of subscription term

• Included in subscription cost

One time Remote Shared services

• Described in Deployment Description

• Organized by solution

• Focused on specific activities, primarily including a baseline setup of the technology

• Included in one-time setup fee

(104)

SAP Ariba Service Packages

Cu st omer /P ar tner Dr ive n SA P Ariba Dr ive n

 Remote Support

 Baseline set up configuration

 Baseline integration support

 Customer/Partner to lead the implementation project (PM, Functional and Integrations)

Set Up Partnered Comprehensive

 Core Ariba Scope Design and Configuration (Onsite PM and Functional Support)

 Support on the Integration (Remote Technical Support)

 ERP Add on/PI adapters configuration/customization managed by the

Customer/Partner

 Core Ariba Scope Design and Configuration (Onsite PM and Functional Support)

 ERP Add on/PI adapters

configuration/customization

managed by SAP