IOP UTA 1.0 Eros Cimolai 01/04/2011 Bozza. IOP UTA 2.0 Eros Cimolai Elio Panegai 11/03/2011 Prima versione

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IOP-UTA

Utilizzo Telefonia Aziendale

REVISIONI

Cod. Ver. Author Verified Date Notes

IOP UTA 1.0 Eros Cimolai 01/04/2011 Bozza

IOP UTA 2.0 Eros Cimolai Elio Panegai 11/03/2011 Prima versione

IOP UTA 3.0 Eros Cimolai Elio Panegai 22/06/2013 Revisione generale

IOP UTA 4.0 Elio Panegai 10/01/2014 Revisione su base nuovo contratto Wind

IOP UTA 5.0 Elio Panegai 15/02/2014 Revisione su base nuovo contratto Wind

IOP UTA 6.0 Elio Panegai 16/04/2020 Revisione su basi nuovo contratto Vodafone

IOP UTA 7.0 Elio Panegai 20/05/2020 Revisione generale

IOP UTA 8.0 Elio Panegai 26/11/2020 Revisione generale

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I N D I C E

1. Scopo ... 3

2. Applicabilità ... 3

3. Premessa ... 3

4. Riferimenti ... 3

5. Privacy ... 3

6. Linee guida per l’utilizzo della telefonia ... 4

6.1. Chiamate dall’Italia ... 4

6.1.1. CONTENIMENTO DEI COSTI ... 5

6.2 Estero ... 7

6.2.1.CONTENIMENTO DEI COSTI ... 7

6.3 Internet ... 9

6.3.1.CONTENIMENTO DEI COSTI ... 9

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2. APPLICABILITÀ

La presente Istruzione Operativa si applica all’utilizzo di tutte le risorse telefoniche aziendali relative sia a telefonia fissa che mobile.

3. PREMESSA

L’utilizzo delle risorse telefoniche aziendali deve ispirarsi al principio della diligenza e correttezza, comportamenti che normalmente si adottano nell’ambito di un rapporto di lavoro. In particolare le risorse telefoniche devono essere utilizzate in modo responsabile e parsimonioso in modo da ridurre il costi sostenuti dall’azienda.

Le risorse telefoniche aziendali vanno utilizzate nel pieno rispetto della salute e della sicurezza delle persone, delle cose e dell’ambiente adottando tutti gli accorgimenti necessari (auricolari, vivavoce ecc).

4. RIFERIMENTI

La presente Istruzione Operativa è collegata ai documenti di sistema riportati di seguito:

- Regolamento per l'uso degli strumenti aziendali

I documenti sono disponibili nella bacheca elettronica aziendale https://cimolaiholding.sharepoint.com/

5. PRIVACY

L’azienda acquisisce dal gestore della telefonia informazioni sul tipo di traffico, sul costo e sulla durata delle conversazioni telefoniche.

Non può essere controllato il contenuto delle conversazioni telefoniche.

Quando possibile, l’azienda invia ai dipendenti ai quali è assegnata un utenza mobile un riepilogo del traffico generato. I dati relativi a tale traffico vengono ricavati dalle informazioni messe a disposizione dal gestore telefonico secondo le modalità di emissione e raccolta dati dello stesso. Il servizio può essere sospeso in presenza di assenza di informazioni dal fornitore.

Rimangono valide tutte le normative inerenti al GDPR adottate dall’azienda.

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6. LINEE GUIDA PER L’UTILIZZO DELLA TELEFONIA

6.1. Chiamate dall’Italia

I principali operatori utilizzati dall’azienda sono: Wind per la telefonia fissa e Vodafone per la telefonia mobile.

Per l’Italia di seguito il dettaglio telefonate a costo zero:

- Chiamate effettuate da Cellulare Aziendale Vodafone verso Cellulare Aziendale Vodafone

Linea fissa Aziendale (tutte le sedi Italiane)

- Chiamate effettuate da linea fissa Aziendale Wind (tutte le sedi Italiane) verso Linea fissa Aziendale Wind

Linea fissa estera ZM Svizzera +41244684646

Per le linee fisse le chiamate verso l’esterno hanno il seguente tariffario:

Da A € / min

Fisso Aziendale Fisso nazionale 0,012

Fisso Aziendale Cellulari (operatori nazionali) 0,082

Si sottolinea che telefonando da linea fissa a cellulari aziendali Vodafone la chiamata è a pagamento come da tabella precedente.

Per le numerazioni mobile in base al profilo assegnato si hanno le seguenti soglie/tariffario:

Profili Vodafone:

- Europe

Servizi inclusi Allowance

Voce Intranet Illimitato

MMS Nazionali 0,5€

MMS ITA + EU + Internazionali vs EU 4,00€

- World

Servizi inclusi Allowance

Voce ITA + EU + Internazionali vs EU Illimitati Min SMS ITA + EU + Internazionali vs EU Illimitati SMS Voce internazionale vs Extra EU 10 Min SMS Internazionali vs Extra EU 2.4 SMS

Voce Roaming OUT Extra EU 2.1 Min

Voce Roaming IN Extra EU 2.1 Min

SMS Roaming Extra EU 0.24 SMS

Data ITA + EU 3,5 GB

Data International Roaming Extra UE 15 MB

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Pag. 5 a 10 Tutte le SIM aziendali legate ad uno specifico profilo concorrono a creare un “basket aziendale” da tutti utilizzabile rendendo quindi la disponibilità complessiva dei servizi di telefonia estremamente ampia. Le singole soglie non sono quindi limitanti o bloccanti, si ricorda però che esse sono state individuate sulla base dell’analisi dei consumi aziendali medi opportunamente ampliati in base alle previsioni di crescita dell’uso dei servizi.

Si rammenta quindi di fare sempre un utilizzo disciplinato del servizio nel rispetto dei regolamenti aziendali e finalizzato agli scopi lavorativi.

Traffico dati Internet

Per tutelare l’utilizzo dei dati ogni SIM riceverà un SMS esclusivamente informativo al raggiungimento di 2GB di traffico nel periodo di ricarica (un mese). Questo SMS è da considerarsi solo come avviso e non inibirà la navigazione, in quanto il traffico disponibile totale (basket aziendale) viene condiviso con tutti gli utilizzatori, per tale motivo è molto importante che in seguito al raggiungimento di tale soglia si cerchi, compatibilmente con le esigenze lavorative, di ridurre l’utilizzo del traffico dati.

Si ricorda che le chiamate tra utenti dei servizi Teams, Skype, WhatsApp ecc. sono gratuite, quindi in presenza di una rete dati cablata o WiFi è raccomandato l’uso di tali servizi.

Per tutte le chiamate verso telefonia fissa e mobile appartenenti a paesi Extra UE (ad esclusione delle numerazioni del precedentemente indicate) vanno utilizzati Teams, Skype, WhatsApp o servizi analoghi ove applicabili.

Note:

• Per installare WhatsApp su uno smartphone è sufficiente installarlo dal relativo store come qualsiasi altra app del cellulare.

• Per utilizzare Teams, Skype, WhatsApp e simili sia il chiamante che il ricevente devono disporre di tale servizio. I servizi vanno utilizzati quando si ha a disposizione una rete dati o WiFi.

6.1.1. CONTENIMENTO DEI COSTI

Vademecum per il contenimento dei costi chiamando e ricevendo dall’Italia:

Chiamare dall’Italia in

Soluzione maggiormente economica Costi di Roaming

Italia Vodafone o Teams, WhatsApp e simili No

Unione Europea Teams, WhatsApp e simili o Vodafone No

Extra UE Teams, WhatsApp e simili No

Ricevere in Italia

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Pag. 6 a 10 Le chiamate ricevute nel territorio Italiano sono sempre gratuite indipendentemente dal gestore o paese del chiamante.

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Pag. 7 a 10 sia chiamando sia ricevendo comunicazioni.

Si ricorda che le chiamate tra utenti dei servizi Teams, Skype, WhatsApp ecc. sono gratuite, quindi in presenza di una rete dati cablata o WiFi è raccomandato l’uso di tali servizi.

SI ricorda quindi di:

• Verificare sempre la presenza di reti WiFi e la possibilità di utilizzare servizi quali Teams, Skype, WhatsApp e simili.

• Nel caso di trasferte per lunghi periodi o, brevi ma frequenti, in paesi Extra UE si raccomanda di munirsi di una SIM fornita da un gestore del paese ospitante al fine di non pagare i costi di roaming nelle telefonate normali.

• Nel caso di trasferte brevi ma ricorrenti, ad esempio per specifiche commesse, presso paesi Extra UE:

informando con almeno dieci giorni d’anticipo i Sistemi Informativi c’è la possibilità di verificare con il gestore telefonico eventuali tariffari dedicati per i paesi di destinazione. È molto importante specificare anche i periodi temporali soggetti a tali trasferte.

6.2.1.CONTENIMENTO DEI COSTI

Vademecum per il contenimento dei costi chiamando e ricevendo dall’Estero:

Chiamare da UE in

Italia Teams, Skype, WhatsApp e simili

No se usa SIM aziendale.

No se si usa SIM di operatore locale

Unione Europea Teams, Skype, WhatsApp e simili

Extra UE

Teams, Skype, WhatsApp e simili o SIM di operatore locale

Si se usa SIM aziendale.

Si se si usa SIM di operatore locale

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Ricevere in UE da

Italia

Unione Europea

Extra UE

Chiamare da EXTRA UE in

Italia Teams, Skype, WhatsApp e simili

Unione Europea Teams, Skype, WhatsApp e simili

Extra UE

Ricevere EXTRA UE da

Italia

Unione Europea

Extra UE

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6.3 Internet

Gli Smartphone vanno utilizzati ai soli scopi aziendali per la consultazione di: e-mail, pagine Web, Teams, Skype, WhatsApp o servizi simili.

Sia in Italia che all’Estero Utilizzare sempre le reti dati o WiFi ove disponibili.

Tutti gli Smartphone aziendali con operatore Vodafone attingono ad un contratto quadro valido per l’Unione Europea e per una piccola quota in paesi Extra UE.

A scopo di avviso all’avvenuto superamento della soglia 2 GB/Mese in UE l’operatore telefonico invia un sms informativo all’utilizzatore; l’avviso è solamente un dato informativo e non bloccherà in nessun modo l’operatività della SIM.

In zone Extra UE è consigliato disabilitare il traffico dati.

Importante:

• Con numerazione aziendale Vodafone attivare il traffico dati solo all’occorrenza e solamente in UE o USA.

• Nell’uso di Teams, Skype, WhatsApp e simili e preferibile effettuare solo chiamate audio e non videochiamate.

• Info: L’occupazione di banda di una conversazione tramite Teams, Skype o WhatsApp è di circa 540 KB al minuto che equivale a 32400KB per una chiamata di un’ora.

6.3.1.CONTENIMENTO DEI COSTI

Vademecum per il contenimento dei costi nell’uso di Internet. Utilizzare sempre le reti dati o WiFi ove disponibili.

Traffico Internet in

Soluzione maggiormente

economica Costi di Roaming

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Pag. 10 a 10 Italia e UE

WiFi ove possibile. Le SIM aziendali attingono a un traffico gestito con

contrato quadro. No

Extra

WiFi sempre, ove possibile. In alternativa raccomandato l’uso di SIM di operatori locali in caso di permanenze lunghe o brevi ma frequenti.

No se si usa SIM di operatori locali