Rapporto Attività Quadrimestrale
Un Ponte per…
Settore Amministrazione e Logistica
Periodo Maggio 2020 – Agosto 2020
Estensore Francesco Zannella Data redazione 10/09/2020
1. Introduzione
Questo rapporto intende illustrare l’attività dell’ufficio amministrazione nel periodo in oggetto.
Attualmente l’ufficio amministrazione si compone di:
Francesco Zannella: Responsabile Amministrazione, dipendente full time Adriana Carini: Amministrazione, inserimento ordinario in contabilità generale (software COGE), dipendente part-time 87,50%
Alessandra Covre: Monitoraggio progetti e predisposizione rendiconti, in Giordania e Libano, inserimento in contabilità progetti (software Give), dipendente part-time 87,50%
Caterina Mecozzi: :, Monitoraggio e rendicontazione progetti Italia/Europa, supporto alla rendicontazione progetti in Iraq, dipendente par-time 87,50%
Dalla Ca’ di Dio Sergio: Responsabile amministrazione progetto “LEARN” finanziato dal Fondo OFDA-USAID, collaboratore a progetto
De Luigi Gianluca: Monitoraggio progetti e predisposizione rendiconti in Iraq, collaboratore a progetto
Nicolini Federico: Monitoraggio progetti e predisposizione rendiconti in Siria, dipendente full time
Lupo Massimo: Logistica sede, Prenotazione voli e gestione viaggi staff, dipendente part/time 75%
Massimo Allegrezza: Country Administrator Iraq e Amministratore Progetto Taweer, collaboratore al progetto;
Marco Concolato: Country Administrator NES e amministratore Progetto ECHO, collaboratore a progetto.
2. Attività svolte nel periodo oggetto del rapporto
Gestione mensile della liquidità (Zannella, Carini)
Relazioni e recupero crediti con Enti pubblici, privati e fondazioni (Zannella, Carini)
Monitoraggio amministrativo sedi estere e Italia (Zannella – Covre)
Monitoraggio amministrativo progetti (Zannella, Covre, Mecozzi, Dalla Ca’ di Dio, Nicolini, De Luigi)
Relazione con consulente del lavoro per predisposizione busta paga e contratti (Zannella)
Gestione Beni Donazione Torre (Zannella)
Formazione su procedure amministrative di Un Ponte Per ai nuovi collaboratori (Zannella/Dalla Cà di Dio/Nicolini/De Luigi,Covre)
Inserimento ordinario in contabilità (software COGE) (Carini)
Inserimento entrate SDD in Give (Carini)
Inserimento ordinario in contabilità dei progetti (software GIVE/COGE) ( Covre)
Logistica Ufficio Roma (Lupo)
Pagamenti tramite cassa, banca, posta online di salari, fornitori, F24 e trasferimenti internazionali, contributi e tasse (Carini)
Compilazione/invio modulistica servizio civile Italia
Controllo fatture scadute e bollette (Carini)
Prenotazione treni, e assicurazioni (Carini/Lupo)
Prenotazioni Voli (Lupo)
Presenze personale e inserimento costi in COGE (Carini)
Predisposizione Consuntivo di Bilancio 2019 (Zannella,Carini, Covre)
Predisposizione preventivo di Bilancio 2020 (Zannella)
LOGISTICA
AMMINISTRAZIONE
ACQUISTO BIGLIETTI TRENO
RIMBORSI BIGLIETTI TRENO
ACQUISTO BIGLIETTI AEREI
GESTIONE CANCELLAZIONI E RIMBORSI AEREI
CONTROLLO MENSILE PARTENZE/RIENTRI E SCADENZE ASSICURAZIONI
ACQUISTO ASSICURAZIONI
ARCHIVIAZIONE BOARDING PASS
VERIFICA CORRETTEZZA IMPORTI FATTURE VOLI
VERIFICA CORRETTEZZA IMPORTI FATTURE ASSICURAZIONI
RICERCA E PRENOTAZIONE ALLOGGI
ITC/COMUNICAZIONE
FORMATTAZIONE/RIPRISTINO PC
ACQUISTO PRODOTTI INFORMATICI
ACQUISTO E ATTIVAZIONE SOFTWARE
SETTAGGIO SERVER PER POSTA ELETTRONICA
SETTAGGIO RISPOSTA AUTOMATICA MAIL
INVENTARIO/CONTROLLO/DISTRIBUZIONE MATERIALE INFORMATICO
SPEDIZIONI
ASSISTENZA PROBLEMI INFORMATICI QUOTIDIANI LOGISTICA strutturale
INVENTARIO STRUTTURA
ORDINE CANCELLERIA
CATALOGAZIONE ARCHIVIO
MANUTENZIONE ORDINARIA UFFICIO
CAMBIO TONER STAMPANTE AUTOMATION COLOR
ACQUISTO PRODOTTI CASALINGHI
ALLESTIMENTO SALE PER EVENTI/INCONTRI/FORMAZIONI
L’Attività della Logistica è proseguita nel corso del 2020 con non poche difficoltà. Dalla totale assenza di voli causa COVID19 si è passati ad una graduale riapertura anche grazie ai voli organizzati da WFP; le partenze in questo senso hanno duplicato il lavoro ordinario, dovendo effettuare le prenotazioni dapprima per i suddetti voli (con conseguente invio di richieste, documenti e prenotazione di hotel nei tempi richiesti) e parallelamente per i voli commerciali di collegamento verso le destinazioni finali. L’esperienza, nonostante le difficoltà, ha permesso di far rientrare tutte le persone in partenza e quindi possiamo considerarci soddisfatti. Attualmente abbiamo 2000 USD a disposizione sul nostro account voli con WFP.
In questa nuova fase, a seguito della riapertura degli aeroporti, le partenze sono effettuate principalmente con Qatar Airways che sembra garantire le partenze programmate e allo stesso tempo le misure di distanziamento necessarie; ci tengo a far notare che i voli Qatar A/R costano in media sui 1000 €
L’acquisto dei voli in questa situazione di emergenza ha acuito una difficoltà da sempre presente, ovvero riuscire ad ottenere informazioni sulle coperture dei costi di volo e sui relativi codici di progetto. Allo stesso tempo, escludendo le reali emergenze, continuano a pervenire richieste di voli con brevissimo preavviso che comportano un costo elevato del biglietto e difficoltà organizzative.
Il numero elevato di cancellazioni e conseguenti richieste di rimborso di voli da seguire ha comportato una necessaria riorganizzazione del file Aerei e Boarding Pass, in modo da essere il più comprensibile possibile da chi non lo consulta quotidianamente. Si proseguirà nei prossimi giorni con lo stesso lavoro sul file Assicurazioni. Le assicurazioni stipulate in questo periodo proseguono con la nuova formula che include anche la copertura Diaria da ricovero per malattia, ovvero estensione covid19, fino a nuove disposizioni.
Il lavoro logistico in ufficio in questo periodo è stato ridotto al minimo a seguito della limitata presenza in sede.
E’ aumentata di conseguenza l’attività di supporto informatico da remoto, utile anche per rimanere in contatto con i colleghi anche in periodo di lockdown. Sono però necessari nei prossimi mesi alcune operazioni per liberare spazio in magazzino e in sala skype, come ad esempio la distruzione dei vecchi documenti, che richiederanno una costante presenza.
PROGETTI GIORDANIA
ENAYA– OCHA (Taking Care) “Addressing the protection of women, men, girls and boys from Syrian refugee and Jordanian communities, and vulnerable minorities residing in Amman, Zarqa Karak and Ma'an governorates, through legal aid, empowerment of women, gender equality and disability inclusion”.
Finanziato 370.998,018 USD - 01/08/18 - 31/08/19. Agosto: Ancora in attesa l’esito ufficiale dell’audit.
Non speso 38 USD.
JOR-19-03 SAWA – Tavola Valdese “Iniziativa di protezione a sostegno delle persone con disabilità appartenenti alle fasce più vulnerabili della comunità ospitante in Giordania attraverso servizi integrati di risbilitazione, empowerment e supporto psicosociale” Sett. 2019 – 31/10/2020. Fin 21.600 USD il 14/12 arrivata tranche di 6.480. 27.06.19 trasferiti 10.000 JOD da AB 501 a AB 500. ITA COSTS: Possiamo caricare solo pro quota OTT-NOV-DIC BP Mattia Rizzi (3.200). Causa COVID 19 le attività sono state sospese. La durata del progetto è stata estesa al 30/09/2020. Non è stato inviato ancora alcun report:
richiesto al donor le modalità e i tempi di rendicontazione. Speso al 30/04/20 12.900 Euro.
17/06/20 Inviato report narrativo intermedio con attività e spese fino al 31.03.20. Report finanziario (senza dettaglio) tot speso 15.676,13 euro (left 4.923,87 euro). Luglio: ancora non abbiamo ricevuto feedback del report inviato (e della II tranche) - left di 2.900 euro. Agosto: speso tutto il budget, entro Settembre inviamo il budget con la riallocation e il Final Report.
JOR-19-01 JAYEEN – OCHA 12775 “Addressing health and protection needs of marginalized adults and children with disabilities, injuries and impairments from Syrian refugee and Jordanian” (01.10.19- 31.12.20): Delibera firmata il 03/07/2019 tot fin. 299.956,42 USD. 24/07 arrivati in AB 513 transfer 239.965,14 USD (80% budget come da delibera). 04.11 inviato amendment firmato. Dic: inviato una richiesta di reallocation. 08.03 il PM Yousef lascia UPP: Natalie lo sostituisce. Approvata la proposta di reallocation ma senza cambiare il budget (neanche sulla piattaforma OCHA). Data la sospensione delle attività, causa CODIV 19, si prevede che il progetto venga esteso A NOV/DIC 2020: al momento della richiesta di estensione si richiederà una nuova reallocation di budget. Speso al 30/04/20: 58.206 USD Luglio: Arrivata conferma estensione del progetto al 31/12/2020 telefonicamente il donor ha accettato la riallocation del budget (spostando da mobility aids a salary staff). Abbiamo scelto la NCE perché molto più conveniente. A settembre mandiamo la proposta a OCHA. Abbiamo raggiunto il 50% dello speso ma, su richiesta di OCHA, a settembre mandiamo cmq il report finanziario in quanto il Progetto doveva finire il 30/09/2020
JOR-19-02 AICS - AID 11731 “Rihlat Amani” (My journey to safety) 03/11/2019-28/02/2021: giugno inviato proposal progetto via PEC. 01/08 Arrivata lettera di incarico. Delibera firmata il 01/08/2019 Fin tot 448.002,75 euro (amm.vi 29.177,75). I rata 224.001,38, II rata 179.201,10 (40%) all’80% speso. III rata 44.880,27. 03/11/19 inviata lettera di incarico. 19/11/2019 sono entrati € 223.854,62 (DIFF 146,76 COSTI BANCARI). ). Non sono accettate solo spese cash. Il partner locale (Diocesi di Gerusalemme) non si sta mostrando collaborativo: è’ necessario che le attività di competenza del partner si sviluppino per 10 mesi.
Accettata l’estensione del progetto al 02/02/2021. 30/04: Inviato report narrativo con indicazioni avanzamento spese. Data la sospensione delle attività, causa COVID 19, si prevede che la somma finale del non speso sia cospicuo e siamo in attesa di capire se i partner saranno in grado di concludere le attività con le scuole con metodologie on line. In ogni caso proporremo ai AICS soluzioni di riallocazione di budget.
Tot speso al 30/04/20 circa 42.300 euro. A settembre riprendono le attività delle remidial classes (il
partner è stato sostituto) Il 17 luglio Novella ha partecipato ad un meeting con AICS in cui hanno discusso anche della variante. Agosto: definita la VNO, a Settembre la mandiamo ad AICS: chiusura Progetto 28/02/2021. La figura di Giulia Olivieri (admin) viene sostituita da Dalia Metodo di pagamento e-wallet:
siamo in attesa che la banca centrale dia il consenso ufficiale alla compagnia per poter procedere.
Abbiamo 2 account: admin (Dalia) che autorizza le operazioni di pagamento e checker (Yousef) che da l’approvazione finale senza la quale il pagamento non parte.
JOR-20-01 - ENAYA II – TAVOLA VALDESE: PARTENZA ERA PREVISTA 01/03/2020 (DURATA 8 MESI). FIN 35.000 EURO SENZA AMMINISTRATIVI. DA DARE CODICE. IN ATTESA PRIMA TRANCHE. Erogazione finannziaria in 4 tranche: 30%+30%+30%+10% (con possibile erogazione aggregata a discrezione del donor). Da presentare almeno rendiconto intermedio (almeno 30%) e rendiconto finale al termine delle attività. Aprile: ricevuta approvazione dal Mopic. Le attività inizieranno a giugno/luglio. 25/03 ricevuta tranche da 10.500 Euro (30%) sul conto di Banca Etica in Italia.
Luglio: iniziate le attività - Per il prossimo mese dobbiamo pagare con sistema e-wallet. Fino adesso per il pagamento delle spese abbiamo utilizzato gli admin dei vecchi Progetti, a breve dobbiamo fare tranfer da HQ
JOR-20-02 -“Promoting Vulnerable women’s economic and social empowerment in Lebanon Jordan and Egypt” AID 011528 01/01/2020-31/01/2021: PROGETTO Consortile ARCS (UPP partecipante) da inviare MoU firmato. Fin 115.000 euro (tot progetto 115.000 + Attività partiranno i primi di gennaio. BANCA USATA AB 500 JOD. Previsti 5 instalments (dopo il primo saranno trasferiti i fondi solo dopo presentazione di report di spesa pari almeno al 70% della tranche ricevuta: 28.230+28.230+21.006+21.006+16528. Mou firmato il 15.01.20. 30/01/20: arrivati da ARCS su AB 500 21.559,87 JOD.
Agosto: ricevuta II tranche con una differenza in difetto di 2.000 euro che ARCS ci invierà entro Settembre.
Le attività proseguono affrontando i rallentamenti dovuti alle procedure anti-covid: possibile necessità di posticipare la fine del Progetto di 2 mesi.
Sede di Amman: Durante la riunione di ufficio con tutto il nuovo personale sono state discusse le
“raccomandazioni” inviate via mail da HQ. Stabilite e confermate le procedure amm.ve da seguire per il 2020. 25/02/20: fatta formazione generale procedure amm.ve alle nuove 4 SCU in partenza per la Giordania. 08/03/20 In attesa dell’autorizzazione Giordania per il permesso di lavoro: alcuni contratti sono in processo… + dobbiamo valutare anche i costi. Marzo: partenza SCU rimandata.
Rivisto il forecast 2020, ancora in perdita di 12.000 euro circa. La Missione non riesce a sostenere i costi con i progetti implementati. Agosto: deciso di rescindere il contratto per la GH Servizio Civile, nel caso in cui i volontari partiranno ne prenderemo un’altra. Permessi di lavoro staff: entro il 14/09/20 dovrebbero arrivare.
In corso l’handover di Marta Malaspina con il nuovo Capo Missione Pierre Mercier.
Nuovi Progetti:
Agosto in scrittura nuovo Progetto AICS che verrà inviato entro il 10 Settembre.
LIBANO:
LIB-19-01 ENGENDERING PEACE – MAECI: 05/10/19 Arrivata accettazione (contributo tot di 125.740 euro). 17/12/2019 ARRIVATA I TRANCHE 88.018,00 € da MAECI. Seguito scambio di mail senza delibera ufficiale. Tasso di cambio da usare: Banca d’Italia. Fine Aprile: ricevuti gli MoU dai 4 partner (YBD, DOZ, DAK, FFP). Inviate loro le PN che dovranno poi inviare a David come lista spese.
22/04 inviati i fondi a FFP e DOZ Italia, e a DAK e YBO da ufficio Dohuk. PN partner aggiornate a luglio. ISF è il quinto partner che gestiamo direttamente dalle casse Bagdad.
• LIB-19-02 INTER-COMMUNITY Integration through Education – Tavola Valdese: 01/04/2020 – 31/05/2021 - Budget 27.480 euro. Posticipata la fine del Progetto al 31/05/2021. Attività mai avviate. Mai ricevuto i fondi. Arrivata Prima tranche in Italia ( Banca Etica C/100057) il 22/01/2020 (8.244 euro). Non è stata ancora inviata in Giordania.
LIB-20-01 Shaping the future – Fondazione Catalana: 27.000 euro: Fondi mai arrivati, Attività mai avviate
Sede di Beirut: Costi della sede coperti dai progetti e dal Servizio Civile Nazionale. Causa COVID 19 i ragazzi del SC sono stati rimpatriati in attesa di sapere la data di un eventuale ritorno. David si è trasferito in Francia.
Situazione al 31/08/2020:
Previsto rientro a Beirut di David entro la seconda settimana di Settembre.
I faldoni di tutti i progetti 2018-19-Aprile/20 verranno depositati in ufficio in settimana.
Costi ufficio: anticipato il pagamento affitto di 2 mesi Aprile e Maggio e abbiamo disdetto il contratto al 31/05.
SC: L’ufficio SC ci ha rimborsato la spesa dell’affitto per il mese di marzo e parte di Aprile (abbiamo perso Maggio e parte di Aprile). Il contratto dei ragazzi del SC è stato prorogato al 16/12 (doveva finire il 16/09): Nonostante le numerose mail inviate all’ufficio del SC sull’adeguamento dei contratti dei ragazzi a fine Agosto non abbiamo ancora ricevuto alcuna comunicazione ufficiale se non risposte imprecise e poco esaustive: da sollecitare.
Gestione banche: La procura di David è scaduta il 13/03: ad oggi non abbiamo accesso ai conti.
Al suo arrivo a Beirut otterrà l’approvazione del ministero per avere nuova procura.
PROGETTI NES:
Life –SavingHealth Assistance to the Population of Nes-Phase III ECHO/SYR/BUD/2018/91003: – ECHO 3: Inizio – Fine originaria: 01-04-2019 – 31-08-2019. Budget: 1,000,000.00 Euro, di cui amministrativi 65,419.63 Euro. 591,207.50 Euro sono UPP (con relativi amministrativi di 38,677.13 Euro) e 408,792.50 Euro di KRC (con relativi amministrativi a KRC di 26,742.50 Euro). Esteso di 7 mesi con aumento di budget. Nuove date: 01-04-2019 – 30-04-2020. Budget: 2,280,000.00 Euro, di cui amministrativi 149,157.94 Euro. 1,087,242.06 Euro sono UPP (con relativi amministrativi di 76,105.94 Euro) e 1,043,600.00 Euro di KRC (con relativi amministrativi a KRC di 73,051.00 Euro).
Rendicontazione prevista per Aprile-Maggio. Ricevuti 80% prima tranche (800,000.00 Euro) piu’
seconda tranche da 50% sull’estensione (640,000.00 Euro)più ulteriore 30% della seconda tranche (384,000 Euro). Contratto firmato, modifica con estensione firmata. Presentata ad inizio marzo ed approvata (16/04/2020) No Cost Extension del progetto con slittamento della data di chiusura dal 31 marzo al 30 aprile. Rendicontazione presentata a Luglio, per un totale speso di 2.126.021,25 euro, più
128.821,49 euro di amministrativi e un left di progetto di 5.157,27 euro. Ad approvazione del rendiconto dovremmo ricevere un saldo di 450.824,74 euro. E’ arrivata in questi primi giorni di settembre una richiesta di chiarimento per alcune voci della rendicontazione finale (tecniche e amministrative) a cui stiamo già rispondendo.
Life –SavingHealth Assistance to the Population of Nes-Phase III ECHO/SYR/BUD/2020/91017: – ECHO 4: Inizio – Fine: 01-05-2020 – 28-02-2021. Budget: 2,500,000.00 Euro, di cui amministrativi 163,551.00 Euro. 854,009.00 Euro sono UPP (con relativi amministrativi di 59,780.13 Euro), 1,467.00 Euro di KRC (con relativi amministrativi di 102,690.00 Euro) e 15,440.00 di DOZ KRC (con relativi amministrativi di 1,080.00 Euro). In seguito alla presentazione e approvazione di un TopUp del
progetto, il budget è stato portato a 3.500.000 euro (stesse date di inizio e fine), di cui 3.271.030 euro di costi diretti e 228.970,70 di amministrativi (78.587,70 UPP, 149.299,60 KRC e 1.078,80 DOZ).
L’amendament è stato confermato da Bruxelles in data 27/07/2020. Ricevuta prima tranche di 1.250.000 euro in data 18/05/2020 e seconda tranche di 500.000 euro in data 13/08/2020.
Health Waste Management and Recycling in North East Syria - Supporting municipalities and health facilities – AMB : : Inizio – Fine: 1-01-2020 – 31-10-2020. Budget (Fund + Cofund: 157,583.80 Euro, di cui 14,325.80 Euro amministrativi (Finanziato AMB 120,010.00 Euro – 10,910.00 Euro amministrativi, cofinanziamento UPP 34,158.00 Euro – 3,415.80 Euro amministrativi). Anche questo progetto sconta la mnacnza di fondi in loco e procede con prestiti da conto generale UPP.
Darna Fase II – La nostra casa. Rientro in sicurezza per gli sfollati a Raqqa sostenendo i servizi materno-infantili per la città e la sua provincia – AICS: Inizio – Fine: 21-01-2019 – 20-01-2020, esteso fino al 29-02-2020 (VNO).Budget: 1,277,215.11 Euro, di cui finanziato AICS 799,995.11 e cofinanziato UPP (OFDA) 477,220.00 Euro; Amministrativi 51,882.11 Euro. Il partner di progetto è AUCI che gestisce 51,000 Euro di finanziamento AICS. Variazione Non Onerosa n.1 effettuata a Luglio,
rendicontazione intermedia effettuata ad Agosto, Variazione Non Onerosa n.2 effettuata a Ottobre, Variazione Non Onerosa n.3 effettuata a dicembre, rendicontazione intermedia da fare tra Febbraio e Marzo. Ricevuta prima tranche di 399,997.56 Euro (50%) di cui 50,000 Euro girati ad AUCI, ricevuta seconda tranche (319,998.04 Euro) da richiedere tranche finale da definire in base allo speso effettivo. Richiesta ed approvata estensione della data di chiusura al 29 febbraio 2020. Progetto chiuso con qualche problema nella realizzazione di alcune attività previste nella variante. In seguito all’emergenza Covid e alle relative difficoltà di reperimento e trasferimento della documentazione, come per altri progetti di altre ONG, AICS ha spostato la data di presentazione del Rendiconto finale al 31 maggio 2020. Dopo l’invio del rapporto finale, data la consistenza dell’underspending del progetto, AICS ha ritenuto di applicare retroattivamente le regole per la gestione e rendicontazione dei progetti nella fase COVID 19. Pertanto abbiamo presentato una VNO a luglio per l’intero ammontare
dell’underspending (118.874 euro), rimodulando le attività sulla base delle nuove esigenze e della fattibilità delle stesse rispetto a quelle originariamente previste e non realizzate. Contestualmente la data di chiusura finale del progetto è stata spostata al 30 settembre 2020.
Darna Fase III – : “Darna Al-Aman (Our safe Home – La nostra casa protetta)”– AICS: Progetto presentato a fine 2019 e approvato. Budget: 587,851.10 Euro, di cui finanziato AICS 519,451.10 e cofinanziato UPP 68,400.00 Euro; Amministrativi 33,721.10 Euro. Poi, a seguito del default del sistema bancario Libanese, l’invio della I tranche è stato bloccato a tempo indefinito. Nelle more dell’attesa dello sblocco della situazione abbiamo chiesto lo svincolo della fidejussione, approvato da AICS.
Situazione fondi che si sta sbloccando, in accordo con AICS stiamo preparando una VNO del progetto per adattarlo alla nuova situazione. La VNO sarà presentata a brevissimo, con data di possibile inizio del progetto fissata al 1 ottobre 2020 per 12 mesi. In attesa dell’approvazione della variante e della richiesta di invio della prima tranche andrebbe riaccesa la fidejussione del progetto.
Improve access to quality health services in Menbij, Aleppo - UNICEF #
MEN/PCA2018282/PD2018290 – UNICEF: Inizio – Fine: 11-03-2019 – 31-12-2019, esteso fino al 31- 01-2020 (variante non onerosa). Budget: 1,783,145.55 USD, di cui finanziato UNICEF 1,301,505.95 USD, supplies/equipment UNICEF 103,539.60 USD e cofinanziato UPP 378,100.00 USD; Amministrativi 85,145.25 USD. Rendicontazione Q1+Q2 effettuata a Luglio, rendicontazione Q3 effettuata a Ottobre, rendicontazione Q4 prevista a Gennaio/Febbraio. Ricevuta prima tranche Q1+Q2 di 340,000.00 USD, senza amministrativi, Q3 di 436,034.50 USD, Q4 di 440,326.20 USD. Amministrativi Q1+Q2 20,195.88 USD e Q3 26,252.98 da verificare se ricevuti o meno, amministrativi Q4 da chiedere in sede di
rendicontazione. Progetto chiuso in data 31 gennaio 2020. Presentata Rendicontazione del Q4 e Finale, approvata dal donatore. Da restituire ad UNICEF 10,594.80 USD, invio dei soldi propedeutico al ricevimento dei contestualmente richiesti costi amministrativi del Q4 (37,954.75 USD). Invio dei soldi a UNICEF per ora bloccato per richiesta di utilizzare i 10,594.80 USD per acquisto urgente di medicinali nel quadro dell’emergenza Covid 19. In attesa di risposta da UNICEF. Dopo la risposta negativa
sull’utilizzo del non speso, la somma è stata restituita al donatore, che contestualmente ha sbloccato gli amministrativi del Q4 e, dopo varie richieste in tal senso, ha sbloccato anche gli amministrativi del Q3 che non erano stati ancora inviati. Attualmente siamo nelle fasi finali dello spot check sul progetto da parte della società di audit incaricata da Unicef.
Provision of primaryhealth care and emergencyservices to Iraqirefugees and IDPs in Al Hol camp – WHO: Inizio – Fine: 01-06-2019 – 30-09-2019 (esteso da 01-10-2019 a 31.03.2020, contratto firmato) Budget: 345,010.80 USD di cui 22,570.80 USD amministrativi, budget estensione (totale) a
31.03.2020: 809,069.80 USD di cui 52,929.80 USD amministrativi. Tranche 1 da 258,758.10 USD ricevuta, tranche 2 da 348.044,25 USD ricevuta. . Progetto concluso in data 31 marzo 2020.
Rendicontazione finale presentata al donatore. Spese totali I e II fase rendicontate = 774,776.40 USD (di cui 50,686.31 USD di costi amministrativi. In attesa di feedback sul Rendiconto dal donatore. Oltre alle due tranche sopra menzionate (258,758.10 USD + 348.044,25) ricevuta una terza tranche da 80.000 USD, totale ricevuto da WHO = 686,802.35 USD. Se tutto approvato, dovremmo ricevere una tranche finale da 87,974.05 USD a chiusura del contratto. Dopo l’approvazione del rapporto finale WHO ha inviato il saldo previsto 25/06/2020.
Integrated Reproductive Health Services – UNFPA NES: Inizio – Fine: 01-01-2020 – 30-06 - 2020 Q1:
372,474.61 USD, di cui 24,377.50 USD amministrativi. Per problemi di UNFPA (che non può finanziare direttamente attività in NES) risultiamo come sub-contractor di una ONG Irachena (ZHO) che si è prestata a fare da “passa-soldi”. Realizzate le attività del Q1, in anticipazione da parte di UPP. Per la situazione sopra esposta abbiamo rendicontato attraverso ZHO, rendicontazione a rimborso che è automaticamente diventata il budget del Q1. Contestualmente alla rendicontazione del Q1 è stato presentato il budget del Q2 (504,374.46 USD, di cui 32,996.46 USD di costi amministrativi). Sono continutati i problemi derivanti dall’arrivo ritardato degli installment UNFPA (anche a causa del doppio passaggio attraverso la ONG irachena), per cui non è stato possibile, nonostante le
anticipazioni UPP, concludere le spese previste del Q2 entro la fine di giugno. Abbiamo ottenuto una estensione del liquidation perido del Q2 fino al 26 luglio, e poi è stato presentato il rendiconto. Da
segnalare che in questa fase, a causa della regola della Banca Centrale Irachena in base alla quale il 25% dei trasferimenti in valuta viene automaticamente e obbligatoriamente cambiato in IQD, questo doppio passaggio, oltre a causare uno sforamento consistente della spesa per bank fees, ha anche causato una ingente perdita sul cambio poi effettuato da IQD a USD. Alla fine del Q2 le sofferenze del progetto ammontavano ad uno sforamento dell’84% della BL Bank Fees (11.000 USD) più altri 12.000 USD di perdite su cambio. Per fortuna dopo una serie di contatti con il donatore, UNFPA ha
autorizzato lo sforamento della BL. Il progetto ha chiuso il Q2 con 4.000 USD di underspending, e, sopo una negoziazione con UNFPA, abbiamo ottenuto di utilizzare questo underspending a parziale copertura della perdita su cambi. Restano a carico UPP 8.000 USD circa di perdita su cambi. Nel frattempo è stata presentata una nuova proposta a UNFPA per Q3 e Q4. Nonostante siamo già entrati nell’ultimo mese del Q3, alla data odierna non c’è ancora una approvazione finale della nuova
proposta. A parte il ritardo di UNFPA, la questione si sta trascinando perché in donatore non intende approvare la BL delle Bank Fees (richiesta da noi per Q3 e Q4, 8.000 USD), aprendo potenziali scenari di gravi perdite per UPP anche per il secondo semestre. Quindi siamo ancora in stallo.
Provision of essential quality PHC services to the vulnerable and the neglected population in NES – SDC SVIZZERA – FASE I: Inizio I FASE– Fine I FASE: 01-02-2020 – 15-03-2020 Budget: 425,995.08 USD, di cui 199,902.33 USD contributo SDC. Progetto concluso e rendicontato, la fase di audit doveva essere essere chiusa entro giugno ma si sta ancora trascinando per la questione audit dell’in kind previsto dal progetto, risultata molto più complicata e difficile del previsto. Comunque per quanto riguarda il contributo SDC, il progetto ha speso l’82% del budget previsto, con un residuo di 14.000 USD circa. Il donatore aspetta la conclusione dell’audit per approvare il Report e sbloccare il saldo finale (previsto 40.000, meno 13.000 di non speso prevedibile saldo di 27.000 USD).
Provision of essential quality PHC services to the vulnerable and the neglected population in NES – SDC SVIZZERA – FASE 2: Inizio II FASE– Fine II FASE: 15-03-2020 – 31-08 - 2020 Budget: 1,870,821.
USD, di cui 700,000.19 USD contributo SDC. Il progetto avrebbe concluso le sue attività il 31 agosto, ma anch’esso sconta l’enorme difficoltà degli ultimi tempi di far arrivare i fondi in loco. Per cui siamo in forte underspending, considerando che, come altri progetti NES, anche questo progetto si basa su stipendi mensili KRC che non siamo in grado di rimborsare allo stato attuale (fondi impegnati per stipendi KRC 414.000 USD). E la situazione di difficoltà perdura anche oggi, visto che il progetto non riceve fondi da tempo, ma, come gli altri, sopravvive con prestiti dal conto generale UPP. Lo speso
“reale” a fine agosto ammonta a circa 150.000 USD. Anche questo progetto ha proceduto con prestiti dal conto generale UPP, quando i pochi fondi che riescono ad arrivare in loco vengono suddivisi tra i vari progetti per far pronte alle necessità impellenti.
Provision of emergency and primary health care services and environmental health in North-East Syria – CDCS FRANCIA: Inizio – Fine: 01-04-2020 – 31-10-2020 Budget: 849,016.00 USD, di cui
77,183.30 USD costi amministrativi. Spese eleggibili dal 1 aprile 2020. Il progetto è in corso ma sconta l’enorme difficoltà degli ultimi tempi di far arrivare i fondi in loco. Per cui siamo in forte
underspending, considerando che, come altri progetti NES, anche il progetto francesi si basa su stipendi mensili KRC che non siamo in grado di rimborsare allo stato attuale. Questo ha comportato la presentazione di un rapporto intermedio al donatore (periodo 1 aprile – 30 giugno) con un volume di spesa irrisorio (21.000 Euro). E la situazione di difficoltà perdura anche oggi, visto che il progetto non riceve fondi da tempo, ma, come gli altri, sopravvive con prestiti dal conto generale UPP. Lo speso a fine agosto ammonta ad appena 60.000 USD, l’impegnato deve tenere conto di almeno 80.000 USD
KRC per il periodo aprile/giugno ed altrettanti per il periodo luglio settembre. Più 160.000 USD per acquisti (medicine, etc.) impegnati. Ma se non arrivano fondi in loco… da valutare un’eventuale estensione del progetto, visto che ha ancora solo due mesi di vita.
LEARN - Linking Emergency Assistance and Response in Northeast Syria - 720FDA18CA00045: Budget primo anno 4,249,879.00 USD, budget secondo anno 5,793,054.70 USD. Totale budget 2 anni:
10.042.933,70 USD.
Inizio: 01/10/2018 – fine: 30/09/2020. Sono previsti Report mensili al Capofila (SI) e quadrimestrali al Donor (USAID). I report mensili vengono utilizzati per le richieste dei fondi al donor. OFDA ha confermato il finanziamento del secondo anno del progetto.
Ultimo report inviato: Report 22 per luglio 2020 (inviato a settembre 2020)
1) Speso al 31/07/2020 (numero da confermare, non completamente attendibile): 8,084,378.29USD 2) Amministrativi maturati al 31/07/2020 (numero da confermare, non completamente attendibile):
245,432.51 USD
3) Richiesto al Capofila (SI): 10,042,933.70 USD
4) Ricevuto dal Capofila (SI): 8,852,000.00 USD Previsione di spese totale a Settembre 2020:
10.042.933,70 USD
Audit su anno 2019 previsto a Settembre 2020: lista spese al 31/12/2019 da presentare entro 15/09/2020.
I risultati verranno inviati ad OFDA entro 30/11/2020. Il L’anno 2020 sarà auditato con Phase II.
LEARN - Linking Emergency Assistance and Response in Northeast Syria - 720FDA18CA00045 – TOP UP COVID 19:
Fondi di emergenza per risposta al COVID-19. Budget richiesto: 321,200.00 USD, di cui 21,200.00 USD amministrativi. Partito 01/08/2020. Chiusura 31/12/2020. Verrà auditato con 2020 di Phase I su Phase II.
LEARN - Linking Emergency Assistance and Response in Northeast Syria - 720FDA18CA00045 – PHASE III
Periodo 01/10/2020 – 30/09/2021
Budget richiesto originariamente: 3,517,000.00 USD, di cui 142,653.56 USD amministrativi.
Previsti originariamente 1,774,010.79 USD per KRC, di cui 155,910.80 USD amministrativi.
Budget presentato con top up COVID-19 a maggio 2020: 4,617,892.49 USD, di cui 208,971.60 USD amministrativi.
Previsti 2,141,804.89 USD per KRC, di cui 186,673.90 USD amministrativi.
Sede di Amuda, Kobane, Dohuk (Iraq): La sede di Dohuk, pur trovandosi in Iraq è stata assorbita dalla Missione NES in quanto centrale operativa e di sostegno alla Missione. Situazione complessa in quanto bisogna garantire alloggio e sostegno al personale di passaggio dal NES in Dohuk e
contemporaneamente garantire la possibilità di rientrare in NES per l’operatività. In pratica occorrono due strutture ricettive funzionanti per tutto lo staff. Fino ad ora siamo riusciti a coprire tutto con i budget di progetto. In via straordinaria si era deciso di destinare a queste coperture parte dei fondi raccolti per l’Emergenza Siria, ma fino ad ora non è stato necessario.
PROGETTI Iraq:
MHPSS UNHCR – IRQ-E20-01: : Budget in doppia valuta IQD (594.299.400) e USD (117.659,89), di cui 38.879.400 IQD e 7697,38 USD amministrativi. La prima tranche di 201.031.600 IQD e 38586,88 USD sono stati erogati tra febbraio e marzo. La seconda tranche in ritardo è stata erogata a Luglio per un importo di 162.629,300 IQD, la tranche in dollari (pari a 29.652,80 USD) è stata bloccata a causa dei cambi di banche non ancora accettati. Su questo progetto che procede con una spesa di 315.603.398 IQD e 127.367,9 USD sono stati riscontrati i seguenti problemi:
- UNHCR non vuole riconoscere spese di personale che non siano meramente i salari, quindi ha rigettato le spese relative alla assicurazione sulla salute per un ammontare di 1.908.250 IQD è in corso un tentativo di contrattazione per inserire una linee di budget specifica che non faccia risultare le spese di HR superiori allo stabilito dal donor
- I tempi di invio ed i vari errori commessi dal donor non ci permettono il rimborso delle spese Italia e sono stati effettuati vari prestiti dall’ufficio di Erbil verso questo progetto.
Ciò ovviamente incide sulla liquidità della struttura.
SENTIERI DI COESISTENZA IN MESOPOTAMIA – FAI: Budget totale: 716.815 euro Budget ultima annualità pari a 253.893,00 euro. Accetta NCE fino a febbraio 2020. Infocenter, dopo warning letter, si è riusciti a completare ed a ricevere la documentazione nei termini necessari per permettere di riallocare il non speso e far si di usarlo per la copertura salariale del team di Baghdad. Controllo cashbook finalizzato, in preparazione report finale, previsto primo draft entro primi di maggio.
Consegna prevista entro 31/08/2020. Successivamente bisognerà finalizzare la documentazione sia del 2018, poichè ancora in attesa delle fatture scannerizzate dal team di baghdad, che per tutto il 2019 di UPP/INFOCENTE/DOZ/CCP. Da inviare ultima tranche di circa 10.289 usd a infocenter. Report finale inviato il 31/08/2020 in formato digitale, la versione cartacea con firma in originale è in attesa della certificazione del Auditor per essere spedita al donatore. Team UPP baghdad sta completando il recupero delle fatture mancanti di Infocenter, sistemando in cloud le fatture scannerizzate per permettere corretto controllo sia dell’auditor che per la preparazione della documentazione cartacea
MESOPOTAMIAN YOUTH – EU: Budget 1.193.569. , approvata NCE con termine 31/03/2020 Presentato il secondo rendiconto intermedio per il 2018 ed incassata la tranche di 228.957 euro.
Totale tranche incassate 1.076.164 euro. Progetto esteso di un mese con variazione di budget che ha permesso ulteriori coperture salariali e spese in supporto delle attività nei campi di Barika. Cashbook in fase di elaborazione finale, blocco COVID19 ha causato rallentamenti negli acquisti, e produzione di materiali. Calcolo del left over verrà suddiviso tra il non speso di UPP e dei partners con la % di 74.44
finanziato EU, 25.56% cofinanziamento . Report finale inviato i primi di luglio, ricevuta certificazione Audit, si continua con la sistemazione delle fatture in caso di Audit esterno da parte EU. . Rimane da ricevere ultima tranche da EU pari al 10% del budget totale (circa 101.906 euro compresi di admin), alla ricezione si invieranno gli admin dei partners.
CCFD-STC 2020 (IRQ-B20-02) : budget di 15000, progetto elegibile dal 01/05/2020 e terminerà a dicembre 2020. Ricevuta intera installment il 13/07/2020. Attualmente le spese sostenute riguardano sopratutto il personale e spese relative alla procedura per registrare STC come ONG in Olanda.
Partner di progetto Humat Dijlah non ha ancora ricevuto finanziamento ne si è ancora organizzato MoU specifico.
CCFD-ISF (IRQ-B20-03): budget di 3000 euro come finanziamento dedicato esclusivamente al
supporto di ISF durante covid, ricevuto fondi il 13/07/2020 ed inviati al partner il corispettivo in dollari il 12/018/2020 pari a 3523 USD.
CCFD-ICSSI 2020 (IRQ-B19-04): budget di 25000 euro ricevuti il 13/07/2020. progetto elegibile dal 01/05/2020 e terminerà il 31/12/2020. Spese sostenute riguardanti esclusivamente personale dato le attività postivcipate causa lockdown in Baghdad
RECOVERY AND RECOSTRUCTION MOSUL – GIZ 2: Nuovo Budget 2.815.467 euro. Periodo elegibilità spese 01/07/2018 – 30/06/2020. Causa COVID-19 il progetto ha ottenuto una Cost Extention fino appunto al 30/06/2020, che permetterà di recuperare le attività interrotte nei mesi di marzo/aprile e supportare la copertura salariale del personale sia dell’ufficio di Erbil che in HQ. Riceveremo un nuovo audit che coprirà il periodo di riferimento da aprile2019 a dicembre 2019. E’previsto un ultimo audit finale che coprirà i restanti 6 mesi del 2020. Richiesta la riformulazione del piano di installment per ottenere una tranche entro metà maggio ed il restante come da regola GIZ a conclusione del
progetto. Da capire se rimane invariata la percentuale del 10%, che equivarrebbe ad un anticipo fondi pari a circa 218.000 euro. Inviato report Ottoobre/dicembre, in attesa di approvazione da parte di GIZ HQ. La preparazione del report è stato problematico causa limitazioni COVID 19. Concluso il progetto con invio del report finale da gennaio a giugno 2020. Alcune spese sono state sostenute
successivamente alla chiusura del progetto per causa di chiusura nel mese di giugno della banca e altre problematiche relative alle limitazioni del covid19, pagamenti eseguiti entro la scadenza del liquidation perdion 31/08/2020. A luglio il progetto ha ricevuto il secondo audit intermedio con solo un findings relativo alla deroga al procuremente per il video maker, inviata spiegazione rimaniamo in attesa per vedere se GIZ rende elegibile questa spesa. In preparazione il plico del report n.7 con fatture over 1000euro, che verrà inviato entro il 15 settembre al donatore.
SALAMATAK – AICS: MHPSS – RH: Piana di Ninive/Erbil.Budget 603.702 euro. Incassata prima
tranche pari a 351.851 euro. Presentato rendiconto intermedio e approvata Variante non onerosa con estensione di progetto a novembre 2019. Pagata Seconda tranche pari a 241.305 euro. Report finale presentato. Non speso di 26.158,33 euro. Ultima tranche a saldo di 34,211.87 euro è stata liquidata il 28/05/2020. Progetto chiuso.
SALAMATAK 2 – AICS/Charlemagne found. : MHPSS – RH cod. IRQ-E19-06: Piana di Ninive/Erbil.
Durata progetto: 11 mesi dal 17/11/2019 al 04/12/2020. Budget euro 554.730,73, di cui AICS 499.128,23, Fondazione Charlemagne euro 30.000,00, il restante cofinanziato da UPP pari a
25.602,50. Rendicontata la prima tranche e ricevuta la seconda di 199.513,63 E’ stata approvata una
variante non onerosa fino al 4 dicembre 2020, dopo una richiesta di estensione a causa delle regole AICS che prevedevano la fine del progetto a fine agosto, le coperture hanno permesso o slittamento.
Lo stesso processo è avvenuto con Charlemagne.
DARFAT – AICS, IRQ-S19-02: budget 330.286,40 euro, Periodo di elegibilità 01/04/2019 – 31/03/2020.
50% fondi ricevuti in HQ pari a 165.143,00 euro. Presentata ed approvata variante non onerosa con termine al 31/03/2020. Report intermedio presentato e ricevuto seconda tranche di 132.114,56 euro.
Consegnata rendicontazione finale. Speso finale di 328.643,4, con un non speso di 1642,6 euro, arrivato il saldo finale pari a 31.386 euro il 01/07/2020.
NOZHIN – BOLZANO: gestito interamente dal Monastero di Deir Maryam Al-Adhraa. budget:
28.560,00. Liquidata prima tranche pari a 19.992,00 euro. Inviato report finale. Progetto concluso il 30/09/2019. Liquidata tranche finale il 28/07/2020. Progetto chiuso
NISSA 2 MHPSS –RH GBV – OCHA – IRQ-D19-02: Mosul. Budget 699.999,35 usd, Ricevuta prima tranche di 419.999,01 usd e seconda tranche pari a 278.604,34 usd. Presentato rendiconto intermedio ad Agosto. Estensione fino a novembre approvata. Inviato report finale, totale speso
$693.326
. Restituito il non speso sia di Nissa I il 22/01/20 da blom 113 di 13.988,29 USD e il 24/02/20 per Nissa II di 6.671,45 USD. NISSA 3 MHPSS –RH GBV – OCHA – IRQ-D19-03: Budget 749.997,88 usd. Periodo elegibilità
01/11/2019 – 30/09/2020. Il 05/10/2019 è stata ricevuta la prima rata pari a 449.998,73 usd su conto corrente bancario IBL IQ96INLE001085674500006. I Partner sono WRO e IIA. Richiesta ed approvata una NCE fino al 30/09/2020, E’ stata richiesta ed è in via di approvazione una Budget Revision che produrrà un deficit di coperture rispetto la figura del Desk Admim di quasi 2500 euro. L’incrocio con il budget UNFPA e una debolezza amministrativa data dall’assenza di MC ha generato non poche difficoltà.
MAAN LILSALAM – 1- MALTESER INTERNATIONAL (MI) – IRQ-E19-02: Piana di Ninive/Erbil. Budget 961.825,00 euro per la prima annualità., ha ricevuto estensione con aggiunta della componente di ricerca portando l’attuale budget fino a marzo 2020 pari a 1.635.835,50 euro. Il progetto è stato esteso ancora a dicembre 2020 con un budget totale pari a 2.457.344,00 euro. Incassata quinta tranche di 345.231,09 usd il 01/04/2020.
E’ stata ricevuta anche la sesta tranche pari a 429.253,40 USD corrispondenti a 382.000 euro. Il progetto prevede una nuova budget revision entro fine mese al massimo inizio Ottobre, magari utile per ottenere risorse a struttura.
INDICARESE/OPEV –NOVACT: baghdad/suly: budget 121.272,04 euro, ricevuta prima tranche 32.345,00 e seconda tranche di 30.673,00. Ricevuta terza tranche di 29,825.15 usd il 21/02/20 e la quarta di 29.825,15 usd il 22/02/20. Report inviato al donatore pari a 121.272,08 euro. Da ricevere ultima tranchedi circa 3.540,64euro
INDICARESE 2 /OPEV –NOVACT (IRQ-S19-04): da 01/01/2020 al 31/12/2021, budget di progetto pari a 132.022,15 euro, di cui finanziato 105.101,15 e cofinanziamento 26.921,00. Ricevuta prima trance in BLOMBANK 5010230021622316 il 27/05 di 28.022,59 usd ( 26,275.28 euro) come da vaucher.
Presentato primo report fino giugno 2020, ma è stato richiesto una rielaborazione causa
cambiamento di regole interne del partner Novact. Nello specifico è stato richiesto di inserire la % di coperture progettuali per salari, affitti e costi ufficio. Invio del report rielaborato con relativa
documentazione richiesta verrà inviato entro il 06/09/2020
PVE UNFPA IRQ-B19-01: Baghdad. Budget 249.853,21usd, Elegibilità 01/03/2019 – 31/12/2019. . Report finale presentato. Spesi il 100% dei fondi disponibili (249.853.21usd) A breve riceveremo Audit da remoto. Si stanno preparando le scannerizzazioni di tutta la documentazione di supporto, circa il 60% è stato scannerizzato e archiviato. Preparata la transaction list. Ticontrollato inventario di progetto. Rimangono da finalizzare i contratti dello staff di baghdad. Ricevuto Audit e finalizzato con report senza finding finanziari.
UNDP-Arbat 2019 IRQ-S19-01: Approvato progetto con inizio luglio 2019. Budget 319,890 usd .
Presentata NCE fino al 31/03/2020 e di conseguenza modificata la sequenza degli installment: 20%40%
30% 10%. Presentato report relativo al 100% del primo installment e report relativo al secondo installment di 110.780,27usd (82%) con un avanzo di 24.254,22usd. Presentato report mensile fino a marzo. Approvata NCE per ulteriori due mesi, terminerà a fine Maggio 2020. Inviato report finale per un totale speso di 319.119,15 usd. Il non speso di 770.85 è stato dedotto dal donatore nell’invio dell’ultima tranche ricevuta il 12/08/2020 di 35,318.16 USD.
TATWEER (Development): Civil Society Capacity Building Program IRQ-E20-02 : Budget 2.999.826 euro. Elegibilità : 01/01/2020 – 31/12/2022. Ricevuti fondi 668.174 euro, si stanno concludendo le MoU con i partner e ci si avvia verso la fine del periodo di induction (30/06/2020). E’ in incorso una discussione per la rimodulazione del budget in previsione dell’inception report che si è chiuso a giugno. Le spese maggiori sono rappresentate dagli Italy cost (oltre i 50.000 euro) a fronte di una spesa totale inferiore ai 100.000 euro. Come per tutti i progetti siamo un po’ in sofferenza per il normale fluire del cash causa il cambio delle banche.
SUMEREEN: Sumerian Youth for Economic Development and Cultural Heritage ( UR- Thi Qar) IRQ- B20-01: Elegibilità 01/05/2020 – 30/04/2022. La prima tranche di 240.036 usd è giunto nella banca IBL e sta per essere spostato nel nuovo conto Inetrnational Devolpment Bank. Il progetto va un po’ a rilento rispetto alle spese mancando ancora circa 180.000 usd da spendere entro il 31 Ottobre.
Nell’ultimo mese le attività procedono ma anche in questo caso una volta che il PM riuscirà a raggiungere la sede del progetto, servirà una budget revision per affrontare il prossimo periodo.
Integrated Reproductive Health Services – UNFPA KRI: Inizio – Fine: 01-01-2020 – 31-12-2020).
Budget totale : - 823.865 USD, di cui costi amministrativi 57,670.55. In anticipazione UPP sul Q1, e attualmente anche sul Q2. UNFPA ci ha messo quasi 5 mesi per chiudere con noi il Workplan 2020, che è stato ufficializzato solo a metà maggio. Hanno cambiato completamente procedure e
ammissibilità dei costi, per cui il Q1 su cui abbiamo lavorato (da loro precedentemente approvato a gennaio 2020) è cambiato. Attuale Q1: 66,058.59 USD, di cui 4,321.59 USD costi amministrativi.
Rendicontato il Q1 sulla base del nuovo budget dopo revisione in Workplan UNFPA 2020. Da segnalare (valida per tutto il 2020) la cancellazione delle Budget Lines riguardanti le Bank Fees, le health insurance del personale e gli affitti ufficio UPP. Nei quarter seguenti si recupereranno le health insirance aggiungendole al salario dello staff e i costi uffici UPP saranno tolti dagli sharing costs. Nulla da fare per le bank fees che resteranno una perdita secca per UPP. Ad inizio luglio è stato
rendicontato il Q2 (69.947.39 USD, con 4.896 USD di amministrativi - , che per il ritardato arrivo dell’instalment UNFPA ha da una parte proceduto in anticipazione, dall’altro ha giocoforza un importante underspending. La maggior parte dell’underspending Q2 è stata autorizzata nel Q3, ma siamo ancora in attesa di una risposta da UNFPA per quanto riguarda una parte dell’underspending non autorizzata, che dovrebbe coprire anche alcuni costi già sostenuti. Il Q3 ha visto l’aggiunta al progetto di due partners (Iraqi Al Amal e Cordaid), UPP è leader del consorzio. Da sottolineare che, a causa di una revisione del WP annuale UNFPA (per aggiungere Cordaid al WP), abbiamo dovuto
presentare (per non bloccare il rilascio dell’instalment) un previsionale per il Q3 (sulla base del quale vengono rilasciati i fondi) basato sul vecchio WP, quindi non attinente la realtà. Abbiamo quindi ricevuito per il Q3 una somma inferiore a quanto previsto dal WP emendato, UNDP assicura il rimborso della differenza post presentazione del Report per Q3. Quindi anche in questo Quarter potrebbe essere necessario anticipare fondi.
Sedi estere:
Sede di Baghdad: Non c’è copertura per tutto il 2020 ,in quanto abbiamo pochi progetti che ricadono sull’ufficio (Tatweer, Sumareen, CCFD) ma altri sono in scrittura. L’ufficio di Baghdad è fondamentale per rimanere ad operare in Iraq. Per ora si è fatto un piano di azione fino al 30/09/2020 che prevede una scopertura di circa 4.000 usd.
Sede di Suleymania : E’stata raggiunta la Sostenibilità dell’ufficio con un paino di ridimensionamento dell’ufficio in quanto non c’erano grandi progetti a supporto. Si è deciso di affittare alcune stanze nel Monastero di Maryam Al Madhra gestito da Padre Jenz, nostro partner in molte attività.
Sede di Mosul : Per il 2020 sostenibilità garantita dai progetti
Sede di Erbil: Per il 2020 sostenibilità garantita dai progetti
Missione Iraq: Da Settembre alcune figure di “Core staff” saranno scoperte, bisogna lavorare sui budget di progetto per trovare coperture. Si rischia di creare una perdita di 19.000 usd.
Progetti Italia:
Dimmi storie di migranti- AICS: budget 560.861 euro (62.145,74 euro cofinanziamento)
suddiviso tra 24 partners. Report presentato, speso il 100% del budget disponibile. Certificazione dell’Auditor ottenuta.
ITA-19-03 Progetto "FRAME, VOICE, REPORT!": progetto gestito dal dipartimento di Comunicazione, budget di 20.012,00 euro (di cui 2000 si cofinanziamento), parte dei fondi gestiti da Baghdad e riportati (342,05 euro) ,altre spese per il webdoc sono state sostenute grazie al contributo di CCFD-STC (IRQ-B19-02). Il 30/06/2020 è la data di fine progetto (sia per l'implementazione delle attività che per l'ammissibilità dei costi); Report finale inviato il 15/07/2020. Previsto l’Audit nel mese di ottobre e in quell'occasione bisognerà finalizzare la documentazione in formato cartaceo con firma del responsabile di progetto.
ITA-20-01 progetto” Caleidoscopio della pace (DGAP)”: data di inizio il 23/7/2020 per una durata di 3.5 mesi. Budget di 65.988 euro, di cui finanziati euro 58.988 e i restanti 7.000 euro sono di cofinanziamento.
3. Crediti verso Enti Pubblici, Privati e Fondazioni
CREDITI AL 15/05/2020
EU - MESOPOTAMIAN YOUTH
€ 118.147,00
TAVOLA VALDESE - SAWA
€ 15.120,00
GIZ II - PIANA DI NINIVE
€ 281.034,00
OFDA - LEARN
€ 2.041.080,52
AICS DARNA 2
€ 80.029,51
AMB - MUNICIPALITA'
€ 12.700,00
ECHO 3
€ 456.000,00
TNI - COSDHAMI
€ 12.260,50
AICS - SALAMANTAK 2
€ 50.248,03
CONS.ONG PIEMONTESI - IWR
€ 3.600,00
OCHA - JAYEEN
€ 54.000,00
MALTASER
€ 821.508,00
AICS – DARNA 3
€ 519.451,10
AICS - RIHLAT AMANI
€ 224.148,00
MAECI - ENGENDERING PEACE
€ 37.722,00
P.A.BOLZANO DARFAT II
€ 5.793,00
NOVACT - OPEV 2
€ 80.098,00
TAVOLA VALDESE - ENAYA
€ 24.500,00
TAVOLA VALDESE - INTER COMMUNITY
LIBANO
€ 19.236,00
COMMISSIONE EUROPEA - Tatweer
€ 2.331.652,00
ARCS/AICS
€ 87.618,00
FDFA SWISS COOP.
€ 35.714,00
AMB - Health Waste Management
€ 20.010,00
FONDAZIONE CATALANA SYRIA
€ 25.000,00
FONDAZIANA CATALANO LIBANO
€ 27.000,00
UNFPA GBV 2020
€ 30.000,00
UNHCR MHPSS
€ 241.473,00
UNDP - SUMAREEN
€ 1.566.642,00
ECHO IV
€ 1.750.000,00
FDFA SWISS COOP. 2
€ 62.345,00
P.AUT.BOLZANO – WASTE MANAGEMENT
€ 11.473,00
UNFPA – GBV PROGRAM IRAQ
€ 590.942,00
T.VALDESE COVID 19 IRAQ
€ 49.990,00
T.VALDESE COVID 19 NES
€ 29.951,00
DGAP- CALEIDOSCOPIO PACE
€ 17.697,00
TOTALE € 11.734.182,66
4. Strumenti finanziari : Anticipi Bancari e Fideiussioni
L’esposizione bancaria dell’Associazione per quanto riguarda gli anticipi bancari è pari a circa 500.000 euro- L’anticipo bancario consiste nel presentare in Banca un credito che liquida la metà di esso ottenendo il pagamento di una commissione.
Riguarda 2 diverse operazioni:
1) Anticipo bancario di 150.000 euro sulla seconda fase del progetto ECHO 3);
2) Anticipo bancario di 350.000 euro su progetto “Tatweer” finanziato da EU
Costo degli strumenti finanziari Importo in euro
Commissione Onnicomprensiva annuale
Tasso annuo
Scoperto bancario sul conto Operativo 20.000 1% 6,40%
Castelletto Anticipi bancari 500.000 1%
Variabile,
attualmente 3,17%
Castelletto Fideiussorio 1.000.000
1,80% + 1%
all’accensione della fideiussione
Abbiamo 8 fideiussioni bancarie aperte a garanzia dei rispettivi progetti. (7 con Banca Etica, 1 con Coopfidi) I costi sono circa dell’1% una tantum all’accensione e dell’1,80% annuo dell’importo garantito.
Tali costi saranno coperti per la quasi totalità dai budget di progetto. Rimangono scoperti i costi della fideiussione per la nuova sede che ammonta a circa 700 euro annue e altri costi nel caso in cui il tempo di rendicontazione e il conseguente rilascio della fideiussione dovesse protrarsi nel tempo.
Durante questo quadrimestre è stata chiusa una fideiussione con Banca Etica per un progetto finanziato da AICS.
Discorso a parte meritano le 2 fideiussioni accese a garanzia del Comune di Firenze, capofila di un progetto di cui noi curavamo la parte amminstrativa. Il rendiconto è fermo all’AICS per la valutazione di alcune spese sostenute dalla Biblioteca di Baghdad (partner di progetto) e non ritenute idonee.
IMPORTO IMPORTO
ENTE FINANZIATO GARANTITO ISTITUTO
COMUNE DI FIRENZE MAE AID
9942 60.720,00
60.720,00 BANCA ETICA COMUNE DI FIRENZE AID 9942 101.395,09 2.027,90 BANCA ETICA
SIDIEF - SEDE 0,00 24.000,00 BANCA ETICA
AICS - DIMMI AID 011364 498.715,10 498.715,10 COOPFIDI AICS – DARNA 2 AID 11214/02 799.995,11 119.999,27 BANCA ETICA AICS – DARFAT AID 11349 330.286,40 49.542,96 BANCA ETICA
AICS – Salamntak 2 AID 499.128,00 74.869 BANCA ETICA
AICS – RIHLAT AMAN AID 011731 448.002,75 67.200,41 BANCA ETICA
5. Patrimonio Sociale
Il patrimonio netto dell’Associazione è pari a 905.399,56 euro.
E’ costituito dal patrimonio libero e dal patrimonio vincolato.
Il patrimonio libero è costituito dai Terreni e Fabbricati ereditati nel 2018 e valutati 244.087,00 euro (Relazione di stima Immobiliare del 15/07/2015).
Il patrimonio vincolato è pari a 661.312,56 euro e comprende terreni e fabbricati donati all’associazione ma i cui
proventi sono vincolati per i due/terzi alla popolazione Serba e per un/terzo a favore dei rifugiati o popolazioni in grave stato di bisogno. Il valore dei Terreni e Fabbricati è pari ad euro 538.215 euro. Il Patrimonio vincolato comprende inoltre la Riserva operatività Paesi in guerra pari a 31.013,06 euro destinato a coprire i rischi legati ai territori in cui opera l’Associazione e la Riserva Attività associative e gestione Eredità pari a 92.084,50 euro.
PATRIMONIO NETTO 2020 2019
PATRIMONIO LIBERO
AVANZI ESERCIZI PRECEDENTI 0 31.190,99
TERRENI E FABBRICATI 244.087,00 244.087,00
Totale 244.087,00 275.277,99
PATRIMONIO VINCOLATO
Patrimonio vincolato 538.215,00 538.215,00
Riserva attività associative e gestione eredità 92.084,50 92.084,50 Riserva rischi operatività paesi in guerra 31.013,06 60.000,00
Totale 661.312,56 690.299,50
TOTALE PATRIMONIO NETTO 905.399,56 965.577,49
Durante l’Assemblea del 25, 26 e 27 Settembre prossimi si discuterà di come coprire la perdita di esercizio 2019 (60.177,93 euro). La proposta è di coprire la perdita d’esercizio attraverso l’utilizzo delle riserve accantonate negli anni precedenti senza impegnare terreni e fabbricati il cui valore stimato dovrà essere aggiornato con una nuova perizia.
In particolare si proporrà di utilizzare gli avanzi derivanti dalle gestioni precedenti (31.190,99 euro) e di utilizzare parte della Riserva rischi operatività paesi in guerra (28.986,94 euro) per coprire i costi derivanti dall’evacuazione della Missione in Nord Est Siria (NES) a seguito dell’invasione Turca.
Tabella variazione Riserve accantonate
DESCRIZIONE
2018 Utilizzo
Accantonamenti
Fine esecizio 2019 – inizio esercizio 2020 Riserva attività associative e gestione
eredità
92.085 0,00 0,00 92.085
Avanzo di Gestione Esercizi Precedenti 31.191 - 31.191 0,00 0,00 Riserva rischi operatività in paesi in
guerra
60.000 -28.987 0,00 31.013
TOTALE 183.276 - 60.178 0,00 123.098
ELENCO DELLE PROPRIETA' IMMOBILIARI DELL'ASSOCIAZIONE UN PONTE PER
DESCRIZIONE UBICAZIONE
% DI
PROPRIETA'
Valore risultante da una perizia giurata estimativa del
27/10/2011 Autorimessa mq 171 Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 12 piano
terra 100% 77.700
Magazzino mq 231 Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 12 piano
S1 100% 132.637
Appartamento 7 vani Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 14/1 piano
1° 100% 73.710
Appartamento 5 vani Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 14/2 piano
1° 100% 46.170
Appartamento 5 vani Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 14/4 piano
2° 100% 63.720
Appartamento 5 vani Mignanego (GE) Via Vittorio Veneto 14/5 piano
2° 100% 27.810
Terreno mq 6180 Campomorone (GE) località sotto San
Gottardo 100%
116.468
DESCRIZIONE UBICAZIONE
% DI
PROPRIETA'
Valore risultante da relazione di stima
immobiliare del
15/07/2015 Negozio Genova (GE) Via Canevari 193R/195R/197/R 100% 240.000
Terreni mq 45280 Serra Riccò (GE) 100% 4.087
TOTALE VALORE
IMMOBILI E TERRENI 782.302
6. Prestiti Sociali
L’ammontare dei prestiti sociali ammonta a 0,00 euro. In futuro verranno accesi prestiti sociali solo se collegati direttamente al progetto e per periodi definiti
7. Personale
Al 31 Luglio 2020 il personale assunto con contratto subordinato o parasubordinato è pari a 55.
Abbiamo poi diversi incarichi professionali e personale Internazionale espatriato.
In dettaglio:
Contratti Dipendenti a tempo indeterminato: 15 Contratti a Progetto: 40
Personale Internazionale Espatriato: 10 Incarichi Professionali : 4
8. Debiti tributari e verso istituti di previdenza
Tutti gli obblighi tributari sono stati adempiuti entro le scadenze. Ad Agosto 2020 abbiamo usufruito dell’Agevolazione Covid 19 che ha cancellato il debito per saldo IRAP 2019 (circa 4.000 euro) e Acconto IRAP 2020 ( circa 13.000 euro).
9. Debiti verso fornitori
A chiusura dal secondo quadrimestre 2020 il debito verso fornitori si è attestato sui 40.000,00 euro.
Tali debiti sono comunque legati alla normale operatività dell’Associazione.
In situazioni di carenza di liquidità viene data la precedenza ai fabbisogni dei progetti e ai contributi previdenziali e sociali
10. Quote associative e Sottoscrizioni
Fare riferimento a relazione Comunicazione e Raccolta Fondi
11. Sostegni a distanza (SAD)
Farah (Iraq): ): A Luglio è stato pagato il primo semestre 2020
Family Happiness (Libano): A Luglio è stato pagato il primo semestre 2020 Svetlost (Serbia) : A Luglio è stato pagato il primo semestre 2020
Svetlost 2 (Kosovo): A Febbraio 2020 è stata pagata la rata unica 2019.
12. REPORT MISSIONI MONITORAGGIO AMMINISTRATIVO
Non è stato possibile effettuare nessuna missione di monitoraggio all’estero causa COVID 19.
13. PRINCIPALI CRITICITA’ RISCONTRATE E SOLUZIONI IDENTIFICATE
1) Riorganizzazione Dipartimento Amministrazione Durante l’anno sono state inserite diverse figure. Sono stati introdotti nell’organigramma i Country Administrator nelle due Missioni più impegnative come l’Iraq ed il NES. Questo ha comportato un maggior controllo delle finanze ed un più attento sostegno e formazione agli amministratori locali.
Nella seconda metà dell’anno si è cominciato a strutturare il settore della logistica e della Compliance. Negli ultimi due anni è aumentato di molto il lavoro in questi settori e si è reso necessario organizzarlo in maniera efficiente.
2) Banche: Diversi problemi: Operatività limitata e a singhiozzo delle Banche in KRI causa Covid 19 e relativa crisi economica. Contrattiamo quotidianamente con le banche per prelevare soldi. Spesso 75% in USD e 25%in IQD. Problemi con banche intermediarie per Compliance. Richiesta Licenza OFAC. Abbiamo solo la licenza del progetto LEARN OFDA. Per gli altri progetti implementati in Nord Est Siria diventa sempre più difficile far arrivare soldi in loco ed i costi per commissioni e cambi sono sempre più alti e non tutti i donatori li coprono. Molta incertezza e ritardi nei progetti.
3) Consuntivo Bilancio 2019: : Il Bilancio 2019 si chiude con una perdita di 60.178 euro.
L’ Assemblea per la discussione ed approvazione del Bilancio è stata rimandata al 25-26 e 27 Settembre 2020.
Il budget gestito durante l’esercizio 2019 è stato pari a 17.831.409 euro. In aumento rispetto al 2018, esercizio che già aveva segnato un record nella storia dell’Organizzazione. Non necessariamente gestire budget così importanti comporta conseguire degli avanzi di gestione ed infatti sia il 2018 che il 2019 sono stati degli anni in perdita. Rispetto al preventivo presentato a Gennaio 2020 il disavanzo di esercizio è diminuito di circa 60.000 euro in quanto si sono avute diverse economie per quanto riguarda i costi d struttura ed i costi di gestione di progetti. I costi sono stati meglio allocati sui budget di progetto. E’ stato utilizzato inoltre il fondo rischi su cambi per abbattere la perdita su cambi ed allo stesso tempo è stato ricostituito parte del fondo portandolo a 30.000 euro (1% del valore dei crediti e disponibilità in valuta) Il lavoro di riorganizzazione iniziato nel 2019, pur mostrando i suoi primi frutti non è ancora attuato a pieno regime (e per le abitudini di lavoro, e per le resistenze ad un metodo molto più strutturato). Di queste date indicazioni fanno parte le previsioni di spesa aggiornate in tempo reale, che consentano la riprogrammazione della spesa in tempo utile ad evitare richieste di estensione. Ancora ne fa parte l’indicazione di progettare meglio dall’inizio le attività in modo da non presentare proposte che già si
prevede non riusciranno a completare le attività previste nel ciclo temporale concesso dal bando (oltre il 50% dei progetti che si presentano hanno già questa proiezione probabile in avanti). La strada è molto stretta, i Progetti di Cooperazione non riescono a coprire i costi della Missione, né riusciamo a coprirli con fondi proprio dell’Associazione.. I contesti in cui operiamo non aiutano ed un evento può portare a notevoli ritardi sui progetti che poi si concretizza con una perdita di overheds e quindi di risorse per l’equilibrio finanziario dell’Associazione.
4) Preventivo Bilancio 2020: Il budget previsto per l’esercizio 2020 è pari a 20.000.000 euro circa. Il trend rimane positivo, in lento miglioramento. Siamo in attivo di circa 29.141 euro Durante l’anno si è passati da una perdita prevista di – 397.828 ad una di -79.000 euro, per poi passare ad un utile di 25.000 euro. Il dato comincia ad essere completo, ancora per qualche mese i progetti approvati avranno rilevanza su questo esercizio, poi avranno rilevanza principalmente sul 2021. Il lavoro di copertura delle spese sui progetti comincia a dare i suoi frutti ma il grosso dell’equilibrio è dato da alcuni progetti che forniscono il grosso dei fondi a copertura della struttura. Questo per far capire la precarietà del preventivo. Inoltre i donatori stanno prendendo impegni per brevi periodi e questo non aiuta la programmazione della sostenibilità degli uffici soprattutto in NES.
10/09/2020
Francesco Zannella Responsabile Dipartimento Amministrazione
