Dr. Michele La Torre
Primo Corso Base di Contabilità Bilancio e Diritto Tributario 2011
7 maggio 2011
La fattura elettronica – La Conservazione Sostitutiva
Fatturazione elettronica
• Decreto del Ministero Dell’Economia del 23 gennaio 2004 (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)
• L’archiviazione ottica dei documenti contabili obbligatori può essere ritenuta valida sotto il profilo fiscale e di conseguenza valida è pure la fatturazione elettronica, attività che appunto prevede l’uso di strumenti informatici per la gestione di tutto l’iter di fatturazione, con la possibilità di rinunciare alla formalizzazione su carta.
Si evince che, affinchè questa operazione possa avvenire, è necessario l’assenso del destinatario della fattura.
Fatturazione elettronica
Fatturazione elettronica
La fattura deve essere immodificabile.
Ogni fattura deve contenere un riferimento temporale.
Ad ogni fattura deve essere apposta la firma elettronica qualificata del mittente.
Per ogni fattura (o lotti di fatture destinate al medesimo destinatario) devono essere garantiti la data di emissione, l’integrità del contenuto e l’autenticità della firma elettronica.
Per data di emissione della fattura cartacea si intende il tempo in cui si è avuta la consegna o la spedizione del bene o del servizio oggetto della fatturazione.
Così nel caso della fatturazione elettronica "la fattura è emessa al momento di effettuazione dell’operazione".
Viene di fatto legittimato l’outsourcing della fatturazione.
Fatturazione elettronica - Procedura
Con la locuzione fattura elettronica si identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta.
Tutti i requisiti della fatturazione elettronica visti precedentemente sono garantiti, come si diceva, dall’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica attraverso l’utilizzo di sistemi EDI (Electronic data interchange).
• Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall’articolo 2702 del Codice Civile.
Fatturazione elettronica - Procedura
Fatture emesse da terzi
Nel caso in cui il titolare abbia incaricato un terzo dell’emissione del documento per suo conto, è necessario che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal primo.
Quest’ultimo ha anche l’obbligo di garantire che nella fattura elettronica siano inseriti il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata.
Fatturazione elettronica
Fatturazione elettronica - Procedura
Trasmissione elettronica della fattura
• L’emissione della fattura si perfezione alla consegna nel caso di fattura digitale e nel momento della sua trasmissione nel caso della fattura elettronica.
Per trasmissione si intende l’invio del documento attraverso l’uso di processi informatici (trasmissione EDI, posta elettronica, telefax, modem). Affinché la trasmissione si determini è necessario, ovviamente, il consenso del destinatario.
• Nel caso della fattura in formato cartaceo è necessario che essa si materializzi poi presso il destinatario proprio su di un supporto cartaceo. Il documento deve ovviamente essere conforme a quello a disposizione dell’emittente; non è però necessario che il documento sia reso immodificabile attraverso l’uso di firma elettronica qualificata e riferimento temporale.
• Nel caso delle fatture elettroniche, la posta elettronica costituisce il sistema di trasmissione e quindi non si rende necessaria la stampa. I documenti devono però essere resi immodificabili tramite firma elettronica qualificata e riferimento temporale.
Fatturazione elettronica - Procedura
Conservazione
• L’Agenzia Entrate ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.
La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa
la fattura elettronica.
Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato.
Fatturazione elettronica
Fatturazione elettronica - Procedura
Registrazioni IVA
• Anche la fattura elettronica può essere inserita nei registri informatici entro sessanta giorni dall’effettuazione dell’operazione, ferma restando l’inserimento delle fatture stesse nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell’operazione.
• Anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su supporto informatico.
In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro IVA.
La Posta Elettronica Certificata
Si chiama PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata), un sistema nel quale viene fornito al mittente una documentazione elettronica, che ha valenza legale e che attesta l’invio e la consegna di documenti informatici.
Ma qual è l’agevolazione data da questo strumento?
La Certificazione dell’invio e della ricezione di quello che viene spedito.
La Posta Elettronica Certificata
La Posta Elettronica Certificata
• Garanti dell’avvenuta consegna sono i gestori di posta elettronica, che devono essere iscritti in un apposito elenco redatto dal Cnipa.
• L’iscrizione a questo elenco è possibile solo se si possiede un capitale minimo, maggiore o uguale ad 1 milione di euro e se si presenta una polizza assicurativa contro i rischi derivanti dall’attività di gestore.
• I messaggi inviati vengono sottoscritti automaticamente dai gestori con firme elettroniche;
• I gestori hanno l’obbligo di conservare traccia delle operazioni per 30 mesi (2 anni e 6 mesi).
• I gestori hanno l’obbligo di verificare la presenza eventuale di virus nelle e- mail inviate ed informare, in caso positivo, il mittente del blocco della trasmissione.
• Le imprese potranno dichiarare esplicitamente la volontà di accettare l’invio di Posta Elettronica Certificata, mediante indicazione nell’atto di iscrizione delle imprese.
• La Posta Elettronica Certificata, finalmente, è legalmente riconosciuta, veloce e sicura.
Conservazione sostitutiva
• La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
• La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo.
• Elemento importante: garantisce la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.
Conservazione Sostitutiva
Conservazione sostitutiva - Procedura
Delibera Cnipa 19 febbraio 2004
La conservazione sostitutiva di documenti informatici e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici) e si esaurisce con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Conservazione sostitutiva - Processo
• La Delibera del CNIPA afferma che l’operazione avviene attraverso la memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici.
Eventualmente è possibile memorizzare anche la loro impronta. L’operazione continua poi con l’apposizione sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così lo svolgimento corretto del processo.
• Per i documenti considerati "unici" il processo si conclude con l’apposizione ulteriore del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità tra documento originale e quanto registrato. La distruzione dei documenti analogici viene consentita solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, "fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell’articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445".
• Sotto il profilo temporale tale operazione può essere eseguita in qualsiasi momento giacché l’archivio analogico è perfettamente valido ai fini tributari e può essere esibito in alternativa.
Conservazione Sostitutiva
La firma digitale
• "La firma elettronica è l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodi di identificazione informatica".
Art. 1, c.1, lett. q) del Codice dell’Amministrazione Digitale.
• La firma digitale è, quindi, la manifestazione di un processo di calcolo che, a partire da un oggetto informatico, tipicamente un documento e da un insieme di informazioni associate ad una determinata persona (coppia di chiavi asimmetriche), produce un secondo oggetto informatico (il cosiddetto documento firmato) che attesta la volontà di tale persone nel sottoscrivere l’oggetto originario al quale è stato applicato il processo di firma.
• La firma digitale è cosa totalmente diversa dalla digitalizzazione o scansione della firma autografa, ovvero la trasposizione in immagine della propria firma autografa.
Archiviazione ottica
• "Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche
amministrazioni “ (Art. 42 del Codice dell’amministrazione digitale)
L’archiviazione ottica di un documento avviene mediante l’uso di uno scanner
• Vi sono due modalità di scansione dei documenti: tramite ocr (riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine.
Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Micrososft Word)
La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest’ultimo.
Archiviazione Ottica
Archiviazione ottica - Procedura
• Modalità tradizionale: i dati vengono inseriti in sequenza, secondo l’ordinamento desunto dai documenti cartacei. i dati possono poi presentarsi in posizione fissa o variabile a discrezione dell’operatore.
Questa modalità è totalmente automatizzata.
• Modalità da immagine e modifica manuale: questa modalità prevede la trasformazione in formato digitale tramite ocr richiedendo, però, attività di correzione manuale.
• Modalità on line: viene affidato in outsourcing l’archiviazione ottica.
In questo caso una società che offre tale servizio, offre del personale, opportunamente addestrato, che riceve dalla società appaltante il servizio una prima scansione della documentazione e procede, poi, alla correzione dei documenti digitali. Questo servizio si rivela molto valido per aziende di grosse dimensioni, consentendo di ottimizzare le risorse risparmiando tempo e spazi.
Archiviazione ottica – Supporti e formati
• Nella Deliberazione n. 24/98 del 30 Luglio 1998 – Art. 2, comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n° 537 – Regole tecniche per l’uso di supporti ottici si definiscono i tipi di supporti di memorizzazione che possono essere utilizzati per la realizzazione dell’archiviazione ottica.
• Condizione necessaria: non deve essere possibile modificare in nessuno modo la parte registrata di ciascun supporto, ovvero la scrittura nel supporto deve modificare quest’ultimo in modo permanente e irreversibile.
Vengono pertanto ad escludersi tutti quei supporti i quali prevedono la possibilità di cancellazione dei dati scritti anche mediante strumenti o dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
Archiviazione Ottica
Archiviazione ottica – Supporti e formati
• Per semplificare ulteriormente si può affermare che il supporto digitale è rappresentato dal cd o dvd conformi alle norme ISO 9660.
Il CNIPA prevede anche che possano essere adottati altri standard, purché retroattivamente compatibili con quelli testé enunciati. Riveste un’importanza fondamentale l’identificazione dei supporti.
• La circolare afferma infatti che i supporti utilizzati per l’archiviazione debbono essere univocamente individuati.
