TREVIGLIO Città di

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Città di

TREVIGLIO

Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Treviglio

Allegato n. 13

Linee guida per la formazione e

gestione dei fascicoli

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Linee guida per la formazione e gestione dei fascicoli e delle aggregazioni documentali informatiche

La fascicolazione: descrizione e finalità

La fascicolazione è un'attività strategica per la gestione documentale e per la corretta archiviazione dei documenti all'interno del sistema di gestione documentale.

Essa, pertanto, consiste nel riunire in un'unica entità (il fascicolo) i documenti riguardanti uno stesso procedimento amministrativo/affare, o riferiti a una stessa attività, persona fisica o giuridica, nel completare le operazioni di registrazione e classificazione dei documenti e nell'organizzazione dei documenti prodotti e ricevuti dal Comune.

La formazione dei fascicoli e delle altre aggregazioni di documenti è strettamente legata allo svolgimento quotidiano dell'attività amministrativa, in quanto esiste un rapporto di causa-effetto tra la gestione del procedimento amministrativo e il fascicolo, il quale a sua volta è strumento della concreta azione amministrativa.

Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo. La creazione di un fascicolo va fatta soltanto nel momento in cui perviene un primo documento che ne richiede la creazione.

I fascicoli devono essere strettamente collegati ai Procedimenti/Affari/Attività svolti dai diversi servizi/uffici comunali.

Per l'individuazione delle tipologie di fascicolo all'interno del Comune di Brescia si è scelto di utilizzare le seguenti definizioni tradizionali di fascicolo archivistico:

• Il fascicolo per procedimento comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da uno o più uffici per la trattazione di un procedimento. Ogni fascicolo si riferisce ad un procedimento amministrativo specifico e concreto e si chiude con la conclusione del procedimento stesso. Ha quindi una data di apertura, una durata circoscritta ed una data di chiusura.

• Il fascicolo per affare comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da uno o più uffici per la trattazione di un affare. Ha le medesime caratteristiche del fascicolo per procedimento, ma essendo relativo ad un affare non si chiude mai con un atto finale, né in tempi predeterminati.

• Il fascicolo per attività comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un'attività

amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate

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o meri adempimenti. La sua chiusura è periodica, tendenzialmente annuale, salvo diverse esigenze gestionali.

• Il fascicolo nominativo, ossia per persona fisica o giuridica, comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. Si tratta di fascicolo permanente, attivo fino quando è 'attiva' la persona a cui è intestato.

Per aggregare i documenti che non si riferiscono ad un Procedimento/Affare/Attività saranno aperti fascicoli per materia, con chiusura periodica e costituiti da documenti con medesima classificazione.

Tipologie di fascicoli nel sistema di gestione documentale del Comune

Il sistema di gestione documentale del Comune consente la gestione informatica dei fascicoli e delle aggregazioni documentali, così come previsto dalla normativa in materia.

Nel sistema di gestione documentale possono essere aperti i fascicoli archivistici.

All'atto della loro costituzione, sul sistema di gestione informatica dei documenti viene valorizzato un set di metadati che li descrive e ne permette la successiva ricerca e acquisizione.

Il fascicolo si individua con:

• anno di apertura

• classificazione

• numero del fascicolo assegnato automaticamente dal sistema, progressivo all'interno del grado divisionale più basso del Titolario di classificazione

Ogni tipologia di fascicolo presenta i seguenti dati:

• indice di classificazione (obbligatorio)

• numero del fascicolo e anno (generato in automatico dal sistema)

• oggetto (obbligatorio)

• data di "apertura" (obbligatorio)

• ufficio responsabile (obbligatorio)

• tipo fascicolo

• intestatario

• luogo di riferimento

• altri dati

• applicazione

• data chiusura (obbligatorio)

• permanenza in archivio corrente

• note

Apertura dei fascicoli e delle aggregazioni documentali informatiche

I fascicoli sono formati dai servizi/uffici cui compete lo svolgimento delle relative pratiche.

I servizi/uffici comunali sono tenuti ad individuare quali fascicoli debbano essere aperti nel sistema di gestione documentale sulla base delle proprie esigenze pratiche ed operative, quindi attivare la procedura di apertura del fascicolo nel sistema informatico.

L'apertura dei fascicoli in Sicr@Web avviene ad opera dei Settori Segreteria Generale e

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Trasparenza/Informatica Innovazione e Statistica, a seguito di richiesta da parte dell'unità organizzativa competente. La richiesta viene effettuata via e-mail al Settore Segreteria Generale e Trasparenza e per conoscenza agli operatori informatica (Settore Informatica Innovazione e Statistica) che verificano l'effettiva necessità dell'apertura del fascicolo e procedono con la materiale apertura nel sistema.

Nel momento di apertura del fascicolo dovranno essere compilati almeno i campi obbligatori, ovviamente ad eccezione della data di chiusura che diventa obbligatoria in fase di chiusura del fascicolo.

I fascicoli annuali e ripetitivi sono aperti automaticamente dal sistema, se viene spuntata l'apposita voce “con periodicità annuale”.

È assolutamente vietato classificare nel titolo/categoria 14 OGGETTI DIVERSI. Si ricorda che non devono più essere aperti fascicoli o sotto-fascicoli in questa sezione e che, essendo intenzione del Comune portare in dismissione detta voce, è necessario procedere con la chiusura dei fascicoli attualmente aperti, che rimarranno in sola consultazione.

Gestione dei fascicoli e delle aggregazioni documentali informatiche

Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli.

I documenti in ingresso, se ricevuti dall'ufficio protocollo generale, dopo la verifica della destinazione, vengono rimessi alle postazioni abilitate alla protocollazione in ingresso dei servizi/uffici di competenza che avranno cura anche di fascicolarli.

I servizi/uffici una volta preso in carico il documento all'interno del sistema informatico stabiliscono, eventualmente con l'ausilio delle funzioni di ricerca di Sicr@Web, se il documento stesso:

• si riferisce ad attività annuali di cui esiste già un fascicolo;

• debba essere collegato ad un affare o procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente;

• da avvio ad un nuovo procedimento/affare per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.

In quest'ultima ipotesi l'unità organizzativa competente dovrà procedere con la richiesta di apertura di un fascicolo, così come descritto nel paragrafo 3.

I documenti in partenza, invece, devono essere fascicolati nel sistema di protocollo informatico dai servizi/uffici contestualmente alla classificazione e protocollazione.

I fascicoli ed i sotto-fascicoli sono e gestiti a cura dei servizi/uffici competenti fino alla loro chiusura nel sistema informatico.

I responsabili dei servizi/uffici sono responsabili della corretta gestione dei fascicoli di propria competenza.

Attualmente, non effettuando il Comune di Brescia scansioni sostitutive, è necessario che qualora

un Procedimento/Affare/Attività sia costituito anche da documenti analogici, i servizi/uffici creino

anche il fascicolo cartaceo di riferimento, che dovrà contenere i documenti originali analogici di cui

vi è copia immagine nel sistema informatico. La copertina di tale fascicolo dovrà riportare i medesimi

dati del fascicolo informatico compreso il codice (categoria, classe, numero di fascicolo e del sotto

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fascicolo). I fascicoli gestiti nel sistema informatico sono costituiti da originali digitali e copie immagine di documenti analogici. Nei fascicoli possono essere inseriti anche documenti soggetti a registrazione particolare/repertorio.

Sotto fascicoli

II sistema di protocollo informatico consente l'apertura all'interno dei diversi fascicoli di “sotto fascicoli”. I sotto-fascicoli sono creati e gestiti dai servizi/uffici in base alle proprie esigenze organizzative, tra cui:

• gestire procedimenti/affari e tipologie documentali

• gestire fasi di procedimento diverse

• gestire tempi di conservazione diversi dei documenti che costituiscono i procedimenti/affari

• gestire eventuali riservatezze

Le unità organizzative competenti per la gestione dei diversi fascicoli possono in ogni momento aprire e gestire all'interno degli stessi i sotto-fascicoli che ritengono necessari per la gestione delle pratiche.

Quando l'ufficio protocollo assegna un documento all'unità organizzativa competente, quest'ultima dovrà procedere nel seguente modo:

• verificare la presenza del fascicolo nell'elenco dei fascicoli in Sicr@Web;

• attivare la procedura dettagliata nel paragrafo 3, qualora non vi sia la presenza del fascicolo;

• verificare la presenza dell'eventuale sotto-fascicolo;

• procedere con l'apertura del sotto-fascicolo, qualora sia presente il fascicolo a cui il sotto fascicolo fa riferimento.

Si chiede di prestare particolare attenzione circa la presenza/assenza del fascicolo e del sotto fascicolo al fine di evitare duplicazioni di fascicoli uguali e conseguenti frammentazioni nell'archiviazione dei documenti.

Durante l'apertura del sotto-fascicolo, è fondamentale che siano compilati i campi previsti dalla maschera di Sicr@Web (tra cui oggetto, ufficio responsabile, etc.).

Si sottolinea l'importanza di prestare particolare attenzione alla formulazione dell'oggetto il quale deve essere redatto:

- nel rispetto dei principi di univocità e uniformità;

- attraverso l'individuazione delle parole chiave che rappresentano il procedimento/attività a cui fa riferimento

- evitando diciture troppo generiche.

Casi particolari

Di seguito si offrono alcune istruzioni operative per la gestione di procedimenti amministrativi e affari.

1 Acquisizioni di beni, servizi e forniture

Per ciascuna procedura gestita in service dal Settore Acquisizioni beni servizi e lavori deve essere aperto un sotto-fascicolo all'interno di fascicoli generali delle procedure che vengono aperti ogni anno (es. procedure ad evidenza pubblica avviate nell'anno...).

Il sotto-fascicolo sarà chiuso alla fine di ciascuna procedura, mentre i fascicoli generali saranno chiusi

alla chiusura di tutti i sotto-fascicoli contenuti.

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Chiusa la gara sarà cura dei Settori interessati aprire apposito fascicolo o sotto fascicolo per la gestione dei rapporti con il fornitore es. integrazioni, liquidazioni, corrispondenza varia. Si precisa che i buoni d'ordine dovranno essere protocollati e inseriti in detti fascicoli.

I settori che possono operare acquisti di beni e servizi in deroga dovranno aprire un fascicolo/sotto- fascicolo per ciascuna procedura avviata che conterrà sia i documenti relativi alla procedura di acquisizione che la documentazione conseguente la gestione dei rapporti con il fornitore es.

integrazioni, liquidazioni, corrispondenza varia. Si precisa che i buoni d'ordine dovranno essere protocollati e inseriti in detti fascicoli. Detto fascicolo deve essere creato nelle seguenti voci di Titolario: 4.9 Beni mobili (e servizi) o 4.10 Economato. Si precisa che i buoni d'ordine dei Settori in deroga dovranno essere protocollati e inseriti in detti fascicoli.

2 Lavori

I Settori proponenti che gestiscono i lavori devono richiedere l'apertura di un fascicolo/aprire un sotto-fascicolo per ciascuna opera/lavoro all'interno del quale verranno inseriti anche i documenti relativi alle procedure di gara. È evidente che il fascicolo/ sotto-fascicolo dovrà contenere anche tutta la documentazione conseguente la gestione dei rapporti con l'appaltatore es. sub appalto, varianti, certificati di regolare esecuzione, liquidazioni, corrispondenza varia ecc.

I Settori afferenti all'Area Servizi Tecnici e Sicurezza ambienti di lavoro, all'Area Pianificazione Urbana, Edilizia e Mobilità e all'Area Tutela ambientale, Verde, Sostenibilità e Protezione civile, sono stati invitati a trovare una gestione unica e nel corso dell'incontro con i referenti di appartenenza, sono state definite, in riferimento alla protocollazione e fascicolazione della documentazione afferente al categoria/classe 6.5 OPERE PUBBLICHE, le seguenti linee guida per la creazione di fascicoli e sotto-fascicoli:

6.5 OPERE PUBBLICHE

-> FASCICOLO: VERDE E AMBIENTE (fascicolo da aprire annualmente) -> sotto-fascicoli: 1 per ciascuna opera dal primo atto alla conclusione

-> FASCICOLO: EDIFICI PUBBLICI (ISTITUZIONALI, SPORTIVI, CIMITERIALI, ERP etc.) 2019 (fascicolo da aprire annualmente)

-> sotto-fascicoli: 1 per ciascuna opera dal primo atto alla conclusione

-> FASCICOLO: EDIFICI SCOLASTICI E SOCIALI (fascicolo da aprire annualmente) -> sotto-fascicoli: 1 per ciascuna opera dal primo atto alla conclusione

-> FASCICOLO: EDIFICI MONUMENTALI E MUSEALI (fascicolo da aprire annualmente) -> sotto-fascicoli: 1 per ciascuna opera dal primo atto alla conclusione

-> FASCICOLO: STRADE E MOBILITA’ (fascicolo da aprire annualmente) -> sotto-fascicoli: 1 per ciascuna opera dal primo atto alla conclusione.

I fascicoli sono da aprire annualmente ma trattandosi di fascicoli procedimentali la chiusura avverrà alla conclusione dell’ultima opera (sotto-fascicolo) iniziata in quell’annualità e non

automaticamente al termine dell’anno solare.

La denominazione del sotto-fascicolo riporterà la descrizione dell’opera e il relativo CUP. All’interno di ciascun sotto-fascicolo è possibile creare ulteriori sotto-sotto fascicoli per ciascun sub-

procedimento (con indicazione del CIG se previsto).

3 Richieste di accesso

3.1 GESTIONE DELLE ISTANZE DI ACCESSO CIVICO SEMPLICE

Le istanze devono essere protocollate dal settore ricevente e messe in carico al Settore

Segreteria generale e trasparenza.

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Nel CAMPO “TIPO DOCUMENTO” occorre selezionare con il menù a tendina “ACCESSO CIVICO SEMPLICE”.

Occorre fascicolare: categoria 1.6 “Archivio generale”, fascicolo annuale relativo “accesso civico semplice”.

Per ciascuna istanza deve essere creato un sotto-fascicolo in cui inserire tutti i documenti relativi al procedimento, fino all’eventuale esito del ricorso.

3.2 GESTIONE DELLE ISTANZE DI ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO

Le istanze devono essere protocollate dal settore ricevente e messe in carico al settore competente, cioè al settore che detiene i dati e i documenti richiesti, e per conoscenza al settore Segreteria generale e trasparenza.

Nel CAMPO “TIPO DOCUMENTO” occorre selezionare con il menù a tendina “ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO”.

Occorre fascicolare: categoria 1.6 “Archivio generale”, fascicolo annuale relativo “accesso civico generalizzato”.

Per ciascuna istanza deve essere creato un sotto-fascicolo in cui inserire tutti i documenti relativi al procedimento, fino all'eventuale esito del ricorso.

3.3 GESTIONE DELLE ISTANZE DI ACCESSO DOCUMENTALE

Le istanze devono essere presentate al settore che detiene il documento richiesto (settore competente), o in alternativa, se non conosciuto, all'ufficio protocollo generale che le pone in carico al settore competente.

Le istanze devono essere protocollate e fascicolate 1.6 “Archivio generale”, fascicolo annuale relativo “Richieste di accesso agli atti ex legge 241/90”.

Nel CAMPO “TIPO DOCUMENTO” occorre selezionare con il menù a tendina “ACCESSO L.

241/90”.

Per ciascuna istanza deve essere creato un sotto-fascicolo in cui inserire tutti i documenti relativi al procedimento fino all'eventuale esito del ricorso.

3.4 RICHIESTE DI ACCESSO RIGUARDANTI PROCEDURA DI GARA O CONCORSO/BANDO

Se la richiesta di accesso riguarda una procedura di gara o un concorso/bando in fase di svolgimento o appena concluso, spetta al settore competente valutare l'opportunità di inserire la richiesta di accesso nel fascicolo specifico della procedura.

4 Segnalazioni e ordinanze di Enti terzi

Le segnalazioni e le ordinanze ricevute (es. vigili del fuoco, ATS ecc.) non devono essere più classificate 1.6 Archivio generale bensì devono essere classificate in base all'argomento. Se la segnalazione o ordinanza afferisce a un procedimento/processo deve essere fascicolata nel fascicolo/sotto-fascicolo di riferimento, in caso contrario nel fascicolo annuale delle comunicazioni o segnalazioni per materia.

5 Ordinanze sindacali e dirigenziali

Le ordinanze del Sindaco devono essere protocollate e classificate 1.6 Archivio generale nel fascicolo annuale “ORDINANZE EMANATE DAL SINDACO”.

Le ordinanze emanate dai dirigenti devono essere protocollate e classificate 1.6 Archivio generale

nel fascicolo annuale “ORDINANZE EMANATE DAI DIRIGENTI”.

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6 Reclami dei cittadini

Si tratta dei reclami generalmente ricevuti dall'URP e devono essere classificati in 1.8 Informazioni e relazioni con il pubblico, inseriti nel fascicolo “Reclami dei cittadini” e protocollati da chi riceve il reclamo. È competenza dei Settori destinatari del reclamo, valutare se la segnalazione dà avvio ad un procedimento: in tal caso si deve procedere alla creazione di un fascicolo/sotto-fascicolo dedicato, successivamente alla riclassificazione del documento.

7 Pubblicazioni all’albo

I documenti prodotti dall'Ente che devono essere pubblicati all'albo pretorio on line vanno fascicolati nel fascicolo/sotto-fascicolo di riferimento.

Le richieste di pubblicazione all'albo provenienti dall'esterno sono fascicolate nella voce 1.6 Archivio generale - Richieste di pubblicazione.

8 Elezioni o referendum

Deve essere aperto un fascicolo per ciascuna elezione o referendum dal Settore Servizi Demografici.

All'interno dello stesso dovranno confluire anche i documenti gestiti da altri Settori mediante la creazione di sotto-fascicoli.

9 Accordi di collaborazione, Partenariato

Nella voce 1.15 Forme associative e partecipative per l'esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni è stato rinominato l'attuale fascicolo 1.15.5.1/2013 con oggetto ACCORDI DI COLLABORAZIONE, DI PARTERNARIATO, PROTOCOLLI DI INTESA AVVIATI DAL 2013 AL 2018, nel quale sono presenti i diversi sotto-fascicoli aperti dai Settori. Si invita, a tale proposito, i settori a verificare quali di questi sotto-fascicoli debbano essere chiusi. Il fascicolo 1.15.5.1/2013 non verrà chiuso sino a quando non saranno chiusi tutti i sotto-fascicoli presenti.

Per gli ACCORDI DI COLLABORAZIONE, DI PARTERNARIATO, PROTOCOLLI DI INTESA AVVIATI DAL 2019, è stato aperto dal Settore competente a tale operazione un fascicolo all'interno del quale ogni Settore ha potuto aprire un sotto-fascicolo per ciascun accordo/protocollo stipulati nel 2019.

Annualmente verrà aperto dal Settore Informatica, innovazione e statistica un fascicolo per ACCORDI DI COLLABORAZIONE, DI PARTERNARIATO, PROTOCOLLI DI INTESA avviati ogni anno.

10 Contributi ad associazioni

Nella voce 1.17 Associazionismo e partecipazione ogni Settore che concede contributi dovrà richiedere al Settore Segreteria Generale e trasparenza l'apertura di un fascicolo avente ad oggetto:

Contributi seguito dalla denominazione del Settore. In questo fascicolo potranno essere aperti dei sotto-fascicoli per ogni pratica di contributo trattata. Nei sotto-fascicoli saranno inserite le richieste di contributo, le deliberazioni di concessione, le eventuali rendicontazioni richieste e le determinazioni di liquidazione.

Accessibilità ai fascicoli informatici ed alle aggregazioni documentali informatiche

Gli uffici competenti garantiscono la consultazione e/o l'implementazione dei propri fascicoli/sotto- fascicoli ad altri uffici mediante le specifiche funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti.

Il sistema permette di garantire la visibilità completa della copertina del fascicolo/sotto-fascicolo o

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di individuare specifici servizi/uffici a cui garantire l’accessibilità del fascicolo e del suo contenuto.

Chiusura dei fascicoli e delle aggregazioni documentali

I servizi/uffici sono tenuti a chiudere i fascicoli e i sotto-fascicoli di propria gestione nel sistema informatico.

I fascicoli per attività, per i quali in apertura è stata attivata la funzione di annuali e ripetitivi, se contenenti sotto-fascicoli afferenti a procedimenti in corso non potranno essere chiusi fino a quando non saranno chiusi anche i sotto-fascicoli.

I Servizi/uffici, ogni anno, devono controllare che i fascicoli “annuali e ripetitivi” di loro competenza, siano aperti anche l’anno successivo e, in caso contrario, segnalare prima del 01/01/AA, l’eventuale modifica all’Ufficio Protocollo Generale.

I fascicoli e i sotto-fascicoli per procedimento e affare dovranno essere chiusi alla conclusione degli stessi.

Il Piano di fascicolazione con l’elenco dei fascicoli è a disposizione nel sistema di gestione

documentale, anche per la generazione, in qualsiasi momento, del relativo repertorio

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Linee guida generali per la formazione di fascicoli e serie

1 Amministrazione generale

1.1 Legislazione e circolari esplicative

Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche fascicolo annuale per attività, eventualmente articolato in sotto fascicoli

Circolari pervenute al Comune repertorio annuale

Circolari emanate dal Comune repertorio annuale

1.2 Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica

Denominazione del Comune fascicolo per affare

Attribuzione del titolo di città fascicolo per affare

Confini del Comune fascicolo per affare

Costituzione delle circoscrizioni fascicolo per affare

Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la

toponomastica repertorio annuale

1.3 Statuto

Redazione, modifiche, interpretazioni dello statuto fascicolo per affare

1.4 Regolamenti

Regolamenti emessi dal Comune repertorio annuale

Redazione dei regolamenti un fascicolo per ciascun affare

1.5 Stemma, gonfalone, sigillo

Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma fascicolo annuale per attività

Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone fascicolo annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo fascicolo annuale per attività Concessione del patrocinio gratuito fascicolo annuale per attività

1.6 Archivio generale

Repertorio dei fascicoli

Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria

(aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati)

fascicolo annuale per attività

Interventi straordinari sull’Archivio (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di

gestione) un fascicolo per ciascun affare

Richieste di accesso per fini amministrativi. fascicolo annuale per attività Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di

studio

fascicolo annuale per attività, eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili

Schedoni (su supporto cartaceo o informatico) degli studiosi uno per persona (in ordine

alfabetico), da rinnovare ogni anno Richieste di pubblicazione all’albo pretorio fascicolo annuale per attività,

eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili, con allegati Richieste di notifica presso la casa comunale fascicolo annuale per attività,

eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili, con allegati

1.7 Sistema informativo

Organizzazione del sistema

fascicolo annuale per attività, eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili

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Statistiche un fascicolo per statistica

1.8 Informazioni e relazioni con il pubblico

Iniziative dell’URP un fascicolo per ciascun affare

Reclami dei cittadini repertorio annuale

Atti del Difensore civico fascicolo annuale per attività

Bandi e avvisi a stampa repertorio annuale

Gestione del sito Web fascicolo annuale per attività

1.9 Politica del personale, ordinamento degli uffici e dei servizi

Attribuzione di competenze agli uffici fascicolo annuale per attività

Organigramma

un fascicolo per ciascuna definizione

dell'organigramma (fascicolo per affare)

Organizzazione degli uffici fascicolo annuale per attività

Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici insistenti

sul territorio comunale fascicolo annuale per attività

Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica

del personale fascicolo per affare

Verbali del Comitato per le pari opportunità repertorio annuale

1.10 Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale

Rapporti di carattere generale un fascicolo per ciascun affare

Costituzione e modifica delle rappresentanze del personale un fascicolo per ciascun affare Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione

integrativa decentrata repertorio annuale

1.11 Controlli esterni

Controllo della Corte dei conti un fascicolo per ciascun controllo

1.12 Editoria e attività informativo promozionale interna ed esterna [1]

Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o

altro) raccolta bibliografica

Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) un fascicolo per ciascun numero

Comunicati stampa un fascicolo per ciascun periodo

(fascicolo per attività

Materiali televisivi e altre forme di promozione un fascicolo per ciascun affare

1.13 Cerimoniale, attività di rappresentanza, onorificenze e riconoscimenti

Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascun affare un fascicolo per ciascun affare Onorificenze (concesse e ricevute) un fascicolo per ciascun affare

Concessione dell’uso del sigillo fascicolo per attività

1.14 Interventi di carattere politico e umanitario, rapporti istituzionali

Iniziative specifiche un fascicolo per ciascun affare

Gemellaggi un fascicolo per ciascun affare

Promozione di comitati un fascicolo per ciascun affare

1.15 Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni

Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per

approvazione) fascicolo per persona giuridica

Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo

della nomina dei rappresentanti) fascicolo per persona giuridica

1.16 Area e città metropolitana

Costituzione e rapporti istituzionali fascicolo annuale per attività

1.17 Associazionismo e partecipazione

Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni un fascicolo per ciascuna iniziativa (fascicolo per affare)

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Albo dell’associazionismo elenco

Richiesta di iscrizione all’albo fascicolo per persona giuridica

Richiesta di contributi per il funzionamento delle associazioni fascicolo per persona giuridica

2 Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

In merito all’organizzazione dei fascicoli aperti nell’ambito delle classi di questo titolo va richiamata l’autonomia organizzativa di ciascun Comune, connessa anche alla dimensione demica del Comune stesso.

Perciò le indicazioni seguenti sono puramente indicative.

2.1 Sindaco

Nomina, revoca fascicolo personale

2.2 Vicesindaco

Nomina, revoca fascicolo personale

2.3 Consiglio

Consiglieri comunali (nomina e revoca) un fascicolo personale da chiudere al termine del mandato

Convocazioni del Consiglio e ordini del giorno

un fascicolo annuale per attività, eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili

Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e

connesso) un fascicolo per ogni interrogazione

Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

2.4 Presidente del Consiglio

Nomina, revoca. Costituzione dell’Ufficio di Presidenza.

Competenze del Presidente del Consiglio

fascicolo personale da chiudere al termine del mandato

2.5 Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio

Nomine, revoche e dimissioni di assessori un fascicolo personale per ogni assessore da chiudere al temine del mandato

Verbali della Conferenza dei capigruppo repertorio annuale Costituzione delle Commissioni consiliari. Nomina, sostituzione

o revoca dei componenti delle Commissioni consiliari fascicolo per affare

Verbali delle Commissioni repertorio annuale per ciascuna

commissione

2.6 Gruppi consiliari

Accreditamento e composizione presso il Comune un fascicolo per ciascun gruppo

2.7 Giunta

Nomine, revoche e dimissioni degli assessori fascicolo personale per ogni

assessore da chiudere al termine del mandato

Convocazioni della Giunta e Ordini del Giorno fascicolo annuale per attività eventualmente articolato in sotto fascicoli

2.8 Commissario prefettizio e straordinario

Nomina e revoca del Commissario prefettizio fascicolo personale da chiudere al termine del mandato

Nomina e revoca del Commissario straordinario fascicolo personale da chiudere al termine del mandato

2.9 Segretario e Vicesegretario

Nomina, revoca del Segretario. Competenze del Segretario fascicolo personale (da chiudere al termine dell’incarico). NB: il fascicolo come dipendente va nel titolario.

Nomina, revoca del Vicesegretario. Competenze del vicesegretario

fascicolo personale (da chiudere al termine dell’incarico). NB: il fascicolo come dipendente va nel titolario.

2.10 Direttore generale e dirigenza

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Nomina, revoca del direttore generale. Competenze del direttore

generale fascicolo personale (da chiudere al

termine del mandato)

2.11 Revisori dei conti

Revisori dei conti fascicolo personale (da chiudere al

2.12 Difensore civico

Nomina, revoca del Difensore civico fascicolo personale (da chiudere al termine del mandato)

2.13 Commissario ad acta

Nomina, revoca del Commissario ad acta fascicolo personale (da chiudere al termine del mandato)

2.14 Organi di controllo interni

Nomina, revoca degli organi di controllo. Competenze degli

organi di controllo un fascicolo per ogni organo

Relazioni degli organi di controllo repertorio annuale

2.15 Organi consultivi

Nomina, revoca degli organi consultivi. Competenze degli organi

consultivi un fascicolo per ogni organo

Relazioni degli organi consultivi repertorio annuale

2.16 Consigli circoscrizionali

Consiglieri circoscrizionali (nomina e revoca) fascicolo personali (da chiudere al termine del mandato)

Convocazioni del Consiglio circoscrizionale e ordini del giorno fascicolo per attività

Ordini del giorno fascicolo per attività

Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e

connesso) fascicolo per attività

Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche

elettive e di cariche direttive elenco

2.17 Presidenti dei Consigli circoscrizionali

Nomina, revoca. Competenze dei Presidenti dei Consigli

circoscrizionali fascicolo personale (da chiudere al

2.18 Organi esecutivi circoscrizionali

Nomine, revoche e dimissioni degli assessori fascicolo personale Convocazioni della Giunta e ordini del giorno fascicolo per attività

2.19 Commissioni dei Consigli circoscrizionali

Nomina, sostituzione o revoca dei componenti delle

Commissioni consiliari. Costituzione delle Commissioni consiliari fascicolo per attività

Verbali delle Commissioni repertorio annuale

2.20 Segretari delle circoscrizioni

Nomina, revoca dei Segretari fascicolo personale da chiudere al

termine dell’incarico (il fascicolo come dipendenti va nel titolario)

2.21 Commissario ad acta delle circoscrizioni

Nomina, revoca del Commissario ad acta fascicolo personale da chiudere al termine del mandato

2.22 Conferenza dei Presidenti di quartiere

Verbali della Conferenza dei Presidenti di quartiere repertorio annuale

3 Risorse umane

I fascicoli potranno essere variamente aggregati in serie: personale in servizio e personale cessato, ad esempio, e, all’interno delle serie, in ordine alfabetico o in ordine di numero di matricola oppure divisi per qualifica, etc. a seconda di come diventa più funzionale all’attività del Comune.

Per esigenze informatiche i fascicoli del personale potranno essere contraddistinti nel sistema da una classe 0 virtuale.

NB I documenti, classificati in base alle classi, relativi alle singole persone, vanno inseriti nello specifico fascicolo personale

3.1 Concorsi, selezioni, colloqui

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Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale fascicolo per affare

Procedimenti concorsuali: generale. fascicolo per affare articolato nei sotto fascicoli di seguito indicati

- bando e manifesto fascicolo per affare

- domande. fascicolo per affare

- allegati alle domande (ove previsti dal bando) fascicolo per affare

- verbali fascicolo per affare

- prove d’esame fascicolo per affare

- copie bando restituite al Comune fascicolo per affare

Curricula inviati per richieste di assunzione serie organizzata cronologicamente Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso

o selezione serie organizzata cronologicamente

3.2 Assunzioni e cessazioni

Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni fascicolo per affare Atti di nomina, licenziamenti, dimissioni, promessa solenne,

giuramento, nomina in prova da inserire nel fascicolo personale

3.3 Comandi e distacchi; mobilità

Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità fascicolo per affare

Atti di comandi, distacchi, mobilità da inserire nel fascicolo personale

3.4 Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini

di servizio e missioni fascicolo per affare

Attribuzione di funzioni da inserire nel fascicolo personale

Ordini di servizio da inserire nel fascicolo personale

Missioni dei dipendenti da inserire nel fascicolo personale

Autorizzazioni allo svolgimento di attività esterne da inserire nel fascicolo personale

3.5 Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e

l’applicazione dei contratti collettivi di lavoro fascicolo per affare Determinazione dei ruoli e contratti fascicolo per affare

Determinazioni relative a singoli da inserire nel fascicolo personale

3.6 Retribuzioni e compensi

Criteri generali e normativa per retribuzioni e compensi fascicolo per affare

Anagrafe delle prestazioni base di dati

Ruoli degli stipendi base di dati/tabulati

Determinazione delle voci accessorie da inserire nel fascicolo personale Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio fascicolo per affare e fascicolo

personale

Cessione del quinto dello stipendio fascicolo per affare e fascicolo personale

3.7 Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

Criteri generali e normativa per il trattamento fiscale, contributivo

e assicurativo fascicolo per affare

Determinazioni specifiche e provvedimenti circa il trattamento

fiscale, contributivo e assicurativo da inserire nel fascicolo personale

Assicurazioni obbligatorie da inserire nel fascicolo personale

3.8 Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro

Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza

sul luogo di lavoro fascicolo per affare

Rilevazione dei rischi fascicolo per ogni sede

Prevenzione infortuni fascicolo per affare

Denunce di infortunio fascicolo per affare e fascicolo

personale

Visite di medicina preventiva Inseriti in busta chiusa nel fascicolo personale

Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza fascicolo annuale

3.9 Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo

Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità fascicolo per affare

(17)

Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo fascicolo per affare e fascicolo personale

3.10 Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto fascicolo per affare

Trattamento pensionistico e di fine rapporto fascicolo per affare e fascicolo personale

3.11 Servizi al personale su richiesta

Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta fascicolo per affare

Domande di servizi fascicolo per affare per periodo

3.12 Orario di lavoro, presenze e assenze

Criteri generali e normativa per le assenze fascicolo per affare Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario e sulle

assenze da inserire nel fascicolo personale

Certificati medici e referti delle visite di controllo da inserire nel fascicolo personale Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di

rilevazione presenze

fascicolo annuale per attività eventualmente articolato in sotto fascicoli mensili

Rilevazioni delle assenze per sciopero fascicolo per affare

3.13 Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

Criteri generali e normativa su provvedimenti disciplinari fascicolo per affare

Provvedimenti disciplinari fascicolo per affare e fascicolo

personale

3.14 Formazione e aggiornamento professionale

Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento

professionale fascicolo per affare

Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento fascicolo per affare

Partecipazione dei dipendenti a corsi le singole domande vanno inserite nel relativo fascicolo personale

3.15 Collaboratori esterni

Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori

esterni fascicolo per affare

Elenco degli incarichi conferiti

repertorio

NB I fascicoli personali dei collaboratori esterni vanno nella classe 0

4 Risorse finanziarie e patrimoniali

4.1 Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)

Bilancio preventivo e allegati

un fascicolo per affare; gli allegati organizzati in fascicoli: un fascicolo per ciascuna risorsa o ciascun intervento, tra cui relazione previsionale e programmatica

Piano Esecutivo di Gestione (PEG)

fascicolo per affare articolato anche in sotto fascicoli per ogni obiettivo; i fascicoli possono essere organizzati in serie in riferimento ai responsabili dei servizi

NB nei fascicoli così costituiti confluisce il carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG

4.2 Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

Gestione del bilancio un fascicolo per ciascuna variazione

(18)

4.3 Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento

Accertamenti delle entrate fascicolo per affare

Riscossioni e versamenti fascicolo per affare

Trasferimenti erariali fascicolo per affare

Trasferimenti regionali fascicolo per affare

Contributi ordinari e straordinari fascicolo per affare

Gestione delle imposte (ICI [2], TARSU [3], TOSAP, etc.) ruoli, e fascicolo per persona per ogni tipologia di imposta

Variazioni, ricorsi, etc.

Imposta comunale sugli immobili (ICI) fascicolo per contribuente, ruoli Tassa asporto rifiuti solido urbani (TARSU) fascicolo per contribuente, ruoli Concessione occupazione suoli ed aree pubbliche (COSAP) fascicolo per contribuente, ruoli

Imposta comunale sulla pubblicità base di dati

Diritti sulle pubbliche affissioni base di dati

Contratti di mutuo fascicolo per affare

Proventi da affitti e locazioni fascicolo per affare per ciascun immobile

Pagamento diritti di segreteria registri e fascicolo per attività

Fatture emesse repertorio annuale

Reversali repertorio annuale

Ricevute dei pagamenti vari fascicolo annuale per attività

Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali Bollettari vari

4.4 Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento

Impegni di spesa determinazioni dirigenziali, repertorio

annuale

Fatture ricevute. repertorio annuale

Atti di liquidazione repertorio annuale o allegati ai

mandati

Mandati di pagamento repertorio annuale

4.5 Partecipazioni finanziarie

Gestione delle partecipazioni finanziarie fascicolo per affare

4.6 Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

Rendiconto della gestione articolato in conto del bilancio, conto

del patrimonio, conto economico fascicolo per affare

4.7 Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Mod. 770 fascicolo annuale per attività

Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) fascicolo per attività per ciascuna imposta

Pagamento dei premi dei contratti assicurativi fascicolo per affare

4.8 Beni immobili registro

Inventario dei beni immobili registro o base di dati perenne

Fascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene immobile, articolato nei seguenti sotto fascicoli, relativi ad attività

specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse [4]

- acquisizione - gestione - uso

- alienazione e dismissione

un fascicolo per ciascun immobile

Concessione in uso dei beni immobili nel fascicolo relativo all’immobile o fascicolo per affare

Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche repertorio

(19)

Concessioni di beni del demanio statale (ove delegato da

leggi regionali) repertorio

Concessioni cimiteriali repertorio

4.9 Beni mobili

Inventari dei beni mobili un registro per ogni consegnatario

Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile, articolato nei seguenti sotto fascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione - manutenzione - concessione in uso

- alienazione e altre forme di dismissione

- oppure si possono prevedere fascicoli annuali per attività

fascicolo per affare

4.10 Economato

Acquisizione di beni e servizi fascicolo per affare (eventualmente

organizzati in serie connesse ai Centri di spesa)

Elenco dei fornitori repertorio

4.11 Oggetti smarriti e recuperati

Verbali e attestazioni di rinvenimento repertorio annuale Ricevute di riconsegna ai proprietari repertorio annuale

Vendita o devoluzione fascicolo per attività

4.12 Tesoreria

Rapporti con il Tesoriere Fascicolo per la durata del contratto

Giornale di cassa repertorio annuale

Mandati quietanzati inviati in Ragioneria repertorio periodico

4.13 Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate

Concessionari delle riscossioni un fascicolo per ciascun

concessionario

4.14 Pubblicità e pubbliche affissioni

Autorizzazioni alla pubblicità stabile repertorio annuale Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta repertorio annuale Richieste di affissione (con allegati da affiggere) fascicolo per affare

5 Affari legali

5.1 Contenzioso

Fascicoli di causa

Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sotto fascicoli (fasi della causa, etc.)

5.2 Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi;

assicurazioni

Contratti assicurativi fascicolo per affare

Richieste e pratiche di risarcimento fascicolo per affare

5.3 Pareri e consulenze

Pareri legali e consulenze fascicolo per affare

6 Pianificazione e gestione del territorio

6.1 Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

Piano Regolatore Generale (PRG) fascicolo annuale per attività

(20)

Varianti al PRG fascicolo per affare

Pareri su piani sovracomunali fascicolo annuale per attività

Osservazioni al PRG fascicolo annuale per attività

Varianti al PRG fascicolo annuale per attività

Certificati di destinazione urbanistica [5] e atti notarili fascicolo annuale per attività

6.2 Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

Piani particolareggiati fascicolo per affare

Piani di lottizzazione fascicolo per affare

Piani di edilizia economica e popolare – PEEP

fascicolo per affare (che viene chiuso all’atto dell’approvazione, in quanto la costruzione apre un fasc. per affare all’interno della classe 4)

Piano degli interventi – PI fascicolo per affare

Piano di assetto territoriale del Comune – PAT fascicolo per affare Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI fascicolo per affare Piano di riqualificazione urbana e di sviluppo

sostenibile del territorio – PRUsST fascicolo per affare Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS fascicolo per affare Piano insediamenti produttivi – PIP fascicolo per affare Programma integrato di riqualificazione urbana – PIRU fascicolo per affare Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia

ed ambientale – PIRUEA fascicolo per affare

Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile

del territorio un fascicolo per ciascun programma

6.3 Edilizia privata

Autorizzazioni edilizie repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni, dichiarazioni di inizio

attività (DIA) fascicoli per affare

Accertamento e repressione degli abusi [6] fascicolo per affare Denunce e relazioni finali delle opere in cemento

armato repertorio annuale

6.4 Edilizia pubblica

Costruzione di edilizia popolare fascicolo per affare

6.5 Opere pubbliche

Realizzazione di opere pubbliche fascicolo per affare

Manutenzione ordinaria e straordinaria delle opere pubbliche fascicolo per attività

6.6 Catasto

Catasto terreni: mappe Catasto terreni: registri

Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori Catasto terreni: estratti catastali

Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Catasto fabbricati: mappe

Catasto fabbricati: registri

Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori Catasto fabbricati: estratti catastali

Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Richieste di visure e certificazioni

6.7 Viabilità

Piano Urbano del Traffico fascicolo per affare

Piano Urbano della Mobilità fascicolo per affare

Autorizzazioni in deroga, permessi di accesso alla zona a traffico limitato, permessi di circolazione in

casi di divieto, ecc.… repertorio annuale

6.8 Servizio idrico integrato [7], luce, gas, trasporti

pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi

(21)

Approvvigionamento idrico (organizzazione e

funzionamento) fascicolo annuale per

attività

Distribuzione dell’acqua fascicolo per ogni utente

Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche

(organizzazione e funzionamento) fascicolo per attività

Distribuzione di energia elettrica o altre fonti

energetiche: contratti con gli utenti fascicolo per ogni utente

Trasporti pubblici (gestione) fascicolo annuali per attività

Vigilanza sui gestori dei servizi fascicolo annuali per attività Anomalie nella gestione dei servizi fascicolo per affare Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi

razionali fascicolo per affare

Dichiarazioni di conformità degli impianti repertorio annuale

6.9 Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo

Iniziative a favore dell’ambiente fascicolo per affare

Valutazioni e pareri di impatto ambientale fascicolo per affare

Monitoraggi della qualità delle acque fascicolo annuale per attività Monitoraggi della qualità dell’aria fascicolo annuale per attività Monitoraggi della qualità dell’etere fascicolo annuale per attività

Altri monitoraggi fascicolo annuale per attività

Fascicoli relativi alle irregolarità fascicolo annuale per attività Controlli a campione sugli impianti termici dei privati fascicolo annuale per attività

6.10 Protezione civile ed emergenze

Segnalazioni preventive di condizioni

metereologiche avverse fascicolo annuale per

attività

Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile fascicolo annuale per attività

Interventi per emergenze fascicolo per affare

7 Servizi alla persona

Fascicoli personali degli assistiti: un fascicolo per ciascuna persona assistita.

La serie potrà essere suddivisa in sottoserie, secondo le esigenze del Comune.

7.1 Diritto allo studio e servizi

Concessione di borse di studio: bando,

domande, graduatorie ed assegnazioni fascicolo per affare

Distribuzione buoni libro fascicolo per ciascuna scuola

Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole fascicolo per attività Verbali del comitato genitori per la mensa repertorio

Gestione mense scolastiche fascicolo per affare

Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio fascicolo per affare

Gestione trasporto scolastico fascicolo per attività

Integrazione di neo-immigrati e nomadi un fascicolo per intervento

7.2 Asili nido e scuola materna

Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole

materne fascicolo per affare

Graduatorie di ammissione fascicolo per affare

Funzionamento degli asili e delle scuole materne fascicolo per affare

7.3 Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività

Iniziative specifiche fascicolo per affare

Registri scolastici

7.4 Orientamento professionale; educazione degli adulti;

mediazione culturale

7.5 Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)

Funzionamento delle istituzioni culturali fascicolo per affare Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali repertori

(22)

7.6 Attività ed eventi culturali

Attività ordinarie annuali fascicolo per attività

Eventi culturali fascicolo per affare

Feste civili e/o religiose fascicolo per affare

Iniziative culturali fascicolo per affare

Prestiti di beni culturali un fascicolo per affare

7.7 Attività ed eventi sportivi

Attività sportive fascicolo per affare

Eventi sportivi fascicolo per affare

7.8 Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale

Piano sociale fascicolo annuale per attività

Programmazione per settori fascicolo per affare

Accordi con enti pubblici e privati e di volontariato fascicolo per affare

7.9 Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

Campagne di prevenzione fascicolo per affare

Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a

rischio fascicolo per affare

Ricognizione dei rischi fascicolo per affare

7.10 Informazione, consulenza e educazione civica

Funzionamento e attività delle strutture (consultori,

Informagiovani, etc.) fascicolo annuale per

attività

Iniziative di vario tipo fascicolo per affare

7.11 Tutela e curatela di incapaci

Nomina di tutori fascicolo per affare

Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela fascicolo per affare

7.12 Assistenza diretta e indiretta, benefici economici

Funzionamento e attività delle strutture (cucine

economiche, dormitori) fascicolo annuale per ciascuna

struttura

7.13 Attività ricreativa e di socializzazione

Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri

ricreativi, etc.) fascicolo annuale per attività

7.14 Politiche per la casa

Assegnazione degli alloggi - bando

- domande - graduatoria - assegnazione

fascicolo per ciascun bando organizzato in sotto fascicoli

Fascicolo degli assegnatari un fascicolo per assegnatario

7.15 Politiche per il sociale

Iniziative specifiche fascicolo per ogni iniziativa

8 Attività economiche

8.0

Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche

I fascicoli potranno essere variamente aggregati in serie, a seconda della mole di attività del Comune e delle specificità locali:

potranno quindi essere conservati in serie unica (in ordine cronologico di autorizzazione del Comune oppure in ordine alfabetico della

“ditta”) oppure in più serie (ad esempio, per l’artigianato: artigiani, taxi, stabilimenti balneari, strutture sanitarie, barbieri etc.; per il commercio: commercio in sede fissa, commercio ambulante, distributori, etc.).

Questa libertà di organizzazione e aggregazione dei fascicoli in serie deve essere prevista, in sede nazionale, in considerazione del fatto che molte attività devono adeguarsi a regole dettate dalle Regioni, che

(23)

necessariamente sono diverse a seconda del contesto socioeconomico.

8.1 Agricoltura e pesca

Comunicazioni di vendita dei prodotti ricavati dalla

propria terra fascicolo per attività

8.2 Artigianato

Autorizzazioni artigiane repertorio

8.3 Industria

Accertamento dell’impatto ambientale degli insediamenti

industriali fascicolo per affare

8.4 Commercio

Comunicazioni dovute (ferie, saldi, etc.) fascicolo per attività

Autorizzazioni commerciali repertorio

8.5 Fiere e mercati

8.6 Esercizi turistici e strutture ricettive

Iniziative specifiche del Comune in materia fascicolo per affare

Autorizzazioni turistiche repertorio

8.7 Promozione e servizi

8.8 Varie attività economiche e polizia amministrativa

9 Polizia locale e sicurezza pubblica

9.1 Prevenzione e educazione stradale

Iniziative specifiche di prevenzione fascicolo per affare Corsi di educazione stradale nelle scuole fascicolo per affare

9.2 Polizia stradale

Direttive e disposizioni fascicolo per attività

Organizzazione del servizio di pattugliamento fascicolo per attività

Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada

repertorio annuale

Questa serie potrà essere unica, se tutti gli agenti utilizzeranno strumenti elettronici di rilevamento e quindi potranno inserirsi a distanza nel sistema di gestione documentale, oppure potrà essere multipla e prevedere una sottoserie per ciascun agente, se quest’ultimo opererà con supporti cartacei.

Accertamento di violazioni al Codice della strada

La serie di questi fascicoli potrà essere suddivisa in sottoserie, a seconda delle esigenze del singolo Comune: ad esempio, violazioni che comportano solo un’ammenda pecuniaria; violazioni che comportano una detrazione di punti alla patente di guida; violazioni che comportano denuncia all’autorità giudiziaria;

violazioni che comportano il sequestro del veicolo; violazioni che comportano la rimozione del veicolo

(24)

Verbali di rilevazione incidenti repertorio annuale Statistiche delle violazioni e degli incidenti fascicolo per attività

Gestione veicoli rimossi fascicolo per affare

9.3 Informative

Informative su persone residenti nel Comune un fascicolo per ciascuna persona

9.4 Sicurezza e ordine pubblico

NB Il flusso documentale si differenzia molto a seconda se il Comune è provvisto o sprovvisto di autorità statale di pubblica sicurezza: perciò non si segnalano i documenti che transitano per il Comune, ma vengono immediatamente inoltrate alla AOO competente (ad esempio, il carteggio per il rilascio di tesserini caccia o licenze di porto di fucile, per le denunce delle materie esplodenti, dei radioamatori, delle cessioni fabbricati).

Direttive e disposizioni generali per la sicurezza e

l'ordine pubblico fascicolo annuale per attività

Servizio ordinario di pubblica sicurezza fascicolo annuale per attività Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di

eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.) fascicolo per affare Autorizzazioni di pubblica sicurezza per venditori

ambulanti di strumenti da punta e da taglio, agenzie d’affari nel settore di esposizioni, mostre e fiere

campionarie; affittacamere e assimilati, agenzie d’affari, fochini, gare di autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori su strade comunali, tiri a segno, mestieri girovaghi esercitati da stranieri)

fascicolo per persona e repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica

sicurezza un fascicolo per

richiedente Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio,

sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.) un repertorio per ogni settore

Cessione fabbricati e trasmissione alla Questura fascicolo personale

10 Tutela della salute

10.1 Salute e igiene pubblica

Emergenze sanitarie fascicolo per affare

Misure di igiene pubblica fascicolo per affare

Interventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc. fascicolo per affare Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione fascicolo per affare

Autorizzazioni sanitarie repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie un fascicolo per ciascuna persona/ditta

Concessioni di agibilità repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti l’agibilità

un fascicolo per ciascun richiedente

10.2 Trattamenti Sanitari Obbligatori

TSO fascicolo per persona

ASO fascicolo per persona

Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti un fascicolo per ciascuna persona

10.3 Farmacie

Istituzione di farmacie fascicolo per affare

Funzionamento delle farmacie fascicolo per attività

10.4 Zooprofilassi veterinaria

Epizoozie (= epidemie animali) fascicolo per affare

10.5 Randagismo animale e ricoveri

Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi fascicolo per affare

11 Servizi demografici

(25)

11.1 Stato civile

Comunicazioni ricevute per annotazioni nei registri di

stato civile fascicolo per attività

Comunicazioni inviate ad altri comuni fascicolo per attività Comunicazioni dei nati all’Agenzia per le entrate fascicolo per attività

Atti per registrazioni fascicolo per affare

11.2 Anagrafe e certificazioni

Anagrafe della popolazione residente: mod. APR

4 per le iscrizioni anagrafiche fascicolo per persona

Anagrafe degli Italiani residenti all'estero - AIRE fascicolo per persona

Richieste certificati fascicolo per attività

Corrispondenza con altre amministrazioni per

rilascio e trasmissione documenti fascicolo per periodo

(mese o anno)

Cartellini per carte d’identità fascicolo per attività e per persona Carte d’identità scadute e riconsegnate fascicolo per attività e per persona Cambi di abitazione e residenza (cambi via) fascicolo per attività e per persona

Cancellazioni fascicolo per attività e per persona

Carteggio con la Corte d’appello per la formazione

degli Albi dei giudici popolari fascicolo per attività

Registro della popolazione base di dati

11.3 Censimenti

Schedoni statistici del censimento

Atti preparatorie organizzativi fascicolo per affare

11.4 Polizia mortuaria e cimiteri

Registri di seppellimento Registri di tumulazione Registri di esumazione Registri di estumulazione Registri di cremazione

Registri della distribuzione topografica delle tombe Schedari nominativi

Trasferimento delle salme fascicolo per attività

12 Elezioni e iniziative popolari

12.1 Albi elettorali

Albo dei presidenti di seggio Albo degli scrutatori

12.2 Liste elettorali

Liste generali Liste sezionali

Verbali della commissione elettorale comunale Copia verbali Commissione elettorale mandamentale Schede dello schedario generale

Schede degli schedari sezionali

Ricevimento di fascicoli personali degli elettori Trasmissione di fascicoli personali degli elettori

Proposte di variazione delle liste elettorali fascicolo per affare Carteggio per la tenuta e la revisione delle liste

elettorali fascicolo per affare

12.3 Elezioni

Convocazione dei comizi elettorali fascicolo per affare

Presentazione delle liste fascicolo per affare

Costituzione e arredamento dei seggi fascicolo per affare

Verbali dei presidenti di seggio repertori

Schede

Pacchi scorta elezioni; c

ertificati elettorali non ritirati;

istruzioni elettorali a stampa

12.4 Referendum

Atti preparatori fascicolo per affare

(26)

Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi fascicolo per affare

Verbali dei presidenti di seggio repertori

Schede

12.5 Istanze, petizioni e iniziative popolari

Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto fascicolo per affare

13 Affari militari

13.1 Leva e servizio civile sostitutivo

Liste di leva una per anno in doppio originale

Lista degli eliminati/esentati una per anno in doppio originale

13.2 Ruoli matricolari

Ruoli matricolari uno per anno in doppio originale

13.3 Caserme, alloggi e servitù militari

Procedimenti specifici fascicolo per affare

13.4 Requisizioni per utilità militari

Procedimenti specifici fascicolo per affare

(27)

MANUALE OPERATIVO PER LA GESTIONE DEI FASCICOLI Per accedere ai fascicoli selezionare:

Affari generali -> Gestione documentale -> Fascicoli -> Fascicoli

Fig. 1

(28)

Apparirà la seguente finestra (Fig. 2):

Verrà visualizzata la scheda di apertura del fascicolo dove sarà necessario compilare i campi

obbligatori, contrassegnati dall'asterisco rosso, compresi quelli raccomandati al paragrafo 2

del presente documento. Per la compilazione del campo oggetto è opportuno seguire le

indicazioni espresse nel paragrafo 5 delle presenti Linee guida. È importante che siano

inserite le informazioni anche nei campi non resi obbligatori, al fine di fornire un indice di

informazioni completo e funzionale anche alle ricerche

(29)

Cliccando sull'icona a destra del campo “Classificazione” si aprirà l'albero del “Titolarlo di Classificazione”, mostrando i titoli per i quali ogni settore è abilitato a visualizzare e ad accedere

Fig. 3

(30)

Selezionare la voce di Titolario pertinente desiderata e, facendo un doppio click sul titolo, si aprirà la seguente finestra

Fig. 4

Selezionare quindi la classificazione cui si vuole accedere (nell'esempio è selezionata la voce 7.6

ATTIVITÀ' ED EVENTI CULTURALI) e, con doppio click, si aprirà tutta la struttura ad albero con i relativi

fascicoli aperti, come evidenziato qui sotto (Fig. 5):

(31)