1. METODOLOGIE MPIEGATE NELLA FORMAZIONE DEL PERSONALE
1.1 Addestramento del personale alla conduzione di macchine industriali
La rapidità con cui evolvono i mercati, si sviluppano nuove tecnologie e si susseguono le innovazione, rende sempre più rilevante la fase di formazione del personale. Si pensi ad esempio a quante volte può risultare necessario istruire alcuni elementi del personale all’utilizzo di un macchinario innovativo o ad una nuova versione di un macchinario preesistente.
L’andamento del mercato e le fluttuazioni stagionali portano, inoltre, ad un sempre più cospicuo impiego di personale temporaneo che necessita, per forza di cose, di una formazione rapida ed efficace.
La formazione del personale è, dunque, un aspetto molto importante all’interno di una realtà aziendale. Questo perché, durante tali fasi, il neo assunto non porta nessun valore aggiunto all’impresa, ma al contrario, necessita di un prolungato impiego di risorse dedicate, al fine di acquisire le conoscenze e le abilità di cui avrà bisogno per svolgere nel migliore dei modi i suoi futuri compiti.
D’altra parte, non affrontare con estrema serietà questo processo, può portare a consistenti problemi futuri, contribuendo alla formazione di personale non all’altezza delle proprie mansioni e, conseguentemente, ad un prodotto non competitivo.
In tale processo, più che in altri, è pertanto estremamente importante la combinazione efficacia efficienza. La formazione deve colmare quelle che sono le differenze tra le capacità attuali e le capacità attese per il personale utilizzando la minor quantità possibile di risorse, sia materiali che umane.
1.2 Metodi di addestramento a confronto
I metodi di addestramento ad oggi maggiormente utilizzati sono riconducibili ai seguenti tre: • affiancamento (On the Job Training, OJT);
• lezioni in aula (Face to Face Training, FFT);
• supporto informatico (Computer Based Training, CBT).
Questi metodi si sono dimostrati pratici ed utili nel corso degli anni. Sfortunatamente, tali metodi presentano limiti intrinseci che li rendono inadatti ai macchinari complessi che si sono sviluppati recentemente. Andiamo adesso ad analizzarli singolarmente, mettendone in luce i pregi ed i difetti.
L’affiancamento è il classico metodo utilizzato per impartire le competenze necessarie a far compiere al personale inesperto i suoi futuri compiti. Purtroppo ci sono più ragioni che rendono un’officina meccanica inadatta all’affiancamento. Come prima cosa, questo luogo è, solitamente, molto rumoroso a causa dei dispositivi, in esso presenti, che sono necessari allo svolgimento dei vari compiti. In secondo luogo, la complessità dei macchinari da utilizzare richiede delle
valide basi di nozioni teoriche che la maggior parte dei tecnici esperti non ha la capacità di impartire ai nuovi tecnici compromettendo quindi il buon esito dell’addestramento. Inoltre, la complessità delle operazioni che si devono compiere, potrebbe richiedere tempi di affiancamento lunghi, per permettere al tecnico inesperto di acquisire la necessaria abilità e sicurezza. Questo aspetto evidenzia la necessità di un convogliamento di risorse nell’addestramento spostandole dal loro compito abituale e produttivo. Un aspetto da considerare è inoltre il fatto che l’OJT può risultare un approccio di insegnamento non strutturato. Spesso ogni tecnico ha un metodo individuale di compiere delle operazioni e quando descrive tali operazioni lo fa soltanto secondo il suo metodo di esecuzione.
Il Face to Face Training è solitamente condotto attraverso seminari attuati per introdurre nuove tecnologie di lavorazione. Questo metodo di addestramento presenta alcuni fattori negativi. Come prima cosa la durata dei seminari non è solitamente maggiore ad una settimana lavorativa mentre talvolta le nuove tecnologie richiedono tempi assai maggiori per essere descritte ed apprese con efficacia. Inoltre, certe volte, i seminari, nell’introdurre nuove tecnologie, fanno riferimento a conoscenze pregresse che un operatore esperto ha sicuramente ma che per un nuovo tecnico possono risultare del tutto sconosciute.
Il Computer Based Training è solitamente un tutorial che attraverso uno scenario interattivo si propone di preparare i tecnici a lavorare sul macchinario reale. Queste applicazioni hanno dimostrato una buona efficacia nell’addestramento evidenziando, però, un aspetto negativo abbastanza rilevante. Solitamente i computer sono collocati in un aula e pertanto l’efficacia dell’insegnamento risulta limitata. Molte operazioni possono, difatti, essere meglio apprese se mostrate nell’effettivo ambiente di lavoro con l’appropriato e necessario equipaggiamento. La
Fig. 1.1 - On the Job Training
maggior parte dei CBT non possono inoltre essere adattati per assecondare le esigenze di ciascun operatore. Questo tipo di addestramento è regolarmente utilizzato per fornire un’iniziale conoscenza dei vari sistemi su cui si dovrà in seguito lavorare. Un utilizzo di questa metodologia nelle successive fasi d’insegnamento è limitata dalla complessità e dai costi associati allo
sviluppo del materiale didattico. Fig. 1.3 - Computer Based Training
1.3 Norme vigenti
Le normative che si occupano della formazione del personale sono numerose. Tuttavia non esiste una norma specifica per la formazione del personale alla conduzione di robot industriali o, più in generale, a operazioni presso una stazione robotizzata.
Le norme analizzate risultano pertanto di due tipologie, quelle di carattere generico:
• UNI ISO 10015: GESTIONE PER LA QUALITÀ -Linee guida per la formazione-
• UNI 11083: DOCUMENTAZIONE TECNICA -Linee guida per la preparazione dei documenti utili per l’attività di istruzione e di addestramento nell’uso dei beni-
e quelle indirizzate a campi d’impiego diversi dal nostro ma che possano essere comunque studiate per verificarne la trasferibilità, almeno parziale, al caso in esame:
• UNI ISO 9926: APPARECCHI DI SOLLEVAMENTO -Addestramento degli operatori- • UNI 10761: COORDINAMENTO DELLE ATTIVITÀ DI SALDATURA, POSA E
COLLAUDO DI RETI DI POLIETILENE PER IL CONVOGLIAMENTO DI COMBUSTIBILI, ACQUA E ALTRI FLUIDI IN PRESSIONE -Compiti e responsabilità, requisiti per l’addestramento, la qualificazione e la certificazione del personale-
• UNI EN 12307: BIOTECNOLOGIE, PROCESSI SU LARGA SCALA E PRODUZIONE -Linee guida per il personale, relative a buona pratica, procedure, addestramento e controllo-
Come prima cosa si ritiene importante una breve parentesi sulla terminologia adottata all’interno delle normative analizzate e che verrà utilizzata nel seguito.
Competenza: applicazione di conoscenze, abilità e comportamenti nelle prestazioni
Formazione: processo che si occupa di sviluppare le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari a soddisfare i requisiti.
Istruzione: trasmissione della parte informativa (ed eventualmente critica) delle conoscenze reperibili dalla documentazione disponibile e necessaria.
Addestramento: sviluppo guidato delle capacità o abilità operativa, che consiste nel far compiere all’operatore le azioni previste e che dovrà ripetere fino ad acquisire autonomia e sicurezza nell’esecuzione.
La norma internazionale UNI ISO 10015 fornisce le linee guida per assistere le organizzazioni ed il loro personale relativamente alla formazione. Gli obiettivi di miglioramento continuo di un’organizzazione, comprese le prestazioni del suo personale, potrebbero essere influenzati da una serie di fattori interni ed esterni, compresi cambiamenti del mercato, la tecnologia, le innovazioni, le richieste dei clienti e delle altre parti interessate. Questi cambiamenti possono richiedere all’organizzazione un’analisi delle sue esigenze in relazione alle competenze. Tale norma ha lo scopo di fornire una guida che possa aiutare un’organizzazione nell’identificazione ed analisi delle esigenze formative, nella progettazione e pianificazione della formazione, nell’erogazione della formazione, nella valutazione dei risultati della stessa e nel monitoraggio e miglioramento dei processi di formazione al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Un processo di formazione pianificato e sistematico può dare un importante contributo nell’aiutare un’organizzazione a migliorare le sue capacità e a raggiungere i suoi obiettivi di qualità. Per selezionare ed attuare la formazione necessaria per colmare le differenze tra le competenze richieste e quelle disponibili, la direzione dovrebbe tenere sotto controllo le seguenti fasi:
1. definizione delle esigenze di formazione; 2. progettazione e pianificazione della formazione; 3. erogazione della formazione;
4. valutazione dei risultati della formazione.
Come illustrato nella seguente figura 1.4, gli elementi in uscita di una fase forniranno gli elementi in ingresso della fase successiva.
1. Definizione delle esigenze di formazione 3. Erogazione della formazione 2. Progettazione e pianificazione della formazione 4. Valutazione dei risultati
della formazione Monitoraggio
Fig. 1.4 – Fasi del processo di formazione
Il processo di formazione del personale dovrebbe iniziare dopo che sia stata condotta un’analisi delle esigenze dell’organizzazione e che le questioni relative alle competenze siano state registrate. L’organizzazione dovrebbe definire le competenze necessarie per ogni attività che abbia impatto sulla qualità dei prodotti, valutare la competenza del personale cui è assegnata tale attività, e sviluppare dei piani per colmare le eventuali carenze di competenze esistenti. Tale definizione dovrebbe essere basata su un’analisi delle esigenze attuali e future, comparate con le competenze esistenti del suo personale. La definizione delle esigenze future di un’organizzazione legate ad obiettivi strategici e obiettivi di qualità, comprese le competenze richieste al personale, può derivare da una varietà di fonti interne ed esterne quali:
• i cambiamenti organizzativi o tecnologici riguardanti i processi o aventi impatto sulla natura dei prodotti forniti dall’organizzazione;
• i dati registrati dai processi di formazione passati e presenti;
• la valutazione da parte dell’organizzazione della competenza del personale nello svolgimento di specifici compiti;
• i dati sul ricambio di personale o su fluttuazioni stagionali che coinvolgono personale temporaneo;
• la certificazione interna o esterna necessaria per lo svolgimento di compiti specifici;
• le richieste da parte del personale, implicanti opportunità di sviluppo personale, che possano contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• il risultato dei riesami dei processi aziendali ed azioni correttive dovute ai reclami dei clienti o ai rapporti di non conformità;
• le leggi, i regolamenti , le norme e le direttive che abbiano impatto sull’organizzazione, sulle sue attività e risorse;
• le ricerche di mercato che identificano o anticipano nuove richieste dei clienti.
La finalità di questa fase dovrebbe essere quella di definire le differenze tra le competenze esistenti e quelle richieste, consentendo di definire la formazione di cui il personale necessita per poter svolgere determinati compiti..
La definizione delle esigenze formative deve essere documentata in una apposita specifica (la specifica delle esigenze formative), nella quale vengono riportati gli obiettivi dell’intervento formativo. Nella seguente fase di progettazione e pianificazione della formazione dovrebbero essere analizzati i possibili metodi di formazione per soddisfare le esigenze prefissate. Il tipo di formazione appropriato dipenderà dalle risorse, dai vincoli e dagli obiettivi identificati.
In questa fase, deve essere documentato un piano della formazione che consideri gli obiettivi ed i requisiti dell’organizzazione, la specifica delle esigenze di formazione, i partecipanti alla campagna, i metodi ed il profilo dei contenuti. Devono inoltre essere presi in considerazione aspetti più pratici quali: la durata e le date di scadenza significative, le risorse richieste ed i criteri definiti per la valutazione dei risultati.
La fase successiva è costituita dall’erogazione della formazione. Il successo di questa attività dipende dall’efficacia delle interazioni tra organizzazione, fornitore di formazione e partecipanti. Il supporto che l’organizzazione potrebbe fornire in questa fase può essere suddiviso in tre livelli: prima, durante e dopo la formazione.
Nella prima fase potrebbe essere necessario che l’organizzazione istruisca il fornitore di formazione con le pertinenti informazioni. Inoltre è raccomandabile che i partecipanti vengano istruiti sulla natura degli insegnamenti che riceveranno e sulle carenze di competenza che si intendono colmare. Durante la formazione il compito dell’organizzazione consiste nel fornire gli strumenti significativi, le attrezzature e la documentazione per una corretta erogazione dell’insegnamento. I partecipanti dovrebbero inoltre avere adeguate opportunità di applicare le competenze sviluppate avendo informazioni di ritorno sulle prestazioni. Infine, nella fase successiva alla formazione l’organizzazione dovrebbe ricevere dati di ritorno da parte dei partecipanti e del formatore. In questa fase la documentazione è costituita dal manuale per l’istruzione e l’addestramento.
L’ultimo step del processo di formazione è costituito dalla valutazione dei risultati. Scopo di questa fase è confermare che sia gli obiettivi dell’organizzazione, sia quelli della formazione siano stati raggiunti e che la documentazione sia risultata adeguata. Gli elementi in ingresso per una valutazione dei risultati della formazione sono le specifiche delle esigenze di formazione, il piano di formazione e le registrazioni riguardanti l’erogazione della formazione. Spesso i risultati della
formazione non possono essere completamente analizzati e validati fino a che i partecipanti non siano osservati ed esaminati sul lavoro, quindi, entro un certo periodo, dopo il completamento della formazione, la direzione dell’organizzazione dovrebbe assicurare che sia condotta una valutazione per verificare il livello di competenza acquisito. Da quanto scritto si capisce che la valutazione dovrebbe esser condotta in due momenti distinti:
• nel breve termine dovrebbero essere ottenute informazioni di ritorno dei partecipanti sui metodi di formazione, le risorse utilizzate, le conoscenze e le competenze acquisite come risultato della formazione;
• nel lungo termine, dovrebbero essere valutate le prestazioni sul lavoro dei partecipanti ed il miglioramento produttivo.
Il processo di valutazione dovrebbe includere la raccolta dei dati e la preparazione di un rapporto di valutazione, che costituiscono gli elementi in ingresso al processo di monitoraggio.
