AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ACQUISIZIONE OTTICA DELLE IMMAGINI, CONTABILITÀ, OBLITERAZIONE, ARCHIVIAZIONE E DISTRUZIONE DELLE RICETTE
FARMACEUTICHE MODULO SSN.
ART. 1 OGGETTO
L’appalto ha per oggetto il servizio di acquisizione ottica delle immagini, contabilità, obliterazione, archiviazione documentale e distruzione delle ricette farmaceutiche e dei piani terapeutici eventualmente allegati, dell’ASP di Trapani, in numero presunto annuale di 4.900.000, appartenenti alle tipologie: Servizio sanitario regionale (SSN), Servizio assistenza sanitaria naviganti (SASN) ed eventuale distribuzione per conto (DPC).
Il numero delle ricette è stimato sulla base dei dati storici e potrà subire variazioni in aumento o diminuzione, in conseguenza dell'andamento del servizio di assistenza sanitaria e dell’operatività della prescrizione on line da parte dei medici. Il numero dei piani terapeutici relativi all’anno 2012 è pari a circa 30.000.
I principali parametri, relativi all’anno 2012, sono : n. 130 farmacie, n. 366 medici di medicina generale (mmg) e 59 pediatri di libera scelta (pls), n. 429.537 residenti, € 73.801.148,10 di spesa farmaceutica netta convenzionata.
Costituiscono oggetto dell’appalto due distinte tipologie di servizio di seguito descritte :
1) Servizio a) Contabilità, verifica tecnica, archiviazione e distruzione delle ricette dell’ASP di Trapani.
Durata del servizio : anni 5
Presa in carico mensile, presso la sede ASP del Dipartimento del Farmaco, delle ricette (già collocate nei contenitori consegnati mensilmente), trasporto e catalogazione;
Archiviazione, conservazione in deposito e gestione documentale delle ricette, con l’obbligo di evadere fino a 30 richieste di accessi annui, indipendentemente dal numero di documenti richiesti per ogni accesso, e consegna degli originali nel tempo massimo di 60 ore dalla richiesta, conservazione delle ricette fino al tempo previsto dalla vigente normativa (in atto 5 anni) e relativo processo di distruzione secondo le modalità (incenerimento) impartite all’ASP di Trapani dal Ministero dell’Interno con nota prot. 219/13/AS.05.EP91 del 12/02/2013 e/o successive che verranno impartite all’atto della prevista richiesta di autorizzazione allo smaltimento;
Acquisizione e fornitura, con cadenza mensile, dei dati e delle immagini digitali delle ricette;
Verifiche di completezza e congruità dei files “ricette” del Progetto Tessera sanitaria (TS) ai sensi dell’art. 50 L. 326/2003, predisposizione e fornitura, con cadenza mensile, del data base delle ricette e del flusso informativo “D”, con la tempistica stabilita dalla Regione Sicilia;
Contabilizzazione e fornitura con cadenza mensile, per ciascuna farmacia, degli importi delle ricette SSN, SASN, e relativa quadratura con i dati per ricetta, per mazzetta ed in totale, riportati sul documento contabile (DCR) e nei files “ricette” del Progetto (TS);
Verifiche tecniche delle ricette secondo Convenzione farmaceutica, con cadenza mensile;
Obliterazione, con cadenza mensile, dei bollini farmaceutici delle ricette;
Verifiche tecniche e contabili delle eventuali ricette DPC e quadratura con le relative fatture presentate dalle farmacie.
Poiché all’atto della formulazione del presente capitolato nella Regione Sicilia non viene effettuata la distribuzione di medicinali da parte delle farmacie convenzionate in nome e per conto della Asp (cosiddetta “DPC”), le attività correlate a detta modalità erogativa saranno da effettuare nell’ipotesi in cui la Regione Sicilia ne decida la relativa implementazione.
2) Servizio b) Archiviazione e gestione documentale delle ricette farmaceutiche presenti nei magazzini ASP. Conservazione, gestione documentale e distruzione delle ricette già prese in carico alla scadenza del servizio a).
Durata del servizio : anni 10
Trasferimento, conservazione in deposito e gestione documentale delle ricette attualmente presenti presso n. 2 (due) depositi dell’ASP siti in Erice (TP), presso Cittadella della Salute (Palazzo Giglio) e in Marsala presso i locali dell’ex Ospedale, per un totale di circa 30.000.000, fino ai tempi previsti dalla normativa vigente (in atto 5 anni) per il loro smaltimento e relativa distruzione secondo le modalità (incenerimento) impartite all’ASP di Trapani dal Ministero dell’Interno con nota prot. 219/13/AS.05.EP91 del 12/02/2013.
Conservazione, gestione documentale e relativa distruzione delle ricette già prese in carico e presenti in archivio alla scadenza del servizio a), fino al tempo previsto dalla normativa vigente per il loro smaltimento (ulteriori 5 anni).
Gestione delle ricerche, comprensivo di n. 30 (trenta) richieste di accesso annui, indipendentemente dal numero di documenti richiesti per ogni accesso, con consegna nel tempo massimo di 60 ore dalla richiesta.
Le caratteristiche della fornitura di seguito descritte sono da intendersi come requisiti minimi. Le Ditte Offerenti sono libere di proporre nell’offerta tecnica soluzioni migliorative e/o servizi aggiuntivi che saranno esaminati in fase di valutazione dell’offerta tecnica.
ART. 2
ACQUISIZIONE DELLE IMMAGINI
La Ditta aggiudicataria deve operare la scansione ottica delle ricette, dei piani terapeutici, e degli eventuali allegati (documenti di trasporto, ricetta a ricalco, etc) nonché delle DCR, per l’acquisizione delle relative immagini, con una risoluzione a colori adeguata (almeno 200 dpi) in modo da consentire una facile lettura e consultazione con e senza applicativo dedicato. Per ciascuna
ricetta deve essere fornita l’immagine fronte/retro, anche se il retro non presenta nessuna informazione, in un unico file di dimensioni contenute (circa 100Kb).
Anche le immagini dei piani terapeutici e le DCR devono essere fornite in unico file, fronte/retro se tale risulta la stampa su cartaceo. Ogni ricetta o piano terapeutico devono essere denominati con modalità univoca, recante almeno le seguenti informazioni: anno, mese, codice azienda, codice farmacia, numero progressivo ricetta o allegato alla stessa.
Le immagini dovranno essere rese disponibili su hard-disk esterno con collegamento USB e su DVD non riscrivibili e comunque sui supporti previsti dalla normativa sopra citata.
La Ditta deve fornire all’Asp sia un software che permetta la visualizzazione delle ricette e il collegamento con i dati contenuti nelle anagrafiche sia un applicativo per la ricerca e controllo a video dei Piani Terapeutici registrati, collegati alle singole ricette (vedi anche art. 10 Funzionalità in situ).
La Ditta deve inoltre direttamente gestire, a richiesta dell’Asp, la ricerca e la fornitura delle immagini dei documenti (ricette, piani terapeutici, DCR, etc), individuati secondo chiavi diverse (assistito, medico, farmacia, farmaco, etc.) a qualsiasi titolo richiesti dagli Organismi giudiziari e di verifica e controllo.
ART. 3
CONTROLLO CONTABILE
La Ditta aggiudicataria deve effettuare ogni mese la verifica contabile di tutte le ricette e moduli registrati (es. ricette a ricalco), individuando gli errori di calcolo, di applicazione del ticket ed eventuali quote rimborso a carico dell’assistito per i farmaci equivalenti, di applicazione dei prezzi in vigore alla data di spedizione, di determinazione degli sconti.
Gli elaborati devono essere forniti in formato elettronico per il relativo inoltro alla farmacia interessata attraverso piattaforma web nonché in forma cartacea. Gli elaborati cartacei e la soluzione tecnica per la notifica alla farmacia in forma elettronica devono far parte della documentazione tecnica della gara.
In particolare, si richiede:
Prospetto riepilogativo sintetico di tutte le farmacie, riportando per ciascuna ed in totale, gli importi “Dichiarati” nella DCR (lordo, ticket, suddiviso in quota fissa e quota rimborso, sconti vari), gli importi “Accertati” e le relative differenze;
Prospetto riepilogativo per farmacia contenente, per ogni mazzetta da cento ricette/moduli, gli importi“Dichiarato” nella DCR (lordo, ticket, suddiviso in quota fissa e quota rimborso, sconti vari) e gli importi “Accertati” e le relative differenze;
Per le farmacie che presentano una discordanza tra il dichiarato e l’accertato superiore alla soglia definita dall’Asp, un tabulato analitico per singola mazzetta nel quale siano evidenziate tutte le ricette/moduli motivo di discordanza, con la specificazione della tipologia di errore riscontrato.
Il Controllo contabile delle ricette della DPC comprende:
La verifica della fattura presentata da ogni farmacia attraverso la determinazione dell’onorario professionale e della relativa quadratura;
La contabilizzazione alla stregua dell’assistenza farmaceutica convenzionata;
La tariffazione dei medicinali secondo il costo di acquisto dell’Asp (IVA compresa);
Il confronto tra i due importi precedenti, per singola ricetta e complessivamente.
ART. 4
CONTROLLO TECNICO
I controlli tecnici attribuiti alla Ditta aggiudicataria, sono di seguito descritti. Le ricette irregolari sono da evidenziare per singola farmacia, sia attraverso un’estrapolazione delle immagini complete di eventuale piano terapeutico o altro allegato, che con apposito report che ne indichi tipologia ed importi (lordo, ticket, sconto) nonché da sostituire con fotocopia nella relativa “mazzetta”.
1. Medicinali non concedibili:
- Classe H,
- Classe C (con esclusione di invalidi di guerra“G01” o “G02” e vittime del terrorismo
“V01” o “V02”),
- Classe C ad invalidi di guerra “G01” o “G02” e vittime del terrorismo “V01” o “V02”
senza attestazione del medico sulla “comprovata utilità terapeutica per il paziente”, - Classe C SOP e OTC ad invalidi di guerra“G01” o “G02” o vittime del terrorismo“V01” o
“V02” con o senza l’attestazione di cui sopra, - Classe A senza indicazione della nota AIFA;
- Classe A PHT erogato in assistenza farmaceutica convenzionata anziché in distribuzione diretta.
2. Medicinali non esitabili (revocati, sospesi, etc);
3. Ricetta di altra Regione;
4. Spedizione oltre 30 giorni tra data di prescrizione e data di spedizione;
5. Spedizione di ricette di Isotretinoina oltre i 7 giorni tra data di ammissione al trattamento e data di spedizione, per assistiti di sesso femminile;
6. Spedizione di ricette di Isotretinoina oltre i 7 giorni tra data di ammissione al trattamento o data di prescrizione e data di spedizione, per assistiti di sesso maschile;
7. Ricette mancanti di apposite attestazioni previste dall’AIFA e/o dalla Regione e/o dall’Asp, tra le quali:
- Ricette a base di Isotretinoina mancanti della specificazione della posologia;
- Ricette di Isotretinoina per quantitativo superiore a 30 giorni di terapia;
- Ricette di Isotretinoina carenti di attestazione relativa all’ammissione al trattamento di assistiti di sesso femminile;
8. Ricetta limitativa mancante di piano terapeutico;
9. Ricetta limitativa recante piano terapeutico non valido per:
- Centro prescrittore non abilitato dalla Regione,
- Indicazione terapeutica non prevista in RCP o in Nota AIFA, - Posologia non prevista in RCP,
- Durata della terapia eccedente il tempo massimo previsto,
- Incompletezza dati anagrafici assistito (codice fiscale, residenza, etc),
- Incompletezza dati prescrittore (timbro struttura, timbro personale con codice iscrizione albo);
10. Non corrispondenza tra medicinale prescritto e medicinale erogato;
11. Non corrispondenza tra numero confezioni prescritte e numero erogate;
12. Non corrispondenza tra numero confezioni consentite e numero erogate;
13. Mancanza della data di prescrizione o di spedizione;
14. Mancanza del timbro della farmacia;
15. Mancanza del timbro e/o della firma del medico;
16. Mancanza del codice fiscale assistito;
17. Mancanza del nome e cognome dell’assistito;
18. Mancanza del bollino relativo alla prescrizione;
19. Mancanza di prescrizione medica;
20. Mancanza di controfirma del medico accanto a correzioni;
21. Apposizione di numero Nota AIFA errata, non corrispondente ai farmaci prescritti;
22. Mancanza dei formalismi richiesti, tra cui:
- Posologia per medicinali stupefacenti tabella II A
- Indirizzo e numero di telefono professionali del medico prescrittore per medicinali stupefacenti tabella II A.
23. Mancata/errata compilazione/assenza firma nel retro ricetta, per i tipi ricetta SSN “UE”
(istituzioni europee), EE (istituzioni extraeuropee);
24. Mancata/errata compilazione/assenza firma nel retro ricetta, per i tipi ricetta SASN “NE” per le istituzioni europee, “NX” ( istituzioni extraeuropee).
I controlli riferiti essenzialmente ai medici, attribuiti alla Ditta aggiudicataria sono i seguenti:
Confronti di congruenza per tipologia di esenzione per patologia e categorie terapeutiche prescritte.
Confronto tra sesso dell’assistito e tipologie di farmaci utilizzate per patologie o condizioni legate al genere (es. anticoncenzionali estroprogestinici, farmaci per ipertrofia prostatica).
Confronto tra età dell’assistito e principi attivi non autorizzati in età pediatrica o senile.
ART. 5
VERIFICHE SUL FILE TS, PREDISPOSIZIONE DEL DATA BASE DELLE RICETTE E DEL FLUSSO D
La Ditta mensilmente predispone il data base delle ricette, costituito da tutti i dati in esse contenuti compreso il “campo regionale”. Il data base è costruito mediante l’integrazione tra i dati rilevabili dai files “ricette” del Portale TS - in linea con anagrafe assistiti, anagrafe medici, anagrafe farmacie, data base ricettari – ed i dati risultanti dalla scansione/lettura ottica dei bar code ed OCR (Optical Character Recognition) nonché dalla diretta visualizzazione sulla ricetta e data entry manuale, per quanto incompleto/inintelligibile/incongruente alla lettura ottica.
L’applicativo deve prevedere la verifica della completezza e della congruenza dei dati dei files TS con quelli delle anagrafi fornite dal’Asp (assistiti, medici, ricettari, etc), con particolare riferimento al codice fiscale, alla provincia e codice Asl di residenza, all’associazione medico prescrittore/numero ricetta. Deve inoltre comprendere, per tutti i dati mancanti o acquisiti in maniera non corretta nel files TS, la verifica ed integrazione con i corrispondenti dati ottenuti attraverso scansione/lettura ottica dei bar code ed OCR ovvero con diretta visualizzazione della ricetta e data entry manuale.
La Ditta deve inoltre effettuare una verifica a campione sul 2% delle ricette costituita dal controllo di tutti i dati inseriti nel file TS con quelli effettivamente presenti sui moduli, dando atto mensilmente della verifica e degli esiti; la selezione deve essere articolata in maniera tale da comprendere annualmente tutte le farmacie.
Deve inoltre predisporre e fornire mensilmente all’Aspun prospetto riepilogativo per farmacia e per medico di tutte le carenze o incongruenze rilevate in fase di predisposizione del data base delle ricette e nella verifica a campione, al fine di poter intervenire per un miglioramento continuo della qualità dei dati iscritti nella ricetta e registrati per la produzione del flusso TS MEF/Sogei.
La Ditta predispone il flusso D secondo le specifiche stabilite nel D.A.7 maggio 2002 (GURS n.
36/2002), utilizzando i dati acquisiti come sopra descritto ed i dati contabili calcolati, e fornisce il relativo file all’Asp entro il termine fissato dalla normativa regionale, in uno con i prospetti riassuntivi in formato Microsoft excel degli importi totali risultanti nel flusso nonché di quelli relativi alla compensazione infraregionale distinti per Asp ed extraregionale distinti per Regione.
Fornisce inoltre la reportistica relativa ai dati inseriti nel campo regionale, in atto utilizzato per la specifica del codice provincia e del numero di iscrizione all’albo dei medici (specialisti, ospedalieri, etc.) che hanno “suggerito” la prescrizione ai medici di medicina generale e pediatri di libera scelta.
Provvede alla predisposizione, su specifica richiesta dell’Asp, di report relativi ad aggregazione di dati, secondo diverse chiavi di accesso (codice fiscale assistito, codice medico prescrittore, codice AIC del farmaco, etc), su periodi cumulati o disaggregati, rispetto alle diverse mensilità di ricette oggetto del servizio.
Per le ricette spedite in DPC produce il File H della distribuzione diretta, secondo le specifiche indicate nel disciplinare NSIS.
ART. 6
OBLITERAZIONE RICETTE
Il trattamento delle ricette (obliterazione o punzonatura o colorazione) deve essere tale da rendere inutilizzabili i bollini a scopo fraudolento e al contempo da consentire un’eventuale rilettura ottica e visiva dei documenti in caso di necessità.
ART. 7
CONSERVAZIONE E DISTRUZIONE DELLE RICETTE E RELATIVI ALLEGATI
Vengono individuate le seguenti fasi del servizio a carico della Ditta aggiudicataria la quale mantiene la piena responsabilità civile penale e amministrativa durante l’intero processo dal ritiro delle ricette fino alla consegna del verbale di avvenuta eliminazione:
Provvede alla fornitura mensile dei contenitori tracciabili con etichetta munita di codice a barre o con altro sistema equivalente, che saranno consegnati, a cura del personale Asp, ai Responsabili delle farmacie per la raccolta delle ricette e degli altri documenti cartacei.
Cura il ritiro, presso la sede ASP del Dipartimento del Farmaco , delle ricette già collocate nei predetti contenitori, il loro trasporto e immagazzinamento nel sito di lavorazione con tracciatura di tutti i movimenti. Conclude il servizio di raccolta entro 5 giorni solari consecutivi dal termine ultimo di presentazione alla Asp da parte delle Farmacie. Stipula un’assicurazione a copertura di eventuali danni/possibile smarrimento delle ricette durante il trasporto.
Provvede allo stoccaggio post-lavorazione, alla gestione del processo di ricerca e fornitura alla Asp delle ricette cartacee. Mette a disposizione spazi adeguati atti a consentire agevolmente le attività di tracciatura e stoccaggio di tutti i documenti cartacei oggetto del servizio. I locali devono essere obbligatoriamente dotati di tutti i servizi previsti dalla norma in materia di archiviazione e conservazione dei documenti cartacei a valenza legale (vigilati, ignifughi, dotati di sistemi di rilevamento ed allarme riguardo i fumi, umidità, temperatura, etc.).
Assicura il servizio di ricerca, messa a disposizione e/o invio di scatole contenenti ricette richieste dall’Azienda Sanitaria. In ogni caso, deve assicurare il servizio di messa a disposizione, tramite consegna della/e scatola/e presso la sede ASP del Dipartimento del Farmaco, nel tempo massimo di 60 ore dalla richiesta.
Cura la procedura di eliminazione delle ricette/moduli, come indicato nell’ART. 1.
e specifiche del servizio a) e b).
Produce all’Asp il verbale di distruzione che deve descrivere in maniera puntuale il materiale distrutto, la data ed il luogo dell’avvenuta esecuzione.
Allo scadere del servizio di cui alla lett. a) la ditta dovrà continuare ad assicurare l’archiviazione, la gestione delle ricette già elaborate e catalogate per il periodo previsto dalla vigente normativa e fino allo smaltimento delle stesse.
La Ditta sarà altresì nominata da questa ASP quale responsabile esterno del trattamento dei dati personali e sensibili contenuti nei documenti trattati.
Al termine del periodo contrattuale la Ditta dovrà fornire a questa ASP, oltre ai documenti di rito, anche tutti i dati relativi al ciclo di vita dei documenti.
La Ditta si impegna a creare e mantenere gli archivi informatici dei dati inseriti per l’intera durata del contratto, nonché a consegnarli all’ASP TRAPANI al termine dello stesso secondo le modalità che saranno indicate.
ART.8
ARCHIVI FORNITI DALL’ASP
Per l’esecuzione del servizio alla Ditta verranno forniti i seguenti archivi informatici:
Anagrafica Assistiti;
Anagrafica Farmacie;
Anagrafica Medici prescrittori;
Archivio di Abbinamento Codice Ricetta/Medico Prescrittore.
ART. 9
TEMPISTICA
La tempistica del servizio da erogare prevede:
Entro il 5° giorno solare consecutivo dal termine di presentazione delle ricette all’Asp di ciascun mese, il completo ritiro delle ricette.
Entro il 30° giorno solare consecutivo dal termine del mese di competenza, il completamento del servizio di acquisizione e fornitura all’Asp delle immagini di DCR e ricette con relativi allegati;
Entro il 40° giorno solare consecutivo dal termine del mese di competenza, il completamento del servizio di elaborazione contabile e di controllo tecnico delle ricette e della relativa fornitura alla Asp;
Entro il 3° giorno lavorativo antecedente il termine stabilito dall’Assessorato della Salute della Regione Sicilia,la consegna alla Asp del file D e dei relativi prospetti riassuntivi.
ART. 10
FUNZIONALITÀ IN SITU
Alla Ditta aggiudicataria vengono inoltre richiesti in comodato d’uso gratuito ai sensi dell’art. 1803 e seguenti del C.C., le attrezzature hardware e i programmi di seguito descritti, con relativo servizio di manutenzione (HW e SW) e con la fornitura dei consumabili per le stampanti:
Una postazione di lavoro, composta da un Personal Computer con sistema operativo di ultima generazione, dotato di schermo piatto da almeno 19’, lettore DVD, Hard Disk tale da consentire la permanenza in linea dei dati relativi agli ultimi 2 anni, stampante laser a colori fronte-retro , unità esterna per back up, gruppo di continuità;
Software in grado di gestire ricerche ed interrogazioni su ricette e su piani terapeutici nonché l’abbinamento con le relative immagini, come da art. 2 del presente csa.
ART. 11
ATTREZZATURE
Le Ditte Offerenti devono dimostrare nella documentazione tecnica, la disponibilità delle attrezzature hardware, delle applicazioni software, del personale tecnico qualificato, dei locali, dei mezzi di trasporto e di ogni altra attrezzatura necessaria alla completa esecuzione dei servizi richiesti.
ART. 12
AGGIORNAMENTO
La Ditta si impegna ad adeguare senza alcun aumento di spesa i propri programmi ad eventuali innovazioni legislative future emanate sia a livello nazionale che regionale e a rinegoziare l’importo del presente appalto in caso di messa a regime della ricetta elettronica da parte dei medici prescrittori.
ART.13
INCOMPATIBILITA’
La Ditta dovrà garantire di non avere alcun altro rapporto di lavoro che implichi direttamente o indirettamente il trattamento delle ricette delle farmacie dell’Asp di Trapani (tariffazione e/o il controllo tecnico e/o scannerizzazione, etc).
Il Responsabile del Dipartimento del farmaco Dr.ssa Maria Grazia Scrofani
