Modulo Base Configurazione delle stampe e delle notifiche

(1)

Pag. 1/23

Modulo Base – Configurazione delle stampe e delle notifiche

Documento aggiornato al 8 Maggio 2020 Applicativi coinvolti: SAFETY SOLUTION

PREMESSA ... 2

SEZIONE 1 - STAMPE ED ESPORTAZIONI ... 3

SEZIONE 2 – PUNTO DI MENU ‘SETUP NOTIFICHE’ ... 11

◊ Sezione 2.1 – Notifica elementi in scadenza/scaduti ... 11

◊ Sezione 2.2 – Notifica nuovi assunti ... 13

◊ Sezione 2.3 – Cessati del giorno ... 16

◊ Sezione 2.4 – Configurazione notifiche ... 19

SEZIONE 3 – MONITOR NOTIFICHE APPLICATIVE ... 20

(2)

Pag. 2/23

PREMESSA

Il presente documento ha lo scopo di illustrare le configurazioni relative alle stampe/esportazioni e alle notifiche del modulo Base dell’applicativo Safety Solution.

(3)

Pag. 3/23 All’interno del punto di menù “Pagine personalizzate - Stampe ed esportazioni” è possibile definire la modalità in cui si intendono generare le stampe, gestirne l’accessibilità da parte degli utenti ed eventualmente sostituire i report forniti come standard dall’applicativo con propri report personalizzati.

Di seguito viene proposto l’elenco delle stampe presenti all’interno della nuova gestione stampe:

• Adempimenti obbligatori;

• Autorizzazioni sospese;

• Cartella sanitaria;

• Dossier personale;

• DUVRI all’Appaltatore;

• Eventi in scadenza;

• Foglio presenze per data;

• Foglio presenze per partecipante;

• Gestione idoneità;

• Giudizio idoneità;

• Informativa all’Appaltatore;

• Infortuni;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza addetto antincendio;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza addetto emergenze;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza addetto pronto soccorso;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza ASPP;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza DLSPP;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza medico;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza preposto;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza RLS;

• Lettere ruoli e incarichi sicurezza RSPP;

• Log autorizzazioni sospese;

• Mansioni associate al soggetto;

• Modulo consegna D.P.I.;

• Modulo consegna documenti informativi;

• Modulo delega;

• Modulo delega di secondo livello;

• Raggruppamenti;

• Registro esposti;

• Scheda attrezzatura/impianto;

• Scheda azienda;

• Scheda corso;

• Scheda mansione;

• Scheda mansione (dal soggetto);

• Scheda ruolo;

• Segnaposti;

• Storico attività formative;

• Visite mediche in scadenza;

• Visite mediche odierne;

• Visite mediche per periodo.

(4)

Pag. 4/23 La maschera è suddivisa in tre sezioni, illustrate di seguito:

• Modelli disponibili;

• Stampe/Esportazioni configurate;

• Sicurezze attive.

Sezione “MODELLI DISPONIBILI”

In tale sezione vengono riportati tutti i modelli di stampa forniti dall’applicativo.

Premendo il pulsante è possibile modificare le impostazioni di generazione della stampa attraverso la combo box “Gestione stampe”:

• Attiva: i documenti generati vengono salvati all’interno del punto di menù “Utilità – Gestione Stampe” ed hanno il vantaggio di essere prelevabili anche successivamente. È inoltre possibile chiudere la maschera di elaborazione non appena viene lanciato il comando;

• Non attiva: i documenti generati vengono immediatamente scaricati tramite il sistema di gestione download del browser utilizzato. La maschera di elaborazione deve rimanere aperta fino al termine dell’operazione;

• Scelta libera utente: prima del lancio di ogni stampa è possibile scegliere la modalità di stampa da utilizzare (gestione stampe attiva o non attiva).

(5)

Pag. 5/23 Nel caso sopra riportato, per la stampa degli Adempimenti obbligatori è stata selezionata l’opzione “Scelta libera utente”. Accedendo, quindi, al punto di menù “Gestione adempimenti - Adempimenti obbligatori” e premendo “Stampa”, il sistema permette di scegliere con quale modalità si intende generare il documento:

• selezionando “Immediata” (che corrisponde alla Gestione Stampe “Non attiva”), il download del documento avverrà subito dopo aver premuto il pulsante “Conferma”;

• selezionando “Gestione stampe” (che corrisponde alla Gestione Stampe “Attiva”), il documento verrà salvato all’interno del punto di menù “Utilità – Gestione Stampe”. Dopo aver premuto il pulsante “Conferma” il sistema mostra il messaggio “Elaborazione in corso, è possibile chiudere la finestra. Verrà inviata una notifica al termine della stessa e sarà possibile consultare i file generati tramite il menù "gestione stampe"”.

Oltre alla modifica delle impostazioni di lancio della stampa, è possibile duplicare il modello di default al fine di abilitarlo solo per determinate aziende (il campo “Azienda” dei modelli standard forniti dall’applicativo non è, infatti, modificabile). Per farlo è necessario premere l’icona posta accanto al modello.

(6)

Pag. 6/23 ATTENZIONE: un modello creato su azienda specifica prevale rispetto ad un modello creato sull’azienda di default. Questo campo si riferisce all’azienda dove è codificato il soggetto, collegato all’utente che viene utilizzato per lanciare la stampa.

Il modello personalizzato presenta l’icona , che permette eventualmente di eliminarlo. I modelli standard non possono, invece, essere cancellati (pertanto non presentano il pulsante ) e sono contraddistinti dall’icona .

È infine disponibile l’icona che permette di visualizzare l’elenco dei campi presi in considerazione dal modello selezionato.

Sezione “STAMPE/ESPORTAZIONI CONFIGURATE”

All’interno di tale sezione, per ogni modello vengono mostrate le stampe che sono configurate.

Le stampe standard fornite dall’applicativo sono contraddistinte dall’icona e non possono essere eliminate. Premendo il pulsante , però, attraverso il menu a tendina “Attiva” è possibile disattivare la stampa qualora non si intendesse utilizzare il report standard, ma sostituirlo con un report creato ad hoc.

(7)

Pag. 7/23 Per aggiungere un nuovo report personalizzato da sostituire a quelli standard è necessario premere il pulsante . Nella maschera che si apre vengono resi disponibili diversi campi; particolare attenzione va prestata a:

• Stampa/estrazione: nel caso in cui si intenda associare un report in formato PDF o CSV, tale campo va compilato con il nome tecnico del report (ad esempio, il report standard è rinominato hsba_rtrainpathmonitorcsv). Nel caso in cui il formato di uscita sia una stampa unione o un’estrazione dati, è possibile compilare il campo con una descrizione a scelta;

• Formato uscita: tale combo box permette di scegliere il formato di uscita della stampa, ovvero:

o Report PDF/Report CSV, nel caso in cui sia stato creato un report ad hoc il cui nome tecnico è stato inserito all’interno del campo “Stampa/Estrazione”;

o Stampa unione/Estrazione CSV, nel caso in cui si intenda associare un’estrazione dati, con o senza modello, configurata all’interno del punto di menù “HR Moduli - Estrattore dati”.

Scegliendo una di queste opzioni, infatti, saranno successivamente resi disponibili i campi

“Estrazione dati” (nel caso in cui si abbia selezionato “Estrazione CSV”) e “Modello RTF” (nel caso in cui sia abbia selezionato “Stampa unione”), che permettono di selezionare l’estrazione dati interessata ed eventualmente il relativo modello di stampa unione.

o ASPOSE PDF/Docx, questa opzione, introdotta a partire dalla versione 06.04.00 di Safety Solution è disponibile solo per alcune stampe e mostra opzioni differenti all’interno della maschera di “inserisci stampa/esportazione”. Per maggiori informazioni consultare il manuale “ASPOSE e Modulistica Parametrica”.

Le stampe personalizzate prevedono il pulsante , che permette eventualmente di eliminarle.

(8)

Pag. 8/23 All’interno del punto di menù dal quale si lancia la stampa vengono proposte soltanto le stampe con il flag

“Attiva” abilitato.

Sezione “SICUREZZE ATTIVE”

All’interno di tale sezione è possibile gestire le sicurezze per ciascuna stampa.

Nel caso in cui non sia gestita alcuna sicurezza la stampa risulterà accessibile da parte di tutti gli utenti.

Nel caso in cui si intenda consentire il lancio della stampa solo a determinati utenti e/o gruppi, è necessario premere il pulsante :

• Selezionando un gruppo nel campo “Gruppo”:

o Se nel campo “Accede” viene selezionato “Sì”, gli utenti di tale gruppo potranno eseguire la stampa.

o Se nel campo “Accede” viene selezionato “No”, gli utenti di tale gruppo non potranno eseguire la stampa.

• Selezionando uno specifico utente nel campo “Utente”:

o Se nel campo “Accede” viene selezionato “Sì”, l’utente indicato potrà eseguire la stampa.

o Se nel campo “Accede” viene selezionato “No”, l’utente indicato non potrà eseguire la stampa.

ATTENZIONE: le sicurezze inserite valgono solo per il lancio della stampa e non per la maschera associata. Nel caso in cui si intenda inibire anche la visualizzazione del punto di menù che consente il lancio della stampa, è necessario gestirne la sicurezza da “Sistema - Sicurezza - Configurazione menù”.

Invio stampe ed esportazioni via mail

Tutte le stampe presenti all’interno del punto di menù “Pagine personalizzate – Stampe ed esportazioni”

possono anche essere inviate via e-mail.

Per consentire l’invio delle stampe via mail è necessario seguire la configurazione riportata di seguito:

• accedere al punto di menù “Pannello di Controllo – Impostazioni – Notifiche – Publisher” di HRPortal;

(9)

Pag. 9/23

• entrare in modalità modifica (premendo il pulsante ) all’interno del campo HSP;

• aggiungere il flag all’opzione “Email” per il topic “HSP_PRINTEMAIL” e salvare le modifiche;

• accedere al punto di menù “Pagine Personalizzate – Stampe ed esportazioni” di Safety Solution;

• modificare i modelli per cui si necessita l’invio mail selezionando dalla combo box “Gestione stampe”

l’opzione “Scelta libera utente”;

• salvare le modifiche.

ATTENZIONE: Modificando i modelli scegliendo l’opzione “Scelta libera utente” si renderà disponibile per l’utente che genera la stampa non solo l’invio via mail, ma anche il download diretto in-browser o l’invio alla Gestione Stampe di Safety Solution (per maggiori informazioni consultare la Sezione “MODELLI DISPONIBILI”).

In fase di lancio della stampa per cui si è seguito il processo indicato, compariranno le opzioni “Immediata”,

“Gestione stampe” e “Email”.

Selezionando l’opzione “Email”, compariranno i campi “Indirizzo Mail”, “Oggetto” e “Testo” in cui è possibile specificare i dati che si desiderano. E’ possibile indicare più di un indirizzo mail separando ognuno di essi con una virgola. Per completare la procedura utilizzare il pulsante “Conferma”.

(10)

Pag. 10/23

(11)

Pag. 11/23 All’interno del punto di menù “Sistema – Setup – Setup notifiche” è possibile configurare le seguenti notifiche:

• HSP_IDNINSCA: idoneità in scadenza;

• HSP_IDNSCA: idoneità scaduta;

• HSP_NOTIFY_ALL: elementi in scadenza/scaduti;

• HSP_NOTIFY_NEW_EMPLOYEES: nuovi assunti.

Le notifiche “Idoneità in scadenza” e “Idoneità scaduta” hanno lo scopo di avvisare i soggetti della scadenza del giudizio di idoneità. Per maggiori informazioni riguardo alla configurazione e al funzionamento di queste due notifiche visionare il manuale “Sorveglianza sanitaria – Notifiche e Gadget My HSE Comunicazioni”.

La configurazione e il funzionamento delle notifiche “Elementi in scadenza/scaduti” e “Nuovi assunti” sono di seguito illustrate.

◊ Sezione 2.1 – Notifica elementi in scadenza/scaduti

Tramite la notifica HSP_NOTIFY_ALL – Elementi in scadenza/scaduti è possibile avvisare gli utenti della scadenza di determinati eventi.

Il sistema considera i contatori e gli eventi che sono presenti in diverse funzioni applicative:

• I contatori delle notifiche dei documenti derivano dalla maschera ‘Scadenzario documenti’

all’interno del punto di menù “Gestione adempimenti – Scadenzario documenti”;

• I contatori degli adempimenti che riguardano formazione, informazione e addestramento, delle visite mediche da programmare e della consegna di dispositivi di protezione derivano dalla maschera

‘Adempimenti obbligatori’ all’interno del punto di menù “Gestione adempimenti – Adempimenti obbligatori”;

• I contatori dei ruoli sicurezza ricoperti dai soggetti, delle riunioni da programmare, di manutenzioni di attrezzature e impianti da programmare, delle deleghe dei soggetti, derivano invece dalla maschera degli ‘Eventi in scadenza’ all’interno del punto di menù “Gestione Adempimenti – Eventi in scadenza”.

(12)

Pag. 12/23 All’interno del campo ‘Codice azienda’ nella sezione “Configurazione notifiche” è possibile selezionare solo l’azienda di default 000000, di conseguenza si possono visualizzare le scadenze di tutte le aziende presenti a sistema.

All’interno della sezione “Definizione” è possibile andare ad indicare il campo ‘Numero giorni anticipo scadenza’, ovvero definire quanti giorni prima della scadenza ricevere la notifica.

Nella sezione “Lingue” è possibile inoltre andare a definire le lingue in cui ricevere tali notifiche.

Se una lingua è definita come forzata, la notifica viene inviata in quella lingua indipendentemente dalla lingua definita sull’utente.

Se, invece, non è definita alcuna lingua forzata possono esserci più casi:

1. se una lingua è definita di default e la lingua indicata sull’utente non è tra quelle codificate nella sezione ‘Lingue’, all’utente viene inviata la notifica nella lingua impostata di default all’interno della sezione ‘Lingue’.

2. se non è definita alcuna lingua di default e l’utente ha una lingua non codificata all’interno della sezione ‘Lingue’, all’utente non arriva alcuna notifica.

3. se non è definita alcuna lingua di default e la lingua dell’utente è presente tra quelle codificate nella sezione ‘Lingue’, all’utente viene inviata la notifica nella lingua definita sull’utente.

Per impostare la lingua ad un utente è necessario posizionarsi all’interno del punto di menù “Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi – Utenti” nella sezione ‘Generale’.

È possibile inoltre definire il titolo e il testo della notifica che si vuole ricevere.

A partire dalla versione 05.03.00 all’interno del punto di menù “Sistema – Setup Notifiche – Testo notifica”

l’utente deve sostituire manualmente il link hsba_pdataevents con il nuovo link jsp/hsba_pmngmantool.jsp nella sezione delle manutenzioni.

Nella sezione “Gruppi” è necessario andare ad indicare quali gruppi di utenti riceveranno tali notifiche.

(13)

Pag. 13/23 conseguenza tutti gli utenti che appartengono a tale gruppo riceveranno la notifica.

È tuttavia possibile andare ad indicare altri gruppi che riceveranno tali notifiche.

◊ Sezione 2.2 – Notifica nuovi assunti

Tramite la notifica HSP_NOTIFY_NEW_EMPLOYEES - Nuovi assunti è possibile conoscere i nuovi assunti del giorno con la relativa azienda.

Il sistema mostra il nominativo di tutti i soggetti il cui rapporto di lavoro inizia alla data di sistema divisi per azienda. Nella notifica vengono mostrati anche i soggetti aventi una relazione safety che inizia alla data di sistema.

All’interno del campo ‘Codice azienda’ nella sezione “Configurazione notifiche” è possibile selezionare solo l’azienda di default 000000, di conseguenza si possono visualizzare le scadenze di tutte le aziende presenti a sistema.

(14)

Pag. 14/23 Per impostare la lingua ad un utente è necessario posizionarsi all’interno del punto di menù “Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi – Utenti” nella sezione ‘Generale’.

È possibile inoltre definire il titolo e il testo della notifica che si vuole ricevere. A lato del campo “Testo notifica” è presente uno zoom con il quale è possibile selezionare alcuni parametri da riportare nel testo della notifica. I parametri disponibili sono:

- Nome: viene visualizzato il nome del soggetto avente un rapporto di lavoro o una relazione che inizia alla data di sistema;

- Cognome: viene visualizzato il cognome del soggetto;

- Des business unit: viene visualizzata la descrizione del campo “Cod. business unit” presente nella sezione “Rapporto/organico – Dati rapporto” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Descrizione natura rapporto: viene visualizzata la descrizione del campo “Natura del rapporto”

presente nella sezione “Rapporto/organico – Dati rapporto” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Ragione sociale: viene riportata la descrizione dell’azienda sulla quale il soggetto ha il rapporto di lavoro/relazione;

- Des centro di costo: viene riportata la descrizione del campo “Cod. centro di costo” presente nella sezione “Rapporto/organico – Dati rapporto” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Descrizione unità locale: viene riportata la descrizione del campo “Cod. unità locale” presente nella sezione “Rapporto/organico – Dati rapporto” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Des mansione: viene riportata la descrizione del campo “Cod. mansione” presente nella sezione

“Strutturali/Contrattuali – Dati contrattuali” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Des divisione o pianta organica: viene riportata la descrizione del campo “Cod. divisione/pianta”

- Des filiale o dipendenza: viene riportata la descrizione del campo “Cod. filiale/dipendenza” presente nella sezione “Rapporto/organico – Dati rapporto” nella maschera di definizione del rapporto di lavoro o relazione safety;

- Codice fiscale: viene riportato il codice fiscale del soggetto;

(15)

Pag. 15/23 soggetti per l’azienda sulla quale hanno un rapporto di lavoro/relazione. Per ciascuna azienda viene quindi visualizzato l’elenco dei relativi soggetti;

- Raggruppamento per Cod dipendente: tramite questo parametro è possibile raggruppare i soggetti per dipendente. Per ciascun dipendente vengono quindi visualizzati i relativi dati.

Di seguito si riporta un esempio di configurazione del testo della notifica per gli ultimi due parametri.

Esempio Configurazione testo notifica

Assunti del giorno:

AZIENDA: ZED EUROPE SPA

Maurizio Rossi – Impiegato amministrativo Silvio Denti – Impiegato amministrativo AZIENDA: ZC ELETTRICA SRL

Enrico Di Palma – Project manager

Assunti del giorno:

<IDCOMPANY_start>

Azienda: <DSCOMPANY>

<IDEMPLOY_start><ANSURNAM> <ANNAME> -

<IDCOMPANY_end>

NOTA BENE: Di default, nel testo della notifica dei nuovi assunti, è presente il parametro <EMPLOYEE>. Per utilizzare i parametri messi a disposizione, serve togliere il parametro <EMPLOYEE> ed inserire i parametri desiderati.

Il gruppo di default inizializzato per il processo di notifica è quello con codice 500600 ‘Notifiche HSP’, di conseguenza tutti gli utenti che appartengono a tale gruppo riceveranno la notifica.

NOTA: il campo “Numero giorni anticipo scadenza” non viene mai considerato ai fini dell’invio di questa notifica.

(16)

Pag. 16/23

◊ Sezione 2.3 – Cessati del giorno

Tramite la notifica HSP_NOTIFY_TERM_EMPLOYEES – Cessati del giorno è possibile conoscere i dipendenti cessati del giorno con la relativa azienda.

Il sistema mostra il nominativo di tutti i soggetti il cui rapporto di lavoro cessa alla data di sistema, riportandone anche l’azienda del rapporto di lavoro stesso. Nella notifica vengono mostrati anche i soggetti aventi una relazione safety che termina alla data di sistema.

All’interno del campo ‘Codice azienda’ nella sezione “Configurazione notifiche” è possibile selezionare solo l’azienda di default 000000, di conseguenza vengono notificate le scadenze di tutte le aziende censite nel sistema.

Per impostare la lingua ad un utente è necessario posizionarsi all’interno del punto di menù “Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi – Utenti” nella sezione ‘Generale’.

È possibile inoltre definire il titolo e il testo della notifica che si vuole ricevere. A lato del campo “Testo notifica” è presente uno zoom con il quale è possibile selezionare alcuni parametri da riportare nel testo della notifica.

(17)

Pag. 17/23 - Nome: viene visualizzato il nome del soggetto avente un rapporto di lavoro o una relazione che

termina alla data di sistema;