VI. Il Sistema di Gestione per l’Ambiente.

VI. Il Sistema di Gestione per l’Ambiente.

La salvaguardia dell’ambiente naturale ha acquistato negli ultimi anni sempre maggiore importanza, nella convinzione che la necessità di limitare i danni, derivati da sovrasfruttamento delle risorse naturali e da inquinamento, diventi sempre più pressante. La continua ricerca di strumenti economici e tecnici efficaci in tal senso ne è dunque una diretta conseguenza. Negli ultimi decenni sono state molte le politiche volte al miglioramento del rapporto tra le imprese e l’ambiente, che sono state concepite ed attuate a livello internazionale. Alcune si sono dimostrate essere più efficaci, altre meno. Negli ultimi anni si è pensato di affiancare a strumenti di controllo impositivi, legati essenzialmente alla creazione di una normativa cogente, strumenti volontari che inducano le aziende a migliorare la propria posizione nei confronti dell’ambiente in maniera graduale e non impositiva.

Gli strumenti volontari di cui si è detto sono sostanzialmente costituiti dalle norme emesse dagli Enti di Normazione internazionali e nazionali.

Qualora un’organizzazione decida di tenere sotto controllo le proprie prestazioni ambientali, ha la necessità di definire uno strumento organizzativo, ovvero un sistema di gestione ambientale, che le permetta di agire nel modo prefissato dalla propria politica ambientale, con lo scopo di poter continuamente migliorare le proprie prestazioni ambientali.

A. Caratteristiche generali della famiglia UNI EN ISO 14000

La serie di norme ISO 14000 è stata sviluppata dal Comitato Tecnico 207 con lo scopo di promuovere un approccio comune nella gestione dell’ambiente e di aumentare la capacità delle organizzazioni nell’ottenere e misurare i miglioramenti nelle proprie performance ambientali. Queste norme sono riconosciute a livello internazionale e sono state realizzate per essere applicate ad organizzazioni di qualsiasi tipo e dimensione.[III]

La famiglia delle ISO 14000 si compone di un insieme di norme, che coprono sei aree:

1. Sistemi di Gestione Ambientale;

2. Auditing ambientale;

3. Valutazione della performance ambientale;

4. Etichettatura ambientale;

5. Valutazione del ciclo di vita dei prodotti;

6. Valutazione degli aspetti ambientali negli standard di produzione.

Le norme sono di due tipi, “Linee Guida” e “Specificazioni”:

• Le Linee Guida sono documenti descrittivi che illustrano i concetti fondamentali della Gestione Ambientale, definiscono i termini chiave e forniscono una guida volontaria su come strutturare uno specifico sistema per un particolare processo od attività;

• Le Specificazioni forniscono gli elementi necessari alle organizzazioni per ottenere la certificazione.

B. La Norma ISO14001:1996 “Sistemi di gestione ambientale.

Requisiti e guida per l'uso”

La norma internazionale, volontaria, che definisce i requisiti per l’attuazione, in un’organizzazione, di un sistema di gestione ambientale, volto a migliorarne le prestazioni ambientali, è la UNI EN ISO 14001:1996.

La presente norma internazionale specifica i requisiti di un tale sistema di gestione am- bientale. E’ stata redatta in modo da essere applicata ad organizzazioni di ogni tipo e dimensione e si adatta alle differenti situazioni geografiche, culturali e sociali.

L'approccio di base seguito dalla norma e rappresentato nella Figura 2 [

].

II successo del sistema dipende dall'impegno e dal coinvolgimento di tutti i livelli e di tutte le funzioni dell'organizzazione e specialmente del livello più elevato, l'alta direzione.

Un sistema di questo genere permette a ciascun’organizzazione di predisporre le procedure per definire la politica ambientale e gli obiettivi, e di verificarne l'efficacia, per ottemperare a quanto stabilito e dimostrarne ai terzi la conformità.

Il fine ultimo della presente norma internazionale e di contribuire alla protezione dell'ambiente e alla prevenzione dell'inquinamento in modo coerente con le necessità dei contesti socio-economici. Si dovrebbe notare che i requisiti della presente norma possono essere affrontati simultaneamente e possono essere sottoposti a revisione in ogni momento.

La gestione ambientale coinvolge un'ampia serie d’argomenti che comprendono anche implicazioni di tipo strategico e competitivo. Dimostrare di aver correttamente applicato la presente norma internazionale può essere utilizzato da una organizzazione per assicurare alle parti interessate che e stato introdotto un appropriato sistema di gestione ambientale.

La presente norma contiene solamente i requisiti che possono oggettivamente essere ri- levati ai fini di una certificazione/registrazione e/o auto-dichiarazione.

Politica ambientale Miglioramento

continuo

Attuazione e funzionamento

Pianificazione Controlli e

azioni correttive Riesame

della direzione

Figura 2 – Modello del sistema di gestione ambientale (EMS)

E’ opportuno notare che la presente norma non stabilisce requisiti assoluti in materia di prestazione ambientale al di fuori dell'impegno, nella politica, di essere conformi alla legislazione e ai regolamenti applicabili e al principio dei miglioramento continuo.

Pertanto due organizzazioni con attività similari, ma con differenti prestazioni ambientali, possono entrambe essere conformi a questi requisiti.

Adottare e mettere sistematicamente in opera un insieme di tecniche di gestione ambientale può contribuire ad ottenere risultati ottimizzati a beneficio di tutte le parti interessate. Tuttavia la sola adozione della presente norma internazionale non può garantire risultati ottimali per l'ambiente. Per raggiungere gli obiettivi ambientali, il sistema di gestione ambientale dovrebbe incoraggiare le organizzazioni a considerare l'impiego della miglior tecnologia disponibile, purché appropriata ed economicamente attuabile. In aggiunta dovrebbe essere attentamente valutato il rapporto costo beneficio derivante dall'applicazione di tale tecnologia.

La presente norma internazionale non ha lo scopo di affrontare la gestione della sicurezza e dell'igiene del lavoro e non contiene alcuna prescrizione su tali argomenti;

tuttavia non intende scoraggiare alcun’organizzazione dallo sviluppare l'integrazione di questi aspetti dei sistema di gestione. Va precisato in ogni modo che il processo di certificazione/registrazione sarà riferito solamente agli aspetti collegati al sistema di gestione ambientale.

La norma internazionale condivide i principi generali del sistema di gestione con le norme del sistema della qualità, serie ISO 9000. Le organizzazioni possono scegliere di utilizzare un sistema gestionale gia esistente conforme alla serie ISO 9000 come base del loro sistema di gestione ambientale.

C. Struttura della Norma ISO14001:1996

1. Analisi Ambientale Iniziale

L’appendice A.3 “Pianificazione ambientale” della norma UNI EN ISO 14001:1996,

nel punto A.3.1 “aspetti ambientali”, prevede l’analisi ambientale iniziale per quelle

organizzazioni che non hanno alcuna procedura attiva per l’identificazione degli aspetti

ambientali e la valutazione di significatività degli stessi correlati alle attività, prodotti e servizi.

L’analisi ambientale iniziale è necessaria per l’organizzazione affinché la stessa venga a conoscenza della propria posizione nei confronti dell’ambiente.

L’analisi ambientale iniziale permette all’organizzazione di conseguire due obiettivi:

1. Individuare gli aspetti ambientali correlati alle proprie attività, prodotti e servizi.

2. Valutare quali aspetti ambientali risultano più significativi, in base ai quali fissare gli obiettivi di miglioramento.

E’ bene sottolineare che l’Analisi Ambientale Iniziale è richiesta obbligatoriamente dal Regolamento Europeo (Reg. CEE1836/93 “EMAS”) e quindi si configura come un documento necessario per l’ottenimento della registrazione e come un documento

“facoltativo” per la norma UNI EN ISO 14001:1996, che la richiede nel caso in cui l’organizzazione non abbia attuato alcun sistema di gestione ambientale e deve quindi stabilire la propria attuale posizione in rapporto all’ambiente.

Tale analisi risulta essere quindi un documento fondamentale per il raggiungimento della certificazione ambientale secondo lo standard ISO 14000 e un documento obbligatorio per il Sito secondo il Regolamento europeo EMAS.

L’analisi ambientale dovrebbe prendere in considerazione i seguenti aspetti:

1. Valutazione, controllo e riduzione delle incidenze dell’attività in questione sulle varie componenti dell’ambiente.

2. Gestione, risparmio e scelte energetiche.

3. Gestione, risparmio, scelta e trasporto delle materie prime; gestione e risparmio dell’acqua.

4. Riduzione, riciclaggio, riutilizzazione, trasporto e smaltimento dei rifiuti.

5. Valutazione, controllo e riduzione del rumore all’interno e all’esterno dello stabilimento.

6. Scelta dei nuovi processi di produzione e modifiche dei processi di produzione.

7. Gestione dei prodotti (progettazione, imballaggio, trasporto, uso e smaltimento).

8. Efficienza e prassi ambientali d’appaltatori, subappaltatori e fornitori.

9. Prevenzione e riduzione degli incidenti ambientali.

10. Definizione d’apposite procedure di emergenza qualora si verifichino incidenti

ambientali.

11. Informazione e formazione del personale riguardo ai problemi ambientali.

12. Informazione esterna riguardo ai problemi ambientali.”

Le fasi operative, per una corretta conduzione dell’analisi ambientale iniziale, dovrebbero coprire quattro aree principali:

1. Identificazione dello scenario ambientale e degli aspetti ambientali significativi;

2. Prescrizioni di legge e di regolamento;

3. Individuazione delle procedure e delle prassi esistenti in campo ambientale;

4. Analisi delle situazioni anomale o d’emergenza ambientale verificatesi nel passato.

2. Politica ambientale (COMMITMENT)

La politica ambientale rappresenta il documento cardine del sistema di gestione ambientale con cui l’Alta Direzione si impegna ufficialmente (commitment) nel definire il senso di marcia e i principi d’azione che permettono l’attuazione e il mantenimento del sistema di gestione ambientale.

Nella Politica Ambientale l’alta direzione deve innanzitutto includere un suo impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dell’inquinamento, nonché, requisito fondamentale, un costante impegno ad essere conforme alla legislazione e regolamentazione ambientale applicabile alle attività, prodotti e servizi dell’organizzazione.

Il concetto di miglioramento continuo è fondato sull’applicazione del processo dinamico e ciclico del “Plan – Do – Check - Act”, che l’ISO 14001:1996 affronta e propone.

Il modello è conosciuto anche come “spirale del miglioramento continuo”, intendendo così figurativamente che, terminato un ciclo Plan – Do – Check - Act, l’organizzazione che avrà correttamente applicato i principi della norma, si troverà in una porzione di spirale situata un gradino più in alto e ciò vuol dire migliorare costantemente il proprio sistema di gestione ambientale, secondo i criteri di prestazione determinati dall’organizzazione stessa.

La norma UNI EN ISO 14001:1996 ha introdotto il concetto di prevenzione

dell’inquinamento, concetto che può essere messo in pratica attraverso operazioni di

riduzione, recupero, riciclaggio, sostituzione di materiali, diminuzione o azzeramento degli sprechi, sviluppo di una maggiore consapevolezza ambientale da parte dei dipendenti, progettazione che consideri la riduzione dei carichi ambientali nel corso della produzione, dell’utilizzo e dello smaltimento del prodotto.

L’impegno a prevenire l’inquinamento deve essere presente nella politica ambientale dell’organizzazione, impegno che poi deve essere tradotto in obiettivi specifici e traguardi misurabili.

Nella politica ambientale deve essere espresso l’impegno dell’alta direzione ad essere conformi alla legislazione e alla regolamentazione ambientale applicabile.

Oltre ai requisiti di contenuto, la norma UNI EN ISO 14001:1996 definisce delle condizioni al contorno da rispettare per la definizione della politica:

• La politica ambientale deve essere appropriata alla dimensione, alla natura e agli impatti ambientali delle attività, dei prodotti e servizi dell’organizzazione.

• La politica ambientale deve fornire gli elementi di riferimento per poter definire e riesaminare obiettivi e traguardi ambientali dell’organizzazione.

La norma prevede inoltre che:

• La politica ambientale deve essere documentata, messa costantemente in pratica e diffusa a tutto il personale.

• La politica ambientale deve essere disponibile al pubblico.

La norma non richiede all’organizzazione di divulgare la politica ambientale al pubblico (quindi a tutte le parti esterne interessate, come popolazione circostante, pubbliche autorità, clienti, fornitori), ma semplicemente di non negarne la consultazione a chiunque ne faccia richiesta.

3. Pianificazione (PLAN)

La pianificazione prevede per la sua attuazione le seguenti attività:

• Aspetti ambientali;

• Prescrizioni legali e similari;

• Obiettivi e traguardi;

• Programma/i di gestione ambientale.

Il punto 4.3 relativo alla Pianificazione permette di definire una serie di attività che permettono all’organizzazione di conoscere la propria posizione nei confronti dell’ambiente e di adottare tutte le azioni e le misure necessarie per migliorare le proprie prestazioni ambientali.

Aspetti ambientali

La norma UNI EN ISO 14001:1996 pone una particolare attenzione all’interazione che l’organizzazione ha con l’ambiente circostante. La norma definisce in modo preciso e rigoroso l’aspetto ambientale e l’impatto ambientale, intendendo per aspetto ambientale ogni elemento di un’attività, prodotto o servizio di un’organizzazione che può interagire con l’ambiente e per impatto ambientale una qualunque modificazione dell’ambiente, negativa o benefica, totale o parziale, conseguente ad attività, prodotti o servizi di un’organizzazione.

Un aspetto ambientale si classifica come significativo quando a quell’aspetto sono correlati uno o più impatti ambientali significativi.

La relazione esistente tra aspetto ed impatto è quella di causa ed effetto, in cui con l’aspetto s’identifica la causa mentre con l’impatto s’identifica l’effetto.

Un punto cruciale nel rapporto tra l’aspetto e l’impatto ambientale è che, mentre il primo s’identifica, il secondo deve essere valutato.

La norma UNI EN ISO 14001:1996 non suggerisce una precisa metodologia per valutare la significatività degli impatti ambientali.

La linea guida UNI ISO 14004:1996 suggerisce un metodo di identificazione degli aspetti ambientali e una valutazione degli impatti ambientali come un processo che si articola in quattro fasi:

Fase 1: Individuazione del campo di ricerca che consiste nella scelta dell’attività, del prodotto o del servizio dell’organizzazione in cui si vuole verificare la presenza o meno di aspetti ambientali;

Fase 2: Identificazione degli aspetti ambientali correlati all’attività, al prodotto o al servizio precedentemente scelto;

Fase 3: Identificazione degli impatti ambientali conseguenti agli aspetti ambientali identificati;

Fase 4: Valutazione della significatività dell’impatto ambientale.

Prescrizioni legali e altre

Per essere conformi al punto 4.3.2 “Prescrizioni legali e altre”, non è sufficiente dimostrare di archiviare tutte le Gazzette Ufficiali emanate per esempio negli ultimi tre anni, o essere abbonati ad una rivista specializzata in campo di legislazione ambientale, ma si deve elaborare una procedura che permetta di individuare quali siano le leggi da rispettare in base alle attività, prodotti e servizi dell’organizzazione, ed una volta individuate tali leggi, assicurarsi che siano trasmesse ai responsabili delle singole attività, prodotti e servizi con un riscontro oggettivo dell’avvenuta trasmissione.

E’ necessario a questo punto che ciascun responsabile d’area o di settore verifichi il rispetto o meno della legge informando il responsabile del sistema di gestione ambientale. Capita, infatti, che una nuova legge adotti dei limiti d’emissione più restrittivi dei precedenti, è quindi d’obbligo che la Direzione sappia il prima possibile come la propria attività si pone nei confronti di tali limiti, in modo da poter pianificare per tempo gli interventi impiantistici del caso.

Affinché si possa dimostrare di applicare nella realtà ciò che è stato detto in precedenza, devono essere elaborati opportuni strumenti di supporto alla procedura, che dimostrino oggettivamente la conformità alla norma.

Obiettivi e traguardi

E’ d’obbligo sottolineare la sottile differenza esistente tra obiettivo e traguardo.

L’obiettivo ambientale indica il fine ultimo ambientale complessivo ed è di carattere generale derivando direttamente dalla politica ambientale. L’obiettivo deve essere specifico.

Il traguardo ambientale, invece, è un dettagliato impegno di prestazione quantificata, riferita ad una parte o all’insieme di un’organizzazione, derivante direttamente dagli obiettivi ambientali.

Il traguardo ambientale deve essere misurabile e quindi deve essere quantificato.

La norma ISO 14001:1996 non fissa dei requisiti assoluti in materia di prestazione

ambientale, ma richiede che l’organizzazione agisca in favore dell’ambiente con un

impegno costante ad essere conforme alla sua Politica Ambientale, alla legislazione

vigente, ai regolamenti applicabili, ai punti della norma e al principio del miglioramento

continuo.

L’impegno al miglioramento continuo deve essere dimostrato dall’organizzazione tramite appunto gli obiettivi e i traguardi ambientali.

Gli obiettivi e i traguardi ambientali sono fissati di norma per la prima volta dopo l’analisi ambientale iniziale e in seguito dopo il riesame della Direzione.

Nel definire gli obiettivi e specificare i traguardi l’organizzazione dovrebbe tener conto di aspetti quali:

• la politica ambientale fissata dalla Direzione;

• le conclusioni dell’analisi ambientale iniziale o degli audit ambientali;

• le priorità d’intervento;

• le registrazioni e le misure;

• le relazioni tecniche del responsabile di produzione o di reparto;

• le prescrizioni legali e altre;

• le risorse economiche dell’organizzazione;

• le risorse umane disponibili (preparazione del personale);

• tempi previsti per il raggiungimento dell’obiettivo.

Di norma gli obiettivi e i traguardi sono decisi dal Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale in collaborazione con il responsabile di produzione e/o con i responsabili di reparto, e in un secondo momento, approvati dalla Direzione, che deve garantire la coerenza con la sua Politica ambientale e l’impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dell’inquinamento.

Dopo aver definito gli obiettivi e specificato i traguardi ambientali, l’organizzazione deve individuare degli strumenti che permettano di verificare se le azioni intraprese possano raggiungere o meno quanto prefissato. Tali strumenti possono ad esempio essere rappresentati da opportuni Indicatori di Performance Ambientale (IPA) e da adeguati strumenti di misura in modo da costituire un sistema di valutazione della propria prestazione ambientale.

Programma/i di gestione ambientale

Un programma di gestione ambientale dovrebbe riportate informazioni quali:

1. La politica ambientale;

2. L’obiettivo definito e il traguardo specificato;

3. La soluzione scelta per il raggiungimento dell’obiettivo e del traguardo;

4. Il/i responsabile/i;

5. Le azioni previste;

6. Le modalità di esecuzione;

7. Le risorse necessarie;

8. I tempi di realizzo.

Un programma ambientale, per essere completo ed esauriente, deve rispondere con precisione alle seguenti domande:

• Chi fa?

• Che cosa fa?

• Come?

• Quanto?

• Quando?

Il riesame del programma ambientale deve essere attivato ogni volta che:

• Non si migliora nella misura preventivata;

• Non si ha il rispetto dei tempi preventivati;

• Non si ha il rispetto degli investimenti preventivati;

• Ogni mutamento della realtà aziendale che ostacola la realizzazione del programma ambientale.

Il riesame ha lo scopo di individuare le cause dell’inadeguatezza del programma ambientale intervenendo di conseguenza per correggere il programma di gestione ambientale.

4. Attuazione e funzionamento (DO)

La fase realizzativa del Sistema di Gestione Ambientale è rappresentata dal punto 4.4 della norma UNI EN ISO 14001:1996 “Attuazione e funzionamento”.

Affinché il sistema di gestione ambientale sia correttamente implementato e sviluppato

nel tempo, l’organizzazione dovrebbe sia sviluppare specifiche competenze sia

meccanismi di supporto per l’attuazione della politica e per il raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi ambientali.

Tra le competenze e conoscenze da acquisire vanno annoverati i seguenti aspetti e requisiti, così come richiesti dall’ISO 14001:1996:

• Struttura e responsabilità

• Formazione, sensibilizzazione e competenze

Le azioni di sostegno necessarie all’efficace funzionamento del sistema di gestione ambientale comprendono:

• Comunicazione

• Documentazione del sistema di gestione ambientale

• Controllo della documentazione

• Controllo operativo

• Preparazione alle emergenze e risposta Struttura e responsabilità

La prima azione per essere conformi a tale punto dovrebbe essere la designazione del rappresentante della direzione (che potremmo definire responsabile di gestione ambientale o manager ambientale) che si interfacci con i più alti livelli direzionali, ma che nello stesso tempo abbia familiarità con i processi aziendali e con i maggiori problemi ad esso relativi. Dovrebbero essere approntati e mantenuti aggiornati dei mansionari, specialmente in relazione agli obiettivi e ai traguardi stabiliti dall’organizzazione.

In merito alla definizione del rappresentante della direzione nel ruolo di Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale (RSGA), deve essere posta un’attenzione particolare all’integrazione della “funzione ambientale” all’interno della struttura esistente, in modo che tale funzione sia efficacemente coinvolta da tutte le funzioni dell’organizzazione direttamente coinvolte nell’implementazione del sistema (assicurazione e gestione della qualità, produzione, risorse umane, ecc...).

Affinché siano chiari a tutti i componenti dell’organizzazione, i ruoli e le responsabilità

di ciascuno, sarà utile elaborare un organigramma o una tabella e comunicare

effettivamente tali ruoli e responsabilità a tutti i componenti dell’organizzazione. Il

principale obiettivo è di evitare confusioni e inutili perdite di tempo, poiché ognuno saprà a chi rivolgersi relativamente a un determinato problema. Ogni componente dell’organizzazione dovrà avere, infine, una chiara visione delle proprie responsabilità relativamente agli elementi chiave del sistema, così da essere in grado di riferire quello che sta facendo all’interno dell’intera struttura organizzativa del sistema di gestione ambientale.

Formazione, sensibilizzazione e competenze

L’organizzazione dovrebbe individuare il proprio personale che esegue operazioni che potrebbero provocare impatti significativi sull’ambiente per verificare la loro preparazione e competenza in campo. Tale personale dovrebbe essere adeguatamente formato e addestrato o, comunque, possedere un’adeguata esperienza nel settore.

Oltre alla necessaria attività formativa e addestrativa, l’organizzazione dovrebbe rivolgere particolare attenzione alle modalità di sensibilizzazione dei propri dipendenti, assicurandosi che questi abbiano compreso l’importanza della realizzazione dei principi espressi nella politica ambientale e le loro responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi e traguardi ambientali prefissati dall’organizzazione.

L’organizzazione dovrebbe preoccuparsi che tutto il personale sia cosciente dei danni ambientali che un suo comportamento non conforme alle procedure operative dell’organizzazione potrebbe comportare, oltre alla consapevolezza dei benefici che può apportare un comportamento responsabile e in linea con il sistema di gestione ambientale dell’organizzazione.

In sintesi l’organizzazione dovrebbe preoccuparsi di due aree ben precise:

• Formazione ambientale (incluse le attività di addestramento) per i dipendenti il cui lavoro possa provocare significativi impatti ambientali;

• Sensibilizzazione sull’importanza del Sistema di Gestione Ambientale, sulla rilevanza della performance individuale di ogni dipendente e, infine, sull’importanza della conformità alle procedure operative e ai requisiti di legge.

Affinché l’attività formativa, addestrativa e sensibilizzativa sia adeguata alla realtà

ambientale, l’organizzazione dovrebbe identificare i propri aspetti ambientali

significativi. Si presume che questo stadio sia già patrimonio dell’organizzazione, trattandosi di uno dei requisiti afferenti alla fase di pianificazione del SGA

.

Successivamente l’organizzazione dovrebbe identificare tutti i dipendenti il cui lavoro può causare impatti ambientali significativi. Questo non può prescindere dall’analisi delle attività associate con gli aspetti ambientali significativi in precedenza individuati.

L’organizzazione in tal modo è in grado di identificare le attività per le quali si necessita una formazione mirata alla creazione di specifiche competenze ambientali e un addestramento per avere sotto controllo gli impatti sull’ambiente.

La fase successiva consiste nella pianificazione dell’attività di formazione di addestramento tramite opportuni piani di formazione e/o di addestramento semestrali o annuali. Operativamente è di solito conveniente organizzare l’addestramento in squadre, mentre per i neoassunti sarà opportuna una iniziale formazione singola.

Il grado e lo scopo finale dell’addestramento dipenderanno ovviamente dalle specifiche funzioni lavorative di ognuno.

L’organizzazione deve preoccuparsi anche della registrazione di tali attività, per avere un riscontro oggettivo dell’attività svolta.

I piani di formazione dovrebbero essere soggetti a periodici riesami e aggiornamenti, anche tenendo conto dei risultati della valutazione, dell’emanazione di nuove leggi, del mutamento di obiettivi, traguardi ambientali e di business dell’organizzazione.

La sensibilizzazione del personale, anche non direttamente coinvolto all’interno del Sistema di Gestione Ambientale, può essere costituito ancora una volta da corsi di formazione che riescano a far luce sul senso dell’introduzione di un SGA conforme alla ISO 14001:1996, sulle motivazioni dell’organizzazione, sui vantaggi che un comportamento ambientalmente responsabile avrà sulla qualità della vita dei dipendenti stessi e delle generazioni future, sulle responsabilità di ogni componente del personale nel raggiungimento degli obiettivi, dei traguardi e in generale sulla politica ambientale dell’organizzazione.

Comunicazione

Per garantire una comunicazione efficace sia internamente che esternamente all’organizzazione si ricordi di:

2

Sistema di Gestione Ambientale

• Mantenere sempre aperti due canali di informazione e di comunicazione: uno di

“andata” e uno di “ritorno”.

• Trasmettere l’informazione in modo comprensibile, assicurandosi che sia stata recepita nel modo giusto.

• Trasmettere solo informazioni verificabili ed approvate da un responsabile.

• Trasmettere l’informazione in modo coerente nel tempo (tra periodi diversi) e nello spazio (ad esempio tra diversi stabilimenti), utilizzando, ad esempio, gli stessi indicatori relativamente a un determinato aspetto ambientale; per la comunicazione esterna affidare l’incarico a una sola persona o comunque definire bene i ruoli e le responsabilità.

• Comunicare con regolarità le prestazioni dell’organizzazione e i traguardi raggiunti.

• Incominciare sin dal principio a coinvolgere i diretti interessati e non attendere che il sistema sia già implementato: questo vale tanto per il personale interno che per gli interlocutori esterni.

• Fissare degli obiettivi per la comunicazione, cioè decidere cosa si vuole ottenere con la comunicazione: questo aiuterà a fornire la giusta dose di informazioni, senza tediare troppo le persone, evitando inutili perdite di tempo e centrando il bersaglio.

• Indirizzare l’informazione: nel fissare gli obiettivi definire “a chi” e “che cosa”

comunicare.

La comunicazione interna dev’essere garantita tanto verticalmente (cioè tra livelli gerarchicamente diversi) che orizzontalmente (cioè tra livelli di pari grado funzionale, tra e con funzioni in staff).

La comunicazione esterna riguarda clienti, associazioni varie, popolazione, pubblica amministrazione, enti pubblici, fornitori, organismi di certificazione, società di consulenza e formazione, assicurazioni, banche, media.

In ogni caso la ISO 14001:1996 richiede all’organizzazione di avere procedure per:

• Ricevere

• Documentare

• Rispondere

alle richieste rilevanti provenienti dalle parti interessate esterne riguardanti gli aspetti ambientali significativi e il sistema di gestione ambientale.

Per implementare una o più procedure sarà bene designare un singolo punto di contatto all’interno dell’organizzazione (ad es. il responsabile S.G.A.) con l’autorità di ricevere e rispondere alle richieste e ai reclami provenienti dai soggetti esterni.

Oltre alla comunicazione “passiva”, intesa come risposta alle richieste, l’organizzazione può decidere di intraprendere delle strade di comunicazione “attiva” (di propria spontanea volontà), ad esempio attraverso:

• Annunci sui media

• Convegni

• Numero verde per reclami e informazioni

• Partecipazione ad associazioni varie

• Giornate di fabbrica aperta per le scuole e la popolazione

• Pubblicazioni delle associazioni industriali

• Pubblicità

• Rapporti annuali

• Pagine Web

• Fiere

• Riviste

• Interventi in corsi di formazione

Documentazione del sistema di gestione ambientale

Il tipico “corpus” documentale di un SGA secondo la ISO 14001:1996 consiste in 4 livelli di documenti disposti a piramide a simboleggiare il livello di dettaglio, il grado di specificità e di know-how dell’organizzazione, come riportato nella Figura 3:

La documentazione necessaria affinché il sistema sia efficace, sia conforme alla norma

e funzioni, viene stabilita dall’organizzazione tenendo conto del fatto che la regola

migliore è avere il minor quantitativo di carta. Si ricordi che scrivere più del necessario

non è garanzia di migliore chiarezza, anzi, a volte può essere d’ostacolo, in quanto è

difficile mantenere aggiornati documenti che di fatto sono ridondanti e quindi spesso

non consultabili.

D’altro canto, in assenza di documentazione formale, l’auditor, per avere una visione chiara ed esauriente delle procedure ed attività interne, sarà costretto a condurre audit più prolungati ed evidentemente più costosi.

Il grado di dettaglio della documentazione dovrebbe soltanto essere sufficiente per descrivere gli elementi fondamentali del sistema di gestione ambientale. Naturalmente, nello specifico, la complessità e l’estensione della documentazione dipenderanno da dimensione, complessità e significatività degli aspetti ambientali dell’organizzazione oltre che, eventualmente, dalla possibilità d’integrazione del Sistema di Gestione Ambientale con altri elementi del sistema generale di gestione dell’organizzazione.

Sebbene la norma UNI EN ISO 14001:1996 non richieda esplicitamente l’utilizzo di un manuale per il SGA, a differenza delle ISO 9000, sicuramente è il modo più pratico, almeno fino ad oggi conosciuto, per soddisfare il presente requisito della norma, in relazione alla gestione della documentazione in toto. Informazioni addizionali e maggiormente dettagliate dovrebbero essere espresse all’interno di procedure (alle quali si farà riferimento nelle varie sezioni del manuale) e in seno a istruzioni operative (dette anche istruzioni di lavoro).

Controllo della documentazione

L’organizzazione deve attuare una o più procedure che garantiscano il controllo della documentazione del sistema di gestione ambientale, permettendo che:

1. Tutti i documenti siano facilmente localizzabili;

MANUALE PROCEDURE

ISTRUZIONI OPERATIVE REGISTRAZIONI

a) Aumenta il grado di dettaglio b) Aumenta il

numero di pagine c) Aumenta il

livello di segretezza

Figura 3 - “Corpus” documentale di un SGA

2. Tutti i documenti siano sottoposti a periodico riesame, siano revisionati qualora se ne presenti la necessità, e ne sia approvato l’utilizzo da parte di personale autorizzato;

3. Copie aggiornate dei documenti siano disponibili in tutti i luoghi in cui il loro utilizzo è necessario al corretto funzionamento del SGA;

4. Le copie superate siano ritirate il prima possibile tanto dai centri di emissione, quanto da quelli di utilizzo.

Deve essere possibile identificare tutti i documenti superati, che l’organizzazione ha deciso di archiviare per motivi legali e/o per documentazione.

La documentazione deve, inoltre, risultare leggibile, facilmente identificabile, riportare le date di revisione, essere disposta in modo ordinato e deve esserne fissato il periodo di archiviazione.

Bisogna definire e mantenere attive procedure e responsabilità per l’emissione e la modifica dei documenti del sistema di gestione ambientale.

Generalmente la prima procedura da definire ed emettere è proprio la procedura per il controllo della documentazione, visto che da essa dipende in modo determinante tutta la gestione della documentazione del Sistema di Gestione Ambientale.

In base ai requisiti del punto 4.4.5 della ISO 14001:1996 una procedura per il controllo dei documenti dovrebbe trattare almeno i seguenti argomenti:

• Identificazione dei documenti.

• Struttura dei documenti.

• Emissione dei documenti.

• Modifiche ai documenti.

• Distribuzione e ritiro.

• Conservazione e archiviazione.

Controllo operativo

Il Controllo Operativo equivale alla pianificazione dell’insieme delle attività di

monitoraggio, controllo e regolazione tale da impedire il non rispetto di parametri

ottimali per la conduzione del processo che potrebbero portare, ad esempio, al

superamento dei limiti di emissioni o il verificarsi di non-conformità rispetto alla

politica ambientale aziendale fissata dalla Direzione.

Similmente ai Sistemi di assicurazione della Qualità, il controllo operativo può essere comparato all’insieme di controlli (statistici, a campione, in continuo) che sono adottati dopo ogni fase di lavorazione di un prodotto e che consentono di garantire le sue caratteristiche dimensionali, funzionali e qualitative.

Nel Sistema di Gestione Ambientale, l’organizzazione deve considerare il “parametro ambiente” di un prodotto e non solo le sue caratteristiche fisico - dimensionali, quindi i controlli e le modalità lavorative devono mirare a minimizzare l’impatto ambientale.

La differenza principale tra il Modello di Assicurazione della Qualità e il Sistema di Gestione Ambientale, è che attualmente sono pressoché inesistenti documenti contrattuali, fissati dal Cliente, che prevedano controlli operativi ambientali, cioè che fissino un livello di impatto ambientale, misurabile con opportuni parametri, per esempio con gli indicatori di performance ambientali per la produzione di un prodotto.

Un’organizzazione dovrebbe inizialmente preoccuparsi ad attuare ed affinare quelle procedure che assicurano la conformità alle leggi, come pure definire per ogni attività i parametri che devono essere rispettati affinché il processo o l’impianto siano condotti nelle condizioni ottimali, permettendo così di ottenere la massima efficienza.

I controlli operativi costituiscono, quindi, tutte le procedure e le istruzioni operative di cui l’organizzazione ha bisogno per attuare i principi enunciati nella politica e per raggiungere gli obiettivi e i traguardi ambientali prefissati.

Le procedure per il controllo operativo dovrebbero abbracciare tutte le attività e le operazioni associate con gli aspetti ambientali significativi dell’organizzazione, con l’obiettivo finale di:

• Definire le modalità di esecuzione dell’attività sia da parte degli addetti dell’organizzazione che da terzi che agiscono per suo conto per tutte quelle situazioni in cui la loro mancanza potrebbe portare a violazioni della politica ambientale o alla violazione della legislazione;

• Definire procedure relative agli acquisti e agli appalti, per garantire che i fornitori e coloro che agiscono per conto dell’organizzazione si conformino alla politica ambientale della stessa, per la parte di loro pertinenza;

• Sorvegliare e controllare caratteristiche significative del processo (ad esempio flussi di effluenti ed eliminazione dei rifiuti);

• Individuare e documentare l’informazione da ottenere relativa alla sorveglianza;

• Determinare e documentare i criteri di accettabilità e gli interventi da compiere se i risultati non sono soddisfacenti;

• Valutare e documentare la validità delle informazioni relative alla sorveglianza precedentemente ottenute, una volta constatato la deficienza dei sistemi di sorveglianza.

L’organizzazione dovrà quindi identificare tutte le attività che possono presentare delle situazioni nelle quali l’assenza di controlli operativi può portare a non conformità dalla politica, dagli obiettivi e dai traguardi. Questo può essere fatto servendosi ad esempio di audit, interviste, riesami, FMEA, brainstorming, diagramma di Ishikawa.

Le operazioni e le attività da prendere in considerazione a seconda degli aspetti ritenuti significativi, possono riguardare praticamente tutti i reparti di un’organizzazione, come progettazione, ricerca e sviluppo, acquisti, marketing, produzione, magazzino e movimentazione materie prime e prodotti finiti, laboratori, assistenza, ecc.

Preparazione alle emergenze e risposta

L’organizzazione dovrebbe individuare quali potrebbero essere i potenziali incidenti e/o le situazioni di emergenza, in relazione sia al proprio processo produttivo sia in base alla zona in cui si è insediata.

Sebbene la norma si riferisca a incidenti e/o a emergenze ambientali quali:

• Emissioni accidentali in atmosfera;

• Scarichi accidentali;

• Spandimento accidentale di sostanze pericolose;

• Effetti specifici sull’ambiente e sull’ecosistema di rilasci accidentali,

è consigliabile che le procedure e le istruzioni operative siano elaborate e sviluppate all’interno della valutazione dei rischi previsto dai DD. Lgs. 626/94 e 242/96, in quanto vi sono emergenze, come gli incendi o lo spandimento di sostanze pericolose, che sono classificate come emergenze ambientali, ma che comunque rientrano nella legislazione per la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.

Le emergenze si possono classificare in base alla loro origine:

• Emergenze per cause naturali, appartengono a questa categoria tutte quelle

emergenze che derivano da situazioni eccezionali della natura, che data la loro

caratteristica di eccezionalità, rendono i loro effetti di difficile valutazione come:

• Emergenza per inondazione;

• Emergenza dovuta a terremoto;

• Emergenza per tromba d’aria;

• Emergenza dovuta a fulmini.

• Emergenze di origine tecnica o di processo: un’emergenza i cui effetti si possono prevedere e quindi permettere un intervento tempestivo per ridurre al minimo i loro effetti.

Nella risposta delle emergenze, riveste un’importanza notevole l’addestramento del personale, che dovrebbe consistere non solo in una formazione teorica sulla sicurezza o sulla risposta alle emergenze, ma anche in simulazioni reali delle situazioni che si potrebbero presentare.

La rapidità di risposta alle emergenze, che siano o non siano di tipo ambientale, è direttamente proporzionale alla conoscenza delle azioni da intraprendere.

Risposta alle emergenze vuol dire anche sapere chi avvertire in caso di accadimento di tale situazione. Si suggerisce quindi di apporre in tutte le postazioni telefoniche i numeri degli organi di pronto intervento, quali vigili del fuoco, carabinieri, ospedale, centro veleni, etc.

Nel caso di emergenze ambientali l’organizzazione deve sapere anche come comportarsi nei confronti dell’Autorità Pubblica. Un esempio può essere il caso di superamento dei limiti per le emissioni in atmosfera: l’organizzazione oltre ad attivarsi per rientrare nel rispetto della legge nel minor tempo possibile, deve avvertire le Autorità Competenti dell’incidente, come previsto dalla legislazione vigente. In tal modo si evita di peggiorare ulteriormente la situazione rischiando una diffida o, peggio, una revoca dell’autorizzazione.

5. Controlli e Azioni correttive (CHECK)

Il punto 4.5 della norma ISO 14001:1996 “controlli e azioni correttive” si compone di quattro sotto punti:

1. Sorveglianza e misurazioni;

2. Non-conformità, azione correttive e preventive;

3. Registrazioni;

4. Audit del sistema di gestione ambientale.

La conformità al punto 4.5 significa aver definito una serie di controlli, misurazioni e registrazioni che permettano di tenere sotto costante controllo gli aspetti ambientali significativi e l’evoluzione del sistema di gestione ambientale. Tale attività deve permettere l’individuazione degli eventuali scostamenti dalla legislazione vigente, dalla politica ambientale, dagli obiettivi e dai traguardi ambientali, in altre parole dovrà permettere la rilevazione delle non conformità.

Individuate le non conformità, si dovrà intervenire con azioni correttive e/o preventive che dovranno eliminare le cause.

Sorveglianza e misurazioni

Il punto 4.5.1 richiede l’elaborazione di procedure documentate e la registrazione scritta delle attività di taratura e manutenzione delle apparecchiature di misura.

La taratura della strumentazione è evidentemente un requisito indispensabile per effettuare delle misure accurate, misure che l’organizzazione dovrà pianificare.

La ISO 14001:1996, anche se non indica dettagliatamente che cosa la taratura debba comportare e quali siano le misure da adottare nella gestione della strumentazione, in pratica essa dovrà essere conforme a quanto richiesto dal punto 4.11 della ISO 9001. La taratura andrà effettuata utilizzando, ove possibile, campioni di riferimento certificati in grado di garantire la riferibilità su scala nazionale o internazionale; qualora ciò non sia possibile si dovrà ricorrere a materiali di riferimento possibilmente certificati, in ogni caso il criterio utilizzato per la taratura andrà documentato.

Spesso le aziende preferiscono affidare la taratura a centri SIT e in tal caso, pur non essendo necessario definire delle procedure di taratura interne, bisognerà comunque definire un programma di taratura annuale.

Lo stesso discorso è valido per la manutenzione, spesso affidata alla ditta costruttrice:

pur non essendoci le competenze internamente all’organizzazione per procedere alla manutenzione delle apparecchiature, bisognerà almeno provvedere alla pianificazione degli interventi da far effettuare.

I risultati delle misurazioni dovrebbero poi essere utilizzati per valutare il

raggiungimento o meno degli obiettivi e dei traguardi ambientali. Per valutare

adeguatamente le performance ambientali (anche dal punto di vista della conformità alle leggi) l’organizzazione dovrebbe adottare e periodicamente riesaminare degli opportuni indicatori di performance ambientale (IPA).

L’attività di sorveglianza deve garantire la conformità alle leggi ambientali, quindi presuppone chiaramente che siano state preventivamente individuate le leggi applicabili e che siano stati previsti gli adeguati controlli operativi relativamente alle singole leggi.

L’organizzazione deve prevedere una procedura per valutare la conformità, almeno una volta l’anno, a leggi e regolamenti ambientali applicabili.

Non conformità, azioni correttive e preventive

Una non conformità, secondo la ISO 8402, è un mancato soddisfacimento di un requisito specificato: si può trattare, nel caso dell’ambiente, di un requisito della norma, di una procedura o istruzione operativa, di una non conformità riguardante una legge, di una manchevolezza nella compilazione di un modulo. Nell’ambito di un sistema qualità una non conformità è generalmente legata al prodotto e al non soddisfacimento delle sue specifiche. Indipendentemente dalla tipologia della non conformità, è comunque necessario che siano stati definiti i compiti e le responsabilità per potervi porre rimedio, e cioè per:

• Definire un trattamento della non conformità;

• Analizzare le cause che hanno originato la non conformità;

• Mettere in atto le opportune azioni correttive al fine di evitare il ripetersi del problema;

• Apportare le necessarie modifiche alle procedure documentate.

Si noti la distinzione fra trattamento della non conformità e azione correttiva: la prima è

un intervento mirato a porre rimedio immediato al problema presentatosi, senza che,

tuttavia, ne siano state indagate le cause che lo hanno originato, la seconda, invece, è

un’azione la cui pianificazione presuppone un’analisi della non conformità e

l’individuazione della/e sua/e causa/e. Per quanto riguarda le azioni preventive, invece,

si tratta di interventi a monte, aventi lo scopo di evitare, per quanto possibile, il

verificarsi di una non conformità.

Una procedura per la gestione di non conformità, azioni correttive e preventive dovrebbe definire le responsabilità, le modalità e la documentazione da utilizzare per:

• identificare tempestivamente le non conformità;

• analizzare le non conformità e stabilirne il trattamento ;

• valutare l’avvenuto trattamento;

• individuare le azioni correttive o preventive da intraprendere;

• valutare l’efficacia delle azioni correttive e preventive intraprese.

La procedura proposta dovrebbe essere applicata ogniqualvolta viene riscontrato che un qualsiasi aspetto delle attività, dei prodotti e dei servizi dell’organizzazione connesso ai suoi aspetti ambientali significativi non è conforme (o potrebbe divenirlo) con

• le procedure o le istruzioni operative ambientali

• le leggi ambientali

• la politica, gli obiettivi e i traguardi Registrazioni

Le registrazioni sono documenti che attestano il grado di funzionamento e di attività del sistema di gestione ambientale. Esse sono in parte identificate dall’organizzazione (sia in base alle modalità con cui viene implementato il Sistema di Gestione Ambientale, sia anche in funzione di pratiche già esistenti riguardanti, ad esempio, il sistema qualità), in parte rese necessarie dai requisiti di legge (es. Registro di carico/scarico, controlli periodici emissioni).

I requisiti per le registrazioni indicati dalla ISO 14001:1996 sono del tutto simili a quelli esposti nelle norme della serie ISO 9000, a riprova del fatto che l’integrazione, almeno dal punto di vista documentale, può aiutare a gestire tali documenti.

Audit del sistema di gestione ambientale

Le norme di riferimento dell’audit ambientale sono:

• UNI EN ISO 14010: Linee guida per l’audit ambientale - Principi generali;

• UNI EN ISO 14011: Linee guida per l’audit ambientale - Procedure di audit.

Audit dei sistemi di gestione ambientale;

• UNI EN ISO 14012: Linee guida per l’audit ambientale - Criteri di qualificazione per gli auditor ambientali.

Tale linee guida non sono ovviamente obbligatorie, ma rispondono alla necessità di fornire un essenziale punto di riferimento per chi debba effettuare degli audit periodici del proprio Sistema di Gestione Ambientale.

La linea guida UNI EN ISO 14010 stabilisce i principi generali applicabili a qualunque tipo di audit ambientale.

La linea guida UNI EN ISO 14011 stabilisce le procedure atte a pianificare e condurre un audit di un sistema di gestione ambientale.

La linea guida UNI EN ISO 14012 stabilisce i criteri per la qualificazione dei revisori ambientali singoli, non considerando però i team di audit, infatti si rimanda per questi ultimi ai principi generali definiti dalla UNI EN ISO 14011.

La norma UNI EN ISO 14001:1996 fornisce la definizione di “audit del sistema di gestione ambientale” definito come il:

“processo di verifica sistematico e documentato per conoscere e valutare, con oggettiva evidenza, se il sistema di gestione ambientale di un’organizzazione è conforme ai criteri definiti dall’organizzazione stessa per l’audit del sistema di gestione ambientale e per comunicare i risultati di questo processo alla direzione”.

L’oggetto dell’audit per la ISO 14001:1996 è rappresentato dal sistema di gestione ambientale e quindi l’obiettivo è verificare se il SGA è conforme ai criteri fissati dall’organizzazione per il funzionamento dello stesso.

L’auditor ambientale ha il compito di eseguire l’audit secondo le modalità e i piani che precedentemente sono stati fissati con il responsabile dell’audit e con gli altri auditor.

Per “auditor ambientale” si intende la persona qualificata per condurre audit ambientali.

Se l’audit viene condotto da un team, all’interno di questo si deve individuare il

“Responsabile di audit ambientale”, cioè quella persona qualificata per dirigere e condurre audit ambientali.

Agli auditor viene richiesta un’adeguata istruzione, un’esperienza lavorativa e ben determinate caratteristiche e capacità personali.

La norma UNI EN ISO 14012 richiede, sia per gli auditor in possesso di diploma sia per

quelli in possesso di laurea, di un’adeguata esperienza formativa o attraverso

un’esperienza di lavoro o con corsi di formazione. Agli auditor, oltre alla preparazione

professionale, sono richieste una serie di caratteristiche e capacità essenziali per preparare, condurre e concludere un audit ambientale.

6. Riesame (ACT)

Il riesame da parte della direzione è inserito nella ISO 14001:1996 come l’ultimo tassello del processo ciclico del “plan-do-check-act”, ad indicare l’importanza di questo momento di revisione generale (“review”) nella realizzazione di un continuo miglioramento delle performance ambientali complessive dell’organizzazione.

Il riesame deve essere condotto ad intervalli regolari stabiliti dall’alta direzione, per verificare se obiettivi, traguardi e politica ambientale stabiliti precedentemente sono stati rispettati. L’obiettivo del riesame è quello di assicurare che il sistema di gestione ambientale sia adeguato ed efficace, intendendo naturalmente con ciò che migliori costantemente nel tempo.

Non necessariamente il riesame deve riguardare nel contempo tutti gli elementi del sistema di gestione ambientale, ma è preferibile che sia abbastanza “ampio” da abbracciare tutte le attività, i prodotti e i servizi dell’organizzazione.

Il riesame deve essere documentato e il verbale di riesame costituisce a tutti gli effetti

una registrazione, gestita quindi come una registrazione del Sistema di Gestione

Ambientale.