COMUNE DI SAN GIMIGNANO Provincia di Siena
VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE n. 173 del 20/11/2018
OGGETTO: ESTERNALIZZAZIONE DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE DI PARTE DELLO ARCHIVIO COMUNALE DI DEPOSITO.
L’anno duemiladiciotto, il giorno venti del mese di novembre alle ore 15:00 presso questa sede comunale, a seguito di apposito invito diramato dal Sindaco, si è riunita la Giunta Comunale.
Dall'appello nominale risultano presenti:
BASSI GIACOMO
GUICCIARDINI NICCOLO' GAROSI ILARIA
TADDEI CAROLINA ANTONELLI MARCO
Sindaco Vice Sindaco Assessore Assessore Assessore
Presente Presente Presente Presente Presente
Presiede il Sig. BASSI GIACOMO, Sindaco.
Assiste e cura la redazione del presente verbale il Dott. GAMBERUCCI MARIO, in qualità di Segretario.
Essendo legale il numero degli intervenuti, il Sindaco dichiara aperta la seduta per la trattazione dell'oggetto sopra indicato.
Oggetto: ESTERNALIZZAZIONE DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE DI PARTE DELL'ARCHIVIO COMUNALE DI DEPOSITO.
LA GIUNTA COMUNALE Premesso che:
- l'archivio di deposito comunale è ubicato in parte al piano terreno del Palazzo Comunale in Piazza Duomo (documentazione afferente prioritariamente materie di competenza del Settore Servizi alla Cultura e alla Persona e pratiche di edilizia privata) ed in parte in vari locali all'interno del Palazzo della Cancelleria e di altri edifici comunali (documentazione relativa a pratiche di edilizia privata ed ai servizi Lavori Pubblici, Ragioneria, Tributi, Personale, Polizia Municipale, Farmacia, ecc.);
- questa Amministrazione ha da tempo avviato e intende procedere sempre più compiutamente alla realizzazione di un graduale riordino della propria documentazione archivistica attraverso operazioni di scarto, redazione elenchi e indicizzazione, al fine di pervenire ad una definitiva sistemazione dell'archivio di deposito comunale;
Rilevato che:
- i locali nei quali attualmente si trova ubicato l'archivio di deposito presentano diverse criticità in termini di agibilità e corretta conservazione dei documenti (la stessa dislocazione in più locali complica notevolmente l'ordinaria regolare gestione) ed inoltre tali locali non presentano più adeguati spazi per il conferimento di ulteriore materiale cartaceo, il quale continua ad essere presente (seppure in quantità decrescente) nonostante la progressiva attuazione del processo di digitalizzazione degli atti e dei documenti amministrativi;
- attualmente il Comune non dispone di locali idonei per procedere ad una riunificazione di tutto l'archivio di deposito;
- il lavoro di riordino dell'intero archivio di deposito comporta un impegno di personale e una professionalità attualmente non presenti nell'organico del Comune in misura adeguata alle operazioni da svolgere, tanto che sinora, per provvedere all'ordinario scarto, l’ente è ricorso all'affidamento ad un soggetto esterno del servizio di supporto alla dipendente comunale preposta al servizio Archivi;
Valutata l'opportunità di procedere, per la prima volta ed in via sperimentale, ad una esternalizzazione del servizio di gestione di parte dell’archivio di deposito comunale per un periodo non eccessivamente lungo ma che consenta di verificare il valido superamento delle criticità rilevate all'interno dell'Ente e l'effettivo miglioramento di tutti gli elementi caratterizzanti il servizio di conservazione, gestione e consultazione dell’archivio;
Ritenuto opportuno avvalersi di un soggetto esterno, qualificato nel settore, in grado di garantire un sistema di conservazione, gestione e consultazione dell'archivio che presenti tutte le caratteristiche idonee al rispetto dei principi di sicurezza, di correttezza, di tutela del patrimonio culturale e di protezione dei dati personali ivi contenuti, nel rispetto di quanto disposto dall'art. 9-bis del D.Lgs 42/2004, Codice dei beni culturali;
Considerato che:
- la documentazione archivistica depositata presso il piano terreno del Palazzo Comunale, afferente prioritariamente materie di competenza del Settore Servizi alla Cultura e alla Persona e pratiche di edilizia privata, è l'unica ad essere sinora stata oggetto di scarto, debitamente autorizzato dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana, ai sensi dell'art. 21, comma 1, lett. d) del D.Lgs. 42/2004, nonché di riordino, classificazione e redazione del relativo elenco di consistenza;
- le suddette pratiche di edilizia privata dislocate presso il Palazzo Comunale dovranno essere riunite alle pratiche di edilizia privata dislocate presso il Palazzo della Cancelleria,
ai fini di una efficace conservazione/gestione/consultazione di tale organica documentazione, previo espletamento di un preventivo intervento di riordino, classificazione e redazione del relativo elenco di consistenza di tale parte di archivio;
Rilevato che le suddette parti dell'archivio di deposito presentano adeguate condizioni per poter essere agevolmente trasferite in un unico locale ed affidate in gestione ad un soggetto esterno che garantisca tutte le adeguate caratteristiche di corretta conservazione, gestione e consultazione dei beni culturali di cui trattasi, nel rispetto di quanto disposto dal D.Lgs 42/2004;
Rilevato altresì che il trasferimento e l’affidamento in gestione esterna di altre parti dell’archivio di deposito comunale potrà avvenire successivamente al termine di positiva sperimentazione del primo affidamento di cui sopra;
Ritenuto pertanto di incaricare il Dirigente Responsabile del Settore Servizi alla Cultura e alla Persona di provvedere agli adempimenti e agli atti necessari per affidare il servizio di gestione dell'archivio comunale di deposito, fornendo i seguenti indirizzi:
- il servizio dovrà essere affidato ad un soggetto economico in possesso dei requisiti di alta specializzazione nel settore, che disponga al suo interno di personale qualificato e di avanzati sistemi tecnologici di gestione e consultazione, che consentano il rispetto dei principi di economicità, efficienza, efficacia, semplificazione e tempestività delle procedure e che garantiscano la corretta conservazione e misure idonee di protezione e tutela della documentazione archivistica comunale;
- la durata del servizio dovrà essere determinata per un periodo non eccessivamente lungo ma sufficiente a valutare se il tipo di soluzione gestionale adottata sia la più adeguata per ottenere i migliori risultati di conservazione, gestione e consultazione dell'archivio;
- l'importo del corrispettivo dovrà essere determinato per un importo massimo di euro 39.000,00 oltre IVA di legge;
Acquisiti, ai sensi dell'art. 49, comma 1, del D.Lgs. 267/2000, i pareri favorevoli espressi dal responsabile competente in ordine alla regolarità tecnica e dal responsabile dei servizi finanziari per la regolarità contabile;
Con voti favorevoli unanimi, espressi nelle forme di legge;
DELIBERA
1. di procedere, per i motivi di cui in narrativa ed in via sperimentale, ad una esternalizzazione del servizio di gestione di parte dell’archivio comunale di deposito, conferendo il servizio ad un soggetto esterno, qualificato nel settore, in grado di garantire un sistema di conservazione, gestione e consultazione dell'archivio che presenti tutte le caratteristiche idonee al rispetto dei principi di sicurezza, di correttezza, di tutela del patrimonio culturale e di protezione dei dati personali ivi contenuti e che presenti nella propria struttura organizzativa professionalità e competenze adeguate alla gestione del servizio, nel rispetto di quanto disposto dall'art. 9-bis del D.Lgs 42/2004, Codice dei beni culturali;
2. di incaricare il Dirigente Responsabile del Settore Servizi alla Cultura e alla Persona di provvedere agli adempimenti e agli atti necessari per l’affidamento del servizio di cui al punto 1, fornendo i seguenti indirizzi:
- il servizio dovrà concernere, per i motivi di cui in narrativa, la documentazione archivistica depositata presso il piano terreno del Palazzo Comunale, afferente prioritariamente materie di competenza del Settore Servizi alla Cultura e alla Persona e pratiche di edilizia privata, e la documentazione inerente alle pratiche di
edilizia privata dislocate presso il Palazzo della Cancelleria, mentre il trasferimento e l’affidamento in gestione esterna di altre parti dell’archivio di deposito comunale potrà avvenire successivamente al termine di positiva sperimentazione del primo affidamento suddetto;
- il servizio dovrà essere affidato ad un soggetto economico in possesso dei requisiti di alta specializzazione nel settore, che disponga al suo interno di personale qualificato e di avanzati sistemi tecnologici di conservazione, gestione e consultazione, che consentano il rispetto dei principi di economicità, efficienza, efficacia, semplificazione e tempestività delle procedure e che garantiscano la corretta conservazione e misure idonee di protezione e tutela della documentazione archivistica comunale;
- la durata del servizio dovrà essere determinata per un periodo non eccessivamente lungo ma sufficiente a valutare se il tipo di soluzione gestionale adottata sia la più adeguata per ottenere i migliori risultati di conservazione, gestione e consultazione dell'archivio;
- l'importo del corrispettivo dovrà essere determinato per un importo massimo di euro 39.000,00 oltre IVA di legge;
3. di dare atto che l’ente provvederà a comunicare alla competente Soprintendenza le decisioni di cui al presente provvedimento;
4. di rendere il presente atto, con separata votazione unanime favorevole, immediatamente eseguibile, ai sensi dell'art. 134, comma 4, del D.Lgs. 267/2000, stante l’urgenza di provvedere in merito.
Letto, approvato e sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.L.gs n 82/2005 e s.m.i.
IL Sindaco BASSI GIACOMO
IL Vice Segretario GAMBERUCCI MARIO
