La conservazione della fattura elettronica e della pec
Relatore
Avv. Chiara Fantini
Of Counsel Studio Legale Frediani - Partner DI & P Srl
Confindustria Firenze
17 luglio 2014
Indice
• Quadro normativo in evoluzione;
• La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale;
• Gli obblighi di legge;
• Gli effetti nel tempo del documento informatico conservato;
• Esempi: la fattura elettronica e la pec;
Quadro normativo in evoluzione
Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 – attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA;
Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 recante le: «Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali»;
Circolare Agenzia delle Entrate 19 ottobre 2005 n. 45;
Circolare Agenzia delle Entrate 6 dicembre 2006 n. 36/E;
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12 marzo 2014) recante le: «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione»;
Circolare Agenzia delle Entrate del 24 giugno 2014 n. 18/E;
Decreto Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014;
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Le differenze principali con l’assetto precedente: verso la digitalizzazione.
Il processo di conservazione secondo lo schema della Deliberazione Cnipa n. 11/2004.
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Le differenze principali con l’assetto precedente: verso la digitalizzazione
Il processo di conservazione secondo lo schema della Deliberazione Cnipa n. 11/2004.
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.
La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Conservazione sostitutiva dei documenti analogici
Documento reso stabile ed immodificabile Conservazione
sostitutiva dei documenti informatici
Trasposizione dell’immagine dell’originale
analogico/informatico su supporti di memorizzazione ottici/non ottici Acquisizione dell’immagine
dell’originale analogico anche mediante
scannerizzazione
Conservazione + inserimento di firma digitale e marca temporale del Responsabile della
Conservazione o certificazione di conformità.
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12 marzo 2014) Le nuove regole tecniche e il sistema di conservazione.
Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico di documenti da conservare fino all’eventuale scarto, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie che garantiscano le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Soggetti: produttore, utente e responsabile della conservazione
Oggetto: documenti informatici, i fascicoli informatici e quindi le aggregazioni informatiche e i relativi metadati che contengono i riferimenti che univocamente identificano i singoli documenti.
Garanzie generali: le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalle norme, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12 marzo 2014) Le nuove regole tecniche e il sistema di conservazione;
Il nuovo assetto del processo di conservazione;
Il pacchetto di versamento;
Il pacchetto di archiviazione;
Il pacchetto di distrubuzione;
Un sistema e un processo con più flussi documentali;
N.B.: i formati e gli standard
La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12 marzo 2014) Le nuove regole tecniche e il sistema di conservazione
Il nuovo schema:
Responsabile della conservazione
______________________________________________
Il pacchetto di versamento
Pacchetto di archiviazione
Pacchetto di distribuzione
p rod u tt o re
storage
u te n te
Gli obblighi di legge
I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore delle nuove regole tecniche (11 aprile 2014) devono essere adeguati entro 36 mesi da tale data secondo un piano dettagliato che va allegato al manuale di conservazione in uso. Fino al completamento del passaggio possono essere applicate le previgenti regole tecniche.
Il Responsabile della conservazione valuta l’opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti.
Gli obblighi di legge
Il nuovo manuale della conservazione (art. 8 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013)
Esso illustra nel dettaglio:
l’organizzazione;
i soggetti coinvolti;
i ruoli svolti dagli stessi;
il modello di funzionamento;
la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate;
le misure di sicurezza adottate;
ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Il manuale di conservazione è un documento informatico predisposto dal responsabile della conservazione che ne cura anche l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Gli obblighi di legge
Il Responsabile della conservazione I criteri della scelta;
La forma della scelta;
Nuovo risalto alle competenze organizzative e professionali;
Ampliamento dell’autonomia e stretta collaborazione con altre figure determinanti in azienda: il responsabile della sicurezza e il responsabile dei dati personali;
Funzioni e responsabilità (art. 7 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013);
Il presidio del processo di conservazione;
Gli obblighi di legge
Il Responsabile della conservazione
La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della conservazione.
Il soggetto esterno pubblico o privato (persona fisica o giuridica) deve offrire idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Certificazione della conformità del processo di conservazione.
Gli effetti nel tempo del documento informatico conservato
«L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’articolo 21». (cfr. art. 20, comma 1.bis CAD).
«Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 20, comma 3 che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile…». (art. 21 comma 2 CAD).
Gli effetti nel tempo del documento informatico conservato
Art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale e le nuove regole
Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento;
b) l'integrità del documento;
c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
I documenti informatici di cui sia obbligatoria la conservazione devono essere «trattati» secondo le regole tecniche per poter raggiungere risultati ed effetti utili.
Gli effetti nel tempo del documento informatico conservato
Copie e duplicati informatici.
Novità dell’ultima ora: art. 4 del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 - Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti a fini tributari e fiscali.
Pacchetto di distribuzione e obblighi di esibizione.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La normativa anche regolamentare oggi vigente prevede per la fattura elettronica l’obbligo della conservazione digitale.
Art. 39, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972 e s.m.i.
I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati, nonché le fatture, le bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono essere conservati a norma dell'articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600. Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La normativa anche regolamentare oggi vigente prevede per la fattura elettronica l’obbligo della conservazione digitale.
Le tempistiche per l’inizio della conservazione.
Ai sensi dell’art. 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 il processo di conservazione è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del Decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto1994, n. 489 ovvero entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (non più 15 giorni come nell’abrogato DMEF del 23 gennaio 2004).
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La normativa anche regolamentare oggi vigente prevede per la fattura elettronica l’obbligo della conservazione digitale.
Gli obblighi di conservazione di cui all’art. 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 prevede:
il rispetto delle norme del codice civile (artt. 2214, 2219 e 2220 c.c.), delle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (art. 44 e relativo D.P.C.M. del 3 dicembre 2013) e le altre norme tributarie non espressamente abrogate e/o reinterpretate dal decreto riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
il corretto svolgimento del processo di conservazione con le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.
N.B. il processo di conservazione termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
L’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate è eliminato. Il contribuente comunicherà che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Ai sensi dell’art. 6 del novellato Decreto, il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) avviene mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica ed in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
In generale sulla corrispondenza aziendale:
L’imprenditore è tenuto a conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere ricevuti, dei telegrammi, nonché le copie delle lettere e dei telegrammi spediti.
Fatte salve le ulteriori ed eventuali esigenze di difendere un diritto in giudizio o di resistervi facendo valere le opposte ragioni di difesa. In questo caso si tiene conto dei termini prescrizionali all’uopo previsti dal legislatore.
Esse devono conservarsi per dieci anni e possono essere conservate sotto forma di registrazioni su supporti digitali, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La corrispondenza nella sua sostanza:
• Il legislatore stabilisce che la corrispondenza se rispetta requisiti di forma (sottoscrizione in primis) costituisce prova legale quanto meno per la sua provenienza.
Per il suo contenuto invece rimanda ad altri criteri
- La prova fino a querela di falso;
- Il contenuto confessorio della dichiarazione inserita nel documento;
- L’anteriorità del documento rispetto ad eventi definitivi che non consentono di smentirne il contenuto. L’opponibilità della data a terzi;
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La posta elettronica certificata risponde ai requisiti di sicurezza, integrità, immodificabilità e qualità richiesti dalla legge.
E in più:
La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del primo comma, sono opponibili a terzi se conformi alle disposizioni del Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentito il Digit Pa - ora Agenzia per l’Italia digitale- (art. 48 del Codice dell’amministrazione digitale).
Esempi: la fattura elettronica e la pec
La PEC è uno strumento di comunicazione telematica che si differenzia dalla posta elettronica ordinaria poiché permette di associare al messaggio la “prova legale” della sua spedizione e della sua ricezione da parte del destinatario.
Tentando un parallelismo con il cartaceo potremmo dire che la posta elettronica certificata sta alla lettera raccomandata con avviso di ricevimento come la posta elettronica sta alla lettera ordinaria.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
IL GESTORE MITTENTE
Il messaggio composto viene inviato prima al proprio gestore PEC, il quale, una volta identificato il mittente e svolti idonei controlli formali e di sicurezza, provvede a firmarlo digitalmente e ad inviarlo al gestore destinatario.
L’utente riceve, a tal punto, un MESSAGGIO DI RICEVUTA DI ACCETTAZIONE dal proprio gestore PEC = prova legale di spedizione del messaggio in quella data e in quell’ora, del contenuto del messaggio e dei suoi allegati nonché della sua riferibilità al soggetto mittente.
N.B. Le modalità e le possibilità di gestione della pec possono e devono essere oggetto di ponderate clausole contrattuali con il
gestore
Esempi: la fattura elettronica e la pec
IL GESTORE DESTINATARIO
A questo punto il gestore PEC destinatario prende in carico il messaggio e, fatti i dovuti controlli formali e di sicurezza, lo recapita nella casella di posta dell’utente destinatario.
Il mittente riceve, così, un MESSAGGIO DI RICEVUTA DI CONSEGNA (firmato digitalmente) dal gestore PEC destinatario = prova legale di ricezione (e non di lettura come nella posta cartacea) in quel preciso momento, di quel preciso messaggio e di quegli specifici allegati da parte del destinatario.
Esempi: la fattura elettronica e la pec
Il mittente quindi riceve via e-mail 2 “ricevute” che sono chiamate di accettazione e di avvenuta consegna. Queste due ricevute sono inviate rispettivamente dal gestore PEC del mittente e dal gestore PEC destinatario.
La ricevuta di accettazione
Attesta l’invio del messaggio.
Può essere utilizzata per dimostrare l’avvenuta spedizione nei casi in cui le norme richiedono che il documento sia spedito entro una certa data.
La ricevuta di avvenuta consegna
Attesta la ricezione del messaggio.
Può contenere le evidenze documentali che consentono di provare la consegna di un determinato documento al destinatario.
Queste ricevute quindi possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione (ed anche del contenuto del messaggio inviato)
Esempi: la fattura elettronica e la pec
Le informazioni di dettaglio delle ricevute possono essere diverse secondo che si opti per la ricevuta di avvenuta consegna completa, breve o sintetica:
In particolare: la ricevuta completa di avvenuta consegna contiene 1) data, oggetto e ora riportate anche in un documento strutturato secondo il formalismo Xml. A ciascuna trasmissione è apposto un riferimento temporale fornito dal servizio in formato leggibile dall’utente. Tale riferimento temporale è opponibile a terzi.
2) Il testo del messaggio originario completo, anche di eventuali allegati. Tale testo è firmato dal sistema informatico del gestore di posta elettronica certificata del destinatario che così ne assicura l’integrità.
N.B. la firma del gestore è una firma elettronica avanzata, generata automaticamente dal sistema e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrità e l’autenticità delle ricevute
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