DEMATERIALIZZAZIONE FNC IPASVI

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Giornata IPASVI di Presentazione ai Collegi Provinciali del Progetto “Dematerializzazione”

Roma, 5 dicembre 2016 1

VADEMECUM

DEMATERIALIZZAZIONE

Con il termine dematerializzazione si rappresenta il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata - all’interno delle strutture amministrative pubbliche - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Questo nasce, si propaga e viene archiviato nella sola forma digitale, senza mai passare dalla forma “cartacea”. Il risparmio di tempo e di risorse connesso a questo percorso è previsto nell’ordinamento dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) anche per i Collegi IPASVI.

Il Gruppo Dematerializzazione ha lavorato per proporre l’avvio completo del processo (in parte già attivato in passato con la PEC, il protocollo digitale, la fatturazione elettronica, l’albo unico nazionale) attraverso la generazione e la gestione del fascicolo dell’iscritto direttamente in formato digitale. L’Albo Unico Nazionale gestito dalla FNC IPASVI (AUN) mette a disposizione una serie di funzionalità che aiutano a ridurre la carta e si proiettano verso la sua completa dismissione, anche per i Collegi che presentano maggiori difficoltà nel condurre questo percorso autonomamente.

Il sistema offre la possibilità di archiviare digitalmente tutta la documentazione relativa all’iscritto attraverso sistema organizzato a cartelle legate alla posizione del singolo iscritto, che lo segue nei trasferimenti da un Collegio all’altro. Lo stesso archivio digitale è disponibile per la consultazione dai singoli iscritti all’interno della intranet personale alla quale, già oggi, l’iscritto può accedere e che può essere collegata ai portali web dei Collegi Provinciali.

La generazione del fascicolo personale avviene tramite un form di preiscrizione on-line collegato a AUN, compilato direttamente dalla persona che richiede l’iscrizione all’Albo. In questa prima fase e fino all’implementazione di un sistema di identificazione digitale (ad esempio, Sistema Unico di Identità Digitale – SPID), alla registrazione seguirà una fase di perfezionamento in ufficio, dove le informazioni inserite e tutto il materiale prodotto verranno registrate ed immagazzinate direttamente nella scheda personale AUN ed inserite all’interno del proprio fascicolo digitale.

Tutte le funzioni, compresa la possibilità di attivare il pagamento on-line delle quote, sono già presenti o in fase di implementazione in AUN e sono ispirate ai principi dell’innovazione e della semplicità d’uso dei sistemi informatici e sono l’evoluzione dell’Ente Collegio verso la Pubblica Amministrazione Digitale.

L’implementazione e la gestione dei sistemi di conservatoria digitale accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e richiesti dal CAD, richiedono elevate competenze tecnologiche e presentano costi elevati. Nella ricerca di soluzioni di semplificazione con economie di scala, la FNC IPASVI ha allo studio la possibilità di attivare un sistema di conservatoria digitale centralizzato dove tutti i Collegi Provinciali potranno depositare i propri documenti digitali (Fascicolo Digitale, Registro Giornaliero di Protocollo, Fatture Elettroniche, ecc.) ed al quale si potrà aderire tramite un’apposita convenzione.

Per chi non si adegua non sono previste sanzioni dirette (per questo molte Pubbliche Amministrazioni continuano a emettere documenti con firma su carta). Questo non è sanzionabile purché il documento venga digitalizzato per poter essere poi gestito secondo le regole del protocollo informatico. Di fatto, però, non rispettare questa norma espone le Amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti (sulle delibere, ad esempio) dal momento che una norma di legge ben precisa individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni, esclusivamente informatici.

I Collegi Provinciali, al pari della FNC, hanno una serie di altri obblighi (trasparenza/anticorruzione, Pagamenti Digitali della PA, ecc.) che vengono riportati nella tabella di sinossi che segue, per favorire la riflessione sistematica sul tema ad opera dei Consigli Direttivi dei Collegi Provinciali IPASVI.

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Cosa Perché Obblighi / Opportunità

Iscrizione on-line

 La procedura di preiscrizione on line rappresenta il primo passo da compiere per sgravare dalla carta il Collegio, nella prospettiva di implementare un procedimento interamente digitale, dalla presentazione dell’istanza per via telematica alla gestione informatizzata della documentazione nel sistema, fino alla conservazione a norma.

Tutto questo oggi è praticabile ai sensi degli artt. 45 e 63 e ss. del CAD, nonché delle Regole tecniche di cui ai DPCM 3 dicembre 2013 (Gestione e protocollo, Conservazione dei documenti informatici) e al DPCM 13 novembre 2014 (Formazione dei documenti informatici).

 Possibilità di accertare la provenienza delle istanze, l’identità del richiedente e di consentire la sottoscrizione dei documenti richiesti per l’accesso ai servizi dei Collegi tramite la procedura on line (mediante l’utilizzo di SPID, CIE, CNS; firma digitale; PEC), nell’ottica di graduale superamento della presentazione delle istanze cartacee a sportello;

 Presentazione delle istanze tramite la compilazione di un form presente on line, al fine di velocizzare le fasi del procedimento e facilitare – automatizzandole - le procedure di acquisizione dei dati e immissione della documentazione nel sistema di gestione documentale IPASVI;

 Riduzione e progressivo azzeramento della produzione di documenti cartacei e formazione di documenti amministrativi nativi digitali (ai sensi dell’art. 40 del CAD e del DPCM 13 novembre 2014 in materia di formazione dei documenti informatici):

o da archiviare nel sistema di gestione informatica attraverso una procedura completamente digitale o resi statici e immodificabili attraverso l’utilizzo di in un formato documentale adeguato alla

conservazione a lungo termine

Protocollo informatico

 Produrre un documento (registro di protocollo informatico) che attesti l’avvenuta ricezione e spedizione dei documenti e delle comunicazioni da parte del Collegio; adempiere agli obblighi normativi, in modo da garantire l’opponibilità a terzi di quanto attestato mediante le registrazioni di protocollo;

 Soddisfare l’obbligo di conservazione del registro giornaliero di protocollo; consentire la corretta archiviazione dei documenti nel sistema:

o classificazione automatica della documentazione;

o corretta assegnazione del documento all’ufficio competente, per la trattazione della pratica o inserimento automatico del documento nel fascicolo della pratica a cui si riferisce, ai fini della

corretta archiviazione

Tutto questo in conformità alla disciplina relativa alla registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 445/2000 (TUDA), agli articoli 40, 40-bis, 41 e 47 del CAD, nonché delle Regole tecniche di cui ai DPCM 3 dicembre 2013 (Gestione e protocollo, Conservazione dei documenti informatici) e al DPCM 13 novembre 2014 (Formazione dei documenti informatici)

 Sottoporre a registrazione automatica i documenti e le comunicazioni validamente ricevuti o inviati per via telematica;

 Garantire sia la corretta memorizzazione delle informazioni nel registro e sia i requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico (art. 52 del DPR 445/2000; art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico):

o controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema

o tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni e individuazione del suo autore.

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Cosa Perché Obblighi / Opportunità

Fascicolo informatico

 Riunire tutti i documenti informatici relativi all’iscrivendo e all’iscritto, nel fascicolo informatico di riferimento

Tutto questo al fine di adempiere a quanto disposto dagli artt. 40 e 41 del CAD, ai sensi delle Regole tecniche di cui ai DPCM 3 dicembre 2013 (Gestione e protocollo, Conservazione dei documenti informatici) e al DPCM 13 novembre 2014 (Formazione dei documenti informatici).

 Organizzare correttamente la sedimentazione della documentazione informatica, rendendola eventualmente consultabile all’iscritto direttamente on line, previo rilascio delle credenziali di accesso

 Formazione di fascicoli informatici per affare, attività, procedimento amministrativo, persona fisica e persona giuridica

 Procedere alla corretta archiviazione e conservazione dei fascicoli informatici

Pagina Amministrazione

trasparente Sito Web Collegi

 I dati e le informazioni della sezione Amministrazione Trasparente sono comuni a tutte le Pubbliche Amministrazioni e sono raggruppati e pubblicati in conformità alle specifiche e alle regole tecniche previste dalla normativa. La sezione è in continuo aggiornamento in relazione alla produzione, da parte degli uffici competenti, delle informazioni richieste dalla legge.

Tutto questo al fine di adempiere a quanto disposto dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 in attuazione della delega contenuta nella legge n. 190/2012 e della Delibera 3 agosto 2016 della Autorità Nazionale Anticorruzione.

 Obiettivo della norma è quello di favorire un controllo diffuso da parte del cittadino sull'operato delle istituzioni e sull'utilizzo delle risorse pubbliche. In particolare, la pubblicazione dei dati in possesso delle pubbliche amministrazioni intende incentivare la partecipazione dei cittadini

 L’adempimento della trasmissione del Piano triennale Anti-corruzione si intende assolto con la pubblicazione sul sito istituzionale, sezione “Amministrazione trasparente/Altri contenuti Corruzione”. I documenti in argomento e le loro modifiche o aggiornamenti devono rimanere pubblicati sul sito unitamente a quelli degli anni precedenti.

 La creazione di un portale comune o di un applicativo pubblicabile sui diversi portali dei collegi potrebbe garantire l’assolvimento degli obblighi normativi attraverso una interfaccia user friendly lato Collegio

Informativa e consenso per l'uso dei

cookie

 Informativa che i gestori di siti web sono tenuti a fornire agli utenti in relazione ai cookie e agli altri dispositivi installati da o per il tramite del proprio sito stabilisce che nel momento in cui si accede alla home page (o ad altra pagina) di un sito web, deve immediatamente comparire in primo piano un banner di idonee dimensioni

Tutto questo al fine di adempiere a quanto disposto dal provvedimento n. 229 del 8 maggio 2014 del Garante della Privacy

 Nel caso di omessa informativa o di informativa inidonea, ossia che non presenti gli elementi indicati, oltre che nelle previsioni di cui all'art. 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (Dlgs 30 giugno 2003, n. 196), è prevista la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da seimila a trentaseimila euro

 La creazione di un portale comune garantirebbe l’assoluzione degli obblighi derivanti dalla normativa

Link utili:

Perché

http://www.agid.gov.it/ http://garanteprivacy.it/web/guest/home http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/

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Roma, 5 dicembre 2016

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GRUPPO

DEMATERIALIZZAZIONE FNC IPASVI

2014-2017

Franco Vallicella (referente)

Stefano Bernardelli, Onorato Biancone, Matteo Manici e Carmelo Spica

(componenti) Stefania Gastaldi (dirigente FNC IPASVI)

Andrea Lisi, Elena Lisi e Francesca Nappi (Consulenti)