CANTIERE MIGRANTES

CANTIERE MIGRANTES

OGGETTO DELL’

INTERVENTO

L’afflusso di cittadini stranieri sulle coste siciliane ha generato negli ultimi anni un aumento esponenziale delle procedure di ricorso per avverso diniego alla protezione internazionale, di cui il Tribunale di Catania è titolare su scala distrettuale. Tale afflusso di procedure ha generato una situazione di sovraccarico del lavoro per i giudici e le cancellerie collegate.

OBIETTIVO

Rispondere alla situazione di emergenza, generata dall’afflusso di migranti richiedenti asilo sul territorio siciliano e derivante dai ricorsi al diniego della protezione territoriale confluiti negli ultimi anni presso il Tribunale di Catania con competenza distrettuale.

INTERVENTO

L’intervento ha cercato di migliorare, data la mole di lavoro, le comunicazioni tra le parti, in particolare le Commissioni territoriali di Catania e Siracusa, nell’ottica dell’utilizzo del processo telematico.

Inoltre sono stati individuati momenti di confronto e condivisione della giurisprudenza del Tribunale, in collaborazione con la Scuola Superiore di Magistratura.

1
Accordo inter-istituzionale per la trasmissione telematica via PEC con le Commissioni Territoriali, la condivisione di materiale informativo, e il confronto giurisprudenziale.

RISULTATI

2
Avvio di un progetto nazionale ministeriale per lo sviluppo delle funzionalità del processo telematico per le procedure riguardanti l’avverso diniego alla protezione internazionale.

UFFICI COINVOLTI

La I Sezione Civile del Tribunale, La Commissione Nazionale per il diritto d’asilo, le Commissioni Territoriali per il riconoscimento della protezione internazionale di Catania e Siracusa, Il gabinetto del Ministro di Giustizia, la Direzione Generale Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia.

PROSPETTIVE

DI SVILUPPO Implementazione delle funzionalità del processo telematico per le procedure in oggetto.

P ^ROGETTO M ^IGRANTES

D ISTRETTO DI C ATANIA

C APOFILA DI SPERIMENTAZIONE

VADEMECUM

P

ROGETTO MIGRANTES

... 1

VADEMECUM... 1

Q

UADRO GENERALE

... 2

Descrizione e obiettivi ... 2

Soggetti e flussi... 2

Stato dell’arte nel Distretto di Catania – al 15 settembre 2016... 2

C

OME AVVIARE LA SPERIMENTAZIONE

... 3

Informazioni generali preliminari ... 3

Presupposti e dotazioni ... 3

Avvio del flusso di lavoro... 4

C

RITICITÀ DA RISOLVERE

... 5

Organizzative ... 5

Conoscitive ... 5

Tecnologiche... 5

QUADRO GENERALE

DESCRIZIONE E OBIETTIVI

Il progetto Migrantes, avviato nel 2015 dagli uffici giudiziari giudicanti di Catania, ha la finalità di migliorare gli strumenti processuali e amministrativi, semplificare i compiti dei giudici, della cancelleria, delle Commissioni Territoriali, per assicurare tempi adeguati alla definizione dei procedimenti proposti dai migranti, il cui numero è in poderosa crescita, e migliorare il servizio reso agli utenti e alla collettività.

SOGGETTI E FLUSSI

Dopo la progettazione e l’analisi, svoltesi nel 2015, il progetto è in fase sperimentale da marzo 2016 presso il Tribunale di Catania, in collaborazione con le Commissioni Territoriali di Catania e Siracusa. La sperimentazione ha permesso di utilizzare gli strumenti telematici messi a disposizione dal PCT nella trattazione dei fascicoli giudiziari aventi ad oggetto il diritto di asilo, fascicoli nei quali la parte resistente è la Commissione Territoriale.

La Direzione Sistemi informativi, alla presentazione del progetto, ha manifestato interesse ed ha inserito nella sperimentazione anche il Tribunale di Milano.

Il progetto coinvolge:

• il Tribunale civile di Catania - con i giudici assegnatari della trattazione dei procedimenti avverso diniego, la Prima Sezione Civile e l’Iscrizione a Ruolo;

• le Commissioni Territoriali di Catania e Siracusa;

• Il CISIA di Catania, che supporta l’iniziativa sotto il profilo organizzativo e fornisce il necessario apporto informatico per risolvere i problemi emergenti relativi alla esatta iscrizione delle anagrafiche, alla visibilità degli atti, alla correttezza dei depositi e all’individuazione della cause di errore.

In prospettiva il progetto si espanderà anche alla Corte di Appello, eventualmente coinvolta nella fase processuale successiva alla pronuncia del Tribunale, nonché all’Ordine degli Avvocati di Catania, Caltagirone, Siracusa e Ragusa per la diffusione della best practice tra gli Iscritti.

STATO DELL’ARTE NEL DISTRETTO DI CATANIA – A L 1 5 SE T T E MBRE 2 0 1 6

Il coordinamento della sperimentazione ha garantito alle Commissioni nei mesi scorsi una familiarizzazione con gli strumenti del PCT; il Tribunale ha iniziato lo scambio telematico di atti con le Commissioni sia per i fascicoli di nuova iscrizione che per quelli già pendenti. Si sono svolte alcune riunioni di raccordo con i referenti delle Commissioni – Presidenti e loro collaboratori - per risolvere le criticità via via manifestatesi e per istituire prassi condivise nel flusso di lavoro. Sono stati effettuati anche alcuni accessi presso la sede della Commissione, per migliorare l’interazione con le strutture giudiziarie e per consolidare l’apprendimento degli strumenti e del bacino informativo messo a disposizione dal PCT. Tutti i soggetti inseriti nel flusso di lavoro sono costantemente coinvolti ed aggiornati sulle attività da svolgere.

Allo stato attuale l’invio di comunicazioni di cancelleria alle Commissioni tramite PEC è a regime e le Commissioni

COME AVVIARE LA SPERIMENTAZIONE

INFORMAZIONI GENERALI PRELIMINARI

L’avvio della sperimentazione deve essere preceduto da una analisi organizzativa che assicuri, in maniera complementare a quanto riportato nel presente vademecum, la conoscenza specifica e puntuale della situazione del territorio nel quale si desidera operare.

È necessario pertanto:

- Individuare la Commissione o le Commissioni interessate in quanto non vi è una stretta coincidenza nella distribuzione geografica e di competenza territoriale delle Commissioni rispetto agli uffici giudiziari. Le competenze territoriali sono definite da apposito DM del Ministero degli interni. ¹

- Individuare un gruppo di coordinamento per la gestione delle relazioni tra i diversi partecipanti al flusso di lavoro, comprese le Commissioni Territoriali.

PRESUPPOSTI E DOTAZIONI

LA DGSIA

• consegna al Presidente della Commissione Territoriale una Carta Multiservizi della Giustizia, necessaria per partecipare al circuito del PCT.

• Inserisce in ReGinde, nella sezione Pubbliche Amministrazioni, la Commissione Territoriale con codice fiscale e PEC.

LA COMMISSIONE TERRITORIALE

• In risposta alla richiesta della Commissione Nazionale per il Diritto d’Asilo comunica la necessità di dotarsi di proprio codice fiscale e PEC.

• Registra il Presidente su ReGInde, associandolo con la figura di “avvocato” alla rispettiva Commissione attraverso la compilazione e l’invio dell’apposito modulo.

• Si dota di un redattore atti, strumento necessario per il confezionamento e la spedizione di atti alla cancelleria. Il Ministero dell’Interno non dispone attualmente di redattore personalizzato, ma per iniziare le Commissioni possono utilizzare qualsiasi redattore gratuitamente scaricabile dal PST al seguente link ,

1Nel territorio siciliano è stato rilevato un elemento di complessità, presumibilmente presente in molte parti d’Italia: l’avvio di un procedimento

innanzi a una Commissione non assicura che lo stesso si concluderà dinnanzi alla stessa, poiché talvolta, per una esigenza di bilanciamento di carichi di lavoro e in assenza di regole procedurali equiparabili a quelle della procedura civile, vengono effettuati “travasi” di fascicoli tra Commissioni diverse. Alcune Commissioni hanno sezioni staccate, che operano in sostanziale autonomia.

dove sono riportati a solo titolo informativo, alcuni software gratuiti per la redazione della c.d. "busta telematica" per il deposito degli atti nel procedimento civile da parte di soggetti esterni. ²

• Adotta un facsimile di atto di costituzione standard diffuso dai magistrati del territorio, in attesa che a livello centrale sia reso valido e adottato da tutte le Commissioni d’Italia, in accordo tra Ministero dell’Interno e della Giustizia, il modello proposto dalla sede etnea.

LE CANCELLERIE

• Inseriscono le nuove anagrafiche nell’archivio distrettuale, intervenendo su eventuali inesattezze precedenti.

• Verificano le eventuali incongruenze tra l’anagrafica territoriale e quella nazionale. Si evidenzia che la presenza di eventuali fascicoli pregressi, associati ad anagrafiche errate, genera una criticità risolvibile a livello locale solo nel medio periodo.

IL GRUPPO DI COORDINAMENTO

• Sensibilizza il personale dell’Iscrizione a Ruolo sul progetto e segnatamente sull’uso corretto delle nuove, univoche anagrafiche assegnate alle Commissioni.

• Forma e sensibilizza il personale della Cancelleria sul progetto e segnatamente sulla comunicazione degli atti introduttivi alla Commissione e sul controllo degli atti allegati alla costituzione della Commissione.

• Coinvolge l’Ordine Forense, per favorire da parte degli avvocati la standardizzazione formale dei depositi di ricorsi avverso diniego.

• Fornisce alle Commissioni sommarie indicazioni sull’uso del Redattore Atti gratuito, almeno finché il Ministero dell’interno non si doterà di un proprio Redattore Atti, formando gli addetti.

• Fornisce alle Commissioni indicazioni e suggerimenti sulle modalità più corrette di costituzione e sui documenti necessari e sufficienti da allegare, per sveltire il procedimento e non appesantire il sistema.

• Effettua delle rilevazioni di dati per misurare il successo dell’iniziativa.

AVVIO DEL FLUSSO DI LAVORO

• Assistere la cancelleria nella gestione dei nuovi flussi, nell’allineamento dell’anagrafica locale della Commissione e del suo Presidente rispetto all’iscrizione su ReGinde.

• Favorire l’uso del PST da parte delle Commissioni per la consultazione dei fascicoli. ³

• Standardizzare le fasi preliminari ed i passaggi per la costituzione in giudizio:

a. unitamente alla comunicazione di fissazione udienza sistematizzare l’invio dell’atto introduttivo in formato PDF alla Commissione, per permetterle di prendere visione degli elementi necessari a decidere se costituirsi oppure no.⁴

2Le Commissioni Territoriali di Catania e Siracusa utilizzano il Redattore Atti gratuito della Regione Toscana.

3Si registrano difficoltà di accessibilità e d’uso all’interno del PST.

4Il sistema dei registri informatici non consente alla Commissione – resistente - la vista degli atti presenti nel fascicolo fino al momento in cui si

b. Sottoporre alla Commissione un modello sperimentale di costituzione standard, con indicazione degli elementi chiave da inserire per semplificare la lettura da parte del giudice. A regime l’uso del modello, con l’assenso del Prefetto, dovrebbe essere esteso a tutte le Commissioni d’Italia.

• Verificare i primi esiti dei depositi, intervenendo sulle inesattezze e sulle criticità di avvio.

CRITICITÀ DA RISOLVERE

Rimangono da affrontare e risolvere le seguenti criticità.

ORGAN IZZATIVE:

• Sono stati rilevati problemi di allineamento e corretto inserimento del codice fiscale per i fascicoli iscritti precedentemente all’avvio dei depositi telematici. L’invio di comunicazioni su cause risalenti ad epoca precedente al corretto censimento delle Commissioni risulta critico in quanto il più delle volte le parti associate ai fascicoli non sono corrette. Alcuni fascicoli di competenza di una Commissione risultano assegnati ad un’altra⁵. In questi casi è necessario intraprendere un’opera di bonifica.

• Distribuzione geografica e competenza territoriale delle Commissioni non coincidono necessariamente con quelle dell’organizzazione degli uffici giudiziari. Avvengono travasi di fascicoli tra Commissioni diverse. Il riversamento di blocchi di fascicoli tra una Commissione e l’altra per bilanciare i carichi di lavoro determina una criticità all’interno del fascicolo giudiziario, nel quale non viene registrato questo irrituale cambio di resistente. E’ necessario individuare una soluzione a livello centrale, trovando una cifra comune con il Ministero dell’Interno.

• Per ottenere criteri di standardizzazione, snellimento e semplificazione dei procedimenti da condividere con le Commissioni Territoriali è stato creato un modello documentale standard in attesa di approvazione definitiva da parte delle Commissioni. È auspicabile che il modello definitivo sia adottato a livello nazionale.

•

Problema della consultazione degli atti da parte della Commissione, alla quale è stato indicato il canale di consultazione dei fascicoli su PST. Si registrano difficoltà di reperimento delle informazioni legate alla disponibilità del sistema. E’ necessario un intervento centrale per la soluzione a livello nazionale del settaggio dei sistemi del Ministero dell’interno, per consentire l’accesso in visibilità delle aree e dei servizi del PST che risultano inaccessibili alle Commissioni.

CON OSCITIVE:

• I magistrati hanno segnalato come altamente rilevanti:

a. la possibilità di tempestiva conoscenza delle condizioni del Paese di provenienza del ricorrente;

b. la necessità di una rapida costituzione della Commissione: questa, producendo i materiali necessari fornisce al magistrato gli elementi necessari ad effettuare la verifica. Accelerando in tal modo la definizione dei procedimenti le parti che presentano un ricorso pretestuoso o infondato, potrebbero essere più frequentemente condannate alle spese, influendo anche sulla mole di gratuiti patrocini richiesti.

TECNOLOGICHE:

5Questo caso si verifica al Tribunale di Catania, competente sia per i ricorsi contro i provvedimenti della Commissione di Catania che quella di Siracusa. Ovviamente il problema non si verifica laddove il Tribunale è competente rispetto ad una Commissione soltanto.

• Per le Commissioni il numero di ruolo è poco significativo, mentre sarebbe molto utile riscontrare il numero VESTANET ossia il numero assegnato alla richiesta di asilo – che viene poi appellata – dal sistema di registrazione del Ministero degli Interni. E’ auspicabile una personalizzazione della procedura, che obblighi l’avvocato del ricorrente a indicare il numero VESTANET nella costituzione a ruolo, con l’effetto di velocizzazione il reperimento di informazioni da parte della Commissione resistente.

• E’ auspicabile da parte del Ministero dell’Interno l’acquisto di un Redattore atti e l’erogazione di un corso di formazione per assicurare un corretto uso da parte delle Commissioni.

• Creazione in PCT dell'area tematica in materia di "giustizia e protezione internazionale". La Corte di Appello, nel rispetto di quanto indicato nella delibera CSM prot.14242/2016, deve utilizzare per l’iscrizione dei procedimenti il “codice oggetto 110032 (impugnazione ex art. 35 D.Lgs. n. 25/2008) previsto su SICID e correttamente collegato al rito sommario di cognizione ex art. 702 bis c.p.c.”. Detto codice oggetto però non è disponibile per la procedura di iscrizione a ruolo. Il CISIA di Catania ha riscontrato la criticità ed ha proceduto all’apertura dei ticket 17390 e 17408 all’help desk del fornitore. Il Fornitore ha confermato l’impossibilità di nuove iscrizioni con tale codice oggetto rimettendo la questione alla DGSIA per l’implementazione di una modifica evolutiva al software. Nelle more, per consentire alla Corte di gestire le iscrizioni urgenti è stato suggerito di registrare il singolo fascicolo utilizzando inizialmente il codice oggetto 110999 - Impugnazione ex art. 35 D.Lgs 25/2008, avendo cura di sostituirlo dopo l’iscrizione, con quello previsto dalla procedura (110032) attraverso la funzionalità

“Modifica dati del fascicolo”.