1 CITTA’ DI SALSOMAGGIORE TERME
M M A A N N U U A A L L E E P P E E R R L L A A G G E E S S T T I I O O N N E E D D E E L L
P P R R O O T T O O C C O O L L L L O O
I I N N F F O O R R M M A A T T I I C C O O , , D D E E I I
F F L L U U S S S S I I D D O O C C U U M M E E N N T T A A L L I I E E D D E E G G L L I I A A R R C C H H I I V V I I
Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n.164 del 10.11.2020
2
SOMMARIO
SOMMARIO ... 2
SEZIONE I AMBITO DI APPLICAZIONE E DISPOSIZIONI GENERALI ... 4
Articolo 1 - Ambito di applicazione e disposizioni generali ... 4
Articolo 2 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti ... 5
TITOLO I PROTOCOLLO INFORMATICO ... 5
SEZIONE II PRODUZIONE DEI DOCUMENTI ... 5
Articolo 3 - Unicità del protocollo informatico ... 6
Articolo 4 - Regole generali e contenuti minimi ... 6
Articolo 5 - Formato dei documenti digitali ... 7
Articolo 6 - Sottoscrizione dei documenti digitali ... 7
Articolo 7 - Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti ... 7
Articolo 8 - Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti ... 9
SEZIONE III RICEZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI ... 9
Articolo 9 - Ricezione dei documenti ... 9
Articolo 10 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo ... 10
Articolo 11 - Trasmissione dei documenti su supporto cartaceo ... 10
SEZIONE IV REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI ... 10
Articolo 12 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo ... 11
Articolo 13 - Registrazione di protocollo dei documenti ... 11
Articolo 14 - Segnatura di protocollo ... 11
Articolo 15 - Differimento dei termini di registrazione ... 12
Articolo 16 - Annullamento delle registrazioni di protocollo ... 12
Articolo 17 - Registro giornaliero informatico di protocollo ... 12
Articolo 18 - Registro di emergenza ... 12
Articolo 19 - Documenti inerenti a gare d’appalto ... 13
Articolo 20 - Corrispondenza personale o riservata ... 13
Articolo 21 - Protocollo con accesso riservato ... 13
TITOLO II GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI ... 13
SEZIONE V ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI . 13 Articolo 22 - Il processo di assegnazione dei documenti ... 14
Articolo 23 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo ... 14
Articolo 24 - Modifica delle assegnazioni ... 14
Articolo 25 - Comunicazioni ufficiali tra uffici utente ... 14
Articolo 26 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti ... 14
Articolo 27 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti... 15
Articolo 28 - Flusso di lavorazione dei documenti interni ... 15
TITOLO III ARCHIVI ... 15
SEZIONE VI CONSEGNA, SMISTAMENTO, ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI ... 15
Articolo 29 - Consegna dei documenti ... 15
Articolo 30 - Smistamento ed assegnazione dei documenti ... 15
Articolo 31 - Presa in carico dei documenti ... 15
Articolo 32 - Modifica degli smistamenti ... 16
SEZIONE VII CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEI FASCICOLI E DELLE SERIE ... 16
Articolo 33 - Classificazione dei documenti ... 16
Articolo 34 - Fascicolazione dei documenti e tipologie dei fascicoli ... 16
Articolo 35 - Elementi identificativi del fascicolo ... 17
Articolo 36 - Creazione dei fascicoli ... 17
Articolo 37 - Formazione dei fascicoli ... 17
Articolo 38 - Fascicoli ibridi o misti ... 18
3
Articolo 39 - Tenuta degli archivi correnti, dei fascicoli e delle serie documentarie ... 18
SEZIONE VIII GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO ... 18
Articolo 40 - Archivio di deposito ... 18
Articolo 41 - Trasferimento dei documenti all’Archivio di deposito ... 19
Articolo 42 - Movimentazione dei fascicoli ... 19
Articolo 43 - Conservazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei ... 19
Articolo 44 - Attività di scarto ... 20
Articolo 45 - Tipologie di scarto ... 20
Articolo 46 - Termini di conservazione ... 20
Articolo 47 - Eliminazione dei documenti scartati e notifica di fine trattamento dei dati personali ... 21
Articolo 48 - Funzioni di deposito di complessi documentari di altri soggetti ... 21
SEZIONE IX GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO ... 21
Articolo 49 - Archivio storico ... 21
Articolo 50 - Consultabilità degli atti ... 22
SEZIONE X DISPOSIZIONI FINALI ... 22
Articolo 51 - Adozione, pubblicità e aggiornamento del Manuale ... 22
ALLEGATI ... 22 Allegato 1 – Glossario e Normativa di Riferimento
Allegato 2 – Banca dati anagrafiche
Allegato 3 – Carta intestata dell’Amministrazione
Allegato 4 – Organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti in riferimento al piano di classificazione
Allegato 5 – Regole operative per la predisposizione della posta in partenza Allegato 6 – Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare
Allegato 7 – Protocollo di emergenza a norma dell’art. 63 del DPR 445/2000 Allegato 8 – Piano di conservazione del Comune di Salsomaggiore Terme Allegato 9 – Prontuario per la classificazione
Allegato10 – Lista di versamento fascicoli
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SEZIONE I
AMBITO DI APPLICAZIONE E DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1 - Ambito di applicazione e disposizioni generali
Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.
Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Amministrazione Comunale di Salsomaggiore Terme.
Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato 1. Nel medesimo allegato si riporta la principale normativa in materia di gestione documentale cui riferire le procedure di seguito descritte.
Per quanto riguarda la compilazione della banca dati anagrafiche, del protocollo informatico, si rimanda all’allegato 2.
L'Ente nei tempi previsti dal DPR 445/2000 ha individuato la gestione unica e coordinata dei documenti istituendo l'Area Organizzativa Omogenea che assicura criteri uniformi di classificazione e archiviazione così denominata:
- denominazione dell'AOO: Comune di Salsomaggiore Terme - codice identificativo dell’area: 01;
- data di istituzione: Deliberazione del Commissario Straordinario con i poteri della Giunta Comunale n. 38 del 21/03/2006 con decorrenza in pari data;
- indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’area:
protocollo@comune.salsomaggiore-terme.pr.it ;
- indirizzo pec dell'area: protocollo@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, del DPR 445/2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa).
Al Responsabile del protocollo informatico sono assegnati i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000, precisamente:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
d) verifica che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile da parte dei servizi preposti;
e) verifica che le copie dei dati di protocollo e dei documenti siano archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti a cura del servizio preposto;
f) cura il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
5 funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 (Accesso esterno) e 60 (Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni) del testo unico e le attività di gestione dell’archivio di cui agli articoli 67 (Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito), 68 (Disposizioni per la conservazione degli archivi) e 69 (Archivi storici) dello stesso testo unico;
g) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
i) provvede alla pubblicazione del manuale anche su Internet;
j) apre e chiude il registro di protocollo di emergenza.
Articolo 2 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo distribuito, che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.
L’attività di registrazione a protocollo dei documenti in ingresso, in uscita ed interni è gestita sia dall’unità di protocollazione centrale sia da postazioni di protocollazione decentrata attive presso i diversi Servizi.
La protocollazione della corrispondenza in entrata è centralizzata presso l’Ufficio protocollo per quanto attiene alle caselle di posta elettronica certificata o di posta elettronica ordinaria istituzionali (protocollo@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it;
protocollo@comune.salsomaggiore-terme.pr.it) e per quanto ricevuto tramite servizio postale.
La protocollazione della corrispondenza in entrata è decentrata:
− per quanto trasmesso alle caselle di posta elettronica certificata appositamente istituite per la trattazione di determinati affari o procedimenti in capo ad uno specifico Servizio (suap@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it;
sue@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it;
cuc@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it;
fatturepa@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it);
− per quanto trasmesso ai singoli uffici tramite caselle di posta elettronica ordinaria;
− nel caso di documenti cartacei consegnati direttamente ai servizi che operano nelle sedi distaccate del Comune.
La protocollazione della corrispondenza in uscita e della documentazione interna è in carico di norma alle unità decentrate istituite presso i vari Servizi.
Le operazioni di fascicolazione sono a carico del Responsabile del Procedimento o di suo delegato.
In ogni caso compete al primo Dirigente assegnatario del protocollo, vigilare sulla corretta gestione e fascicolazione degli atti.
TITOLO I
PROTOCOLLO INFORMATICO
SEZIONE II
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PRODUZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 3 - Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.
Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del testo unico. Esso è un numero ordinale. Qualora il numero sia composto da cifre inferiore a sette il numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella segnatura, una successione di zeri.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
La documentazione che non è stata registrata in entrata o in uscita viene considerata giuridicamente inesistente per l’Amministrazione.
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Articolo 4 - Regole generali e contenuti minimi
Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici sono definite secondo la normativa vigente recante le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.
Il contenuto minimo del documento informatico deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni:
- denominazione dell’Amministrazione (Comune di Salsomaggiore Terme provincia di Parma con stemma), per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall’Amministrazione (carta intestata - allegato 3);
- indicazione dell'Area e del Servizio/Ufficio che ha prodotto il documento;
- indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell’ente);
- data: luogo, giorno, mese, anno;
- destinatario, per i documenti in partenza;
- oggetto del documento;
- classificazione (titolo/classe);
- numero degli allegati (se presenti) con descrizione;
- numero di protocollo o numero di repertorio per gli atti raccolti in serie (allegato 6);
- testo;
- sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del Responsabile.
Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, devono essere riuniti in fascicoli.
Ogni fascicolo dell’Amministrazione viene aperto/formato secondo le modalità di cui alle linee guida, allegato 4.
7 Articolo 5 - Formato dei documenti digitali
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (XML, PDF, PDF/A, JPEG) previsti dalla normativa vigente, al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.
Articolo 6 - Sottoscrizione dei documenti digitali
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma elettronica, sia essa digitale, qualificata o avanzata, conforme alle seguenti disposizioni di legge:
a. a ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma elettronica;
b. l'apposizione o l'associazione della firma elettronica al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo;
c. la firma elettronica deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata;
d. per la generazione della firma elettronica deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata;
e. l'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate;
f. l'apposizione di firma elettronica integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
Attraverso la firma elettronica devono potersi rilevare gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2702 del Codice civile.
Articolo 7 - Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
- Gazzette e bollettini ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione - Giornali, riviste, libri e materiali pubblicitari
- Note di ricezione circolari e note di ricezione di altre disposizioni - Materiali statistici
- Atti preparatori interni
- Offerte e preventivi di terzi non richiesti (per es. pubblicità)
8 - Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
- Biglietti d'occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.) - Allegati separatamente dalla lettera di trasmissione
- Certificati ed affini - Richieste ferie e permessi
- Richieste di rimborso spese e missioni - Ricevute di ritorno delle raccomandate AR
- Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura (comunicazioni ed estratti conto postali e bancarie)
- Corsi di aggiornamento - Certificati di malattia
- Variazione sedi ed anagrafe ditte fornitrici
- Convocazioni ad incontri o riunioni e corsi di formazione interni - Pubblicità conoscitiva di convegni
- Pubblicità in generale e newsletter - Offerte generiche e listini prezzi
- Certificazioni anagrafiche e di stato civile
- Corrispondenza con indicazione di mancato recapito
Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare secondo quanto riportato nell’allegato n. 6.
Documenti anonimi
I documenti anonimi, di norma, non vengono protocollati.
Documenti privi di firma
I documenti privi di firma vanno protocollati con l'indicazione "documento non sottoscritto".
E' compito dell'Ufficio Utente valutare se il documento privo di firma sia da ritenersi valido o meno, ai fini della sua efficacia probatoria riguardo ad un affare o ad un procedimento amministrativo.
Documenti di competenza di altre Amministrazioni
I documenti di competenza di altre Amministrazioni non sono protocollati. Sarà cura dell'Ufficio Utente ricevente imbustare il documento con l'annotazione "Pervenuta erroneamente" e indirizzarlo all'Amministrazione competente, oppure, in caso di mail o PEC ritrasmetterla al mittente.
Documenti con più destinatari
Qualora i destinatari di uno stesso documento siano più di uno, la registrazione di protocollo è unica e destinati agli uffici interessati. Se i destinatari sono più di venti, il servizio centrale di protocollo e gli uffici utenti sono autorizzati ad inserire nel campo destinatario la dicitura "Più destinatari, vedere elenco nominativi allegato al documento".
9 Gestione degli allegati al documento
Tutti gli allegati devono essere inseriti nel protocollo dall'utente che effettua la registrazione.
Su ogni allegato è riportata la segnatura di protocollo del documento.
Chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a sindacare sulla congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma deve solo registrare il documento ed eventuali allegati.
Articolo 8 - Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.
Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, devono essere classificati in base al titolario anche se non protocollati come per esempio gli atti.
SEZIONE III
RICEZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 9 - Ricezione dei documenti Ricezione su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:
- il servizio postale;
- la consegna diretta agli uffici.
I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ritirati quotidianamente dal personale incaricato e consegnati all’ufficio Protocollo.
La corrispondenza è aperta presso l’ufficio protocollo che conserva la busta, allegata agli atti, ove necessario (posta pervenuta a mezzo A/R o buste per gare d’appalto).
I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, non vengono protocollati e vengono trasmessi all’Area competente.
I documenti ricevuti via fax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono trattati come quelli consegnati direttamente all’ufficio utente.
Gli atti anticipati via fax sono protocollati in luogo dell'originale che pervenga successivamente. In tal caso sull’originale dovrà essere apposto il numero e la data di arrivo del documento già trasmesso.
Qualora il personale addetto alla protocollazione rilevasse la mancanza di allegati indicati in un documento pone apposita annotazione sull’atto e nelle note di protocollo.
Posta elettronica (e-mail) non certificata
La ricezione dei documenti su supporto informatico può avvenire tramite le caselle di posta elettronica dell’Ente.
10 I documenti e le comunicazioni privi di identificazione univoca del mittente ricevuti via posta elettronica (e-mail) non vengono protocollati.
I documenti ricevuti e spediti da chiunque, via posta elettronica (e-mail) ai sensi dell’art.45 CAD, soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi originali a tutti gli effetti.
Lo scambio di mail interne, di norma, non viene protocollato.
Posta elettronica certificata.
La ricezione dei documenti informatici è assicurata mediante caselle di posta elettronica certificata (PEC) riservate a tale funzione.
I documenti ricevuti e spediti da chiunque via posta elettronica certificata soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi originali a tutti gli effetti di legge e vengono protocollati dal Servizio ricevente.
Articolo 10 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
La ricevuta della consegna è costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con timbro che attesti il giorno della consegna. A chi ne fa domanda deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento, in questo caso l’operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell’atto.
Articolo 11 - Trasmissione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo sono trasmessi dall’Amministrazione attraverso:
• il servizio postale;
• la consegna a mano;
• la notifica con messo.
L’ufficio utente provvede alla consegna del documento in partenza all’ufficio che provvederà alla spedizione/notificazione.
Al fine di consentire il regolare svolgimento delle operazioni di spedizione la corrispondenza in partenza deve essere conferita all’ufficio protocollo opportunamente confezionata ed imbustata rispettando le regole operative di cui all'allegato 5.
Nel caso di corrispondenza avente il medesimo oggetto e una pluralità di destinatari l’ufficio mittente avrà cura di compilare tutte le relative buste.
Per quanto riguarda il servizio postale, la posta in partenza deve pervenire all’Ufficio di spedizione entro e non oltre le ore 10.00 per essere spedita il giorno stesso. Diversamente verrà spedita il giorno lavorativo successivo.
Il personale incaricato provvede a recapitare all'ufficio postale la posta in partenza, elencata su apposito modello entro il termine stabilito dall’Ufficio Postale.
SEZIONE IV
REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
11 Articolo 12 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo
I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dall’ufficio utente, ad eccezione di quelli indicati nell'allegato 6 e nel precedente art. 7, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo secondo la normativa di legge.
Articolo 13 - Registrazione di protocollo dei documenti
Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo.
Il documento amministrativo in termini funzionali di protocollazione è classificabile in:
• arrivo: documento con rilevanza giuridico-probatoria, prodotto da altri soggetti giuridici ed acquisito dal Comune nell'esercizio delle sue funzioni;
• partenza: documento con rilevanza giuridico-probatoria, prodotto dall’Ente e spedito a soggetti giuridici esterni;
• interno: documento scambiato tra i diversi uffici dell'Amministrazione comunale.
La registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.
I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
- numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
- data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema, registrata in forma non modificabile;
- mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile (qualora il numero dei destinatari è superiore a 20, è possibile utilizzare le anagrafiche “varie persone (elenco allegato)” o “varie ditte (elenco allegato)” allegando al protocollo l’elenco dei nominativi);
- oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
- data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.
- luogo di provenienza, o di destinazione del documento;
- impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
- numero degli allegati;
- mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione (mail, elenco, ecc.);
- classificazione: categoria e classe.
Articolo 14 - Segnatura di protocollo
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione su di esso di un timbro/etichetta di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:
- denominazione dell’Amministrazione;
- data;
12 - numero di protocollo del documento.
Articolo 15 - Differimento dei termini di registrazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene di norma entro le 24 ore successive con esclusione delle giornate di sabato e domenica e festive.
Il Responsabile del Protocollo, in via eccezionale, può autorizzare la registrazione in tempi successivi motivando e fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono comunque essere protocollati.
Articolo 16 - Annullamento delle registrazioni di protocollo
La registrazione di protocollo non può di norma essere: modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del protocollo, a seguito di motivata richiesta o per iniziativa dello stesso Responsabile.
L’eventuale richiesta di annullamento di numeri di protocollo, deve pervenire in forma scritta e conservata a cura del responsabile del protocollo insieme al documento annullato.
Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema, durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo del responsabile del protocollo.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
Articolo 17 - Registro giornaliero informatico di protocollo
Il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, alla conservazione sostitutiva presso il ParER (Polo Archivistico Regionale Emilia Romagna), pertanto le operazioni di registrazione non saranno modificabili.
Articolo 18 - Registro di emergenza
Il Responsabile per la tenuta del protocollo provvede allo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.
In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritti nell’articolo 63 del testo unico e precisamente:
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
A ciascun documento registrato in emergenza è attribuito il numero di protocollo risultante dal registro di emergenza e, durante la fase di ripristino, ai documenti è attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario.
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
Il primo documento protocollato manualmente acquisisce il numero di protocollo successivo all’ultimo generato automaticamente.
La numerazione del protocollo riprende al ripristino delle funzionalità del sistema, dal numero successivo all’ultimo registrato manualmente. Durante la fase di ripristino, le informazioni
13 relative a ciascun documento registrato in emergenza sono inserite nel sistema informatico ordinario, con il protocollo attribuito manualmente.
Nell’allegato 7 viene descritta in dettaglio la procedura e i modelli da utilizzare per il registro di emergenza.
Articolo 19 - Documenti inerenti a gare d’appalto
La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili e inviata all’ufficio utente interessato.
Articolo 20 - Corrispondenza personale o riservata
La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dall’ufficio protocollo incaricato della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.
La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non viene aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario che provvederà all’eventuale protocollazione.
Articolo 21 - Protocollo con accesso riservato
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame altrimenti il sistema applica automaticamente l’inserimento di un livello standard predeterminato.
Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte.
Sono da considerarsi riservati i documenti:
- legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;
- dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’azione amministrativa.
TITOLO II
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
SEZIONE V
ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI
DOCUMENTI
14 Articolo 22 - Il processo di assegnazione dei documenti
Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’Area cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.
L’assegnazione di un documento ad un destinatario, è fatta tenuto conto dell’oggetto del documento stesso.
Articolo 23 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo Gli addetti dell’Ufficio Protocollo, con supervisione del Responsabile valutano i documenti ricevuti e li ammettono alla registrazione, attribuendo agli stessi categoria, classe e Area di destinazione.
Qualora il procedimento coinvolga più Aree l’atto viene assegnato come primo destinatario all’Area responsabile del procedimento e successivamente alle altre Aree.
Per l’esercizio delle funzioni di competenza la posta dopo che è stata protocollata e classificata è esaminata dal Direttore D'Area.
Esauriti gli adempimenti di cui sopra i documenti sono assegnati dal Direttore D'Area al settore/servizio/ufficio di competenza.
La posta urgente è consegnata con immediatezza al Direttore d’Area interessato.
Articolo 24 - Modifica delle assegnazioni
Nel caso di un’assegnazione errata, il Dirigente d’Area che riceve il documento, provvede a respingere l’atto all’Ufficio Protocollo, il quale apporterà le correzioni necessarie.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi.
Articolo 25 - Comunicazioni ufficiali tra uffici utente
I documenti interni sono quelli scambiati tra gli uffici e gli organi e gli uffici del Comune.
La tecnologia utilizzata per la formazione dei documenti interni è di tipo digitale.
Lo scambio tra Uffici di documenti informatici di norma avviene per mezzo della posta elettronica convenzionale.
Nella fase transitoria di migrazione verso la totale gestione informatica, il documento interno di tipo analogico e lo scambio ha luogo con i mezzi tradizionali all’interno dell’Ente. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla copia e successivamente protocollato, se richiesto dal soggetto che lo ha emanato.
Articolo 26 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti
Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
- ricezione
- registrazione e segnatura di protocollo - classificazione
- assegnazione, recapito e presa in carico - fascicolazione
15 Articolo 27 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti
Le fasi della gestione dei documenti spediti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
- produzione
- registrazione e segnatura di protocollo - classificazione
- fascicolazione - spedizione
Articolo 28 - Flusso di lavorazione dei documenti interni
Le fasi della gestione dei documenti prodotti dagli uffici utente e ammessi alla registrazione di protocollo, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
- produzione
- registrazione e segnatura di protocollo - classificazione
- fascicolazione
TITOLO III ARCHIVI
SEZIONE VI
CONSEGNA, SMISTAMENTO, ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
Articolo 29 - Consegna dei documenti
Al termine delle operazioni di registrazione al protocollo i documenti pervenuti all’Amministrazione in formato cartaceo vengono consegnati nel più breve tempo possibile ai Direttori d’Area competenti.
Articolo 30 - Smistamento ed assegnazione dei documenti
Lo smistamento di un documento protocollato in arrivo si attiva quando il Direttore D’Area assegna al settore/servizio/ufficio il documento stesso. In questo caso il sistema notifica il documento nella sezione degli arrivi della scrivania virtuale dei componenti del settore/servizio/ufficio destinatari.
Articolo 31 - Presa in carico dei documenti
All’interno di ciascun settore/servizio/ufficio destinatario, il Responsabile del procedimento
16 procede alla presa in carico del documento assegnato.
La presa in carico attesta l’effettiva assunzione di responsabilità sul documento da parte del destinatario ricevente.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia del flusso dei passaggi del documento all’interno dell’Ente, memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’intervento, la data e l’ora di esecuzione.
Articolo 32 - Modifica degli smistamenti
Nel caso di smistamento errato, il settore/servizio/ufficio è tenuta a respingere il documento nel più breve tempo possibile al Direttore d’Area da cui lo ha ricevuto.
SEZIONE VII
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEI FASCICOLI E DELLE SERIE
Articolo 33 - Classificazione dei documenti
Tutti i documenti che entrano a far parte del sistema di gestione informatica dei documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, devono essere classificati per una corretta gestione del sistema archivistico.
Per la classificazione dei documenti ci si avvale del prontuario per la classificazione (allegato 9), formulato sulla base del titolario Anci 2005.
Il sistema di gestione del protocollo informatico dell’Ente garantisce la storicizzazione del titolario in relazione alle modifiche delle funzioni e delle attività, consentendo di ricostruire le diverse voci nel tempo e mantenendo i legami delle stesse con fascicoli e documenti ad esse collegati. Ad ogni modifica del titolario, il Responsabile degli archivi corrente e di deposito provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
La chiusura di voci di titolario comporta di norma l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli al loro interno. In casi eccezionali, l’apertura di nuovi fascicoli o sottofascicoli in voci storicizzate è consentita, su autorizzazione del Responsabile del Protocollo al solo scopo di migliorare l’organizzazione dei documenti preesistenti per favorirne il reperimento.
Articolo 34 - Fascicolazione dei documenti e tipologie dei fascicoli
Gli atti e i documenti di procedimento, registrati e non al protocollo informatico, vengono riuniti in fascicoli informatici attraverso l'attività di fascicolazione.
I fascicoli sono previsti:
a) per affare;
b) per attività;
c) per procedimento;
d) per persona fisica o giuridica;
e) per tipo di documento.
La durata del fascicolo è strettamente connessa alla natura della trattazione (affare,
17 procedimento, attività).
I fascicoli possono essere organizzati in sottofascicoli, intesi come partizioni interne del fascicolo principale, con il quale gli stessi condividono una parte di documentazione comune.
Articolo 35 - Elementi identificativi del fascicolo
I fascicoli sono identificati da un numero sequenziale all’interno dell’ultimo grado divisionale della classificazione e contengono prevalentemente i documenti classificati in maniera omogenea riferiti alla medesima trattazione.
Gli elementi identificativi del fascicolo all'interno del sistema di gestione documentale sono i seguenti:
- anno e data di creazione;
- voce del titolario di classificazione, all’interno della quale viene creato il fascicolo;
- numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico all’interno della voce di classificazione:
- oggetto dell’affare/attività/procedimento a cui il fascicolo si riferisce;
- Settore/servizio/ufficio, responsabile del procedimento;
- note e riferimenti a fascicoli inerenti la medesima trattazione.
I dati identificativi e descrittivi del fascicolo sono riportati sulla “camicia” cartacea del fascicolo, laddove necessaria.
Articolo 36 - Creazione dei fascicoli
La creazione dei fascicoli all’interno del protocollo informatico compete di norma al settore/servizio/ufficio competente per la trattazione della pratica a cui il fascicolo si riferisce, salvo i casi di abilitazione ad altri soggetti, su autorizzazione del Responsabile del Protocollo.
I fascicoli per procedimento vengono creati all'occorrenza; nel caso di fascicoli per attività, la loro creazione può coincidere con un momento peculiare dell'attività stessa: ad inizio anno solare, anno scolastico, anno sportivo, avvio di mandato consiliare, ecc.
Alla creazione del fascicolo segue la compilazione della corrispondente camicia per l’archiviazione degli eventuali originali cartacei.
Qualora l’oggetto del fascicolo subisca modifiche in relazione alle necessità di aggiornamento determinate dall’evoluzione del procedimento ad esso riferito, le eventuali integrazioni devono essere riportate anche sulla camicia cartacea del fascicolo.
Articolo 37 - Formazione dei fascicoli
All’interno del fascicolo e dei relativi sottofascicoli i documenti sono collocati secondo l’ordine progressivo di registrazione, dettato dal numero di protocollo ad essi attribuito, in modo che il documento più recente sia sempre il primo al momento della consultazione del fascicolo. Fascicoli e sottofascicoli possono contenere anche documenti non protocollati, che vengono ordinati per data.
Di norma, l’anno di archiviazione del fascicolo coincide con l’anno della sua creazione.
L’anno di archiviazione dei sottofascicoli, indipendentemente da quello della loro creazione, coincide con l’anno di archiviazione del fascicolo all’interno del quale sono stati creati.
I fascicoli, visibili esclusivamente al settore/servizio/ufficio di creazione, sono accessibili a tutti gli utenti del sistema di gestione documentale abilitati alla medesima segreteria di
18 protocollo.
Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo ricade su tutti i documenti che vi confluiscono.
Articolo 38 - Fascicoli ibridi o misti
Nel caso di fascicoli ibridi o misti, contenenti documenti formati su supporti diversi (digitale e analogico), la camicia cartacea per la conservazione esclusiva degli originali cartacei deve riportare la dicitura: “Contiene anche documenti digitali”.
I documenti digitali sono conservati e consultabili nel loro formato originale all’interno del sistema di protocollo informatico, attraverso la consultazione del fascicolo nel formato digitale. Le eventuali stampe cartacee di documenti digitali, prodotte in caso di assoluta necessità e inserite a fascicolo a fini esclusivamente strumentali, devono riportare la dicitura
“Stampa di originale digitale” per consentirne l’immediato riconoscimento in sede di selezione a fini di scarto, prima del versamento del fascicolo agli atti, per favorire l'immediata identificazione degli originali e nel rispetto del principio di economicità a fini conservativi.
Al momento del trasferimento del fascicolo all’Archivio di deposito, la segreteria versante è tenuta a inserire all'interno della camicia cartacea del fascicolo la stampa dell’elenco dei documenti collegati, a prescindere dal loro supporto, per facilitare la presa visione dell’intero contenuto del fascicolo nel suo complesso.
Articolo 39 - Tenuta degli archivi correnti, dei fascicoli e delle serie documentarie I dirigenti sono responsabili della formazione e della tenuta degli archivi correnti e adottano le procedure e gli strumenti stabiliti dal presente Manuale.
Le soluzioni organizzative per la tenuta dell’Archivio corrente possono essere le seguenti:
archivio di segreteria di settore, archivio di segreteria di servizio, archivio di ufficio.
Ai dipendenti spetta la responsabilità della formazione e della tenuta dei fascicoli e dei singoli documenti delle pratiche di loro competenza, fino al momento del loro versamento nell’Archivio di deposito, a chiusura del procedimento.
A conclusione del procedimento, il responsabile del settore/servizio/ufficio provvede alla chiusura del fascicolo, all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti.
I fascicoli rimangono consultabili all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti. La chiusura del fascicolo prelude al suo versamento all'archivio di deposito.
SEZIONE VIII
GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
Articolo 40 - Archivio di deposito
L’Archivio di deposito conserva in forma temporanea i documenti dell’Ente relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi. In questa sede si svolgono le periodiche operazioni di selezione dei materiali ai fini dello scarto degli atti inutili e della conservazione illimitata dei restanti documenti destinati all’Archivio storico.
All’interno dell’Archivio di deposito l’ordinamento delle serie trasferite avviene nel rispetto del principio dell’ordine originario e dell’organizzazione assunta da fascicoli e serie all’interno dell’Archivio corrente.
19 Articolo 41 - Trasferimento dei documenti all’Archivio di deposito
Il Responsabile degli archivi corrente e di deposito opera affinché sia garantita regolare periodicità nel trasferimento, dagli archivi correnti di settore/servizio/ufficio all’Archivio di deposito, di fascicoli riconducibili a pratiche concluse, non più necessarie allo svolgimento delle attività correnti. La disposizione di versamento, che sancisce il passaggio di responsabilità sulle unità archivistiche versate, avviene in collaborazione con il Direttore d’Area responsabile.
Nel caso di fascicoli esclusivamente digitali, l’attività di versamento è contestuale alla chiusura del fascicolo.
Nel caso di fascicoli contenenti almeno un documento cartaceo, il trasferimento dei fascicoli o delle serie è preceduto dalla compilazione della “Lista di versamento” (allegato n. 10) a cura del settore/servizio/ufficio versante.
Le liste di versamento vengono predisposte anche nel caso di atti destinati allo scarto.
In preparazione al trasferimento, il Responsabile del procedimento esegue lo scarto di duplicati, appunti, buste e documenti non protocollati giudicati superflui, e controlla che il fascicolo contenga tutti i documenti protocollati che lo compongono.
All’accettazione della richiesta di versamento, segue la consegna materiale degli atti.
Sulla base di valutazioni di natura logistica, il Responsabile degli archivi corrente e di deposito individua la più idonea dislocazione dei materiali.
Articolo 42 - Movimentazione dei fascicoli
Per motivi di autodocumentazione, gli uffici dell’Ente possono richiamare dall’Archivio i fascicoli già trasferiti al deposito, inoltrandone richiesta scritta al Responsabile degli archivi.
Ricevuta la richiesta, il Responsabile, entro 15 giorni dalla richiesta e comunque nel rispetto dei termini previsti per la pratica, provvede alla ricerca ed al prelievo dei fascicoli e dei documenti richiesti, compilando la specifica modulistica. I fascicoli richiesti devono essere restituiti all’Archivio entro 30 giorni, fatta salva la possibilità di richiesta di proroga. La mancata giustificazione per la riconsegna dei materiali nei termini stabiliti comporta l’impossibilità di accedere a ulteriori richieste. L’affidatario di un fascicolo non può alterare l’ordine dei documenti in esso contenuti o estrarre originali senza poi ricollocarli.
Articolo 43 - Conservazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
La conservazione dei documenti ne garantisce le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
I documenti e i fascicoli informatici sono memorizzati nel sistema di gestione informatica dei documenti in modo non modificabile al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Le rappresentazioni digitali di documenti cartacei, acquisite tramite scanner, sono conservate in modo non modificabile al termine delle operazioni di scansione e dopo il collegamento con le relative registrazioni di protocollo.
Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito dai tecnici della software house che opera d’intesa con il Responsabile del protocollo e il Responsabile degli archivi corrente e di deposito.
20 Per la conservazione a lungo termine e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti digitali, l’Ente si avvale del Polo Archivistico Regionale (ParER), struttura dell’Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali dell’Emilia-Romagna (IBACN), riconosciuto quale
“conservatore accreditato” da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID).
Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene tramite la generazione di un pacchetto di versamento nelle modalità, nel formato e nei tempi stabiliti nel Manuale di conservazione.
Articolo 44 - Attività di scarto
Lo scarto consiste nell’eliminazione, previa selezione, del materiale documentario ritenuto inutile o superfluo ai bisogni ordinari dell’Amministrazione e non necessario per la ricerca storica.
La selezione avviene nel rispetto delle disposizioni legislative e normative in materia e della disciplina contenuta nel “Piano di conservazione”, che prevede i tempi di conservazione delle tipologie di documenti, degli atti, degli allegati e delle scritture accessorie, in riferimento ai procedimenti dell'Ente (allegato 8), In particolare, il Piano di conservazione dell’Archivio del Comune di Salsomaggiore Terme, comprende il titolario di classificazione ed il massimario di scarto. L’Ente adotta il massimario di scarto unico dei Comuni italiani. Il massimario di scarto è ordinato per titoli, categorie e classi del titolario di classificazione e indica, per ciascun titolo, i criteri di selezione per serie e documenti.
L’aggiornamento del Piano compete al Responsabile degli archivi corrente e di deposito, con la collaborazione del Responsabile dell’Archivio storico, limitatamente alle tipologie documentarie destinate alla conservazione permanente.
Lo scarto di documenti dell’Archivio del Comune di Salsomaggiore Terme, in quanto ente pubblico, è subordinato ad autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali. Gli elenchi di scarto, sono trasmessi alla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna per il rilascio dell’autorizzazione e contengono l’indicazione delle motivazioni dello scarto.
Articolo 45 - Tipologie di scarto
Lo scarto della documentazione può essere effettuato seguendo modalità operative diverse:
a. Scarto in itinere: si tratta della selezione effettuata dagli uffici in occasione delle operazioni di trasferimento delle pratiche dall’archivio corrente a quello di deposito. Una volta cessata la trattazione corrente della pratica, questa modalità prevede l’eliminazione dal fascicolo del materiale giudicato superfluo (stampe di documenti digitali, appunti, buste, ecc.) e non registrato a protocollo. Questa fase, non comporta l’attivazione delle procedure di scarto previste dalla legge;
b. Scarto preordinato: si verifica in relazione alle scadenze previste dal Piano di conservazione ed è attivato dal Responsabile d degli archivi corrente e di deposito;
c. Scarto differito: ha luogo in occasione del versamento nell’Archivio storico del materiale relativo agli affari esauriti da oltre quaranta anni ed è attivato dal Responsabile degli archivi corrente e di deposito.
Articolo 46 - Termini di conservazione
Il termine di conservazione della documentazione decorre dalla data dell’ultimo documento della pratica.
I termini di conservazione previsti dal massimario si intendono maturati al 31 dicembre di
21 ogni anno, indipendentemente dal mese o dalle frazioni di anno di effettiva scadenza.
Nei rapporti contrattuali il termine di conservazione dei documenti e degli atti decorre dalla conclusione dei rapporti stessi nel rispetto dei termini di prescrizione stabiliti dalle disposizioni normative di carattere amministrativo, fiscale e civilistico.
Il termine di conservazione della documentazione archivistica è protratto nel rispetto di specifiche disposizioni legislative o normative, ovvero di sopravvenute esigenze di ordine storico-culturale.
Non si procede allo scarto dei documenti qualora l’affare o il procedimento cui i documenti si riferiscono formino oggetto di contenzioso o comunque di nuova trattazione o riesame, sentito il dirigente competente, che ha facoltà di protrarre i termini della conservazione della documentazione.
Articolo 47 - Eliminazione dei documenti scartati e notifica di fine trattamento dei dati personali
Acquisita la prescritta autorizzazione allo scarto il Responsabile degli archivi corrente e di deposito procede all’eliminazione delle carte.
La documentazione sottoposta al vincolo del macero viene consegnata alla Croce Rossa Italiana, affinché quest’ultima s’incarichi della completa distruzione.
Nel caso in cui la Croce Rossa Italiana comunichi di essere impossibilitata al ritiro, l’Ente può compiere l’eliminazione dei documenti scartabili, mediante la consegna ad altra ditta incaricata dell’invio al macero o all’incenerimento.
La Croce Rossa Italiana e/o la ditta incaricata del ritiro e della macerazione sottoscrivono formale impegno a non fare alcun uso del materiale scartato che non sia quello della macerazione e ad adottare tutte le cautele atte ad evitare la comunicazione dei dati in esso contenuti. E’ altresì garantito il rispetto delle norme per il trasporto, lo stoccaggio e lo smaltimento dei rifiuti, mediante la compilazione di apposito formulario.
A conclusione della procedura, il verbale di consegna dei materiali è inviato alla Soprintendenza Archivistica.
Articolo 48 - Funzioni di deposito di complessi documentari di altri soggetti
L’Ente, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna, e nel rispetto della condizione di inalienabilità dei beni in oggetto, attiva accordi di deposito con enti diversi, al fine di garantire, presso le proprie sedi, la conservazione e la fruizione di complessi documentari di altri enti. In ottemperanza alla norma, le spese di conservazione e custodia, specificamente riferite ai beni depositati, sono a carico degli enti depositanti.
Sono previste forme di gestione associata tra depositanti e depositario per l'espletamento di funzioni connesse alle attività di riordino e scarto dei beni depositati.
SEZIONE IX
GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO
Articolo 49 - Archivio storico
L’Archivio storico del Comune di Salsomaggiore Terme conserva i materiali relativi alle pratiche esaurite da oltre quarant’anni, selezionati per la conservazione permanente e trasferiti
22 contestualmente agli strumenti che ne garantiscono la rintracciabilità (indici, repertori, banche dati su supporto informatico).
L’Ente, su proposta del Responsabile per la tenuta dell’Archivio storico, attiva progetti per assolvere all’obbligo di ordinare ed inventariare i documenti con attività di ricerca e operazioni di immissione dati in software specifici, relativamente ad elenchi, indici, repertori, oltre ad iniziative di revisione e completamento degli strumenti di corredo.
Nelle stesse modalità, l’Ente attiva inoltre: interventi di restauro, interventi atti a preservare i materiali dal degrado (spolveratura e disinfestazione), campagne di digitalizzazione e riproduzione fotografica a salvaguardia degli originali ed iniziative finalizzate ad una gestione dei beni dell’Archivio storico nel rispetto dell’interesse tecnico-scientifico dei materiali e della loro più congrua fruizione. In ogni caso, tutti gli interventi di riordinamento, inventariazione e restauro devono necessariamente prevedere l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per il territorio.
Articolo 50 - Consultabilità degli atti
I documenti conservati nell’Archivio storico del Comune di Salsomaggiore Terme sono liberamente consultabili nel rispetto della normativa vigente. L'accesso per scopi storici, statistici o scientifici è libero e gratuito ed è subordinato all'autorizzazione del Responsabile d’archivio competente (storico o di deposito).
SEZIONE X DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 51 - Adozione, pubblicità e aggiornamento del Manuale
Il Manuale è adottato e revisionato, su proposta del Responsabile del Protocollo e/o del Responsabile degli archivi corrente e di deposito della gestione documentale con Delibera di Giunta ed è reso pubblico mediante la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell'Ente. E' altresì diffuso all'interno dell'Ente attraverso l’invio via mail a tutti i dipendenti.
Il Manuale entra in vigore all’esecutività della Delibera di Giunta Comunale.
Il Manuale viene aggiornato a seguito dell’introduzione di nuove procedure e tecnologie e in riferimento al sopraggiungere di novità di natura normativa, organizzativa e amministrativa.
ALLEGATI
Allegato 1 GLOSSARIO
Affare, complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, allegati, ecc.) da un ente, relativi alla trattazione di un oggetto specifico di sua competenza; si chiama affare o anche pratica.
Albo pretorio, albo che espone al pubblico atti ufficiali.
Allegato, documento unito a un documento o a una pratica per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria.
Archivio, il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività e si divide in tre parti: archivio corrente, per la parte relativa agli affari in corso; archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti; archivio storico, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da considerarsi una sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione.
Assegnazione, individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.
Casella istituzionale di posta elettronica, casella di posta elettronica, istituita da un Ente, per la ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei documenti da registrare a protocollo.
Categoria, partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una lettera e un numero, ecc.
Certificati elettronici, attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche.
Certificatore, ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera b del decreto legislativo 10/2002, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche/digitali o che forniscono altri servizi connessi con queste ultime.
Copia, riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante apparecchio per fotocopiare. Non ha valore giuridico. La copia ha valore giuridico e si definisce autentica o autenticata quando è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all’originale e reca segni di autenticazione. Copia semplice: non ha forme legali che le diano valore di prova. Copia autentica: legittimata da sottoscrizione notarile. Copia vidimata: convalidata da autorità pubblica invece che da notai. Copia imitativa: riproduce, non per falsificazione, anche i caratteri grafici originali.
Deposito, locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla trattazione degli affari in corso..
Documento archiviato, documento cartceo/informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica.
Documento conservato, documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva.
Documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Documento, una testimonianza di un fatto, non necessariamente di natura giuridica, compilata, su tipologie diverse di supporti e varie tecniche di scrittura, con l'osservanza di determinate forme che sono destinate a darle fede e forza di prova. Gli elementi essenziali del documento sono: autore, destinatario, testo, sottoscrizione, data; per la registrazione al protocollo questi elementi devono necessariamente essere presenti. Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Elenco, lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione compresa in ciascuna busta e dei registri di un fondo non riordinato, secondo l’ordine in cui si trovano le singole unità.
E-mail (posta elettronica), sistema di comunicazione elettronica attraverso messaggi.
Ente produttore di archivio, soggetto giuridico di natura pubblica o provata che, nello svolgimento della sua attività, forma, gestisce e conserva documenti.
Esibizione, operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia.
Fascicolo, l'insieme dei documenti relativi a una determinata pratica (o affare), collocati, all'interno di una camicia (o copertina), in ordine cronologico; ne consegue che per ogni pratica (o affare) avremo il relativo fascicolo. L'insieme dei fascicoli costituisce la serie. I documenti sono collocati, all'interno del fascicolo, secondo l'ordine di archiviazione, pertanto il documento più recente è il primo aprendo la copertina e il più antico è l'ultimo.
Fax, apparecchio per la ricetrasmissione di documenti/informazioni tramite la rete telefonica;
il documento/informazione ricevuta o trasmessa attraverso tale apparecchio; il contenuto del documento stesso.
Firma, firma digitale, è un particolare di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; firma elettronica, ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera g, del decreto legislativo 10/2002, l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
Flusso documentale, movimento dei documenti all’interno dell’archivio (dalla fase di formazione dell’archivio corrente a quella di conservazione dell’archivio storico).
Gestione dei documenti, l’insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato (quadro/titolario di classificazione);
Inventario, è lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive tutte le unità che compongono un archivio ordinato.
Massimario di selezione anche detto di scarto, il massimario di selezione è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dagli enti pubblici e dagli organi centrali e periferici dello Stato. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati permanentemente e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc.
Oggetto, in sede di formazione del documento l’oggetto è l’enunciazione sommaria, sintetizzata in poche parole, al massimo un paio di righe, dell’argomento di cui tratta il documento. L’oggetto viene scritto sul documento nello spazio apposito e deve essere riportato (talora con parole diverse) sia sul registro di protocollo dell’ente che scrive sia su quello dell’ente che riceve il documento.
Originale, è la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali.
Pezze, documenti giustificativi.
Piano di classificazione, vedi Titolario
Piano di conservazione, strumento, previsto dalla normativa, che definisce i criteri di organizzazione della documentazione, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, redatto e integrato con il sistema di classificazione adottato.
Protocollo informatico, il registro su supporto informatico sul quale vengono registrati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. La registrazione di protocollo costituisce elemento probante dell'autenticità del documento ed è l'operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio e della memoria di un ente, per cui un documento non protocollato è come se non fosse mai stato prodotto o ricevuto. Il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso; il protocollo è elemento essenziale per la gestione della memoria delle pubbliche amministrazioni in caso di mancanza del numero di protocollo il documento può perdere la sua efficacia.
Protocollo, il numero progressivo automatico apposto a un documento al momento della registrazione nel protocollo informatico.
Quadro/Titolario di classificazione, lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni o attività dell'amministrazione interessata.
Registro, insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti.
Repertorio, registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.
Rete di accesso, l’insieme dei collegamenti che connettono l’utente con una rete per l’utilizzazione dei servizi;
Rete, l’insieme di infrastrutture che consentono di trasportare le informazioni generate da una
