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EX PROVINCIA DI CARBONIA IGLESIAS
Legge Regionale 28 giugno 2013 n. 15 - Disposizioni transitorie in materia di riordino delle province Legge Regionale 25 novembre 2014, n. 24, art. 19 - Disposizioni urgenti in materia di organizzazione della Regione.
Decreto del Vicepresidente del 31 dicembre 2014, n.1
Area dei servizi amministrativi e finanziari
Determinazione n° 281 del 02.11.2015
Oggetto : “Conservazione Registro Giornaliero di Protocollo”. Affidamento del Servizio Cig: Z7A16D9FFF
Il Dirigente
Premesso
- Che l’art.50 del DPR 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) stabilisce che le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del sopra citato testo unico;
- Che le pubbliche amministrazioni sono tenute a predisporre appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico;
Richiamato
- Il D.M. del 14.10.2003 con il quale sono state approvate le linee guida per l’adozione del protocollo informatico;
- Il DPCM del 3.12.2013 (pubblicato nella G.U. al nr. 59 del 14.03.2014) col quale sono state approvate le Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40 bis, 47, 57 bis e 71 del “Codice dell’Amministrazione Digitale” di cui al D.Lgs. 82/2005;
Considerato
- Che nel DPCM sono state stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche informazioni necessarie all’adeguamento informatico delle PP.AA. e, in particolare, a:
• Nominare il Responsabile della Gestione Documentale e un suo Vicario, per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
• Predisporre il Registro Giornaliero di Protocollo;
• Nominare il Responsabile della Conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo e un suo Vicario nei casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
• Predisporre il Manuale della gestione documentale;
- Che l’art. 52 del DPR 445/2000 stabilisce che il Sistema di Gestione Informatica dei documenti deve
“garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita”
nonché garantire che “…il sistema di gestione informatica deve consentire la produzione del registro
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giornaliero di protocollo”;
- Che l’art. 7 c.5 del DPCM 3.12.2013 in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone la non modificabilità del contenuto;
- Che, nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:
• i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione ;
• tutti i documenti informatici ;
• le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
• le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
• le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica;
Dato atto
- che il registro giornaliero di protocollo può essere validamente formato mediante l’estrazione statica dei dati contenuti nel sistema di gestione informatica del protocollo dell’Ente;
- Che la conservazione del Registro giornaliero di protocollo può essere svolta all’interno della struttura organizzativa del soggetto pubblico obbligato;
- Che attualmente la gestione del protocollo informatico è affidata alla Ditta Arionline S.r.l., con sede in Viale Marconi, n. 74, Cagliari - P.iva 02161330929 in forza della determinazione n. 6 del 12.01.2015 di affidamento del servizio di gestione della contabilità integrata, economato, inventario, protocollo, atti amministrativi, personale (stipendi), personale (rilevazione presenze), ordinativo informatico e web SIC2000;
- Che in forza della determinazione di cui sopra si è proceduto alla predisposizione del contratto assunto al repertorio ANSR nr. 700 del 2015;
- Che l’Amministrazione Provinciale, stante la natura dell’adempimento richiesto, ritiene opportuno che il soggetto attualmente gestore del servizio protocollo sia affidatario della conservazione del registro giornaliero come sopra meglio specificato;
- Che ai sensi dell’art. 57 c. 5 del D.lgs 163/2006 si prevede che “nei contratti pubblici relativi a servizi, la procedura del presente articolo è, inoltre, consentita: a) per i lavori o i servizi complementari, non compresi nel progetto iniziale né nel contratto iniziale, che, a seguito di una circostanza imprevista, sono divenuti necessari all'esecuzione dell'opera o del servizio oggetto del progetto o del contratto iniziale, purché aggiudicati all'operatore economico che presta tale servizio o esegue tale opera, nel rispetto delle seguenti condizioni: a.1) tali lavori o servizi complementari non possono essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dal contratto iniziale, senza recare gravi inconvenienti alla stazione appaltante, ovvero pur essendo separabili dall'esecuzione del contratto iniziale, sono strettamente necessari al suo perfezionamento; a.2) il valore complessivo stimato dei contratti aggiudicati per lavori o servizi complementari non supera il cinquanta per cento dell'importo del contratto iniziale”;
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- Che l’Amministrazione Provinciale, al fine di ottemperare all’obbligo di legge ed in forza dell’art.57 c.5 del D.lgs. citato, ha richiesto al gestore del servizio protocollo apposito preventivo di spesa per il servizio in oggetto ammontante, come da comunicazione agli atti, ad euro 1.200,00 oltre iva di legge per il periodo ricompreso tra l’affidamento del servizio e fino al 31.12.2016;
Visti:
• il D. Lgs. 163/2006, recante Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture,
• il D. Lgs. 267/2000, recante il Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali;
• il DPR 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa);
• il D.M. del 14.10.2003 D.M. del 14.10.2003;
• il D.Lgs. 82/2005 “Codice dell’Amministrazione Digitale”;
• Il DPCM del 3.12.2013 (pubblicato nella G.U. al nr. 59 del 14.03.2014);
DETERMINA
1. di considerare la premessa parte integrante e sostanziale del presente atto;
2. di procedere all’affidamento del servizio di “Conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo”
alla Ditta Arionline S.r.l., con sede in Viale Marconi, n. 74, Cagliari - P.iva 02161330929, per un importo pari ad euro 1.200,00 oltre Iva di legge per un importo complessivo di euro 1.464,00;
3. di impegnare il predetto importo sul Cap. 4000 del bilancio di esercizio;
4. di dare atto che il CIG della presente procedura è il nr. Z7A16D9FFF;
5. di demandare all’Ufficio Appalti l’adozione degli atti necessari al completamento della procedura in oggetto;
6. di trasmettere il presente provvedimento al Responsabile del Servizio Finanziario per quanto di competenza.
IL DIRIGENTE Dott.ssa Speranza Schirru f.to
