MICROSOFT EXCEL
Si tratta di un software appartenente alla categoria dei fogli di calcolo: con essi si intendono veri e propri fogli elettronici, ciascuno dei quali è diviso in righe e colonne, indicate rispettivamente da numeri e lettere. L’intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella; in essa può essere contenuto un numero, una stringa di testo o una formula che esegue un calcolo utilizzando una o più celle.
Ovviamente, un foglio di calcolo può essere salvato in un file per essere utilizzato successivamente. Le celle possono essere formattate in vari modi e stampate per ottenere una copia su carta. Inoltre, è possibile utilizzare i dati contenuti nelle celle per produrre diagrammi e mappe.
FILE E CARTELLE
Il tipo di file principale di Excel è detto file di cartella di lavoro; quando si apre una cartella di lavoro, l’intero file viene caricato in memoria e ogni modifica ha effetto solo nella copia dei file che si trova in memoria. Quando si salva la cartella di lavoro, Excel salva su disco la copia in memoria, sovrascrivendo la copia precedente del file; il formato di file predefinito di Excel è quello della cartella di lavoro .xls, anche se si possono aprire anche file generati da varie altre applicazioni, come Lotus 1-2-3.
Quando si avvia Excel, viene creata automaticamente una nuova cartella di lavoro vuota denominata Cartel1 e costituita da tre fogli di lavoro, a loro volta denominati Foglio1, Foglio2 e Foglio3.
Per aprire una cartella di lavoro già salvata su disco si possono seguire diverse strade:
- utilizzare il comando Apri dal menù File;
- cliccare sul pulsante Apri nella barra degli strumenti standard.
Tutti questi metodi determinano la visualizzazione della finestra di dialogo Apri, all’interno della quale è necessario indicare il nome del file della cartella di lavoro nel campo Nome File e la relativa cartella nel campo Cerca In.
Per memorizzare il file che si sta utilizzando sul disco fisso è necessario utilizzare il comando Salva con nome dal menù File; in questo caso, Excel visualizza la finestra di dialogo Salva con nome per consentire all’utente di immettere un nome significativo. Nel caso in cui la cartella di lavoro sia già stata salvata, utilizzando il comando Salva del menù File, questa viene salvata di nuovo utilizzando lo stesso nome di file.
L’esercitazione di seguito riportata non vuole rappresentare una simulazione di prova d’esame, ma semplicemente si propone di fornire allo studente un approccio pratico alle funzionalità di base del programma
In rosso viene riportato il testo dell’esercitazione, mentre in nero le note e le spiegazioni sull’utilizzo del programma.
ESERCITAZIONE
Aprire Microsoft Excel
Quando si avvia Excel ci si trova davanti a una cartella di lavoro vuota contenente tre fogli di lavoro: l’area circostante la cartella di lavoro presenta tutti gli elementi tipici dei programmi Windows ed alcuni elementi specifici di Excel:
- barra del titolo: identica in tutti i programmi di Windows, in essa viene indicato il nome del programma e contiene anche alcuni pulsanti di controllo che possono essere utilizzati per modificare la finestra;
- barra del menù: questo è il menù principale di Excel; cliccando su una delle parole del menù, compare una lista di voci di menù che consente all’utente di inviare un comando ad Excel;
- barre degli strumenti: contengono pulsanti sui quali è possibile cliccare per inviare un comando a Excel;
- barra della formula: visualizza le informazioni o le formule immesse nelle celle;
- casella nome: visualizza il nome della cella attiva nella cartella di lavoro corrente;
quando si clicca sulla freccia, compare un elenco di tutte le celle e gli intervalli contrassegnati da un nome eventualmente presenti nella cartella di lavoro attiva.
All’interno della finestra di Excel è possibile poi distinguere la finestra della cartella di lavoro, sotto molti aspetti simile alla prima. Individuiamo, quindi, solo gli elementi che la differenziano:
- pulsante seleziona tutto: cliccando sull’intersezione delle intestazioni di riga e di colonna si selezionano tutte le celle del foglio di lavoro attivo nella finestra;
- indicatore di cella attiva. Il contorno scuro indica la cella correntemente attiva;
- intestazioni di riga: sono costituite dai rettangoli grigi posti alla sinistra del foglio di lavoro e rappresentate dai numeri da 1 a 65.536; cliccando su un’intestazione di riga per selezionare tutte le celle della riga;
- intestazione di colonna: sono costituite dai rettangoli grigi disposti nella parte superiore di ciascuna colonna e sono rappresentate dalle lettere da A a IV, una per ciascuna delle 256 colonne del foglio di lavoro; cliccando su un’intestazione di colonna si selezionano tutte le celle della colonna;
- pulsanti di scorrimento delle etichette dei fogli di lavoro: consentono di far scorrere le etichette dei fogli di lavoro per visualizzare i fogli che non sono visibili;
- etichette dei fogli di lavoro: ciascuna di queste etichette, simili alle linguette di una rubrica, rappresenta uno dei fogli contenuti nella cartella di lavoro. Una cartella può contenere un numero qualsiasi di fogli e ogni foglio è contraddistinto da un’etichetta con il relativo nome. Si può cliccare su un’etichetta con il pulsante sinistro del mouse per selezionare il relativo foglio, con il pulsante destro per visualizzare le opzioni;
- barre di scorrimento: le barre di scorrimento orizzontale e verticale consentono di far scorrere il foglio orizzontalmente e verticalmente.
Come detto, ogni foglio è composto da righe e colonne e l’intersezione di una riga e di una colonna è detta cella. In qualsiasi momento una sola cella è quella attiva ed è indicata da un bordo più scuro. Il suo indirizzo (ovvero la lettera della colonna e il numero della riga che formano la cella) compare nella casella Nome.
Per spostarsi all’interno di un foglio di lavoro si può fare ricorso ai tasti direzionali della tastiera o al mouse; i tasti di freccia consentono di spostare la cella attiva alla riga o colonna adiacente nella direzione della freccia. Per cambiare la cella attiva con il mouse, si clicca su una cella, che diventa quella attiva; per far scorrere la finestra di una cella si clicca su una delle frecce nella barra di scorrimento.
Excel, come tutti gli altri programmi Windows, ha una barra dei menù posta direttamente sotto la barra del titolo:questi menù sono sempre disponibili e pronti per inviare comandi;i menù cambiano in funzione dell’attività che si sta svolgendo.
Per impostazione predefinita, i menù non visualizzano tutti i comandi: a partire dalla versione 2000 di Excel, è presente una versione ridotta dei menù che contiene i comandi utilizzati più di recente. In questo modo, non è necessario far scorrere sempre l’elenco completo dei comandi di menù.
Per accedervi con il mouse è sufficiente cliccare sulla voce di menù desiderata, in modo da visualizzare le relative voci; cliccando poi su una di esse, viene inviato il comando. Le voci contrassegnate da un ulteriore triangolo attivano ulteriori sottomenù. Quando una voce di menù appare attenuata, significa che la voce non è adatta all’operazione che si sta eseguendo e, quindi, non è disponibile.
Le voci di menù seguite da tre punti visualizzano sempre una finestra di dialogo, mentre i comandi non contrassegnati da questi punti vengono eseguiti immediatamente.
Oltre all’onnipresente barra dei menù, Excel presenta i cosiddetti menù contestuali che, come dice la parola stessa, è sensibile al contesto, ovvero il loro contenuto dipende dall’operazione che si sta eseguendo. I menù abbreviati non contengono tutti i comandi, ma solo quelli più comunemente utilizzati per quanto è selezionato. Per visualizzare un menù contestuale, è sufficiente cliccare con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi nella finestra.
A partire dalla cella A8 e proseguendo sulla stessa riga, inserire i testi sotto riportati:
- codice prodotto;
- prodotto;
- costo di acquisto;
- ricarico;
- imponibile;
- IVA;
- prezzo di vendita;
- quantità venduta;
- prezzo complessivo;
- rendimento.
Per immettere valori in una cella, è sufficiente spostare il puntatore nella cella appropriata in modo da attivarla, immettere i valore e premere Invio. Il valore viene visualizzato nella cella e compare anche nella barra delle formule di Excel.
Del tutto analoga è la procedura da seguire per immettere un testo: una cella può contenere fino ad un massimo di 32.000 caratteri circa.
Per cancellare il contenuto di una cella, qualunque esso sia, è sufficiente attivare la cella e premere Canc. Per cancellare più celle, si selezionano tutte le celle da cancellare e si preme Canc. E’ da notare come la pressione del tasto Canc elimini il contenuto della cella ma non rimuova l’eventuale formattazione presente.
Per sostituire il contenuto di una cella con qualcos’altro, si attiva la cella e si digita la nuova immissione. Per modificare, infine, il contenuto di una cella è possibile ricorrere a tre metodi:
- fare doppio clic sulla cella per modificare il contenuto della cella dentro la cella stessa;
- premere F2 per modificare il contenuto della cella direttamente nella cella stessa;
- attivare la cella che si vuole modificare e, quindi, nella barra della formula per modificare il contenuto della cella nella barra della formula.
Quando si comincia a modificare una cella, il cursore si trasforma in una barra verticale ed è possibile spostare questa barra utilizzando i tasti direzionali.
RIEMPIMENTO AUTOMATICO
Questa caratteristica consente di inserire facilmente una serie di valori o elementi di testo in un intervallo di celle. Il riempimento automatico, più precisamente, esamina la relazione esistente in una serie di dati già immessi nel foglio di lavoro e duplica i propri risultati in un’area selezionata. Per utilizzare il riempimento automatico, è sufficiente selezionare le celle che contengono i dati e indicare a Excel dove immettere i nuovi dati. Di tutti i vari metodi offerti da Excel per attivare il riempimento automatico, quello sicuramente più immediato è rappresentato dall’utilizzo della maniglia di riempimento automatico (il piccolo riquadro
nell’angolo inferiore destro della cella attiva) che, trascinata sulle celle adiacenti da riempire, copia la cella di origine o completa automaticamente la serie selezionata.
COMPLETAMENTO AUTOMATICO
La caratteristica di completamento automatico torna molto utile in tutti quei casi in cui è necessario immettere più volte lo stesso testo: essa, infatti, consente di digitare solo le lettere iniziali di un testo in una cella, facendo in modo che Excel completi automaticamente la voce sulla base delle altre voci già immesse nella colonna. Quando si immette per la prima volta un termine in una cella, Excel lo registra; successivamente, quando si digitano nella stessa colonna le prime lettere dello stesso termine, Excel individua il termine e completa automaticamente la digitazione. E’ sufficiente premere Invio per confermare, mentre se il testo immesso dal completamento automatico non è corretto, è sufficiente continuare a digitare;
oltre a ridurre l’attività di digitazione, questa caratteristica fornisce la garanzia che le voci siano ortograficamente corrette e coerenti.
Una volta intestate le colonne, impostare i seguenti formati:
- colonna A: testo;
- colonna B: testo;
- colonna C- G: valuta euro;
- colonna H; numero (con zero decimali);
- colonna I: valuta euro;
- colonna J: generale.
I valori che vengono immessi nelle celle normalmente non sono formattati; questa operazione, però potrebbe rivelarsi molto utile nel momento in cui si voglia garantire una loro maggiore leggibilità e comprensibilità. In primo luogo è possibile attribuire ad una cella uno specifico formato numerico utilizzando i pulsanti di scelta rapida presenti sulla barra degli strumenti Formattazione, visualizzata per impostazione predefinita; i formati da qui accessibili sono:
• Valuta: aggiunge il segno di valuta predefinito a sinistra del numero, separa le migliaia con il punto e visualizza il valore con due cifre decimali;
• Stile percentuale: visualizza il valore come percentuale senza cifre decimali;
• Stile separatore: separa le migliaia con un punto e visualizza due decimali;
• Aumenta/Diminuisci decimali: aumenta/diminuisce di uno il numero di cifre a destra della posizione decimale.
Qualora i formati numerici disponibili sulla barra degli strumenti Formattazione non siano sufficienti, si può ricorrere alla finestra di dialogo Formato celle, disponibile nel menù Formato, nella quale vengono visualizzate dodici categorie di formati numerici tra i quali effettuare la scelta; ogni volta che si seleziona una categoria, la parte destra della scheda si trasforma in modo da visualizzare le opzioni appropriate.
A partire dalla cella A4, inserire il testo sotto riportato:
aliquota IVA 10%
ricarico % 25%
soglia prezzo 150,00
Si ricorda di formattare nel modo opportuno le celle della colonna B (B4 e B5 in stile percentuale e B6 in stile valuta)
Calcolare il ricarico (prezzo minimo * percentuale ricarico) nella cella D10;
l’imponibile (costo di acquisto + ricarico) in E10; l’IVA (imponibile * aliquota IVA) in F10; il prezzo di vendita (imponibile + IVA) in G10; il prezzo complessivo (prezzo di vendita * quantità venduta) in I10.
Una delle principali caratteristiche del foglio di calcolo è quella di poter creare una vasta gamma di formule per svolgere operazioni semplici o complesse. Una formula immessa in una cella può essere costituita da uno dei seguenti elementi: operatori, riferimenti di celle, valori, funzioni del foglio di lavoro.
Una formula può essere costituita al massimo da 1024 caratteri; dopo aver immesso una formula all’interno di una cella, in essa viene visualizzato il risultato, mentre la formula compare nella barra della formula quando la cella viene attivata.
All’interno di ciascuna formula, Excel esegue le operazioni da sinistra verso destra seguendo uno specifico ordine di priorità (la cosiddetta precedenza degli operatori, a tutti nota già dalla scuola elementare). Per modificare l’ordine di precedenza di Excel è, ovviamente, possibile utilizzare le parentesi.
Al fine di mettere Excel in condizione di comprendere che quella digitata in una certa cella è una formula e non del semplice testo, è necessario farla precedere dal segno di uguale; i metodi per immettere una formula in una cella sono fondamentalmente due, manualmente oppure puntando con il mouse a riferimento di cella.
Inoltre, per l’immissione o la modifica delle formule si può utilizzare anche la cosiddetta Finestra della formula, per accedere alla quale si clicca sul pulsante Modifica formula nella riga di edit (il pulsante è contrassegnato dal segno di uguale). Grazie a questa finestra è possibile immettere formule manualmente o di utilizzare le tecniche di puntamento precedentemente descritte. Il vantaggio è costituito dal fatto che la finestra visualizza il risultato della formula durante la sua immissione.
- CRITERIO DI RICALCOLO DELLE FORMULE
Se si cambia una cella utilizzata da una formula, questa visualizza immediatamente un nuovo risultato, grazie alla modalità di calcolo automatico impostata in Excel. A volte, però, può essere preferibile controllare il momento nel quale le formule devono essere calcolate (ad esempio, nel caso in cui ci siano migliaia di formule ed il loro ricalcalo ad ogni minimo passaggio rallenti il lavoro); in queste situazioni, è consigliabile impostare la modalità di calcolo manuale di Excel, cosicché, se è presente una formula non calcolata, Excel visualizza Calcola nella barra di stato e, per ricalcolare le formule si può utilizzare il tasto F9, che calcola le formule in tutte le cartelle di lavoro aperte, o la combinazione d tasti rapidi Maiusc+F9, che calcola solo le formule nel foglio di lavoro attivo.
- RIFERIMENTI CIRCOLARI
Una formula può definire un riferimento circolare nel momento in cui essa fa riferimento al proprio valore, direttamente o indirettamente; in questo caso, quando la formula viene ricalcolata, deve essere calcolata di nuovo perché è stata modificata ed il calcolo viene ripetuto indefinitamente.
Copiare le formule digitate anche nelle tre righe successive della tabella costruita (Attenzione: i riferimenti delle formule devono essere resi assoluti per quanto riguarda l'aliquota IVA e la percentuale di ricarico!).
Le formule possono fare riferimento anche a celle contenute in altri fogli di lavoro ed in altre cartelle di lavoro (in quest’ultimo caso, la cartella di lavoro che contiene le celle oggetto del riferimento non deve essere necessariamente aperta).
Per impostazione predefinita, Excel crea nelle formule riferimenti di cella relativi invece che assoluti. Questa osservazione assume una rilevanza fondamentale nel momento in cui una formula viene copiata in un’altra cella.
Ad esempio, copiando nelle due celle sottostanti la formula D2=B2+C2, contenente riferimenti relativi, Excel non crea una copia esatta della formula, ma genera le seguenti formule:
D3=B3+C3 e D4=B4+C4
In altre parole, Excel adatta i riferimenti di cella in modo da fare riferimento alle celle che si trovano nella relativa posizione rispetto alla nuova formula. In molti casi, però, può essere necessario che un riferimento di cella venga copiato identico all’originale; per fare ciò, è necessario introdurre il concetto di riferimento assoluto.
La formula D2=(B2+C2)*$B$6 contiene un riferimento assoluto alla cella B6, per cui, quando si copia questa formula nelle due celle sottostanti, Excel genera le seguenti formule:
D3=(B3+C3)*$B$6 e
D4=(B4+C4)*$B$6
Come si nota, i riferimenti di cella relativi sono cambiati, mentre il riferimento alla cella B6 è rimasto invariato, in quanto appunto assoluto.
Excel, infine, consente di utilizzare anche riferimenti misti nei quali sono uno dei componenti dell’indirizzo è assoluto (la riga o la colonna).
Inserire i seguenti valori nei campi Codice Prodotto, Prodotto, Costo di Acquisto e Quantità venduta:
001234 Prodotto A € 100 2
002345 Prodotto B € 200 3
003456 Prodotto C € 105 2
004567 Prodotto D € 290 4
Applicare alla tabella creata lo schema "Classico 3" di formattazione automatica La formattazione automatica può eseguire automaticamente vari tipi di formattazione: essa consiste, in particolare, nell'applicare un formato predefinito alle celle selezionate, controllandone ogni aspetto, dal tipo dei caratteri all'allineamento, dall'ombreggiatura ai bordi.
Per applicare uno dei formati automatici messi a disposizione di Excel è sufficiente attivare una cella qualsiasi all'interno della tabella che si vuole formattare, in quanto è lo spetto programma a determinare automaticamente i limiti della tabella.
Selezionando il comando Formattazione automatica dal menù Formato, Excel visualizza la finestra di dialogo Formattazione automatica, dalla quale è possibile scegliere uno dei diciassette formati automatici nell'elenco.
Nella colonna Valutazione, in corrispondenza di ciascuna riga della tabella creata, inserire la funzione logica SE, imponendo come test che il prezzo totale a persona sia inferiore alla soglia di prezzo.
Le FUNZIONI: sono, in sostanza, strumenti incorporati che vengono utilizzati nelle formule per eseguire una serie di operazioni; in particolare, le funzioni consentono di semplificare le formule e creare formule per eseguire calcoli che, diversamente, sarebbero impossibili. Tutte le funzioni utilizzano una coppia di parentesi, all’interno delle quali è contenuta l’informazione che consente di comunicare l’indirizzo delle celle che contengono i valori con i quali la funzione deve operare ed è detta argomento.
Se si possiede una certa familiarità con la funzione (ovvero si conoscono il numero ed il tipo di argomenti), si possono digitare la funzione e i relativi argomenti all’interno della formula. In alternativa, la Finestra della formula fornisce un metodo per immettere una funzione e i relativi argomenti in modo semiautomatico. L’uso della finestra della formula garantisce che la funzione immessa sia corretta e abbia un numero appropriato di argomenti disposti nel giusto ordine.
Per inserire una funzione, il primo passo consiste nel selezionare la funzione nella finestra di dialogo Incolla funzione (Inserisci Æ Funzione); essa mostra le categorie di funzioni nella casella di riepilogo Categoria e le funzioni contenute nella categoria selezionata nella casella Nome funzione.
Una volta individuata la funzione che si vuole utilizzare, si clicca su OK; compare così la finestra della formula di Excel, mediante la quale è possibile specificare gli argomenti della funzione.
Una volta individuata la funzione che si vuole utilizzare, cliccando su OK compare la finestra della formula di Excel, il cui uso garantisce che la funzione immessa sia coretta e abbia il numero appropriato di argomenti disposti nel giusto ordine.
Le funzioni del foglio di lavoro sono descritte nel sistema di Guida in linea: così, la funzione SE richiesta, consente di restituire un valore se la condizione specificata viene rispettata (o, in altri termini, se ha valore Vero), ed un altro valore se, invece, non viene rispettata e, quindi, ha valore Falso.
La sintassi corretta per la funzione in esame è: SE(test; se_vero; se_falso). Vediamo come leggerla: il SE serve ovviamente per identificare la funzione; con test si intende il valore o l'espressione che può dare come risultato VERO o FALSO; se_vero è il valore che viene restituito se l'espressione del test dà come risultato VERO; se_falso è il valore che viene restituito se la condizione posta non viene rispettata.
Costruire un grafico a torta con riferimento ai valori del prezzo totale a persona.
Un grafico è essenzialmente un oggetto creato da Excel, composto da una o più serie di dati, che vengono visualizzate graficamente; la maggior parte dei grafici può avere un numero qualsiasi di serie di dati (fino a 255); ovviamente, l'unica eccezione è rappresentata dal grafico a torta standard, che può visualizzare solo una serie di dati.
L'inserimento di un grafico può avvenire in due modi: inserimento direttamente in un foglio di lavoro come oggetto o creazione in un nuovo foglio all'interno della cartella di lavoro. Nel primo caso, il grafico viene sovrapposto a un foglio di lavoro ed è possibile spostarlo, ridimensionarlo, cambiarne le proporzioni, regolarne i bordi etc., dopo averlo attivato cliccando su di esso; la seconda soluzione è preferibile, invece, qualora so desideri stampare un grafico da solo su una pagina.
Il modo più semplice per creare un grafico consiste nell'utilizzare la funzione di Creazione guidata grafico, costituita da una serie di quattro finestre di dialogo interattive. E' preferibile, sebbene non strettamente necessario, prima di richiamare la Creazione giudata Grafico, selezionare l'intervallo contenente i dati che dovranno essere rappresentati nel grafico, includendo le etichette e gli identificatori di serie (se non si selezionano i dati, è comunque sempre possibile farlo nella seconda finestra di dialogo della Creazione guidata Grafico).
