GUIDA OPERATIVA
Interventi di Politiche attive in favore di percettori di ammortizzatori sociali in deroga e di indennità di disoccupazione speciale
ALLEGATO 11
LINEE GUIDA PER LA PREDISPOSIZIONE DELLA DOMANDA DI RIMBORSO
Versione 1.1.
07/03/12
2
INTRODUZIONE ... 3
DOMANDA DI RIMBORSO ... 3
Invio cartaceo della domanda di rimborso ... 4
Dichiarazione attività svolte ... 4
Redazione dei Modelli A ... 5
Fogli “Modello A CIG” e “Modello A Mob” ... 5
Fogli “Riepilogo Dati” ... 6
Salvataggio e Stampa ... 7
Redazione della/e fattura/e ... 7
Redazione dei Modelli B ... 8
Redazione dei registri individuali ... 9
Redazione dei test finali di valutazione ... 10
Redazione dei calendari didattici ... 10
Variazione dei calendari didattici ... 10
Documentazione concernente attività di stage ... 11
Documentazione in caso di sede occasionale ... 11
Esempi di predisposizione Domanda di rimborso ... 11
IMPLEMENTAZIONE SISTEMA SI_MON ... 12
EVENTUALI CRITICITÀ ... 13
TENUTA DEL FASCICOLO DEL CORSO ... 14
3 INTRODUZIONE
Al fine di rendere più celeri le procedure di controllo e di pagamento delle domande di rimborso relative agli interventi di Politiche attive svolti nell’ambito della convenzione quadro sottoscritta per accettazione, è necessario introdurre elementi di standardizzazione nella redazione e trasmissione delle domande stesse.
In particolare, poiché il finanziamento delle attività svolte dai destinatari in Cassa Integrazione Guadagni in deroga (CIG) è a valere sull’Asse I Adattabilità del Programma Operativo FSE, mentre il finanziamento delle attività svolte dai destinatari in Mobilità (Mob) è a valere sull’Asse II Occupabilità, risulta opportuno che la documentazione di cui si compone la domanda di rimborso sia redatta tenendo conto di questa distinzione.
Questa guida nasce con l’intento di supportare gli Enti attuatori nella redazione degli allegati previsti dall’Avviso. Si precisa pertanto, che le modalità illustrate nel presente documento dovranno essere opportunamente utilizzate per la presentazione delle domande di rimborso, intendendosi in ogni caso valide quelle già presentate.
DOMANDA DI RIMBORSO
Ogni domanda di rimborso, inviata con cadenza mensile, normalmente nell’arco dei primi dieci giorni del mese, deve riguardare i voucher concernenti tutte le attività concluse nel mese precedente.
Ad esempio, nell’arco dei primi 10 giorni di febbraio dovrà essere inviata la domanda di rimborso relativa ai voucher degli interventi che si sono conclusi entro la fine di gennaio.
L’Ente può inserire nella domanda di rimborso eventuali voucher di interventi conclusi nei mesi precedenti, per i quali non era stata precedentemente presentata domanda di rimborso.
La domanda di rimborso si sostanzia nei seguenti documenti:
1. dichiarazione resa dal Legale Rappresentante del soggetto attuatore ex. art. 47 DPR 445/00 in merito alle attività svolte nel periodo di riferimento, come da Allegato n. 8 dell’Avviso;
2. fattura o documento equivalente (nei casi pertinenti, con relativa marca da bollo), in originale e n. 1 copia conforme, IVA esente ai sensi dell'art. 10, DPR n. 633/72;
3. dichiarazione resa dal Legale Rappresentante del soggetto attuatore ex. art. 47 DPR 445/00 concernente le ore frequentate da tutti i destinatari delle politiche attive partecipanti ai corsi inclusi nella domanda di rimborso, come da Allegato 9 “Modello A” dell’Avviso;
4. dichiarazione resa dal Legale Rappresentante del soggetto attuatore ex. art. 47 DPR 445/00 in merito alla conformità dei registri delle presenze di tutti i destinatari delle politiche attive partecipanti ai corsi inclusi nella domanda di rimborso, come da Allegato 9 “Modello B”
dell’Avviso;
5. una copia conforme dei registri individuali relativi ai corsi conclusi, firmati dal legale rappresentante con timbro dell’ente;
6. n.1 copia del test finale di valutazione (a titolo esemplificativo) sostenuto dagli partecipanti, per i corsi che prevedono il rilascio di un attestato di frequenza;
7. copia dei calendari didattici (ultima versione) dei corsi conclusi;
8. documentazione relativa a eventuali variazioni di calendario (richiesta di variazione, autorizzazione regionale, dichiarazione di accettazione da parte dei partecipanti);
9. documentazione relativa ad eventuali stage attivati (comunicazione di attivazione e convenzione di stage);
10. dichiarazione sede occasionale, se pertinente.
4 Si specifica che qualora le attività svolte abbiano visto la partecipazione di entrambe le tipologie di destinatari previsti (lavoratori in CIG in deroga e in Mobilità), il Modello A e il Modello B dovranno essere predisposti in due serie, riguardanti rispettivamente ognuna delle due tipologie di destinatari. Di conseguenza la domanda di rimborso, che sarà trasmessa in unico plico, risulterà composta da due modelli A, due modelli B (con relativi registri allegati) e quattro fatture (due in originali e due copie conformi).
Invio cartaceo della domanda di rimborso
Come previsto dalla Convenzione Quadro sottoscritta, le domande di rimborso, complete di ogni documento previsto, devono essere presentate alla Regione Lazio entro il giorno 10 di ogni mese, con una delle seguenti modalità:
presentazione all’ufficio accettazione corrispondenza della Regione Lazio;
invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno alla Regione Lazio Direzione Regionale Politiche per il Lavoro e sistemi per l’orientamento e la Formazione – Area Attuazione e Interventi, indicando sulla busta il riferimento “ Avviso Politiche attive”.
Di seguito sono descritti i documenti che compongono la domanda di rimborso.
Dichiarazione attività svolte
La dichiarazione delle attività svolte è una dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del D.P.R. 445/00, con la quale si dichiara che l’attività realizzata nel periodo di riferimento della domanda di rimborso è coerente con quanto previsto dall’Avviso, dalla Convenzione Quadro sottoscritta e dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia di Fondo Sociale Europeo, lavoro, formazione e orientamento, nonché dell’accreditamento.
5 La dichiarazione dovrà essere debitamente compilata, timbrata e firmata dal Legale Rappresentante dell’Ente.
Alla dichiarazione dovrà essere allegata:
- fotocopia di un documento di identità del Rappresentante Legale, in corso di validità;
- fattura (o documento equivalente), in originale e copia conforme, compilata secondo quanto descritto nel paragrafo “Redazione della/e fattura/e”.
Redazione dei Modelli A
Al fine di standardizzare e facilitare la redazione dei modelli A, dovrà essere utilizzato per la redazione e stampa del modello il “foglio di calcolo” appositamente approntato, e scaricabile sul portale http://spal.formalazio.it/.
Tale strumento dovrà essere trasmesso per mail al seguente account [email protected], contestualmente alla trasmissione cartacea, così come previsto dall’Avviso. Nel testo della mail dovrà essere indicato un referente da contattare per eventuali chiarimenti dei dati trasmessi, preferibilmente la persona che ha operativamente predisposto la domanda di rimborso.
Si precisa che lo strumento “foglio di calcolo”, deve essere considerato quale ausilio, rimanendo comunque a carico dell’Ente che presenta la domanda di rimborso la responsabilità in merito alla correttezza di tutti i dati che vengono trasmessi.
Lo strumento “foglio di calcolo” sarà reso disponibile in più versioni in relazione al numero massimo di destinatari da indicare nei modelli A (fino a 50, fino a 100, fino a 150, fino a 250, fino a 300 ).
Fogli “Modello A CIG” e “Modello A Mob”
Nel file sono previste due schede/fogli denominate “Modello A CIG” e “Modello A Mob”; le celle evidenziate in giallo dovranno essere compilate con i dati richiesti rispettivamente nel primo relativamente ai destinatari in CIG, nel secondo per quelli in Mobilità. In particolare, per la compilazione della colonna relativa al “titolo del corso” (vedi immagine sotto riportata) dovrà essere utilizzato il menù a tendina inserito nelle celle corrispondenti, mentre la colonna “Cond.
MdL” si compilerà in automatico, in base alla scheda/foglio.
Si sottolinea che all’interno del file sono state inserite delle indicazioni operative visualizzabili selezionando le celle attive.
I dati del dichiarante, una volta inseriti nel “Modello A CIG” si replicano in automatico anche negli altri modelli.
6 Nelle celle non evidenziate, l’inserimento dei dati avverrà in automatico. In particolare, il foglio di calcolo permetterà di visualizzare nelle celle “Importo rimborso richiesto” l’importo del rimborso richiesto, calcolato sulla base dei dati inseriti.
Si sottolinea l’importanza di garantire l’inserimento di tutti i dati richiesti e la correttezza degli stessi, in quanto eventuali difformità con le risultanze dal sistema SPAL comporteranno da parte della Regione la richiesta di chiarimenti e/o di rettifiche della documentazione trasmessa, con il conseguente slittamento dei tempi di chiusura della procedura di pagamento.
Fogli “Riepilogo Dati”
Sulla base dei dati inseriti nel “Modello A CIG” e “Modello A Mob”, si generano in automatico le tabelle di riepilogo dei dati inseriti, raggruppati per singolo corso (“Riepilogo dati CIG” e
“Riepilogo dati Mob”).
Tali tabelle dovranno essere utilizzate per la redazione delle fatture, come più sotto indicato.
7 Salvataggio e Stampa
I fogli “Modello A” così compilati, in relazione alla tipologia dei partecipanti alle attività di cui si chiede il rimborso devono essere stampati, timbrati e firmati, per l’inoltro della domanda cartacea.
Al “Modello A” dovrà essere allegata la fotocopia di un documento di identità del Rappresentante Legale, in corso di validità.
Il file dovrà essere salvato e rinominato secondo questa sintassi:
aa_mm_ente.estensione file laddove:
aa: anno del mese a cui si riferisce la domanda di rimborso (12 per 2012);
mm: mese a cui si riferisce la domanda di rimborso (per le domanda inviate entro il 10 di marzo 03; per le domande inviate entro il 10 di aprile 04, ecc);
ente: il nome dell’Ente che presenta la domanda di rimborso;
estensione file: l’estensione del file così come è stato salvato (xls per excel 03, xlsx per excel 07, ecc.).
Ad esempio: un file predisposto con Excel 2003 o precedenti per la domanda di rimborso presentata dall’ente Alfa e relativa alle attività concluse nel mese di marzo 2012 sarà rinominato:
12_03_ALFA.xls Redazione della/e fattura/e
Le fatture da allegare dovranno essere distinte in relazione alla tipologia dei partecipanti alle attività (Asse I – Lavoratori CIG in deroga; Asse II – Lavoratori MOB in deroga) di cui si chiede il rimborso, e dovranno essere presentate in originale e in copia conforme.
Rispetto all’emissione della/e fattura/e o del/i documento/i equivalente/i, si ricorda innanzitutto che, come indicato nella Convenzione Quadro sottoscritta, l’operazione deve intendersi IVA esente ai sensi dell'art. 10 punto 20 del DPR 26/10/1972 n. 633.
8 Conseguentemente ognuno dei documenti dovrà essere assoggettato ad imposta di bollo (al momento dell’importo di € 1,81), salvo specifica esenzione del soggetto emittente i cui estremi dovranno essere indicati nel documento stesso.
Quale descrizione della/e fattura/e dovrà essere riportata una tabella articolata come segue:
- per la fattura relativa ai destinatari in CIG in deroga:
Cod.
Corso Titolo
Ore corso (durata)
n°
destinatari CIG deroga
Importo rimborso
richiesto
- per la fattura relativa ai destinatari in Mobilità:
Cod.
Corso Titolo
Ore corso (durata)
n°
destinatari Mobilità
Importo rimborso richiesto
Le tabelle dovranno essere compilate con i dati relativi ad ognuno dei corsi oggetto della domanda di rimborso, dati che, come sopra indicato, potranno essere agevolmente desunti dalle schede/fogli
“Riepilogo dati CIG” e “Riepilogo dati Mob”, verificandone la correttezza.
Redazione dei Modelli B
Il Modello B è una dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del D.P.R. 445/00, con la quale si dichiara che i registri di presenza allegati sono conformi agli originali. I Modelli B dovranno essere distinti in relazione alla tipologia dei partecipanti alle attività di cui si chiede il rimborso. Sulla base dei dati inseriti nel “Modello A CIG” e “Modello A Mob”, si generano in automatico il “Modello B CIG” e il Modello B Mob”.
I fogli “Modello B” così compilati, in relazione alla tipologia dei partecipanti alle attività di cui si chiede il rimborso, devono essere stampati, timbrati e firmati, per l’inoltro della domanda di rimborso cartacea.
Al “Modello B”dovranno essere allegati:
- fotocopia di un documento di identità del Rappresentante Legale, in corso di validità;
- i registri di presenza individuali.
9 Redazione dei registri individuali
All’avvio del corso l’ente di formazione acquisisce il registro didattico degli partecipanti, in duplice copia originale, uno dei quali rimarrà presso l’ente e l’altro dovrà essere consegnato all’partecipante.
Ogni docente per ogni sessione didattica dovrà firmare il registro delle presenze in duplice copia.
Sarà cura del direttore della sede didattica verificare che per ogni sessione sia il docente che l’partecipante firmino il registro. Le firme dovranno essere apposte per esteso e leggibili.
Nel caso in cui il corso preveda un periodo di stage, la presenza giornaliera dell’partecipante sarà rilevata dal tutor aziendale e, nel registro delle presenze nel campo “Annotazione” dovrà essere riportata la dicitura stage.
10 Alla domanda di rimborso dovrà essere allegata una copia conforme del registro delle presenze, correttamente compilato, timbrato e firmato dal Legale Rappresentante dell’Ente.
Redazione dei test finali di valutazione
Per i corsi che prevedono un attestato di frequenza, l’Ente dovrà predisporre, così come previsto dal catalogo dell’offerta formativa, un test finale di valutazione.
Alla domanda di rimborso dovrà essere allegata a titolo esemplificativo una copia del test somministrato.
Redazione dei calendari didattici
Contestualmente all’avvio del corso, l’ente dovrà provvedere ad inviare il calendario didattico all’account [email protected], compilato coerentemente con la scheda formativa del catalogo, indicando le giornate, l’orario, l’argomento didattico della sessione e la sede di svolgimento delle attività (laddove previsto sede occasionale e/o stage cfr. paragrafi successivi).
Variazione dei calendari didattici
In caso di variazione del calendario didattico, l’Ente dovrà rispettare gli adempimenti previsti all’art. 9.3 dell’Avviso. Ai fini della domanda di rimborso dovrà essere allegata la seguente documentazione:
1. mail di richiesta variazione del calendario (inviata all’account [email protected]);
2. mail di autorizzazione dell’Amministrazione alla variazione di calendario richiesta;
3. dichiarazione di accettazione alla variazione di calendario firmata dagli partecipanti.
11 Documentazione concernente attività di stage
In caso di attivazione di stage, l’Ente dovrà rispettare gli adempimenti previsti all’art. 9.6
dell’Avviso. Ai fini della domanda di rimborso dovrà essere allegata la seguente documentazione:
1. mail di attivazione stage contenente l’elenco degli partecipanti indicando le rispettive sedi di svolgimento(inviata all’account [email protected]);
2. convenzione di stage compilata secondo il format di cui all’Allegato 5 dell’Avviso.
Documentazione in caso di sede occasionale
In caso di ricorso a sede occasionale, l’Ente dovrà rispettare gli adempimenti previsti all’art. 9.7 dell’Avviso. Ai fini della domanda di rimborso dovrà essere allegata la seguente documentazione:
1. mail di comunicazione relativa al ricorso alla sede occasionale inviata all’account [email protected] ;
2. dichiarazione resa secondo il modello di cui all’Allegato 6 dell’Avviso.
Esempi di predisposizione Domanda di rimborso
IPOTESI A
L’Ente di formazione ha attivato un corso i cui iscritti sono solo CIG, e ha richiesto una variazione di calendario. Il corso prevede inoltre, il rilascio di un attestato di frequenza e parte delle attività sono state svolte presso una sede occasionale.
La domanda di rimborso dovrà essere composta dalla seguente documentazione:
1. dichiarazione in merito alle attività svolte nel periodo di riferimento, come da Allegato 8 dell’Avviso;
2. modello A CIG, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente:
3. riepilogo dati CIG, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
4. fattura o documento equivalente (nei casi pertinenti, con relativa marca da bollo), in originale e n. 1 copia conforme, IVA esente ai sensi dell'art. 10, DPR n. 633/72, relativa importi CIG;
5. modello B CIG, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
6. una copia conforme dei registri individuali relativi ai corsi conclusi, firmati dal legale rappresentante con timbro dell’ente;
7. n.1 copia del test finale di valutazione (a titolo esemplificativo) sostenuto dagli partecipanti;
8. copia dei calendari didattici (ultima versione) dei corsi conclusi;
9. mail di richiesta variazione del calendario inviata all’account [email protected];
10. mail di autorizzazione dell’Amministrazione alla variazione di calendario richiesta;
11. dichiarazione di accettazione alla variazione di calendario firmata dagli partecipanti;
12. mail di comunicazione relativa al ricorso alla sede occasionale inviata all’account [email protected],;
13. dichiarazione sede occasionale resa secondo il modello di cui all’Allegato 6 dell’Avviso.
IPOTESI B
L’Ente di formazione ha attivato un corso i cui iscritti sono sia CIG che MOB, e ha previsto l’attivazione di uno stage.
La domanda di rimborso dovrà essere composta dalla seguente documentazione:
1. dichiarazione in merito alle attività svolte nel periodo di riferimento, come da Allegato 8 dell’Avviso;
2. modello A CIG, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
3. riepilogo dati CIG, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
12 4. modello A MOB: firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
5. riepilogo dati MOB, firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
6. fattura o documento equivalente (nei casi pertinenti, con relativa marca da bollo), in originale e n. 1 copia conforme, IVA esente ai sensi dell'art. 10, DPR n. 633/72, relativa importo CIG;
7. fattura o documento equivalente (nei casi pertinenti, con relativa marca da bollo), in originale e n. 1 copia conforme, IVA esente ai sensi dell'art. 10, DPR n. 633/72, relativa importo MOB;
8. modello B CIG: firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
9. modello B MOB: firmato e timbrato dal Legale Rappresentante dell’ente;
10. una copia conforme dei registri individuali relativi ai corsi conclusi, firmati dal legale rappresentante con timbro dell’ente;
11. copia dei calendari didattici (ultima versione) dei corsi conclusi;
12. mail di attivazione stage contenente l’elenco degli partecipanti indicando le rispettive sedi di svolgimento inviata all’account [email protected];
13. convenzione di stage compilata secondo il format di cui all’Allegato 5 dell’Avviso.
IMPLEMENTAZIONE SISTEMA SI_MON
Ai fini dell’Attività di monitoraggio svolta dall’Amministrazione, gli enti sono tenuti ad implementare il Sistema Informativo di Monitoraggio SI.Mon. Pertanto, a seguito di notifica da parte dell’Amministrazione l’ente dovrà inserire nel sistema Si.Mon, la domanda di rimborso relativa ai corsi conclusi.
In particolare, per ciascuna azione (Asse I – CIG e Asse II – MOB) del progetto, l’ente è tenuto a inserire sul sistema SI.Mon i seguenti documenti firmati digitalmente:
dichiarazione inizio attività;
fattura o documento equivalente IVA esente ai sensi dell’art. 10 DPR n. 633/72;
13
dichiarazione esenzione fideiussione;
richiesta erogazione acconto.
I format relativi alla dichiarazione inizio attività e all’esenzione fideiussione, sono scaricabili sul portale http://spal.formalazio.it/.
Si specifica che:
1. La dichiarazione inizio attività dovrà essere caricata un'unica volta, solo a seguito di notifica all'ente da parte dell’Amministrazione dei dati di avvio dell’azione ed inserimento documenti avvio attivita'. La data di inizio attività dovrà riferirsi al primo giorno del primo corso avviato;
2. I format sopra indicati non sono modificabili;
3. L’ente dovrà provvedere a caricare su SI.Mon la medesima fattura che ha trasmesso in formato cartaceo con la domanda di rimborso;
4. L’ente dovrà provvedere a caricare su SI.Mon la medesima richiesta di erogazione dell’acconto che ha trasmesso in formato cartaceo con la domanda di rimborso.
EVENTUALI CRITICITÀ
Si sottolinea l’opportunità di verificare i dati risultanti dal foglio di calcolo reso disponibile con quanto risulta dalla documentazione propria dell’Ente.
Eventuali difformità devono essere segnalate, prima dell’invio della domanda, al medesimo indirizzo mail predisposto per l’invio dei file, con chiara indicazione dei riferimenti della persona da contattare e eventualmente allegando il file da cui risulta l’errore.
14 TENUTA DEL FASCICOLO DEL CORSO
Infine, si suggerisce di conservare la documentazione relativa ai corsi attivati, all’interno di un fascicolo, ricordando che tale documentazione potrà essere oggetto di verifiche\controlli da parte degli Organismi competenti.
Tale fascicolo dovrà contenere almeno i seguenti documenti:
- Copia della convenzione quadro
- Copia del calendario didattico inviato alla regione Lazio, con evidenza della trasmissione, con allegate eventuali variazioni e loro autorizzazioni;
- Registri di presenza in originale;
- Lettere di incarico/ordini di servizio del personale, docente e non, impegnato sul corso e relativo curriculum vitae;
- Eventuale documentazione relativa a sedi occasionali;
- Eventuale documentazione relativa agli stage;
- Copia del materiale didattico consegnato agli partecipanti (ad eccezione del materiale di consumo, quale ad es. kit per ricostruzione unghie, materiali di consumo per attività di laboratorio, ecc.)
- Test di valutazione finali (solo nel caso di corsi che prevedono il rilascio di attestati di frequenza)
- Documentazione relativa allo svolgimento dell’esame finale (solo nel caso di corsi che prevedono il rilascio di attestati di qualifica e/o abilitazione professionale)
- Copia degli attestati rilasciati agli partecipanti - Questionari di gradimento del corso
- Copia della fattura trasmessa alla Regione
- Documentazione contabile inerente i costi per la realizzazione delle attività.
