PROCURA DELLA REPUBBLICA presso ilTribunale Ordinario di Latina
OdS n.
Ss l:ì-v:J.o Latina, 2.9.2020
Oggetto: disposizioni relative alla gestione delle intercettazioni e dell'Archivio Riservato con riferimento alle intercettazioni disposte nei procedimenti penali iscritti dal l settembre 2020.
Il Procuratore della Repubblica
Visto il d. lgs. 29.12.2017, n. 216, come modificato dal d.l. 30.12.2019, n. 161 del 2019, convertito con modificazioni dalla legge 28.2.2020, n. 7;
Ritenuta la necessità di regolamentare le modalità e procedure di implementazione, gestione e fruizione dell'archivio riservato digitale di cui agli artt. 269, comma l, cpp e 89 bis disp.att.
cpp, pur in attesa dell'emanazione dei decreti del Ministero della Giustizia, di cui ai comma 5 e 6 dell'art.2 del d.l. n.l61/2019, conv. in L 7/2020, che dovranno regolare rispettivamente i criteri cui il procuratore della Repubblica deve attenersi per disciplinare le modalità di accesso all'archivio, a tutela della riservatezza degli atti ivi custoditi, e le modalità e i termini a decorrere dai quali il deposito degli atti e dei provvedimenti relativi alle intercettazioni è eseguito esclusivamente in forma telematica;
Rilevato che la gestione delle operazioni di intercettazione attivate nell'ambito di procedimenti iscritti dal l settembre 2020 deve avvenire nell'osservanza della normativa di cui ai provvedimenti legislativi suindicati, sia con riferimento al profilo più strettamente giuridico e processuale che con riguardo alla conservazione dei verbali, delle registrazioni e di ogni altro atto ad esse relativo nell'archivio riservato gestito e tenuto sotto la direzione e la sorveglianza del procuratore della Repubblica (art. 269, comma l, cpp);
Rilevato che l'archivio riservato deve essere impiegato per la conservazione sta della documentazione che dei supporti informatici relativi alle intercettazioni;
Rilevato che presso la Procura della Repubblica di Latina è stato istituito l'archivio riservato digitale di cui alle predette disposizioni normative e che esso risponde, sia con riferimento al profilo della digitalizzazione e messa in sicurezza delle intercettazioni che con riguardo alle connesse attività logistiche ed organizzative, alle indicazioni di carattere tecnico, logistico ed organizzativo fomite dalle competenti direzioni generali del Ministero della Giustizia;
ritenuta l'opportunità di definire con separato provvedimento, emanato in data odierna, le necessarie disposizioni in ordine alle tematiche di carattere più squisitamente processuali connesse alla riforma normativa in questione;
DISPONE
La seguente regolamentazione delle modalità e procedure di implementazione, gestione e fruizione dell'archivio riservato digitale, elaborata in base alle specifiche indicazioni fornite dalla D.G.S.I.A. nel portale e-leaming del Ministero della Giustizia. Si precisa, al riguardo, che le disposizioni del presente ordine di servizio vallo lette ed applicate congiuntamente a quelle dell'autonoma direttiva, inerente le tematiche di carattere più strettamente processuale, emanata in data odierna.
l. Gestione dell'archivio multimediale.
L'Ufficio è stato dotato, per l'acquisizione, conservazione e fruizione dei contenuti prodotti durante le fasi di intercettazione , di un archivio multimediale, che costituisce parte dell'archivio riservato digitale.
L'accesso in via digitale all'archivio può avvenire per lo svolgimento di differenti funzioni (riversamento dei dati, accesso agli stessi, estrazione ed eliminazione) associate ai vari profili previsti dal sistema (amministratore, gestore, operatore, addetto allo sportello) che sono distribuiti con il presente ordine di servizio al personale, in modo coerente con le funzioni che ciascuno è già chiamato a svolgere nell'organizzazione dell'Ufficio.
AMMINISTRATORE DI SISTEMA 1 dell'archivio multimediale è il funzionario DIGSIA assegnato all'Ufficio (sig. ra Edomizia Ciufo). L'amministratore di sistema è tenuto ad inserire nel sistema i dati relativi alle società affidatarie del servizio di gestione delle intercettazioni presso la Procura di Latina.
l.a Svolgimento delle operazioni e conferimento delle intercettazioni.
Il Brig. Capo PALA , addetto all'Ufficio intercettazioni, è nominato DELEGAT02 del Procuratore, al fine di operare per conto di questi nella piattaforma per la nomina del GESTORE3 dell'archivio riservato nell'ambito di ciascun procedimento nel quale siano attivate operazioni di intercettazione.
Ogni volta pertanto che avranno inizio operazioni di intercettazione nell'ambito di un procedimento penale, nel momento in cui si assegnerà il primo numero di RIT in uso all'indagine, il DELEGATO (Brig. capo PALA) provvederà ad individuare ed attivare come GESTORE dell'archivio riservato di quel procedimento il funzionario/cancelliere/assistente giudiziario del magistrato assegnatario del procedimento stesso. Il magistrato assegnatario può eventualmente indicare, con riferimento al singolo procedimento, persona diversa, sempre peraltro tra i collaboratori del magistrato stesso. Nel caso di più magistrati assegnatari del medesimo procedimento l'individuazione di cui sopra andrà di norma operata nell'ambito della segreteria del pubblico ministero che gestisce il procedimento quanto alle incombenze amministrative.
1 L'utente AMMINISTRATORE DI SISTEMA ha la funzione di gestire l'elenco dei fornitori dei servizi e di abilitare il profilo del PROCURATORE DELLA REPUBBLICA.
2 Il profilo del DELEGATO deve essere creato dal PROCURATORE DELLA REPUBBLICA accedendo alla piattaforma. La delega è conferita per tutti i procedimenti e permette di nominare i GESTORI.
3 Il profilo del GESTORE è associato ad uno o più procedimenti e permette di gestire la fase del conferimento delle intercettazioni da parte delle ditte fornitrici mediante la nomina dell'OPERATORE, di gestire la fase di ascolto delle intercettazioni mediante la nomina dell' AUTORIZZATORE e di ESPORTARE o ELIMINARE i file dall'archivio.
Intraprese le attività di intercettazione, il GESTORE, come sopra individuato, curerà l'implementazione dell'archivio riservato documentale secondo quanto stabilito nel successivo capitolo del presente ordine di servizio, mentre le operazioni di acquisizione delle risultanze delle intercettazioni (ovvero la gestione dei file multimediali prima del riversamento nell'archivio riservato digitale) saranno curate, in questa fase, in modo coordinato, dalla ditta incaricata, unitamente alla polizia giudiziaria delegata all'esecuzione delle intercettazioni.
Al termine delle operazioni di intercettazione il GESTORE provvederà a designare, secondo le indicazioni del pubblico ministero titolare del procedimento, l'OPERATORE4, da individuarsi di norma nell'ambito della polizia giudiziaria che collabora direttamente con il pubblico ministero; deve trattarsi comunque necessariamente di soggetto in possesso delle credenziali ADN. L'OPERATORE sarà incaricato di curare, in accordo con le ditte fornitrici, e con l'ausilio del DELEGATO (brig. Capo Pala) l'operazione di conferimento degli esiti delle intercettazioni nell'archivio digitale. L'operazione di conferimento legata al deposito dei verbali e delle registrazioni delle intercettazioni ad opera della Polizia Giudiziaria delegata alle operazioni (artt. 268 comma 4 e 5 c.p.p.) dovrà avvenire nel termine di 5 giorni dalla fine delle operazioni, salvo autorizzazione al ritardato deposito.
Effettuato il conferimento, una volta verificata la corretta esportazione e la funzionalità degli ascolti, la ditta incaricata, su disposizione del pubblico ministero titolare del procedimento, procederà alla cancellazione dai propri server delle registrazioni e dei verbali, rilasciando conforme attestato ed interrompendo il collegamento con eventuali postazioni di ascolto da remoto.
Fino a nuove disposizioni, i supporti utilizzati per il conferimento e il loro contenuto verranno custoditi con le modalità attualmente in uso per le copie PG.
Nel caso di eventuali registrazioni non transitate sui server, al conferimento nell'archivio riservato seguirà, da parte della ditta incaricata, la distruzione dei supporti mobili utilizzati per le registrazioni. In una prima fase transitoria anche questi supporti verranno custoditi nell'archivio riservato.
l.b Fruizione del contenuto delle operazioni di intercettazione.
La fruizione del contenuto delle operazioni di intercettazione, ovverosia l'ascolto delle registrazioni e la visone dei relativi atti, avviene mediante le due postazioni di ascolto collocate nell'apposita sala sita al piano terra dell'edificio A della Procura.
Il difensore interessato all'ascolto e/o visione delle intercettazioni dovrà presentare istanza scritta su apposito modulo con indicazione puntuale dei numeri di RIT e PROGRESSIVI oggetto della richiesta, precisando altresì se l'ascolto avverrà con l'ausilio di un accompagnatore. La ricezione delle istanze avviene nelle segreterie dei singoli magistrati assegnatari del procedimento. Il funzionario/cancelliere/assistente giudiziario addetto alla segreteria, che è GESTORE dell'archivio riservato del procedimento, al momento della presentazione della richiesta di ascolto delle intercettazioni dovrà censire sulla piattaforma, se non li rinvenga già censiti, il richiedente e l'eventuale accompagnatore. Quindi sottoporrà
4 figura che si occupa direttamente dell'archiviazione delle intercettazioni.
l'istanza al magistrato titolare del procedimento che provvederà all'autorizzazione. Per il compimento di tali operazioni sulla piattaforma il funzionario/cancelliere/assistente giudiziario addetto agli uffici dei magistrati, oltre che quale GESTORE dei singoli archivi riservati, verrà censito anche con il profilo di ADDETTI ALLO SPORTELL05•
Una volta che il magistrato titolare del procedimento ha prestato l'assenso alla domanda di ascolto il funzionario/cancelliere/assistente giudiziario addetto alla Segreteria provvede a trasmettere l'istanza al personale addetto all'ufficio TIAP presso la sala consultazione atti ex art. 415 bis c.p.p. ed a nominare lo stesso sulla piattaforma come AUTORIZZATORE6 nell'ambito dello specifico procedimento. Il difensore richiedente si recherà presso l'ufficio consultazione atti dove, una volta pervenuta la sua istanza con relativa autorizzazione, riceverà la password monouso che gli permetterà la fruizione dei contenuti richiesti.
L'accesso alla sala di ascolto deve avvenire esclusivamente da parte dell'avvocato e dell'eventuale accompagnatore previamente autorizzato.
La fruizione mediante ESPORTAZIONE dall'archivio riservato dei file derivanti dalle operazioni di intercettazione è necessaria per rendere disponibili le intercettazioni per attività dibattimentale o per trasferimento ad altra Procura della Repubblica, ovvero per l'acquisizione da parte dei difensori secondo quanto previsto dalla normativa procedurale (artt. 268-269 cpp). Della operazione di ESPORTAZIONE sono incaricati i funzionari/cancellieri/ assistenti giudiziari addetti alla segreteria del pubblico ministero titolare del procedimento, essendo necessario a tal fine operare nell'archivio con il profilo di GESTORE.
La ELIMINAZIONE di file dall'archivio riservato, nei casi normativamente previsti, sarà materialmente effettuata dai funzionari/cancellieri/ assistenti giudiziari addetti alla segreteria del pubblico ministero titolare del procedimento, essendo necessario operare a tal fine nell'archivio con il profilo di GESTORE. Il GESTORE provvederà alla operazione di cancellazione solo su indicazione scritta del magistrato titolare del procedimento.
Per i procedimenti per i quali il magistrato titolare dell'indagine non sia più in servizio nell'Ufficio ed insorga la necessità di autorizzare operazioni di ESPORTAZIONE O ELIMINAZIONE, il Procuratore della Repubblica procederà alla riassegnazione del procedimento ad altro magistrato; in alternativa potrà essere indicato per tali incombenze il magistrato di secondo turno. Conseguentemente il DELEGATO (brig. CAPO PALA) provvederà a nominare GESTORE dell'archivio personale addetto alla pertinente segreteria, indicato dal magistrato competente.
2. La gestione dell'archivio riservato in TIAP-DOCUMENT@
L'archivio riservato di TIAP - DOCUMENT@ è una funzionalità dell'applicativo che permette di gestire le intercettazioni mediante l'apertura di un sottofascicolo dedicato alle intercettazioni nell'ambito di un fascicolo riversato nel TIAP in stato "indagini preliminari".
5 Il profilo di ADDETIO ALLO SPORTELLO ha a disposizione una serie di funzioni per gestire le richieste di utenti che necessitano di visionare il materiale archiviato, tra i quali i difensori. Il profilo di addetto allo sportello non è limitato ad uno o più procedimenti ma può agire su tutti i procedimenti.
6 il profilo AUTORIZZATORE è assegnato dal GESTORE per singoli procedimenti e permette di rilasciare la OTP.
La funzionalità dell' archivio riservato di TIAP - DOCUMENT@ è spiegata nell'apposito manuale redatto dalla D.G.S.I.A. e già distribuito al personale amministrativo dell'ufficio.
A ciascun pubblico ministero compete la decisione in ordine alle profilature dei componenti del proprio ufficio (P.G. e personale di cancelleria). Si segnala che la profilatura a TIAP ordinaria può essere distinta da quella all'Archivio Riservato TIAP- DOCUMENT@, ed è altresì possibile escludere specifici soggetti ordinariamente autorizzati all'accesso a TIAP dalla visibilità di singoli procedimenti penali.
L'accesso al sottofascicolo dell'archivio riservato richiede da parte dell'utente un'ulteriore autorizzazione. Nell'ambito della Segreteria di ciascun Pubblico Ministero tutti i sotto fascicoli relativi alle intercettazioni saranno ordinariamente visibili al magistrato, al personale amministrativo ed alla P.G. assegnata a quell'ufficio.
L'utilizzo dell'archivio riservato di TIAP - DOCUMENT@ pertanto avverrà con modalità e procedure già in uso nell'Ufficio rispetto all'applicativo TIAP, con due ulteriori precisazioni:
l. Gli atti dei procedimenti iscritti a mod. 44 nei quali siano avanzate richieste di intercettazioni dovranno essere trasmessi in formato digitale dalla polizia giudiziaria attraverso l'applicativo NDR e saranno per il resto digitalizzati a cura delle Segreterie, inseriti al TIAP e quindi nel sotto fascicolo dell'archivio riservato di TIAP - DOCUMENT@.
2. Il personale addetto alla Segreteria del pubblico ministero interessato provvederà all'inserimento nell'archivio riservato di TIAP - DOCUMENT@ degli atti relativi alle intercettazioni contestualmente all'inoltro all'Ufficio GIP della relativa richiesta cartacea. In una seconda fase, verificata la funzionalità del sistema, attraverso protocollo con l'Ufficio GIP si potrà prevedere una forma di trasmissione solo digitale della richiesta.
Si trasmetta al Procuratore Aggiunto, ai colleghi, ai vice procuratori onorari, al dirigente amministrativo, ai direttori amministrativi, ai funzionari giudiziari, alla segreteria particolare, alle segreterie dei pubblici ministeri, ai responsabili delle diverse aliquote della sezione di polizia giudiziaria, all'ufficio intercettazioni, alle ditte incaricate della gestione del servizio intercettazioni presso la Procura di Latina, nonché, per quanto di rispettivo interesse, al Presidente del Tribunale, al Presidente della sezione penale del Tribunale, al coordinatore dell'ufficio GIP/GUP, al Commissario Straordinario COA di Latina, al Presidente della Camera Penale di Latina, nonché, anche per la diramazione agli uffici di rispettiva competenza, al Questore di Latina, al Comandante Provinciale CC di Latina, al Comandante Provinciale della Guardia di Finanza di Latina.
Il presente provvedimento ha efficacia con riferimento esclusivo alle intercettazioni eseguite nell'ambito dei procedimenti iscritti dal l settembre 2020 e potrà essere integrato e/o modificato alla stregua di eventuali diverse indicazioni che dovessero provenire dal Ministero, ed in particolare alla stregua di quanto indicato nel manuale utenti dell'Archivio Riservato, documento complesso solo recentissimamente messo a disposizione di questo ufficio giudiziario, nonché sulla scorta di eventuali criticità applicative che dovessero evidenziarsi.
Per le intercettazioni relative a procedimenti iscritti in epoca anteriore continuano a seguirsi le disposizioni sino ad ora vigenti.
Provvedimento redatto in collaborazione con il dr. De Luca, MAGRIF della Procura di Latina.
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