INDICE
1. SCOPO
2. CAMPO D’APPLICAZIONE 3. RIFERIMENTI NORMATIVI 4. RESPONSABILITA'
5. ABBREVIAZIONI
6. MODALITA' OPERATIVE
6.1 PROGRAMMAZIONE DELLE VERIFICHE ED ANALISI DEI RISULTATI 6.2 ESECUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE
6.3 AZIONE CORRETTIVA
7. ARCHIVIAZIONE ALLEGATI
COPIA N° CONSEGNATA A: FUNZIONE: DATA:
0 10/11/05 Prima emissione Prof. Giacomo Toscano Prof. Giacomo Toscano Prof. Antonio Micelli
REV.N. DATA DESCRIZIONE REDATTO VERIFICATO APPROVATO
1. SCOPO
Scopo di questa procedura è fissare una programmazione delle Verifiche Ispettive interne dell’I.I.S.S. Epifanio Ferdinando aventi influenza sulla qualità, allo scopo di fornire alle varie funzioni i dati relativi all'efficienza del Sistema di Gestione Qualità.
2. CAMPO D’APPLICAZIONE
Questa procedura è applicabile a tutte le attività che, direttamente o indirettamente, influiscono sulla qualità del servizio erogato.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI
Manuale della Qualità
Norma UNI EN ISO 9001:2000
4. RESPONSABILITÀ
La responsabilità delle attività ispettive spetta al Responsabile Qualità a livello di programmazione, gestione e archiviazione degli esiti.
A livello esecutivo, le verifiche devono essere effettuate dal Valutatore esterno, o dal RQ tranne nei casi in cui esso sia coinvolto in maniera diretta nelle aree di attività oggetto dell’ispezione.
In questo caso, potrà essere un ispettore interno o esterno all’azienda a condurre la Visita Ispettiva.
Spetta al DS individuare l’ispettore interno o esterno più adatto, comunque in possesso della competenza necessaria, per assumere il ruolo di “valutatore del sistema di gestione qualità”.
Il DS ritiene qualificato codesto fornitore quando:
- trattasi di azienda o professionista di provata esperienza nel campo della progettazione e controllo di Sistemi di Gestione per la Qualità;
- il Responsabile del team di Verifica abbia frequentato con profitto un corso per la conduzione di verifiche ispettive riconosciuto da un organismo di certificazione del personale accreditato dal Sincert (es: CEPAS, AICQ, IRCA ecc).
Le ispezioni possono essere condotte anche in collaborazione tra più “valutatori” (gruppo di verifica). Nel gruppo dovrà essere designato un responsabile di riferimento in possesso dei necessari requisiti.
5. ABBREVIAZIONI
DS = Dirigente Scolastico RQ = Responsabile qualità NC = Non Conformità AC = Azione Correttiva
V.I.I. = Verifiche Ispettive Interne
6. MODALITA' OPERATIVE
Per Verifiche ispettive della Qualità si intende un esame sistematico ed indipendente volto a determinare se le attività svolte per la Qualità ed i risultati ottenuti sono in accordo con quanto pianificato, e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi.
In particolare l'obiettivo delle verifiche ispettive deve essere il Sistema di Gestione Qualità nel suo complesso e pertanto devono essere effettuate:
Verifiche ispettive dei processi quale controllo sul corretto funzionamento dei processi principali e secondari individuati.
Verifica ispettiva di norme e procedure quale controllo sulla corretta ed esauriente applicazione delle procedure.
Le verifiche ispettive interne devono essere effettuate dal Responsabile Qualità o da altro personale da esso delegato con adeguata competenza a fronte della presente procedura, ma non avente diretta responsabilità nell'esecuzione dell'attività soggetta a verifica.
I responsabili delle aree sottoposte a verifica devono rendersi disponibili e collaborare con il responsabile qualità o suo delegato, per la durata della verifica.
I risultati di questa devono essere comunicati al responsabile della funzione interessata.
6.1 PROGRAMMAZIONE DELLE VERIFICHE ED ANALISI DEI RISULTATI
Ogni attività interna del sistema qualità dell’I.I.S.S. Epifanio Ferdinando deve essere sottoposta a verifica con periodicità diversa in rapporto allo stato ed importanza dell’attività oggetto di verifica.
Il RQ deve preparare un "Piano annuale delle verifiche ispettive del sistema di gestione qualità" (mod. P10/01) da sottoporre all'approvazione del DS.
Tale piano deve essere portato a conoscenza per tempo ai responsabili delle attività interessate.
Ulteriori verifiche non programmate possono essere eseguite a discrezione del RQ quando, per l'entità dei problemi qualitativi riscontrati, si ritenga necessario verificare lo
"stato" del sistema di gestione qualità.
L'attività di verifica deve essere svolta utilizzando le “check list” (Mod. P10/04) di riscontro, appropriate all'attività che si intende sottoporre a verifica.
I risultati delle verifiche devono essere riportati sul modulo "Rapporto di verifica ispettiva"
(mod. P10/02), che deve essere distribuito in copia alle funzioni interessate dopo la presa visione da parte del DS; il documento originale deve invece essere archiviato presso il RQ.
Il Fornitore di servizi, incaricato a svolgere le Verifiche Ispettive interne, deve predisporre e comunicare all’I.I.S.S. Epifanio Ferdinando, con almeno un giorno di anticipo rispetto alla data concordata, un programma dettagliato della verifica Ispettiva; quindi, a conclusione della stessa, deve rilasciare un rapporto di verifica ispettiva che, anche se redatto su modulistica propria, deve essere conforme alle prescrizioni delle norme UNI EN ISO 19011.
6.2 ESECUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE
Il personale incaricato delle attività di verifica deve informare il responsabile dell'area di attività oggetto della visita delle finalità di questa.
Il responsabile dell'area deve:
• collaborare con il personale incaricato dell'attività di verifica;
• mettere a disposizione, su richiesta, tutti i dati, tutti i servizi e tutti i prodotti di cui è responsabile, aventi attinenza con la verifica in corso.
Le eventuali non conformità riscontrate devono essere descritte in modo dettagliato sul modulo "Rapporto di verifica ispettiva del sistema qualità".
Tutti i Rapporti di Verifica Ispettiva saranno annotati nell’apposito Registro Verifiche Ispettive (Mod. P10/03) gestito e custodito da RQ.
6.3 AZIONE CORRETTIVA
La necessaria azione correttiva, quando sia possibile, deve essere intrapresa tempestivamente.
Il responsabile incaricato della verifica deve pertanto inoltrare al responsabile interessato il modulo "Rapporto di verifica ispettiva del sistema qualità", riportante le non conformità riscontrate.
Entro il periodo di tempo specificato/concordato, devono essere eseguite le azioni correttive proposte/concordate.
Tutti i documenti elaborati durante le Verifiche Ispettive interne devono essere archiviati da RQ per almeno tre anni.
7. ARCHIVIAZIONE
L’archiviazione dei documenti è cura del Responsabile Qualità.
ALLEGATI
Piano annuale delle verifiche ispettive del sistema di gestione qualità (Mod.P10/01) Rapporto di verifica ispettiva ( Mod.P10/02)
Registro Verifiche Ispettive (Mod. P10/03) Check list V.I. (Mod. P10/04)
