Gestione dei documenti di pagamento SAP Ariba Buying SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing THE BEST RUN

(1)

PUBLIC (PUBBLICO) 2022-04

Gestione dei documenti di pagamento

SAP Ariba Buying

SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing

THE BEST RUN

(2)

Contenuto

Gestione dei documenti di pagamento. . . .4

Utilizzo dei documenti di pagamento. . . .5

Richieste di pagamento. . . .5

Documenti delle transazioni di pagamento. . . .6

Modalità di ricerca e visualizzazione dei pagamenti. . . .6

Modalità di monitoraggio delle opportunità di sconto nelle richieste di pagamento . . . .7

Modalità di previsione dei pagamenti. . . .9

Modalità di visualizzazione dei batch di pagamenti. . . .10

Argomenti sull'utilizzo di anticipi. . . . 12

Anticipi. . . 12

Prerequisiti per la creazione di anticipi. . . .12

Flusso di lavoro per anticipi. . . 13

Informazioni sulla creazione di anticipi. . . 14

Modalità di creazione di un anticipo a livello di intestazione. . . 15

Modalità di creazione di un anticipo a livello di voce dal quadrante. . . 16

Creazione di un anticipo a livello di voce da un ordine. . . .17

Modalità di annullamento di anticipi. . . 18

Modalità di ricerca e visualizzazione degli anticipi. . . .19

Modalità di adeguamento degli anticipi a fronte di fatture. . . .20

Argomenti sulla risoluzione degli errori nel processo di pagamento. . . .23

Gestione degli errori di trasmissione del pagamento. . . 23

Forzatura delle modifiche di stato per documenti di pagamento. . . 24

Forzatura di pagamenti. . . .25

Forzatura di annullamenti pagamento. . . .25

Reinvio automatico dei pagamenti non riusciti per determinati errori ERP. . . 26

Problemi con le richieste di pagamento inviate a Ariba Network. . . .27

Risoluzione di errori relativi agli anticipi. . . . 29

Risoluzione di errori relativi all’anticipo. . . .29

Forzatura delle modifiche allo stato degli anticipi. . . .29

Modalità di pagamento forzato per gli anticipi. . . .30

Modalità di annullamento forzato di un anticipo. . . .30

Flusso di stato del documento di pagamento. . . .32

2

PUBLIC PUBBLICO

Gestione dei documenti di pagamento Contenuto

(3)

Flusso di stato dell’anticipo. . . .35

Gestione dei documenti di pagamento Contenuto

PUBLIC

PUBBLICO 3

(4)

Gestione dei documenti di pagamento

Questa guida è rivolta agli utenti compratori SAP Ariba responsabili della gestione dei pagamenti a fronte di fatture.

È possibile visualizzare e gestire documenti di richiesta di pagamento e di transazioni di pagamento e creare anticipi a fronte di ordini d'acquisto.

Questa guida si applica a:

● SAP Ariba Buying and Invoicing

● SAP Ariba Invoice Management

● SAP Ariba Contract Invoicing

Guide correlate

Riconciliazione delle fatture

Guida al processo di pagamento e fatturazione Tax and charge configuration

Invoicing data import and administration guide Gestione della conformità di contratto

4

PUBLIC PUBBLICO

Gestione dei documenti di pagamento Gestione dei documenti di pagamento

(5)

Utilizzo dei documenti di pagamento

È possibile visualizzare i documenti di pagamento per monitorare l'attività di pagamento e identificare opportunità di sconto. Questa sezione descrive due tipi di documenti di pagamento: documenti di richiesta di pagamento, che descrivono pagamenti in sospeso, e documenti di transazioni di pagamento, che descrivono pagamenti completati.

Richieste di pagamento [pagina 5]

Documenti delle transazioni di pagamento [pagina 6]

Modalità di ricerca e visualizzazione dei pagamenti [pagina 6]

Modalità di monitoraggio delle opportunità di sconto nelle richieste di pagamento [pagina 7]

Modalità di previsione dei pagamenti [pagina 9]

Modalità di visualizzazione dei batch di pagamenti [pagina 10]

Richieste di pagamento

Le richieste di pagamento descrivono i pagamenti in attesa.

Quando la soluzione di fatturazione di SAP Ariba crea un documento di riconciliazione fattura da una fattura approvata, il sistema crea automaticamente anche una richiesta di pagamento corrispondente (PAY) con stato In elaborazione. La richiesta di pagamento include una pianificazione pagamenti basata sulle condizioni di

pagamento presenti nel documento di riconciliazione fattura.

Le condizioni di pagamento indicano quando un fornitore debba essere pagato per una fattura e definiscono gli sconti disponibili per il pagamento anticipato. Queste condizioni vengono archiviate insieme alle informazioni fornitore sulle fatture e in genere includono:

● Un ID univoco, come PT1

● Un titolo, ad esempio Netto 45, 2%/30, 3%/20

● Una descrizione, che può includere il numero di giorni entro i quali deve essere eseguito il pagamento e le relative informazioni quali gli sconti offerti per il pagamento anticipato o altri incentivi

Le condizioni di pagamento nella fattura e la configurazione delle direttive aziendali sui pagamenti nel sistema dell’utente determinano la data di pagamento e la data di scadenza della richiesta di pagamento.

I pagamenti vengono effettuati in un sistema esterno in base al metodo di pagamento configurato per il fornitore e al metodo di pagamento utilizzato quando si pianificano i pagamenti. La soluzione di fatturazione dell’utente riceve i dati di rimessa per i pagamenti elaborati direttamente dal sistema esterno o da Ariba Network, in base alla configurazione dell’integrazione del sito. Quando il parametro

Application.Settlement.LocalPaymentModelSupported impostato dal Supporto SAP Ariba è impostato su Sì, viene supportato un modello di pagamento locale che invia la fattura a Ariba Network per essere elaborata, e non all'ERP dell'acquirente.

Gestione dei documenti di pagamento Utilizzo dei documenti di pagamento

PUBLIC

PUBBLICO 5

(6)

Documenti delle transazioni di pagamento

I documenti delle transazioni di pagamento descrivono pagamenti che sono stati completati.

Le soluzioni di fatturazione di SAP Ariba creano automaticamente documenti di transazione di pagamento per le richieste di pagamento quando viene soddisfatta una delle seguenti due condizioni:

● Sono stati ricevuti i dati di rimessa pagamento.

● Il periodo di liquidazione per il pagamento è trascorso.

A seconda della configurazione del sito e dell'integrazione con i sistemi ERP, è possibile stabilire una liquidazione in uno di due modi. Il periodo di liquidazione potrebbe essere stabilito per un metodo di pagamento, nel qual caso i pagamenti con quel metodo hanno lo stesso periodo di liquidazione, oppure potrebbe essere stabilito da uno stato di aggiornamento della rimessa Liquidato ricevuto tramite Ariba Network in cui lo stato della rimessa viene aggiornato singolarmente per ogni richiesta di pagamento.

Modalità di ricerca e visualizzazione dei pagamenti

È possibile visualizzare le richieste di pagamento in attesa e le transazioni di pagamento completate.

Prerequisiti

Per impostazione predefinita, per utilizzare le richieste di pagamento e le transazioni di pagamento, è necessario essere un membro del gruppo Amministratore pagamenti o Responsabile pagamenti.

A seconda della configurazione del sito, i preparatori e i richiedenti di richieste di acquisto o di fatture potrebbero essere anche in grado di visualizzare i pagamenti per i propri ordini o fatture nella scheda Pagamento della pagina Ordine o Fattura. Per maggiori informazioni, vedere Parametri controllati da SAP Ariba per la gestione di

documenti di pagamento.

Contesto

La pagina Pagamenti contiene le seguenti schede:

● La scheda In attesa visualizza per impostazione predefinita le richieste di pagamento in attesa degli ultimi tre mesi.

● La scheda Completato visualizza le transazioni di pagamento completate.

● La scheda Accrediti visualizza le note di accredito associate ai pagamenti.

● La scheda Addebito pagamenti visualizza le richieste di pagamento associate alle carte d'acquisto.

6

PUBLIC PUBBLICO

(7)

Procedura

1. Nel quadrante, fare clic su Gestisci i pagamenti .

2. Fare clic sulla scheda che mostra i pagamenti da visualizzare, ad esempio In attesa.

3. Utilizzare i filtri di ricerca per visualizzare un insieme specifico di richieste di pagamento:

○ Per visualizzare i pagamenti a un fornitore specifico, selezionare un fornitore dall'apposito menu a discesa Fornitore o selezionare Cerca altro per visualizzare una lista di tutti i fornitori disponibili. Questa opzione non è disponibile per l’addebito pagamenti.

○ Per cercare in base all’ordine d'acquisto, immettere l’ID esatto dell'ordine d'acquisto.

○ Per visualizzare i pagamenti da un periodo di tempo relativo, ad esempio la settimana scorsa o l’ultimo mese, selezionare un periodo di tempo dal menu a discesa Pianificato per.

○ Per visualizzare i pagamenti da un determinato periodo di tempo fisso, selezionare Personalizzato dal menu a discesa Pianificato per, e quindi selezionare le date Da e A.

○ Per visualizzare i pagamenti da tutti i periodi, selezionare Nessuna scelta dal menu a discesa Pianificato per. Utilizzare questa opzione con cautela poiché può influire sulle prestazioni del sistema se il sistema tiene traccia di un gran numero di pagamenti.

○ Per visualizzare i pagamenti in base all’ID specifico del pagamento, all’ID riconciliazione fattura pagamento, o stato, selezionare ID, Pagamento, o Stato dal menu a discesa Campo e immettere un valore per il campo.

○ Per aggiornare la lista in modo da riflettere lo stato più recente delle modifiche (ad esempio, per visualizzare i pagamenti appena rilasciati oppure sospesi), fare clic su Aggiorna.

4. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti i pagamenti che corrispondono ai criteri di ricerca.

5. Fare clic su un ID pagamento in attesa o ID transazione di pagamento per visualizzare i dettagli di pagamento, oppure fare clic su un ID pagamento o ID nota di accredito per visualizzare i dettagli della relativa

riconciliazione fattura.

Informazioni correlate

Utilizzo dei documenti di pagamento [pagina 5]

Modalità di monitoraggio delle opportunità di sconto nelle richieste di pagamento [pagina 7]

Modalità di previsione dei pagamenti [pagina 9]

Modalità di visualizzazione dei batch di pagamenti [pagina 10]

Argomenti sulla risoluzione degli errori nel processo di pagamento [pagina 23]

Flusso di stato del documento di pagamento [pagina 32]

Parametri controllati da SAP Ariba per la gestione di documenti di pagamento

Modalità di monitoraggio delle opportunità di sconto nelle richieste di pagamento

È possibile monitorare le richieste di pagamento per garantire che le riconciliazioni delle fatture vengano approvate in tempo per usufruire degli sconti.

PUBLIC

PUBBLICO 7

(8)

Prerequisiti

.

Contesto

Quando si crea una riconciliazione delle fatture, il sistema crea automaticamente un documento di richiesta di pagamento correlato. La richiesta di pagamento presenta lo stato Elaborazione in corso per indicare che la relativa riconciliazione della fatture si trova nel processo di approvazione. È possibile monitorare le richieste di pagamento ed effettuare il follow up con gli approvatori per garantire che le riconciliazioni delle fatture vengano approvate in tempo per usufruire degli sconti per pagamento pianificato.

Procedura

2. Fare clic sull’intestazione della colonna Stato per ordinare l'elenco e raggruppare tutti i pagamenti con stato Elaborazione in corso.

3. Controllare la colonna Data di scadenza importo netto per le richieste di pagamento con date di scadenza imminenti.

4. Fare clic sulla colonna Pagamento per visualizzare la riconciliazione delle fatture per una richiesta di pagamento.

5. Fare clic sulla scheda Flusso di approvazione per vedere chi deve approvare il documento.

6. Notificare l’approvatore attuale che la data di pagamento pianificata è imminente e che la riconciliazione delle fatture deve essere approvata al fine di usufruire del massimo sconto possibile.

Informazioni correlate

Parametri controllati da SAP Ariba per la gestione di documenti di pagamento

8

PUBLIC PUBBLICO

(9)

Modalità di previsione dei pagamenti

Le pianificazioni pagamenti per le richieste di pagamento forniscono una previsione approssimativa delle uscite di cassa.

Prerequisiti

Contesto

Una richiesta di pagamento include una pianificazione pagamenti e gli importi sulla base dei termini di pagamento per il fornitore. Fino a che la riconciliazione delle fatture non è completata e approvata, le pianificazioni pagamenti e gli importi sono approssimativi ma possono sempre fornire una stima delle uscite di cassa. Dopo che la

riconciliazione fatture viene approvata, i piani di pagamento e gli importi sono più accurati ed è possibile adattare le previsioni in base alle esigenze.

Procedura

2. Fare clic sull’intestazione della colonna Stato per ordinare l'elenco e raggruppare tutti i pagamenti con stato Elaborazione in corso.

3. Se il pagamento viene effettuato mediante Ariba Network, elaborare le richieste di pagamento per modificare i metodi o le date di pagamento (è possibile fare clic su Ricalcola per visualizzare gli sconti applicabili per le nuove date), o sospendere le richieste.

Informazioni correlate

PUBLIC

PUBBLICO 9

(10)

Modalità di visualizzazione dei batch di pagamenti

I batch di pagamenti visualizzano i dettagli e lo stato delle rimesse trasmessi da un sistema esterno Ariba Network a un provider di pagamenti.

Prerequisiti

È possibile solo visualizzare le informazioni sulle rimesse per batch di pagamenti che vengono trasmessi dal sistema esterno al proprio provider di pagamenti tramite tramite Ariba Network utilizzando il Toolkit di integrazione dei pagamenti.

Contesto

I batch di pagamenti sono file CSV che Toolkit di integrazione dei pagamenti trasmette al provider di pagamenti in un file ZIP. Per maggiori informazioni sulla trasmissione dei file di batch di pagamenti, vedere Guida

all’amministrazione di Ariba Network Buyer e Introduction to payment integration using the SAP Ariba integration toolkit.

Procedura

Per impostazione predefinita, la scheda In attesa visualizza i pagamenti in attesa.

2. Fare clic su Batch di pagamenti.

Una nuova finestra del browser apre la pagina Batch rimesse in Ariba Network.

3. Utilizzare filtri di ricerca per individuare il file batch di pagamenti che si desidera visualizzare.

4. Fare clic su un collegamento nella colonna ID batch per visualizzare i dettagli del pagamento per tale file batch.

Informazioni correlate

10

PUBLIC PUBBLICO

(11)

PUBLIC

PUBBLICO 11

(12)

Argomenti sull'utilizzo di anticipi

Anticipi [pagina 12]

Flusso di lavoro per anticipi [pagina 13]

Informazioni sulla creazione di anticipi [pagina 14]

Modalità di annullamento di anticipi [pagina 18]

Modalità di ricerca e visualizzazione degli anticipi [pagina 19]

Modalità di adeguamento degli anticipi a fronte di fatture [pagina 20]

Anticipi

È possibile effettuare pagamenti completi o parziali in anticipo ai fornitori per un intero ordine o per voci d'ordine specifiche dell’ordine e successivamente adeguare i pagamenti a fronte delle fatture per l'ordine.

Quando un anticipo è stato completamente approvato, il documento di pagamento per l’anticipo viene elaborato nel sistema ERP esterno. In base alle informazioni di rimessa ricevute per un anticipo dal sistema ERP, Soluzioni SAP Ariba Buying marca lo stato del documento di anticipo come Pagato.

Dopo l'adeguamento degli anticipi a fronte delle fatture ricevute per un ordine, la richiesta di pagamento esportata nel sistema ERP comprende informazioni relative agli anticipi adeguati. Gli anticipi vengono quindi adeguati nel sistema ERP e i pagamenti delle fatture vengono elaborati.



Nota

Non è possibile creare anticipi per posizioni di servizio negli ordini di acquisto.

Prerequisiti per la creazione di anticipi

È necessario essere un membro del gruppo Agente addetto ai pagamenti o del gruppo Responsabile pagamenti per eseguire le seguenti azioni per la gestione dei documenti di anticipo nel flusso di lavoro di approvvigionamento:

● Creazione degli anticipi per ordini d'acquisto

● Elaborazione degli anticipi

● Annullamento degli anticipi

● Forzare pagamento o forzare annullamento degli anticipi



Nota

I membri del gruppo Responsabile pagamenti, Agente addetto ai pagamenti, Responsabile esecutivo approvazioni o Modifica documento da approvare possono adeguare anticipi a fronte di fatture durante la riconciliazione delle fatture.

12

PUBLIC PUBBLICO

Gestione dei documenti di pagamento Argomenti sull'utilizzo di anticipi

(13)

Per generare un flusso di approvazione per i documenti di anticipo è necessario attivare il Processo di

approvazione di un anticipo. Per aggiungere un utente al flusso di approvazione di riconciliazione della fattura quando all’ordine d’acquisto fatturato è associato un anticipo, è necessario aggiungere la regola di approvazione Esiste anticipo al Processo di approvazione riconciliazione fattura.



Nota

È anche possibile creare anticipi per copie d'ordine, impostando il parametro

Application.Settlement.EnableAdvancePaymentForCopyOrders su Sì. Per assistenza nella configurazione, chiedere al contatto di supporto designato di registrare una richiesta di servizio. Un rappresentante del Supporto clienti SAP Ariba seguirà la richiesta fino al completamento.

Informazioni correlate

Modalità di ricerca e visualizzazione degli anticipi [pagina 19]

Modalità di creazione di un anticipo a livello di intestazione [pagina 15]

Modalità di adeguamento degli anticipi a fronte di fatture [pagina 20]

Flusso di lavoro per anticipi

Le seguenti fasi illustrano il flusso di lavoro per gli anticipi. SAP Ariba Buying and Invoicing può essere configurato per supportare gli anticipi a livello di voce e a livello di intestazione.

1. Un utente crea una richiesta di acquisto per voci di materiale. È stato creato un ordine d'acquisto dopo che la richiesta d’acquisto è stata completamente approvata.

2. Un agente addetto ai pagamenti o il responsabile pagamenti crea e invia un documento di anticipo per l'ordine d'acquisto. Lo stato del documento di anticipo viene modificato da In composizione in Inviato.

3. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un flusso di approvazione per il documento di anticipo se il processo di approvazione per gli anticipi è attivato.

4. Un approvatore approva il documento di anticipo. Lo stato del documento di anticipo viene modificato in Approvato.

5. Il documento di anticipo approvato viene esportato al sistema esterno in uno dei seguenti modi:

○ SAP Ariba Buying and Invoicing esporta i documenti di anticipo a sistemi esterni con il canale Servizi Web.

○ Un amministratore clienti esporta i documenti di anticipo in un file CSV che viene utilizzato per importare i documenti di anticipo in un sistema esterno.

6. SAP Ariba Buying and Invoicing riceve l’ID della richiesta di pagamento ERP per i documenti di anticipo esportati in uno dei seguenti modi:

○ Il sistema esterno invia gli ID della richiesta di pagamento a SAP Ariba Buying and Invoicing mediante il canale Servizi Web.

○ L'amministratore clienti importa gli ID anticipi generati dal sistema esterno utilizzando file CSV.

Lo stato dei documenti di anticipo viene modificato in Pagamento in corso.

7. Il sistema esterno elabora il pagamento e invia le informazioni di rimessa a SAP Ariba Buying and Invoicing.

PUBLIC

PUBBLICO 13

(14)

8. SAP Ariba Buying and Invoicing modifica lo stato del documento di anticipo in Pagato quando l'intero pagamento viene eseguito. (Per anticipi a livello di voce, lo stato passa a Pagato quando il pagamento viene elaborato per tutte le voci d'ordine nel documento di anticipo).

In alternativa, se il sito non è integrato con un sistema esterno, il responsabile pagamenti contrassegna manualmente un anticipo con stato Approvato o Pagamento in corso come Pagato facendo clic sul pulsante Forza pagamento nella pagina dell’anticipo.

9. Il fornitore invia una fattura al compratore.

10. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un documento di riconciliazione fattura per la fattura.

11. Il responsabile pagamenti adegua l'importo dell’anticipo a fronte dell'importo della fattura nel documento di riconciliazione fattura.

12. Il responsabile fatture riconcilia la fattura.

13. SAP Ariba Buying and Invoicing genera una richiesta di pagamento per la fattura riconciliata. Il file di questa richiesta di pagamento riporta informazioni relative agli anticipi adeguati a fronte della fattura.

L'importo della richiesta di pagamento è l'importo totale della fattura approvato, e non l'importo totale della fattura meno l’anticipo. Il sistema ERP gestisce la detrazione durante l'elaborazione del pagamento. Inoltre, le richieste di pagamento nella scheda Riferimento della fattura non indicano l'utilizzo degli anticipi.

14. Il sistema esporta la richiesta di pagamento al sistema esterno per l'elaborazione del pagamento.

Note di accredito a livello di voce d'ordine e anticipi

Se il fornitore invia una nota di accredito a livello di voce d'ordine a fronte di una fattura che è stata adeguata per un anticipo, SAP Ariba Buying and Invoicing non storna l'adeguamento. Non esistono adeguamenti per il totalizzatore degli anticipi. I totalizzatori su fatture, note di accredito e documenti di riconciliazione della fattura non hanno nulla a che fare con gli anticipi.

Riferimenti supplementari

Per maggiori informazioni sugli anticipi, vedere Argomenti sull'utilizzo di anticipi [pagina 12].

Per informazioni sulla modalità di adeguamento degli anticipi durante la riconciliazione delle fatture, vedere Modalità di adeguamento degli anticipi a fronte di fatture [pagina 20].

Informazioni correlate

Flusso di stato dell’anticipo [pagina 35]

Informazioni sulla creazione di anticipi

È possibile creare anticipi per un intero ordine (a livello di intestazione) o per specifiche voci d'ordine (a livello di voce) nell'ordine.

14

PUBLIC PUBBLICO

(15)

Non è possibile creare anticipi sia a livello di intestazione che a livello di voce per un ordine d'acquisto. In base alla selezione (livello di intestazione o di voce) per il primo anticipo creato, gli anticipi successivi per l’ordine possono essere creati solo a livello di intestazione o di voce dell’ordine.

Modalità di creazione di un anticipo a livello di intestazione

Prerequisiti



Nota

Procedura

1. Aprire la pagina Crea anticipo, in uno dei seguenti modi:

○ Nel quadrante, fare clic su Crea Anticipo .

○ Aprire l'ordine d'acquisto per il quale si intende creare un anticipo e fare clic su Crea anticipo A livello di intestazione .

2. Nella scheda Riepilogo della pagina degli anticipi, fare clic sul collegamento Seleziona accanto al campo ID ordine e selezionare l’ordine per il quale occorre creare un anticipo.

3. Immettere il valore corrispondente per l'importo dell’anticipo nel campo Importo.

Vengono aggiornati i valori per i campi importo dell'ordine, fornitore e importo anticipo massimo. Per i siti integrati con SAP ERP, viene aggiornata anche la società.

4. Specificare una data di scadenza nel campo Scadenza.

5. Per i siti integrati con SAP ERP, selezionare il tipo di documento e di contabilità generale.

6. Se applicabile, aggiungere commenti e allegati.

7. Fare clic su Invia.

PUBLIC

PUBBLICO 15

(16)

Risultati

L’anticipo viene inviato per l'approvazione. È possibile visualizzare il flusso di approvazione nella scheda Flusso di approvazione. L’anticipo viene inviato al sistema ERP per l'elaborazione dei pagamenti dopo che è stato

completamente approvato.

Modalità di creazione di un anticipo a livello di voce dal quadrante

Prerequisiti



Nota

Procedura

1. Nel quadrante, selezionare Crea anticipo .

2. Nella pagina dell’anticipo, specificare il titolo, l’importo, la data di scadenza del pagamento e la modalità di pagamento dell’anticipo.



Nota

Per i siti integrati con SAP ERP, è necessario selezionare anche il tipo di documento e di contabilità generale.

3. Fare clic sul collegamento Seleziona accanto al campo ID ordine e selezionare l'ordine per il quale si deve creare un anticipo.

4. Fare clic su Aggiungi voci.

16

PUBLIC PUBBLICO

(17)

5. Nella pagina Aggiungi voci, selezionare le voci d'ordine per le quali si desidera creare un anticipo e fare clic su Aggiungi.



Nota

Il pulsante di comando Aggiungi voci viene visualizzato in grigio se si includono tutte le voci in un ordine per anticipo.

Per annullare le voci che non si intende includere nell’anticipo, selezionare le voci e fare clic su Elimina.

6. Per ogni voce d’ordine, immettere il relativo importo dell’anticipo nella colonna Importo anticipo.

L’anticipo massimo che è possibile pagare per una voce d'ordine è pari al valore dell'importo della voce meno il totale di tutti gli importi di anticipo pagati in precedenza (importo pagato) e l'importo totale fatturato per le ricevute parziali della voce. Il valore massimo dell'importo dell'anticipo per una voce d’ordine viene calcolato come segue: Anticipo ammesso = Importo dell’ordine di acquisto per la voce d'ordine - (Totale degli importi pagati in precedenza + Totale degli importi fatturati parzialmente per la voce).

7. Se necessario, aggiungere commenti e allegati.

Risultati

L’anticipo viene inviato per l'approvazione. È possibile visualizzare il flusso di approvazione nella scheda Flusso di approvazione. L’anticipo viene inviato al sistema esterno quando viene completamente approvato.

Creazione di un anticipo a livello di voce da un ordine

Prerequisiti



Nota

PUBLIC

PUBBLICO 17

(18)

Procedura

1. Aprire l'ordine appropriato e selezionare Crea anticipo Livello voce .

2. Selezionare le voci d’ordine per cui si intende creare l’anticipo e fare clic su Aggiungi.

3. Nella pagina dell’anticipo, specificare il titolo, l’importo, la data di scadenza del pagamento e la modalità di pagamento dell’anticipo.

4. Per i siti integrati con SAP ERP, selezionare il tipo di documento e di contabilità generale.

5. Per ogni voce d’ordine nella sezione Voci d’ordine, inserire il relativo importo dell’anticipo nella colonna Importo anticipo.

L’anticipo massimo che è possibile pagare per una voce d'ordine è pari al valore dell'importo della voce meno il totale di tutti gli importi di anticipo pagati in precedenza (importo pagato) e l'importo totale fatturato per le ricevute parziali della voce. Il valore massimo dell'importo dell'anticipo per una voce d’ordine viene calcolato come segue: Anticipo ammesso = Importo dell’ordine di acquisto per la voce d'ordine - (Totale degli importi pagati in precedenza + Totale degli importi fatturati parzialmente per la voce).

6. Se necessario, aggiungere commenti e allegati.

Modalità di annullamento di anticipi

Prima di poter annullare l’ordine è necessario annullare gli anticipi associati all’ordine. È possibile annullare un anticipo soltanto se non è stato effettuato alcun pagamento.

Prerequisiti



Nota

18

PUBLIC PUBBLICO

(19)

● L’anticipo deve essere in stato Approvato o Pagamento in corso.

● Le informazioni di rimessa non devono essere ricevute per l’anticipo dal sistema esterno.

● È necessario essere un membro del gruppo Agente addetto ai pagamenti o Responsabile pagamenti.

● Nei documenti di anticipo costituiti da più voci d’ordine, non è possibile annullare gli anticipi in modo selettivo per determinate voci. In questo caso è possibile annullare solo l'intero anticipo.

Procedura

1. Aprire l’anticipo che si intende annullare.

2. Fare clic su Annulla.

Lo stato dell’anticipo viene modificato in In corso di annullamento.

3. Un amministratore clienti esporta gli anticipi annullati in un file CSV mediante l’attività Esporta anticipi annullati o il sistema li esporta nel sistema esterno utilizzando il canale dei Servizi Web.

Gli anticipi vengono annullati nel sistema esterno.

4. In caso di integrazione mediante il canale del file, l’amministratore clienti importa gli ID degli anticipi annullati dal sistema esterno tramite i file CSV. In caso di integrazione mediante il canale dei Servizi Web, il sistema esterno invia una conferma dopo l’annullamento dell’anticipo.

Lo stato dell’anticipo viene modificato in Annullato.

Modalità di ricerca e visualizzazione degli anticipi

È possibile ricercare e visualizzare gli anticipi effettuati per gli ordini d'acquisto.

Prerequisiti



Nota

approvazione di un anticipo. Per aggiungere un utente al flusso di approvazione di riconciliazione della fattura

PUBLIC

PUBBLICO 19

(20)

quando all’ordine d’acquisto fatturato è associato un anticipo, è necessario aggiungere la regola di approvazione Esiste anticipo al Processo di approvazione riconciliazione fattura.

Procedura

1. Nella barra di ricerca del quadrante, fare clic sul menu del tipo di contenuto a sinistra del campo di ricerca, selezionare Anticipo e fare clic sull’icona di ricerca .



Nota

Se l’opzione Anticipo non viene visualizzata nel menu a discesa della ricerca, selezionare Altro... e selezionare Anticipo.

2. Nella pagina Filtri di ricerca, specificare i criteri di ricerca, quali stato, fornitore e scadenza e fare clic su Cerca.

3. Fare clic sull'ID anticipo per visualizzare i dettagli dell’anticipo.

4. Per visualizzare gli anticipi eseguiti per un ordine d'acquisto, aprire l'ordine d'acquisto e fare clic sulla scheda Pagamenti.

Gli anticipi eseguiti per l'ordine d'acquisto vengono visualizzati nella tabella Anticipi della scheda Pagamenti.

5. Fare clic sull'ID anticipo per visualizzare i dettagli dell’anticipo.

Risultati

Vengono visualizzati i dettagli dell’anticipo selezionato.

Modalità di adeguamento degli anticipi a fronte di fatture

Gli anticipi effettuati per gli ordini d’acquisto a fornitori possono essere parzialmente o completamente adeguati a fronte di fatture durante il processo di riconciliazione della fattura. Ciò consente di garantire che non vengano effettuati duplicati o pagamenti aggiuntivi per un ordine d'acquisto.

Prerequisiti

20

PUBLIC PUBBLICO

(21)



Nota



Nota

A seconda della configurazione del sito e se la funzionalità SINV-9653 è abilitata, gli approvatori attivi che non sono membri dei gruppi Responsabile pagamenti, Agente addetto ai pagamenti, Responsabile esecutivo approvazioni o Modifica documento da approvare possono adeguare gli anticipi.

● Questa azione è disponibile solo in SAP Ariba Buying and Invoicing.

● La regola di approvazione Esiste anticipo deve essere aggiunta al Processo di approvazione della riconciliazione di fattura. La soluzione SAP Ariba aggiunge quindi un responsabile pagamenti al flusso di approvazione della riconciliazione della fattura se un ordine fatturato presenta un anticipo associato.

● È necessario essere membro del gruppo Responsabile pagamenti, Agente addetto ai pagamenti, Responsabile esecutivo approvazioni o Modifica documento da approvare



Nota

Durante l'approvazione di una riconciliazione fattura senza adeguamento degli anticipi, la soluzione SAP Ariba visualizza un messaggio di avviso relativo agli anticipi non adeguati per evitare che l’utente effettui pagamenti in eccesso per un ordine.

● L’anticipo da adeguare deve presentare lo stato Pagato.

Contesto

Se gli ordini d'acquisto fatturati sono associati ad anticipi, gli utenti all’interno del flusso di approvazione del documento di riconciliazione fattura possono adeguare gli anticipi a fronte delle fatture. È possibile limitare gli utenti che possono adeguare gli anticipi. Per assistenza nella configurazione, chiedere al contatto di supporto designato di registrare una richiesta di servizio. Un rappresentante del Supporto clienti SAP Ariba seguirà la richiesta fino al completamento.

La sezione intestazione della riconciliazione delle fatture include i seguenti campi:

● Anticipi disponibili: L’importo dell’anticipo disponibile che può essere adeguato a fronte della fattura. È possibile fare clic sul collegamento Dettagli per visualizzare i dettagli di tutti gli anticipi associati.

● Anticipi adeguati: l’importo dell’anticipo adeguato a fronte della fattura. È possibile fare clic sul collegamento Modifica per modificare gli importi degli anticipi adeguati.

Un anticipo associato a una voce d’ordine in un ordine non può essere adeguato a un'altra voce d’ordine dell'ordine.

PUBLIC

PUBBLICO 21

(22)

Procedura

1. Aprire la riconciliazione delle fatture per la fattura ricevuta per l'ordine d'acquisto.

2. Fare clic su Modifica per apportare modifiche alla riconciliazione delle fatture.

3. Fare clic sul collegamento Modifica visualizzato accanto all'importo degli Anticipi adeguati.

Viene visualizzata la finestra di dialogo popup Anticipo. Qui vengono visualizzati tutti gli anticipi con stato Pagato che sono stati creati per gli ordini d'acquisto associati alla fattura.

4. Fare riferimento al valore Importo della fattura corrente per l'ordine d'acquisto e il valore Importo disponibile per verificare gli anticipi.

5. Per ogni anticipo, specificare l’importo da adeguare a fronte della fattura corrente nel campo Importo da rettificare.



Nota

L'importo che deve essere adeguato a fronte della fattura attuale non può essere superiore all'attuale importo fattura o all'importo dell’anticipo disponibile.

6. Fare clic su Fine per salvare le modifiche.

Risultati

L’importo totale dell’anticipo adeguato viene visualizzato nel campo Anticipi adeguati. Questo importo adeguato è incluso come un dettaglio nella richiesta di pagamento creata per la fattura. Il sistema ERP esterno detrae questo importo dall’importo fattura approvata durante l'elaborazione del pagamento.



Nota

L'importo totale della richiesta di pagamento inviata al sistema ERP è l'importo totale della fattura approvato, e non l'importo totale della fattura meno l’anticipo. Il sistema ERP gestisce la detrazione durante l'elaborazione del pagamento. Inoltre, le richieste di pagamento nella scheda Riferimento della fattura non indicano l'utilizzo degli anticipi.

22

PUBLIC PUBBLICO

(23)

Argomenti sulla risoluzione degli errori nel processo di pagamento

Gestione degli errori di trasmissione del pagamento [pagina 23]

Forzatura delle modifiche di stato per documenti di pagamento [pagina 24]

Forzatura di pagamenti [pagina 25]

Forzatura di annullamenti pagamento [pagina 25]

Reinvio automatico dei pagamenti non riusciti per determinati errori ERP [pagina 26]

Problemi con le richieste di pagamento inviate a Ariba Network [pagina 27]

Gestione degli errori di trasmissione del pagamento

Se una richiesta di pagamento non raggiunge la destinazione corrispondente, esistono diversi modi di intervenire manualmente per risolvere gli errori e inviare nuovamente il pagamento.

Una richiesta di pagamento presenta temporaneamente lo stato Invio in corso durante la trasmissione dalla soluzione SAP Ariba dell’utente a un sistema esterno. Se una richiesta di pagamento non raggiunge la destinazione corrispondente, lo stato della richiesta resta Invio in corso, ma lo stato della riconciliazione fattura viene

modificato in Pagamento non riuscito. I membri del gruppo di Amministratore pagamenti ricevono un messaggio di notifica per posta elettronica se la trasmissione di un pagamento non riesce.

Richieste di pagamento che hanno un errore ERP corrente:

● hanno campi chiamati Codice di errore ERP e Messaggio di errore ERP nella scheda Generale. Il campo Messaggio di errore ERP visualizza i primi 60 caratteri del messaggio di errore, se ne esiste uno.

● Include un pulsante Invia nuovamente pagamento.

● Nella scheda Pagamenti non riusciti della pagina pagamenti (in Gestisci i pagamenti ).

Quando la richiesta di pagamento viene inviata correttamente, il pulsante Invia nuovamente pagamento e i campi con il codice di errore e il messaggio d'errore non vengono più visualizzati. La scheda Cronologia del pagamento e della relativa riconciliazione della fattura indica quando la richiesta viene inviata nuovamente.

Risoluzione degli errori di trasmissione del pagamento

È possibile eseguire le seguenti azioni per risolvere un errore di trasmissione:

● Modificare la riconciliazione fattura e salvare le modifiche. Se un approvatore salva le modifiche apportate alla riconciliazione fattura, il sistema tenta nuovamente di inviare il pagamento.

Gestione dei documenti di pagamento

Argomenti sulla risoluzione degli errori nel processo di pagamento

PUBLIC

PUBBLICO 23

(24)

● Modificare manualmente lo stato della richiesta di pagamento in Inviato mediante Forza invio. Si noti che questa opzione modifica solo lo stato della richiesta di pagamento e andrebbe utilizzata esclusivamente per indicare che il pagamento è stato inviato correttamente in altro modo.

● Se si è verificato un problema con i dati della richiesta (ad es. informazioni di contatto del fornitore errate), fare clic su Modifica nella richiesta di pagamento e risolvere gli errori, quindi salvare le modifiche. È possibile fare clic su Invia nuovamente pagamento per inviare di nuovo il pagamento. Diversamente, la prossima volta che la soluzione di fatturazione invia nuovamente le richieste di pagamento non riuscite invia le richieste di

pagamento aggiornate.

Informazioni correlate

Reinvio automatico dei pagamenti non riusciti per determinati errori ERP [pagina 26]

Forzatura delle modifiche di stato per documenti di pagamento

Quando i documenti di pagamento sono bloccati durante l'elaborazione, è possibile gestire la richiesta di

pagamento al di fuori del sistema e quindi modificare lo stato del documento in modo da riflettere l'aggiornamento.

I seguenti pulsanti modificano lo stato dei documenti di pagamento:

Pulsante Descrizione

Forza invio Modifica lo stato delle richieste di pagamento da Invio in corso allo stato successivo concluso, generalmente Pianificazione o Pianificato.

Forza pagamento Modifica lo stato delle transazioni di pagamento da Pagamento in corso a Pagato.

Forza annullamento Modifica lo stato delle transazioni di pagamento da Annullamento in corso a Annullato.

Quando lo stato di un documento di riconciliazione delle fatture viene modificato, anche lo stato di tutte le richieste di pagamento associate a tale riconciliazione viene modificato.

Gli utenti possono intraprendere azioni su documenti di riconciliazione delle fatture che possono influire sullo stato dei documenti di pagamento. Inoltre, gli amministratori possono utilizzare Forza pagamento oppure Forza rifiuto per modificare lo stato di un documento di riconciliazione delle fatture e pertanto i relativi pagamenti associati.

Informazioni correlate

24

PUBLIC PUBBLICO

Gestione dei documenti di pagamento Argomenti sulla risoluzione degli errori nel processo di pagamento

(25)

Forzatura di pagamenti [pagina 25]

Forzatura di pagamenti

La forzatura di pagamenti modifica manualmente lo stato dei pagamenti bloccati e le riconciliazioni delle fatture in Pagato.

Se il pagamento a un fornitore non riesce, la relativa riconciliazione fatture o la richiesta di pagamento si blocca nel processo di pagamento con uno stato che non va oltre Pagamento non riuscito (per le riconciliazioni delle fatture) o Pagamento in corso (per le richieste di pagamento).

In questi casi, i dettagli della riconciliazione fatture e della transazione di pagamento visualizzano il pulsante Forza pagamento. È possibile fare clic su Forza pagamento per forzare manualmente lo stato della riconciliazione fatture o della transazione di pagamento in Pagato affinché possa proseguire il processo di pagamento. Si noti che la forzatura di un pagamento modifica solo lo stato di un documento; si deve ancora eseguire il pagamento al fornitore.



Nota

● Per forzare i pagamenti per una riconciliazione fatture, si deve far parte del gruppo Amministratore fatture o Amministratore pagamenti. Per forzare il pagamento per una transazione di pagamento, si deve far parte del gruppo Amministratore pagamenti.

● Se si utilizza Forza pagamento per modificare lo stato di una riconciliazione fatture in Pagato, anche lo stato di tutte le richieste di pagamento correlate viene modificato in Pagato.

Informazioni correlate

Forzatura di annullamenti pagamento

La forzatura di pagamenti modifica manualmente lo stato dei pagamenti bloccati annullati su Annullato.

PUBLIC

PUBBLICO 25

(26)

Se si utilizza un sistema esterno e si annullano le operazioni di pagamento con i fornitori, e il processo di

annullamento viene interrotto, l'annullamento può bloccarsi nel sistema. In questo caso, lo stato non avanza oltre Annullamento in corso.

In questo caso viene visualizzato un pulsante Forza annullamento nei dettagli della transazione di pagamento. È possibile fare clic su Forza annullamento per forzare manualmente lo stato del pagamento da Annullamento in corso in Annullato affinché possa proseguire il processo di annullamento. Si noti che la forzatura di un

annullamento pagamento solo modifica lo stato della transazione di pagamento; occorre sempre intraprendere azioni per annullare il pagamento, ad esempio contattare direttamente il fornitore.



Nota

Per forzare l’annullamento di un pagamento, si deve far parte del gruppo Amministratore pagamenti.

Informazioni correlate

Reinvio automatico dei pagamenti non riusciti per determinati errori ERP

È possibile configurare SAP Ariba Buying and Invoicing affinché invii nuovamente in automatico le richieste di pagamento con determinati errori ERP, evitando così ritardi nei pagamenti.

Per definire quali errori avvieranno il nuovo invio di un pagamento automatico, è necessario essere membri del gruppo Amministratore clienti. Ottenere da un amministratore ERP un elenco di codici errore ERP che potrebbero attivare il nuovo invio automatico di richieste di pagamento. In genere si tratta di errori che tendono a essere risolti rapidamente nel sistema ERP.

Per definire quali codici di errore vengono utilizzati, usare il parametro del sito Errori ERP che attivano il nuovo invio automatico dei documenti (Application.Invoicing.ERPErrorsThatTriggerAutoResend). Per maggiori informazioni, vedere Errori ERP che attivano il nuovo invio automatico dei documenti.



Nota

Questa funzionalità utilizza i servizi Web per trasferire informazioni dal/al sistema ERP. Questa funzionalità non supporta il file di approvazione dei pagamenti.

26

PUBLIC PUBBLICO

(27)

Flusso di lavoro per il nuovo invio di pagamenti non riusciti

Le seguenti fasi generali descrivono il flusso per inviare nuovamente le richieste di pagamento non riuscite automaticamente e manualmente.

1. SAP Ariba Buying and Invoicing invia la richiesta di pagamento al sistema ERP.

2. Il sistema ERP restituisce un errore.

3. SAP Ariba Buying and Invoicing riceve l'errore e modifica lo stato della riconciliazione fattura collegata al Pagamento non riuscito. La richiesta di pagamento resta in stato Invio in corso, mostra l’errore ERP, e visualizza il pulsante Invia nuovamente pagamento che è visibile ai membri dei gruppi Amministratore pagamenti e Agente addetto ai pagamenti. La richiesta di pagamento viene aggiunta alla scheda Pagamenti non riusciti della pagina Pagamenti (in Gestisci i pagamenti ). Gli errori vengono registrati nella scheda Cronologia della richiesta di pagamento e della riconciliazione della fattura.

4. SAP Ariba Buying and Invoicing invia una notifica al gruppo Amministratore pagamenti.

5. SAP Ariba Buying and Invoicing determina se inviare subito di nuovo il pagamento in modo automatico controllando l’errore a fronte di un elenco di errori ERP configurato dal compratore che avviano il reinvio automatico.

○ Se l'errore è tra quelli elencati, la richiesta di pagamento viene inviata nuovamente al sistema ERP. Il reinvio automatico si verifica ogni otto minuti, fino a cinque volte.

○ Se l’errore non è presente nella lista, il pagamento non viene reinviato automaticamente fino a quando un’attività pianificata quotidiana lo reinvia.

6. A condizione che una richiesta di pagamento presenti un errore ERP, un membro del gruppo Amministratore pagamenti o Agente addetto ai pagamenti può inviare di nuovo manualmente la richiesta di pagamento facendo clic su Invia nuovamente pagamento.

7. Quando l'ordine di pagamento viene inviato correttamente al sistema ERP, la soluzione SAP Ariba modifica lo stato della richiesta di pagamento in Pianificato e lo stato della riconciliazione fattura in Pagamento in corso.

La richiesta di pagamento non visualizza più l’errore ERP e il pulsante Invia nuovamente pagamento non viene più visualizzato.

Problemi con le richieste di pagamento inviate a Ariba Network

Se le richieste di pagamento rimangono in stato Elaborazione in corso o gli aggiornamenti delle richieste di pagamento non vengono inviati a Ariba Network, è possibile fare in modo che SAP Ariba attivi una funzionalità che contribuisce alla risoluzione dei problemi.

Durante l’importazione delle rimesse, le richieste di pagamento talvolta rimangono in stato Elaborazione in corso.

Il messaggio di Ariba Network include l'istruzione No payment proposal found matching

paymentProposalID. Inoltre, in alcuni casi, gli aggiornamenti delle richieste di pagamento non vengono inviati a Ariba Network.

SAP Ariba può configurare il sito in modo che ignori l’invio degli aggiornamenti delle richieste di pagamento se la richiesta di proposta di pagamento corrispondente non esiste in Ariba Network nei seguenti casi:

● Si è verificato un errore di Ariba Network per cui non è stata trovata alcuna proposta di pagamento corrispondente.

PUBLIC

PUBBLICO 27

(28)

● L’account Ariba Network è configurato in modo da ignorare le richieste di pagamento provenienti da SAP Ariba Buying and Invoicing. Questo comportamento è controllato dall’opzione interna Ignore PPR from P2P impostata da SAP Ariba.

Chiedere al contatto di supporto designato di inviare una richiesta di servizio. Il Supporto SAP Ariba seguirà la richiesta fino al completamento attivando la funzionalità SINV-10688. Questa funzionalità fornisce inoltre maggiori dettagli nella scheda Cronologia.

Con la funzionalità SINV-10688, se la soluzione SAP Ariba invia un aggiornamento della richiesta di pagamento a Ariba Network e Ariba Network invia l’errore “No payment proposal found matching paymentProposalID":

● se esiste già una rimessa, la soluzione SAP Ariba non cerca di inviare nuovamente la richiesta di aggiornamento.

● Quando si crea una rimessa, la soluzione SAP Ariba ignora nuovamente l’invio dell’aggiornamento. L'invio dell'aggiornamento non è necessario e può causare il mantenimento del pagamento in stato Elaborazione in corso.

La scheda Cronologia mostra: La richiesta di proposta di pagamento non è stata trovata in Ariba Network, pertanto l'aggiornamento non è stato nuovamente inviato.

Se Ariba Network è configurato per ignorare la richiesta di pagamento, con la funzionalità SINV-10688 la scheda Cronologia mostra quanto segue: La richiesta di proposta di pagamento non è mai stata inviata, pertanto l'invio dell'aggiornamento è stato ignorato.

28

PUBLIC PUBBLICO

(29)

Risoluzione di errori relativi agli anticipi

Risoluzione di errori relativi all’anticipo

Lo stato di un documento di anticipo in Soluzioni SAP Ariba Buying viene modificato da Approvato a Pagamento in corso quando Soluzioni SAP Ariba Buying riceve l’ID dell’anticipo dal sistema esterno. Lo stato viene ulteriormente modificato da Pagamento in corso a Pagato quando Soluzioni SAP Ariba Buying riceve informazioni di rimessa per l’anticipo dal sistema esterno.

Analogamente, se l’anticipo viene annullato in Soluzioni SAP Ariba Buying, il suo stato viene modificato in

Annullamento in corso. Questo stato viene modificato in Annullato solo quando Soluzioni SAP Ariba Buying riceve l’ID dell’anticipo annullato dal sistema esterno.

Talvolta, a causa di un errore durante l'operazione di esportazione o l'integrazione, le informazioni richieste non vengono scambiate tra Soluzioni SAP Ariba Buying e il sistema esterno. Di conseguenza, gli anticipi restano bloccati con stato Pagamento in corso o Annullamento in corso. In tali casi, viene inviata una notifica per posta elettronica al richiedente del documento di anticipo.

In questo caso, è possibile modificare manualmente lo stato del documento di anticipo da Pagamento in corso a Pagato o da Annullamento in corso a Annullato mediante i pulsanti Forza pagamento o Forza annullamento. (La modifica manuale dello stato dei documenti di anticipo non risolve gli errori durante l'operazione di esportazione o integrazione. È comunque necessario gestire l’elaborazione dell’anticipo al di fuori del sistema).



Nota

Se si riscontrano problemi dopo l’importazione delle informazioni di rimessa per gli anticipi a livello di riga, assicurarsi che i file CSV a livello di dettaglio e di intestazione siano configurati correttamente. Il file a livello di dettaglio riporta l’importo mentre il file a livello di intestazione presenta un importo 0 per gli anticipi a livello di riga. Per ulteriori informazioni, vedere l'argomento About importing advance payment remittance.

Forzatura delle modifiche allo stato degli anticipi

È possibile utilizzare i pulsanti seguenti per modificare manualmente lo stato dei documenti di anticipo:

Forza pagamento Modifica lo stato di un documento di anticipo da Approvato o

Pagamento in corso a Pagato.

Gestione dei documenti di pagamento Risoluzione di errori relativi agli anticipi

PUBLIC

PUBBLICO 29

(30)

Forza annullamento Modifica lo stato del documento di anticipo da Annullamento

in corso a Annullato.

Modalità di pagamento forzato per gli anticipi

Gli anticipi devono presentare lo stato Pagato per poter essere adeguati a fronte delle fatture. Se le informazioni di rimessa non vengono ricevute dal sistema esterno o se il sito non è integrato con un sistema esterno, gli anticipi non passano automaticamente alla stato Pagato. In questi casi, è necessario forzare il pagamento dell’anticipo per modificarli in stato Pagato.

Prerequisiti

● L’anticipo deve essere in stato Approvato o Pagamento in corso.

● È necessario essere un membro del gruppo Responsabile pagamenti o Agente addetto ai pagamenti.

Procedura

1. Aprire l’anticipo che si intende passare allo stato Pagato.

2. Fare clic su Forza pagamento.

Risultati

Lo stato del documento di anticipo viene modificato in Pagato. È ora possibile adeguare l’anticipo a fronte delle fatture ricevute per l’ordine.

Modalità di annullamento forzato di un anticipo

Mediante l'azione di forzatura dell’annullamento, è possibile modificare manualmente lo stato di un documento di anticipo da Annullamento in corso a Annullato. Questa azione è richiesta solo se il sistema esterno non invia una conferma sugli anticipi annullati o se Soluzioni SAP Ariba Buying non è integrato con un sistema esterno.

30

PUBLIC PUBBLICO

(31)

Prerequisiti

● È necessario essere un membro del gruppo Agente addetto ai pagamenti o Responsabile pagamenti.

● L’anticipo deve presentare lo stato Annullamento in corso.

Procedura

1. Aprire il documento di anticipo.

2. Fare clic su Forza annullamento.

Risultati

Lo stato dell’anticipo viene modificato in Annullato.

PUBLIC

PUBBLICO 31

(32)

Flusso di stato del documento di pagamento

La soluzione di fatturazione aggiorna lo stato dei documenti di pagamento in diversi momenti del processo di riconciliazione delle fatture e di pagamento.

Il flusso di stato descritto nella tabella seguente vale solo per il modello di pagamento Pagamento esterno.

Attività Stato della riconcilia

zione fattura

Stato della richiesta di pagamento

Stato della transa

zione di pagamento

Stato instradamento/

stato fattura Ariba Network

La fattura viene appro

vata

Riconciliazione in corso

Elaborazione in corso n.d. Confermato/Inviato

Riconciliare un docu

mento di riconciliazione fattura

Riconciliazione in corso -> Approvazione in corso

Elaborazione in corso n.d. Confermato/Inviato

Un documento di ricon

ciliazione fattura è stato approvato

Pagamento in corso Pianificato n/a Confermato/

Approvato

Approvare una riconci

liazione fattura (riconci

liazione fattura inviata a ERP per ulteriore ricon

ciliazione o approva

zione. Non applicabile nei siti solo SAP Ariba Buying and Invoicing)

Approvazione in corso -> In attesa di riconciliazione esterna

Elaborazione in corso n.d. Confermato/

Approvato

ERP non crea la riconci

liazione fattura (non ap

plicabile nei siti con solo SAP Ariba Buying and Invoicing)

In attesa di

riconciliazione esterna -> Trasferimento non riuscito

Approvato

ERP non crea la fattura per il pagamento piani

ficato (SAP Ariba In

voice Management)

Pagamento in corso ->

Trasferimento non riuscito

Approvato

32

PUBLIC PUBBLICO

Gestione dei documenti di pagamento Flusso di stato del documento di pagamento

(33)

Attività

Stato della riconcilia

zione fattura

Stato della richiesta di pagamento

Stato della transa

zione di pagamento

Stato instradamento/

stato fattura Ariba Network

L'ERP non crea la fat

tura per il pagamento pianificato (siti SAP Ariba Buying and Invoi

cing che utilizzano l’op

zione di invio della ri

chiesta di pagamento Asincrono o Trasferi

mento diretto)

Pagamento non riuscito

Invio in corso Confermato/

Approvato

L'ERP riconcilia la ricon

ciliazione della fattura (IR) e invia la richiesta di aggiornamento dello stato della fattura (SUR) (non applicabile nei siti che hanno solo SAP Ariba Buying and Invoicing)

In attesa di

riconciliazione esterna -> Pagamento in corso

Elaborazione in corso -

> Pianificato

n.d. Confermato/

Approvato

L'ERP sposta la fattura riconciliata in Elabora

zione nell'ERP (la fat

tura in SAP Ariba In

voice Management è una copia della fattura ERP) (solo SAP ERP e Oracle ERP)

In attesa di

riconciliazione esterna

Elaborazione in corso -

> Pianificato

n.d. n.d.

(Facoltativo a seconda della configurazione del sito) Ariba Network ri

ceve un aggiornamento della richiesta di propo

sta di pagamento dal si

stema ERP

Pagamento in corso Pianificato n/a Confermato/

Approvato

Sono stati ricevuti i dati di rimessa pagamento.

Pagamento in corso Pianificato ->

Pagamento in corso

Pagato Confermato/Pagato

Gestione dei documenti di pagamento Flusso di stato del documento di pagamento

PUBLIC

PUBBLICO 33