INVITO CLIENTI A EVENTI TECNICO SCIENTIFICI ORGANIZZATI DA STRUTTURE ESTERNE E
SPONSORIZZATO DALLE AZIENDE
1.1 SCOPO
Scopo della presente procedura è regolamentare le attività svolte per invitare i Clienti (Pubblici o Privati) alla partecipazione ad Eventi tenuti sponsorizzati dall’impresa.
Al fine di prevenire possibili situazioni d’incompatibilità dovute all’instaurazione di rapporti tra l’Amministrazione Pubblica o Privata e Impresa, la presente procedura si ispira al rispetto delle disposizioni legislative e ai requisiti di trasparenza e di correttezza espressi nel Codice Etico.
1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica nel caso l’Impresa intenda invitare un proprio Cliente acquisito o potenziale ad un Evento Tecnico-Scientifico sponsorizzato dalla medesima Impresa.
UNI EN ISO 9001:2000 Punto 7. 5
D.L n° 269 del 30 settembre 2003 s.m.i. Disposizioni urgenti per favorire lo sviluppo e per la correzione dell’andamento dei conti pubblici - art.48 comma 25 sul conflitto di interessi negli eventi ECM.
D.L n° 165 del 30 marzo 2001 s.m.i. Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche - art. 53 sulla gestione degli incontri tecnici, scientifici e culturali, per tutti coloro che non appartengono al comparto farmaceutico.
D.Lgs n° 196 del 30 giugno 2003 s.m.i. “Codice in materia di protezione dei dati personali”
La presente Procedura recepisce, inoltre:
- le indicazioni contenute nella “Guida Pratica n° 11 - febbraio 2005 - I rapporti dell’impresa con gli operatori della Sanità pubblica: convegni, congressi, consulenza, omaggi” emessa dal Centro Studi di Assobiomedica.
- i principi espressi nel Codice Etico di Assobiomedica “Rapporti con i professionisti del settore sanitario e con la pubblica amministrazione”
Ai fini della presente procedura si riportano le seguenti definizioni:
Cliente: strutture sanitarie (ad es. Ospedali, Cliniche, ASL) oppure Strutture Universitarie, Laboratori di Analisi, Industrie Farmaceutiche etc..
Impresa: con il termine “Impresa” si intende l’Azienda interessata ad invitare un Cliente ad un evento esterno sponsorizzato dalla stessa.
Evento: in questa procedura sarà utilizzata la parola “Evento” per definire tutte le iniziative di natura strettamente tecnico-scientifica organizzati da Enti Pubblici o Privati come Società Scientifiche, Agenzie organizzative accreditate, Istituti, Università, Provider di formazione, ecc
Gli Eventi a cui si fa riferimento devono preferibilmente essere accreditati ECM (evidente dimostrazione di contenuti tecnico-scientifici).
Per Eventi si intendono: Convegni, Congressi, Seminari, Corsi di formazione, Workshop, etc.
ECM: l’ Educazione Continua in Medicina comprende l’insieme di attività educative che servono a mantenere e sviluppare le conoscenze, le competenze e le performance professionali degli Operatori pubblici e privati.
Le attività che si inquadrano in questo ambito devono essere accreditate presso il Ministero della Salute a livello centrale o regionale a cura di un Provider di Formazione (che non può essere un’impresa).
Provider di Formazione ECM: Struttura in grado di garantire l’organizzazione di attività formativa con disponibilità di una sede propria, di idonea strumentazione per la fornitura di servizi in questo settore, di personale proprio con compiti di segreteria e amministrazione, di contabilità deliberata annualmente secondo le norme vigenti e di adeguata disponibilità finanziaria in rapporto all’entità dell’impegno educativo che il Provider stesso ha programmato.
Possono essere Provider di Formazione ECM soggetti accreditati presso il Ministero della Salute, come ad esempio: Società Scientifiche, Agenzie Organizzative, Istituti Universitari, Aziende Ospedaliere, USL, Uffici di Formazione, etc.
PUNTI DI ATTENZIONE
La semplice partecipazione ad un Evento, in assenza di alcun emolumento né vantaggio, di un dipendente di un Ente Pubblico o Privato non deve soggiacere ad autorizzazione ma solo alla comunicazione all’Amministrazione dell’Ente dell’intenzione da parete dell’Impresa.
L’invito non deve essere fatto ad una specifica persona ma ad uno o più operatori appartenenti all’Ente.
4.1 RICHIESTA INTERNA
I requisiti minimi per potere attivare una richiesta interna sono:
- L’Impresa deve essere Sponsor dell’Evento;
- Non devono esserci in corso trattative con l’Ente;
- L’Evento deve essere a carattere strettamente Tecnico-Scientifico;
- Deve esserci copertura di budget.
Per le eventuali spese di viaggio e soggiorno occorre accertare che vengano rispettati i seguenti requisiti:
• Gli aspetti turistico-ricreativi non devono prevalere su quelli tecnico-scientifici. Pertanto le spese di viaggio e soggiorno non possono essere estese ad un lasso di tempo eccedente le 24 ore, precedenti l’inizio e/o la fine dell’Evento.
• Le spese di viaggio e soggiorno non sono estensibili agli accompagnatori degli invitati
• I viaggi aerei devono essere esclusivamente in classe economica
• Le spese sostenute devono essere esclusivamente subordinate alla durata e funzionali allo scopo formativo/informativo dell’evento (es. non sono possibili concerti, spettacoli, programmi sociali, ecc.) La richiesta scritta (anche via mail) deve essere corredata dei seguenti dati:
• Descrizione dell’Evento
• Cognome e Nome del Capo Servizio (es. Primario) e del legale rappresentante dell’ENTE.
- in ambito ospedaliero: Dir Generale, Dir Amministrativo, Dir Sanitario - in ambito universitario: Capo Istituto
- in ambito sanità privata: Dirigente con funzioni di rappresentanza legale, Proprietario
• Indirizzo completo di riferimenti telefonici 4.2 INVIO LETTERA DI INVITO AL CLIENTE
La Lettera deve sempre essere indirizzata al rappresentante legale dell’Ente di appartenenza dell’operatore che si intende invitare.
La lettera non deve contenere un nome specifico ma semplicemente l’indicazione del numero di operatori, la funzione e il reparto di appartenenza richiesto. Sarà l’Ente che indicherà il nominativo da invitare in accordo con il caposervizio del Reparto.
Check list dei contenuti della lettera:
Oggetto: invito in qualità di partecipante (specificare i riferimenti Convegno) Luogo, data e durata
Funzione della persona e Reparto di appartenenza che si intende invitare Specificazione di cosa viene rimborsato (iscrizione, viaggio, alloggio) Richiesta di risposta da parte dell’Ente (non la richiesta di autorizzazione)
Programma Evento (in allegato quando disponibile, oppure eventuali riferimenti Web) Firma della Direzione Generale
INVITO IN QUALITÀ DI RELATORE/MODERATORE
L’impresa non può invitare Relatori né Moderatori ad Eventi scientifici accreditati ECM.
A tal proposito, il decreto legge 30 settembre 2003, n. 269, stabilisce, all’art. 48, comma 25, che “la procedura di attribuzione dei crediti ECM deve prevedere la dichiarazione dell’eventuale conflitto di interessi da parte dei relatori e degli organizzatori degli eventi formativi”.
L’Impresa può, quindi, invitare Relatori e Moderatori solo ad Eventi NON accreditati (esempio: corsi Agenti di vendita, workshop commerciali, presentazioni di prodotto, ecc.)
Si distinguono due casi:
1. Invito senza emolumento
Indispensabile l’invio di una lettera ufficiale d’invito indirizzata al rappresentante legale dell’Ente di appartenenza dell’operatore che si intende invitare.
Check list dei contenuti della lettera:
Oggetto: invito in qualità di Relatore/Moderatore Luogo, data e durata
Nome della persona invitata
Argomento dell’intervento del Relatore
Specificazione di cosa viene rimborsato (iscrizione, viaggio, alloggio) Richiesta di autorizzazione
Programma dell’Evento (in allegato)
Firma della Direzione Generale, Dir Mktg, Dir Vendite.
2. Invito con emolumento
Questo caso rientra nella Procedura Consulenze.
