AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA MEYER

AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA MEYER

Delibera del Direttore Generale n. 154 del 11-03-2021

Proposta n. 298 del 2021

Oggetto: RETTIFICA DELIBERAZIONE N. 69 DEL 04.02.2021 AVENTE AD OGGETTO “RINNOVO CONTRATTO CON L’AZIENDA OSPEDALIERO-UNIVERSITARIA CAREGGI PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI

DOSIMETRIA”

Dirigente: LUCANIA MARIA CONCETTA

Struttura Dirigente: AFFARI GENERALI E SVILUPPO

AZIENDA OSPEDALIERO-UNIVERSITARIA MEYER (Art. 33 L.R.T. 24 febbraio 2005 n. 40)

Viale Pieraccini, 24 - 50139 FIRENZE C.F. P.Iva 02175680483

DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE

Oggetto Convenzione con soggetti pubblici

Contenuto RETTIFICA DELIBERAZIONE N. 69 DEL 04.02.2021 AVENTE AD OGGETTO “RINNOVO CONTRATTO CON L’AZIENDA OSPEDALIERO- UNIVERSITARIA CAREGGI PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI DOSIMETRIA”

Area Tecnico Amm.va AREA TECNICA AMMINISTRATIVA Coord. Area Tecnico Amm.va BINI CARLA

Struttura AFFARI GENERALI E SVILUPPO Direttore della Struttura LUCANIA MARIA CONCETTA

Responsabile del

procedimento DATTOLI FRANCA Immediatamente Esecutiva NO

Spesa prevista Conto Economico Codice Conto Anno Bilancio

Estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo

Allegato N° di pag. Oggetto

A 24 Schema di contratto e acclusi allegati

IL DIRETTORE GENERALE Dr. Alberto Zanobini (D.P.G.R.T. n. 99 del 30 luglio 2020)

Visto il D. Lgs.vo 30/12/1992 n. 502 e sue successive modifiche ed integrazioni e la L. R. Toscana n.

40 del 24/02/2005 e s.m.i. di disciplina del Servizio Sanitario Regionale;

Dato atto:

- che con deliberazione del Direttore Generale n. 54 del 01.02.2021 è stato approvato il nuovo Atto Aziendale dell’A.O.U. Meyer, ai sensi dell’art. 6 del Protocollo d’intesa del 22.04.2002 fra Regione Toscana e Università degli Studi di Firenze, Siena e Pisa, con decorrenza dal 1.2.2021;

- che con deliberazione del Direttore Generale n. 55 del 1.02.2021 sono stati assunti i primi provvedimenti attuativi in relazione alla conferma/riassetto delle strutture complesse e semplici dotate di autonomia ed al conferimento dei relativi incarichi di direzione;

- che con deliberazione del Direttore Generale n. 56 del 1.02.2021 sono state assunte determinazioni attuative del nuovo Atto aziendale in relazione alla conferma/riassetto delle strutture Dipartimentali e/o a valenza dipartimentale, delle Aree Funzionali Omogenee, dell’Area Servizi dell’Ospedale, dell’Area dei Diritti del Bambino, dell’Area Tecnico Amministrativa ed al conferimento di relativi incarichi di direzione;

- che con successiva deliberazione del Direttore Generale n. 92 del 15.02.2021 si è provveduto ad assumere ulteriori disposizioni attuative relative all’organizzazione dell’AOU Meyer in ordine alle Strutture semplici Intrasoc, Unità Professionali, Uffici e Incarichi professionali;

Su proposta del Responsabile della S.O.C. Affari Generali e Sviluppo Dr.ssa Maria Concetta Lucania la quale, con riferimento alla presente procedura, ne attesta la regolarità amministrativa e la legittimità dell’atto;

Premesso che con deliberazione del Direttore Generale n. 69 del 04.02.2021 è stato autorizzato il rinnovo fino al 31.12.2023 del contratto con l’AOU Careggi per la fornitura del Servizio di Dosimetria Personale per dosimetri a badge e bracciale;

Considerato che con la medesima deliberazione si approvava il nuovo schema di contratto da stipularsi con l’AOU Careggi per la regolamentazione delle condizioni normative, operative ed economiche inerenti lo svolgimento del suddetto Servizio;

Dato atto che, successivamente all’approvazione, l’AOU Careggi ha ritenuto necessario modificare il testo del contratto limitatamente alle modalità di disciplina del trattamento dei dati personali di cui all’art. 5 del contratto medesimo;

Ritenuto, pertanto, di dover approvare il nuovo testo del contratto secondo lo schema allegato A al presente provvedimento a formarne parte integrante e sostanziale, che sostituisce integralmente quello allegato alla citata deliberazione n. 69 del 04.02.2021, dando atto che restano invariate le altre condizioni e termini già convenuti;

Dato atto che dall’assunzione del presente provvedimento non derivano oneri per questa Azienda;

Considerato che il Responsabile del Procedimento, individuato ai sensi della Legge n. 241/1990 nella

persona della Dr.ssa Franca Dattoli sottoscrivendo l’atto attesta che lo stesso, a seguito dell’istruttoria

effettuata, nella forma e nella sostanza è legittimo;

Acquisito il parere del Coordinatore dell’Area Tecnico Amministrativa, Dr.ssa Carla Bini, espresso mediante sottoscrizione del presente atto;

Vista la sottoscrizione del Direttore Sanitario e del Direttore Amministrativo, per quanto di competenza, ai sensi dell’art. 3 del Decreto Legislativo n. 229/99;

DELIBERA Per quanto esposto in narrativa che espressamente si richiama,

1) Di rettificare parzialmente la deliberazione n. 69 del 04.02.2021 ad oggetto “Rinnovo contratto con l’Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi per la fornitura del Servizio di Dosimetria” approvando il nuovo schema di contratto, allegato A al presente provvedimento in sostituzione di quello approvato con la citata deliberazione.

2) Di dare atto che dall’assunzione del presente provvedimento non derivano oneri per questa Azienda.

3) Di trasmettere il presente atto al Collegio Sindacale ai sensi dell’art. 42, comma 2, della L.R.T. n.

40/2005 contemporaneamente all’inoltro all’albo di pubblicità degli atti di questa A.O.U. Meyer.

IL DIRETTORE GENERALE (Dr. Alberto Zanobini)

IL DIRETTORE SANITARIO IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO

(Dr.ssa Francesca Bellini) (Dr. Tito Berti)

Allegato A

CONTRATTO PER LA PRESTAZIONE DEL SERVIZIO DI DOSIMETRIA PERSONALE

(Provvedimento del Direttore Generale n.494 del 17/07/2019) TRA

L’AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA-CAREGGI, di seguito

Azienda, C.F. 04612750481, con sede in Firenze, Largo Brambilla 3, legalmente rappresentata dal Direttore Generale,

Dott. Rocco Donato Damone.

E

L’AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA MEYER di seguito

Contraente, C.F./P.I. 02175680483, con sede legale in Firenze, Viale Pieraccini 24 nella persona del Direttore Generale Dr.

Alberto Zanobini, domiciliato per la carica nella sede legale

della stessa Azienda Ospedaliera;

Congiuntamente anche le Parti SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE

ARTICOLO 1 - OGGETTO

1. L’Azienda, per il tramite della propria Unità Operativa

(UO) Fisica Sanitaria, garantirà a favore del Contraente la

fornitura del servizio di dosimetria personale per dosimetri a

badge e/o a bracciale.

ARTICOLO 2 – MODALITÀ DI SVOLGIMENTO

1. L’Azienda doterà il Contraente, esclusivamente per la

sola durata del presente contratto, di un adeguato numero di

dosimetri in base al numero di persone da sottoporre a

sorveglianza dosimetrica, preventivamente indicato dallo

Stesso.

2. Tale servizio verrà svolto con le modalità direttamente

concordate tra il Contraente e il Responsabile aziendale delle

attività dosimetriche, individuato dalla U.O. Fisica

Sanitaria, quale struttura di riferimento di attività oggetto

del contratto.

3. Il destinatario della necessaria comunicazione dei dati

nell’adempimento del servizio da parte dell’Azienda sarà

l’Esperto Qualificato del Contraente.

4. Il Contraente dovrà assicurare il corretto uso dei

dosimetri da parte dei propri dipendenti, in ossequio alle

istruzioni fornite dall’UO Fisica Sanitaria dell'Azienda, come

da regolamento allegato 1 al presente contratto, esonerando,

pertanto, la stessa da ogni responsabilità per l'eventuale

inaffidabilità dei risultati delle letture dosimetriche dovuta

all'inosservanza di tali istruzioni, incluso il non corretto

uso dei dosimetri di fondo e la consegna dei dosimetri oltre i

tempi previsti.

ARTICOLO 3 – COMPENSI PER L’ATTIVITÀ SVOLTA

1. I corrispettivi per la lettura dosimetrica sono riportati

nella tabella sotto indicata; tutti i suddetti corrispettivi

non sono comprensivi di IVA:

TARIFFE (IVA esclusa)

Fino a 30 letture

dosimetriche annue

Fino a 200 letture

dosimetriche annue

Oltre 200 letture

dosimetriche annue

aggiuntive

Lettura di un DOSIMETRO A BADGE

€ 3,92 € 2,94 € 2,05

Lettura di un DOSIMETRO A BRACCIALE

€ 8,87 € 6,65 € 4,66

2. Per ogni dosimetro che non venga restituito nei tempi e

secondo le modalità indicate dall’UO Fisica Sanitaria, saranno

addebitati al Contraente € 40,00 (euro quaranta), per ogni

dosimetro a badge, e € 25,00 (euro venticinque) per ogni

dosimetro a bracciale, come da regolamento allegato al

presente contratto.

ARTICOLO 4 – MODALITÀ DI PAGAMENTO

1. I corrispettivi indicati all’art. 3 saranno liquidati

all'Azienda dal Contraente entro 30 giorni dall'invio di

regolare fattura che sarà emessa dai competenti uffici

dell’Azienda sulla base del resoconto predisposto dall’UO

Fisica Sanitaria.

2. L’Azienda rimetterà mensilmente al Contraente (Codice

univoco UFGSYH) regolare fattura corredata dell’elenco delle prestazioni effettuate. Il corrispettivo dovrà essere versato

all’Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi con le seguenti

modalità: girofondo sul conto Banca d’Italia – contabilità

speciale 0306163 intestato a Azienda Ospedaliero-Universitaria

Careggi.

ARTICOLO 5 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

1. Relativamente al trattamento delle particolari categorie

di dati necessario per effettuare le prestazioni

richieste, il Contraente si qualifica quale Titolare del

trattamento, l’Azienda si qualifica quale Responsabile

del trattamento.

2. Durata del trattamento, natura e finalità del

trattamento, tipo di dati personali e categorie di

interessati, obblighi e diritti del titolare del

trattamento sono disciplinati dall’atto redatto e

sottoscritto, prima dell’inizio delle attività, ex art.

28 paragrafo 3 del Regolamento UE 679/2016 allegato 2 al

presente contratto costituendone parte integrante e

sostanziale.

3. I dati forniti dall’Azienda e dal Contraente, relativi

ai soggetti che svolgono le attività dedotte in

contratto e a quelli che effettuano attività

amministrative funzionali alla gestione del contratto

stesso, saranno trattati nel rispetto dei principi di

liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza,

pertinenza e necessità di cui all’art.5, paragrafo 1 del

Reg. UE 2016/679 (RGPD).

4. Il conferimento di tali dati tra l’Azienda e il

Contraente è obbligatorio al fine di adempiere a tutti

gli obblighi comunque connessi alla gestione ed

esecuzione del rapporto instaurato. Azienda e Contraente

si danno reciprocamente atto che le persone che agiscono

per loro conto sono state informate sull’utilizzo dei

propri dati personali.

ARTICOLO 6 – CONFLITTO DI INTERESSI, PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE E TRASPARENZA

1. L’Azienda e il Contraente si impegnano a:

- rispettare le misure previste dalla vigente normativa in

materia di prevenzione della corruzione e per la trasparenza

(legge n. 190 del 2012, successivi decreti delegati e

normativa di riferimento;

- rispettare il codice di comportamento dei pubblici

dipendenti di cui al D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62;

- osservare il segreto professionale e d’ufficio e dare il

consenso al trattamento dei loro dati personali, strettamente

connesso ai compiti demandati.

- fornire tutte le informazioni richieste dal d.lgs n. 33 del

2013 ai fini dell’adempimento degli obblighi di pubblicazione

sui rispettivi siti istituzionali.

ART. 7 – COMUNICAZIONE TRA LE PARTI

1. Le formali comunicazioni tra l’Azienda e il Contraente

avverranno utilizzando i rispettivi indirizzi PEC, di seguito

indicati:

- Azienda: [email protected]

- Contraente: [email protected]

ARTICOLO 8 – DECORRENZA E DURATA

1. Il presente contratto ha durata a decorrere dalla data

di sottoscrizione fino al 31/12/2023, fatta salva la facoltà

di disdetta anticipata, riconosciuta a entrambe le Parti, da

comunicarsi con un anticipo di almeno 90 giorni a mezzo

raccomandata a/r o a mezzo PEC.

2. Il presente contratto potrà essere prorogato per i tre

mesi successivi alla scadenza, nelle more della definizione

del nuovo contratto, mediante scambio di corrispondenza tra le

parti.

3. La disciplina della collaborazione contenuta nel

presente accordo si applica anche alle obbligazioni

conseguenti alle attività poste eventualmente in essere dalla

data del 01/01/2021 alla data di formalizzazione del presente

rapporto contrattuale.

ARTICOLO 9 – SPESE DI BOLLO E REGISTRAZIONE

1. Le spese di bollo per il presente contratto sono a

carico del Contraente

.

2. Le prestazioni di fisica sanitaria per controllo

radioattività rese ai sensi del presente contratto sono

soggette a IVA, ai sensi del D.P.R. n.633/72.

3. Il presente contratto è soggetto a registrazione solo in

caso d’uso ai sensi del DPR 26/4/1986 N.131 TARIFFE – parte

seconda. Le spese di registrazione saranno a carico della

parte richiedente.

ARTICOLO 10 – DISPOSIZIONI FINALI

1. Per tutto quanto non espressamente stabilito dal

presente contratto si fa rinvio alle vigenti disposizioni in

materia;

2. L’entrata in vigore di disposizioni di legge,

successive, che rechino una disciplina diversa da quella in

esso prevista, comporta la caducazione delle disposizioni

incompatibili e la diretta applicazione della disciplina

sopravvenuta fino al relativo adeguamento.

Art. 11 – FIRMA DIGITALE E CONSERVAZIONE

1. In base all’articolo 15, comma 2 bis della Legge 7

agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento

amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e laddove applicabile, il presente atto è sottoscritto con firma elettronica avente le caratteristiche

di cui all’art. 24 del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice

dell’Amministrazione Digitale.

In particolare, il contratto viene sottoscritto digitalmente

ai sensi dell’art. 15, comma 2 bis, della legge n. 241 del

1990, qualora il Contraente sia un soggetto pubblico,

altrimenti se trattasi di soggetto privato, solo se dotato di

un sistema di firma elettronica qualificata.

2. Il presente atto consta di n. 11 articoli, n. 8 pagine

ed è conservato agli atti dalla competente Unità Operativa

Gestione attività libero professionale e area a pagamento

dell’Azienda.

Letto approvato e sottoscritto.

Per l’Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi Il Direttore Generale

Dr. Rocco Donato Damone

Per l’Azienda Ospedaliero Universitaria Meyer Il Direttore Generale

Dr. Alberto Zanobini

Regolamento del

Servizio di Dosimetria Personale

AOUC - Direzione Sanitaria -U.O.C. Fisica sanitaria – Monitoraggio dosimetrico dei lavoratori

1. Tipi e periodicità di dosimetri offerti dal Servizio

Il Servizio di Monitoraggio dosimetrico dei Lavoratori della U.O.C. Fisica Sanitaria dell'Azienda Ospedaliero - Universitaria Careggi di Firenze (più avanti brevemente denominato Dosimetria) fornisce all’utente un dispositivo (il dosimetro, appunto) in grado di fornire le grandezze operative per la sorveglianza dei lavoratori esposti a radiazioni ionizzanti. Tali grandezze sono l’equivalente di dose personale e l’equivalente di dose ambientale. Il Servizio provvede alla lettura dei dosimetri consegnati e ne comunica poi il risultato in µSv (microsievert). Ai sensi delle vigenti leggi in materia di radioprotezione (Decreto Legislativo n° 230 del 17 marzo 1995 e successive modifiche ed integrazioni) chi decide se vi è necessità di un dosimetro è l’Esperto Qualificato, il quale indica a chi fornire il dosimetro, di quale tipo e con quale periodicità, valuta i risultati delle letture, prende eventuali provvedimenti in caso di letture elevate.

Per le caratteristiche tecniche dei rivelatori vedi il documento M/412/P12-B, Scheda descrittiva delle caratteristiche tecniche e gestionali del Servizio. Ogni dosimetro ha un’etichetta sulla quale è scritto:

• Il nome della persona alla quale il dosimetro è destinato;

• Il reparto o settore nel quale la persona lavora;

• Il periodo per il quale quel dosimetro deve essere utilizzato.

Il numero di dosimetri richiesto viene fornito per un determinato periodo che può essere un mese, un bimestre, un trimestre, un quadrimestre o un semestre solare. Al termine del periodo la Dosimetria effettuerà una nuova fornitura per l’uso nel periodo successivo. Per uso del dosimetro si intende la sua esposizione potenziale a radiazioni. Al termine del periodo di utilizzo ciascun dosimetro deve essere restituito per la lettura.

Ci sono due tipi di dosimetro: a badge ed a bracciale.

I dosimetri a badge possono essere:

• Personali. Sono di colore blu. Su ogni dosimetro è scritto il nome e cognome della persona cui il dosimetro è destinato. Il dosimetro viene letto in termini di Hp(10);

• Esterni camice. Sono da indossare all’esterno del camice piombato, qualora questo sia utilizzato, e sono identici ai precedenti ma di colore rosso, per poterli distinguere;

• Provvisori. Sono di colore giallo. Possono essere usati se si opta per un servizio anonimo, oppure per fornire alle persone il dosimetro in attesa dei tempi tecnici per confezionare quello personale per il periodo successivo. Non hanno nome ma un identificativo progressivo (Provvisorio 01, Provvisorio 02, ecc.) la cui numerazione è obbligatoriamente sequenziale e parte da 1. I badge provvisori vengono letti in termini di Hp(10);

• Ambientali. Sono di colore verde. Vanno usati per misure non su lavoratori ma su aree o ambienti di lavoro. Non hanno nome ma un identificativo progressivo (Ambientale 001, Ambientale 002, ecc.) la cui numerazione è obbligatoriamente sequenziale e parte da 1. I dosimetri provvisori vengono letti in termini di H^*(10).

Nel secondo periodo i colori dei dosimetri saranno di tonalità più chiara (il blu diventa celeste, il rosso diventa rosa, ecc.), per facilitare le operazioni di sostituzione. Tutti i tipi di dosimetro a badge vengono equipaggiati di una bustina di plastica trasparente ed una clip metallica.

I dosimetri a bracciale sono tutti di colore nero, vengono letti in termini di Hp(0,07), vengono dotati con un laccetto e possono essere:

• Personali. Su ogni dosimetro è scritto nome e cognome della persona alla quale il dosimetro è destinato;

• Provvisori. Possono essere usati se si opta per un servizio anonimo, oppure per fornire alle persone il dosimetro in attesa dei tempi tecnici per confezionare quello personale per il periodo successivo.

Non hanno nome, ma un identificativo progressivo (Provvisorio 01, Provvisorio 02, ecc.) la cui numerazione è obbligatoriamente sequenziale e parte da 1.

2. Prima attivazione del servizio

La Dosimetria eroga i suoi servizi in convenzione. Qualunque soggetto, sia esso ente pubblico, privato, persona fisica (più avanti brevemente denominato Utente), per usufruire del servizio deve stipulare una convenzione con l’Azienda Ospedaliero - Universitaria Careggi, utilizzando il modulo M/412/P12-C

Allegato 1

Regolamento del

Servizio di Dosimetria Personale

AOUC - Direzione Sanitaria -U.O.C. Fisica sanitaria – Monitoraggio dosimetrico dei lavoratori Pad. 64 Servizi Tecnici Amministrativi

Tel. 005 794.7906 – fax 055 794.7611 – [email protected] Pag. 2 di 4

Richiesta di attivazione convenzione. Tale modulo (nel seguito chiamato per brevità richiesta) va inviato ai destinatari specificati nella richiesta via E-Mail. Nella richiesta va specificato numero approssimativo, tipo e periodicità dei dosimetri che l’Utente intende richiedere, secondo quanto detto al precedente punto 1.

L’attivazione in urgenza prevede l’erogazione del servizio a partire da un periodo antecedente la data della stipula della convenzione: se nella richiesta è barrata la casella dell’attivazione in urgenza l’Utente si impegna comunque a pagare i corrispettivi per tutti i dosimetri usati, anche se prima della stipula. Trascorsi 6 mesi senza che sia stata stipulata la convenzione, il servizio sarà interrotto senza preavviso, fermo restando l’onere per l’utente a pagare i corrispettivi dovuti.

L’Utente deve indicare, inoltre, con il modulo M/412/P12-D:

◊ I recapiti del Referente invio e recezione dei dosimetri

◊ I recapiti del Referente per le variazioni;

◊ I recapiti del Referente per il tabulato di accompagnamento

◊ I recapiti del Referente per i dosimetri non restituiti

◊ I recapiti del Referente per i superamenti

◊ I recapiti del Referente per le letture dosimetriche:

◊ I recapiti del Referente per i riepiloghi semestrali:

Una volta attivato il servizio, questi dati potranno comunque essere modificati come descritto nel successivo punto 3.

Per poter procedere all’erogazione del servizio, l’Utente dovrà poi inviare alla Dosimetria l’elenco completo dei dosimetri richiesti. Questo elenco nel seguito sarà indicato come Listato. Per dosimetri ambientali, badge e bracciali provvisori il listato dovrà specificare numero, periodicità e quale reparto deve essere scritto sull’etichetta. Gli altri tipi di dosimetro sono nominativi, e per ciascuna persona nel listato deve essere specificato:

• cognome, nome, data di nascita, qualifica;

• opzionalmente: codice fiscale, matricola aziendale, classificazione;

• reparto nel quale la persona opera;

• tipi di dosimetro da assegnare a quella persona;

• periodicità di ciascun dosimetro.

Il listato dovrà pervenire alla Dosimetria per E-Mail almeno 15 giorni lavorativi prima della data per il quale si richiede l’erogazione del servizio per numero di dosimetri fino a 50, almeno 1 mese prima fino a 200, almeno 2 mesi prima sopra i 200 dosimetri. In caso di ritardo o incompletezza del listato il servizio sarà attivato successivamente.

Per motivi tecnici, e precisamente per la valutazione del fondo ambientale, la Dosimetria potrebbe avere necessità di dotare l’Utente di alcuni dosimetri testimoni (detti dosimetri di fondo, di colore nero o grigio), che non saranno addebitati ai sensi del successivo punto 8, e che non dovranno essere esposti a sorgenti di radiazione diverse da quelle naturali: non dovranno quindi essere usati in sostituzione di dosimetri eventualmente smarriti o deteriorati, ma andranno conservati in luogo idoneo, ad esempio in un cassetto o in un armadio lontano dalle zone di uso delle radiazioni. I dosimetri di fondo devono essere consegnati e ritirati insieme ai dosimetri personali ed ambientali. La gestione non corretta dei dosimetri di fondo da parte dell’Utente non permette alla Dosimetria di mantenere gli standard descritti nelle specifiche tecniche di cui si parla nel documento M/412/P12-B, Scheda descrittiva delle caratteristiche tecniche e gestionali del Servizio

3. Variazioni

Una volta attivato il servizio, è probabile che siano necessarie variazioni alla fornitura definita nel listato di cui al punto 2: cessazione di alcuni dosimetri, attivazione di altri, variazioni di reparto, ecc.

Le variazioni sulla fornitura dovranno essere comunicate alla Dosimetria dal referente per le variazioni dosimetri usando il modulo M/412/P12-E Variazione della fornitura di dosimetri . Il modulo va inviato per E- Mail alla Dosimetria. In caso di dubbi (omonimie, grafie non leggibili) la Dosimetria provvederà a contattare il referente per i necessari chiarimenti. Le variazioni sulla fornitura di dosimetri saranno operative per il periodo successivo solo se queste perverranno complete entro il giorno 15 dell’ultimo mese del periodo precedente.

Eventuali dosimetri erroneamente non consegnati all’Utente per un errore imputabile alla Dosimetria,

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Servizio di Dosimetria Personale

AOUC - Direzione Sanitaria -U.O.C. Fisica sanitaria – Monitoraggio dosimetrico dei lavoratori

saranno consegnati a spese della Dosimetria non appena riscontrato l’errore, in deroga a quanto disposto nel successivo punto 4.

Le variazioni relative ai recapiti contenuti nel modulo M/412/P12-D, presentato all’atto della prima attivazione del servizio, di cui al punto 2, dovranno essere effettuate per iscritto da parte dell’Utente e inviate per E-Mail nuovamente alla Dosimetria.

4. Ritiro dei dosimetri

La Dosimetria rende disponibili i dosimetri da usare in un determinato periodo a partire dal giorno 26 del mese precedente al periodo. La presa in carico da parte dell’Utente verrà nel seguito indicata con ritiro.

Il ritiro deve essere effettuato dal referente invio e ricezione dosimetri presso la Dosimetria. È possibile incaricare terzi del ritiro o effettuarla per posta o corriere , ma la responsabilità e le spese sono a carico dell’Utente. La persona che ritira i dosimetri deve firmare per ricevuta nell’apposito spazio di un registro. Il ritiro deve essere effettuato all’interno dell’orario di apertura della Dosimetria. La Dosimetria non controlla l’identità di chi si presenta a ritirare i dosimetri, se questo non è appositamente richiesto per iscritto dall’Utente. Per forniture inferiori ai 20 dosimetri per periodo è possibile l’invio da parte della Dosimetria tramite posta, purché l’utente fornisca apposite buste già affrancate. t

La Dosimetria fornirà, insieme ai dosimetri, l’elenco dei dosimetri stessi, con i nomi, i codici usati ed i reparti di afferenza. Tale elenco, chiamato tabulato di accompagnamento, ha l’unica finalità di facilitare l’utente nelle operazioni di riscontro, quindi non è necessario restituirlo. Viene inviato per E-Mail appena i dosimetri sono pronti. Se nessuno si presenta a ritirare i dosimetri, il giorno 26 del mese successivo a quello della preparazione i dosimetri saranno disattivati e non sarà più possibile ritirarli.

5. Consegna dei dosimetri

I dosimetri (compresi eventuali dosimetri di fondo, provvisori, o dosimetri ritirati ma non indossati) devono essere restituiti al termine del periodo di utilizzo. La restituzione verrà nel seguito indicata come consegna. La consegna deve essere effettuata dal referente invio e ricezione dosimetri presso la Dosimetria È possibile incaricare terzi della consegna o effettuarla per posta o corriere, ma la responsabilità e le spese sono a carico dell’Utente. Se richiesto al vettore viene rilasciata una ricevuta dell’avvenuta consegna. La consegna deve essere effettuata all’interno dell’orario di apertura della Dosimetria. Consegna e ritiro possono anche essere effettuate in un’unica soluzione.

La consegna deve avvenire entro il giorno 10 del primo mese successivo al periodo di utilizzo. Intorno al giorno 20, la Dosimetria spedisce via e-mail, con modello M/412/P13-B Sollecito dosimetri non restituiti, al referente dosimetri non restituiti l’elenco dei dosimetri di quel periodo che non sono stati riconsegnati. A questo elenco si farà nel seguito riferimento come non restituiti. Scopo di tale comunicazione è quello di consentire all’utente un immediato riscontro dei singoli dosimetri effettivamente consegnati alla Dosimetria.

Se l’Utente dovesse riscontrare incongruenze o comunque avesse osservazioni sui non restituiti le deve notificare entro 7 giorni.

Se nessun dosimetro dovesse essere stato riconsegnato, trascorsi 10 giorni dalla data del rientro atteso verrà inviato l’elenco non restituiti comprensivo di tutta la fornitura.

Se la consegna avviene prima del giorno 12 del primo mese del periodo i dosimetri saranno considerati non usati.

Se la consegna avviene dopo i termini previsti i dosimetri vengono ugualmente letti ma si ha un’affidabilità minore (vedi il documento M/412/P12-B, Scheda descrittiva delle caratteristiche tecniche e gestionali del Servizi per i dettagli). Se il ritardo è superiore ai due mesi dal termine stabilito per la consegna i dosimetri non vengono più letti, e viene attribuita una lettura nulla. Se il ritardo è superiore ai sei mesi dal termine stabilito per la consegna, o se il dosimetro non viene restituito, sarà addebitata una penale

Nel modello M/412/P13-B Sollecito dosimetri non restituiti sono elencati tutti i dosimetri non restituiti.

6. Risultati delle letture dosimetriche

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Servizio di Dosimetria Personale

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Tel. 005 794.7906 – fax 055 794.7611 – [email protected] Pag. 4 di 4

La Dosimetria effettua le letture con le modalità specificate nel precedente punto 1. Il valore minimo (soglia di rivelazione) è pari a 60 µSv. Non saranno quindi forniti valori inferiori a tale soglia, eccezione fatta per i valori nulli (corrispondenti ad esempio a dosimetri non restituiti o non usati).

I risultati delle letture effettuate sui dosimetri (nel seguito per brevità chiamati riepiloghi) verranno inviati entro i primi 10 giorni del mese successivo a quello della restituzione prevista. I riepiloghi sono inviati al referente letture dosimetriche per E-Mail in formato pdf. E’ possibile anche avere formati personalizzati concordati in anticipo con la Dosimetria. I riepiloghi contengono l’elenco dei nominativi, dei reparti e le corrispondenti letture dosimetriche, Sono presenti anche annotazioni per specificare alcune circostanze (es.

non usati, restituiti in ritardo, ecc.). L’invio periodico consiste in due file, quello delle letture del periodo in oggetto e quello di eventuali dosimetri di due mesi prima letti in ritardo.

I riepiloghi delle letture dosimetriche che costituiscono rapporti di prova nonché tutti i dati corrispondenti a ciascuna prova vengono conservati per 48 mesi successivi alla loro produzione.

Se richiesto, un riepilogo semestrale delle letture, contenente la sintesi dei dati già trasmessi con i riepiloghi, sarà inviato all'Esperto Qualificato o a persona indicata in sua vece. Per poter correttamente conteggiare le letture di eventuali dosimetri non restituiti il riepilogo semestrale viene inviato entro il giorno 10 del mese di ottobre (per il primo semestre) e di aprile (per il secondo semestre). Il riepilogo semestrale sarà inviato per E-Mail come file in formato Excel.

Se la lettura dovesse evidenziare valori dosimetrici molto elevati (superamento tendenziale dei limiti di dose) potrebbe essere necessario all’Utente saperli prima di ricevere i riepiloghi, onde eventualmente avviare azioni di rimedio. A tal fine verrà inviata, entro 8 giorni dalla consegna dei dosimetri e dei relativi fondi, una comunicazione contenente l’elenco dei valori (M/412/P13-C) che superano una soglia prestabilita (nel seguito per brevità chiamato superamenti). I superamenti saranno inviati al referente superamenti perE- Mail. I superamenti non comprendono le letture sui dosimetri consegnati in ritardo, ancorché superiori alla soglia. La soglia per tali comunicazioni è di 500 µSv per i dosimetri personali e provvisori, 4000 µSv per i dosimetri esterni al camice piombato, 5000 µSv per i dosimetri a bracciale, nessun limite per i dosimetri ambientali. È possibile attivare soglie differenti ed in questo caso deve pervenire alla Dosimetria una richiesta scritta da parte del referente letture dosimetriche.

7. Responsabilità

È cura della Dosimetria fornire per l’uso istruzioni dettagliate M/412/P13-F Istruzioni per il corretto uso del dosimetro L’Utente assicura il corretto uso dei dosimetri, seguendo le istruzioni fornite dalla Dosimetria.

Non è garantita l’affidabilità delle letture dosimetriche se non vi è osservanza delle istruzioni sul corretto uso di cui sopra, incluso il non corretto uso dei dosimetri di fondo e la consegna dei dosimetri oltre i tempi come previsto dal precedente punto 5.

8. Orario del servizio

La Dosimetria è aperta dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00, esclusi i giorni festivi.

9. Reclami e suggerimenti

Ogni disservizio può essere notificato alla Dosimetria per E-Mail o telefonicamente o attraverso apposita modulistica fornita dal Servizio se richiesto.

10. Corrispettivi

I corrispettivi per la lettura dosimetrica sono riportati nel tariffario. Dovranno essere corrisposti anche nel caso in cui i dosimetri non siano stati ritirati o utilizzati. Saranno inoltre addebitati i risarcimenti per i dosimetri che non sono stati restituiti entro sei mesi decorrenti dall'ultimo giorno utile per la consegna dello stesso alla Dosimetria, secondo quanto stabilito al precedente punto 5.

Scheda descrittiva delle caratteristiche tecniche e

gestionali del Servizio M/412/P12-B Ed. 1

Rev. 1

Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi - Sede legale: largo Brambilla, 3 - 50134 FIRENZE C.F. e P.I.: 04612750481 - tel. 055 794.111 (centralino)

[email protected] - [email protected] - www.aou-careggi.toscana.it

Monitoraggio Dosimetrico dei Lavoratori

Padiglione 64 – Largo G.A. Brambilla, 3 - 50134 FIRENZE- Tel 055 794 7906 - Fax 055 794 7611 E-Mail: [email protected]

Responsabile dott. Francesco Rossi

Dosimetri a petto Dosimetri a bracciale Rivelatore TLD del tipo Lif: Mg, Ti, cristalli di LiF drogati con Magnesio (circa 300

ppm) e Titanio (circa 15 ppm), noti con i nomi commerciali LiF100 o TLD100

Alloggiamento

2 cristalli sono inseriti in un alloggiamento di teflon a sua volta

racchiuso da un involucro di alluminio identificato da codice a

barre

Cristallo TLD unico privo di alloggiamento

Portadosimetro Contenitore di plastica che provvede a schermare uno dei due

rivelatori con 1,5 mm di alluminio Contenitore in plastica trasparente Sistema di lettura Lettore automatico Harshaw 6600 Lettore automatico Harshaw 5500

Sterilizzazione Non possibile A freddo in ossido di etilene Grandezza fisica oggetto della

misura

Hp(10) in mSv, su richiesta sono disponibili anche i valori di Hp(0,07), Hp(3), H*(10) e Ka

Hp(0,07) in mSv

Incertezza sul valore misurato 20% o ± 60 µSv

Soglia di rivelazione 60 µSv

Algoritmo di calcolo Fattore correttivo dipendente dal rapporto fra le risposte dei due

rivelatori

Fattore correttivo unico determinato come mediana delle

risposte alle diverse energie Risposta alla radiazione γ

nell’intervallo di energia 1,5 · 10¹ – 3,0 · 10⁷ keV 1,5 · 10¹ – 3,0 · 10² keV Risposta alla radiazione β

nell’intervallo di energia 6,0 · 10² – 3,0 · 10³ keV Risposta alla radiazione γ

nell’intervallo di dose 6,0 · 10^-2 – 1,0 · 10⁴ mSv Risposta alla radiazione β

nell’intervallo di dose 6,0 · 10^-2 – 1,0 · 10⁴ mSv

Riferibilità Centro LAT secondario

Periodicità delle tarature Trimestrali e verifica annuale della risposta energetica Type testing del sistema Effettuato nel 2003 in conformità alla norma CEI 45-51

Riconoscimento Non previsto in Italia

Sistema Qualità ISO 9001:2008

Accreditamento ISO 17025, Laboratorio di Prova n° 1591 (Accredia)

Circuiti interlaboratorio Interconfronti promossi da EURADOS – Partecipazione regolare dal 2010

INDIVIDUAZIONE DEI REFERENTI

Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi Largo G.A.Brambilla, 3 - 50134 FIRENZE C.F. e P.I. 04612750481

[email protected] - [email protected] www.aou-careggi.toscana.it

Direzione Sanitaria U.O.C. Fisica Sanitaria

Monitoraggio dosimetrico dei lavoratori Padiglione 64

Tel. 055 794.7906 - fax 055 794.7611 [email protected]

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La presente scheda serve a comunicare al Servizio di Dosimetria i nominativi e recapiti della persona o delle persone delegate alla gestione di ciascuno degli aspetti legati all’espletamento del servizio stesso.

Va firmata dal legale rappresentante dell’ente.

Ente: ______________________________________________________ Data ___________________

1 - Invio e ricezione dei dosimetri: Il referente assolve al compito di inviare alla Dosimetria i dosimetri usati e ricevere dalla Dosimetria quelli nuovi. Fa da riferimento per ogni problema o quesito relativo alle spedizioni. L’invio per posta è possibile solo per meno di 10 dosimetri.

Nome Cognome Indirizzo Mezzo di invio

(barrare)

Autista o corriere

Telefono E-Mail Fax

Posta ordinaria

2 - Variazioni della fornitura di dosimetri personali: Il referente assolve al compito di inviare alla Dosimetria le richieste di variazione della fornitura dei dosimetri ( utilizzare il modulo M/412/P12_E Variazione della fornitura di dosimetri) da trasmettere via e-mail.

Nome Cognome Indirizzo

Telefono E-Mail Fax

3 – Tabulato di accompagnamento: Assieme ad ogni invio di dosimetri viene inviata una distinta contenente l’elenco dei dosimetri stessi. La distinta può essere utile per far firmare ai lavoratori consegna e ritiro dei dosimetri stessi, o come riferimento per annotazioni successive.

Nome Cognome Indirizzo

Con i dosimetri

Telefono E-Mail Fax

Per E-Mail

4 – Dosimetri non restituiti: Il referente è la persona devoluta alla ricezione delle comunicazioni su eventuali dosimetri non restituiti alla Dosimetria per la lettura. Trascorsi 2 mesi senza che i dosimetri siano stati restituiti, non sarà effettuata la lettura.

L’invio delle comunicazioni dei “dosimetri non restituiti” avverrà per e-mail.

Nome Cognome Indirizzo

Telefono E-Mail Fax

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5 – Superamenti: Sono chiamati superamenti le letture dosimetriche elevate, cioè superiori alla soglia di attenzione e pertanto inviate in anticipo rispetto alle altre letture. L’invio dei superamenti avverrà per e-mail.

Nome Cognome Indirizzo

Telefono E-Mail Fax

6 – Letture dosimetriche: Sono chiamate letture dosimetriche i riepiloghi delle letture effettuate sui dosimetri di un dato periodo.

Vengono inviate per e-mail in formato PDF. Se si preferisce un altro formato selezionarlo nella tabella sottostante. Se si barra “altro”

occorrerà accordarsi telefonicamente sul tipo di formato desiderato.

Nome Cognome Indirizzo

Telefono E-Mail Fax

MS-Excel CSV

DB III Altro

7 – Riepiloghi semestrali: Riassunto semestrale delle letture dosimetriche. Comprende anche la lettura di eventuali dosimetri pervenuti in ritardo. Non viene inviato per dosimetri con periodicità quadrimestrale o semestrale.

Le comunicazioni dei riepiloghi semestrali saranno trasmesse per e-mail.

Nome Cognome Indirizzo Telefono Fax E-Mail

Le comunicazioni da parte del Servizio di Dosimetria avverranno via fax solo in caso di interruzione protratta del servizio di posta elettronica.

Timbro e firma del legale rappresentante dell’ente

_______________________________________

Allegato 2

“ATTO GIURIDICO” DI DEFINIZIONE DELLE RESPONSABILITA’ IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI, ai sensi dell’art. 28 paragrafo 3 del Regolamento UE n° 679 del 27 aprile 2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio (RGPD), a valere anche quale “istruzione documentata” di cui al medesimo articolo.

TRA

L’Azienda Ospedaliero-Universitaria Meyer con sede legale in Firenze – Viale Pieraccini, 24 codice fiscale/partita IVA 02175680423 in persona del legale rappresentante pro tempore Dr. Alberto Zanobini (di seguito AOU Meyer o “Titolare del trattamento”)

E

L'Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi, con sede legale in Firenze - Largo Brambilla 3, P.I.

04612750481 (di seguito anche “AOU Careggi” o “Responsabile del trattamento”), in persona del legale rappresentante pro tempore Dott. Rocco Donato Damone domiciliato per la carica presso l'Azienda Ospedaliera-Universitaria stessa

Congiuntamente indicate come le “Parti”

Premesso che:

- l’AOU Careggi deve effettuare trattamenti di dati personali per conto della AOU Meyer in riferimento alle attività inerenti il controllo dosimetrico individuale dei lavoratori esposti a radiazioni esterne di cui al contratto per la a fornitura del Servizio di dosimetria personale;

- l’AOU Meyer svolgerebbe il ruolo di Titolare del trattamento di cui all’art. 4 paragrafo 7 del Regolamento generale 2016/679/UE relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati … (di seguito: RGPD), stabilendo autonomamente le finalità, le modalità ed i mezzi del trattamento;

- l’AOU Careggi svolgerebbe il ruolo di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 4 paragrafo 8 e dell’art. 28 del RGPD;

- l’AOU Careggi è in possesso dei necessari requisiti di conoscenza specialistica, affidabilità e risorse tali da fornire sufficienti garanzie per mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti della normativa vigente e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato;

- l’art. 28 del RGPD che i trattamenti svolti da parte del Responsabile del trattamento per conto del Titolare siano disciplinati da un contratto o altro atto giuridico vincolante per il Responsabile e che individui la materia del trattamento, la durata, la natura e la finalità, il tipo di dati personali trattati e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del Titolare del trattamento;

- con la sottoscrizione del presente documento secondo quanto disposto dall’art. 28 del RGPD, le Parti intendono regolare i reciproci rapporti in relazione al trattamento dei dati personali effettuato dall’AOU Careggi per conto della AOU Meyer;

tutto ciò premesso, alla luce di quanto precede, le Parti convengono e stipulano quanto segue:

ART. 1

(Oggetto, finalità e durata del trattamento)

Con la sottoscrizione del presente atto la AOU Meyer individua l’AOU Careggi quale Responsabile del trattamento con l’incarico di effettuare le operazioni di trattamento sui dati personali di cui entra in possesso od a cui ha comunque accesso, nell’esecuzione delle attività specificate in premessa.

L’AOU Careggi con la sottoscrizione del presente atto, conferma la diretta e approfondita conoscenza degli obblighi che assume in relazione alla disposizioni normative e si impegna a procedere al trattamento dei dati personali attenendosi alle istruzioni ricevute dal Titolare attraverso la presente nomina.

L’AOU Careggi prende atto che l’incarico di effettuare le operazioni di trattamento dei dati personali quale Responsabile del trattamento è affidato in quanto il suo profilo è stato ritenuto idoneo a soddisfare i requisiti di conoscenza specialistica, affidabilità e risorse tali da fornire sufficienti garanzie per mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate, in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti della normativa vigente e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato.

Qualsiasi mutamento di tali requisiti che possa determinare incertezze sul mantenimento dei requisiti stessi, deve essere comunicato al Titolare che può esercitare in piena autonomia e libertà di valutazione il diritto di recesso, senza penali o oneri a proprio carico.

Il presente atto di nomina ha validità per il tempo necessario ad eseguire le attività affidate al responsabile, e si considera venuto meno al termine delle attività stesse o qualora venga meno il rapporto con il Titolare.

L’AOU Careggi per l’espletamento delle operazioni affidategli, tratta i seguenti tipi di dati:

X dati personali, di cui all’art. 4 n. 1 del RGPD;

- dati rientranti nelle categorie “particolari” di dati personali (dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute, alla vita sessuale, all'orientamento sessuale della persona) di cui all’art. 9 del RGPD;

- dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza di cui all’art. 10 RGPD

L’AOU Careggi per l’espletamento delle operazioni affidategli, tratta dati riferiti alle seguenti tipologie di interessati:

- assistiti

- familiari degli assistiti

X dipendenti e collaboratori (ovvero personale non dipendente che opera, a diverso titolo, in Azienda)

- altre categorie -

L’AOU Careggi per l’espletamento delle operazioni affidategli, effettua trattamenti della seguente natura:

X informatico - cartaceo

ART. 2

(Obblighi del Responsabile e modalità di trattamento)

Il Responsabile del trattamento, relativamente ai dati personali oggetto di trattamento, ha l’obbligo di attenersi alle istruzioni di seguito riportate e a quelle ulteriori impartite dal Titolare mediante

Il Responsabile del trattamento, relativamente ai dati personali oggetto di trattamento, è tenuto a:

- organizzare, gestire e supervisionare tutte le operazioni di trattamento di competenza attenendosi ai principi generali e alle disposizioni della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, ovvero, assicurare che i dati personali oggetto del trattamento siano:

 trattati in modo lecito e secondo correttezza;

 raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; a tale riguardo, l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi dovrà essere ridotta al minimo, in modo da escludere il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante dati anonimi, ovvero adottando modalità che permettano di identificare gli interessati solo in caso di necessità;

 esatti e, se necessario, aggiornati;

 pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento;

- effettuare il trattamento dei dati con logiche e modalità strettamente ed esclusivamente correlate alle finalità di cui all’art. 1, per il tempo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità connesse, garantendo il pieno rispetto delle istruzioni ricevute;

- informare immediatamente l’Azienda qualora, a suo parere, l’applicazione di una sua istruzione possa violare, nel concreto contesto operativo, le disposizioni in materia di protezione dei dati personali;

- tenere il Registro delle attività di trattamento, ex art. 30 par. 2 del RGPD;

- conservare e custodire con diligenza, prudenza e perizia i dati personali oggetto del trattamento;

- sono fatti salvi eventuali obblighi di conservazione previsti dalla normativa, obblighi che il Responsabile è tenuto a motivare impegnandosi a non compiere sui dati conservati, e a non consentire ai propri sub-Responsabili, operazioni di trattamento per qualsivoglia ulteriore finalità.

- cancellare, in caso di cessazione dell’accordo in essere tra le Parti, qualsiasi dato personale, su qualsiasi supporto, di cui sia entrato in possesso, senza che alcun dato possa essere direttamente o indirettamente detenuto;

- mantenere riservati, non comunicare e diffondere a terzi i dati personali e le informazioni di cui è venuto a conoscenza per effetto del trattamento;

- non utilizzare i dati personali e le informazioni, anche se in forma anonimizzata o pseudonimizzata, comprese le eventuali elaborazioni realizzate su disposizione dell’Azienda;

- assistere il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi relativi alla sicurezza del trattamento, alla notifica di una violazione dei dati personali all’Autorità di controllo (vedi art. 9), alla comunicazione di una violazione di dati personali all’interessato (vedi art. 9), alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali (vedi art. 11), alla consultazione preventiva dell’Autorità di controllo ove normativamente previsto;

- attenersi alle specifiche disposizioni previste per il trasferimento di dati all’estero, qualora necessario (vedi art. 4), ed a non effettuare in alcun caso operazioni di diffusione dei dati stessi;

- mettere a disposizione del Titolare del trattamento tutte le informazioni e i documenti necessari a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dalla vigente normativa per il Responsabile del trattamento dati;

- assistere il Titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l’obbligo del Titolare di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato previsti dagli artt. 15-19 e 21 del RGPD;

qualora il Responsabile riceva richieste da parte di interessati finalizzate all’esercizio dei propri diritti, esso dovrà:

-

 darne tempestiva comunicazione al Titolare con comunicazione di posta elettronica certificata allegando copia delle richieste;

 coordinarsi, ove necessario e per quanto di propria competenza, con le funzioni aziendali designate dal Titolare per gestire le relazioni con gli interessati;

 assistere e supportare il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate al fine di soddisfare l’obbligo del Titolare del trattamento di dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, negli ambiti e nel contesto del ruolo in cui opera il Responsabile del trattamento.

ART. 3

(Soggetti autorizzati al trattamento dei dati) Il Responsabile del trattamento si impegna:

- a individuare formalmente quali soggetti autorizzati al trattamento coloro che, a qualunque titolo, devono compiere per suo conto operazioni del trattamento e/o attuare compiti relativi alla protezione e alla libera circolazione dei dati limitando l’accesso e il trattamento ai soli dati necessari per lo svolgimento delle attività consentite rispetto alle mansioni svolte;

- a impartire per iscritto ai soggetti autorizzati, appropriate e complete istruzioni su come svolgere correttamente ed in modo lecito il trattamento,

- a vigilare regolarmente sulla puntuale osservanza delle istruzioni impartite da parte dei soggetti autorizzati, anche mediante verifiche periodiche;

- a curare la formazione specifica in materia di protezione dei dati personali dei soggetti autorizzati che operano sotto la sua responsabilità;

- a garantire che i propri dipendenti e/o collaboratori che operano a vario titolo nell’ambito del rapporto in essere con l’ Azienda, siano dotati di esperienza, capacità e affidabilità con riferimento alla gestione dei sistemi informatici in particolare per quanto attiene alle misure di sicurezza previste dalla normativa in materia di protezione dei dati..

ART.4

(Responsabile della Protezione dei Dati)

Il Responsabile– ove tale obbligo si applichi anche al Responsabile stesso in base alle disposizioni dell’art. 37 del RGPD – si impegna a nominare e comunicare al Titolare il nominativo e i dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati.

ART.5

(Trasferimento verso paesi terzi o organizzazioni internazionali)

Il Responsabile si impegna a circoscrivere gli ambiti di circolazione e trattamento dei dati personali (es. memorizzazione, archiviazione, conservazione dei dati sui propri server) ai Paesi facenti parte dell’Unione Europea, con espresso divieto di trasferirli in Paesi extra UE che non garantiscano (o in assenza di) un livello adeguato di tutela, ovvero, in assenza di strumenti di tutela previsti dal Regolamento UE 2016/679 (Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea, clausole contrattuali modello, consenso degli interessati, ecc.).

Il Responsabile pertanto non dovrà trasferire o effettuare il trattamento dei dati personali del Titolare del trattamento al di fuori dell’Unione Europea per nessuna ragione, in assenza di autorizzazione scritta da parte del Titolare.

Qualora, in corso di esecuzione del Contratto, il Titolare rilasci tale autorizzazione e venga pertanto effettuato un trasferimento di dati personali del Titolare del trattamento al di fuori dell’Unione Europea, tale trasferimento dovrà rispettare le previsioni di cui al Regolamento UE 2016/679.

Resta inteso fra le Parti che il Responsabile dovrà garantire che i metodi di trasferimento impiegati, anche in conformità alle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ed ai presupposti indicati nella medesima decisione, consentano il mantenimento di costanti e documentabili standard di validità per tutta la durata del presente atto di nomina.

Il Responsabile è obbligato a comunicare immediatamente al Titolare il verificarsi delle seguenti fattispecie:

- mancato rispetto delle clausole contrattuali standard di cui sopra;

ART.6

(Misure di sicurezza)

Con riguardo alle misure di sicurezza da osservare nel trattamento dei dati e allo scopo di ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale dei dati, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità ivi previste, il Responsabile del trattamento si impegna:

- ad adottare adeguate ed idonee misure tecniche ed organizzative previste dalla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati personali ed ogni altra previsione derivante dall’Autorità di controllo e dal Comitato Europeo per la protezione dei dati, curandone il rispetto e l’applicazione da parte degli autorizzati al trattamento, effettuando, altresì controlli sull’operato dei medesimi;

- a verificare periodicamente e, ove necessario, ad adeguare le misure di sicurezza con riferimento all’analisi dei rischi aziendali, all’evolversi della normativa e al progredire dello sviluppo tecnologico;

- a garantire le evidenze e la documentazione comprovanti l’adozione delle misure tecniche ed organizzative idonee.

ART.7 (Controlli)

Il Responsabile si impegna a consentire al Titolare la verifica del rispetto del presente atto di nomina.

Il Responsabile si impegna a supervisionare e controllare direttamente i soggetti da esso designati per le operazioni di trattamento.

Il Responsabile riconosce al Titolare il diritto di effettuare controlli relativamente alle operazioni aventi ad oggetto il Trattamento dei dati personali ed a tal fine il Titolare, ove lo reputi opportuno, potrà disporre verifiche a campione o attività di audit avvalendosi di personale espressamente incaricato a tale scopo.

Il Responsabile si impegna a mettere a disposizione in qualunque momento e dietro richiesta del Titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui alla presente nomina e a contribuire alle attività di controllo, comprese eventuali ispezioni realizzate dal Titolare del Trattamento o altro soggetto incaricato. Tutti i controlli potranno essere effettuati periodicamente in base a metodologie concordate tra le Parti.

ART.8

(Nomina dei sub Responsabili del trattamento)

Il Responsabile del trattamento è autorizzato a ricorrere, ai sensi di quanto previsto dall’art. 28 par.

4 del RGPD, ad altro soggetto (di seguito sub Responsabile del trattamento) per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto del Titolare, disciplinando il rapporto con atto giuridico o contratto teso a circoscrivere i rispettivi ambiti di responsabilità e facendo sottoscrivere al sub Responsabile le medesime condizioni applicate nel presente atto di nomina adottando nei confronti dello stesso gli stessi obblighi in materia di protezione di dati personali già in capo al Responsabile del trattamento e derivanti dalla sottoscrizione del presente atto di nomina.

Il Responsabile del trattamento dovrà assicurare che il sub Responsabile del trattamento offra garanzie sufficienti di affidabilità e riservatezza e metta in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del RGPD e che restituisca [ovvero cancelli] i dati personali oggetto dei trattamenti e le eventuali copie al termine della prestazione del servizio.

Il sub Responsabile del trattamento potrà trattare i dati personali nella misura in cui il trattamento sia strettamente necessario per l’esecuzione del Contratto in essere tra le Parti ed in ogni caso nel rispetto del presente atto di nomina, restando inteso tra le Parti che il sub Responsabile sarà inoltre obbligato al rispetto delle limitazioni cui il Fornitore è tenuto.

Qualora l’eventuale sub Responsabile, esecutore del trattamento, ometta di adempiere ai propri obblighi in materia di protezione dei dati personali, il Responsabile dichiara espressamente e garantisce di mantenere l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi di tale soggetto.

Il Responsabile del trattamento dovrà trasmettere all’Azienda la denominazione del sub Responsabile del trattamento, nonché di ogni altra modifica riguardante l’aggiunta o la sostituzione con altri sub Responsabili del trattamento, dando al Titolare la possibilità di opporsi.

ART.9 (Responsabilità)

Il Responsabile del trattamento risponde per il danno causato dal trattamento se non ha adempiuto agli obblighi del RGPD specificatamente diretti al responsabile del trattamento, o ha agito in modo difforme o contrario rispetto alle istruzioni offerte dal Titolare.

Il Responsabile del trattamento si obbliga a tenere manlevata ed indenne il Titolare da ogni responsabilità o danno, anche nei confronti di terzi, e da qualunque somma che il Responsabile del trattamento dovesse essere condannato a pagare, derivante direttamente o indirettamente da fatti attivi o omissivi ad esso imputabili esclusivamente, commessi anche dai dipendenti e/o collaboratori che operano a vario titolo come autorizzati al trattamento dei dati, ivi inclusi i danni derivanti dalla perdita, sottrazione, deterioramento e/o distruzione dei dati trattati.

Il Responsabile del trattamento conserva nei confronti del Titolare l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi del sub Responsabile del trattamento, qualora quest’ultimo ometta di adempiere agli obblighi in materia di protezione dei dati disciplinati nel RGPD o nel presente atto.

ART. 10

(Violazione dei dati personali c.d. data breach)

In eventuali casi di violazione dei dati personali consistenti nella violazione di sicurezza che comporti accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati e tali da mettere a rischio i diritti e le libertà degli individui i cui dati personali sono trattati dal Responsabile per conto del Titolare del trattamento, il Responsabile deve:

- informare il Titolare, con comunicazione da inviarsi all’indirizzo PEC dello stesso, , tempestivamente e in ogni caso non oltre le 24 ore dalla scoperta dell’evento, di essere venuto a conoscenza di una violazione allegando alla comunicazione la scheda evento (allegato 1. al presente atto) ) recante le seguenti dettagliate informazioni):

 la natura della violazione dei dati personali, compresi, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati in questione, nonché le categorie e il numero approssimativo di registrazioni dei dati personali in questione;

 il nome e i dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati o di altro punto di contatto presso il Responsabile da cui ottenere maggiori informazioni;

 le probabili conseguenze della violazione dei dati personali;

 le misure adottate per mitigare i rischi;

- fornire ove possibile assistenza al Titolare del trattamento per far fronte alla violazione e alle sue conseguenze soprattutto in capo agli interessati coinvolti;

- attivarsi per mitigare, ove possibile, gli effetti delle violazioni proponendo tempestive azioni correttive al Titolare ed attuando tempestivamente tutte le azioni correttive approvate e/o richieste dal Titolare stesso.

ART. 11

(Valutazione di impatto sulla protezione dei dati)

Con riferimento agli artt. 35 e 36 del RGPD, il Responsabile si impegna, su richiesta, ad assistere il Titolare nelle attività necessarie all’assolvimento degli obblighi previsti dai succitati articoli, sulle base delle informazioni in proprio possesso, in ragione dei trattamenti svolti in qualità di Responsabile del